PLIEGO DE PRESCRIPCIONES TÉCNICAS QUE HABRÁ DE REGIR LAS CONDICIONES DEL CONTRATO DE SERVICIOS DE ANÁLISIS Y SEGUIMIENTO DE NOTICIAS EN PRENSA, RADIO, TELEVISIÓN E INTERNET PARA EL AÑO 2009. 1) OBJETO DEL SERVICIO La prestación objeto de este contrato es un servicio de análisis y seguimiento de noticias en prensa, radio, televisión e internet de todas las informaciones relacionadas con la comunicación del Ayuntamiento de Madrid, quedando excluidas las búsquedas y análisis retroactivas de más de tres meses de antigüedad. 2) DESCRIPCIÓN DEL SERVICIO Diariamente es necesario acceder a un entorno web (de acceso restringido) y en tiempo real a toda la información relacionada con la actividad municipal, de modo que se pueda hacer un seguimiento de todas las noticias aparecidas en prensa, medios online, radio y televisión generados por el Gobierno de la ciudad de Madrid. 2.1 Seguimiento prensa escrita 2.1.1 Ámbito y procedimiento. Se recogerán todas las noticias e informaciones publicadas tanto en la prensa de difusión nacional, prensa económica, periódicos regionales y revistas, siendo necesarias como mínimo las empresas periodísticas que a continuación se detallan: Prensa Nacional de Información General: El País, El Mundo, ABC, La Razón, La Vanguardia, El Periódico de Cataluña y Avui. Prensa Nacional de Información Económica: Expansión, Cinco Días, La Gaceta de los Negocios, Nuevo Lunes y El Economista. Prensa Nacional de Información Deportiva: Marca, As, Mundo Deportivo y Sport. Prensa Gratuita: 20 Minutos, Metro directo, Qué y ADN. - 1 -
Revistas de Información General: Cambio 16, Época, El Siglo, Tiempo, CNR, QUO e Interviú. Revistas de Información Económica: Actualidad Económica, Dinero, Mi Cartera de Inversión y Ejecutivos. Así mismo se recogerán todas menciones relativas a los términos objeto de seguimiento que aparezca publicadas en los suplementos de los diarios y en las revistas más representativas de cada sector editadas en España. 2.1.2 Formato y periodicidad de envíos. Se deberá ofrecer una copia exacta de la noticia tal y como aparece en la prensa, en formato PDF, incluyendo obligatoriamente los siguientes datos: Fecha de publicación Sección donde ha sido publicada Situación de la noticia en la página Impresión en el original (b/n o color) Número de documentos que componen la noticia Pagina donde ha sido publicada Datos de difusión del medio (OJD) Datos de audiencia del medio (EGM) Reproducción facsímil de la pagina, marcando la ubicación de la noticia. Las informaciones publicadas en revistas, suplementos y en los diarios de difusión nacional deberán entregarse en PDF color. Las informaciones seleccionadas estarán disponibles todos los días laborables antes de la 8,30 de la mañana. 2.1.3 Envíos y sistemas de recepción. Las informaciones seleccionadas deberán de estar disponibles en un entorno web alojado en los servidores del adjudicatario y deberá de ser accesible desde cualquier ubicación. Además se deberán de suministrar los siguientes envíos electrónicos: 2.1.3.1 Correo electrónico. Envío por e-mail de un fichero que contenga los siguientes datos: Fecha de la noticia Nombre del medio Titular de la noticia Hipervínculo a la Imagen de la noticia (PDF anexo) disponible en el entorno web La Dirección General de Medios de Comunicación facilitará las direcciones de correo de recepción de las noticias. - 2 -
