Guía rápida de matriculación del alumnado con el nuevo programa de GESCEN para Formación de Personas Adultas Introducción Cuando un programa nuevo sale, en su primera fase está sujeto a correcciones, adaptaciones e implementación de mejoras sugeridas por el usuario que gracias a su casuística particular es capaz de realizar comentarios constructivos para la mejora del programa. La estructura básica del programa se mantiene, por lo que las orientaciones generales son las mismas. Puede cambiar el procedimiento para la realización de diferentes acciones con respecto al programa anterior. Se ha adaptado el programa a la normativa vigente que regula la FPA. Principalmente podemos encontrarnos dos grandes grupos de usuarios, los que empiezan a utilizar el programa por primera vez y los que son usuarios de la versión anterior Gescen 3.6e. Para ambos es conveniente la lectura del documento "Instalación y puesta en funcionamiento de la nueva versión de GESCEN para FPA" que está colgado en nuestra página Web. En dicho documento se explica el proceso de instalación y traspaso de datos de Gescen 3.6e al nuevo GESCEN 1.0 específico para FPA. Pasos Previos 1.- Comprobar que el curso ha sido cerrado y, si no lo ha sido, proceder a la habilitación y posterior cierre desde el menú Procesos>>Cierre de curso. 2.- Dar de alta el año académico. En el proceso de instalación se solicitan los datos para dar de alta el año académico, no obstante, para futuros cursos escolares, el procedimiento para dar de alta el año académico se realiza a través del menú Configuración>>Mantenimiento de años académicos. Para añadir un nuevo registro hay que pulsar el botón. Comprobar que se está en el curso escolar actual. Para ello basta con leer el texto que aparece en la barra de título del programa; después del código del Centro y el nombre, figura el año académico en el que se encontre. No basta con dar de alta el año académico; además, después de hacer el cierre de curso hay que cambiar de curso escolar desde: Configuración>>Cambio de año académico. 3.- Copiar o dar de alta los grupos para el curso académico actual Se pueden encontrar dos casos: A) Usuarios de GesCen 3.6e que han pasado los datos al nuevo GC. Al cambiar de año académico no se muestran todos los grupos del año académico anterior. Si quiere copiar los grupos del año académico anterior al año actual, hay que ir al menú Procesos>>Inicio de curso, activar la casilla de la opción correspondiente y pulsar Aceptar para terminar. Con este 1
proceso repetiremos los mismos grupos, con las mismas características pero cambiando solamente el año académico y el contador del total del grupo se pondrá a cero. Si quiere cambiar alguna característica del grupo copiado, debe acceder al mantenimiento de grupos desde el menú Grupos>>Grupos elegir un grupo y pulsar el botón de edición. B) Usuarios que empiezan a trabajar con el nuevo GC. La base de datos de los grupos estará vacía y se añadirán los grupos desde el menú Grupos>>Grupos accederá a la ventana de "Mantenimiento de grupos" y al pulsar el botón,se añade un grupo. Debe completar todos los campos que definen las características del grupo y pulsar sobre el botón de grabar. En esta versión la codificación de los grupos es libre y voluntaria; y el campo para el código del grupo permite hasta 10 caracteres alfanuméricos. De esta forma desaparecen las limitaciones que había al codificar los grupos de programas formativos en la versión anterior. Un grupo sólo puede admitir a un solo curso, por tanto, antes de grabar los datos del grupo, debe introducir el curso y añadirlo con el botón,seleccionando de entre los que aparezcan en la ventana emergente que aparece a continuación. 2
