Manual de Usuario del Sistema Informático del Comité de Control y Desempeño Institucional. (SICOCODI) Subsecretaría de Control y Auditoría de la Gestión Pública Unidad de Control y Evaluación de la Gestión Pública Dirección General Adjunta de Fortalecimiento de Control Interno junio 2017 SECRETARÍA DE LA FUNCIÓN PÚBLICA
Fundamento Legal: Artículo 37, fracción III de la Ley Orgánica de la Administración Pública Federal. Artículo 25, fracciones II, IV y V, del Reglamento Interior de la Secretaría de la Función Pública. Artículo Segundo, numerales 5, 54, 55, 56 y 57 y del ACUERDO por el que se emiten las Disposiciones y el Manual Administrativo de Aplicación General en Materia de Control Interno. 2
Contenido. Introducción 4 Glosario 5 1. Registro de participantes al SICOCODI. 6 2. Página principal del SICOCODI. 8 3. Ingreso al SICOCODI. 10 4 Calendario de Sesiones del COCODI. 13 5. Carga de la información para integrar la Carpeta Electrónica del COCODI. 15 5.1 Declaración del Quórum Legal e inicio de la sesión. 16 5.2 Aprobación del Orden del Día. 18 5.3 Ratificación del acta de la sesión anterior. 19 5.4 Seguimiento de Acuerdos. 21 5.4.1 Carga de Acuerdos. 22 5.4.2 Seguimiento de Acuerdos. 24 5.5 Cédula de Problemática o Situaciones Críticas. 30 5.6 Revisión del Anexo Gráfico. 36 5.7 Asuntos Generales. 42 6. Consideraciones Generales. 45 7. Seguimiento al PTCI y PTAR para Instituciones sin Comité. 46 8. Autorización del Manual del Usuario del SICOCODI. 53 9. Registro de cambios a esta Versión. 53 3
Introducción Los Comités de Control y Desempeño Institucional (COCODI s) se constituyen en las Dependencias y Entidades de la Administración Pública Federal, la Consejería Jurídica del Ejecutivo Federal, los órganos reguladores coordinados en materia energética y la Procuraduría General de la República, como un foro colegiado que contribuye a lograr el cumplimiento de los objetivos y metas utilizando en forma integral y ordenada el Control Interno como un medio, para el seguimiento prioritario del desarrollo institucional, y vinculado al Modelo Estándar de Control Interno y la Administración de Riesgos. Los COCODI s se constituyen con el fin de contribuir al cumplimiento oportuno de los objetivos y metas institucionales con enfoque a resultados; impulsar el establecimiento y actualización del Sistema de Control Interno Institucional, con el seguimiento permanente a la implementación del Modelo Estándar de Control Interno; contribuir a la administración de riesgos institucionales con el análisis y seguimiento de las estrategias y acciones determinadas en el Programa de Trabajo de Administración de Riesgos, dando prioridad a los riesgos de atención inmediata; impulsar la prevención de la materialización de riesgos, a efecto de evitar la recurrencia de las observaciones de los órganos fiscalizadores, atendiendo la causa raíz de las mismas; promover el cumplimiento de programas de la Institución y temas transversales de la Secretaría, y agregar valor a la gestión institucional con aprobación de acuerdos que se traduzcan en compromisos de solución a los asuntos que se presenten. Los COCODI s auxilian a los órganos de gobierno de las Dependencias y Entidades de la Administración Pública Federal (APF) o a los Titulares de las mismas, en la instrumentación de mejores prácticas de control gubernamental para coadyuvar a la rendición de cuentas y a la transparencia de la gestión pública. En ese contexto se diseñó e instrumentó el Sistema informático de los Comités de Control y Desempeño Institucional (SICOCODI), por lo que representa una herramienta que sirve para optimizar y agilizar la integración y flujo de información que se expone en las sesiones de los Comités, así como para permitir el acceso de sus miembros de manera remota, vía internet, a través de la liga: https://sfpbpm01.funcionpublica.gob.mx/cocoa/index.asp. El SICOCODI posibilita el seguimiento en tiempo real de las acciones que darán solución a la gestión de las instituciones, e impulsa la atención de los acuerdos adoptados en las sesiones del COCODI, ya que permite la interacción de opiniones de los participantes. 4
