RNPDigital, Formularios Electrónicos Manual de Usuario
Manual de Usuario Formularios Electrónicos Tabla de contenido Manual de Usuario Formularios Electrónicos... 2 Tabla de contenido... 2 Descripción del Documento... 3 Consideraciones...3 Ingreso al Sistema...4 Pantalla de inicio...5 Opción: Gestión... 15 Agregar Asistentes... 16 Firmar Documentos... 16 Opción: Crear Trámite... 19 Formularios...20 Bienes Inmuebles...21 Traspaso... 21 Inscripción de gravámenes...31 Inscripción del documento...42 Respuesta de defectos... 42 Tabla de estados del Trámite en los formularios... 47 2
Descripción del Documento Formularios Electrónicos es una plataforma que ofrece a los notarios la oportunidad de realizar trámites relacionados con Bienes Muebles e Inmuebles vía web. En este documento se describe el uso de la plataforma de Formularios Electrónicos para los siguientes trámites: Traspaso de Bienes Inmuebles Inscripción de gravámenes hipotecarios Inclusive Formularios Electrónicos, tiene la opción de manejar asistentes, los cuales pueden trabajar para varios notarios, y ayudarlos a generar trámites. En este documento se detalla, el proceso que debe seguir para realizar cualquiera de los trámites mencionados anteriormente. Además, muestra cómo utilizar la plataforma de Formularios Electrónicos, de manera fácil y sencilla, desde el proceso de ingreso a la plataforma hasta la generación del trámite, además de una explicación detallada paso a paso para realizarlos. Actualmente para poder ingresar a la plataforma Formularios Electrónicos es necesario la autentificación por medio de firma digital, por lo tanto, se recomienda utilizar Mozilla Firefox. Consideraciones A la hora de presentar documentos por la opción digital de Formularios Electrónicos los interesados deben tener en cuenta las siguientes consideraciones: 1- El uso de esta plataforma es opcional, los documentos pueden ser también presentados de manera física en la ventanilla del Registro Nacional. 3
2- Los trámites iniciados por el medio electrónico deben ser finalizados por esta misma vía, no hay opción de continuar el trámite en ventanilla. 3- Los trámites presentados de manera física en la ventanilla del Registro Nacional deben ser finalizados por esta misma vía, no hay opción de continuar el trámite por el medio electrónico. Ingreso al Sistema A continuación, se detallan los pasos a seguir para poder ingresar a la plataforma. Para poder ingresar a Formularios Electrónicos se debe de ingresar a la siguiente dirección: www.rnpdigital.com en el apartado de Formularios Electrónicos. Para el Plan Piloto puede ingresar con la dirección: rnpfacil.go.cr 4
Pantalla de inicio Para el ingreso al sistema se debe dar clic en el botón de Ingresar con Firma Digital 5
Esto despliega una ventana con las indicaciones para ingresar, las cuales el usuario debe verificar y luego oprimir el botón Aceptar: Google Chrome (versión 54.0 o mayor) Luego de oprimir Aceptar, el sistema inicia el proceso de descarga del componente, para lo que el usuario debe digitar el botón de descarga para autorizar el proceso. 6
A continuación, se debe ejecutar el componente de firma descargado. 7
Luego se debe ingresar el pin y oprimir OK. 8
Firefox (versión 49.0.1) Luego de oprimir Aceptar, el sistema inicia el proceso de descarga del componente, para lo que usuario debe digitar el botón de Aceptar. Luego se debe ingresar el pin y oprimir OK. 9
Internet Explorer (versión 10 o mayor) Para ingresar, se debe oprimir el botón Open de la descarga que ejecuta el componente de firma. 10
Luego se debe seleccionar Allow/Permitir. Por último, se debe ingresar el pin y oprimir OK. 11
Ingreso primera vez Si usted es usuario que ingresa por primera vez a la plataforma Formularios Electrónicos debe registrarse. Para registrarse únicamente tiene que llenar los datos que se solicitan. Una vez que ingreso los datos solicitados y dio clic al botón de Registrarse, debe de llenar la información profesional que se solicita en la siguiente pantalla, es importante que tome en cuenta que estos datos serán utilizados para las consultas públicas del portal. 12
