MUNICIPIO LA UNIÓN VALLE METODOLOGÍA PARA LA REALIZACIÓN DE AUDITORÍAS FINANCIERAS 1 INTRODUCCIÓN Teniendo como fundamento la Ley 87 de 1.993, la Resolución Nº 357 de 2.008, el Decreto Nº111 de 1.996 y las normas concordantes, y dado que el seguimiento y control al desempeño de la Secretaria de Hacienda y sus respectivos componentes (Tesorería, Contabilidad y Presupuesto) son un punto relevante dentro de la gestión de la Alcaldía Municipal de La Unión Valle la Oficina de Control Interno OCI ha diseñado la presente Metodología para la Realización de Auditorias a dicha área. La presente guía tiene como objetivo establecer una metodológica para planificar, ejecutar, controlar y conducir los aspectos más relevantes involucrados en el ejercicio de las tareas de auditoría financiera. La labor de control no es exclusiva de la Oficina de Control Interno; el Autocontrol debe ser intrínseco al desempeño al Servidor Publico. Por tal razón el quipo de trabajo de la Secretaria de Hacienda deberá apoyar la presente guía mediante el diseño e implementación de políticas que coadyuven en la autorregulación para fortalecer los principios del Control Interno: Igualdad, Moralidad, Eficiencia, Economía, Celeridad, Imparcialidad y Publicidad. Y los Principios de Gestión: Economía, Equidad, Eficiencia, Eficacia y Efectividad. Igualmente, otra herramienta de seguimiento y control será el Mapa de Riesgos del área y los controles que respecto a estos se tomen. Su utilización es de uso interno exclusivo. CONCEPTO DE SISTEMA Un sistema es un conjunto de elementos interrelacionados, de cualquier clase, por ejemplo: conceptos, objetos, personas, etc.
2 Un sistema no es igual a la suma de sus partes, sino que tiene características propias que lo diferencian y le dan su identidad como resultado de su propia interacción de conjunto (efecto de sinergia). Por ello, la calidad de un sistema, depende de los elementos que lo componen y del modo en que estos actúan asociados. CONCEPTO DE CONTROL Se puede definir al control como el proceso de ejercitar una influencia: Directiva: Donde el control logra que las actividades se realicen de modo tal de producir determinados resultados o alcanzar objetivos específicos predefinidos Restrictiva: Donde el control se ejerce de modo de evitar que las actividades de un sistema produzcan resultados no deseados. Los controles correctivos son los que incluyen en su estructura los elementos necesarios para efectuar la medición de los desvíos que se pueden producir como consecuencia de la actividad del sistema operante que se controla y para informar de ellos. Los correctivos retroalimentados son aquellos en los que la medición de la actividad del sistema que se controla se efectúa comparando los resultados producidos por el sistema con los objetivos establecidos para la actividad del sistema. Los desvíos se miden e informan después que han tenido lugar. Los correctivos prealimentados son aquellos en los que la medición de la actividad del sistema que se controla se efectúa comparando los resultados que se espera que el sistema produzca con los objetivos establecidos para la actividad del sistema. Los desvíos resultantes son desvíos proyectados, por lo que la acción correctiva se tomará de modo de evitar que tales desvíos sucedan en la práctica o de minimizar su importancia. Los controles no correctivos son aquellos que no incluyen en su estructura la medición e información de los desvíos que se pueden producir como
3 consecuencia de la actividad del sistema que se controla. (p.ej.: separación de funciones incompatibles). CONCEPTO DE AUDITORÍA Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias de la auditoria y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar la extensión en que se cumplen los criterios de auditoria. La Auditoria interna forma parte del sistema de control interno del ente, en conjunto con el Autocontrol que cada servidor y dependencia deben fomentar. La auditoría interna es un control preventivo por cuanto está concebida con el objetivo de medir e informar los potenciales desvíos que pudieran haber ocurrido. Así mismo, auditoría también constituye un control selectivo porque no es necesario verificar la totalidad de los resultados producidos por un sistema para obtener información suficiente. En suma, se podría definir a la auditoría como: El control independiente, retroalimentado y generalmente selectivo de un sistema; en particular. TIPOS DE AUDITORÍA Básicamente, se puede clasificar a los distintos tipos de auditoría en: Auditoría Externa de Estados Contables (o Financieros): Tiene como objetivo emitir una opinión sobre la razonabilidad de la información contable. Auditoría Interna: Tiene como objetivo medir y evaluar la confiabilidad y eficacia de las actividades de control de los sistemas. Auditoría Operativa o de Gestión: Consiste en el examen de la gestión de un ente para evaluar la eficacia y eficiencia de sus resultados. Auditoría Integral: Integra a los objetivos de las auditorías precedentes, el control referido al cumplimiento del ente con respecto a regulaciones y normas vigentes que le son aplicables en forma particular.
