Manual del Expositor
PRESENTACIÓN El presente manual ha sido diseñado para proveerle toda la información necesaria para realizar un evento exitoso, estableciendo los procedimientos y condiciones para regular el buen funcionamiento y desarrollo de la Feria Internacional de Turismo de Venezuela FitVen, a celebrarse en la ciudad de Porlamar, estado Nueva Esparta del 23 al 26 de noviembre de 2017, específicamente en el Centro de Convenciones Hugo Chávez y los Salones del Hotel Venetur Margarita. Dicho manual forma parte del contrato por uso temporal de espacios expositivos adquiridos por los expositores por medio de la comisión de comercialización del evento. El Comité Organizador de la FitVen 2017, le da la más cordial bienvenida y le reitera que estamos a sus órdenes para ofrecer toda la asesoría necesaria para su participación.
Definición de Términos FERIA INTERNACIONAL DE TURISMO DE VENEZUELA, en adelante FitVen es organizada por el Ministerio del Poder Popular para el Turismo de Venezuela, conjuntamente con sus Instituciones adscritas, en adelante LOS ORGANIZADORES. Responsable Legal: El desarrollo integral de la FitVen estará a cargo del Instituto Nacional de Turismo INATUR, el cual figura en la documentación específica de la Feria. Reglamento: La FitVen se regirá por el presente, formando parte del mismo con igual validez: las normativas básicas para montaje y desmontaje de stands; normativas para la solicitud de servicios adicionales, normas para solicitud de credenciales del Expositor, Co-Expositor y Constructores, así como invitaciones especiales; planos de los pabellones y de la planta general del área de exposición, Programa del Expositor, entre otros. Hallándose el presente Manual a la disposición de los participantes y siendo ampliamente difundido, presumiéndose el conocimiento del mismo por todos los Expositores.
Definición de Términos Expositor: Empresa y/o Institución que da a conocer sus productos o servicios, a través de las ferias y eventos de exposición; siendo éste el mejor escenario para el lanzamiento de nuevos productos ante un número amplio de potenciales clientes, realizar estudios de mercado, visitar y ser visitado por sus actuales clientes, concretar ventas, encontrar nuevas empresas comercializadoras de sus productos o servicios y proveedoras de elementos necesarios para llevar a cabo las actividades de la empresa. Es la empresa contratante de los servicios en la feria o evento. Co-Expositor: Al igual que el Expositor, éste es una empresa y/o institución que da a conocer sus productos o servicios, a través de las ferias y eventos de exposición, sin embargo el Co-Expositor no realiza contacto directo con los organizadores del evento; su participación está coordinada por el Expositor. Visitante Profesional: El Visitante Profesional, es el potencial cliente de los servicios y/o productos ofrecidos por los Expositores y sus Co-Expositores; proviene de diferentes latitudes de la geografía nacional e internacional, su asistencia permite aumentar la distribución de los servicios o productos, mejorar el alcance, los objetivos de venta establecidos y por consiguiente la proyección de la empresa.
Autoridades El Comité Organizador, en adelante C.O., es la autoridad de la FitVen y sus decisiones serán por lo tanto inapelables. El C.O. puede delegar su autoridad en cualquier otro organismo de su dependencia, y es facultad exclusiva del mismo la aplicación e interpretación del ante situaciones no previstas. El C.O. podrá, en caso de excepción y cuando lo consideren conveniente para un mejor funcionamiento de la FITVEN, apartarse de las normas establecidas en el presente manual siendo sus decisiones obligatorias para todos los participantes.
Lugar y Fecha de Realización FITVEN se realizará en el Centro de Convenciones Hugo Chávez y los Salones del Hotel VENETUR Margarita, en el estado Nueva Esparta de la República Bolivariana de Venezuela, del 23 al 26 de noviembre de 2017. Participantes y Productos Tienen derecho a participar en la FitVen todos los organismos gubernamentales, representaciones, instituciones oficiales o privadas, nacionales, internacionales, profesionales, operadores comerciales y prestadores de servicios de todas las áreas de la actividad turística. Los Expositores podrán exhibir y comercializar los productos que han consignado en la solicitud de admisión. En caso de querer incorporar nuevos productos, deberán solicitar y obtener del C.O. la correspondiente autorización.