2.1.3.2 Envío FTP. Envío por FTP de un fichero que contenga los siguientes datos (Formatos TXT o XML): Fecha de la noticia Nombre del medio Titular de la noticia Sección donde ha sido publicad Pagina donde ha sido publicada Datos de difusión del medio (OJD) Datos de audiencia del medio (EGM) Texto completo de la noticia por OCR Se facilitara una dirección FTP para la recepción de las noticias. 2.1.4 Edición de pautas. Una vez recibido el dossier diario el administrador deberá tener la posibilidad de editar el nombre de la pauta en el entorno web. La información se facilitará dé forma que se puedan disponer los artículos dentro de ella: Por fecha, de forma ascendente o descendente. Por medios, con ordenación alfabética. Posibilidad para poder borrar y editar titulares. Y además será necesario que pueda añadir noticias que no hayan sido entregadas anteriormente, una vez anexadas, estas noticias podrán ser tratadas de la misma manera que las recibidas a primera hora. 2.1.5 Búsquedas avanzadas. Como complemento al dossier de prensa, el administrador deberá disponer de una base de datos online, integrada en su Entorno web, que le permita hacer búsquedas sobre el texto completo de las noticias, indexadas a partir del primer día de contratación del servicio. El tiempo de almacenaje de las noticias será mínimo de 3 meses. La base de datos dispondrá de un buscador avanzado que permita filtrar por fechas, tipo de impresión, pauta, sector y medio. Tras obtener los resultados de las búsquedas, los resultados podrán ser movidos al dossier del día, e incluso tener la posibilidad de elaborar un pdf múltiple con ellos. 2.2 Seguimiento Online La Dirección General de Medios de Comunicación deberá disponer de un buscador de noticias de Internet de última generación que permita conocer en tiempo real lo publicado con relación a la actividad municipal, o sobre cualquier área de su interés. La actualización del servicio deberá producirse cada cinco minutos entre las 8,00 y las 20,00 horas, de - 3 -
forma automática, y categorizada, debiendo mostrar los últimos 20 resultados de noticias aparecidas en medios online. 2.2.1 Configuración de los seguimientos. El servicio por defecto incluirá hasta tres categorías de seguimiento, con cincuenta palabras clave. Permitiendo configurar libremente el servicio modificando las palabras calves de búsqueda. De igual modo podrá realizar búsquedas cruzadas y búsquedas retroactivas a tres meses (con posibilidad de ampliar hasta el año 2003), así como definir los criterios de búsqueda por medios, idiomas, tipo de información, disponibilidad, región y temática. 2.2.2 Archivo y envío de noticias. El servicio en tiempo real permitirá archivar cada noticia en carpetas propias durante un tiempo ilimitado, copiar los titulares seleccionados, imprimir, borrar, etc. El sistema también permitirá el envío de boletines electrónicos a listas de destinatarios y facilitará un servicio de hemeroteca digital en CD ROM. 2.2.3 Estadísticas. El seguimiento online facilitará estadísticas relativas al número de menciones por palabra clave desde que se inició el seguimiento y muestra gráfica con los datos obtenidos. 2.2.4 Medios Online. Los medios digitales necesarios para el servicio son los siguientes: - Medios Nacionales CNN+, Canal TDT, Digital24horas.com, EcoDiario.es, El Comentario TV, El Digital de Madrid.es, El Mundo Bursátil, Gaceta.es, Gente Digital, Informativos Telecinco, La Sexta, LaVanguardia.es, Notasdeprensa.es, Noticias PYME.com, Noticiero Digital, RTVE.es, Siete Semanal. - Medios Madrid 20minutos.es, ABC, El Mundo, El Semanal, Digital, Antena3noticias.com, Bolsacinco.com, Capital Madrid, Cuatro, Diario Directo, EFE, El Confidencial, El Diario Exterior, Elpaís.com, Este de Madrid, Estrella Digital, Europa Press, Finanzas.com, Gaceta Local.es, Hola.com, Informativos.net, La Semana, LaRazón.es, Libertad Digital, Madrid Digital, MadridPress.com, Madridiario, Metro, Nuevo Digital, Onda Cero, PRNoticias, Periodistadigital.com, Punto Radio, Público.es, Qué.es, Reuters España, Servimedia, Tele Madrid, Terra España, Tiempo, Ya.com, Yahoo! España, eldial.net, elmundo.es 2.3 Seguimiento en radio y televisión 2.3.1 Ámbito y procedimiento. Se recogerán todas las noticias e informaciones emitidas en programas de carácter informativo de las cadenas de radio de difusión nacional y de televisión de difusión nacional y autonómica, siendo necesarias como mínimo las empresas periodísticas que a continuación se detallan: - 4 -
