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1 1/7 xx xx... [1] CÓDIGO: TÍTULO: P-CO-03 Compra de Flota FECHA EDICIÓN: 01/06/2007 CONTROL DE CAMBIOS: Nueva creación INDICE: Elaborado por: Revisado por: Aprobado por: 1. OBJETO Y ALCANCE DOCUMENTACIÓN APLICABLE DEFINICIONES DESCRIPCIÓN DEL PROCESO Diagrama de actividades Descripción de las actividades...4 a. PLANIFICACIÓN Y AUTORIZACIÓN DE COMPRA DE VEHÍCULOS NUEVOS...4 B. SELECCIÓN DE VEHÍCULOS Y EJECUCIÓN DE LOS PEDIDOS...4 C. FORMALIZACIÓN DE CONTRATOS DE SUMINISTRO DE VEHÍCULOS NUEVOS ENTRE LAS DIVISIONES DE MANTENIMIENTO Y TRANSPORTE...5 D. SEGUIMIENTO DE FABRICACIÓN DE VEHÍCULOS / OPERATIVA COMPRAS...5 E. GESTIÓN DE LA RECEPCIÓN DE LOS VEHÍCULOS..6 F. ADMINISTRACIÓN REGISTROS ANEXOS...7 Responsable de flotas Director de Calidad y Medio Ambiente Director División Mantenimiento Eliminado: XX XX XX... [2] Eliminado: 3 Eliminado: 3 Eliminado: 3 Eliminado: 3 Eliminado: 5 Eliminado: 5 Eliminado: 5 Eliminado: 5 Eliminado: 6 Eliminado: 6 Eliminado: 6 Eliminado: 6 Eliminado: 7 Eliminado: 7 Eliminado: 7 Eliminado: 7 Eliminado: Poner puesto... de [3] Eliminado: Juan Ignacio Urgel Con formato... [4] Eliminado: Director de Calidad... [5] Eliminado: Manuel Ron... [6] Eliminado: Consejero... [7] Eliminado:.... [8]

2 2/7 1. OBJETO Y ALCANCE Este procedimiento describe la sistemática utilizada por ALSA para realizar la compra de vehículos como consecuencia de las necesidades detectadas por las Divisiones de Transporte en conjunto con la División de Mantenimiento y la Dirección de Operaciones. El proceso abarca desde la identificación de la necesidad de compra de vehículos nuevos hasta la validación de la factura y el registro del gasto en los estados financieros. Eliminado: el Eliminado: d Eliminado: s Eliminado: ones 2. DOCUMENTACIÓN APLICABLE Manual de Calidad de Alsa Marco de autoridades delegadas del grupo National Express aplicables en ALSA 3. DEFINICIONES Ariadna: Sistema contable

3 P-CO- MAN-03 Compra de Flota 3/7 Eliminado: x Eliminado: x 4. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO 4.1 Diagrama de actividades ENTRADAS Inicio Divisiones Mnto. / Operaciones / Transportes Identificar las necesidades de flota Directore s de División Transporte Departamento Financiero Administración SALIDAS Elaborar el Plan de Flota Presentar las necesidades al Consejo NEX y ALSA Eliminado: Realizar solicitudes extraordinaria de flota Presentar en Comité Ejecutivo Comunicar las partidas aprobadas Ejecutar los pedidos Incluir las partidas aprobadas en presupuestos Confirmar la recepción de los pedidos Contabilizar las inversiones realizadas en el sistema Realizar seguimiento fabricación de los pedidos Establecer el plan de amortizaciones Gestionar recepción de los pedidos Actualizar amortizaciones en el sistema FIN