Condiciones Generales de Participación Los interesados deberán llenar el Formulario de Registro, que facilitará el C.O., completando todos los datos que se señalan en el mismo y cumplir las pautas establecidas en el presente Manual. Los datos solicitados para la inscripción de expositores deben ser transparentes y fidedignos, los mismos serán revisados por el C.O. para la confirmación de la reserva. Una vez confirmado el espacio físico para participar en la FitVen por parte del C.O., no podrá ser cancelada la misma; salvo en los casos que el C.O. considere pertinentes. Podrán participar aquellos prestadores que estén al día con la Contribución Especial del 1%, en caso de ser un prestador de servicios turísticos.
Normativas Básicas de Montaje y Desmontaje MONTAJE: Días de montaje: Del lunes 20 al miércoles 22 de noviembre de 2017 Horario: 8:00 a.m. 7:00 p.m. DESMONTAJE: Días de desmontaje: Lunes, 27 de noviembre de 2017 Horario: 08:00 a.m. hasta las 05:00 p.m. El día domingo 26 de noviembre de 2017, se podrán retirar algunos elementos del stand; a partir de las 09:00 p.m., hasta las 10:00 p.m. El área asignada deberá ser entregada de igual manera como fue consignada a cada expositor. El C.O. de la FitVen, se reserva el derecho de desmontar o retirar cualquier elemento que no sea retirado por el expositor en el período aquí señalado. El C.O. no se hace responsable por material de construcción o decorativo dejado en el complejo ferial, fuera de los días seleccionados para el montaje y desmontaje de stand.
Adquisición de Stand Los espacios son los indicados en los planos de la FitVen con número y dimensiones correspondientes. Los espacios físicos entregados a los Expositores, están provistos de: - Tabiquería divisoria. - Dos (2) Tomas de Corriente eléctrica de 110 v. por stand y su consumo durante las actividades de montaje y desmontaje. - Altura máxima permitida para su diseño de hasta 5 mts. - Vigilancia de áreas comunes. - Limpieza general en áreas comunes. - Iluminación general (Dos lámparas por cada stand). - Asesoramiento y administración general. - Tres (3) Credenciales por stand. El Expositor que requiera Corriente eléctrica de 220 v. deberá proveerse de la misma mediante el uso de Planta Eléctrica, proporcionada por él mismo; en ese sentido no será responsabilidad del C.O. coordinar, suministrar ni ofrecer tal servicio. El Expositor no podrá ceder, donar, vender, alquilar, transferir el espacio adjudicado, ni parte del mismo.
Adquisición de Stand. Todos los expositores deben de cumplir con diseños de calidad para sus stands, para lo cual le presentamos algunos diseños. Cada Expositor deberá colocar un sobrepiso la medida del Stand adquirido. Está prohibido el uso y almacenamiento dentro de los pabellones de exposición de artículos inflamables, explosivos, de productos que presentan riesgo químico, radioactivo, venenoso o combustible. El montaje deberá realizarse en base a diseños prefabricados, no se permitirá el uso de máquinas de soldar, taladrar, ni cualquier otra que pueda afectar la estructura general del Pabellón. El uso de las pinturas en aerosol estarán supeditadas al uso de protectores plásticos tanto en el piso del espacio contratado, como a la protección de pasillos y áreas aledañas. De igual manera, la utilización de este producto deberá ser de forma limitada y controlada por el Expositor, es decir, en el área externa del Pabellón. Queda prohibida la instalación de elementos que afecten la estructura del Pabellón (cielorraso, pisos, muros, estructuras, entre otros).
