Tribual Constitucional Julio, 2012 Santo Domingo, Distrito Nacional Oficina de Acceso a la Información. Tribunal Constitucional
AUTORIZACION Visto por: Lic. Belén del Toro Directora de Planificación y Desarrollo Institucional Aprobado por Dr. Milton Ray Guevara Mag. Presidente del Tribunal Constitucional Oficina de Acceso a la Información. Tribunal Constitucional
CONTENIDO Introducción I. Ámbito de aplicación II. Objetivos III. Base Normativa IV. Referencias V. Políticas de Acceso a la Información Pública VI. Procedimientos de Acceso a la Información Pública. 1) Gestión de las solicitudes de información pública de manera presencial. 2) Gestión de las solicitudes de información pública de manera virtual. 3) Gestión y tramites de denuncias, sugerencias, quejas y reclamaciones 4) Tramite de canalización, búsqueda y procesamiento interno de la información 5) Tramite y entrega de Información al ciudadano 6) Cobro de costos por reproducción de documentos y/o envío de información 7) Entrega de documentos al ciudadano a través de una empresa de mensajería. VII. Formularios Oficina de Acceso a la Información. Tribunal Constitucional
INTRODUCCION El presente Manual de procedimientos de la Oficina de Acceso a la Información del Tribunal Constitucional es una herramienta que garantiza la eficiencia en los procesos y funcionamiento de la OAI y el cumplimiento de su misión institucional, la cual consiste en: Proveer en forma rápida y eficiente a la ciudadanía, de todas las informaciones relativas a los procesos, sentencias, resoluciones, actividades y manejo de recursos presupuestarios, de manera que se garantice la transparencia y la rendición de cuentas de la gestión del Tribunal Constitucional de la Republica Dominicana y así darle cumplimiento a Constitución Dominicana y la ley No. 200-04 de libre acceso a la información pública, y su reglamento de aplicación No. 130-05. Este documento fue elaborado por el Responsable de Acceso a la información del Tribunal Constitucional el Lic. José Alfonso Rojas y visto por la Lic. Belén del Toro, Directora de Planificación y Desarrollo Institucional. Con la puesta en circulación de este Manual de Procedimiento, El Pleno de Magistrados del Tribunal Constitucional y el personal que labora en el mismo, reafirma su compromiso con la transparencia y la rendición de cuentas, como forma de facilitar la participación de los ciudadanos dominicanos en la gestión global de defensa de la constitución y la construcción de una cultura de cumplimiento y respeto de la Constitución, garantizando, en ese mismo sentido, el derecho de los ciudadanos dominicanos a recibir las informaciones relativas a los actos administrativos y los procesos jurisdiccionales del Tribunal Constitucional. Oficina de Acceso a la Información. Tribunal Constitucional
Milton Ray Guevara Magistrado Presidente del Tribunal Constitucional I. AMBITO DE APLICACIÓN Este Manual de Procedimiento se aplica a todas las solicitudes de información pública tramitadas por ciudadanos, instituciones privadas o públicas, y por organizaciones de la sociedad civil. II. OBJETIVOS a) Establecer el modelo de gestión para la recepción, tramitación y entrega a los ciudadanos de las informaciones publicas relativas a los actos administrativos y jurisdiccionales del Tribunal Constitucional de conformidad con la Ley No. 200-04 de Libre Acceso a la Información Pública, el Decreto No. 130-05 que aprueba su Reglamento de aplicación y la Constitución de la Republica Dominicana. b) Establecer un sistema de gestión integral de las informaciones generadas en el Tribunal Constitucional, de manera que estén a disposición de los ciudadanos en forma eficiente y rápida; propiciando de esta manera la transparencia y la rendición de cuentas. c) Definir las normas que orienten el proceso y la participación de cada uno de los actores internos del Tribunal Constitucional en la generación de las informaciones. d) Establecer las políticas y los procedimientos de operación de la Oficina de Acceso a la información (AOI) y su relación con las demás instancias del Tribunal Constitucional para estandarizar y garantizar la eficiencia de la gestión. Oficina de Acceso a la Información. Tribunal Constitucional
