Microsoft Excel 8 Contenidos: Trabajando con Gráficos Los libros de Excel pueden contener una gran cantidad de datos que, a menudo, son difíciles de interpretar. Por ejemplo, dónde están los valores máximos y mínimos? Están aumentando los números o disminuyendo? Las respuestas a preguntas como éstas son más claras cuando los datos se representan con un gráfico. I. Tipos de gráficos Excel ofrece varios tipos de gráficos que cuentan con sus propias ventajas. Estos son: Columna Los gráficos de columnas son simples, pero versátiles. Pueden ser utilizados para mostrar casi cualquier tipo de datos y hay muchas variaciones, tales como 3-D, Stacked, pirámide y otras. El ejemplo mostrado es un gráfico de columnas agrupadas. Línea Los gráficos de líneas son ideales para mostrar tendencias. Los puntos están conectados con líneas por lo que es fácil ver que los números están aumentando o disminuyendo. Torta Los gráficos circulares permiten ver las proporciones de un vistazo. Cada valor se muestra como una rebanada del pastel, así que es fácil ver cuál valor representa el porcentaje más grande y más pequeño. Barras Los gráficos de barras funcionan igual que los gráficos de columnas, pero en lugar de columnas verticales, utiliza barras horizontales. 16
Área Los gráficos de área son muy similares a los de línea, excepto que la zona bajos las líneas tienen relleno. Esto puede facilitar la lectura de los datos aunque en algunos casos el relleno puede tapar información. Superficie Los gráficos de superficie muestran los datos en un tipo de paisaje 3D. Funcionan mejor con grandes conjuntos de datos, lo que le permite ver exactamente donde los valores son más altos y más bajos. II. Identificando las partes de un gráfico Es importante saber cuáles son las partes de las que consta un gráfico. Así, podrá dar el siguiente paso: hacer sus propios diagramas en Excel 2010. 1. Título: El título debe describir claramente lo que el gráfico ilustra. 2. Las series de datos: Son los datos relacionados en un gráfico. Si hay varias series de datos en la tabla, cada una tendrá un color o estilo diferente. Los gráficos circulares sólo pueden tener una serie de datos. 17
En este ejemplo, las columnas verdes representa la serie de datos Romance. 3. Eje Vertical: El eje vertical (también conocido como el eje y) es la parte vertical de la gráfica. En este ejemplo (un gráfico de columnas), el eje vertical mide la altura, o el valor de las columnas, por lo que también se llama el eje de valores. Sin embargo, en un gráfico de barras, el eje vertical sería el eje de categorías. 4. Eje Horizontal: El eje horizontal (también conocido como el eje x) es la parte horizontal de la gráfica. En este ejemplo, el eje horizontal identifica las categorías en la tabla, por lo que también se llama el eje de categorías. Sin embargo, en un gráfico de barras, el eje horizontal sería el eje de valores. 5. Leyenda: Identifica el color que representa a cada serie de datos. Para muchos gráficos es crucial pero para otros, puede que no sea necesario y se puede omitir. En este ejemplo, la leyenda permite al observador identificar los tipos de libros que hay en el gráfico. III. Creando sus propios gráficos Realmente es muy fácil identificar los datos mediante un gráfico. Cuáles pasos a seguir para hacer gráfico propio? Pasos para crear tus propios gráficos Seleccione las celdas que va a graficar, incluyendo los títulos de las columnas y las etiquetas de fila. Estas celdas serán los datos de origen del gráfico. Títulos de Columnas Etiquetas de filas 18
Haga clic en la pestaña Insertar. Luego, ubique el grupo Gráficos y seleccione la categoría de gráfico deseado (Columna, por ejemplo). Paso 3: Posteriormente, seleccione el tipo de gráfico que desee en el menú desplegable (Columna agrupada, por ejemplo). Paso 4: El gráfico aparecerá en la hoja de cálculo. 19
IV. Las herramientas de los gráficos Al insertar un diagrama, aparece el grupo Herramientas de gráficos en la cinta de opciones. Allí verá tres pestañas que podrá utilizar para modificar el gráfico. Como cambiar el tipo de gráfico En la ficha Diseño, presione en el comando Cambiar tipo de gráfico. Aparecerá un cuadro de diálogo. Seleccione el tipo de gráfico que quiera y presione en Aceptar. V. Cambiar el orden de los datos y el diseño A veces, cuando se crea un gráfico, los datos pueden no quedar agrupados de la forma como se planeó. Sin embargo, puede cambiar el orden de los datos en el momento que estime conveniente. Pasos para cambiar los datos de las filas y columnas Seleccione el gráfico al que cambiará los datos. Ubique la ficha Diseño y seleccione el comando Cambiar entre filas y columnas 20
Si observa nuevamente el gráfico verá que los datos modificados aparecerán en el gráfico. Puedes cambiar el diseño del gráfico en cualquier momento. Pasos para cambiar el diseño del gráfico Seleccione la pestaña Diseño y haga clic en la flecha desplegable del grupo Diseños de gráfico para ver todos los que están disponibles. Seleccione el diseño que desea aplicar al gráfico. Algunos diseños incluyen títulos de gráfico, ejes o etiquetas de leyenda. Para cambiarlos, sólo tiene que colocar el punto de inserción en el texto y comienzar a escribir. VI. Cambiar el estilo del gráfico Otra opción que tiene para modificar la apariencia de sus gráficos, es cambiar su estilo. Pasos para cambiar el estilo del gráfico Seleccione la pestaña Diseño y presione en la flecha desplegable del grupo Estilos de diseño para ver todos los que están disponibles. 21
Seleccione el estilo que desea para el gráfico. Cómo mover el gráfico? En algunas ocasiones tendrá la necesidad de cambiar un gráfico a una hoja de cálculo diferente. Este procedimiento es muy sencillo. Seleccione la pestaña Diseño y haga clic sobre el gráfico que desea cambiar de lugar. A continuación, presione en el comando Mover gráfico. Seleccione la ubicación deseada para la tabla (es decir, elegir una hoja de cálculo existente, o Nueva hoja y el nombre). Paso 3: Para terminar, presione en Aceptar. La tabla aparecerá en la hoja de cálculo seleccionada en el cuadro de diálogo.. 22
Práctica Primera tarea: 1.- Abra Excel y en una hoja nueva copie los siguientes datos 2.- Retome la lectura desde el tema III. Creando sus propios Gráficos y cree un gráfico para la tabla anterior. 3.- Siga paso a paso lo expuesto en las temáticas III. Creando sus propios Gráficos, IV. Las Herramientas de los Gráficos, V. Cambiar el orden de los Datos y el Diseño, VI. Cambiar el Estilo del Gráfico y Moverlo a una nueva hoja. Segunda tarea: Presione aquí para descargar el archivo crear_grafico.xlsx. Una vez descargado y abierto el archivo, siga estas instrucciones: 1. Crear un gráfico de columnas en 3D para mostrar los datos de la hoja de cálculo. 2. Cambiar el tipo de gráfico elegido en el primer punto por uno 2D 3. Cambiar el orden de los datos del gráfico. 4. Mover el gráfico a una hoja de cálculo diferente. 23