Bogotá D.C. Julio de 2014
Tabla de contenido 1. INTRODUCCIÓN 3 2. OBJETIVO 3 3. ALCANCE 3 4. DEFINICIONES 4 5. BUENAS PRACTICAS 6 6. MARCO LEGAL 15 7. REQUISITOS TÉCNICOS 15 8. DOCUMENTOS ASOCIADOS 16 9. RESPONSABLE DEL DOCUMENTO 16 2
1. INTRODUCCIÓN Dentro del Plan Institucional de Gestión Ambiental (PIGA) de la Presidencia de la Republica es de vital importancia tener objetivos claros frente a los procesos que demarcan las buenas prácticas ambientales, la sensibilización y la reflexión como aspectos fundamentales dentro de la responsabilidad social corporativa, que generen una nueva cultura de uso eficiente de los recursos naturales y permitan un desarrollo justo y una gestión biosostenible. Partiendo de la base de que este es un mundo de todos y para todos, lo menos que se puede hacer es buscar soluciones conjuntas. Creando cultura ciudadana que permita generar espacios de cambio frente al cuidado de estos recursos, lo que implicaría beneficios para la humanidad. Pensar en plural es la clave. Cada cual desde su casa, su oficina, en su barrio, en la calle, reconozca lo maravilloso que es vivir en este planeta tierra y más aún en un país como Colombia y decidámonos a hacer algo por asegurarle un mundo mejor a las próximas generaciones. Estos lineamientos no pretenden ser exhaustivos, pero si permite abrir un camino en la cultura de los trabajadores que ejecutan sus labores en el Departamento Administrativo de la Presidencia de la República y su contenido contempla los siguientes aspectos: Política Eficiencia administrativa y cero papel. Uso eficiente y Ahorro del Agua. Ahorro en el consumo de energía. Generación de Residuos. El control de la emisión de gases de los vehículos. Productos Químicos. Todo lo anterior está encaminado a que el impacto humano de los servidores del DAPRE en el desarrollo de sus tareas y en su diario vivir, aporte beneficios al ambiente y realice el menor deterioro posible de su entorno. 2. OBJETIVO El objetivo de estos lineamientos es involucrar al personal administrativo de la Presidencia de la Republica en la toma de conciencia sobre el medio ambiente y difundir las formas en que pueden ayudar a mitigar problemas medioambientales a través de simples costumbres o hábitos. 3. ALCANCE Los lineamientos de Buenas Prácticas ambientales aplican a todos los procesos del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República, a través de sus funcionarios, servidores públicos, colaboradores y visitantes. Los funcionarios de la Entidad tienen la obligación de dar cumplimiento a los requerimientos y normas vigentes para este fin. 3
4. DEFINICIONES Aceites Usados. Son aquellos aceites con base mineral o sintética que se han convertido o tornado inadecuados para el uso asignado o previsto inicialmente, tales como: lubricantes de motores y de transformadores, grasas, aceites de equipos, residuos de trampas de grasas (Resolución 1164/2002). Almacenamiento. Es el depósito temporal de residuos o desechos peligrosos en un espacio físico definido y por un tiempo determinado con carácter previo a su aprovechamiento y/o valorización, tratamiento y/o disposición final (Decreto 4741/2005). Buenas Prácticas Ambientales. Es uno de los instrumentos para la mejora medioambiental de una empresa. Son un conjunto de acciones sencillas que implican un cambio de actitud y de comportamiento en nuestras actividades diarias, promoviendo una relación amigable con el ambiente.. Disposición Final. Es el proceso de aislar y confiar los residuos o desechos peligrosos en especial los no aprovechables, en lugares especialmente seleccionados, diseñados y debidamente autorizados, para evitar la contaminación y los daños o riesgos a la salud humana y al ambiente (Decreto 4741/2005). Gestión Integral. Conjunto articulado e interrelacionado de acciones de política, normativas, operativas, financieras, de planeación, administrativas, sociales, educativas, de evaluación, seguimiento y monitoreo desde la prevención de la generación hasta la disposición final de los residuos o desechos peligrosos, a fin de lograr beneficios ambientales, la optimización económica de su manejo y su aceptación social, respondiendo