MUNICIPIO LA UNIÓN VALLE NORMAS DE AUDITORÍA 4 El sector público se rige por normatividad nacional, departamental y municipal y es por ello que estas deben ser tenidas en cuenta al momento de realizar la auditoria. Por tal razón cada ente público debe tener un Normomograma que sirva como carta de navegación. A continuación se presenta un ejemplo de este. 1 CIC RESOLUCION 357 DE 2,008 CGN 2 CONTRATACION 3 S. DE HACIENDA LEY 80/93 DECRETO 2474 DE 2,008 LEY 1150/2007 DECRETO 3576 DE 2,009 DECRETO 2025 DE 2,009 Acuerdo Nº011 de Noviembre 02 de 2,004 Decreto Nº 111 de 1,996 4 VIGENCIAS FUTURAS Ley 819 de 2,003 Arts 10, 11 y 12. 5 CAJA MENOR 6 INVENTARIOS Y COMPRAS 7 RIESGOS 8 INDICADORES Resolución 001 de Enero 04 de 2,010 Ministerio de Hda y Crédito Público. Resolución 001 de Enero 03 de 2,011 Alcaldía Mpl La Unión Valle Compras Ley 598 de 2,000. Ley 80 de 1,993. Inventarios Ley 42 de 1,993 Art 107. Ley 87 de 1,993. SICE Decreto 3125 de 2,003 Art 13 Decreto 1599 de 2005. Ley 489 de 1998. Decreto 2145 de 1999. Decreto 2593 de 2000 Directiva presidencias Nº09 de 1999. Ley 87 de 1993. Decreto 188 de 2004. Decreto 1537 de 2011 Arts 3 y 4. Constitución Política Art 269. Ley 87/1993 Dcto 2145/99 Art 8 Literal e). Dcto 1599/05
9 CONTROLES 10 PLAN DE COMPRAS Dcto 2539/00 Ley 87 de 1,993 Art 4. Dcto 1537 de 2,001 Art 2. Ley 872 de 2,003. Dcto 4110 de 2,004. Norma Técnica de Calidad en la Gestión Publica NTCGP 1000:2004. Decreto 3512 de 2,003. Acuerdo 004 de 2,005. Resolución 5313 de 2,002. Ley 598 de 2,000. Resolución 5314 de 2,002. Resolución Orgánica 5339 de 2,002. 5 CONCEPTOS BÁSICOS Los estados financieros son las manifestaciones de la gerencia acerca de la posición financiera y los resultados de las operaciones del negocio e incluyen una serie de afirmaciones explícitas e implícitas con respecto a los activos, pasivos, hechos y transacciones. En este contexto, es necesario precisar el objetivo en particular que busca la auditoría financiera, el cual es: obtener suficiente evidencia de auditoría sobre las afirmaciones de la información financiera. Para lograr esta evidencia, la auditoría a llevarse a cabo se divide en tres etapas o pasos del proceso de auditoría los cuales son: Etapa de Planificación Etapa de Ejecución Etapa de Finalización RIESGO DE AUDITORÍA Se puede definir al riesgo de auditoría como el peligro que asume el auditor de no observar la existencia de hallazgos importantes en la información que presentan los estados financieros emitiendo, por lo tanto, un informe erróneo.
El riesgo de auditoría existe, fundamentalmente porque: 6 La evidencia de auditoría no puede ser concluyente al 100%. No se puede llevar a cabo el examen de la totalidad de la información disponible por problemas de tiempo. La opinión del auditor es subjetiva. El riesgo de auditoría está definido por: Riesgo Inherente: representa la posibilidad que tanto las transacciones o los saldos de los estados financieros puedan incluir afirmaciones equivocadas derivadas de la propia complejidad relativa a su captación y registro adecuados. Riesgo de Control: representa la posibilidad que existiendo una afirmación errónea, el grupo auditor no lo observe o bien que, habiéndolo detectado, el grupo activante no adopte las medidas correctivas necesarias para que los errores no se reiteren. Riesgo de Detección representa el riesgo que los procedimientos de auditoría no permitan detectar una anomalía. Se puede controlar el riesgo de auditoría variando la naturaleza, oportunidad y alcance de los procedimientos de auditoría aunque, no obstante, se debe reconocer que un mayor trabajo de auditoría no necesariamente siempre reduce el riesgo de un error o irregularidad significativa. METODOLOGÍA PARA LA REALIZACIÓN DE AUDITORÍAS FINANCIERAS ETAPA DE PLANIFICACION PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA Constituye la primera etapa del proceso de planificación y tiene como objetivo establecer las guías fundamentales que dirigirán el trabajo de auditoría. En la primera parte de esta planificación, se analizan algunos temas aplicables a la auditoría en su conjunto, tales como; que se espera del trabajo de auditoría, la
7 importancia de los papeles de trabajo y de los estados financieros en su conjunto, el conocimiento del equipo auditor de los temas objeto de auditoria, el ambiente de control y las políticas contables utilizadas. También, definir en función de la responsabilidad que le cabe a los responsables de la auditoría y, la posibilidad de la existencia de errores o irregularidades significativos o acciones cuestionables o ilegales. PUNTOS RELEVANTES SOBRE LAS TAREAS ASIGNADAS Comprende, como temas esenciales a tener en cuenta, los siguientes: Términos de referencia: Se deben dejar establecidos con absoluta claridad: o Las responsabilidades de los auditores. o Expectativas del nivel directivo. o Restricciones al alcance del trabajo de auditoría. o Informes sobre el Sistema de Control Interno para definir el nivel de riesgo de control de la auditoría. o Informes para propósitos especiales requeridos por órganos de control. Conocimiento del Área Auditada o Marco legal y regulatorio. Los sistemas de información o Confiabilidad del Software Financiero o Realización de copias de seguridad o Destreza del personal en el manejo del software El ambiente de control o El enfoque y actitud de la dirección hacia los controles o Estructura organizacional o Implementación del Manual de Procesos y Procedimientos
8 Las políticas financieras y contables o Cambios a las políticas financieras y contables (propuestos o implementados) o Conflictos entre las normas contables o Efecto de los requerimientos legales y contractuales impuestos Riesgo y ambiente de control o Actitud de la Alta Dirección de cada unidad operativa (Tesorería, Contabilidad, presupuesto, Catastro) relacionada con las actividades inherentes al ambiente de control. Decisión Sobre El Alcance A Establecer o Información financiera y estructura operativa de la organización. o Impacto de cada unidad financiera y sus componentes en relación con los estados financieros de toda la organización en su conjunto. o Riesgos de cada unidad operativa. o Ambiente de control de cada unidad operativa. o Hechos futuros relacionados con las unidades operativas cuyo impacto se considera significativo en los estados financieros (actualización de inventarios, liquidación de contratos). PLANIFICACIÓN DETALLADA En particular, la planificación detallada es apropiada cuando: Los componentes son de alto riesgo o significativos para la auditoría en su conjunto. Los componentes han sido afectados por cambios significativos en los sistemas de información, contables y de control. Se está planificando una auditoría inicial. Dentro de esta etapa se pueden incluir como temas válidos para su tratamiento a: Procedimientos de diagnóstico Permiten incrementar la comprensión de un componente en particular. Incluyen: Análisis de saldos contables Análisis de conciliaciones de registros detallados con saldos del mayor