III.- MARCO LEGAL Constitución de la Republica Dominicana Ley No. 200-04 Ley General de Libre Acceso a la Información Pública, de fecha 28 de julio de 2004 Decreto No. 130-05 que aprueba el Reglamento de Aplicación de la ley No. 200-04 Decreto No. 694-09 que crea el Sistema 311 de Atención Ciudadana, de fecha 17 de septiembre de 2009 IV.REFERENCIAS Manual de organización y procedimiento del Tribunal Constitucional de la Procuraduría General de la Republica de la Oficina de Acceso a la Información. Manual de procedimientos de la Corporación Dominicana de Empresas Eléctricas Estatales. Oficina de Acceso a la Información. Tribunal Constitucional
V. POLITICAS DE ACCESO A LA INFORMACION PÚBLICA. DISPOSICIONES GENERALES a) La Oficina de Acceso a la Información Pública (OAI) del Tribunal Constitucional operara en forma virtual y física, para facilitar y asegurar que todos los ciudadanos, independientemente del lugar donde residan, puedan tener acceso a los servicios de información. b) Los servicios de la Oficina de Acceso a la Información se ofrecerán a todos los ciudadanos en igualdad de las condiciones, según el orden de llegadas de las solicitudes. c) Todos los funcionarios y el personal del Tribunal Constitucional colaborarán en forma rápida y eficiente, con los requerimientos de información de la OAI, mediante la técnica del trabajo en equipo. Se aplicaran las sanciones previstas en la Ley de Libre Acceso Oficina de Acceso a la Información. Tribunal Constitucional
a la Información Publica en los casos de obstrucción o negación de la información solicitada. d) Todas las informaciones de carácter público que posea el Tribunal Constitucional, estarán de forma gratuita a disposición de los ciudadanos, salvo los casos que se requiera la reproducción de la misma o el envío por correo ordinario o certificado, en donde el solicitante cubrirá sus costos. e) Las informaciones consideradas como reservadas no estarán accesibles a la ciudadanía, por un periodo de cinco (5) años. 5.1.- INFORMACIONES DISPONIBLES AL PÚBLICO. Las diferentes áreas y departamentos internos del Tribunal Constitucional le ofrecerán, en forma permanente a La Oficina de Acceso a la Información del Tribunal Constitucional todas las informaciones públicas de libre acceso al ciudadano a los fines de proceder a su publicación en el portal transparencia de la institución. Estas informaciones serán actualizadas en forma permanente por la OAI. Tales como, a) Presupuestos y cálculos de recursos y gastos aprobados, su evolución y estado de ejecución; b) Programas y proyectos, sus presupuestos, plazos, ejecución y supervisión; c) Llamado a licitaciones, concursos, compras, gastos y resultados; d) Listados de funcionarios, legisladores, magistrados, empleados, categorías, funciones y remuneraciones, y la declaración jurada patrimonial cuando su presentación corresponda por ley; e) Listado de beneficiarios de programas asistenciales, subsidios, becas, jubilaciones, pensiones y retiros; f) Estado de cuentas de la deuda pública, sus vencimientos y pagos; g) Leyes, decretos, resoluciones, disposiciones, marcos regulatorios y cualquier otro tipo de normativa; h) Índices, estadísticas y valores oficiales; i) Marcos regulatorios legales y contractuales para la prestación de los servicios públicos, condiciones, negociaciones, cuadros tarifarios, controles y sanciones; j) Toda otra información cuya disponibilidad al público sea dispuesta en leyes especiales. k) Difusión de información: Estructura, integrantes, normativas de funcionamiento, proyectos, informes de gestión, base de datos; l) Centro de intercambio y atención al cliente o usuario: Consultas, quejas y sugerencias; Oficina de Acceso a la Información. Tribunal Constitucional
