UNIVERSIDAD ANDINA SIMÓN BOLÍVAR, SEDE ECUADOR COMITÉ DE INVESTIGACIONES CONVOCATORIA 2014 GUIA DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS PARA PROYECTOS FINANCIADOS POR EL FONDO DE INVESTIGACIONES DE LA UASB DOCENTES DE PLANTA Y ASISTENTES ACADÉMICOS * ASPECTOS GENERALES 1. Una vez aprobado el Proyecto, el investigador/a solicitará directamente a la Jefatura Financiera las contrataciones y egresos que sean del caso. La o el investigador será responsable del uso de los recursos y de la organización del trabajo de los ayudantes. 2. En caso de requerir una extensión del plazo de entrega del informe de investigación, el responsable podrá solicitarla al Comité de Investigaciones, que podrá conceder hasta dos prórrogas de tres meses cada una. Solo en casos excepcionales previa resolución del Comité de Coordinación Académica, se podría otorgar una tercera prórroga de tres meses. 3. Si no se cumpliera con el trabajo, luego de haberse cumplido con todos los plazos, el responsable rembolsará a la Universidad, previo informe de la Jefatura Financiera. 4. El informe final de investigación será revisado por dos lectores/as designados/as por el Comité de Investigaciones. Basándose en su valoración, el Comité aprobará o realizará las observaciones pertinentes para que la o el docente las incluya en una versión final de su trabajo. De ser este el caso, el investigador deberá enviar una nueva versión impresa y electrónica de su informe. MANEJO DEL FONDO El Fondo apoya con recursos económicos a las investigaciones de los docentes de planta y asistentes académicos. Los rubros y montos se establecen anualmente; para el año 2014 son los siguientes: Concepto FONDO DE INVESTIGACIONES CONVOCATORIA 2014 Descripción Monto (PA 1 t/c) a) * Contratación de ayudantes (6 meses/persona a USD 320,00 mensual m/t) 1,920.00 b) * Movilización y viáticos (viáticos y pasajes aéreos) hasta (2 pasajes, 8 viáticos) 1,160.00 c) * Materiales y bibliografía (encuestas, suministros) 500.00 d) ** Bonificación 150% de la categoría de la respectiva categoría valorada a tiempo completo, independientemente de la dedicación del o la docente, y en curso a la fecha de inicio del proyecto. Si son dos, 100% c/u, el docente que cumplió las funciones de coordinador del proyecto, recibirá, además de la bonificación por el proyecto individual, una adicional equivalente a un treinta y cinco por ciento de la remuneración correspondiente a su categoría en el escalafón * Documento revisado y aprobado por el Comité de Investigaciones en reunión el 10 de enero de 2014. 1
A. Rubros 1. Contratación de ayudantes: Esta partida tiene un monto máximo de 1,920.00 dólares de los Estados Unidos de Norteamérica, que podrá distribuirse en uno o más ayudantes de investigación, tomando en cuenta el tiempo y la dedicación: si es a tiempo completo o a medio tiempo. El investigador establecerá las condiciones de pago para el asistente de investigación, estas pueden ser: Pago del 50% al inicio y 50% al final de la investigación Pago mensual Pago global al finalizar la investigación. 2. Movilización y viáticos: Incluye costos de pasajes, movilización y viáticos. Se ha calculado un monto máximo de 1,160.00 dólares de los Estados Unidos de Norteamérica. 3. Materiales y bibliografía: Este rubro incluye costos de materiales, bibliografía, suministros, encuestas, entre otros, que se precisan para la ejecución de la investigación. El monto es de 500.00 dólares de los Estados Unidos de Norteamérica. 4. Bonificación investigador: Corresponde a una bonificación que se entrega al investigador/a al final del trabajo realizado. Su valor fluctúa de acuerdo con la categoría de la o el docente y el número de responsables del proyecto. Constituye el 150% de la categoría del o la docente, valorada a tiempo completo, independientemente de su dedicación, y en curso a la fecha de inicio del proyecto. Si son dos docentes, se calcula el 100% por cada uno, más un 35% de su bonificación a quien desarrolle el papel de coordinador de la investigación. B. Procedimientos 1. Contratación de ayudantes: Mediante memorándum se solicita al Dr. Enrique Ayala, Rector de la UASB, la contratación de la o el ayudante de investigación. En el texto se debe detallar lo siguiente: La contratación es con cargo al Fondo de Investigaciones Título del proyecto de investigación Nombre del o la responsable del proyecto Fecha en la que fue aprobado el proyecto Nombre del o la ayudante Tiempo por el cual será contratado/a (fecha de inicio y finalización) Dedicación (tiempo completo o medio tiempo) Monto y forma de pago (de conformidad con el punto 1 del acápite A) Además se adjuntará al memorándum lo siguiente: Copia de la cédula de Identidad del ayudante (pasaporte si es extranjero) Hoja de vida, en la que se incluya la formación profesional del ayudante y su experiencia en investigación. 2