MUNICIPIO LA UNIÓN VALLE Análisis de ajustes Análisis de cuentas y transacciones 9 Selección de procedimientos de auditoría En este punto se determinan, en función del enfoque de auditoría previsto, los distintos procedimientos de auditoría a ser utilizados en relación con los estados financieros con el fin de obtener evidencia de auditoría suficiente, relevante y competente para sustentar los hallazgos y recomendaciones. Participación de otros profesionales Se debe tener en cuenta necesidad de incorporar profesionales de otras disciplinas en función de la complejidad o características de las tareas a realizar. Confianza en el trabajo de auditoría interna Dependiendo del grado de confianza que se tenga con respecto a las actividades realizadas por la auditoría interna de la entidad (particularmente a partir del análisis de su estructura organizacional y operativa, funciones, procedimientos y capacidades de los miembros que la componen), se podrá utilizar el trabajo de esta unidad para: Identificar de factores de riesgo significativos Actuar como un elemento del ambiente de control Obtener evidencia de auditoría Primera auditoría Se deben considerar los siguientes puntos (los cuales no se presentan en auditorías recurrentes) Todo de tipo de informes que se presenten a organismos de control Organigrama Documentación sobre sistemas administrativos y políticas financieras y contables Informes de control interno
Copias de documentos clave (estatutos, actas de reuniones, contratos, actos administrativos) Documentación sobre aspectos legales pertinentes. 10 HERRAMIENTAS PARA OBETENER INFORMACION: Manual de Funciones. Manual de Procedimientos Actos Administrativos Documentos sobre políticas Instructivos Entrevistas con funcionarios PROCEDIMIENTOS PARA LA REALIZACION DE AUDITORIAS Diseño del Plan de Auditoria PA. Aprobación del PA por parte del CCCI. Notificación al secretario de despacho responsable del proceso o dependencia a auditar. Aplicación de cuestionario o encuesta, realización de análisis documental, reunión o inspección ocular. Recolección de material soporte. Informe con recomendaciones presentado al alcalde y al secretario de despacho responsable del proceso o dependencia auditada. Presentación de Plan de Mejoramiento a la OCI. TECNICAS DE EVALUACIÓN DE CONTROL INTERNO Son los Métodos Generalmente Aceptados, utilizados por la Oficina de Control Interno para obtener la evidencia necesaria que fundamente sus acciones y conclusiones. El examen de Control Interno debe realizarse bajo la aplicación de varias técnicas; entre las más importantes se relacionan las siguientes: TÉCNICAS DE VERIFICACIÓN OCULAR Observación: Consiste en cerciorarse de hechos o circunstancias dadas en la ejecución de actividades o procedimientos.
11 Comparación: Establece la relación que hay entre dos o más conceptos. Revisión selectiva: Examen ocular rápido para separar o identificar operaciones fuera de lo común, en el aspecto sujeto de revisión. Rastreo: Es el examen de manera regresiva o progresiva al seguimiento de las actividades o procesos de la entidad. TECNICAS DE VERIFICACIÓN VERBAL Indagación: Consiste en averiguar sobre un hecho, generalmente la evidencia verbal no es suficiente por sí misma, más bien es útil para descubrir situaciones que requieran ser investigadas o corroboradas. Entrevista: Consiste en averiguar sobre un tema para obtener información cualitativa; se debe realizar con personas responsables e involucradas en el proceso. TECNICAS DE VERIFICACIÓN ESCRITA Cuestionario: Consiste en convertir en preguntas todas las Normas de Auditoría Interna. Conciliación: Es hacer que concuerden dos conjuntos de datos relacionados, separados e independientes. Confirmación: Es constatar algún hecho o acontecimiento de una fuente independiente a la entidad bajo examen. TECNICAS DE VERIFICACIÓN DOCUMENTAL Comprobación: Es el examen para verificar la evidencia de los comprobantes que sirven de apoyo a una operación o transacción. En el examen de los comprobantes se debe tener en cuenta lo siguiente: La razonabilidad y autenticidad del documento. Establecer la veracidad de la operación realizada por la entidad. Verificar que la operación haya sido registrada en forma correcta, aprobada por el funcionario autorizado y soportada con documentos reales. Computación: Consiste en contar, calcular o totalizar datos numéricos, con el objeto de asegurar que las operaciones matemáticas efectuadas sean correctas. TECNICAS DE VERIFICACIÓN FÍSICA Inspección: Examen físico y ocular de activos, obras de infraestructura, documentos y valores, con el objeto de demostrar su existencia y autenticidad.
12 VERIFICACIÓN GRÁFICA Diagrama de flujo: Representación gráfica y simbólica de un sistema o serie de procedimientos, mostrando en forma secuencial los pasos a seguir, los controles, fuentes y distribución de documentos. ETAPA DE EJECUCION En esta etapa de la auditoría se llevan a cabo la aplicación de los procedimientos de auditoría definidos en la etapa de planificación compilados y volcados en programas de trabajo de auditoría. El objetivo de esta etapa es el de poder obtener, a través de la aplicación de los procedimientos, evidencia de auditoría suficiente, competente y relevante para poder sustentar los hallazgos y las recomendaciones. La información es obtenida utilizando como herramienta cuestionarios diseñados para tal fin, es así como a medida que estos son aplicados se solicita la documentación y demás soportes de la información suministrada. A continuación se presentan los cuestionarios utilizados por la OCI para la recolección de información dentro del proceso auditor del área financiera.
13 CUESTIONARIO PARA LA REALIZACION DE AUDITORIA A LA SECRETARIA DE HACIENDA PERIODO EVALUADO: FECHA DE EVALUACION: FUNCIONARIO (S) AUDITADO (S): CARGO (S): RESPONSABLE DE LA AUDITORIA: CRITERIOS DE EVALUACION SI NO N/A OBSERVACIONES PROCESO IMPLEMENTACION MECI 1 Cuántas personas hacen parte de la S. de Hda? 2 3 Cuántas de estas personas se encuentran en carrera administrativa? A los funcionarios de carrera administrativa de la S. de Hda se les ha realizado la evaluación del Desempeño y se han pactado los objetivos para el año 2,011? 4 Se cuenta con contratistas en esta Secretaría? 5 Con cuantos contratistas se cuenta? 6 7 8 Los contratistas han realizado los correspondientes informes? Los informes de los contratistas se encuentran anexos a la carpeta del respectivo contrato? Los funcionarios de la S. de Hda conocen claramente sus funciones? Existe un Manual de procedimientos que describa las 9 actividades que realiza la S. de Hda? 10 Dicho Manual es actualizado periódicamente? 11 12 Los funcionarios de la S. de Hda conocen y aplican los procesos y procedimientos de esta dependencia? Los funcionarios de la S. de Hda conocen el Código de Ética del Municipio?
