MANUAL DE CONTROL INTERNO DEL MUNICIPIO DE MANAURE BALCON DEL CESAR DR. HENRY OÑATE FRAGOZO ALCALDIA MUNICIPAL DE MANAURE BALCON DEL CESAR

MANUAL DE CONTROL INTERNO DEL MUNICIPIO DE MANAURE BALCON DEL CESAR DR. HENRY OÑATE FRAGOZO ALCALDIA MUNICIPAL DE MANAURE BALCON DEL CESAR

MANUAL DE CONTROL INTERNO DEL MUNICIPIO DE MANAURE BALCON DEL CESAR CONCEPTO: Por CONTROL INTERNO se entiende al sistema integrado por el esquema de organización y el conjunto de los planes, métodos, principios, Normas, procedimientos y mecanismos de verificación y evaluación adoptados por una Entidad con el fin de procurar que todas las actividades, operaciones y actuaciones, así como la Administración de la información y los recursos se realicen de modo ordenado, tendientes a lograr proteger los activos y asegurar, en la medida de lo posible, exactitud, legalidad y veracidad de los registros, cumplimiento y observancia de la normatividad administrativa y que los planes, proyectos y programas se ajusten a las necesidades y planteamientos de la institución volcados al beneficio final: la comunidad. El CONTROL INTERNO debe consultar los principios de Igualdad, publicidad y valoración de costos ambientales. Su ejercicio está intrínseco al desarrollo de las funciones asignadas a cada cargo, y se expresará a través de las políticas de Empresa y dirección. OBJETIVOS DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO 1 Proteger los recursos de la organización buscando su adecuada Administración ante posibles riesgos que lo puedan afectar. 2 Garantizar la eficiencia, y economía en todas las operaciones promoviendo la correcta ejecución de las funciones y actividades definidas para el logro de la misión institucional. 3. Velar porque todas las actividades y recursos del Municipio estén dirigidas al cumplimiento de sus objetivos. 4. Garantizar la correcta evaluación y seguimiento de la gestión organizacional. 5. Asegurar la oportunidad y confiabilidad de la información y de sus registros en libros.

6. Definir y aplicar medidas para prevenir riesgos, detectar y corregir las desviaciones que se presentan en la organización y que puedan afectar el logro de los objetivos de la Administración 7. Garantizar que el sistema de CONTROL INTERNO disponga de sus propios mecanismos de verificación y evaluación. 8. Velar porque el Municipio disponga de procesos de planeación y mecanismos adecuados para el diseño y desarrollo organizacional, de acuerdo a su naturaleza y características. CARACTERÍSTICAS DEL CONTROL INTERNO 1. El CONTROL INTERNO en el Municipio, forma parte integrante de los sistemas contables, financieros, de planeación, de información y operaciones del respectivo Ente. 2. La oficina de Control Interno será la máxima responsable de establecer, mantener y perfeccionar el sistema de CONTROL INTERNO el cual debe ser adecuado a la naturaleza, estructura y misión del Municipio. La unidad de CONTROL INTERNO será la encargada de evaluar en forma independiente el sistema de CONTROL INTERNO en todas las áreas y proponer las recomendaciones para mejorarlo. 3. Todas las transacciones deben registrarse en forma exacta, veraz y oportuna de tal manera que permita preparar informes operativos, Administrativos y financieros. ELEMENTOS PARA EL SISTEMA DE CONTROL INTERNO EN EL MUNICIPIO 1 Definición de Políticas para la ejecución de los procesos administrativos. 2 Manual de Funciones. 3 Manual de Procedimientos. 4 Normatividad CAMPO DE APLICACIÓN El CONTROL INTERNO en el Municipio de MANAURE BALCON DEL CESAR, se aplicará a todas las áreas que conforman la organización de la Entidad.

RESPONSABILIDAD DEL CONTROL INTERNO El CONTROL INTERNO es responsabilidad de la secretaria del interior municipal quien será la encargada de medir y evaluar la eficiencia, eficacia y economía de los demás controles asesorando al Municipio en la continuidad del proceso Administrativo y en la introducción de correctivos para el cumplimiento de las metas u objetivos propuestos. Como mecanismo de evaluación y verificación del CONTROL INTERNO se aplicarán las Normas de Auditoria Generalmente aceptadas, la selección de indicadores de desempeño los informes de gestión y cualquier otro mecanismo moderno de control que implique el uso de la mayor tecnología eficiencia y seguridad. JEFE DE CONTROL INTERNO En el Municipio el jefe de CONTROL INTERNO será el Jefe secretaria del interior Municipal. FUNCIONES DEL JEFE DE CONTROL INTERNO 1 Planear, dirigir y organizar la verificación y evaluación del sistema de CONTROL INTERNO. 2 Verificar que el sistema de CONTROL INTERNO esté formalmente establecido dentro de la organización y que su ejercicio sea establecido dentro de la organización y que su ejercicio sea intrínseco al desarrollo de las funciones de todos los cargos y en particular de aquellos que tengan responsabilidad de mandos. 3 Verificar que los controles definidos para los procesos y actividades de la organización se cumplan por cada uno de los responsables de su ejecución y que las áreas encargadas del régimen disciplinario ejerzan estas funciones. 4 Verificar que los controles asociados para cada Entidad de la organización estén adecuadamente definidos, sean apropiados y se mejoren permanentemente de acuerdo con la evolución de la Entidad. 5 Velar por el cumplimiento de las leyes, Normas, políticas, procedimientos, planes, programas, proyectos y metas de la organización y recomendar los ajustes necesarios.

6 Servir de apoyo a los directivos en el proceso de toma de decisiones, a fin de que se obtengan los resultados esperados. 7 Verificar los procedimientos relacionados con el manejo de los recursos, bienes y los sistemas de información de la Entidad y recomendar los correctivos que sean necesarios. 8 Fomentar en toda la organización la formación de una cultura de Control que contribuya al mejoramiento continuo en el cumplimiento de la misión institucional. 9 Evaluar y verificar la aplicación de los mecanismos de participación ciudadana, que en desarrollo del mandato constitucional y legal diseñe la Entidad. 10 Mantener permanentemente informado al Alcalde Municipal acerca del estado de CONTROL INTERNO dentro del Municipio, dando cuenta de las debilidades detectadas y de las fallas en su cumplimiento. 11 Verificar que se implanten las medidas correctivas recomendadas, y las demás que asigne el Alcalde de acuerdo con el carácter de sus funciones.