Glosario Acuerdo. APF. ASF. COCODI. CCI. DGAFCI. Enlace SCII. Enlace ARI. Enlace COCODI. Jefe DFCI. OIC. PTCI. RAT. SCAGP. SICOCODI. SFCI. SFP. TOIC. TUCEGP. UA. UCEGP. Acuerdo por el que se emiten las Disposiciones y el Manual Administrativo de Aplicación General en Materia de Control Interno. Administración Pública Federal. Auditor Superior de la Federación. Comité de Control y Desempeño Institucional. Coordinador/a de Control Interno. Director/a General Adjunto/a de Fortalecimiento de Control Interno. Enlace del Sistema de Control Interno institucional. Enlace de Administración de Riesgos. Enlace del Comité de Control y Desempeño Institucional. Jefe/a de Departamento de Fortalecimiento de Control Interno. Órgano Interno de Control (Órgano Fiscalizador). Programa de Trabajo de Control Interno. Reporte de Avances Trimestrales. Subsecretaría de Control y Auditoría de la Gestión Pública. Sistema del Comité de Control y Desempeño Institucional. Subdirector/a de Fortalecimiento de Control Interno. Secretaría de la Función Pública. Titular del Órgano Interno de Control. Titular de la Unidad de Control y Evaluación de la Gestión Pública. Unidades Administrativas y responsables de los procesos a evaluar. Unidad de Control y Evaluación de la Gestión Pública. 5
1. Registro de participantes al SICOCODI De conformidad con el Acuerdo, los participantes del COCODI para tener acceso al SICOCODI de acuerdo a sus funciones, deberán a través del Vocal Ejecutivo la solicitud de alta y baja correspondiente de usuario a la UCEGP (ambas), adjuntando para ello el Formato de usuario y clave de acceso al sistema informático del Comité. Disponible en: http://normasapf.funcionpublica.gob.mx/normasapf/descargamanual?ruta=/archivos/norm as/relacionado/&idanexo=44976&nombre=formato de Usuario y Claves de Acceso al SICOCODI 2017.doc 6
Referente a los participantes del COCODI, los perfiles o privilegios de acceso al SICOCODI son los siguientes: Vocal Ejecutivo. Podrá dar de alta nuevas sesiones de comité, y agregar, modificar y eliminar la información de todos los numerales del Orden del día. Vocal DGPOP. Podrá agregar, modificar y eliminar en la sección correspondiente dentro de los siguientes numerales V Cédulas de situaciones problemáticas o situaciones críticas, y XIV Asuntos Generales. Vocales. Podrán agregar, modificar y eliminar en la sección correspondiente dentro de los numerales V. Cédulas de situaciones problemáticas o situaciones críticas, y XIV Asuntos Generales. Vocal Coordinador de Control Interno. Podrá dar de alta nuevas sesiones de comité, y podrá agregar, modificar y eliminar información en todos los numerales del Orden día, excepto el XII. Aspectos que inciden en el control interno o en la presentación de actos contrarios a la integridad. Enlace del proceso SCII. Podrá agregar, modificar y eliminar información de todas las secciones del numeral X. Seguimiento al establecimiento y actualización del Sistema de Control Interno Institucional. Enlace del proceso ARI. Podrá agregar, modificar y eliminar los asuntos registrados en el numeral V Cédulas de situaciones problemáticas o situaciones críticas, y las secciones del numeral XI. Proceso de Administración de Riesgos Institucional. Enlace del proceso COCODI. Podrá dar de alta nuevas sesiones de comité, y agregar, modificar y eliminar la información de todos los numerales del Orden del día. Enlace SCII - ARI. Permisos tanto de enlace MECI como de enlace ARI. Enlace ARI - COCODI. Permisos tanto de enlace ARI como de enlace COCODI. Enlace SCII - COCODI. Permisos tanto de enlace MECI como de enlace COCODI. Invitados. Podrán solamente consultar la información del Orden del Día. 7
2. Página principal del SICOCODI. 2.1 El SICOCODI se encuentra hospedado en la liga: https://sfpbpm01.funcionpublica.gob.mx/cocoa/index.asp Una vez que el usuario cuenta con las claves de acceso, ingresará al SICOCODI seleccionando en el Menú de la pagina inicial del SICOCODI, el link que dice Acceso al Sistema. 8
Acuerdo: es la liga que nos muestra el ACUERDO por el que se emiten las Disposiciones y el Manual Administrativo de Aplicación General en Materia de Control Interno. Manual de Usuario: es la liga que permite conocer los requerimientos y aspectos técnicos para la operación y uso del Sistema Informático. Contactos: es el vínculo que proporciona los datos de los enlaces en la SFP, para atender las consultas administrativas y técnicas relativas al funcionamiento del Sistema Informático 9
3. Ingreso al SICOCODI. Una vez que se accedió al SICOCODI se ingresa la primer llave de seguridad: que es la Firma Electrónica Avanzada, proporcionada por el SAT, archivo con terminación.cer del servidor público responsable de la clave de acceso otorgadas por la UCEGP. Liga para acceder a la ubicación del archivo.cer Liga para enviar el certificado una vez ubicado Cargado el archivo con terminación.cer presionamos Enviar. 10