13 14 Los funcionarios de la S. de Hda conocen el mapa de riesgos del ente? Tienen conocimiento de los riesgos que específicamente presenta la S. de Hda en el desarrollo de sus procesos? Los funcionarios de esta Secretaria tienen cultura del 15 Autocontrol? 16 La Secretaría de Hacienda tiene Planes de Mejoramiento? 17 Frente a que entes? 18 Los funcionarios de la S. de Hda tienen conocimiento de los Planes de Mejoramiento? Se lleva un registro en la Secretaria de las PQR s 19 presentadas? 20 A que comités pertenece la Secretaria de Hda? CONTABILIDAD Se cuenta con un contador titulado y con experiencia en 21 el sector publico? 22 Se lleva la contabilidad por el sistema de causación? 23 24 25 26 27 28 Los comprobantes de contabilidad están autorizados por los responsables? Los documentos soporte de los comprobantes están debidamente autorizados? Existe un procedimiento de validación sobre la información contable? El balance general es preparado con base en los registros contables? Se elaboran balances mensuales de prueba o comprobación? Los balances de prueba o comprobación son presentados a los directivos dentro de los 15 días del mes siguiente? 29 Los estados financieros son evaluados periódicamente? 30 Existe un informe de caja y bancos a la Secretaria? 31 Periódicamente se informa a los superiores jerárquicos sobre la situación de la cartera? 14
32 La Contabilidad se ciñe a normas previamente aprobadas por el ente? Los ajustes contables son aprobados por los 33 responsables? 34 Los estados financieros son aprobados por responsables? 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 Se tiene en cuenta la información financiera para la toma de decisiones? El software que se maneja refleja de manera razonable la información financiera? Qué informes, a que entes y con que periodicidad rinde el (la) contador (a)? TESORERIA Existe Manual de procedimientos que regule: * El manejo * Autorización * Custodia * Registro * Control Las funciones de recaudo, control y custodia del efectivo y valores son independientes de la preparación de comprobantes y manejo de libros de contabilidad, cuentas por cobrar etc? Las cuentas bancarias y las firmas para girar cheques son autorizadas por responsable competente? Las claves para realizar traslados bancarios están a cargo de funcionarios competentes? Existe evidencia escrita (instrucciones a los bancos) de que las personas autorizadas para firmar cheques no pueden delegar tal autorización en otros funcionarios? Las funciones de tales personas son independientes de las de: conciliación y registro de la información contable? Los procedimientos proveen la inmediata notificación a los bancos, cuando el empleado autorizado para firmar cheques o hacer transacciones se le suspende la 15
45 46 47 48 49 50 51 52 53 54 55 56 autorización o se retira de la entidad? Están claramente definidas las actuaciones de Ordenación del Gasto y Ordenación del Pago? Los traslados de fondos entre cuentas bancarias de la entidad son aprobados por funcionarios responsables? La constitución de la Caja Menor obedece a lo contemplado en políticas de la entidad y normas legales preestablecidas? Se revisan las facturas o comprobantes contra los documentos soporte? Se cancelan satisfactoriamente las facturas y documentos soporte? Se han tomado medidas de control para el pago de cuentas por parte del ente? La existencia de chequeras en blanco esta controlada en forma tal que evite que personas no autorizadas para girar cheques puedan hacer uso indebido de ellas? Qué medidas se toman frente a los cheques una vez cancelada la cuenta a la cual pertenecen? Existen prohibiciones para: * Firma de cheques en blanco * Firma de cheques al portador * Cambio de cheques a empleados o particulares * Pagos en efectivo * Recibo de dineros para custodia Existe adecuada protección física del área donde se encuentra localizada el área de caja? Esta restringido el acceso de personas distintas a quienes tienen la responsabilidad del manejo y custodia del efectivo? El manejo, custodia y administración del efectivo es evaluado periódicamente por la auditoria interna? Las observaciones y recomendaciones resultantes de 57 las auditorias son tenidas en cuenta para subsanar 16
58 59 60 deficiencias? Todas las cuentas bancarias a nombre de la entidad están registradas? Las conciliaciones bancarias son preparadas y revisadas por funcionarios que no preparen y firmen cheques o manejen dinero? Los comprobantes de ingresos o egresos son preparados en forma tal que no permitan alteraciones? Todas las operaciones que se realizan en Tesorería 61 son registradas en el software en su oportunidad? 62 Se efectúa el Plan Anualizado Mensualizado de Caja? 63 64 65 66 67 68 Se rinden informes periódicos sobre la ejecución del PAC? El PAC se elabora por: * Numero de resolución * Programa * Subprograma * Proyecto Recurso Para cancelar una responsabilidad se tiene como requisito previo un acto administrativo? Se aplican las retenciones y deducciones correspondientes a los pagos realizados? PRESUPUESTO Existe Manual de procedimientos que regule: * Elaboración * Tramite para la aprobación * Ejecución * Registro * Control El presupuesto es elaborado teniendo en cuenta los proyectos registrados en el Banco de Proyectos y las necesidades de cada Secretaria? 69 El presupuesto es evaluado periódicamente? 17
70 71 72 73 74 Las funciones relacionadas con la programación y elaboración del presupuesto se encuentran claramente definidas y asignadas? Las transacciones que se producen en el proceso de ejecución presupuestal son autorizadas por funcionarios responsables? Las modificaciones presupuestales son diligenciadas y aprobadas por el responsable? Las modificaciones presupuestales están debidamente soportadas por Acto Administrativo? Las modificaciones al presupuesto son notificadas a la Contraloría Departamental? La constitución de reservas esta debidamente 75 autorizada por funcionarios responsables? 76 Se fundamenta en documentos debidamente autorizados? 77 78 79 80 81 82 83 Las distribuciones presupuestales son debidamente registradas y conciliadas contra apropiaciones totales? El presupuesto de ingresos y gastos esta debidamente aprobado de acuerdo a las disposiciones legales? Los acuerdos de gastos internos, son aprobados por el funcionario responsable en concordancia con las disposiciones establecidas? Los CDP, los Registros Presupuestales, las Ordenes de Pago son aprobados por funcionario responsable? Cuenta el ente con un sistema de registros adecuado y debidamente soportado? El (los) funcionario (s) responsable (s) de la ejecución presupuestal es (son) diferente (s) a los autorizados para ordenar gastos? Las modificaciones de los registros de ingresos, gastos y PAC se efectúan con base en documentos probatorios? El software permite determinar los saldos mensuales 84 para conocer la disponibilidad? 85 Se utiliza el presupuesto como herramienta de control? 18
DESEMPEÑO 86 Con que frecuencia se realizan copias se seguridad? 19 87 Qué informes rinde la S. de Hda? 88 A que entes? 89 Con que periodicidad? 90 91 92 93 94 95 96 La expedición de los diferentes documentos es controlada mediante consecutivos automáticos? Las personas autorizadas para el manejo de efectivo tienen póliza vigente y cobertura apropiada? Existe un adecuado manejo y archivo de los documentos generados por la S. de Hda? La documentación de las operaciones es completa, oportuna y adecuada y facilita la revisión del proceso desarrollado desde su autorización e iniciación hasta que la misma finaliza? Se han establecido políticas y procedimientos para la custodia física de recursos implementando y comunicando adecuadamente a todo el personal? Se han identificado los activos claves para la entidad y se ha determinado para ellos medidas de seguridad especiales? Los sellos identificatorios de firmas son adecuadamente protegidos? 97 Qué políticas ha adoptado la S, de Hda?