Realizado el registro de información personal y profesional el sistema lo redirigirá a la pantalla principal. * Si usted es usuario regular solo debe de digitar el pin y una vez realizada la autenticación aparecerá la pantalla principal. En esta pantalla se encuentran las opciones de menú, así como el nombre de la persona que ingreso al sistema (parte superior derecha), como se muestra en la siguiente imagen. En esta pantalla también se encuentra la sección de trámites. En esta sección se muestra el histórico de trámites que ha realizado el notario, así como los diferentes estados que pueden tener: 13
Confección: Trámite nuevo que aún no se ha enviado a registro Calificación: Trámite que está en calificación en el Registro Nacional Cancelado: Trámite que el usuario cancelo Retirado sin inscribir: Trámite que se envió al Registro Nacional sin embargo el usuario retira antes de que se inscriba Inscrito: Trámite finalizado con éxito En proceso de envió: Trámite que está en espera de recepción del Registro Nacional, para estos casos el envío lo realiza automáticamente el sistema. 14
A continuación, se realizará una explicación de cada una de las opciones del menú, así como los pasos a seguir para efectuar los trámites correspondientes a estas opciones. Opción: Gestión Esta opción del menú permite agregar asistentes y firmar documentos. Para que se desplieguen las opciones solo debe de dar clic al menú Gestión 15
Agregar Asistentes La plataforma de Formularios Electrónicos cuenta con una opción para agregar asistentes que pueden ayudar al notario con la confección del formulario. Para autorizar a una persona (la cual debe contar con firma digital y estar registrada en el sistema) el notario ingresa a la opción Agregar Asistentes selecciona la persona y agrega el periodo de autorización. Si la fecha actual es superior el periodo de autorización, el sistema pone inactivo al asistente de forma automática, el notario también puede hacerlo manualmente seleccionando a la persona e inactivándolo. Firmar Documentos Para realizar algunos trámites en la plataforma, es necesario adjuntar documentos firmados digitalmente, para facilitar esta labor existe esta opción. Para la firma de documentos se debe ingresar a la opción de Firmar Documentos y oprimir el botón Firmar documentos. 16
Luego se debe descargar el componente de firma. Luego se debe ingresar el pin de la firma digital, seleccionar el archivo pdf que desea firmar y oprimir el botón Firmar. 17
El sistema muestra una barra de espera mientras firma el documento. Cuando el archivo se ha firmado, el sistema muestra el mensaje indicando que el proceso fue exitoso, creando un nuevo archivo pdf en la ruta donde se encuentra el documento sin firmar, este 18
nuevo archivo tiene el nombre del archivo original con el sufijo _signed.pdf Opción: Crear Trámite Esta opción del menú permite realizar los diferentes trámites relacionados con Bienes e Inmuebles de la plataforma. Este menú se divide en tres sub-menús, que a su vez se componen de diferentes trámites que se pueden realizar como se muestra a continuación 19
Formularios Para realizar los diferentes trámites de Bienes Muebles e Inmuebles se debe de llenar la información solicitada en cada uno de los formularios. Los formularios están divididos en secciones generales, estas se mostrarán en la parte superior. Así mismo algunas secciones están divididas en subsecciones. En este caso estas se mostrarán en la parte inferior. 20
Bienes Inmuebles Traspaso Para la creación de un trámite de traspaso de Bienes Inmuebles en el menú, se selecciona la opción Crear Trámite/Bienes Muebles/Traspaso. Una vez que se seleccionó la opción el sistema lo redirige a la primera pantalla del Trámite. En esta pantalla se solicitan los Datos Generales como se muestra en la imagen a continuación. Paso 1: Datos Generales En esta sección, se debe ingresar los datos de la matriz, seleccionar el notario responsable, poner el lugar, fecha y hora de otorgamiento Además, debe dar clic en la opción del artículo 122 del Código Notarial, al hacerlo el usuario está aceptando que los datos son reales y fieles al original, en caso de que no se marque no es 21
