Pág.: 1 de 6 PROCEDIMIENTO DE RESPALDO DE LA P-SIS-02 (Rev. 02) Nº copia Copia asignada a Elaborado por el Dueño de Proceso Revisado por el comité de Gestión de la Calidad Aprobado por el Gerente General Fecha de aprobación
Pág.: 2 de 6 Tabla de control de cambios en documentos Revisión Página 1 02 03 04 05 06 Observaciones 2 3 4 5 6 7 P-SGC-01-F06 REV.01
Pág.: 3 de 6 1. OBJETIVO Establecer los lineamientos para el aseguramiento y la conservación de los documentos y registros en medios electrónicos. 2. ALCANCE Este procedimiento se aplica a los registros generados y manejados con el sistema de cómputo de TECNASA 3. RESPONSABLES Responsable de informática Gerente Administrativo Usuario 4. DEFINICIONES Y ABREVIATURAS RIN :Responsable de informática USU :Usuario GAD :Gerente Administrativo DVR : Sistema de Video Vigilancia. Servidor : Equipo central de manejo de datos. 5. DOCUMENTOS DE REFERENCIA P-SGC-01 Mantenimiento Preventivo de Hardware y software 6. DISPOSICIONES ESPECIFICAS TECNASA cuenta con dos servidores, SERVIDOR 01 Y SERVIDOR 02 donde se localiza toda la información de archivos manejados por los usuarios que ingresan al sistema. 6.1 Servidor de Base de Datos (Servidor 1): El Servidor 1 cuenta con una base de datos SQL Server, en el cual se encuentran instaladas y configuradas la base de datos de los Sistemas: SAP busisness one (en proceso de implementación) SICO Detracciones El Sistema SICO permite el acceso de la información a los siguientes módulos: Almacenes Compras Contabilidad Ventas Tesorería Planillas Configuración
Pág.: 4 de 6 Estas aplicaciones se encuentran instaladas en dicho servidor, y a él acceden todos los usuarios de la red corporativa que tenga autorización de acuerdo a las funciones que desempeñen. 6.2 Servidor de Archivos (Servidor 2) Este servidor trabaja sobre la plataforma Window Server, que permite la creación de carpetas compartidas para ciertas áreas según requerimiento de las Gerencias o Jefes de área. La cual debe ser registrada en el formato P-SIS-02-F02 Registro de creación de carpetas compartidas (ver anexo Nº02), de los usuarios que tengan control total, quienes deberán firmar la Constancia de Compromiso de realización de Backup diario (P-SIS-02-F03) de su información, en la carpeta compartida de su área. El acceso a las carpetas compartidas es restringido y en algunos casos con permisos de solo lectura, según se muestra en el registro P-SIS-02-F02 (ver anexo Nº02). Así mismo, en el Servidor 2 se encuentra de manera independiente el sistema CONCARD que maneja su propia base de datos, el mismo que es aplicado por el área contable. Además, este Servidor permite localización de la base de datos principal de los sistemas integrales que trabajan con dicho gestor de información. 7. DESARROLLO Nº RESP. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD Archivo de los Usuarios 7.1 RIN Al finalizar cada mes, se realiza una copia de seguridad externa utilizando un dispositivo de almacenamiento que es el Disco externo a las siguientes áreas de: Importaciones, facturación créditos y cobranza, gerencias general, Gerencia de la División de Diagnóstico por Imágenes, Gerencia de la División de Cirugía y Endoscopía, y contabilidad, Proyectos, Asesoría Legal, y Licitaciones. Servidor de Archivos y base de datos Esta copia de seguridad obtenida es guardada en una caja fuerte de seguridad del Gerente General. 7.2 RIN Al finalizar el día se realiza una copia de seguridad de la base de datos del Servidor 01 y de las carpetas compartidas del Servidor 02 del sistema SICO de las siguientes áreas (ALAMACEN, CONTABILIDAD, FACTURACION CREDITOS Y COBRANZA e IMPORTACIONES, PROYECTOS, ASESORIA LEGAL, LICITACIONES, GERENCIA GENERAL), y esta es colocado en una segunda unidad de almacenamiento física (Disco externo) del mismo equipo. Servidor de Video 7.3 RIN Al finalizar cada mes, se realizará una copia de seguridad del DVR al Servidor 01. 8. REGISTROS P-SIS-02-F01 Registro de backup mensual de Archivos de los usuarios P-SIS-02-F02 Creación de carpetas compartidas 9. ANEXOS Anexo Nº 01 Formato del Registro de backup de datos del sistema Anexo Nº 02 Formato de Creación de carpetas compartidas
Pág.: 5 de 6 ANEXO Nº 01 REGISTRO DE BACKUP MENSUAL DE ARCHIVOS DE LOS USUARIOS REGISTRO DE BACKUP MENSUAL DE ARCHIVO DE LOS USUARIOS PERIODO 2016 AREA USUARIOS ENE FEB MAR ABR MAY JUN JUL AGO SET OCT NOV DIC GERENCIA GENERAL JORGE DEL BUSTO H. IMPORTACIONES SERV. TECNICO LOGISTICA CONTABILIDAD PENTAX PROYECTOS FINANZAS RECEPCION RRHH LICITACIONES ADMINISTRACION ABOGADA ADOLFO GOSDINSKI JORGE CARRILLO ALFREDO POMA VICTOR YSLA WOLFGANG WENISCH GLADYS ANALY LOARDO GABRIELA RENE MESA CLARA SOSA MELISSA POMA CARLA RODRIGUEZ SONIA RIVAS PATRICIA JAUREGUI JAIME ARZAPALO LILIA GOMES SANDRO BROGLIO CLAUDIA PLACENSIA GUILLERMO PEREZ JOSE LUIS MUNDACA EDUARDO POSITGO JHONY PABLO ROSMY TURIN MADIANA MOGROVEJO SHIRLEY AVILA KARINA VASQUEZ DUILIO MESINAS SUSY LICONA ASUNTOS KATHERINE RAMIREZ REGULATORIOS/DIGEMID ALMACEN MARIO ROMANI P-SIS-02-F01 REV.03
Pág.: 6 de 6 ANEXO Nº 02 REGISTRO DE CREACIÓN DE CARPETAS COMPARTIDAS REGISTRO DE CREACIÓN DE CARPETAS COMPARTIDAS - SERVIDOR 2 Año: Servidor: AREA RUTA DE CARPETA COMPARTIDA RESPONSABLE DEL REQUERIMIENTO NOMBRE USUARIO CLAVE CONTROL TOTAL ESCRITURA LECTURA FECHA DE CREACIÓN P-SIS-02-F02 P-SIS-02 F02 Rev.01