20 CAJA 98 La dependencia de Caja es un área protegida? 99 100 101 102 103 104 Existe caja fuerte para la custodia del efectivo y sus documentos? Es conocida la clave por personal diferente al cajero, tesorero o Secretario de Hda? Se conservan en la Caja Fuerte los ingresos del día hasta su deposito en bancos? Se ha responsabilizado a una sola persona del manejo de las cuentas con cheques, detallando claramente los nombres de los responsables? Se archivan en un lugar apropiado los comprobantes que soportan tanto ingresos como egresos? Son adecuadas las medidas de seguridad para salvaguardar físicamente el dinero en operación? Los dineros recaudados diariamente son ingresados a 105 caja? 106 Son registrados en el software financiero? 107 Se expiden los respectivos recibos de caja? 108 109 110 111 Están debidamente clasificados de acuerdo a su naturaleza de ingresos? Se endosan o cruzan los cheques al momento de ser recibidos para evitar que se cobren en efectivo? Se tiene cuidado de no disponer de ingresos entrantes para efectuar gastos? Se listan los cheques y otros v/rs recibidos por correspondencia por una persona diferente al cajero antes de entregárselos a este? Se expiden los recibos de caja al momento de efectuarse 112 la recepción de valores? 113 Existe numeración consecutiva y prenumerada? 114 Los recibos anulados son conservados en forma consecutiva?
Se confrontan los valores estipulados en números y 115 letras? CAJA MENOR 116 Existe un fondo fijo para Caja Menor? Están separadas las funciones de custodia y manejo del 117 fondo fijo de caja menor de las autorizaciones de pagos y registros contables? Los gastos respectivos son autorizados por funcionarios 118 competentes? En las entregas de efectivo, existe autorización previa 119 de funcionario competente y una adecuada comprobación de las erogaciones correspondientes? Existen formatos específicos para relacionar los gastos 120 de Caja Menor? Son archivados y sellados de manera adecuada los 121 recibos de la Caja Menor? Se codifican los comprobantes de egreso y se identifican 122 con el nombre y firma de quien efectuó el gasto? Antes de pagar cualquier comprobante, se revisa el 123 cumplimiento de políticas y disposiciones administrativas para este tramite? Se cancelan los comprobantes con sello de pagado en 124 el momento de ser cubiertos con recursos de Caja Menor? El procedimiento de reembolso de Caja Menor es 125 suficientemente dinámico para evitar el exceso de fondos o la falta de efectivo? Esta prohibido que los fondos de Caja Menor sirvan 126 para cambiar cheques a empleados, clientes o proveedores? Se expiden cheques de reembolso a favor de la persona 127 encargada de la Caja Menor? Existen topes máximos para ser destinados por gastos 128 de Caja Menor? ARQUEOS 129 Se realizan arqueos sorpresivos a los fondos 21
recaudados? 130 Existen formatos apropiados para realizar aqueos? 131 132 BANCOS Son autorizadas por la Alcaldesa cada una de las cuentas corrientes? Están registradas a nombre de la entidad las cuentas de cheques que se manejan en ella? Son estudiados los servicios de los bancos antes de 133 realizar la apertura de cuentas? 134 Las firmas giradoras están debidamente autorizadas? 135 136 137 138 139 140 141 Las cuentas corrientes tienen destinación especifica según la naturaleza del gasto? Es verificado el numero de cheques al momento de ser entregadas las chequeras por parte del banco? Son guardadas en caja de seguridad las chequeras del banco? Se encuentran debidamente protegidos los cheques girados y no cobrados? Se encuentran debidamente custodiados los diversos sellos restrictivos? Se mantiene en lugar seguro copia de las tarjetas donde aparecen las firmas autorizadas para expedir cheques o manejar cuentas? Se mantiene permanentemente actualizado en el banco y en las oficinas del ente el registro y autorización para expedir cheques y manejar cuentas? Se encuentran archivados en orden secuencial los 142 cheques anulados? 143 Están reenumerados todos los cheques? 144 Se giran en orden secuencial? 145 Existe verificación de soportes antes de realizar pagos? Se evita girar cheques en blanco, al portador o a la 146 vista? 147 Existen horarios y días especiales para la entrega de 22
cheques? 148 Se utiliza sello protector de cheques? 149 Existe alguna clase de política que contemple la posibilidad de cancelar en un tiempo determinado aquellos cheques en transito que no hayan sido cobrados? 150 Se realizan conciliaciones periódicas? 151 Son archivadas en orden secuencial las conciliaciones? 152 El funcionario que realiza el pago y el que concilia son diferentes? Se realizan los ajustes necesarios luego de elaborar 153 las conciliaciones? 154 Se elaboran diariamente boletines de Caja y Bancos? 155 Llevan una numeración estrictamente consecutiva? 156 157 158 159 160 Se determinan claramente los conceptos por ingresos y por pagos? Existe soporte documental sobre todo ingreso o egreso para conocer su origen y autorización? Se elaboran informes y programas de flujo de efectivo para prever tanto la inversión de excedentes como la obtención de créditos? Se archivan con los documentos justificativos para informes o consultas posteriores? Están separadas adecuadamente las actividades de ingresos y egresos? 23
CUESTIONARIO PARA LA REALIACION DE AUDITORIA AL CONTROL INTERNO CONTABLE 24 VALORACION CUANTITATIVA EVALUACION DEL CONTROL INTERNO CONTABLE 1 CONTROL INTERNO CONTABLE CALIFICACION OBSEVACIONES 1,1 ETAPA DE RECONOCIMIENTO 1.1.1 IDENTIFICACION 1 Se tienen debidamente identificados los productos del proceso contable que deben suministrarse a las demás áreas de la entidad y a los usuarios externos? 2 Se tienen debidamente identificados los productos de los demás procesos que se constituyen en insumos del proceso contable? 3 Se tienen identificados en la entidad los procesos que generan transacciones, hechos y operaciones y que por tanto se constituyen en proveedores de información del proceso contable? 4 Existe una política mediante la cual las transacciones, hechos y operaciones realizados en cualquier dependencia del ente público, son debidamente informados al área contable a través de los documentos fuente o soporte? 5 Se cumple la política mediante la cual las transacciones, hechos y operaciones realizados en cualquier dependencia del ente público, son debidamente informados al área contable a través de los documentos fuente o soporte? 6 Los hechos financieros, económicos, sociales y ambientales realizados por la entidad contable pública son de fácil y confiable medición monetaria?