4 4.2 Descripción de las actividades 4/7 a. PLANIFICACIÓN Y AUTORIZACIÓN DE COMPRA DE VEHÍCULOS NUEVOS ALSA elabora un Plan de Flota con carácter anual en el que se establece una previsión de compra de nuevos vehículos. En él se recogen necesidades de adquisición de nuevos vehículos para las tres Divisiones de Transporte: Largo Recorrido, Regional y Urbano, así como para la Unidad de Gestión Renting Avanzado (perteneciente a la División de Mantenimiento). Las necesidades anteriormente mencionadas pueden venir determinadas por diferentes motivos: obligaciones concesionales, criterios operacionales y comerciales, planes de desarrollo de nuevos negocios o cualesquiera otros que sean determinados a nivel estratégico. El Plan de Flota, como parte del presupuesto anual, es presentado a los Consejos de ALSA y NEX para su revisión y aprobación. Una vez aprobado, el Consejo de Alsa comunica las partidas aprobadas a la División de Mantenimiento, desde donde se llevarán a cabo la ejecución de los pedidos. Debido al calendario de realización del presupuesto, el Consejo de ALSA podrá recibir una versión preliminar del Plan de Flota, al objeto de disponer autorización provisional de operaciones de compra para entregas de vehículos en el 1er cuatrimestre del año. Ello se debe a los largos plazos de fabricación de autocares y autobuses (6 meses aproximadamente) Para la aprobación de solicitudes extraordinarias de flota no incluidas en un principio en el Plan de Flota se seguirá lo establecido en el Marco de autoridades delegadas del grupo National Express aplicables en ALSA. Una vez aprobado, el Director de la División lo comunica a la División de Mantenimiento para la ejecución de los pedidos. b. SELECCIÓN DE VEHÍCULOS Y EJECUCIÓN DE LOS PEDIDOS La Oficina Técnica de la División de Mantenimiento (Área de Flota y Área Técnica), a instancias del Director de la División, coordina distintas actividades de estudios de producto (vehículos) tanto de la Flota actual de Alsa como del resto de la oferta de Fabricantes. Los estudios de producto, junto al resto de directrices que determine ALSA, contribuyen a establecer una estrategia de producto para la selección final de especificaciones y productos que compondrán el plan de compras de vehículos nuevos. A continuación solicitan y reciben ofertas de los proveedores (número de unidades, especificaciones, plazos de entrega, etc.) y se formalizan los pedidos para un solo vehículo o lotes de vehículos homogéneos (especificaciones, precios, plazos de entrega, etc.) Eliminado: l Eliminado: el departamento financiero es quien se encarga de comunicar Eliminado: cada Director de División Con formato Eliminado:. Eliminado: Eliminado: Puede ocurrir que a lo largo del año tengan lugar Eliminado:. Eliminado: En estos casos, el Director de la División afectada se lo comunica a la División Financiera para su presentación al Comité Ejecutivo, cuya pronunciación favorable deberá ser ratificada por el Consejo NEX. Eliminado: por el Comité y ratificado por el Consejo NEX, el Director Financiero comunica al Eliminado: la aprobación de la solicitud extraordinaria y Eliminado: éste Eliminado: el propio Director financiero Eliminado: a su vez Eliminado: Su Eliminado: La aprobación, tanto del Plan de Flota como de las solicitudes extraordinarias de flota supone una autorización provisional de las operaciones de compra y será refrendado, en última instancia, mediante la aprobación del Presupuesto de ALSA para el Ejercicio. Si la aprobación se produjese con el Presupuesto ya en vigor por tratarse de solicitudes extraordinarias de Flota, deberá ratificarse en la siguiente revisión de Presupuesto de la UG.

5 5/7 c. FORMALIZACIÓN DE CONTRATOS DE SUMINISTRO DE VEHÍCULOS NUEVOS ENTRE LAS DIVISIONES DE MANTENIMIENTO Y TRANSPORTE Desde la Dirección de ALSA se establece que la División de Mantenimiento actúe como interlocutor (Cliente externo) en las relaciones con Proveedores de vehículos para la adquisición de éstos y como Proveedor interno con respecto a las Unidades de Gestión de Transporte (Clientes internos), excepto para la UG Renting Avanzado, integrada en la propia División de Mantenimiento. Para la formalización del contrato se debe cumplimentar el documento de Formalización de Operaciones de Compra, suscrito entre ambas partes (División de Mantenimiento y la UG demandante del producto) para cada vehículo o lote de vehículos contenido en el plan de compras (Anexo I). Eliminado: NEXO Eliminado: I d. SEGUIMIENTO DE FABRICACIÓN DE VEHÍCULOS / OPERATIVA COMPRAS Debido al carácter técnico del producto susceptible de compra y la complejidad de su configuración, es necesario disponer de un dossier completo de compra de cada lote de vehículos homogéneos (características según las especificaciones que se hayan determinado), que es elaborado por el Área de Flota. La documentación contenida en el dossier de compra será: o Descripción de las especificaciones ofertadas y referenciadas para bastidor y cadena cinemática. o Descripción de las especificaciones ofertadas y referenciadas para carrocería. o Ofertas comerciales de Proveedor. o Formalización de Operaciones de Compras (Anexo I). o Formalización de pedidos (Anexo II). o Plano de configuración / distribución plazas. o Plano de motivos de pintura. Para salvaguardar la confidencialidad de los datos, el dossier de compra sólo es accesible para el Director de la División de Mantenimiento y los Responsables de la Oficina Técnica: Área de Flota y Área Técnica. Las Áreas de Flota y Técnica de la Oficina Técnica llevan a cabo de forma coordinada el seguimiento del proceso de fabricación de los vehículos. Para ello: Eliminado: Formalizaciones de pedido Con formato: Numeración y viñetas Eliminado:. Eliminado:

6 o Coordinan el envío a Proveedores de equipamientos específicos ALSA que deban ser instalados en el proceso de fabricación. o Inspeccionan la línea de vehículos terminados ante de producirse la salida de los mismos de las Instalaciones del Fabricante. o Realizan Inspecciones especiales en línea para la supervisión de equipamientos especiales o nuevas tecnologías. o Realizan un seguimiento de plazos de entrega, según calendario acordado en las formalizaciones de pedido. Para que quede constancia de las inspecciones realizadas, deberán cumplimentar el documento de Inspección de vehículos en Proveedor (Anexo III). 6/7 Eliminado: Envían e. GESTIÓN DE LA RECEPCIÓN DE LOS VEHÍCULOS Una vez finalizado el proceso de fabricación y realizada la inspección de los vehículos terminados, las Áreas de Flota y Técnica de la Oficina Técnica llevan a cabo de forma coordinada el cierre del proceso de la compra de los nuevos vehículos. Para ello: o Gestionan el transporte de las unidades finalizadas, mediante Proveedores de servicios de transporte con conductor y pólizas de seguro a todo riesgo; o por cuenta directa de Proveedores, si así se ha negociado en las condiciones de compra de las mismas. o Coordinan con Proveedores la recepción de documentaciones y facturas comerciales para su debido control y procesamiento. En las instalaciones de ALSA: o Coordinan la recepción en los Talleres asignados al efecto. o Área Técnica envía el documento Recepción vehículo revisión preentrega (Anexo IV) al Jefe del Taller correspondiente para su cumplimentación y posterior devolución a la propia Área Técnica para su archivo. Para finalizar, entregan la documentación a los nuevos Titulares para la matriculación y puesta en servicio. Eliminado: Ya en Con formato: Numeración y viñetas f. ADMINISTRACIÓN Cuando ya han sido realizados los pedidos y confirmadas su recepción por parte de proveedor, Administración realiza la contabilización de las inversiones realizadas en el sistema y realiza la actualización mensual de las amortizaciones en el Sistema Contable Ariadna.

7 7/7 Eliminado: 5. REGISTROS Identificación Plan de Flota Dossier de Compras Inspección de vehículos en Proveedor Recepción vehículo - Revisión Preentrega- Responsable archivo Responsable de Área de Flota Responsable de Área de flota Soporte Tiempo de archivo Destino final informático 5 años Histórico Informático 5 años Histórico Área Técnica Papel 5 años Histórico Área Técnica Papel 5 años Histórico Eliminado: Papel / Eliminado: Papel / Eliminado: Responsable del Taller Eliminado: / Informático Eliminado: Responsable del Taller Eliminado: / Informático 6. ANEXOS Anexo I: Formalización de Operaciones de Compras. Anexo II: Formalización de pedidos. Anexo III: Inspección de Vehículos en Proveedor. Eliminado: Inspección de Vehículos en Proveedor. Anexo IV: Recepción de vehículo - revisión preentrega -.

8 Página 1: [1] Eliminado Anaf 31/10/ :56:00 xx Página 1: [1] Eliminado Anaf 31/10/ :56:00 xx Página 1: [1] Eliminado Anaf 31/10/ :56:00 xx Página 1: [2] Eliminado 03/10/ :14:00 XX Página 1: [2] Eliminado 03/10/ :15:00 XX Página 1: [2] Eliminado 03/10/ :15:00 XX Página 1: [3] Eliminado Anaf 31/10/ :01:00 Poner puesto de Urgel Página 1: [4] Con formato Anaf 31/10/ :01:00 Con formato Página 1: [5] Eliminado Anaf 31/10/ :54:00 Director de Calidad y Medio AmbienteResponsable de Calidad División Página 1: [5] Eliminado Anaf 31/10/ :39:00 Mantenimiento. Página 1: [6] Eliminado 03/10/ :13:00 Manuel Ron José Manuel Martínez Página 1: [7] Eliminado 03/10/ :13:00 Consejero Delegado Página 1: [8] Eliminado Anaf 31/10/ :41:00 Página 1: [8] Eliminado Anaf 31/10/ :41:00.

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