Copia del título y certificados que sustentes la formación profesional de la o el ayudante. Estos documentos deberán ser enviados con copia al Comité de Investigaciones. El responsable de la investigación realizará las solicitudes de pago del o la ayudante, de conformidad con lo establecido en el contrato y deberá adjuntar la factura respectiva, para el último pago del ayudante el investigador deberá adjuntar a la solicitud un informe corto indicando si el o la ayudante ha cumplido con lo estipulado en el contrato. 2. Movilización y viáticos: La movilización y viáticos se solicitarán mediante memorándum a la Jefatura Financiera de la UASB., se debe indicar: Nombre del proyecto de investigación Nombre de la persona que realiza el viaje Lugar al que viajará Fecha de salida y fecha de retorno Requerimiento de pasajes Por cuestiones logísticas, para realizar las respectivas reservaciones, los pasajes de avión se solicitarán mínimo con dos semanas de anticipación. Si se solicita pasajes de avión o autobús es indispensable entregar los respectivos boletos a través de un memorando. Los viáticos se entregan de acuerdo a una tabla establecida por la Universidad, razón por la cual no se precisa justificar con recibos de hotel o de alimentación. Si se requiere un monto adicional para movilización se deberán exponer las justificaciones del caso para su autorización. Este Fondo debe ser respaldado con un informe al que se adjuntan los recibos del caso. 3. Materiales y bibliografía: Bibliografía: Para adquirir bibliografía se enviará un memorándum al Centro de Información y Biblioteca, solicitando la adquisición de los documentos, señalando el nombre del proyecto de investigación, su responsable y las publicaciones requeridas. El jefe del Centro de Información realizará el trámite pertinente, luego de constatar que esas publicaciones no existen en la Biblioteca de la UASB. Otros materiales: En caso de requerirse cobertura fotográfica y filmación, deberá llenarse el formulario para el efecto y entregarlo a la Jefatura de Relaciones Públicas. En el formulario se indicará: Área Administrativa: Comité de Investigaciones Actividad o evento: Nombre del proyecto de investigación. Responsable: Nombre del responsable Fecha: Especificar día, mes y año. 3
En caso de que el investigador haya realizado las adquisiciones directamente, solicitará mediante memorándum a la Jefatura Financiera la reposición del dinero, adjuntando las facturas 1 correspondientes. En todos los casos, las facturas serán consideradas por el área contable si reúne las características especificadas por esta instancia en el Anexo N:1. En caso de que el gasto se lo realizara con tarjeta de crédito deberá adjuntarse adicionalmente el vaucher y una copia del estado de cuenta resaltando el cobro del gasto efectuado. Sólo se aceptan cobros si los recibos o facturas están a nombre de la Universidad. Los materiales y bibliografía adquiridos con recursos de la UASB deberán ser entregados a la Universidad una vez concluida la investigación. 4. Bonificación del investigador: El requisito previo para efectuar el pago de la bonificación al (o los/las) investigadores, es la aprobación del informe final de investigación por parte del Comité de Investigaciones. Se solicitará a Recursos Humanos el valor que le corresponde al investigador para el pago de la bonificación. El Presidente del Comité solicitará a la Jefatura Financiera realizar el pago respectivo, una vez que la investigación sea aprobada y el proceso sea cerrado 2, se adjuntará la factura correspondiente. Nota: Cada proyecto es aprobado con un presupuesto determinado, sin embargo se pueden realizar modificaciones y ajustes. Las normas vigentes aceptan cambios entre rubros, previa la autorización del Comité de Investigaciones, excepto el rubro Bonificación Investigador el cual responde a tablas preestablecidas. 1 Las facturas deben ser emitidas a nombre de la Universidad Andina Simón Bolívar, RUC 1791233417001 2 Esta información se verá reflejada en el Informe Operativo de la Investigación 4
INSTRUCTIVO PARA LA PRESENTACI ÓN DE FACTURAS La Universidad Andina Simón Bolívar presenta en forma mensual el trámite de devolución de IVA. Con el fin de evitar la pérdida del valor por concepto de IV A correspondiente a facturas que n o cumplen con los requisitos establecidos por el Servicio de Rentas Internas, agradeceré a ustedes tomar en cuenta los requisitos que deben contener estos documentos: Para recibir una factura se deberá considerar lo siguiente: 1.- Comprobar que en la parte inferior de las facturas conste la autorización de la imprenta 2.- Verificar que la fecha de vencimiento de la factura no está caducada al momento de la recepción 3.- Que la factura pertenezca al beneficiario por el cual se está solicitando el pago Para llenar una factura, o verificar el contenido de la factura (cuando ya está llena) se deberá considerar lo siguiente: De acuerdo al reglamento de facturación del Servicio de Rentas Internas las facturas deben reunir lo siguiente: 1. Cliente.- Deberá constar el nombre de la Universidad Andina Simón Bolívar 2. RUC.- El RUC de la UAS B e s: 1791233417001 3. Dirección.- Toledo N-22-80 y Ladrón de Guevara 4. Fecha.-La fecha de emisión deberá corresponder al me s en curso a la presentación a la Jefatura Financiera. 5. Detalle o descripción.-se debe especificar el concepto, evitar poner conceptos generales Ejemplo Por clases dictadas en la materia o módulo del C E Dirección de Empresas periodo académico 2011-2012. 6. Subtotal.- Valor correspondiente al valor sin IVA, en ningún caso incluir el valor con IVA. 7. IVA.- Valor del 12% 8. Total.- La suma de l subtotal más el IVA, en caso que en una factura no alcancen el detalle por el servicio o compra realizada se deberá realizar tantas facturas como sean necesarias, cada una de estas deberán totalizarse. Ver Gráfico Nº1 5
Gráfico N º 1 Evitar: 1. Que las facturas tengan borrones, enmiendas, tachones o repisados en letras o valores. 2. Recibir tickets de máquinas registradora; deberá solicitarse una factura que contenga los datos anteriormente señalado. Bajo ningún concepto se receptará tickets para reembolso. 3. Evitar pasar solicitudes de pago sin la presentación de la factura, debido a que todos sin excepción están obligados a obtener el RUC para realizar cualquier actividad económica. Atentamente, Departamento de Contabilidad UASB 6