Uva vez que fue aceptado el archivo.cer, ingresamos el Usuario y la Clave proporcionada por la UCEGP en el campo correspondiente, presionando posteriormente Aceptar, y seleccionamos el nombre de la institución en la que estemos habilitados: Seleccionamos el nombre de la institución en la que estamos habilitados: 11
Realizado lo anterior, se presenta el listado de las Sesiones Ordinarias y extraordinarias, que fueron habilitas previamente por el Coordinador de Control Interno y el Vocal Ejecutivo, que se determinaron en el Calendario de Sesiones Ordinarias aprobadas por los miembros del COCODI en la Cuarta Sesión del Año inmediato anterior, de conformidad con el Acuerdo. Así también, de conformidad con los atributos asignados a los diferentes perfiles de los Usuarios del SICOCODI podrá tener acceso a la información de los apartados habilitados en el Orden del Día. 12
4. Calendario de Sesiones del COCODI. Para iniciar el llenado de la carpeta electrónica de las sesiones ordinarias y extraordinarias del Comité, primeramente cargar el Calendario de las Sesiones en que éste sesionará. Una vez que el Enlace del COCODI y el Vocal Ejecutivo ingrese al SICOCODI, previa autorización del calendario de sesiones del COCODI, el cual se agregará de la siguiente manera: Se deberá elegir la opción de Agregar, lo cual permitirá cargar el Calendario de Sesiones. 13
Seleccionar el número de Sesión, la fecha en que se desarrollará la misma y posteriormente, seleccionar la opción de Aceptar. Repetir este paso hasta terminar de registrar todas y cada una de las sesiones ordinarias. Asimismo, llevar este procedimiento para cargar las sesiones Extraordinarias. Liga para Agregar una nueva sesión del Comité Liga para Acceder a la sesión del Comité seleccionada Liga para Modificar la sesión del Comité seleccionada Liga para Eliminar la sesión del Comité seleccionada Cuando se haya cargado el calendario de sesiones, se visualizará el calendario como se muestra en la imagen anterior; sin embargo, las columnas de Modificar, y Eliminar, serán de acceso conforme al perfil del usuario. 14
5. Carga de la Información para integrar la Carpeta Electrónica del COCODI. La carga de información del Orden del Día en la carpeta electrónica de cada una de las sesiones del SICOCODI, conforme al Acuerdo, se realizara como sigue: Seleccionar la Sesión correspondiente, en la que se cargará la información: Inicio de la carga por inciso del Orden del Día, I Declaración del quórum legal e inicio de la sesión. Es donde se carga la Lista de los participantes e Invitados. 15
5.1 Declaración del Quórum Legal e inicio de la sesión. En este apartado subir la Lista de Asistencia en formato que podrá tener las extensiones: doc, docx, xls, xlsx.,.pdf,.ppt y.pps. Presionar la opción Cargar como se ve en la figura anterior. Una vez hecho, seleccionar la opción Examinar como se indica a continuación y buscar en el equipo el archivo que contiene la Lista de Invitados a la sesión, y finalmente presionamos Enviar Archivo para terminar con la carga. NOTA: El nombre del archivo se sugiere no más de 15 caracteres como máximo y no utilizar apostrofes, comillas, puntos y guiones. 16
El archivo con la lista de convocados, considerar el siguiente formato: Nombre de la Institución Comité de Control y Desempeño Institucional X Sesión Ordinaria / Extraordinaria - 20XX Lista de Convocados Presidente Presidente Suplente Vocal Ejecutivo Vocal Ejecutivo Suplente Comisario / Delegado Propietario Comisario / Delegado Suplente Vocal SHCP (en su caso) Vocal SHCP Suplente (en su caso) Vocal Jurídico Vocal Jurídico Suplente (en su caso) Vocal TIC Vocal TIC Suplente (en su caso) Vocal Coordinadora Sectorial (en su caso) Vocal Coordinadora Sectorial Suplente (en su caso) Delegado o Comisario Público Propietario Delegado o Comisario Público Suplente Coordinador de Control Interno Representante de la UCEGP Invitados Nombre Nombre Nombre Nombre Nombre Nombre Nombre Nombre Nombre Nombre Nombre Nombre Nombre Nombre Nombre Nombre Nombre Nombre Nombre 17