a las necesidades y circunstancias de cada localidad o región (Decreto 4741/2005). Huella de Carbono: Se define como la cantidad de carbono que se libera a la atmósfera debido a las diferentes actividades humanas tales como el uso de energía, alimentación, transporte, etc., y que contribuye al calentamiento global. Huella Ecológica. La huella ecológica mide la superficie necesaria para producir los recursos consumidos por un ciudadano medio de una determinada comunidad, así como la necesaria para absorber los residuos que genera, independientemente de donde estén localizadas estas áreas. Plan de Gestión de Devolución de Productos Post Consumo. Instrumento de gestión que contiene el conjunto de reglas, acciones, procedimientos y medios dispuestos para facilitar la devolución y acopio de productos post consumo que al desecharse se convierten en residuos peligrosos, con el fin de ser enviados a instalaciones en las que se sujetarán a procesos que permitirán su aprovechamiento y/o valorización tratamiento y/o disposición final controlada (Decreto 4741 /2005). Reciclaje. Es el proceso mediante el cual se aprovechan y transforman los residuos sólidos recuperados y se devuelve a los materiales su potencialidad de reincorporación como materia para la fabricación de nuevos productos (Decreto1713/2002). Recolección. Es la acción y efecto de recoger y retirar los residuos sólidos de uno o varios generadores efectuada por la persona prestadora del servicio (Decreto 1713/2002). 4
Recuperación. Es la acción que permite seleccionar y retirar los residuos sólidos que pueden someterse a un nuevo proceso de aprovechamiento, para convertirlos en materia prima útil en la fabricación de nuevos productos. (Decreto 1713/2002). Residuos Biosanitarios. Son todos aquellos elementos o instrumentos utilizados durante la ejecución de los procedimientos asistenciales que tienen contacto con materia orgánica, sangre o fluidos corporales del paciente humano o animal (Resolución 1164/2002). Residuo. Es cualquier objeto, material, sustancia elemento o producto que se encuentra en estado sólido o semisólido, o es un líquido o gas contenido en recipientes o depósitos, cuyo generador descarta, rechaza o entrega porque sus propiedades no permiten usarlo nuevamente en la actividad que lo generó o por que la legislación o la normatividad vigente así lo estipula (Decreto 4741/2005). Residuo Sólido Aprovechable. Es cualquier material, objeto, sustancia o elemento sólido que no tiene valor de uso directo para quien lo genere, pero que es susceptible de incorporación a un proceso productivo (Decreto 1713/2002). Residuo Sólido No Aprovechable. Es todo material o sustancia sólida o semisólida de origen orgánico e inorgánico, putrescible o no, proveniente de actividades domésticas, industriales, comerciales, institucionales, de servicios, que no ofrece ninguna posibilidad de aprovechamiento, reutilización o reincorporación en un proceso productivo (Decreto 1713/2002). Residuo Peligroso. Es aquel residuo o desecho que por sus características corrosivas, reactivas, explosivas, tóxicas, inflamables, infecciosas o radiactivas puede causar riesgo o daño para la salud humana y el ambiente. Así mismo, se considera residuo o desecho peligroso los envases, empaques y embalajes que hayan estado en contacto con ellos (Decreto 4741/2005). 5
5. BUENAS PRACTICAS 5.1 POLÍTICA EFICIENCIA ADMINISTRATIVA Y CERO PAPEL Reducir el tamaño de los documentos al imprimir o fotocopiar. Es recomendable utilizar las funciones que permites reducir los documentos a diferentes tamaños de tal forma que en una cara de la hoja quepan dos o más páginas por hoja, lo que para revisión resulta muy apropiado. Elegir el tamaño y fuente pequeños. Elegir el tipo de letra más pequeño posible en la impresión de borradores cuando sea estrictamente necesario (por ejemplo 10 puntos, mientras se trabaja en la pantalla de la computadora con un tipo de letra más grande por ejemplo 14 o 16 puntos), permite aprovechar mejor el área de impresión de las hojas. En las versiones finales o en documentos oficiales deberán utilizarse las letras y tamaños determinados por el Sistema de