posible continuar con el trámite. Paso 2: Datos de la Propiedad En este paso se selecciona la provincia, duplicado, horizontal y se ingresa el número de finca y derecho de la propiedad a traspasar, y damos clic en buscar para hacer la consulta de los datos de la finca a traspasar, los datos del propietario se cargan automáticamente, una vez que la consulta nos devuelva la finca, el notario puede verificar la información. 22
Validaciones El notario también debe seleccionar el estado civil del propietario para poder continuar, como se muestra a continuación. 23
Paso 3: Validación de Anotaciones y Gravámenes En esta sección se muestran los gravámenes, anotaciones o afectaciones que presenta la finca, el notario debe escoger si acepta o no estas condicionantes, seleccionando la opción al final de la pantalla. Si el bien presenta gravámenes, anotaciones o afectaciones y el notario no indica que son aceptados por el adquirente, una vez que haga el envío su trámite va a ser calificado defectuoso por este motivo. Paso 4: Datos del Adquiriente En los datos del adquiriente el notario debe seleccionar el tipo de identificación; en el caso de cédulas físicas o jurídicas el usuario debe únicamente ingresar la cédula o identificación y el domicilio, la plataforma se encarga de cargar el resto de los datos. Para las otras opciones se deben completar todos los datos requeridos. 24
Validaciones 1. El sistema valida que el notario no traspase bienes a su nombre. Datos del Contrato En los datos del contrato se selecciona el tipo de moneda en el que se hizo el traspaso, pueden ser colones, dólares o euros. Si la moneda elegida es diferente a colones, el sistema va a utilizar el tipo de cambio de la fecha de otorgamiento para convertir el monto a colones y definir el mayor entre este monto y el valor fiscal para el cálculo de impuestos. También se ingresa el valor del contrato y causa 25
adquisitiva, luego si la propiedad está destinada para vivienda o no, y se selecciona la opción siguiente. Adjunto de Testimonios En este paso se adjunta el pdf con la copia del testimonio, este debe ir firmado por el notario que está realizando el traspaso. 26
Validaciones 1. En la sección de adjuntos es requerido el testimonio a la hora del envío. 2. Esta sección también valida que los adjuntos estén firmados digitalmente por el notario. 3. También se valida que solo se pueden incluir archivos con formato PDF. Paso 5: Resumen del Trámite Esta pantalla muestra los datos generales del trámite, propietario, adquiriente, gravámenes, 27
anotaciones, infracciones y datos de la finca. El notario debe validar la información y firmar el documento que se va a enviar al Registro Nacional. Validaciones En esta sección se hacen varias validaciones, dentro de las cuales tenemos: 28
1. Se valida que tanto el propietario como el adquiriente estén vivos, en caso de ser personas físicas. 2. Se valida en el caso que alguna de las partes sea persona jurídica que no se encuentre moroso con la ley 9024. 3. El sistema valida que el documento sea firmado por el notario responsable del trámite antes de ser enviado/reenviado. 4. Se vuelve a corroborar los adjuntos necesarios. 5. Se valida que el notario esté inscrito y vigente en la DNN. 6. Por último, se valida que se esté enviando el trámite en horas hábiles, con respecto al Registro Nacional, en caso contrario el notario no podrá hacer el pago y el envío hasta que esté en este horario. Pago del Trámite En esta pantalla el notario debe ingresar los datos de la tarjeta de crédito o débito para realizar el pago, y procesar este dando clic en el botón. También se muestra el desglose del cobro. 29
Después del pago, la plataforma le devolverá el número de las citas de presentación que se le otorgaron en el Registro Nacional, como se muestra a continuación. 30