m) Trámites o transacciones bilaterales. 5.2.- INFORMACIONES NO DISPONIBLES AL PÚBLICO. Según lo establecido por la Ley de Acceso a la Información y su reglamento, la máxima autoridad del Tribunal Constitucional establecerá, mediante acto administrativo, las informaciones consideradas reservadas para un periodo máximo de cinco años y en consecuencia la OAI del TC no las tendrá disponibles al público. Las informaciones que pudieran entran en esa categoría son: a) Las Informaciones vinculadas con la defensa o la seguridad del Estado, que hubiera sido clasificada como reservada por ley o por decreto del Poder Ejecutivo, o cuando pueda afectar las relaciones internacionales del país. b) Cuando la entrega extemporánea de la información pueda afectar el éxito de una medida de carácter público. c) Cuando se trate de información que pudiera afectar el funcionamiento del sistema bancario o financiero. d) Cuando la entrega de dicha información pueda comprometer la estrategia procesal preparada por la administración en el trámite de una causa judicial o el deber de sigilo que debe guardar el abogado o el funcionario que ejerza la representación del Estado respecto de los intereses de su representación. e) Información clasificada secreta en resguardo de estrategias y proyectos científicos, tecnológicos, de comunicaciones, industriales, comerciales o financieros y cuya revelación pueda perjudicar el interés nacional. f) Información cuya difusión pudiera perjudicar estrategias del Estado en procedimientos de investigación administrativa. g) Cuando se trate de informaciones cuyo conocimiento pueda lesionar el principio de igualdad entre los eferentes, o información definida en los pliegos de condiciones como de acceso confidencial, en los términos de la legislación nacional sobre contratación administrativa y disposiciones complementarias. h) Cuando se trate de informaciones referidas a consejos, recomendaciones u opiniones producidas como parte del proceso deliberativo y consultivo previo a la toma de una decisión de carácter administrativa. Una vez que la decisión ha sido tomada, Oficina de Acceso a la Información. Tribunal Constitucional
esta excepción específica cesa si la administración opta por hacer referencia, en forma expresa, a dichos consejos, recomendaciones u opiniones. i) Información sobre la cual no se pueda vulnerar el secreto impuesto por leyes o decisiones judiciales o administrativas en casos particulares. j) Informaciones cuya divulgación pueda dañar o afectar el derecho a la intimidad de las personas o poner en riesgo su vida o su seguridad. k) Información cuya publicidad pusiera en riesgo la salud y la seguridad pública, el medio ambiente y el interés público en general. l) Cuando se trate de datos personales cuya publicidad pudiera significar una invasión de la privacidad personal. Salvo que la persona afecta autorice la entrega de la misma. m) Cuando el acceso a la información solicitada pueda afectar el derecho a la propiedad intelectual, en especial el derecho de autor de un ciudadano. Oficina de Acceso a la Información. Tribunal Constitucional
VI.- PROCEDIMIENTOS DE ACCESO A LA INFORMACION PÚBLICA Oficina de Acceso a la Información. Tribunal Constitucional
INTRODUCCION En vista de que ley 200-04 el No. de acceso a la información y su reglamento de aplicación, el No. 135-05, establecen que para la puesta en operación de la oficina de libre acceso a la información se debe procede a la elaboración y aprobación de un Manual de Procedimiento que haga expedito, sencillo, fácil y claro el derecho de acceso de la información por parte de los ciudadanos; el Tribunal Constitucional de la Republica Dominicana establece los siguientes procedimientos para las operaciones siguientes: 1. Gestión de las solicitudes de información pública de manera presencial y/o por medio virtual (internet). 2. Tramite de canalización, búsqueda y procesamiento interno de la información 3. Rechazo a la Solicitud de información 4. Tramite y entrega de Información al ciudadano 5. Gestión y tramites de denuncias, sugerencias, quejas y reclamaciones 6. Cobro de costos por reproducción de documentos y/o envío de información 7. Entrega de documentos al ciudadano a través de una empresa de mensajería. 8. Tramites del rechazo de las solicitudes de información publica La descripción de cada procedimiento comprende el propósito, alcance, operaciones y referencias. Además detallamos los documentos y normas relativos a cada uno de estos procedimientos. El propósito general del es de entregar información sencilla y accesible a los ciudadanos sobre los trámites y procedimientos que éstos deben agotar para solicitar las Informaciones que requieren, tal y como lo especifica el artículo 7, párrafo IV que establece la obligación de cada órgano o entidad. El Manual, también, define los procedimiento internos de gestión de la información de manera que la misma fluya con normalidad; y cada área o función, cumpla con sus responsabilidades, y eso permita que el Tribunal Constitucional a través de la Oficina de Acceso a la Información cumpla con la normativa legal en esta materia y al mismo tiempo se visualice su compromiso con la transparencia y la rendición de cuentas. Oficina de Acceso a la Información. Tribunal Constitucional