5.2 Aprobación del Orden del Día. Es atribución del Coordinador de Control Interno determinar, conjuntamente con el Presidente y el Vocal Ejecutivo, los asuntos a tratar en la sesione del Comité y reflejarlos en la Orden del Día; así como, la participación de los responsables de las áreas competentes; deberán elaborar este archivo en Word y darlo de alta en la siguiente pantalla, donde podrá ser consultado por los integrantes del Comité. Cuarta Sesión 2012 Liga para consulta de la lista de convocados Acceso para ingresar el archivo creado con la lista de convocados al Comité Al igual que en los pasos anteriores, se realizará la carga del Orden del Día, presionando la opción Cargar, buscando la ubicación del archivo con terminación.doc ó.docx., y finalizar con Enviar Archivo. Acceso que permite eliminar un archivo seleccionado de la lista de asistentes 18
5.3 Ratificación del acta de la sesión anterior. Al igual que en los casos anteriores, Cargar el acta de la sesión inmediata anterior que contenga las firmas de los participantes en la misma, en formato.pdf. Liga para cargar el acta de la sesión anterior Acceso para ingresar el archivo que contenga las firmas.pdf Iniciar la carga presionando la opción Cargar, buscar la ubicación del archivo con terminación.pdf y finalizar con Enviar Archivo. Acceso que permite eliminar un archivo seleccionado 19
El procedimiento mencionado, es aplicable a las fracciones VI al XI, XIII y XV del Orden del Día, mismos que a continuación se detallan: VI. Presentación del Reporte Anual del Análisis del Desempeño de la dependencia y/o de los órganos administrativos desconcentrados que elabora el Delegado. VII. Seguimiento al Desempeño Institucional a. Programas Presupuestarios. b. Proyectos de Inversión Pública c. Pasivos contingentes. d. Plan Institucional de Tecnologías de Información. VIII. Programas con Padrones de Beneficiarios a. Programas de beneficiarios a registrados en el sistema SIIPP-G, indicando el periodo deintegración (Presentación en la Primera Sesión Ordinaria). b. Avance y, en su caso, los rezagos en la integración de los Padrones de Beneficiarios de los programas comprometidos al periodo, el número de beneficiarios y, cuando aplique, el monto total de los apoyos. IX. Seguimiento al Informe Anual de actividades del Comité de Ética y de Prevención de Conflictos de Interés. X. Seguimiento al establecimiento y actualización del Sistema de Control Interno Institucional: a. Informe Anual. a. PTCI. a. Informe de Resultados del Titular del Órgano Fiscalizador derivado de la evaluación del Informe Anual (Presentación en la Primera Sesión Ordinaria). b. Reporte de Avances Trimestral del PTCI. c. Aspectos relevantes del Informe de verificación del Órgano Fiscalizador al Reporte de Avances Trimestral del PTCI. XI. Proceso de Administración de Riesgos Institucional. a. Matriz. a. Mapa. a. Programa de Trabajo de administración de Riesgos. b. Reporte de Avance Trimestral del PTAR. c. Aspectos relevantes del Informe de evaluación del Órgano Fiscalizador al Reporte de Avances Trimestral del PTAR. XIII. Seguimiento al Programa para un Gobierno Cercano y Moderno. XV. Revisión y ratificación de los acuerdos adoptados en la reunión. 20
5.4 Seguimiento de Acuerdos. En este numeral se integra la información relativa a los compromisos adoptados en el seno del Comité por las áreas competentes, así como el seguimiento a éstos, hasta su cumplimiento o conclusión. Los requisitos de los Acuerdos que sean acción(es) concreta(s) que se traduzcan en compromisos de solución a los asuntos de la competencia de la Institución, precisar a los responsables de su atención, la fecha perentoria para su cumplimiento, no podrá ser mayor a seis meses. Para dar de alta los Acuerdos es necesario acceder al Módulo de Captura, que se encuentra en la fracción XIV Asuntos Generales, del Orden del Día de la sesión en que corresponda dar de alta cada uno de los acuerdos: 21
5.4.1 Cargar de Acuerdos. Una vez que se accede a Asuntos Generales, en esta función, el sistema desplegará en la pantalla inferior el botón de Acuerdos. Dar clic en el botón Acuerdos, como se muestra en la imagen, hecho lo anterior, se enviará a la página que permite iniciar la carga de Acuerdos nuevos aprobados, presionando la opción Agregar como se muestra en la figura siguiente. 22