Inscripción de gravámenes Para la creación de un trámite correspondiente a una inscripción de gravámenes de Bienes Inmuebles en el menú, se selecciona la opción Crear Trámite/Bienes Inmuebles/Inscripción de gravamen Hipotecario. Una vez que se seleccionó la opción, el sistema lo redirige a la primera pantalla del trámite. En esta pantalla se solicitan los Datos Generales. Paso 1: Datos Generales En esta sección, se debe ingresar los datos de la matriz, así como seleccionar el notario responsable, poner el lugar, fecha y hora de otorgamiento. 31
Al final de la pantalla aparece una opción con el artículo 122 del Código Notarial. Al dar clic en esta opción el usuario está aceptando que los datos son reales y fieles al original, en caso de que no se marque no es posible continuar con el trámite. Paso 2: Datos de la Hipoteca En este paso se deben ingresar la información correspondiente al gravamen hipotecario, monto, moneda, forma de pago, fechas en vigencia, renuncias e intereses. 32
Paso 3: Datos de las Partes En los datos de las partes el notario debe seleccionar el tipo de identificación; en el caso de cédulas físicas o jurídicas el usuario debe únicamente ingresar la cédula o identificación y el domicilio, la plataforma se encarga de llenar el resto de los datos. Para las otras opciones se deben completar todos los datos requeridos. 33
Validaciones 1. Se valida que las partes estén vivos, en caso de ser personas físicas. 2. Se valida en el caso que alguna de las partes sea persona jurídica que no se encuentre moroso con la ley 9024. Paso 4: Datos de la Garantía En este paso se selecciona la provincia y el número de la finca del bien inmueble a tramitar, se puede agregar información del duplicado, horizontal y derecho, se da clic en buscar, de manera que el sistema trae la información de la finca automáticamente, para que el notario verifique la información. 34
Al dar clic en buscar el sistema traerá la información del bien y la mostrará en una ventana aparte para que se pueda constatar los datos de la finca y se llenen los datos del monto de responsabilidad, el grado de garantía, la base remate y se da fe por parte del notario que el propietario se encuentra presente y da su consentimiento para realizar la hipoteca. En caso de que se esté seguro de que es el bien que se quiere prendar, se llena la información solicitada para agregarla dando clic en el botón de Agregar. 35
Al agregar se muestra el bien en la lista de garantías del trámite 36
Validaciones En esta sección se valida que el monto total de las garantías no puede superar el monto de la hipoteca. Paso 4.2 Testimonios Posteriormente se deben adjuntar los testimonios firmados, el testimonio se firma en la opción Firmar Documentos, en Gestión. 37
Validaciones 1. En la sección de adjuntos es requerido el testimonio a la hora del envío. 2. Esta sección también valida que los adjuntos estén firmados por el notario. 3. También se valida que solo se pueden incluir archivos con formato PDF. 38
Paso 5: Resumen del Trámite En esta pantalla se muestran los datos que fueron llenados durante todos los pasos del trámite, información sobre la hipoteca, datos de las partes, garantías, sus condiciones y documentos adjuntos. El notario debe validar la información y firmarla, esta es la información que se va a enviar al Registro Nacional. 39
Validaciones En esta sección se hacen varias validaciones, dentro de las cuales están: 1. Se valida que las partes estén vivos, en caso de ser personas físicas. 2. Se valida en el caso que alguna de las partes sea persona jurídica que no se encuentre moroso con la ley 9024. 3. El sistema valida que el documento sea firmado por el notario responsable del trámite antes de ser enviado/reenviado. 4. Se vuelve a corroborar los adjuntos necesarios. 5. Se valida que el notario esté inscrito y vigente en la DNN. 6. Por último, se valida que se esté enviando el trámite en horas hábiles para recepción de documentos, con respecto al Registro Nacional, en caso contrario el notario no podrá hacer 40