Adquisición de Stand Se debe aislar el espacio del stand para no afectar las áreas adyacentes, mediante la colocación de plásticos en todas las áreas de exhibición, en el momento de montaje y desmontaje. Está bajo responsabilidad del Expositor la reparación, renovación o restauración de los daños causados al Pabellón de exposición incluyendo estructuras de stand, revestimiento y conexiones eléctricas; dicha responsabilidad también abarca sus contratistas y/o cualquier otra persona bajo su cargo. Se prohíbe terminantemente, cualquier instalación eléctrica fuera de aquellas instaladas por el personal autorizado por la FitVen. El ingreso de los materiales y/o elementos a utilizar en el stand, se hará mediante documento descriptivo señalando: Pabellón de ubicación, tamaño del stand, nombre del Expositor, número de stand, fechas de ingreso y egreso al área de exposición, descripción detallada de los elementos a ingresar, nombre del responsable ante el C.O.
Adquisición de Stand Las condiciones físicas del Pabellón de exposición no se modificarán con el fin de acoplarse al diseño del stand, por lo cual el proyecto individual de cada Expositor deberá ajustarse a las condiciones del espacio. Bajo ningún concepto pueden dejar el espacio vacío. No está permitida la venta de ningún tipo de productos como: artesanía, licores, alimentos, entre otros. No se permitirá la degustación de alimentos y bebidas alcohólicas. No se entregarán áreas para montaje antes de la fecha y hora prevista. No se permitirá el desmontaje después de la fecha y hora programada. Todo material POP deberá contener la Marca País.
Adquisición de Stand Es de carácter obligatorio que los stands cuenten con personal responsable de los elementos existentes, dentro de los horarios establecidos para Expositores. FitVen se reserva el derecho de desmontar o retirar cualquier elemento que considere que vaya en contra de las normas aquí establecidas. Todo montaje deberá guardar la adecuada estética y mantener buenos acabados, de manera que no afecten la imagen integral del Pabellón. No se permitirá en los Pabellones expositivos, la comercialización de ningún producto que no sea paquetes o servicios turísticos.
Credenciales Toda Credencial será impresa a color por el Expositor adquiriente del Stand, por lo que deberá estar seguro de las personas que estarán acreditados para los días que dure el Feria. Toda Credencial será verificada antes del ingreso al recinto ferial por el personal asignado por C.O. El uso de las credenciales es indispensable e intransferible, las mismas deberán ser portadas en todas las áreas de la FitVen, de manera visible. El ingreso y permanencia en el Complejo Ferial, se realizará exclusivamente con las credenciales, invitaciones y/o pases especiales por escrito, emitidas por el C.O. El expositor tendrá por cada stand de 6mts2, tres (03) credenciales; en caso de requerir acreditación adicionales, las mismas tendrán un costo de OCHENTA Y SEIS MIL CIENTO VEINTICINCO Bolívares Bs 86.125,00, para el Pabellón Nacional y un costo de VEINTICINCO DOLARES EXACTOS (U$.25,00), para el Pabellón Internacional. El expositor podrá solicitar al C.O. de forma gratuita, credenciales para personal de construcción. Las mismas podrán ser utilizadas sólo para los días de montaje y desmontaje.
Sistema Eléctrico Máximo de consumo eléctrico para cada expositor en los pabellones: Nacional e Internacional. Tomando en consideración que la potencia en equipos instalados no debe exceder de los siguientes: Pabellón Nacional Conexión eléctrica de 110 V, con un consumo no mayor de 2,5 KW Pabellón Internacional: Conexión eléctrica de 110 V, con un consumo no mayor de 3 KW cada uno Queda totalmente prohibido efectuar conexiones clandestinas y/o conectar potencias superiores a las solicitadas.