En esta etapa del registro de Acuerdos, el SICOCODI señala los datos de la sesión del COCODI en que se dan de alta cada uno de los acuerdos aprobados por los miembros de este Comité, debiendo capturar los datos siguientes : - El monto, en su caso, que representa la problemática descrita. - Una reseña del Asunto que generó el Acuerdo. - La descripción del Acuerdo. - Nombre del Área responsable del cumplimiento del acuerdo. - El Número del acuerdo. - La fecha compromiso, perentoria para su cumplimiento, y Fecha para reprogramación. Con excepción del apartado de Fecha de Reprogramación y acordada por el COCODI, deberá solicitarse por correo electrónico a la Dirección General Adjunta de Fortalecimiento de Control Interno de la UCEGP, la carga de la fecha respectiva y anexando el acta de la sesión respectiva y remarcado en amarillo el texto. Capturados todos los datos, presionar Aceptar y se mostrará el acuerdo capturado, por lo qué se podrá visualizar en el inciso IV Seguimiento de Acuerdos del Orden del Día. ALERTA: Se recomienda verificar que la información capturada sea la versión definitiva, este validada por el CCI y el OIC, una vez que de clic en el botón de Aceptar se guardará sin posibilidad de modificarla posteriormente. 23
5.4.2 Seguimiento de Acuerdos. Es importante señalar que el sistema informático SICOCDI, presenta en las sesiones subsecuentes los acuerdos que se encuentran pendientes (no cumplidos, en proceso ó en seguimiento), hasta su cumplimiento o conclusión. Una vez que se ingresa al sistema informático los acuerdos aprobados, hay que establecer los mismos criterios para determinar su permanencia en el sistema informático o cumplimiento de éste, de conformidad con la fecha perentoria, establecida en el ACUERDO por el que se emiten las Disposiciones y el Manual Administrativo de Aplicación General en Materia de Control Interno.. 24
Una vez cargados los datos del Acuerdo, en el IV. Seguimiento de Acuerdos del COCODI se encuentra completa y listos para establecer los avances o actividades reportadas de la forma siguiente: Sin avance Muestra el número consecutivo del Acuerdo Flechas para pasar o regresar de un acuerdo a otro. Para cargar el Seguimiento de Acuerdos realizar lo siguiente: Registrar los avances o actividades reportadas por el área responsable de las acciones o compromisos, seleccionando la opción de Sin Avance cuando se captura por primera vez, cuando ya se ha reportado con anterioridad algún seguimiento dar clic sobre el texto del avance. 25
Después de seleccionar Sin Avance, acceder a la liga Agregar para añadir los avances o seguimientos en la atención del Acuerdo, el sistema desplegará la pantalla siguiente: Liga para agregar un seguimiento Se presentara la siguiente pantalla después de seleccionar Agregar : En la pantalla anterior se detallan los rubros siguientes: -Descripción del Avance: -Fecha del Avance: (dd/mm/aaaa). -Semáforo: (determinar estatus del semáforo): ALERTA: Si se marca un avance con semáforo azul, el registro desaparecerá de la cédula de seguimiento, por ser un acuerdo cumplido o concluido. 26
En la pantalla anterior y hay que señalar el color del semáforo, conforme al status que guarda el Acuerdo, considerando lo siguiente: No cumplido En proceso Cumplido (ROJO) (AMARILLO) (AZUL) No cumplido: no hay avance. En proceso: esta en seguimiento. Cumplido: esta atendido el Acuerdo. En las sesiones subsecuentes, el sistema recuperará los asuntos que estén en proceso de atención, hasta su cumplimiento o conclusión. Se presentará la siguiente pantalla después de la captura del seguimiento inicial, presionamos la opción Anterior. Se muestra el Acuerdo, en la siguiente pantalla para agregar los subsecuentes seguimientos. Al dar clic en el texto del seguimiento cargado inicialmente, se presenta la siguiente pantalla en donde se selecciona Agregar, para cargar los seguimientos subsecuentes, y desplegándose nuevamente la pantalla para su captura de los rubros. 27
Al dar clic en Agregar se muestra la siguiente pantalla para captura de los rubros. Después de terminar con la captura de la información solicitada, presionamos la opción Aceptar y se nos presentará la siguiente pantalla en donde presionamos la opción Anterior hasta posicionarse en el apartado deseado: 28
Para capturar los subsecuentes seguimientos, presiona la opción Agregar y se presentarán los seguimientos anteriores y continuar con el procedimiento para los subsecuentes. 29
5.5 Cédula de Problemáticas o Situaciones Críticas. Situación que da origen al riesgo Unidad(es) administrativa(s) responsable de atender el riesgo Descripción del Riesgo observando lo dispuesto en el Acuerdo. Seleccionar el trimestre en que se inicia el seguimiento en COCODI Los distintos participantes del COCODI, que aquí se enlistan, podrán capturar propuestas de acuerdo previo a la sesión, al ingresar a su apartado por separado. 30