INTRODUCCIÓN Teniendo en cuenta que lo más importante con que cuenta el Municipio es el Recurso Humano y que de este depende en gran medida la obtención de resultados es indispensable el adoptar un sistema de CONTROL INTERNO enfocando sus acciones en los diferentes niveles haciendo énfasis en los aspectos de Gestión como agente evaluador y asesor. La Administración del personal implica el manejo del recurso más apreciado de toda organización de ahí que debemos ante todo tener en cuenta la dignidad dela persona humana. Hemos diseñado un manual que sirva de base al Jefe de CONTROL INTERNO en las áreas financieras, de personal, etc. 1. ASPECTOS LEGALES 1.1 FUNDAMENTOS DE ORDEN CONSTITUCIONAL La constitución política de Colombia estipula lo siguiente: ARTICULO 267 La vigencia de la Gestión fiscal del Estado incluye el ejercicio de un Control Financiero, de gestión y de Resultados fundada en la eficiencia, la economía, la equidad, y la valoración de los costos ambientales. ARTICULO 269 En las Entidades Públicas, las autoridades correspondientes están obligadas a diseñar y aplicar según la naturaleza de sus funciones métodos y procedimientos de CONTROL INTERNO de conformidad con lo que disponga la Ley. 1.2 FUNDAMENTOS DE ORDEN LEGAL La ley 87 de noviembre de 1.993 emanada del Congreso de la Republica nos marca la pauta en el establecimiento del montaje y puesta en marcha del CONTROL INTERNO en los organismos del Estado en ella encontramos los objetivos básicos del CONTROL INTERNO, el campo de aplicación, Responsabilidades, Contratación con Empresas Privadas y otras funciones. También para el montaje y buen funcionamiento del CONTROL INTERNO se debe tener en cuenta otra serie de leyes y Normas que rigen a las Entidades como son en el área de recursos humanos la ley 227 de 1.993, el régimen del Empleado Oficial (compendio de Normas), en el campo presupuestal la ley 38 de 1.989, en el campo de la contratación la ley 80

de 1.993 y Decreto 2170 de 2002, en el campo de control fiscal la ley 42 de 1.993 y demás Resoluciones emanadas de la Contraloría General de la República. 2. EL CONTROL INTERNO EN EL AREA DEL RECURSO HUMANO 2.1 IMPORTANCIA DEL CONTROL INTERNO EN EL AREA DEL RECURSO HUMANO El CONTROL INTERNO en el Área del Recurso Humano permite verificar sus actividades y detectar problemas antes de que se conviertan en obstáculos serios. La actividad de CONTROL INTERNO a través de sus procedimientos y prácticas, deben apuntar a formas más efectivas de contribuir a los objetivos planteados por la organización y su departamento de personal, siendo uno de los principales el mantener la calidad y el número apropiado de personas para aportar a la organización una fuerza laboral adecuada en la cual se obtenga eficiencia y efectividad. La actividad de CONTROL INTERNO se dirige a las siguientes funciones. En primer lugar LAS IMPLICACIONES LEGALES que enmarcan la actividad institucional a nivel del departamento de personal. En segundo lugar LOS COSTOS las prestaciones, sueldos y salarios son muy significativos y constituyen un monto muy apreciable del presupuesto, en tercer lugar LA ACTIVIDAD DE LA JEFATURA DE LA SECCION ADMINISTRATIVA porque ella guarda una relación directa con la productividad de la organización y la calidad de su entorno laboral, en cuarto lugar LA EVALUACIÓN E INVESTIGACIÓN con miras a identificar mejores procedimientos y el desempeño adecuado del personal. 2.2. AREAS QUE ABARCA EL CONTROL INTERNO EN LA ADMINISTRACION DEL RECURSO HUMANO El CONTROL INTERNO cubrirá todas las actividades del departamento de personal, CONTROL INTERNO evaluará los objetivos y metas establecidas pues son ellos los parámetros para medir las acciones llevadas a cabo por los administradores de recursos humanos. En conclusión el CONTROL INTERNO debe identificar los problemas y garantizar el cumplimiento de las disposiciones legales. El CONTROL INTERNO para prestar una mejor asesoría profesional deberá realizar lo siguiente:

1 Buscar métodos y técnicas para buscar mejorar la imagen profesional y de servicios de la institución. 2 Se debe buscar inducir al administrador de personal para que asuma mayor responsabilidad y a que actué en un nivel más cercano a las políticas de la dirección. 3 Se deben establecer las responsabilidades y los deberes de la jefatura de la sección administrativa. 4 Se deben detectar los problemas latentes y que puedan resultar explosivos. 5 Se debe buscar la uniformidad de procedimientos y políticas. 6 Se evalúa el cumplimiento de las disposiciones legales de la Entidad. 7 Promover los cambios necesarios en la organización de tal manera que nadie resulte afectado. 8 Evaluar el proceso de retroalimentación del desempeño. 9 Evaluar la motivación y el comportamiento del personal. 10 Identificar a la persona responsable de cada actividad. 11 Determinar los objetivos postulados por cada actividad. 12 Verificar las políticas y procedimientos que se utilizan para el logro de estos objetivos. 13 Efectuar muestreo en los registros del sistema de información sobre el personal para determinar si están aplicando adecuadamente las políticas y procedimientos. 14 Desarrollar un plan de acción para establecer si se resolvieron los problemas detectados mediante evaluación. 15 Efectuar seguimiento al plan de acción para verificar si se resolvieron los problemas detectados.

2.3. EL CONTROL INTERNO DEL RECURSO HUMANO COMO FUNCION ASESORA Es obvio que el CONTROL INTERNO como control a la gestión tiene la responsabilidad de evaluar la eficiencia en el manejo del recurso humano asesorando los niveles de la organización cuando así sea necesario para el logro de las decisiones racionales hacia soluciones deseables posibles. La asesoría de CONTROL INTERNO consiste en el análisis y la exploración de un problema hacia los niveles directivos junto con los responsables del desarrollo de métodos y procedimientos propios del sistema en que se desenvuelven. Pero la función asesora proporcionada por CONTROL INTERNO debe enfocarse a la gestión una vez sea evaluada ésta, ya que el proceso de los procedimientos para el control de calidad debe ser asesorado, controlado y evaluado por cada uno de los responsables de las áreas de administración de personal. La asesora se debe fundamentar en cinco pasos: Pensar, proyectar, revisar, formular y recomendar. También debe: 1 Proporcionar una asistencia útil en la evaluación de los resultados de planes, programas y proyectos. 2 Planear, revisar, formular y recomendar, nunca dirigir u ordenar. La asesoría de CONTROL INTERNO es la orientación en el desempeño de sus obligaciones. 3 El CONTROL INTERNO como consejero aporta asesoría a nivel directivo a través de las líneas estructurales de la organización. El CONTROL INTERNO debe poseer preparación, actualización, actuar como agentes en la armonización de planes, verificar procedimientos y ante todo debe conferir calidad humana a la Institución. 2.4. EL CONTROL A LA GESTION Se consagra en la Constitución Política de Colombia y por lo tanto el control se debe aplicar en términos de resultados bien sea en unidades físicas, volúmenes de trabajo, calidad técnica y eficiencia en los servicios.