PROCEDIMIENTOS DE OPERACIONES Recepción de solicitudes de Información Pública de manera presencial y por medio virtual (internet). 1.0 TITULO DEL PROCEDIMIENTO: CODIGO. Recepción de solicitudes de Información Pública de manera presencial y por medio Virtual (Internet). OAI-01-12 2.0 PROPOSITO: Establecer la forma de atender la consulta de información de manera presencial y por medio virtual, que formule cualquier ciudadano o persona jurídica en el Tribunal Constitucional. 3.0 ALCANCE: Comprende desde el recibo de la solicitud de información presentada por un ciudadano en la Oficina de Acceso a la Información Pública (OAI), la atención con cortesía y amabilidad del ciudadano, hasta el registro en el sistema para su tramitación. 4.0 OPERACIONES: EL O LA REPRESENTANTE DE SERVICIO AL CIUDADANO 1. Atiende con cortesía al ciudadano que consulta o solicita el formulario de Acceso a la Información, FORM-AOI-01-12 y le explica que debe completar todas las informaciones requeridas. 1.1. Si recibe la solicitud por Internet y no ha completado el formulario correspondiente, le envía de inmediato el formato disponible a la dirección indicada en dicha solicitud y requiere una confirmación por Internet de la recepción del mismo, por parte del interesado. 2. Recibe la solicitud de información, revisa que tenga los datos completados correctamente y le entrega acuse de recibo. Oficina de Acceso a la Información. Tribunal Constitucional
2.1. Si recibe la solicitud por Internet sigue los pasos de este procedimiento, mediante el medio informático disponible. 3. Ofrece ayuda al ciudadano y le informa sobre los trámites y procedimientos, indicándole que la ley establece hasta 15 días hábiles para satisfacer la solicitud de información. 3.1 Si se trata de información disponible al público le explica la fuente, el lugar y la forma en que puede tener acceso a dicha información, anota estos datos en la solicitud y la archiva en la carpeta de Solicitudes Atendidas. 3.2 Si la información está en una página del Portal de Internet, le entrega el volante, FORM-05, con la dirección en que puede acceder a ese medio para obtener la información solicitada, anota estos datos en la solicitud y la archiva en la carpeta de Solicitudes Atendidas. 3.3 Si se trata de una queja o reclamo sobre la prestación del servicio, atiende con cortesía al ciudadano, le escucha atentamente y verifica que el ciudadano haya llenado correctamente el formulario correspondiente, le ofrece las gracias y le informa que su queja, reclamación o sugerencia será tramitada al área correspondiente, informándole que si la solicitud no recibe atención correcta puede recurrir a la Autoridad Máxima del TC. 4. Explica que en caso de denegarse la información se hará por escrito con las razones legales de la denegatoria y se despide del ciudadano con amabilidad. (Ver procedimiento OAI-PRO-03-05). 5. Registra en el sistema la solicitud de la información y anota en el formulario el número asignado en secuencia, por el sistema. 6. Al final del día el Encargado de la Oficina revisa la entrada de solicitudes de información para asegurar el cumplimiento de la Ley. 5.0 REFERENCIAS Ley General No. 200-04 de Libre Acceso a la Información Pública Reglamento de Aplicación No 130-05 Resolución No. 00 del Tribunal Constitucional que pone en funcionamiento la Oficina de Libre Acceso a la Información. Oficina de Acceso a la Información. Tribunal Constitucional