En esta Cédula de Problemáticas o Situaciones Críticas, se incorporarán los asuntos considerando los rubros siguientes: a) Monto :Refleja el impacto económico que origina o puede originar el asunto crítico y se expresará en miles de pesos. b) Antigüedad: Indica el tiempo de vigencia en el cual se origina el riesgo, representada por el trimestre y el año en que se determinó el asunto. c) Origen: Indica la procedencia del riesgo, ya sea derivado de las problemáticas vinculadas con el cumplimiento del PTCI y de la Administración de Riesgos, así como del Desempeño Institucional y de aquellos riesgos que proponga el Vocal Ejecutivo, de atención inmediata no reflejados en la Matriz de Administración Riesgos Institucional. d) Unidad(es) Administrativa(s) Involucrada(s) : Representa el (las) área (s) responsable (s) en dondese presenta el riesgo que se indique en la cédula. e) Riesgo: Descripción del riesgo. Identificar riesgos que no estén incluidos en la Matriz de Administración de Riesgos Institucional o bien debilidades de control interno adicionales a las obtenidas en la evaluación del control interno, que deban ser incorporadas y atendidas con acciones de mejora en el PTCI o en el PTAR. f) Propuestas de Acuerdo (previos a la sesión): Expresa los puntos de vista de los miembros del COCODI respecto del tratamiento que debe darse a los riesgos, los cuales tendrán que incorporarse al Sistema hasta con dos días de anticipación a la sesión, siendo responsables las instancias siguientes: Presidente Vocal Ejecutivo; Delegado y/o Comisario; Invitado representante de la UCGP; Vocal Coordinador de Sector, en su caso. Vocal SCHP; Vocal DGPOP; Vocal Coordinador de Control interno; Vocal Jurídico o equivalente; Vocal TI o equivalente. 31
Una vez cargada en el sistema la información de la Cédula de Problemáticas o Situaciones Críticas, está lista para presentarse a la consideración del Comité. Los distintos participantes del COCODI, que aquí se enlistan, podrán capturar propuestas de acuerdo previo a la sesión, al ingresar a este apartado por separado. Para que se le de Seguimiento al riesgo registrado en la Cédula de Problemáticas o Situaciones Críticas por los miembros del Comité, es necesario seleccionar la casilla con la opción de seguimiento ( ), tal y como se muestra a continuación: 32
Si cuenta con un documento que contenga la información a tratar en la propuesta de acuerdo, podrá cargarse el archivo correspondiente con extensiones.doc,.docx,.xls,.xlsx,.pdf,.ppt y.pps presionando el ícono >> de conformidad al procedimiento 5.1. 32
Después de seleccionar la casilla de seguimiento, es necesario regresar a la Orden del Día e ingresar al Seguimiento de Acuerdos, para localizar el riesgo registrado en la Cédula de Problemáticas o Situaciones Críticas. Para Agregar el Acuerdo al riesgo que se determinó o seleccionó en la opción en el cuadro de, seleccionar la opción de Agregar acuerdo. 33
En la siguiente pantalla se registra la redacción del acuerdo que se haya determinado en la sesión del Comité, señalando el número del Acuerdo, Área responsable y la Fecha cumplimiento o compromiso para la atención del mismo. Se despliega la pantalla siguiente para proceder al seguimiento del acuerdo determinado. La opción de Sin Avance para captura del primer seguimiento o avance del acuerdo o dar clic sobre el texto del avance cuando ya se ha reportado con anterioridad un seguimiento. 34
5.6 Revisión del Anexo Gráfico. En este Menú elegir el rubro en que se cargará información, iniciando esta etapa en la siguiente pantalla que se presenta para ejemplificar el proceso de captura de los datos y elaborar los diferentes gráficos de los rubros que se indican a continuación Al entrar al primer apartado que es Quejas y denuncias encontrar la siguiente ventana, en donde se iniciará presionando la opción de Conceptos : Conceptos Liga para regresar al Menú del Anexo Gráfico. 35
A continuación seleccionar la opción de Agregar : Se obtiene la siguiente pantalla: Número de Asunto correspondiente al concepto seleccionado En esta pantalla seleccionar dentro de la ventana el estatus de las Quejas y denuncias: 36
Una vez que se hayan ingresado la totalidad de las Quejas y denuncias, se visualizará el siguiente recuadro que contendrá la información capturada en el paso anterior. En esta parte se puede modificar alguno de los rubros, presionando el icono =>> en la columna de Modificar o Eliminar. Regresando al apartado seleccionado, permitiendo realizar el ajuste necesario: Una vez verificada la información seleccionar la opción Anterior y se muestra el gráfico de la siguiente manera: 37