Gestión de Calidad o las normas relacionadas con estilo e imagen Institucional. Configuración correcta de las páginas. Cuando las impresiones salen mal, por lo general, frecuentemente se debe a que no verificamos la configuración de los documentos antes de dar la orden de imprimir. Para evitar estos desperdicios de papel es importante utilizar las opciones de revisión y vista previa para asegurarse que el documento se encuentra bien configurado. Lectura y corrección en pantalla. Durante la elaboración de un documento es común que se corrija entre dos y tres veces antes de la versión definitiva. Al hacer la corrección en papel se está gastando el doble del papel, de modo que un método sencillo para evitar el desperdicio es utilizar el computador para hacer la revisión en pantalla, que adicionalmente nos ofrece la posibilidad de utilizar correctores ortográficos y gramaticales antes de dar la orden de imprimir. Reciclar. El reciclaje de papel disminuye los requerimientos de árboles para la fabricación de papel, así como la emisión de elementos contaminantes. Por tal motivo las Entidades y los servidores públicos deberán mantener políticas y acciones que faciliten el reciclaje de papel. 6
Evitar el uso de papel siempre que sea posible, guardando los documentos en forma digital, aprovechando la Intranet, correos electrónicos, carpetas de archivos, etc. Intranet. Se pueden configurar servicios de información y referencia en línea y eventualmente se constituye en el medio ideal para fortalecer elementos de interacción y trabajo colaborativo que pueden convertirla en una gran herramienta tecnológica para la gestión de conocimientos u la innovación de las entidades. El correo electrónico. Debe constituir la herramienta preferida para compartir información evitando el uso de papel. El elemento más importante para disminuir la utilización del soporte en papel es el empleo de documentos electrónicamente bien sea que estos hayan sido escaneados desde un original o en físico o que hayan sido creados mediante aplicaciones ofimáticas, programas de diseño entre otras herramientas ofimáticas. Para garantizar la correcta administración de estos documentos electrónicos de archivo es necesario el uso de una aplicación que permita su captura, registro, clasificación archivo que controle el acceso facilite su recuperación, publicación y disposición final en todas las medidas de seguridad necesarias. Aprovechar el papel por las dos caras en el fotocopiado e impresión de documentos, siempre que sea posible. Una forma eficaz de reducir el consumo de papel en la oficina es utilizar ambas caras de la hoja, en lugar de una sola. Cuando se utilizan las dos caras se ahorra papel, envidos, espacios de almacenamiento, se reduce el peso, son más fáciles para engrapar, encarpetar y transportar. En caso de los servidores públicos deberán utilizar siempre la impresión y fotocopia a doble cara, con excepción de aquellos casos en que normas internas, como las del Sistema de Gestión de Calidad, Programa de Gestión Documental o requerimientos externos, exijan el uso de una sola cara de la hoja. Optimizar el uso de suministros. Utilizar los implementos de trabajo hasta agotarlos; agendas, blocs de notas, lapiceros, reutilizar carpetas y sobres. Lo anterior es de obligatorio cumplimiento de servidores públicos, colaboradores y visitantes de la Entidad, basados en la Responsabilidad individual y colectiva de proteger y defender el ambiente del planeta en el que vivimos. Deposite el papel para reciclar en el contenedor gris debidamente rotulado y dispuesto para tal fin, en los puntos ecológicos en las oficinas de Presidencia de la República. 7