6.0 OPERACIONES: Formulario FORM-OAI-01 Solicitud de Información Pública Formulario FORM-OAI-05 Volante sobre la Oficina de Acceso a la Información Pública 8.0 NORMAS VIGENTES 1. Las solicitudes de información pública se atenderán en la oficina de acceso a la información (OAI), del Tribunal Constitucional. 2. Cualquier conducta que violente, limite, impida, restrinja y obstaculice el derecho de acceso a la información constituirá para el funcionario una falta grave en el ejercicio de sus funciones. 3. Los funcionarios del Tribunal Constitucional, tienen la obligación de proveer toda la información que se les requiera, en un plazo no mayor de 72 horas a partir de recibida la solicitud firmada por el Encargado de la Oficina de Acceso a la Información. Oficina de Acceso a la Información. Tribunal Constitucional
4. PROCEDIMIENTOS DE OPERACIONES Tramite de canalización, búsqueda y procesamiento interno de la información 1.0 TITULO DEL PROCEDIMIENTO: CODIGO: Tramite de canalización, búsqueda y procesamiento interno de la información OAI-02-02 2.0 PROPOSITO: Sistematizar y definir el proceso de tramitación interna para garantizar una gestión institucional eficiente, donde cada área del TC responde con calidad y en forma oportuna a los requerimientos de información de la Oficina de Libre Acceso a la Información y así se cumple con el más amplio acceso de la solicitud de información del re queriente a la entidad y/o funcionario responsable de la información. 3.0 ALCANCE: Comprende desde la realización de las gestiones necesarias para localizar los documentos en los que conste la información solicitada hasta la producción y entrega de la información por el funcionario responsable de la información 4.0 OPERACIONES: REPRESENTANTE DE TRAMITACION DE SOLICITUDES DE INFORMACIÓN PÚBLICA Y ATENCION A LAS RECHAZADAS. 1. Recibe las solicitudes registradas en el sistema, revisa los resúmenes de las solicitudes, determina si las informaciones que requieren están disponibles en el archivo de la OAI, en la página Web de la institución, en los archivos de la Institución o en publicaciones y hace las anotaciones debidas en el sistema. 1.1 Si las informaciones están disponibles en la página de Internet atiende de inmediato la solicitud, prepara el Volante con las indicaciones para localizarla y continúa con el procedimiento. 2. Compila las informaciones que estén disponibles en el archivo de la OAI para entregarlas al interesado en el plazo que establece la Ley, emite documento de entrega FORM-OAI.02 y requiere firma del superior autorizado para ello. Oficina de Acceso a la Información. Tribunal Constitucional
2.1 Si la información corresponde a otra dependencia, remite la solicitud de información al órgano, entidad o funcionario responsable de la información, indicándole la fecha límite de entrega de la misma. 2.2 Si el funcionario requiere más tiempo para reunir la información solicitada lo comunica por escrito antes del vencimiento del plazo de 15 días, en el formulario de Prórroga Excepcional para Entrega de Información Solicitada, FORM-OAI-02. 3. Tramita comunicación y da seguimiento para asegurar que el funcionario cumpla con lo establecido en la entrega de la información. Los funcionarios del TC, ofrecerán a la OAI las informaciones en un plazo máximo de cinco (5) días hábiles. 4. Una vez se tenga compilada la información solicitada, el Responsable de Acceso a la Información (RAI) del TC, procurara la aprobación final de parte del Magistrado Presidente del TC, si así se requiere. 5. Entrega el formulario con la información y obtiene copia de la cédula firmada o cualquiera otra previsión técnica, de parte del solicitante o su representante. 5. Archiva expediente de solicitud con los documentos anexos en la carpeta de Solicitudes Tramitadas. 5.0 REFERENCIAS Ley General No. 200-04 de Libre Acceso a la Información Pública Reglamento de Aplicación No 130-05 Resolución No. 00 del Tribunal Constitucional poniendo en funcionamiento la Oficina de Libre Acceso. 6.0 DOCUMENTOS Formulario OAI-01 Solicitud de Información Pública Volante con Dirección y menú de la página de Internet Formulario Prorroga Excepcional para Entrega de Información Pública Demostración de Entrega de la Información Solicitada. 7.0 NORMAS VIGENTES 1. Tienen obligación de proveer la información solicitada los organismos y entidades de la administración pública o centralizada, autónomas o descentralizadas, autárquicas, empresas y sociedades comerciales propiedad del estado, sociedades o compañías anónimas o por acciones con participación estatal, de derecho privado que reciban recursos del Presupuesto Nacional, el Poder Legislativo y el Poder Judicial. 2. Las informaciones solicitadas se ofrecen en forma personal, por medio de teléfono, facsímile, Oficina de Acceso a la Información. Tribunal Constitucional