Para agregar el detalle de las Quejas y denuncias reportadas, seleccionar directamente el número de estas, tal y como se indica en la imagen anterior, que se estableció en la barra correspondiente (las resueltas procedentes),lo que despliega la siguiente pantalla En esta pantalla seleccionar la opción Agregar, lo que permitirá acceder a la pantalla de captura que se muestra a continuación: En esta pantalla se capturan, una a una, las Áreas que presentaron la incidencia desfavorable. Una vez que se concluyó con la captura de las áreas, seleccionar la opción Anterior, lo que desplegará una pantalla similar a la anterior. Acceso para agregar el detalle del rubro correspondiente 38
Para agregar el detalle del concepto correspondiente a cada área, seleccionar el Rubro de las mismas, lo que permitirá acceder a la pantalla de captura siguiente: Número de asuntos que correspondan Barra para seleccionar el rubro correspondiente Después de capturar la información se presentará la siguiente pantalla: Columna para eliminar el área y concepto señalado Columna para modificar el área y concepto señalado Verificada la información de las Quejas y denuncias procedentes, se visualizar el gráfico de la siguiente manera: 39
Para insertar Comentarios por parte del Vocal Ejecutivo en este apartado, presionar en el ícono denominado Comentario lo que desplegará la siguiente pantalla: Espacio para captura del Comentario del OIC Una vez aceptada o concluida la anterior pantalla con los comentarios del OIC se verán reflejados del siguiente modo: 40
El procedimiento mencionado, es aplicable a todos los apartados de: a) Quejas y denuncias. b) Inconformidades. b) Procedimientos administrativos de responsabilidades c) Observaciones de instancias fiscalizadoras recurrentes y pendientes de solventar. e) Observaciones recurrentes y pendientes de solventar de la ASF. 5.7. Asuntos Generales. Esta cédula está considerada para incluir aquellos asuntos que no hayan sido contemplados en el Orden del Día y que por excepción hayan sido planteados por algún miembro del Comité y aceptado por la mayoría del Comité. 41
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Para agregar el texto de los Asuntos Generales a tratar el Servidor Publico, de acuerdo con el cargo que desempeñe dentro del COCODI debe identificar la casilla que le corresponde y capturar en el recuadro de texto el asunto propuesto: Campos para agregar texto de los asuntos generales a tratar Si cuenta con un documento que contenga la información a tratar en el Asunto que se propone podrá cargarse el archivo correspondiente con extensiones.doc, docx, xls, xlsx.,.pdf,.ppt y.pps presionando el ícono >> de acuerdo al procedimiento indicado en el punto 5.1. 43
6. Consideraciones Generales. I. En la captura de la información correspondiente a las Cédulas de Seguimiento de Acuerdos, la Cédula de Problemáticas o Situaciones Críticas y Asuntos Generales del Comité de Control y Desempeño Institucional, en los campos de texto debe considerarse lo siguiente: 1. No deben utilizarse (apostrofes) ni (comillas), únicamente utilizar caracteres alfa numéricos; 2. El resto de la simbología, si pueden ser utilizados. 3. Preferentemente escribir directamente en el cuadro de captura, texto corrido, es decir sin caracteres, y no copiar de hojas Word. 4. En el caso de los gráficos de: a) Quejas y denuncias. b) Inconformidades. b) Procedimientos administrativos de responsabilidades c) Observaciones de instancias fiscalizadoras recurrentes y pendientes de solventar. e) Observaciones recurrentes y pendientes de solventar de la ASF. No deberán utilizarse 0 (ceros) en su captura. Para establecer la no incidencia de asuntos en un rubro determinado, basta con no modificar el concepto, pues el Sistema marca en automático el cero. II. En el caso de tener problemas al ingresar el archivo con terminación.cer al iniciar la sesión, puede ser por las siguientes situaciones: El archivo.cer con el que intenta ingresar es diferente al registrado cuando inició la sesión por primera vez. Si Cambio el.cer, hay que solicitar a la UCEGP, eliminar el anterior. Las medidas de seguridad de conexión a internet configuradas por las áreas de Tecnologías de Información de su Institución, por lo cual deberá solicitar apoyo. III. Cuando requiera cargar información en donde el archivo supera 1.2 Mb, puede fraccionar su información en el número de archivos que sean necesario. 44