4.- Dar de alta las enseñanzas no regladas. El código por defecto que presenta el programa es C00000 el cual funciona de forma autonumérica para sucesivos registros. No obstante se puede cambiar el código siguiendo el criterio personal y utilizando hasta 6 caracteres alfanuméricos. Matriculación Con el nuevo programa de GC para FPA se puede matricular a un mismo alumno en varios programas formativos a la vez. Se pueden encontrar dos casos: A) Usuarios de GesCen 3.6e que han pasado los datos al nuevo GC. En este caso no hay que dar de alta al alumno/a porque ya lo tenemos en nuestra base de datos. El proceso empieza en la pantalla que aparece al entrar el menú Alumnado>>Matrícula>>Matriculación. En primer lugar aparecerá la ventana que indica el curso escolar en el que se va a matricular. Para continuar, se ha de pulsar la tecla INTRO, entonces aparecerá la siguiente pantalla Para empezar a matricular hay que pulsar sobre el botón que se quiera matricular usando el botón de búsqueda como se puede apreciar en la siguiente imagen., después hay que buscar al alumno/a que aparece a la derecha del campo DNI, 3
y, cuando tenga los datos generales de matrícula del alumno/a a matricular hay que seguir las indicaciones del apartado c) siguiente. B) Usuarios que empiezan a trabajar con el nuevo GC. En este caso hay que dar de alta al alumno/a porque no está en la base de datos. El proceso empieza en la pantalla que aparece al pulsar en el menú Alumnado>>Matrícula>>Matriculación. En primer lugar, aparecerá la ventana que indica el curso escolar en el que se va a matricular. Para continuar, se ha de pulsar la tecla INTRO, entonces aparecerá la siguiente pantalla Para empezar a añadir registros hay que pulsar sobre el botón y, como se va a dar de alta un alumno/a, hay que volver a pulsar sobre el botón que está a la derecha del campo DNI, como se puede apreciar en la siguiente imagen. Aparecerá una ventana donde se recogen todos los datos del alumno/a. Se debe cumplimentar cada uno de los campos solicitados. Después de grabar y salir de la ventana de alumnos, volverá a la pantalla anterior para continuar con el proceso de matriculación que se detalla en el apartado c) siguiente. C) Para los dos casos anteriores, después de realizar las indicaciones señaladas. Continúe con la matrícula completando el resto de campos. En el campo de grupo aparecerán los correspondientes al curso elegido. Una vez completados todos los campos grabe los datos pulsando sobre el botón grabar. Después pulse sobre el botón Seleccionar Asignaturas Aparecerá una pantalla (vea la página siguiente) para añadir las asignaturas que quiera matricular, correspondientes al curso seleccionado. Hay dos posibilidades: matricular de todas las asignaturas, pulsando sobre el botón de doble flecha, o matricular de asignaturas sueltas, pulsando sobre el botón de una flecha. Previamente hay que seleccionar la asignatura que desee matricular. Sólo se puede seleccionar una asignatura y pulsar el botón de una flecha y después repetir el proceso para el resto de asignaturas sueltas. Para terminar de añadir asignaturas pulsar sobre el botón grabar y después el botón salir. 4
Terminar el proceso de matrícula pulsando sobre el botón confirmar matrícula aparece en la ventana de matriculación. que De esta forma el alumno/a estará matriculado de un curso de enseñanza reglada. Si además quiere matricular al mismo alumno/a de un programa formativo, repita el proceso de matriculación señalado anteriormente volviendo a pulsar sobre el botón ; después vuelva a buscar al mismo alumno/a para matricularlo por segunda vez usando el botón de búsqueda que aparece a la derecha del campo DNI, como se realizaba en la primera matrícula. Una vez en pantalla, cuando tenga los datos generales de matrícula del alumno/a para matricularlo por segunda vez, complete los datos rellenando los campos solicitados. En el campo curso especifique el programa formativo deseado; de forma automática se añadirá la asignatura con el mismo nombre, por lo que no hay que realizar el paso de añadir asignaturas. Aparecerá una ventana informativa advirtiendo que ya está matriculado, pulse sobre el botón Sí para continuar. Terminar el proceso de matrícula pulsando sobre el botón confirmar matrícula aparece en la ventana de matriculación. que 5