correo ordinario, certificado o también correo electrónico, o por medio de formatos disponibles en las páginas de Internet. RECHAZO A LA SOLICITUD DE INFORMACIÓN Oficina de Acceso a la Información. Tribunal Constitucional
1.0 TITULO DEL PROCEDIMIENTO: CODIGO: 9. Rechazo a la Solicitud de Información OAI-03-12 2.0 PROPÓSITO: Ordenar las denegaciones de informaciones clasificadas como reservadas, inexistentes o cuando estén incluidas dentro de las excepciones previstas en la Ley. 3.0 ALCANCE: Comprende desde la revisión de la solicitud de información hasta la comunicación del rechazo con las causales establecidas en la Ley. 4.0 OPERACIONES REPRESENTANTE DE TRAMITACION DE SOLICITUDES DE INFORMACIÓN PÚBLICA Y ATENCION A LAS RECHAZADAS. 1. Revisa las solicitudes presentadas en la OAI que están en tramitación 1.1 Si determina que la oficina no es competente para entregar la información o no es de su competencia, envía la solicitud dentro de los tres días laborables de recibida al organismo o entidad competente. 1.2 Si es una solicitud de cese de reserva legal de información o datos, envía a las autoridades responsables para el estudio de la clasificación. 1.3 Si el solicitante no corrige un error en su solicitud, después de habérsele orientado y comunicado se rechaza al décimo día hábil. Oficina de Acceso a la Información. Tribunal Constitucional
2. El Responsable de Acceso a la Información (RAI) elabora comunicación de rechazo, Formulario FORM-OAI-04 explicando al solicitante, las razones previstas en la Ley que apliquen como excepciones al libre acceso de la información, en el plazo de cinco días hábiles, con la copia de la cédula firmada como demostración de entrega de la información. 3. Registra en el sistema el fin del trámite de la solicitud. 4. Archiva expediente de solicitud rechazada en la carpeta correspondiente. 5.0 REFERENCIAS Ley General No. 200-04 de Libre Acceso a la Información Pública Reglamento de Aplicación No. 130-05 Resolución No. 0011428 del Tribunal Constitucional 6.0 DOCUMENTOS Formulario FORM-OAI-01 Solicitud de Información Pública Formulario FORM-OAI-03 Demostración de Entrega de la Información Solicitada Formulario FORM-OAI-04 Rechazo de Solicitud de Acceso a la Información Pública 8.0 NORMAS VIGENTES 1. Las máximas autoridades en cada institución serán las responsables de clasificar la información que se elabore, posea, guarde o administre, así como denegar el acceso a la información. 2. En todos los casos en que el solicitante no esté conforme con decisión adoptada por el organismo requerido, tiene el derecho de recurrir ante la autoridad jerárquica superior de la entidad de acuerdo a los requisitos que establece la Ley y ante el Tribunal Superior Administrativo en el plazo de 15 días hábiles Oficina de Acceso a la Información. Tribunal Constitucional
PLAZOS ESTABLECIDOS POR LA LEY ACTIVIDAD PLAZO CONDICIONES Satisfacer la solicitud de información por parte de los solicitantes Enviar solicitud de información a la entidad competente Comunicar al solicitante cuando la solicitud no tiene todos los datos 15 días hábiles Prorroga de otros 10 días hábiles A partir del día hábil siguiente. Incluye en los dos casos el día del vencimiento A partir de la fecha de pago correspondiente a la expedición de algún documento 3 días hábiles A partir de la recepción de la solicitud. Incluye el día del vencimiento 3 días hábiles 3 días hábiles siguientes. Incluye el día de vencimiento. VIII. FORMULARIOS FORM-OAI-01 FORM-OAI-02 FORM-OAI-03 FORM-OAI-04 Solicitud de Información Pública Prorroga excepcional para Entrega de Información Solicitada Demostración de Entrega de la Información Solicitada Rechazo de Solicitud de Acceso a la Información FORM-OAI-05 Volante sobre la Oficina de Acceso a la Información Pública Oficina de Acceso a la Información. Tribunal Constitucional