el pago y el envío hasta que esté en este horario. El horario es de 8 am a 3 pm, de lunes a viernes según se indica en el reglamento para Formularios Electrónicos. Pago del Trámite En esta pantalla el notario debe de ingresar los datos de la tarjeta que se utilizará para realizar el pago, una vez que se ingresó la información se debe de dar clic en el botón procesar el pago. También se muestra el desglose del cobro. Después del pago, la plataforma le devolverá el número de las citas de presentación que se le otorgaron en el Registro Nacional. Si existe algún problema en la comunicación con el registro nacional el trámite queda con estado en proceso de envío y la plataforma reintentará hacer el envío unos minutos después. 41
Inscripción del documento Una vez que el trámite es inscrito por el registrador, el notario recibe un correo electrónico y puede ver el nuevo documento en la lista de trámites con un ícono de check. Respuesta de defectos Cuando un trámite es calificado defectuoso el notario va a ser notificado vía correo electrónico, además podrá visualizar dicho estado en la lista de trámites. 42
Para visualizar los defectos el notario debe hacer clic en el icono de advertencia. Para corregir el defecto el notario debe seleccionar la opción Corregir defectos o seleccionar el trámite desde la lista. Una vez hecho esto el notario podrá corregir los datos del formulario que se presenten habilitados. En la sección de adjuntos el notario también podrá enviar los siguientes documentos: 43
Para enviar estos documentos el notario debe hacer check en el documento que desea enviar y adjuntar el archivo firmado digitalmente. Para el caso de envío de documentos adicionales el notario debe realizar el pago de los timbres correspondientes y los mismos. En el resumen el notario podrá verificar los archivos antes de firmar y enviar el documento. 44
Una vez que se firma el documento y se hace el pago (cuando hay adicional) el sistema indica que el envío se realiza con éxito. Si existe documento adicional el sistema muestra las citas de presentación del mismo. En la lista el trámite cambia a estado Calificación. 45
Seleccionando el trámite de la lista el notario también puede consultar las citas de los adicionales que contenga el trámite. 46
Tabla de estados del Trámite en los formularios Nombre Confección Pagado Error Envío Plataforma Error Envío RN Calificación Descripción Estado que indica que el trámite está en digitación. Este estado indica que el trámite ya fue pagado por el notario En este caso se produjo un error de envío del documento al Registro Nacional, pero el trámite ya fue pagado, por lo que al usuario se le notifica que el trámite está en proceso de envío, en este caso el trámite será enviado por la plataforma automáticamente. Este estado es similar al anterior, pero sería en caso de que se dé un error del lado del RN, el usuario también visualiza el trámite en proceso de envío, en este caso el trámite será enviado por la plataforma automáticamente. El documento fue ingresado correctamente en el registro y el notario recibió las citas. Defectuoso El documento fue calificado como defectuoso por parte de algún funcionario del registro. Corrección Error Plataforma Error reenvío RN reenvío El notario inicia con la corrección del documento previamente defectuoso. Se da un error de reenvío por parte de los formularios, el usuario visualiza el trámite en proceso de reenvío, en este caso el trámite será reenviado por la plataforma automáticamente. Se produce un error por parte del RN a la hora del reingreso del documento, el usuario también visualiza el trámite en proceso de reenvío. Calificación El documento es reingresado al Registro 47
Rechazado Inscrito Cancelado Retirado sin Inscribir No procede Nacional, en caso de tener adicionales el notario recibe las nuevas citas del adicional, en este caso el trámite será reenviado por la plataforma automáticamente. El trámite posee una situación que no permite el traspaso del bien. El documento fue inscrito correctamente El documento fue cancelado por el RN El notario solicita que el documento sea retirado sin inscribir. El documento no puede ingresar al RN debido a que posee alguna situación que no permita realizar el traspaso del bien. 48