Se debe hacer un control constante para garantizar el cumplimiento de los objetivos propuestos, a fin de que el rendimiento y la calidad en el tiempo sea el mejor. El control de gestión además proporciona elementos de juicio que fortalecen y agilizan la fijación de responsabilidades en los trámites administrativos de los diferentes niveles de la organización. Se debe tener un control sobre las tareas y las funciones, sobre el desempeño y el resultado. CONTROL INTERNO debe ejercerse sobre todo el proceso. El empleo de listas de verificación, cuestionarios de guías especializados proporcionan una mayor flexibilidad en cuanto a la realización de las tareas de control y asesoría sirviendo como puente en el análisis de la gestión. 2.5. AREAS PRINCIPALES CUBIERTAS POR CONTROL INTERNO EN LA ADMINISTRACION DEL RECURSO HUMANO. 2.5.1. SISTEMA DE INFORMACIÓN SOBRE LA ADMINISTRACION DEL RECURSO HUMANO 2.5.1.1. PLANES DE RECURSOS HUMANOS. Requerimiento y consecución del personal.. Existencias de Recursos Humanos.. Planes de sustitución reemplazos.. Planes de organización. 2.5.1.2. COMPENSACIONES Y SUELDOS. Niveles de sueldos y salarios. Sistemas Prestacional.. Servicios al personal.

2.5.1.3. ANÁLISIS DEL CARGO. Niveles de cargos. Descripción de cargos. Especificaciones de cargos.. Perfiles 2.5.1.4. CARRERA ADMINISTRATIVA. Comunicación de oportunidades. Pruebas. Elegibles 2.5.2. INTEGRACIÓN DE PERSONAL Y DESARROLLO 2.5.2.1. RECLUTAMIENTO DEL PERSONAL. Sistema de reclutamiento. Fuentes de reclutamiento. Disponibilidad de posibles candidatos. Bancos de solicitudes 2.5.2.2. SELECCIÓN. Frecuencia y niveles de selección. Procedimientos de selección. Vinculación seguimiento y pos 2.5.2.3. INDUCCIÓN Y CAPACITACION. Programas de inducción. Objetivos y procedimientos de capacitación

. Niveles de efectividad de la capacitación. 2.5.2.4. DESARROLLO PROFESIONAL. Programa de desarrollo. Planes de promoción. Movimientos de reubicación 2.5.3. CONTROL Y EVALUACIÓN DE LA ORGANIZACIÓN 2.5.3.1. EVALUACIÓN Y DESEMPEÑO. Estándares y medición del desempeño. Técnicas de evaluación del desempeño. Entrevistas de evaluación. Reconocimientos 2.5.3.2. CONTROL DE LOS RECURSOS HUMANOS. Procedimientos disciplinarios. Comisión de personal. Procedimientos de cambio y desarrollo de la cultura institucional 2.5.3.3. ADMINISTRACION DE LAS RELACIONES LABORALES.Administración de los contratos y convenios. Servicios eventuales. Procedimientos para la resolución de conflictos. Sindicatos y asociaciones 2.5.3.4. CALIDAD DEL ENTORNO. Clima organizacional

. Relaciones Humanas. Círculo de calidad. Tasa de rotación 3. DEFINICIÓN DE CONTROL FINANCIERO Consiste en el examen ejecutado por el Jefe de CONTROL INTERNO sobre las transacciones realizadas por el Municipio y sus estados financieros, con el fin de expresar una opinión sobre si estos últimos presentan o no razonablemente la situación financiera a una fecha determinada, el resultado de las operaciones y los cambios en la situación financiera de conformidad con los Principios de Contabilidad Generalmente aceptados en Colombia. 3.1. OBJETIVOS 1 Formular recomendaciones tendientes a mejorar la gestión financiera. 2 Determinar el cumplimiento de las disposiciones legales aplicables a la Entidad. La Contabilidad será el lenguaje de las transacciones económicas del Municipio se utiliza con el fin de preparar estados financieros que sean útiles a la Dirección, autoridades fiscales y de control, organismos laborales y público en general. La Contabilidad en el Municipio, obedecerá a los principios de Contabilidad Generalmente Aceptados (Decreto 2649 de 1.993) 3.2. CONTROL CONTABLE El control contable en el Municipio incluye el plan de organización, los métodos y procedimientos y los registros relacionados con la custodia de los activos de la entidad y la confiabilidad de los datos e informes financieros. El CONTROL INTERNO Contable se dirigirá a garantizar la seguridad en los siguientes aspectos: 1 En las transacciones que se ejecuten de acuerdo a la autorización general o específica del Municipio.

2 Que las transacciones se registren para permitir la preparación de estados financieros de conformidad con los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados y con las Normas actuales. 3 Para mantener adecuadamente la contabilización de los activos de tal forma que sean comparables con los existentes a intervalo de tiempo razonables y se tome la acción oportuna en relación con cualquier diferencia que se presente. 3.3. CONTROL ADMINISTRATIVO El control Administrativo Contable incluye todos los procedimientos y registros de autorizaciones y decisiones sobre transacciones por parte del Jefe de CONTROL INTERNO. Asociados directamente con la responsabilidad de los objetivos de la Entidad, este representa el punto de partida para establecer el control contable. 2.3.1. ELEMENTOS DE CONTROL INTERNO PARA EL AREA FINANCIERA 1 Plan de organización (Manual de Funciones y Procedimientos) con líneas claras de autoridad, designación correcta de deberes y funciones de cada empleado. 2 Independencia sobre las unidades de organización sin que esto implique ruptura de comunicación entre ellas. 3 Separación de labores de operación, registro y custodia como principios básicos. 4 Establecimiento de documentos y registros adecuados. 5 Control físico sobre los activos. En cumplimiento de lo anterior se deben tomar medidas sanas tales como:. Cotizaciones. Afianzamiento del personal del manejo mediante pólizas de seguros.. Adecuada protección de los Almacenes. Sistema de inventario permanente mediante la adopción de tarjetas de kardex.

