GUÍA PARA LA SOLICITUD

Transcripción

1 VIDEOCONFERENCIA GUÍA PARA LA SOLICITUD DE UNA VIDEOCONFERENCIA

2 Los servicios de videoconferencia ofrecidos por la universidad pueden ser solicitados tanto por colaboradores administrativos como por docentes. A continuación se detallan algunas consideraciones generales y los pasos que se deben realizar para reservar alguno de estos servicios desde cualquier sede de INACAP. Anticipación de reserva Cancelaciones Costo Horario de funcionamiento Autorización CONSIDERACIONES GENERALES 10 días corridos para transmisiones desde cualquier sede u oficina de INACAP. 14 días corridos para transmisiones desde un lugar externo de INACAP. 5 días hábiles de antelación. $ por hora de transmisión Lunes a Sábado, de 08:00 a 23:00 hrs. Encargado de centro de costos de la sede que solicita. 1 Una vez que usted ha revisado los diferentes servicios ofrecidos y ha seleccionado aquel que responde a los objetivos buscados, convérselo con la jefatura encargada de aprobar la realización de estas actividades en su sede - asesor pedagógico, director académico u otro- una vez que cuente con su aprobación, podrá continuar con los pasos para reservar este servicio. Toda videoconferencia tiene un costo asociado para la sede, por esta razón es necesario que usted consulte previamente con el responsable de aprobar dichos costos. 2 Ingrese al sitio web de videoconferencia desde su enlace en la intranet 2

3 3 Una vez en el sitio, seleccione la pestaña Solicitud Videoconferencia. Debe hacer click en: Solicitud Videoconferencia 4 En la pestaña Calendario, puede revisar la disponibilidad de fechas y horarios del sistema de videoconferencia. Para ello debe seleccionar el enlace calendario mensual de videoconferencia texto en color celeste-. Debe hacer click en: Calendario mensual de videoconferencia 3

4 5 Usted puede revisar la programación de las salas de videoconferencia semana a semana. Recuerde que se pueden realizar hasta cuatro videoconferencias en paralelo, siempre que las sedes que participen de los eventos sean diferentes. 6 Una vez que se haya cerciorado de que la fecha y hora en que planea realizar la videoconferencia se encuentra disponible, puede cerrar esta página y regresar al sitio de videoconferencia. En la pestaña Formulario, seleccione el link que corresponda dependiendo de si usted es docente o colaborador de INACAP. Seleccione el link que corresponda 4

5 7 Se despliega el Formulario de Solicitud de Videoconferencia. Debe completar todos los campos obligatorios, que son aquellos marcados con un asterisco (*). 5

6 A continuación se entrega una breve descripción de cada uno de los campos que componen este formulario, en el orden en que aparecen: A B Título de la Video Conferencia*: Nombre claro y preciso que defina los objetivos de la sesión. Ejemplo: Clase magistral para alumnos de la asignatura gestión de negocios. A quién va dirigida*: Corresponde a quienes deben asistir a la videoconferencia, por ejemplo: alumnos, docentes de alguna carrera o asignatura específica, asesores pedagógicos, directores de carrera, entre otros. Completar esta información permitirá mantener un registro de los usos del sistema de videoconferencia, pero en ningún caso constituye una invitación al evento. Una vez que la solicitud sea aprobada, usted deberá invitar a quienes desee que participen de esta videoconferencia. C D E F G H I Fecha y Hora Solicitada*: Ingresar la fecha y la hora de inicio de la sesión. Duración*: Cantidad de horas de duración del evento. Periodicidad*: si corresponde, ingresar información sobre sesiones periódicas para el mismo tema (semanal, quincenal o mensual). Sede Transmisora *: Sede que solicita y desde donde se realiza la transmisión de la videoconferencia. En caso de que la videoconferencia no se transmita desde la misma sede que solicita el servicio, debe consignarlo en el campo Comentarios Solicitante de este formulario. Sedes Participantes*: Sedes que estarán conectadas durante la sesión Área Generadora de Solicitud*: Área que genera la solicitud o a la que va dirigida la videoconferencia. Jefatura que aprueba *: Ingresar el correo electrónico institucional del usuario que aprueba la realización de esta videoconferencia, en la mayoría de los casos el usuario pertinente será el asesor pedagógico o director académico de su sede. Una vez enviada la solicitud, le llegará una copia al correo electrónico ingresado en este campo. Note que sólo podrá agregar direcciones cuyo dominio J Centro de Costo: n del centro de costo que asumirá el cobro de la videoconferencia. En caso que desconozca esta información, esta será solicitada posteriormente a la persona ingresada en el campo jefatura que aprueba. 6

7 K L Tipo de VCO*: si la videoconferencia es para uso pedagógico, administrativo o Capacitación. Debe seleccionar una de estas tres opciones, o bien, la opción Otro si se trata de una videoconferencia con un fin diferente a los ya mencionados. Otros Servicios*: indicar si se requieren servicios complementarios: señal streaming; grabación; señal streaming y grabación. En caso que no desee un servicio adicional, deberá seleccionar la opción sin servicios adicionales. M Acuerdo de publicación: usted deberá completar esta información, siempre y cuando haya seleccionado la opción grabación, en el campo Otros servicios. Note que, por defecto, siempre aparecerá marcada la opción NO, usted deberá cambiar esta marca si así lo desea. Seleccione la opción SÍ, si está de acuerdo en publicar la grabación de esta videoconferencia en el sitio web o biblioteca de VCO para que esté disponible para los usuarios de INACAP. N Ñ Comentarios Solicitante: si necesita agregar algún tipo de información, puede hacerlo en este campo. Estado Reserva *: usted podrá seleccionar una de las tres opciones, dependiendo del estado de su solicitud: Iniciado: Indica que el registro fue grabado y la solicitud aún no ha sido enviada. Esto le permitirá guardar la información, mientras no haya terminado de completar el formulario. Solicita Reserva: Indica que usted ha enviado la solicitud. Se genera un correo electrónico al encargado del sistema de Videoconferencia de la Gerencia de Sistemas y Tecnologías (GST) de INACAP, con copia a la jefatura que aprueba el servicio al interior de la sede. Cancelada: Indica que la reserva se ha cancelado. Note que en el formulario aparecerá por defecto la opción Solicita Reserva, lo que indica que una vez que seleccione el botón Guardar, su solicitud será enviada y queda a la espera de aprobación. 7

8 8 Una vez completados los campos del Formulario de Solicitud de Videoconferencia, debe seleccionar el botón Guardar. Si no realiza este paso, perderá toda la información ingresada al formulario. Seleccione el botón Guardar 8

9 9 Se despliega una ventana flotante que le indica que el Formulario ha sido enviado satisfactoriamente. Se ha cursado su solicitud y esta será resuelta en los próximos días. 10 Una vez que el encargado de videoconferencia revise su solicitud, le llegará un correo electrónico indicando si la reserva fue aprobada o rechazada. 9