5.2 USO EFICIENTE Y AHORRO DEL AGUA Los cambios en el comportamiento de los funcionarios y visitantes pueden ahorrar agua sin modificar los equipos existentes, lo cual implica tener en cuenta lo siguiente: Cuando se utilice el lavamanos de los baños, los sanitarios, los lavaplatos, los lavaderos, en la limpieza de las instalaciones de la Entidad, se debe verificar que la llave del agua quede bien cerrada. Si se detecta un funcionamiento incorrecto, fugas o goteos, se debe comunicar inmediatamente al Área Administrativa Grupo de Mantenimiento, la cual adoptará las acciones pertinentes, evitando así gastos innecesarios. Promueva la utilización de inodoros con tanques de bajo consumo en su oficina. En los inodoros tradicionales se puede ahorrar agua utilizando un contrapeso en la cisterna o tanque; puede utilizarse un ladrillo o una botella de plástico llena de agua o arena. Sugiera la implementación en los sistemas sanitarios, de reductores de caudales o de mecanismos que reducen la cantidad de agua y mantienen su presión. Si se cuenta con espacios verdes, procure instalar sistemas de riego por aspersión y utilícelos solamente en las tardes. Incluso se puede utilizar el agua lluvia recolectada desde los techos, para el riego. En los últimos 50 años la cantidad de agua disponible por persona ha disminuido en una proporción de diez veces y recuerda que GOTA A GOTA EL AGUA SE AGOTA. 8
5.3 AHORRO EN EL CONSUMO DE ENERGÍA Para el buen uso de la energía y conservar el medio ambiente, las personas que laboran en la Entidad y los visitantes deben poner en práctica las siguientes recomendaciones: Ahorrar energía usando el salvapantallas que deja la pantalla en negro. Coloque el salvapantalla del monitor en opción ninguno y configure su tiempo de inactivación para 2 minutos. Apagar el computador, las impresoras y los demás aparatos eléctricos, que no estén en uso, si estos no se van a utilizar por más de una hora, así como cuando haya finalizado la jornada laboral. Desconectar aparatos como cargadores de celular, tajalápiz eléctrico, calentadores, etc. Apagar las luces que no sean necesarias y aprovechar al máximo la iluminación natural del sol. Usar bombillos ahorradores. Mantener limpias las bombillas y lámparas para que iluminen al máximo. Asegurar una adecuada disposición final para los tubos fluorescentes, pues son residuos catalogados como peligrosos. Sugiera la instalación de mecanismos de encendido y apagado automáticos de luz en áreas pocos visitados como archivos y bodegas. Configure los computadores en Ahorro de Energía; a menudo, este sistema se encuentra desactivado, por lo que hay que asegurar su funcionamiento. De este modo garantizara la reducción del consumo de electricidad hasta en un 50%. 9
Desconecte el alimentador de corriente al final de la jornada, pues los equipos consumen una energía mínima, incluso cuando están apagados. Realice un mantenimiento preventivo a los equipos, esto evita la perdida de energía y optimiza su rendimiento. Revise periódicamente enchufes, conexiones e instalaciones eléctricas para evitar fallas. Selle bien puertas y ventanas, para aprovechar la eficiencia de los equipos de calefacción y refrigeración (en caso de usarlo). Utilice bombillos fluorescentes de 10 y 20 vatios en reemplazo de las bombillas convencionales de 60 y 100 vatios respectivamente. Los timers o temporizadores de los calentadores eléctricos son una de las mejores formas de ahorrar energía porque usted los programa. Es un desperdicio de energía que el calentador exceda los 60 Centígrados. Fíjese bien a la hora de programarlo. La temperatura máxima de una nevera no debe superar los 5 C. Una capa de hielo mayor a los 5 milímetros de espesor consume más energía. Evite abrir y cerrar la nevera porque el intercambio de aire caliente y de aire frio consume más energía. Un computador portátil consume en promedio de 50 a 80 % menos de energía (dependiendo de las especificaciones), que cualquier PC de escritorio. 10
5.4 GENERACION DE RESIDUOS Para asegurar la correcta gestión de los distintos residuos generados, se ha previsto una serie de medidas que deben ser conocidas, respetadas e implementadas al interior de la Entidad. Cada servidor y/o visitante dentro de la Entidad, debe depositar los residuos generados en recipientes plásticos de 3 tipos, ubicados en puntos estratégicos de cada sede para tal fin, los cuales, están identificados para su adecuado uso. RESIDUOS RECICLABLES PLASTICOS Y DE VIDRIO RECIPIENTE AZUL Los residuos reciclables son aquellos que se pueden transformar para convertirlos en un nuevo elemento. Algunos de estos elementos: Botellas plásticas, de vidrio, bolsas, latas