Al seleccionar el personal idóneo para cumplir funciones en el área financiera y de pagaduría se le exigirá. Entrenamiento adecuado. Eficiencia en las actividades que ha realizado. Moralidad comprobada Lo anterior sabiendo que para que el funcionario trabaje eficientemente debe tener:. Retribución adecuada. Supervisión permanente 3.4. EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO EN CADA AREA La evaluación del CONTROL INTERNO nos permite determinar la confiabilidad del mismo o en su defecto detectar, prevenir, corregir errores y comprobar de si es ágil o eficiente, veraz, oportuno, consistente y operante, para ello es importante el Manual de Funciones y Procedimientos. 3.5. CONTROL INTERNO CON RELACION AL PRESUPUESTO 1 Certificación de recursos de disponibilidad de Tesorería para su incorporación a presupuesto de la nueva vigencia. 2 Expedición de certificaciones sobre si una renta se encuentra o no pignorada o del porcentaje comprometido. 3 La refrendación de los informes de ejecución presupuestal y financiera en que se basa el cálculo de ingresos del proyecto de presupuesto para la siguiente vigencia fiscal. 4 Los procedimientos para el trámite de cuentas para cancelar convenios entre Entidades. 5 La constitución de reservas al comienzo de cada vigencia para atender pagos de contratos o compromisos celebrados en las vigencias anteriores. 6 La cancelación de reservas constituidas en la vigencia fiscal.

7 Certificar la existencia de sobrantes innecesarios en las apropiaciones destinadas al pago de servicios permanentes para que puedan ser contracreditados o devueltos a la Dirección. 8 El inventario de compromisos pendientes a 31 de Diciembre de cada vigencia fiscal. 3.6. CONTROL INTERNO CON RELACION A TESORERIA 1 Normas sobre el procedimiento de ingresos a caja 2 Normas sobre el procedimiento de ingresos a bancos 3 Procedimientos para la elaboración de cheques 4 Normas para la custodia de fondos y valores 5 Custodia de documentos de valor 6 Inversión temporal de los recaudos 7 Traslados de cuentas bancarias 8 Cancelación de cuentas corrientes 9 Constitución de fondos especiales 10 Procedimientos de egresos en efectivo 11 Procedimientos de egresos por bancos 12 Procedimientos de anulación de cheques 13 El manejo de las notas débito y crédito 14 Los sobregiros bancarios 15 Los depósitos Judiciales 16 Prohibiciones a los empleados de manejo 17 Forma y contenido de los recibos de caja 18 Las conciliaciones bancarias (caja)

19 La solicitud de chequeras 20 La reglamentación de avances y anticipos. 3.7. CONTROL INTERNO CON RELACION A LA CONTABILIDAD 1 Prescripción de métodos contables 2 Elaboración del Plan de Cuentas 3 Los libros de contabilidad 4 Los formularios de contabilidad 5 Los procedimientos para el manejo contable 6 Organización de la contabilidad La Entidad Fiscalizadora determinará el contenido de los estados financieros y su forma de presentación al igual que la rendición de cuentas por el manejo de bienes del estado. 3.8. MECANISMOS ESPECIFICOS DEL CONTROL INTERNO PARA EL AREA FINANCIERA 3.8.1. PARA INGRESOS 1 Separar en unidades o personas diferentes las funciones de operación custodia registro y control. 2 Constitución de pólizas y fianzas 3 Papelería Prenumerada 4 Consignación intacta del efectivo recibido 5 Control sobre cheques devueltos 6 Arqueos físicos de confrontación 3.8.2. PARA EGRESOS 1 Utilización de cheques para todos los pagos

2 Prohibición de firmar cheques al portador o firmarlos en blanco 3 Firma de cheques por varias personas 4 Control sobre cheques pendientes de entrega 5 Conciliación bancaria por persona diferente al tesorero 6 Registros contables detallados, confiables y oportunos. 3.8.3. INVERSIONES 1 Custodia por persona diferente al cajero que controla efectivo 2 Registros contables independientes de quien los custodia 3 Arqueos físicos de los valores por personas diferentes. 3.8.4. PAGOS ANTICIPADOS 1 Responsabilidad en la adquisición y cobertura de seguros 2 Adecuado sistema de amortización de prepagados 3 Mantenimiento de registros actualizados 3.8.5. OBLIGACIONES FINANCIERAS 1 Procedimientos escritos para la consecución de empréstitos. 2 Registros auxiliares detallados por préstamo, indicando cuantía, intereses, vencimiento y forma de pago. 3 Circularizaciones periódicas y conciliaciones de diferencias. 3.9. CONTROL INTERNO CON RELACION A BIENES DE ALMACEN 1 Vigilancia sobre la conservación y mantenimiento. 2 Procedimiento para la formación de los inventarios 3 Control perceptivo sobre el ingreso de elementos.

4 Control perceptivo sobre el ingreso o traspaso de elementos 5 Control para reintegro de devolutivos del servicio 6 Procedimientos para el ingreso de bienes recuperados robados. 7 Normas sobre la compensación de sobrantes y faltantes. 8 Normas sobre la custodia de devolutivos en servicio. 9 Procedimientos contables de las responsabilidades. 10 Normas sobre la salida de elementos de consumo y devolutivos. 11 Normas para dar de baja elementos 12 Registros contables de los elementos 13 Procedimientos para inventario físico anual 3.9.1. MECANISMOS ESPECIFICOS DE CONTROL INTERNO CON RESPECTO A BIENES Y ALMACEN 1 Registro de inventario permanente 2 Cuadre periódico de los registros de control y auxiliares 3 Registros contables manejados por personas diferentes al almacenista 4 Papelería prenumerada para ingresos, salidas, traslados y bajas de almacén 5 Inventarios físicos periódicos, rotativos y sorpresivos 6 Confirmación de elementos en poder de terceros 7 Registros contables detallados por cada bien. 8 Inventarios físicos independientes 9 Contabilidad de devolutivos 10 Cubrimiento adecuado de los seguros

11 Políticas de depreciación. 3.10. LIBROS 3.10.1 PRESUPUESTOS 1 Libro de Control de Ingresos 2 Libro de Control de Ejecuciones 3.10.2. PAGADURÍA 1 Libro de caja 2 Libro de contabilización de ingresos 3 Libro de cuentas bancarias 4 Libro de contabilización de acreedores 5 Libro radicador 3.10.3. CONTABILIDAD 1 Libro Diario 2 Libro cuentas auxiliares 3 Libro Mayor y Balances 4 Libro de Inventarios y Balance 5 Libro Registro de Acreedores 3.11. CONTROL INTERNO PARA LA CONTRATACIÓN OBJETIVOS DEL CONTROL INTERNO DE LOS CONTRATOS - Que estén dentro del marco legal correspondiente. - Evitar conductas que afecten la moralidad pública como : 1. Peculados por aplicación oficial diferente