Horarios de Exposición en los Pabellones Días de la FitVen: Del jueves 23 al domingo 26 de noviembre de 2017, en el siguiente horario. Inauguración: jueves 23 de noviembre de 2017. Entrada expositores: 09:30 am Salida expositores: 10:00 pm. Entrada visitantes profesionales: 10:00 am. Salida visitantes profesionales: 10:00 pm Viernes 24 de noviembre de 2017 Entrada expositores: Salida expositores: Entrada visitantes profesionales: Salida visitantes profesionales: 09:30 am 10:00 pm 10:00 am 10:00 pm
Horarios de Exposición en los Pabellones Sábado 25 de noviembre de 2017 Entrada expositores: Salida expositores: Entrada visitantes profesionales y público general: Salida visitantes profesionales y público general: Domingo 26 de noviembre de 2016 Entrada expositores: Salida expositores: Entrada visitantes profesionales y público general: Salida visitantes profesionales y público general: 09:30 am 05:00 pm 10:00 am. 05:00 pm 09:30 am 05:00 pm 10:00 am 05:00 pm
Seguridad Está prohibido fumar en las diferentes áreas del Complejo Ferial según la resolución Nº 39.627, del Ministerio del Poder Popular para la Salud que prohíbe fumar en espacios cerrados, sean públicos o privados. Prohibido el ingreso en estado de ingesta de alcohol y/o sustancias estupefacientes o psicotrópicas. Prohibido el acceso con armas de cualquier tipo, objetos punzo penetrantes, objetos contundentes, sustancias inflamables y sustancias tóxicas o químicas. El ingreso de los menores de edad se realizará bajo la compañía de sus padres y/o representantes, los cuales deberán mantener a sus niños tomados de la mano y bajo supervisión constante. Prohibido el ingreso de mascotas. Sólo se permitirá ingresar aquellas que por su entrenamiento sean apoyo de las personas con discapacidad y/o movilidad reducida.
Seguridad El recorrido de la feria tendrá un sólo sentido. El C.O. Mantendrá un personal de vigilancia general, responsable del orden público y protección de los expositores, visitantes profesionales y público en general, no siendo responsable de robos y hurtos durante las horas de exposición. Durante las horas de cierre de la feria al público, sólo podrá permanecer en las instalaciones del Complejo Ferial, personal autorizado y de vigilancia previsto para tal fin, y los que el C.O. autorice, mediante comunicación. El C.O., proporcionará el personal de seguridad en cada Pabellón, el cual será totalmente responsable de los elementos de exposición fuera del horario de la feria. Durante el período de exposición cada Expositor es responsable por la seguridad de los elementos existentes dentro de sus stands. El personal de seguridad durante este período se encontrará a la disposición del Expositor por cualquier eventualidad, ofreciendo seguridad en las áreas comunes.
Seguridad En los pabellones, no se permitirá personal de vigilancia privado colocado por el Expositor. El Expositor y su personal están obligados a permitir la revisión de los bultos y/o vehículos que entren y/o salgan del Complejo Ferial. El C.O. no se hace responsable por pérdidas o robos de elementos durante los días de montaje, desmontaje ni dentro de los horarios de exposición. Está prohibido retirarse hasta tanto no finalice el evento y al finalizar el mismo, el equipo de seguridad del C.O. debe verificar en cada stand los materiales y equipos presentes. El C.O. no se hará responsable por equipos y materiales que se encuentren en los stands, si el expositor abandona el mismo antes de su verificación. Cada Expositor deberá presentar un inventario (Planilla de Verificación) de los equipos y materiales que quedarán en resguardo del personal de seguridad, el cual deberá ser llenado y posteriormente verificado por ambas partes.
Mantenimiento El C.O., ofrece un mantenimiento general en los pabellones, aunque cada expositor deberá mantener en óptimas condiciones de limpieza e higiene el área asignada para su exposición El C.O. únicamente estará a cargo del servicio de limpieza de las zonas generales y/o comunes dentro del pabellón. Sanciones En caso de no presentarse el expositor en las instalaciones del complejo ferial o desee retirar su participación en el lapso de quince (15) días antes a la realización del evento, NO se realizará el reembolso de la inversión realizada por concepto de NO-SHOW y el mismo tendrá una sanción donde no podrá participar durante un lapso de dos (02) años consecutivos en la FitVen, salvo en los casos que C.O. considere pertinentes. El expositor que mantenga un comportamiento inadecuado o incumpla el reglamento establecido en el presente manual, no podrá participar durante un lapso de dos (02) años consecutivos en la FitVen.