metálicas. Estos recipientes deben estar vacíos y preferiblemente limpios. RESIDUOS RECICLABLES PAPEL RECIPIENTE GRIS Los residuos reciclables son aquellos que se pueden transformar para convertirlos en un nuevo elemento. Algunos de estos elementos: cartón, papel periódico, revistas, libros, lapiceros, empaques de pegante, ganchos de cosedora. Como resultado de la alta generación de papel dentro de la entidad, cada proceso y su (s) dependencias debe contar con un espacio adecuado para ubicar de forma separada el papel que ya no se pueda reutilizar y el personal de la empresa de aseo se encargará de llevarlo al depósito en las bolsas adecuadas. RESIDUOS ORDINARIOS RECIPIENTE VERDE Son aquellos que provienen de minerales y productos sintéticos. Dichos materiales NO son biodegradables y NO se pueden reciclar. Algunos de estos elementos: el barrido de pisos, el icopor, papel fax, papel carbón, papel aluminio, papel engrasado, papel fotográfico, mezcladores, goma de mascar. 11
Un paso fundamental para la exitosa recuperación de los residuos, es separarlos desde la fuente y es cada funcionario y/o visitante quienes deben colaborar con esta labor. RESIDUOS PELIGROSOS Un Residuo Peligroso es aquel residuo o desecho que por sus características corrosivas, reactivas, explosivas, tóxicas, inflamables, infecciosas o radioactivas puede causar riesgo o daño para la salud humana y el ambiente. Así mismo se consideran residuos o desechos peligrosos los envases, empaques y embalajes que hayan estado en contacto con ellos. Dado el carácter especial que tienen los residuos peligrosos como las lámparas, las baterías, pilas y medicamentos vencidos, su disposición dentro de la Entidad será de manera diferenciada al resto. Por lo tanto, es deber de cada proceso y sus dependencias hacer entrega de estos residuos debidamente empacados y rotulados como peligrosos, para gestionar la disposición adecuada de los mismos. De preferencia use pilas recargables, pues tienen la ventaja de poder reutilizarse más de 100 veces, lo que supone un importante ahorro económico y una significativa disminución del vertido de pilas al medio ambiente. Se debe solicitar a los Proveedores el uso de productos amigables con el ambiente y la adecuada disposición de residuos que llegaren a generar dentro de nuestras instalaciones, caso como el de la fumigación, mantenimiento de aires acondicionados, jornadas de vacunación, etc. Los residuos Biosanitarios (gasas, materiales de curación impregnados con restos de medicamentos, con sangre o fluidos corporales) deben depositarse en bolsas Rojas y realizar la disposición con un gestor autorizado. Recicle, materiales como el plástico, papel, vidrio y cartón en buen estado, ya que son útiles para la fabricación de nuevos productos. Por ejemplo, con el PET de bebidas se elaboran escobas. Deposite los residuos reciclables en los contenedores rotulados para tal fin, en los puntos ecológicos ya sea en cada uno de los pisos de los edificios. Recuerde separar en la fuente los residuos sólidos. De esta forma evitaremos la contaminación del suelo y de nuestras fuentes hídricas. NO SON RECICLABLES MATERIALES COMO: Papeles sucios, papel diamante, mantequilla, de fax y calco, Papel o cartón grabado o encerado, Papel o cartón plastificado, Vasos, platos y tarrinas desechables. La Presidencia de la República cuenta con puntos ecológicos para la separación en la fuente, los cuales están constituidos por tres canecas de colores distintos cuya denominación y descripción es la sugerida por la Guía Técnica Colombia GTC 24 del ICONTEC. 12