Cadenas de televisión: - Públicas: TVE 1, La 2 - Privadas: Antena 3, Tele 5, Cuatro y La Sexta - Autonómicas: TVG (Galicia), TV3 (Barcelona 1), C-33 (Barcelona 2), C9 (Valencia 1), PUNT2 (Valencia 2), Canal Sur (Andalucía 2), Canal Sur 2 (Andalucía 2), ETB2 (País Vasco), Castilla la Mancha, TV Canaria y TM3 (Madrid). - Circuitos Regionales de TVE: País Vasco, Madrid, Galicia, Cataluña, Valencia y Andalucía. - Locales: Canal 7 Madrid, Localia TV Madrid, Barcelona TV y TB-8 (Barcelona) y Valencia TV (Valencia) - Cadenas Digitales: Canal +, 24 Horas, CNN +, Sportmanía, Eurosport, Intereconomía, Bloomberg y Euronews. Emisoras de radio: - Nacionales: RNE 1, COPE, Onda Cero, SER, R-5, Punto Radio - Regionales Madrid: Intereconomía, Onda Madrid Radio - Regionales Barcelona: Com Radio, Catalunya Radio, Ona Catalana y Rac-1 - Desconexiones: Madrid y Barcelona 2.3.2 Envíos y sistemas de recepción. Se suministrará la grabación de la noticia tal y como se ha emitido en Radio o Televisión, recortada en formato WMA para radio y WMV para televisión. El envío de alertas de radio y televisión se realizará cada dos horas, desde las 07:00 hasta las 23:00h. Las alertas indicarán la fecha, hora, emisora, programa, resumen de contenido y duración aproximada. Los formatos para la recepción de la información, son los siguientes: Alerta: Notificación de la emisión de la noticia, tanto en el entorno web como en el e-mail del administrador. Corte: La alerta permitirá tanto la reproducción en vídeo o audio como su descarga desde el Entorno web. Pudiendo solicitar adicionalmente, vía web, el corte en alta resolución (CD o Vídeo) 2.3.3 El Editor Previo. Permitirá seleccionar y ordenar aquellas noticias que van a formar parte de la vista pública para usuarios internos, conservando las otras en el Escritorio del Administrador, así como descargar y visionar las noticias antes de su edición, e incluir valoraciones o comentarios de cada noticia. 2.3.4 Búsquedas avanzadas. Como complemento al servicio audiovisual, el administrador dispondrá de una base de datos online integrada en el Entorno web, con posibilidad de filtrar la búsqueda por palabra, fecha y cadena. El tiempo de almacenaje de las alertas y cortes será de dos - 5 -
meses. Con los resultados de estas búsquedas, se podrá elaborar un archivo pdf múltiple, XML o e-mail. 2.3.5 Escaleta de programación. Posibilidad de consultar la escaleta completa de la programación de radio y televisión (detalle de todo el minutado y contenidos) vía web con alertas y visualización de vídeo y audio de todos los programas de una manera rápida y eficaz. 2.4 Estudio cuantitativo y cualitativo. Estudio cuantitativo y cualitativo de las informaciones referentes al equipo de gobierno del Ayuntamiento de Madrid, el alcalde de Madrid y el líder más destacado de la oposición. 2.4.1. Fuente de información: Medio Televisión Programas informativos de la primera y segunda edición (Aproximados 15:00 y 21:00 horas). TVE1 / LA2 / TELE 5 / ANTENA 3 / CANAL + (La Cuatro) / TVE. CR / TM3 / LOCALIA/ LA SEXTA Las variables de análisis incluidos en el estudio serán; a) Cobertura Mediática (Nº informaciones) b) Beneficio de comunicación (tiempo presencia y audiencia) c) Tendencia y evolución d) Tono de la información (favorable, neutral y desfavorable) e) Resumen de los Temas relevantes por día Timing entrega: Entrega semanal vía e-mail (Pdf) Trimestralmente, se realizará un resumen acumulativo incorporando ranking de la cúpula de gobierno asociados a temas informativos favorables y desfavorables. Así como el ranking de figuras políticas y distribución del tiempo de presencia y audiencia por meses. 2.4.2 Fuente de información: Medio Prensa Los siguientes medios escritos: EL PAIS, ABC, LA RAZON, EL MUNDO, 20 MINUTOS, QUE, EXPANSION, LA GACETA DE LOS NEGOCIOS y CINCO DIAS - 6 -