25 7 Las cifras existentes en los estados, informes y reportes contables se encuentran soportadas con el documento idóneo correspondiente? 8 Son adecuadas y completas las descripciones que se hacen de las transacciones, hechos u operaciones en el documento fuente o soporte? 9 Las personas que ejecutan las actividades relacionadas con el proceso contable conocen suficientemente las normas que rigen la administración pública? 10 Las personas que ejecutan las actividades relacionadas con el proceso contable conocen suficientemente el Régimen de Contabilidad Pública aplicable para la entidad? 11 Los hechos financieros, económicos, sociales y ambientales que han sido objeto de identificación están soportados en documentos idóneos y de conformidad con la naturaleza de los mismos? 12 Los documentos fuente que respaldan los hechos financieros, económicos, sociales y ambientales contienen la información necesaria para realizar su adecuada identificación? Los hechos financieros, económicos, sociales y ambientales 13 que han sido objeto de identificación fueron interpretados de conformidad con lo establecido en el Régimen de Contabilidad Pública? 1.1. 2 CLASIFICACIÓN
26 14 Los hechos financieros, económicos, sociales y ambientales llevados a cabo en los procesos proveedores de la entidad han sido incluidos en el proceso contable? 15 Los hechos financieros, económicos, sociales y ambientales realizados por la entidad contable pública son de fácil y confiable clasificación en el Catalogo general de Cuentas? 16 Son adecuadas las cuentas utilizadas para la clasificación de las transacciones, hechos u operaciones realizadas por la entidad contable o pública? 17 La clasificación de las transacciones, hechos u operaciones corresponde a una correcta interpretación tanto del marco conceptual como del marco de procedimientos del Régimen de Contabilidad Pública? 18 El Catalogo General de cuentas utilizado para la clasificación de los hechos financieros, económicos, sociales y ambientales, corresponde a la última versión publicada en la página web de la Contaduría General de la Nación? 19 Son adecuadas las cuentas y subcuentas utilizadas para la clasificación de las transacciones, hechos u operaciones realizadas? 20 Se elaboran y revisan oportunamente las conciliaciones bancarias para establecer los valores objeto de clasificación, registro y control del efectivo? 21 Se ejecutan periódicamente conciliaciones de saldos recíprocos con otras entidades públicas? 1.1.3 REGISTRO Y AJUSTES 22 Se realizan periódicamente conciliaciones y cruces de saldos entre las áreas de Presupuesto, Contabilidad, Tesorería y demás áreas y/o procesos de la entidad?
27 23 24 Se realizan periódicamente tomas físicas de bienes, derechos y obligaciones y se confronta con los registros contables para hacer los ajustes pertinentes? Las cuentas y subcuentas utilizadas revelan adecuadamente los hechos, transacciones u operaciones registradas? 25 Se hacen verificaciones periódicas para comprobar que los registros contables se han efectuado en forma adecuada y por los valores correctos? 26 Se efectúan los registros contables en forma cronológica y guardando el consecutivo de los hechos, transacciones u operaciones realizadas, cuando a este último haya lugar? 27 Se generan listados de consecutivos de documentos para hacer verificaciones de completitud de registros? 28 Se conocen y aplican los tratamientos contables diferenciales existentes entre entidades del gobierno general y entidades públicas? 29 El proceso contable opera en un ambiente de sistema integrado de información y este funciona adecuadamente? 30 Son adecuadamente calculados los valores correspondientes a los procesos de depreciación, provisión, amortización, valorización y agotamiento, según aplique? 31 Los registros contables que se realizan tienen los respectivos documentos soportes idóneos? 32 Para el registro de las transacciones, hechos u operaciones se elaboran los respectivos comprobantes de contabilidad?
28 33 Los libros de contabilidad se encuentran debidamente soportados en comprobantes de contabilidad? 1.2 ETAPA DE REVELACIÓN 1.2.1 ELABORACIÓN DE ESTADOS CONTABLES Y DEMÁS INFORMES 34 Se elaboran y diligencian los libros de contabilidad de conformidad con los parámetros establecidos en el Régimen de Contabilidad Pública? 35 36 Las cifras contenidas en los estados, informes y reportes coinciden con los saldos de los libros de contabilidad? Se efectúa el mantenimiento, actualización y parametrización necesarios para un adecuado funcionamiento del aplicativo utilizado para procesar la información? 37 38 39 Se elaboran oportunamente los estados, informes y reportes contables al representante legal, a la Contaduría General de la Nación, a los organismos de inspección, vigilancia y control, y a los demás usuarios de la información? Las notas explicativas a los estados contables cumplen con las formalidades establecidas en el Régimen de Contabilidad Pública? El contenido de las notas a los estados contables revela en forma suficiente la información de tipo cualitativo y cuantitativo físico que corresponde? 40 Se verifica la consistencia entre las notas a los estados contables y los saldos revelados en los estados contables? 1.2.2 ANALISIS, INTERPRETACION Y COMUNICACIÓN DE LA INFORMACIÓN 41 Se presentan oportunamente los estados, informes y reportes contables al representante legal, a la Contaduría General de la Nación, y a los organismos de inspección, Vigilancia y control?