5.5 EL CONTROL DE LA EMISION DE GASES DE LOS VEHICULOS El uso inmoderado del automóvil es la principal fuente de contaminación atmosférica en las ciudades, contribuye al cambio climático, a los problemas respiratorios, genera contaminación acústica, problemas de estrés y accidentes. La Entidad con el objeto de evitar la contaminación ambiental ocasionada por la emisión de gases vehiculares, realiza periódicamente mantenimiento preventivo al parque automotor de su propiedad lo que contribuye a disminuir los gases producidos por el combustible. Algunas recomendaciones aplicables permanentemente: Apagar el motor del vehículo en paradas prolongadas. Usar bicicleta siempre que se pueda. Es más ecológica, muy saludable, no hace ruido. No tirar el aceite utilizado en el motor y otros elementos del vehículo, en cualquier parte. Debe ser depositado en un tanque especial y demarcado, o entregado en los centros de servicio automotor. Un solo litro de aceite tiene la capacidad de contaminar un millón de litros de agua potable. Mantener al día la revisión técnico mecánica y de gases del vehículo. Un vehículo en buenas condiciones técnico mecánica y de gases, nos trae opciones de ahorro, aire limpio y un carro que ayuda a cuidar el medio ambiente. 13
5.6 PRODUCTOS QUÍMICOS El conocimiento del correcto manejo de cualquier producto químico es indispensable, ya que estará en capacidad de distinguir el producto químico, su característica de peligrosidad, riesgo ocupacional y ambiental, así como tomar las acciones preventivas y correctivas en caso de emergencia. De no ser así, se podrían presentar accidentes de trabajo que causarían lesiones en la salud y el medio ambiente (contaminación, pérdida de recursos, etc.). Como práctica aplicable se tiene la disposición y actualización sobre el adecuado manejo de estos productos por parte del personal que por sus funciones debe manipularlos. PRÁCTICAS EN LA COMPRA DE PRODUCTOS QUÍMICOS Es necesario garantizar que el proveedor proporcione las fichas de seguridad y los rótulos del producto químico. La Ficha de seguridad permite comunicar, en forma muy completa y clara, los peligros que ofrecen los productos químicos tanto para el ser humano como para la infraestructura y los ecosistemas. También informa acerca de las precauciones requeridas y las medidas a tomar en caso de emergencia. Los rótulos del producto químico son aquellos que se encuentran en el envase, empaque y/o embalaje del producto y proporcionan la información necesaria sobre el manejo seguro y el almacenamiento, colores o símbolos de peligrosidad, indicaciones sobre riesgos y consejos de seguridad. 14
PRÁCTICAS EN ALMACENAMIENTO DE PRODUCTOS QUÍMICOS Es importante considerar aquí el concepto de la HUELLA DE CARBONO: que se define como la cantidad de carbono que se libera a la atmósfera debido a las diferentes actividades humanas tales como el uso de energía, alimentación, transporte, etc., y que contribuye al calentamiento global. Para almacenar productos químicos de manera segura, en especial en lugares muy estrechos, identifique los riesgos que se presentan cuando se mezclan dos sustancias o cuando una sustancia se encuentra en condiciones adversas de medio ambiente para su manejo, como son: altas temperaturas, fuentes de ignición o humedad. Verificar si el espacio donde se almacenan los productos químicos, cumple con las normas básicas tales como ventilación y luz natural, paredes incombustibles, piso no absorbente, ausencia de sifones o desagües, etc. 6. MARCO LEGAL Decreto 4741 de 2005, Por el cual se reglamenta parcialmente la prevención y el manejo de los residuos o desechos peligrosos generados en el marco de la gestión integral. Decreto 1713/2002, "Por el cual se reglamenta la Ley 142 de 1994, la Ley 632 de 2000 y la Ley 689 de 2001, en relación con la prestación del servicio público de aseo, y el Decreto Ley 2811 de 1974 y la Ley 99 de 1993 en relación con la Gestión Integral de Residuos Sólidos". Resolución 1164/2002, Por la cual se adopta el Manual de Procedimientos para la Gestión Integral de los residuos hospitalarios y similares. Directiva Presidencial 04, Eficiencia Administrativa y Lineamientos de la Política Cero Papel en la Administración Pública. 7. REQUISITOS TÉCNICOS Guía Técnica Colombia GTC 24 del ICONTEC, que tiene como objeto brindar las pautas para realizar la separación de los materiales que constituyen los residuos no peligrosos en las diferentes fuentes de generación: doméstica, industrial, comercial, institucional y de servicios. Igualmente da orientaciones para facilitar la recolección selectiva en la fuente. 15
8. DOCUMENTOS ASOCIADOS Plan Institucional de Gestión Ambiental (PIGA). 9. RESPONSABLE DEL DOCUMENTO Jefe Área de Talento Humano 16