Pautas de análisis: ALCALDE DE MADRID PRESIDENCIA COMUNIDAD DE MADRID Las variables de análisis serán: a) Cobertura mediática (Nº. Informaciones) b) Tono de la información (positivo, negativo y neutro) Se desglosará el número de informaciones entre un ranking de medios y por períodos mensuales. Timing entrega: Mensual. 2.4.3 Fuente de información: Medio Radio Base de análisis: RNE / COPE / SER/ ONDA CERO / PUNTO RADIO Los variables de análisis incluidos en el estudio serán; a) Cobertura Mediática (Nº. Informaciones) b) Tiempo presencia y audiencia c) Tendencia y evolución d) Tono de la información (favorable y desfavorable) e) Resumen de los Temas relevantes por día Timing entrega: Quincenalmente les entregaremos via e-mail (Pdf). Trimestralmente, realizaremos un resumen acumulativo incorporando ranking de la cúpula de Gobierno asociados a temas informativos favorables y desfavorables. Así como el ranking de figuras políticas y distribución del tiempo de presencia y audiencia por meses. Pautas de análisis: ALCALDE DE MADRID CONCEJALÍAS AYUNTAMIENTO DE MADRID PRESIDENCIA COMUNIDAD DE MADRID PRINCIPAL LÍDER OPOSICIÓN - 7 -
2.5 Publicación de comunicados. Esta opción permitirá la publicación de notas de prensa, convocatorias y documentos corporativos para públicos internos y externos. Contando con un editor de texto avanzado, que permita la posibilidad de subir archivos en cualquier formato. 2.6 Vista del usuario final. El usuario final tendrá un área reservada donde mantendrá el logotipo del Ayuntamiento de Madrid y una dirección personalizada en el que tendrá acceso al dossier de prensa. El usuario final accederá la aplicación a través de una contraseña única. 3) DOCUMENTACIÓN TÉCNICA a) Memoria y descripción detallada del servicio de acceso a la Web de la que se puedan extraer noticias de prensa, radio y televisión, informes, alertas, números y horario de cargas, etc. b) Relación de medios de prensa, radio y televisión. c) Memoria en la que explique el servicio de alertas y coste, donde conste la frecuencia de noticias de prensa, radio y televisión. d) Memoria donde conste el sistema y personal que va a destinar a la búsqueda de información. 4) PROPIEDAD INTELECTUAL El adjudicatario garantizará al Ayuntamiento de Madrid que dispone de los derechos de uso de la propiedad intelectual e industrial precisos para la realización de cuanto es objeto del contrato. 5) FORMA DE PAGO Pagos parciales de periodicidad mensual por los trabajos realmente realizados de acuerdo con los precios y condiciones fijados a continuación: - 8 -
CONCEPTO PRECIO IVA 16% TOTAL PRENSA Envío diario de dossier de prensa Generador de dossieres ad hoc Estadísticas cuantitativas automáticas por un importe mensual de 2.314,00 370,24 2.684,24 RADIO Generador de dossieres ad hoc Alertas, audición y descarga en web (100 cortes) Acceso Alertas (100 consultas) Por un importe mensual de 2.808,00 449,28 3.257,28 TELEVISIÓN Acceso Alertas (100 consultas) Generador de dossieres ad hoc Alertas, audición y descarga en web (100 cortes), por un importe mensual de 2.808,00 449,28 3.257,28 INTERNET 3 parámetros de búsqueda 30 palabras clave, por un importe mensual de 417,00 66,72 483,72 ESTUDIOS CUANTITATIVOS Y CUALITATIVOS - Prensa escrita - Radio - Televisión Por un importe mensual de 6.850,00 1.096,00 7.946,00 PRESSPORT Hasta 500 noticias mes 850,00 136,00 986,00 TOTAL MENSUAL 16.047,00 2.567,52 18.614,52 Presupuesto Base Licitación: 192.564.00 euros 16% IVA: 30.810,24 euros Importe Total (IVA incluido): 223.374,24 euros Madrid, EL DELEGADO DE MEDIOS DE COMUNICACIÓN, Fdo.: Pedro Gil Caballero - 9 -