7. Seguimiento al PTCI y PTAR para Instituciones sin Comité. A las Entidades de la Administración Pública Federal, que optaron por no instalar el Comité de Control y Desempeño Institucional, y que presentarán ante su respectivo Órgano de Gobierno los procesos del Sistema de Control Interno Institucional y de Administración de Riesgos (numerales X y XI del Orden del Día). De igual manera registrarán o cargarán la información en el Sistema informático los archivos respectivos. X. Seguimiento al establecimiento y actualización del Sistema de Control Interno Institucional, sus apartados: a. Informe Anual. a. PTCI. a. Informe de Resultados del Titular del Órgano Fiscalizador derivado de la evaluación del Informe Anual (Presentación en la Primera Sesión Ordinaria). b. Reporte de Avances Trimestral del PTCI. c. Aspectos relevantes del Informe de verificación del Órgano Fiscalizador al Reporte de Avances Trimestral del PTCI. y XI. Seguimiento al proceso de administración de riesgos institucional, sus apartados: a. Matriz a. Mapa a. Programa de Trabajo de administración de Riesgos b. Reporte de Avance Trimestral del PTAR c. Aspectos relevantes del Informe de evaluación del Órgano Fiscalizador al Reporte de Avances Trimestral del PTAR 45
Para iniciar la carga, Ingresar al SICOCODI en CALENDARIO DE SESIONES y dar clic en Agregar : Se despliega la siguiente pantalla, en la cual se deberá dar clic en Sesión y seleccionar la SESIÓN DEL ÓRGANO DE GOBIERNO correspondiente e ingresar la Fecha como se muestra, y a continuación presionar Aceptar : 46
Regresa a la pantalla del CALENDARIO DE SESIONES, en donde se podrá visualizar la SEGUNDA SESIÓN DEL ÓRG GOB, que fue dada de alta: 47
Presionar en la SEGUNDA SESIÓN DEL ÓRG GOB registrada, el sistema informático desplegará el Orden del Día, y en los numerales X. Seguimiento al establecimiento y actualización del Sistema de Control Interno Institucional y XI. Seguimiento al proceso de Administración de Riesgos Institucional, se muestran los apartados correspondientes: 48
A continuación, presionar en la opción de a. Informe Anual, para cargar el archivo correspondiente: Para incorporar el archivo del Informe Anual, el cual deberá tener las extensiones.doc;.docx;.xls;.xlsx;.ppt;.pps o.pdf, se deberá presionar el botón Cargar y se visualiza la Transferencia de archivos, seleccionar Examinar para poder subir o cargar el archivo correspondiente y presionar Enviar Archivo para finalizar el envío, como se muestra en la siguiente imagen: 49
Repetir las acciones antes descritas para incorporar cada uno de los archivos correspondientes de los apartados de los numerales X. Seguimiento al establecimiento y actualización del Sistema de Control Interno Institucional y XI. Seguimiento al proceso de Administración de Riesgos Institucional, del Orden del Día. Una vez incorporados los documentos antes señalados, regresar al menú principal del apartado CALENDARIO DE SESIONES. 50
Repetir las acciones antes descritas para agregar las Sesiones subsecuentes del Órgano de Gobierno e incorporar los archivos correspondientes según corresponda considerando lo siguiente: Sesión Órgano de Gobierno Documento a incorporar en el SICOCODI Matriz de Administración de Riesgos Institucional. Mapa de Riesgos Institucional. Programa de Trabajo de Administración de Riesgos Institucional (PTAR). 1ª. Sesión Reporte de Avance Trimestral del PTAR Cuarto Trimestre. Reporte Anual del Comportamiento de los Riesgos con relación a los determinados en la Matriz de Administración de Riesgos del año inmediato anterior. Reporte de Avances Trimestral del PTCI Cuarto Trimestre. 2ª. Sesión 3ª. Sesión 4ª. Sesión Reporte de Avance Trimestral del PTAR Primer Trimestre. Reporte de Avances Trimestral del PTCI Primer Trimestre. Reporte de Avance Trimestral del PTAR Segundo Trimestre. Reporte de Avances Trimestral del PTCI Segundo Trimestre. Reporte de Avance Trimestral del PTAR Tercer Trimestre. Reporte de Avances Trimestral del PTCI Tercer Trimestre. 51
8. Autorización del Manual del Usuario del SICOCODI. Lic. José Jurado López Director General Adjunto de Fortalecimiento de Control Interno 9. Registro de la Versión. Número de Versión Fecha de Actualización Descripción del Cambio Segunda 10-01-2013 Actualización de la Identidad Gráfica Institucional Tercera 05-06-2017 Actualización del Orden del Día Junio 2017 52