2. Violación al régimen legal de inhabilidades 3. Contratos sin el cumplimiento de los requisitos legales 4. Enriquecimiento ilícito 5. Prevaricato en todas sus formas 3.12. METODOS DE EVALUACIÓN 3.12.1. METODO DESCRIPTIVO O INDAGACIÓN: Consiste en explicaciones verbales de los funcionarios, acerca del procedimiento de las operaciones en las cuales laboran. 3.12.2. METODO ESPECIFICO: Son los cronogramas, flujogramas, diagramas que identifican las fases de control desde su origen hasta su culminación. 2.12.3. METODO DE CUESTIONARIO: Son las posibles preguntas y respuestas hechas por escrito a los funcionarios sobre las operaciones en las cuales laboran. LA EMPRESA UTILIZARA LA COMBINACIÓN DE LOS TRES METODOS ANTERIORES PARA LAS EVALUACIONES A REALIZAR. 3.13. PRUEBAS 3.13.1. PRUEBA DE CUMPLIMIENTO: Se establece en el Municipio para identificar si los procedimientos de control prescritos operan como fueron diseñados. 3.13.2. PRUEBA SUSTANTIVA: Es el examen de los documentos de soporte para identificar las transacciones realizadas. 3.14. CLASIFICACION DEL CONTROL INTERNO EN EL MUNICIPIO: 3.14.1. CONTROL PREVENTIVO: Es el control que tiene por objeto principal el de prevenir que ocurran errores. CONTROL DETECTIVO: Tiene por objeto detectar y corregir los errores que han ocurrido.

3.15. CONTROL INTERNO Y SU RELACION CON EL CONTROL FISCAL La contraloría por mandato constitucional realizará la evaluación del CONTROL INTERNO para saber el alcance que debe dar a su trabajo de auditoria financiera y operativa, y para formular recomendaciones constructivas para su mejoramiento. 4. PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA INTERNA 4.1. PARA INGRESOS A CAJA El CONTROL INTERNO para ingresos a caja debe dar la seguridad que todos los ingresos están registrados como tales y todo lo que hubiere que recibir sea recibido. Teniendo como fundamento el resultado de la evaluación de los ingresos a caja se debe planificar: 1 El período a revisar. 2 Elaborar un listado de los libros y documentos necesarios para que sean entregados. 3 Efectuar un arqueo de Caja Menor y General, relacionando todo el efectivo, cheques, bienes, acciones, en sí todos los valores que estén bajo custodia del funcionario visitado. Los registros de los libros de esta oficina deben quedar inicialmente en la fecha en que se encuentre al momento de la visita. 4 Verificar la exactitud de las sumas, cuadre de los registros de asientos originales de dos meses no consecutivos del año. 5 Investigar los ingresos de Caja con los datos originales, remitir a las carpetas o cuentas de los aportantes. 6 Comparar los ingresos con los depósitos bancarios. 7 Determinar que sea adecuado el cierre mensual de los ingresos a caja. 8 Inspeccionar si los ingresos diarios fueron depositados al día siguiente en la Entidad bancaria y que el efectivo fuere el mismo valor recibido.

9 Si existe el sistema de recibos prenumerados de caja verificar su adecuada utilización. Si se encuentra recibos dañados el ORIGINAL y LAS COPIAS deben aparecer con la respectiva relación. 10 Todos los actos deben ser presenciados por los funcionarios visitados y deben quedar registrados en el acta haciendo referencia a todo lo ocurrido durante la visita. REALIZAR ENCUESTA O CUESTIONARIO (Ver formato). 4.2. PROCEDIMIENTO DE AUDITORIA INTERNA PARA CUENTAS POR COBRAR El objetivo de la Auditoria al examinar las cuentas por cobrar son: 1 La exactitud de la liquidación de los aportes. 2 La cobrabilidad. 3 La Evaluación adecuada en la presentación de los estados financieros. 4 Analizar por grupos cuentas por cobrar según su origen, relacionarlas, estudiarlas, examinarlas y realizar las operaciones que se estimen convenientes. 5 Totalizar las cuentas por cobrar y cruzar con el saldo del balance. 6 Analizar la suficiente provisión para cuentas de dudoso recaudo teniendo en cuenta los antecedentes. 7 Inspeccionar si existen saldos de naturaleza diferente a esta cuenta, si existiere determinar la causa y proponer los ajustes correspondientes. 8 Si se cree conveniente confirmar los saldos. 9 Cuando se evalué el cuestionario de Evaluación de CONTROL INTERNO, planear la visita a esta dependencia. REALIZAR ENCUESTA O CUESTIONARIO. 4.3. PROCEDIMIENTO DE AUDITORIA INTERNA PARA CUENTAS INCOBRABLES La prueba de cobrabilidad descansa en el cobro, una cuenta puede ser confirmada, válida, correcta y sin embargo puede ser incobrable.

El Jefe de CONTROL INTERNO debe determinar la cobrabilidad, de manera que el balance no demuestre más que las cantidades realizables y de esta manera rendir un adecuado informe. 4.3.1. ESTUDIAR: 1 Que originó el envió de la cuenta al rubro de incobrables. 2 Si la Empresa tiene criterios preestablecidos para tomar esta determinación. 3 Si hay criterios y estos se cumplieron en su totalidad. 4 La correspondencia sobre el tema. 5 La contabilización de esta cuenta. 6 Todo lo que tenga que ver con la cuenta y presentar soluciones que permitan se refleje en el Balance la cifra real. 4.4. PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA INTERNA PARA INVENTARIOS 1 Investigar si existen copias de anteriores procesos de estos y verificarlos. 2 Examinar si hay instructivos sobre el proceso y estudiarlos. 3 Visitar todas las dependencias que a modo de ver tengan relación con este proceso. 4 Determinar ubicación, clase, valor de los bienes de cada sitio o período a examinar. 5 Capacitar al personal que va a participar en el evento discutiendo puntos de vista, elaborar con ellos los papeles de trabajo y las tareas determinadas individual o por grupo. 4.4.1. ANALIZAR 1 Como se tratan los bienes dañados, obsoletos o de poco movimiento. 2 Que las cantidades contadas y la descripción de los artículos y/o elementos inventariados sean anotados correctamente.

3 Que al efectuar el conteo no se omitan artículos y/o elementos que deban inventariarse. 4 Si la última relación de artículos o elementos recibidos por el almacén ya fue contabilizado. 4.4.2. ESCOGER 1 Artículos o elementos al azar o por determinación del auditor tenga en cuenta un porcentaje sobre el total de lo examinado. 2 Relacionar los artículo o elementos, unidad de medida, cantidad contada etc. 3 Relacionar las hojas de recuento que crea conveniente. 4 Seleccionar un período determinado y solicitar las ordenes de compra o suministros y realizar:. Confirmar que las órdenes de compra o suministro fueron debidamente aprobadas y ordenadas por funcionarios autorizados.. Comprobar que toda orden de compra esté acompañada por solicitud aprobada.. Analizar que se hayan cumplido con las Normas legales, administrativas y fiscales para efectuar la compra.. Que existan facturas que respalden cada pedido y que coincidan: solicitud, pedido, facturas e ingresos de almacén. Que las facturas correspondan a los precios cotizados según las ordenes de compra. Que las cantidades recibidas fueran las solicitadas.. Que se registraron las facturas inmediatamente se recibieron los artículos y/o elementos a los cuales se produjo el ingreso al almacén.. Que en el costo se facturen solamente los fletes si este así se hubiere cotizado. 4.4.3. CONSTATAR 1 Si se aprobó la cotización más favorable para la Empresa.

2 Si las cotizaciones fueron competitivas con precios de otros proveedores. 3 Que las facturas y comprobantes estén debidamente ordenados. 4 Que las facturas y comprobantes correspondientes tengan sello de pago cancelado. 5 Que las facturas sean originales. 6 Que todos los documentos de un negocio se encuentren debidamente archivados facilitando su permanente u ocasional estudio. 4.4.4. CON RESPECTO A LOS INGRESOS DE ALMACEN, EXAMINAR: 1 Si están bien codificados según la descripción del artículo o elemento. 2 Que el número de unidades sea el correcto. 3 Si el recibo de los artículos o elementos se efectuó por el funcionario correspondiente. 4 Si el ingreso está debidamente anotado en los registros de kardex. 5 Si se encuentra bien almacenado según su origen y calidad. 4.4.5. CON RESPECTO A LOS EGRESOS DE ALMACEN. EXAMINAR: 1 Si los documentos de autorización tienen las firmas correspondientes. 2 Si las personas que recibieron fueron las autorizadas para ello, 3 Las salidas de almacén están debidamente registradas en el kardex. 4 Si son correctos el número o cantidad entregada con la autorizada en los documentos. 5 Seleccionar los traspasos, devoluciones o reintegros, y estudiar:. Los traspasos, devoluciones o reintegros que se han realizado estén debidamente diligenciados y firmados por las personas autorizadas para tal fin.. Que sean los artículos, elementos u objetos registrados en los documentos presentados para la operación.

. Que estén debidamente contabilizados. PROCEDIMIENTOS EN CASO QUE NO HUBIESE INVENTARIO FISICO 1 Practicar un selectivo por unidades y valores (tener en cuenta un porcentaje sobre el total). 2 Cruzar estos datos con las tarjetas de kardex 3 Si hay diferencias investigarlas con el funcionario correspondiente. Y realizar los correctivos dando aviso a contabilidad. 4 Siempre obtener explicación satisfactoria de las diferencias y correctivos dejando la constancia correspondiente. 5 Establecer que las cantidades existentes se encuentren entre los máximos y mínimos establecidos para dichos elementos. PERIÓDICAMENTE VISITAR AL ALMACEN Y OBSERVAR:. Si las seguridades son las apropiadas para la protección de los bienes en custodia.. Si solo las personas autorizadas tienen acceso al almacén y a los elementos en depósito.. Si las recepciones y entregas las efectúa el almacenista. Si hay elementos en consignación, custodia, etc., (que no pertenezcan a la Empresa, como están almacenados, si es fácil distinguirlos de los propios y si se cuenta con el respaldo de documentos oficiales.. Si la rendición de cuentas de almacén a la Entidad competente se hace en la fecha prevista o fuera de estas y sus causas.. Si la Entidad Competente ha hecho observaciones, estudiar sus causas e insinuar correctivos.. Estudiar los saldos contrarios a la naturaleza de la cuenta, analizarlos, presentando soluciones y observando su correcta contabilización.. Si encuentra elementos dados de baja investigar orden de funcionario competente, acta correspondiente y firma de los funcionarios fiscales (VER CUESTIONARIO).

PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA INTERNA PARA COMPRAS Un CONTROL INTERNO adecuado para la adquisición de activos exige que la compra esté separada del recibo, registro y pago. CON RESPECTO A LA SECCION DE COMPRAS 1 Revisar si hay proveedores analizados por grupos especializados, que sus documentos para contratar estén actualizados y que haya una hoja de vida de su comportamiento comercial. 2 Movimiento por grupos especializados de la utilización anual, semestral, trimestral mediante el cual se pueda aprobar un pedido. 3 Promedios mínimos por artículos del almacén para realizar pedidos. 4 Estadísticas necesarias para planear las compras. CON RESPECTO A LAS COMPRAS 1 Verificar las sumas y cuadrar el registro de los asientos originales e investigar los totales hasta el mayor general como mínimo de dos meses no consecutivos. 2 Examinar las facturas de los proveedores y sus registros contables de:. Dos meses anteriores no consecutivos.. El último mes del ejercicio. Un mes al azar 1 Tomar los registros de recepción y realizar un proceso hasta su contabilización (Almacén, cuentas corrientes). 2 Examinar las notas por devoluciones y rebajas realizando el proceso contable, almacén, cuentas corrientes, departamento de compras, recepción. 3 Verificar que los precios sean los acordados como también las condiciones de entrega, empaque y pagos.

4 Investigar las facturas duplicados o fotocopias. REALIZAR CUESTIONARIO O ENCUESTA PROCEDIMIENTO DE AUDITORIA INTERNA PARA ACTIVOS FIJOS. ESTUDIAR: 1 Solicitar a la fecha de la visita una relación que muestre el movimiento con saldos de todos los activos fijos con sus respectivas depreciaciones. 2 Realizar pruebas selectivas de los registros más significativos y analizarlos. 3 Efectuar cruces de los registros auxiliares con los saldos de la cuenta control y determinar su veracidad. 4 Confrontar las facturas, documentos de propiedad y equipo del transporte con sus matrículas. 5 Revisar si los bienes se encuentran asegurados, si su cobertura es la adecuada y si las pólizas están vigentes. 6 Constatar si la depreciación está siendo aplicada correctamente, si la amortización se hace con base a técnicas y estudios adecuados y si estos pueden ser aplicados en forma constante y uniforme. 7 Verificar si las adquisiciones son autorizados por funcionarios competentes, si existen los respectivos contratos, si los activos han sido recibidos y su valor cancelado y cruzarlos con ingresos a almacén. 8 Inspeccionar si los activos están siendo utilizados correctamente, si su código de identificación coincide con el de inventario. 9 Observar si se llevan todos los activos fijos, hoja de vida donde se anote control de mantenimiento así:. Número de orden. Fecha de mantenimientos. Clase de reparación. Valor de la Mano de Obra

. Valor de los recursos. Garantía de calidad. Vida útil 10 Examinar en su totalidad los métodos utilizados para la evaluación de Activos fijos. 11 Estudiar el control de reparaciones si se exige garantía de calidad y si éstos son incluidos para la evaluación y determinación de la vida útil. 12 Estudiar la forma utilizada para calificar la obsolescencia de los bienes y el sistema para sacarlos de inventario en forma definitiva. PROCEDIMIENTO DE AUDITORIA INTERNA PARA DEUDORES, FONDOS Y AVANCES 1 Ubicar los documentos soportes de estas cuentas, relacionarlas y cruzar el total con el saldo del balance. 2 La edad de las cuentas, el movimiento de abono de éstas. 3 Si los deudores pidieron la autorización correspondiente para tener derecho a estos préstamos. PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA INTERNA PARA PAGOS ANTICIPADOS El CONTROL INTERNO adecuado requiere una revisión periódica de los elementos para determinar que están en uso y que la cantidad declarada es la correcta, que las cantidades no amortizadas permanecen como gastos diferidos. Cuando se trata de gastos diferidos a largo plazo es aconsejable que sea la cúpula administrativa la que tome determinaciones. OBJETIVOS Examinar los pagos anticipados, los gastos relativos así: Establecer la validez y propiedad de las cantidades cargadas a las cuentas del activo. 1 Cerciorarse de que los futuros ejercicios resulten beneficiados de los activos que se llevan y determinar que las cuentas del activo sean debidamente aplicadas a los gastos.

2 Revisar que las cantidades que se pasan como pagos anticipados, gastos pagados por anticipado y gastos diferidos en realidad sean cargables a períodos y a operaciones más allá del final del período fiscal en curso. PRIMAS DE SEGURO EXAMEN: Se debe tener en cuenta que el beneficiario sea El Municipio. Que si las propiedades están hipotecadas que estas tengan su respectiva póliza. 1 Determinar la cantidad del seguro pagado por anticipado y los gastos periódicos por seguro de cada póliza. 2 Comparar cantidades registradas con las de la compañía de seguros, si hay diferencias pedir aclaraciones y realizar los correspondientes ajustes. 3 Se debe investigar la devolución por primas hasta su ingreso a caja y su correcta contabilización. 4 Examinar la correspondencia de las compañías de seguro, que seguramente fijará pautas a seguir. 5 Verificar si los seguros fueron tomados después de un estudio técnico o por el contrario fue producto de una operación normal. 6 Confirmar que la cobertura del seguro sea equivalente al valor de la prima y si ofrece garantía para la Empresa. 7 El Jefe de CONTROL INTERNO debe analizar tanto el aspecto numérico contable como la confiabilidad y seguridad de la operación. 8 Elaborar una relación de las pólizas de seguros con los siguientes datos: Número de la póliza Nombre de la compañía de seguros Fecha de suscripción Vigencia Riesgo que cubre Valor de la cobertura

Primas canceladas Porción causada y diferencia a la fecha de estudio. PROCEDIMIENTO DE AUDITORIA INTERNA PARA LA SECRETARIA DE HACIENDA Y TESORO 1 Se debe establecer que los pagos correspondan a una evidencia clara y Veraz 2 Observar que haya una adecuada separación de funciones respecto a : - La aprobación de las facturas o documentos a cancelar - El registro de los auxiliares - La elaboración de los cheques - El control de los cheques listos para la entrega al beneficiario El resultado de la evaluación permite la planeación para la visita al área donde se efectúa el egreso como son: - Elaboración de los papeles de trabajo - Inventario de los documentos necesarios para el análisis, revisión, conformación e inscripción. CON REFERENCIA A LOS CHEQUES OBSERVAR: Que las facturas o documentos estén debidamente aprobados y autorizados 1 Las facturas y documentos deben tener un sello con la palabra pagado 2 Las devoluciones, rebajas, descuentos, ingresos a almacén, ordenes de prestación de servicios, contratos y demás documentos soportes se hubiesen tenido en cuenta en la operación.

EXAMINAR LOS COMPROBANTES DE EGRESO: DEBE CONTENER:. Nombre del beneficiario. La firma o iniciales de las personas autorizadas para ordenar, actualizar, aprobar y revisar.. Fecha de emisión, número de cheque, cuenta bancaria. Valor de cheque cruzado en los documentos de origen. El código e imputación presupuestal afectado. Firma del beneficiario, número de cédula, sello, autorización autenticada Del beneficiario para el retiro del cheque, cuando es hecho por personas diferentes al beneficiario. VERIFICAR EN LOS LIBROS. Que se descargue en la fecha del giro.. La secuencia del giro.. Si existen comprobantes anulados observar que los mismos (original y copias), tengan el sello o palabra anulado.. Si existen cheques anulados, cerciorarse que la parte de las firmas se haya mutilado.. Estudiar las conciliaciones Bancarias cuidadosamente.. Cruzar los saldos (auditoría de caja, saldos en bancos con el mayor general).. Analizar los pagos efectuados por contratos (compras, prestación de servicios, etc.) compruebe la vigencia de su póliza, el recibido de conformidad de los contratos, descuentos, anticipos, retenciones y demás de ley.. Elaborar una relación de los cheques por entregar y comprobar la fecha de giro.

Investigar los que tengan una antigüedad de más de 30 días, examinar los comprobantes y documentos que respondan al pago y si se estima conveniente averiguar con los beneficiarios los motivos de su no cobro. Si resulta conveniente solicitar la anulación y observar que se efectué los registros contables correspondientes.. Verificar la correcta contabilización de las notas débito.. Elaborar relación de los depósitos en tránsito, pendientes de registro en el banco a la fecha de la visita, investigar su origen, cotejando el asiento contable, cruzando las cantidades con la evidencia obtenida, el examen de la cuenta acreditada por el débito a bienes. Verificar que todos los depósitos en trámite figuren consignados y registrados en el extracto bancario del mes siguiente.. Cotejar los sobregiros existentes en las cuentas bancarias, que sean reales y que se muestren como pasivos a corto plazo en el Balance. PROCEDIMIENTO DE AUDITORIA INTERNA PARA CONTRATOS 1 Escoger contratos de diferente índole y analizar:. Objeto, imputación presupuestal respectiva y su registro. Vigencia de las pólizas suscritas.. Cumplimiento de los plazos para su ejecución. Fecha de perfeccionamiento. Acta de iniciación. Clase de contrato. Pagos efectuados. En caso de incumplimiento, estudiar la actuación administrativa tomada Por el Municipio. VERIFICAR: 2 Si los fines del contrato cumplen con las funciones de la entidad. 3 Si se presentaron las cotizaciones o propuestas.

4 Si se cumplieron requisitos previos como: Estudios Técnicos o económicos, etc. 5 Si existe un equilibrio económico entre la calidad y la cantidad de los bienes y servicios y los precios a cancelar. 6 Si se registró la reserva presupuestal 7 Si se cumplieron todos los requisitos legales 8 Si se dio cumplimiento a todas las cláusulas del contrato para su cancelación. 9 Si la adquisición de bienes y servicios están libre de peticiones remuneratorias de parte de los funcionarios. 10 Si el contratista se encuentra o no incurso en inhabilidades o incompatibilidades. 4.10.1. SOLICITAR INFORMACIÓN SOBRE: 1 Si existe un listado debidamente estudiado y calificado de profesionales, empresas o entidades especializadas con las cuales el Municipio requiere contratar. 2 A la oficina jurídica sobre existencia de remuneraciones por contrato suscrito, concepto sobre la situación planteada y posibles resultados. 3 Si existe archivo permanente individual con todos los documentos de cada uno de los contratos y sus movimientos que facilite el estudio o investigación. 4 Si el Municipio atendió financieramente el contrato según sus obligaciones, si no se hizo investigar las causas. 13 De los contratos por honorarios analizar si existe contrato de prestación de servicios o contrato u orden de trabajo.

PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA INTERNA PARA EL RECURSO HUMANO NOMINAS EXAMINAR: Que la lista para elaborar la nómina aparezca únicamente los funcionarios reales con sus respectivas asignaciones. 1 Que no permanezcan en la nómina ex funcionarios 2 Que las horas extras se justifiquen y que hubiesen sido autorizadas. 3 Que las deducciones por descuentos autorizados de ley fueron liquidados adecuadamente. CON RESPECTO A LA HOJA DE VIDA 1 Que exista solicitud de empleo, bien diligenciada y firmada por el peticionario, verificando estudios y calificación. 2 Que cumpla con los requisitos exigidos para el cargo y que los documentos soportes se encuentren adjuntos. 3 Comprobar que los descuentos fueron bien liquidados y girados oportunamente a los beneficiarios. 4 Revisar los cálculos sobre prestaciones sociales, retenciones y si fueron girados en su totalidad en el tiempo previsto a las entidades que por ley le correspondan. 5 Investigar si las nóminas han sido debidamente autorizadas, refrendadas, imputadas presupuestalmente y que han seguido todos los pasos que se requieren para el CONTROL INTERNO. DE LAS COMISIONES 1 Si fueron autorizadas previamente 2 Si se legalizó el avance en el tiempo requerido 3 Si se cumplió con el objeto de la comisión y se presentó el informe oportunamente.

4 Seleccionar de los funcionarios un número no inferior al 25 % del total y analizar : - Que el nombre, apellidos, documento de identidad, cargo y sueldo sean los determinados en el documento de nombramiento o ascenso. - Que esté ocupando las funciones y el cargo para el cual fue contratado, si no, exigir el documento (Acto Administrativo) mediante el cual se le asignó el que está desempeñando en el momento de la visita. - Que la nómina esté debidamente liquidada y que los beneficiarios hubiesen recibido el valor real. - Comparar la firma en la nómina con la registrada en el acta de posesión, hoja de vida, documento de identidad, etc., CUESTIONARIO DE AUDITORIA INTERNA PARA COMPRAS - Verificar que el proceso de adquisiciones esté acorde con las Normas legales, administrativas y de control. - Determinar el cumplimiento del programa anual de compras. - Determinar el funcionamiento de la Empresa en el área. 1. Tiene la dependencia una distribución clara de sus funciones, obligaciones y responsabilidades que le corresponden. SI ( ) NO ( ) 2. Se da cumplimiento a las disposiciones legales que sobre el proceso de compras establece la ley 80 de 1.993 y decretos reglamentarios. SI ( ) NO( ) 3. Se solicitan cotizaciones. SI ( ) NO ( )

4. Se realizan estudios para la selección del mejor proponente. SI ( ) NO ( ) 5. Se lleva a cabo el comité de compras. SI ( ) NO ( ) 6. El programa anual de compras se ajusta a la realidad del consumo. SI ( ) NO ( ). Observaciones 7. Se elabora periódicamente un programa de adquisiciones. SI( )NO( ) 8. Se consulta la disponibilidad presupuestal para la adquisición de compromisos de compras. SI ( ) NO ( ) 9. Se verifica con el almacén la existencia de bienes antes de gestionar su compra. SI ( ) NO ( ) 10. La entrada al almacén de los bienes adquiridos se hace revisando las características descritas del mismo y en los términos pactados. SI ( ) NO ( )

11. Se mantiene actualizado el registro de proveedores. SI ( ) NO ( ) 12. Se mantiene comunicación con las dependencias solicitantes sobre el trámite en que se encuentran sus pedidos. SI ( ) NO ( ) Observaciones 13. En la solicitud de cotizaciones se tiene en cuenta a : Todos los proveedores inscritos ( ) a. Solo a tres de ellos ( ) b. La línea del producto ( ) c. Las condiciones de pago ( ) observaciones 14. Existen varios funcionarios encargados de tramitar todas las cotizaciones. SI ( ) NO ( ) _ 15. Existen mecanismos de control para verificar la veracidad de las cotizaciones. SI ( ) NO ( ) 16. Tomando como base el programa anual de compras, los gastos efectuados hasta la fecha están dentro de lo normal. SI ( ) NO ( ) _ FIRMA DEL ENCUESTADO FIRMA DE QUIEN REALIZA LA ENCUESTA EVALUACIÓN DEL CUESTIONARIO.