29 42 Se publica mensualmente en lugar visible y de fácil acceso a la comunidad el balance general y el estado de actividad financiera, económica, social y ambiental? 43 Se utiliza un sistema de indicadores para analizar e interpretar la realidad financiera, económica, social y ambiental de la entidad? 44 La información contable se acompaña de los respectivos análisis e interpretaciones que facilitan su adecuada comprensión por parte de los usuarios? 45 La información contable es utilizada para cumplir propósitos de gestión? 46 Se asegura la entidad de presentar cifras homogéneas a los distintos usuarios de la información? 1.3 OTROS ELEMENTOS DE CONTROL 1.3.1 ACCIONES IMPLEMENTADAS 47 Se identifican, analizan y se da tratamiento adecuado a los riesgos de índole contable de la entidad en forma permanente? 48 Existe y funciona una instancia asesora que permita gestionar los riesgos de índole contable? 49 Se realizan autoevaluaciones periódicas para determinar la efectividad de los controles implementados en cada una de las actividades del proceso contable? 50 51 Se han establecido claramente niveles de autoridad y responsabilidad para la ejecución de las diferentes actividades del proceso contable? Las políticas contables, procedimientos y demás prácticas que se aplican internamente se encuentran debidamente documentadas?
30 52 53 Los manuales de políticas, procedimientos y demás prácticas contables se encuentran debidamente actualizados, y sirven de guía u orientación efectiva del proceso contable? Se evidencia por medio de flujogramas, u otra técnica o mecanismo, la forma como circula la información a través de la entidad y su respectivo efecto en el proceso contable de la entidad? 54 Se ha implementado y ejecuta una política de depuración contable permanente y de sostenibilidad de la calidad de la información? 55 Los bienes, derechos y obligaciones se encuentran debidamente individualizados en la contabilidad, bien sea por el área contable o en bases de datos administradas por otras dependencias? 56 Los costos históricos registrados en la contabilidad son actualizados permanentemente de conformidad con lo dispuesto en el Régimen de Contabilidad Pública? 57 Se cuenta con un área contable debidamente estructurada de conformidad con la complejidad, desarrollo tecnológico y estructura organizacional de la entidad? 58 Los funcionarios involucrados en el proceso contable cumplen con los requerimientos técnicos señalados por la entidad de acuerdo con la responsabilidad que demanda el ejercicio de la profesión contable en el sector público? 59 Se ha implementado una política o mecanismo de actualización permanente para los funcionarios involucrados en el proceso contable y se lleva a cabo en forma satisfactoria? 60 Se producen en la entidad informes de empalme cuando se presentan cambios de representante legal, o cambios de contador?
31 61 Existe una política para llevar a cabo en forma adecuada el cierre integral de la información producida en todas las áreas o dependencias que generan hechos financieros, económicos, sociales y ambientales? 62 Los soportes documentales de los registros contables se encuentran debidamente organizados y archivados de conformidad con las normas que regulan la materia? No 1 RESULTADOS DE LA EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO CONTABLE EVALUACION DEL CONTROL INTERNO PUNTAJE INTERPRETACIÓ CONTABLE OBTENIDO N CONTROL INTERNO CONTABLE 1.1 ETAPA DE RECONOCIMIENTO 1.1.1 IDENTIFICACIÓN 1.1.2 CLASIFICACIÓN 1.1.3 REGISTRO Y AJUSTES 1.2 ETAPA DE REVELACIÓN 1.2.1 ELABORACIÓN DE ESTADOS CONTABLES Y DEMAS INFORMES 1.2.2 ANÁLISIS, INTERPRETACIÓN Y COMUNICACIÓN DE LA INFORMACIÓN 1.3 OTROS ELEMENTOS DE CONTROL 1.3.1 ACCIONES IMPLEMENTADAS
32 RANGOS DE INTERPRETACIÓN DE LAS CALIFICACIONES O RESULTADOS OBTENIDOS RANGO CRITERIO 1.0-2.0 INADECUADO 2.0-3.0 (No incluye 2.0) DEFICIENTE 3.0-4.0 (No incluye 3.0) SATISFACTORIO 4.0-5.0 (No incluye 4.0) ADECUADO VALORACION CUALITATIVA CONTROL INTERNO CONTABLE FORTALEZAS DEBILIDADES AVANCES OBTENIDOS RESPECTO DE LAS EVALUACIONES Y RECOMENDACIONES REALIZADAS RECOMENDACIONES
CUESTIONARIO PARA LA REALIZACION DE AUDITORIA A LAS VIGENCIAS FUTURAS 33 1 CRITERIO DE EVALUACION Las Vigencias Futuras del Mpio han sido objeto de control o pronunciamientos por parte de la Contraloría? SI NO N/A OBSERVACIONES 2 Qué conclusiones ha presentado dicho ente de control? 3 4 5 6 7 8 9 10 11 Las obras o proyectos respaldados por Vigencias Futuras se encuentran dentro del Plan de Desarrollo? Se verifico que los compromisos adquiridos respecto a las Vigencias Futuras no excedan la capacidad de endeudamiento? Las Vigencias Futuras constituidas superan el periodo de gobierno? Existe alguna condición excepcional que permita constituir Vigencias Futuras que excedan el periodo de gobierno? El monto máximo de vigencias futuras, el plazo y las las condiciones de estas están conforme a las metas plurianuales del Marco Fiscal de Mediano Plazo? De las Vigencias Futuras solicitadas se contaba con apropiación del 15% del v/r del compromiso en la vigencia fiscal en la que fueron autorizadas? Para la aprobación de Vigencias Futuras se cuenta con la aprobación del CONFIS? Para la aprobación de Vigencias Futuras se cuenta con la aprobación del Concejo Mpl? Qué otros entes aprueban la constitución de Vigencias Futuras?
Se ha tenido cuidado de no conceder Vigencias Futuras 12 en el ultimo año de Periodo de Gobierno? 34 13 Cuál es el procedimiento para acudir a la constitución de Vigencias Futuras? 14 Se informa a la Dirección General de Ppto Nal antes del 31 de enero de cada año, sobre la utilización del cupo de vigencias futuras? 15 Qué proyectos se pretende realizar con la constitución de Vigencias Futuras?
35 CUESTIONARIO PARA LA REALIZACION DE AUDITORIA A LA CAJA MENOR PERIODO EVALUADO: FECHA DE EVALUACION: FUNCIONARIO (OS) AUDITADO (S): RESPONSABLE DE LA AUDITORIA: MONTO DE LA CAJA MENOR: PERIODICIDAD DE REEMBOLSO: 1 2 3 4 5 6 CRITERIOS DE EVALUACION SI NO N/A OBSERVACIONES Existe acto administrativo que reglamente la constitución y el uso de la Caja Menor? Para la constitución y reembolso de la Caja Menor se cuenta con el respectivo Certificado de Disponibilidad Presupuestal? Los funcionarios responsables del manejo de la Caja Menor conocen la normatividad vigente para el manejo de esta? La cuantía de la Caja Menor se encuentra dentro del tope establecido por la normatividad vigente? Dentro de la normatividad para el manejo de la Caja Menor esta prohibido: *Fraccionar compras de un mismo elemento o servicio *Realizar desembolsos con destino a órganos diferentes *Efectuar pagos de contratos *Reconocer y pagar gastos por concepto de Ss personales *Pagar contribuciones correspondientes a nomina, cesantías y pensiones *Efectuar prestamos *Cambiar cheques a empleados, clientes o proveedores *Adquirir elementos cuya existencia este comprobada en el almacén general *Pagar gastos que no contengan los documentos soporte tales como facturas, resoluciones de comisión, recibos de registradora *Adquirir bienes o servicios destinados a dependencias diferentes a la cual esta adscrita la Caja Menor *Efectuar gastos de Ss públicos Al legalizar la Caja Menor se tiene en cuenta: *Que los documentos presentados sean los originales y se encuentren firmados por los acreedores *Que la fecha del comprobante del gasto corresponda a la vigencia fiscal que se esta legalizando *Que el gasto se haya efectuado después de haberse constituido el reembolso
de la Caja Menor 7 Existe una caja fuerte o similar para salvaguardar el dinero? 8 El acceso al dinero esta restringido solo para el personal autorizado? 9 Se ha responsabilizado a una sola persona del manejo del efectivo? El (la) funcionario (a) que administra la Caja Menor cuenta con póliza de 10 manejo? Se archivan en un lugar seguro y apropiado todos los comprobantes que 11 soportan los egresos 36 12 Se expide el respectivo recibo al momento de efectuar el desembolso? 13 Se confrontan los valores estipulados en números y letras? Existen libros o formatos específicos para relacionar los gastos de la Caja 14 Menor? 15 Se realizan los respectivos registros en el libro correspondiente? En estos libros se contabilizan las operaciones indicando fecha, imputación 16 presupuestal del gasto, concepto y valor? 17 Se realizan arqueos sorpresivos? 18 Existen formatos para realizar arqueos? 19 Existen medidas correctivas cuando se presentan inconsistencias? Existe un archivo adecuado para salvaguardar los documentos soporte del 20 manejo de la Caja Menor? 21 Existe un fondo fijo para Caja Menor? Están separadas las funciones de custodia y manejo del fondo fijo de Caja 22 Menor de las autorizaciones de pagos y registros contables? En las entregas de efectivo, existe autorización previa del funcionario responsable y una adecuada comprobación de las erogaciones 23 correspondientes? Se codifican los comprobantes de egreso y se identifican con el nombre y 24 firma del responsable que efectuó el gasto? 25 Los gastos de la Caja Menor son autorizados por el Ordenador del Gasto? Antes de pagar cualquier comprobante, se revisa el cumplimiento de políticas 26 y disposiciones administrativas para este tramite? Se cancelan los comprobantes con sello de pagado en el momento de ser 27 cubiertos con recursos del fondo de Caja Menor? El procedimiento de reembolso de Caja Menor es suficientemente dinámico 28 para evitar el exceso de fondos o la falta de efectivo? Se expiden cheques de reembolso a favor de la persona encargada de la 29 Caja Menor? 30 Existen topes máximos para ser destinados por gastos de Caja Menor? Si se presentan anticipos para gastos que se cubran con los fondos de Caja Menor, se delimita claramente el tiempo en que se efectuara el gasto, se da seguimiento para que pasado ese tiempo se solicite la devolución del dinero o 31 bien la comprobación del gasto? 32 Cuál es el procedimiento cuando la Caja Menor queda inoperante?
37 33 Qué manejo se da a la Caja Menor cuando el encargado se encuentra en vacaciones, licencia o comisión? FORMATO RELACION DE SOPORTES CAJA MENOR DETALLE RECIBO # BENEFICIARIO FECHA D M A VALOR ($)
MONEDAS BILLETES MUNICIPIO LA UNIÓN VALLE 38 DEPENDENCIA: ACTO ADMINISTRATIVO: RESPONSABLE DEL CARGO: POLIZA DE MANEJO Nº: FECHA DE LA POLIZA: CUANTIA: VIGENCIA: JEFE DE CONTROL INTERNO: FORMATO ARQUEO CAJA MENOR FUNCIONARIO RESPONSABLE DE LA CAJA: NOMBRE: CARGO: TOTAL DETALLE VALOR VALOR PARCIAL ($) TOTAL ($) TOTAL EFECTIVO ($): TOTAL SOPORTES ($): TOTAL ARQUEO ($) FALTANTE: SOBRANTE: 50,000 20,000 10,000 5,000 2,000 1,000 1,000 500 200 100 50 Se solicito a los funcionarios la documentación pertinente y pusieron a disposición los recibos de egreso, el dinero y demás elementos necesarios para adelantar la diligencia.
No siendo otro el objeto de la presente diligencia, se da por terminada una vez leída, aprobada y firmada por quienes en ella intervinieron a los: 39 FECHA: HORA: FUNCIONARIOS RESPONSABLES DE LA DEPENDENCIA: FIRMA: FUNCIONARIOS DE CONTROL INTERNO: FIRMA: Certifico que todos los valores, bienes y demás documentos que puse a disposición del Auditor para la realización del presente arqueo han sido verificados en mi presencia y me fueron devueltos intactos. Además certifico que no existen en mi poder otros bienes, valores o documentos de los relacionados en este arqueo. FUNCIONARIO AUDITADO: