Address Book Conversion Utility Guía del usuario

Address Book Conversion Utility Guía del usuario

Organización del manual Cap. 1 Cap. 2 Cap. 3 Cap. 4 Antes de empezar Instalación de Address Book Conversion Utility Creación de archivos de agenda de direcciones Apéndice 1 2 3 4 5 No se han escatimado esfuerzos para evitar inexactitudes u omisiones en este manual. Sin embargo, dado que nuestros productos están sometidos a una mejora constante, si necesita una especificación exacta, le rogamos que se ponga en contacto con Canon.

Contenido Uso del manual.................................................. iii Símbolos usados en el manual.................................... iii Pantallas..................................................... iv Abreviaturas usadas en el manual................................. iv Marcas comerciales............................................... v Capítulo 1 Antes de empezar Descripción general de Address Book Conversion Utility.............. 1-2 Flujo de las operaciones......................................... 1-3 Convertir agendas de direcciones de otros programas................. 1-3 Crear agendas de direcciones nuevas............................. 1-4 Capítulo 2 Instalación de Address Book Conversion Utility Configuración del sistema necesaria............................... 2-2 Instalación de Address Book Conversion Utility...................... 2-3 Desinstalación de Address Book Conversion Utility.................. 2-6 Capítulo 3 Creación de archivos de agenda de direcciones Conversión de archivos de agenda creadas con otro software.......... 3-2 Creación de archivos de Nueva agenda de direcciones................ 3-8 Capítulo 4 Apéndice Índice......................................................... 4-2 ii

Uso del manual Símbolos usados en el manual IMPORTANTE Indica elementos o precauciones importantes que se deben observar en todo momento al utilizar el producto. Debe leerse siempre para evitar que se produzcan daños en el equipo por funcionamiento inadecuado. NOTA Indica elementos para consulta o información complementaria que el usuario debe tener presentes. En el manual, los nombres de las teclas y los botones se indican de la siguiente forma: Botón usado para utilizar este software... [Configuración] iii

Pantallas Dependiendo del sistema operativo que se utilice, el aspecto de las capturas de pantallas que aparecen en el manual puede diferir un poco del aspecto de las que aparecen en el ordenador. Los botones y los parámetros de configuración que se mencionan en un procedimiento están marcados con un círculo, como el botón de la captura de pantalla siguiente. Cuando se utilizan varios botones o parámetros de configuración, todos ellos aparecen con un círculo en la correspondiente captura de pantalla. 6 Haga clic en el botón [Aceptar]. Haga clic aquí. Abreviaturas usadas en el manual El sistema operativo Microsoft Windows 98 se menciona como Windows 98. El sistema operativo Microsoft Millennium Edition se menciona como Windows Me. El sistema operativo Microsoft Windows NT 4.0 se menciona como Windows NT. El sistema operativo Microsoft Windows 2000 se menciona como Windows 2000. El sistema operativo Microsoft Windows XP se menciona como Windows XP. El sistema operativo Microsoft Windows se menciona como Windows. iv

Marcas comerciales Windows y Windows NT son marcas comerciales de Microsoft Corporation registradas en Estados Unidos y en otros países. Adobe Acrobat es una marca comercial de Adobe Systems Incorporated. Lotus y Lotus Notes son marcas comerciales registradas de Lotus Development Corporation o de Lotus Development Japan. Los demás nombres de empresas y de productos que aparecen en este manual pueden ser marcas comerciales o marcas comerciales registradas de sus respectivos propietarios. v

Antes de empezar 1 CAPÍTULO Este capítulo ofrece una descripción general del software y de los procedimientos operativos. Descripción general de Address Book Conversion Utility........................1-2 Flujo de las operaciones.................................................1-3 Convertir agendas de direcciones de otros programas...............................1-3 Crear agendas de direcciones nuevas............................................1-4 1-1

Descripción general de Address Book Conversion Utility 1 Antes de empezar Address Book Conversion Utility es una aplicación de software independiente que importa datos de archivos de direcciones de Lotus Notes (en lo sucesivo mencionado como Notes), Microsoft Exchange (en lo sucesivo mencionado como Exchange) y de otros programas de correo electrónico, y convierte los datos a un formato que pueden usar los dispositivos Canon. Address Book Conversion Utility Importar Para crear el archivo de agenda de direcciones, se puede usar el software siguiente: á Lotus Notes á Microsoft Exchange á Canon Fax Driver á Microsoft Outlook á Microsoft Outlook Express Guardar / Guardar como Agregar, modificar o eliminar entradas Abrir Archivo original de agenda de direcciones (*.abu) (El archivo con el formato original de este software.) Exportar Importar al dispositivo a travžs de la Interfaz de usuario remota Archivo de exportaci n (*.abk) Dispositivo Como los datos de la agenda de direcciones almacenados en las otras aplicaciones se convierten directamente, con Address Book Conversion Utility se evita la necesidad de volver a crear las agendas de direcciones y se mejora la fiabilidad de sus contenidos. Después de importar los datos de las direcciones, también se puede usar Address Book Conversion Utility para actualizar las entradas con nueva información, o facilitar su utilización por los usuarios. NOTA Para registrar (importar) archivos de agenda de direcciones (*.abk) de dispositivos, use la Interfaz de usuario remota. Los archivos de agenda de direcciones de dispositivos (*.abk) no se pueden registrar (importar) con este software. Para obtener información sobre el uso de la Interfaz de usuario remota, consulte el manual de instrucciones de esta. Para realizar registros (importar) es necesario tener derechos de administrador en la Interfaz de usuario remota. 1-2 Descripción general de Address Book Conversion Utility

Flujo de las operaciones Con este software se pueden convertir y luego exportar archivos de agenda de direcciones (*.abk) para registrarlos en el dispositivo importando los archivos de agenda de direcciones creados con otro software, o realizando nuevas entradas. El procedimiento variará según el método que se seleccione. Después de instalar el software, lleve a cabo uno de los procedimientos siguientes. Consulte la Ayuda para obtener información sobre las operaciones que no se explican en este manual. Para acceder a la Ayuda, ejecute este software y luego seleccione [Temas de ayuda] en el menú [Ayuda]. Convertir agendas de direcciones de otros programas 1 Antes de empezar Instale este software Seleccione el método de importación Agregue, modifique o elimine las direcciones que sea necesario Exporte los archivos de agenda de direcciones (*.abk) Para obtener instrucciones detalladas sobre cada uno de los pasos anteriores, consulte Conversión de archivos de agenda creadas con otro software (en la página 3-2). Flujo de las operaciones 1-3

Crear agendas de direcciones nuevas Instale este software 1 Agregue entradas Antes de empezar Agregue, modifique o elimine las direcciones que sea necesario Exporte los archivos de agenda de direcciones (*.abk) Para obtener instrucciones detalladas sobre cada uno de los pasos anteriores, consulte Creación de archivos de Nueva agenda de direcciones (en la página 3-8). 1-4 Flujo de las operaciones

Instalación de Address Book Conversion Utility 2 CAPÍTULO En esta sección se explica cómo se instala Address Book Conversion Utility. Al ejecutar "Setup.exe" se inicia un Asistente de instalación que le guía paso a paso a través del proceso de instalación. Configuración del sistema necesaria........................................2-2 Instalación de Address Book Conversion Utility...............................2-3 Desinstalación de Address Book Conversion Utility............................2-6 2-1

Configuración del sistema necesaria Para poder ejecutar Address Book Conversion Utility se necesita uno de los sistemas operativos siguientes. 2 Instalación de Address Book Conversion Utility Windows 98 Windows Me Windows NT 4.0 (Service Pack 4 ó posterior) Windows 2000 Windows XP 2-2 Configuración del sistema necesaria

Instalación de Address Book Conversion Utility Para instalar Address Book Conversion Utility, siga el procedimiento que se explica a continuación. NOTA Para poder instalar Address Book Conversion Utility en Windows NT 4.0 ó Windows 2000/XP, hay que entrar en sesión como administrador. 1 Encienda el ordenador e inicie Windows. 2 Haga doble clic en el icono [Setup.exe]. Entonces aparece la ventana que se muestra a continuación y se inicia la instalación. 2 Instalación de Address Book Conversion Utility Al cabo de un momento, la ventana anterior es sustituida por una ventana de bienvenida. NOTA En algunos sistemas operativos, puede aparecer [Setup.exe] en lugar de [Setup]. Instalación de Address Book Conversion Utility 2-3

3 Haga clic en el botón [Siguiente]. 2 Instalación de Address Book Conversion Utility 4 Haga clic en el botón [Siguiente] para aceptar la ubicación de instalación predeterminada. Para usar la configuración predeterminada sin modificarla, haga clic en el botón [Siguiente] para pasar al paso siguiente. Si desea cambiar la ubicación de instalación, haga clic en el botón [Examinar] y seleccione la nueva ubicación. 2-4 Instalación de Address Book Conversion Utility

5 Se inicia la instalación. 2 6 Haga clic en el botón [Finalizar]. Instalación de Address Book Conversion Utility La instalación se ha completado y aparece el escritorio de Windows. Instalación de Address Book Conversion Utility 2-5

Desinstalación de Address Book Conversion Utility En esta sección se explica cómo se desinstala Address Book Conversion Utility. 2 Instalación de Address Book Conversion Utility Para llevar a cabo el proceso de desinstalación, siga el procedimiento que se explica a continuación. NOTA Para poder desinstalar Address Book Conversion Utility desde Windows NT 4.0 ó Windows 2000/XP, hay que entrar en sesión como administrador. 1 Haga clic en el botón [Inicio] y seleccione [Configuración] _ [Panel de control]. Entonces aparecerá el [Panel de control]. 2 Haga doble clic en el icono [Agregar o quitar programas]. Entonces, aparecerá la ventana [Propiedades de Agregar o quitar programas]. (En algunos sistemas operativos, puede aparecer la ventana [Agregar o quitar programas] en lugar de la ventana [Propiedades de Agregar o quitar programas].) 2-6 Desinstalación de Address Book Conversion Utility

3 Seleccione [Address Book Conversion Utility] y luego haga clic en el botón ([Agregar o quitar] o [Cambiar o quitar], dependiendo del sistema operativo) para iniciar la operación de desinstalación. 2 Se iniciará el programa de desinstalación. NOTA Cuando aparezca un mensaje preguntando si desea eliminar los archivos comunes, haga clic en el botón correspondiente a la opción deseada. Si no está seguro de poder eliminar archivos comunes sin que se produzcan problemas, haga clic en el botón [No a todo]. Instalación de Address Book Conversion Utility Desinstalación de Address Book Conversion Utility 2-7

Creación de archivos de agenda de direcciones 3 CAPÍTULO En este capítulo se explica cómo importar agendas de direcciones de otros paquetes de software y cómo crear agendas de direcciones nuevas. Conversión de archivos de agenda creadas con otro software....................3-2 Creación de archivos de Nueva agenda de direcciones.........................3-8 3-1

Conversión de archivos de agenda creadas con otro software En esta sección se explica cómo convertir archivos de agenda de direcciones creados usando otro software (Microsoft Exchange, Lotus Notes, etc.) y crear archivos de agenda de direcciones para registrarlos en el dispositivo Canon. 3 Creación de archivos de agenda de direcciones 1 Haga clic en el botón [Inicio] y luego seleccione [Programas] [Address Book Conversion Utility] [Address Book Conversion Utility]. Al iniciar Address Book Conversion Utility, aparece una pantalla de inicio como la anterior. Al cabo de unos instantes, aparece la ventana Nueva agenda de direcciones. 2 Seleccione el tipo de agenda de direcciones y haga clic en el botón [Aceptar]. Sólo fax y correo electrónico: Seleccione exportar a dispositivos sin números de marcación abreviada. Fax, correo electrónico con números de marcación abreviada: Seleccione exportar a dispositivos que admiten números de marcación abreviada. 3-2 Conversión de archivos de agenda creadas con otro software

3 En el menú [Configuración], seleccione [Preferencias]. 4 Ajuste las opciones de configuración necesarias en cada ficha del cuadro de diálogo [Preferencias] y haga clic en el botón [Aceptar]. 3 [Número de marcación abreviada] [Número de entradas para exportar] Establezca el valor máximo de números de marcación abreviada que se pueden agregar a la dirección. Este parámetro es válido cuando hay una agenda de direcciones "Fax, correo electrónico con números de marcación abreviada" seleccionada. Indique un valor entre 0 y 9999 para el número de entradas que se pueden exportar. Normalmente, el valor especificado aquí debe ser el número máximo de entradas que se pueden registrar en el dispositivo. Cuando se alcanza este número durante una operación de exportación, el sistema muestra un mensaje de advertencia. Este parámetro es válido cuando "Sólo fax y correo electrónico" está seleccionado como tipo de la agenda de direcciones. Creación de archivos de agenda de direcciones [Archivo de registro] [Exchange Server] [Notes Server] [Agenda de direcciones] [Configuración de Conversión de datos] Indique la ruta del archivo de registro para exportar mensajes de error, etc. generados durante la conversión de los datos de direcciones. Defina las condiciones para la conversión de datos de direcciones exportados desde Exchange. Defina las condiciones para la conversión de datos de direcciones exportados desde Notes. Selecciónelo al obtener una agenda de direcciones creada con un software distinto de Exchange o Notes. Defina las condiciones para convertir datos de direcciones. Conversión de archivos de agenda creadas con otro software 3-3

5 En el menú [Archivo], seleccione [Importar]. 6 Seleccione el método de importación de direcciones y haga clic en el botón [Aceptar]. 3 Creación de archivos de agenda de direcciones Actualizar entradas existentes con los mismos nombres: (No disponible) Actualiza las entradas con el mismo nombre que las entradas que se están editando en ese momento. Se puede seleccionar esta opción incluso cuando ya se han agregado las entradas. Actualizar entradas existentes con los mismos nombres y agregar nuevas entradas: Agregar todas las entradas como nuevas entradas: Actualiza las entradas con el mismo nombre que las entradas que se están editando en ese momento y agrega entradas con nombres nuevos. Agrega las entradas que se están editando como nuevas entradas. 7 Seleccione el tipo de agenda de direcciones que se va a importar. 3-4 Conversión de archivos de agenda creadas con otro software

NOTA El tipo de agenda de direcciones está definido por el software de la aplicación utilizado para crearla. Use [Agendas de direcciones] cuando la agenda de direcciones se haya creado con un software distinto de Exchange o Notes. 8 Haga clic en el botón [Examinar], seleccione el archivo de agenda de direcciones que va a importar y haga clic en el botón [Abrir]. NOTA Si ha seleccionado [Agendas de direcciones] en el paso 7, no es necesario que seleccione la agenda de direcciones aquí. En su lugar, haga clic en el botón [Aceptar] para abrir el cuadro de diálogo [Seleccione entradas para importar desde la agenda de direcciones]. Seleccione las entradas que va a agregar y haga clic en el botón [Aceptar]. Siga en el paso 10. 9 Haga clic en el botón [Aceptar]. 3 Creación de archivos de agenda de direcciones Conversión de archivos de agenda creadas con otro software 3-5

10 Para corregir una entrada importada, seleccione la entrada y luego elija [Editar] [Modificar]. Para agregar una entrada nueva, seleccione [Editar] [Agregar nueva entrada]. 3 Creación de archivos de agenda de direcciones NOTA También puede hacer doble clic en una entrada, o hacer click con el botón derecho y seleccionar una opción en el menú emergente, para modificar la entrada o para agregar una nueva. 11 En el menú [Archivo], seleccione [Exportar]. Entonces aparecerá el cuadro de diálogo [Exportar configuración]. NOTA Para exportar solamente algunas entradas, seleccione la casilla de verificación que hay a la izquierda de estas entradas. También se pueden guardar entradas en archivos de agenda de direcciones únicos (*.abu) exclusivos de este software sin exportarlos. Para guardar las entradas en estos archivos (*.abu), seleccione [Archivo] [Guardar]. 12 Haga clic en el botón [Examinar]. 3-6 Conversión de archivos de agenda creadas con otro software

13 Escriba el nombre del archivo de exportación (*.abk) y haga clic en el botón [Abrir]. 3 14 Seleccione el tipo de agenda de direcciones (Número de fax, Dirección de correo electrónico) exportada. 15 Haga clic en el botón [Aceptar]. Se creará el archivo de la agenda de direcciones (*.abk). Con esto termina el procedimiento de creación de archivos de agenda de direcciones. Se pueden registrar archivos de agenda de direcciones (*.abk) importados por medio de la Interfaz de usuario remota. Creación de archivos de agenda de direcciones NOTA Para registrar (importar) archivos de agendas de direcciones de dispositivos (*.abk), hay que usar la Interfaz de usuario remota. Los archivos de agendas de direcciones (*.abk) propios del dispositivo no se pueden registrar (importar) con este software. Para obtener información sobre el uso de la Interfaz de usuario remota, consulte el manual de instrucciones de esta. Para realizar registros (importar) es necesario tener derechos de administrador en la Interfaz de usuario remota. Conversión de archivos de agenda creadas con otro software 3-7

Creación de archivos de Nueva agenda de direcciones En esta sección se explica cómo introducir nuevas entradas y crear archivos de agenda de direcciones para registrar en el dispositivo Canon. 3 Creación de archivos de agenda de direcciones 1 Haga clic en el botón [Inicio] y luego seleccione [Programas] [Address Book Conversion Utility] [Address Book Conversion Utility]. Al iniciar Address Book Conversion Utility, aparece una pantalla de inicio como la anterior. Al cabo de unos instantes, aparece la ventana Nueva agenda de direcciones. 2 Seleccione el tipo de agenda de direcciones y haga clic en el botón [Aceptar]. Sólo fax y correo electrónico: Seleccione exportar a dispositivos sin números de marcación abreviada. Fax, correo electrónico con números de marcación abreviada: Seleccione exportar a dispositivos que admiten números de marcación abreviada. 3-8 Creación de archivos de Nueva agenda de direcciones

3 En el menú [Configuración], seleccione [Preferencias]. 4 Ajuste las opciones de configuración necesarias en cada ficha del cuadro de diálogo [Preferencias] y haga clic en el botón [Aceptar]. 3 [Número de marcación abreviada] [Número de entradas para exportar] Establezca el valor máximo de números de marcación abreviada que se pueden agregar a la dirección. Este parámetro es válido cuando la agenda de direcciones "Fax, correo electrónico con números de marcación abreviada" está seleccionada. Indique un valor entre 0 y 9999 para el número de entradas que se pueden exportar. Normalmente, el valor especificado aquí debe ser el número máximo de entradas que se pueden registrar en el dispositivo. Cuando se alcanza este número durante una operación de exportación, el sistema muestra un mensaje de advertencia. Este parámetro es válido cuando "Sólo fax y correo electrónico" está seleccionado como tipo de la agenda de direcciones. Creación de archivos de agenda de direcciones [Archivo de registro] [Configuración de Conversión de datos] Indique la ruta del archivo de registro para exportar mensajes de error, etc. generados durante la conversión de los datos de direcciones. Defina las condiciones para convertir datos de direcciones. 5 En el menú [Edición], seleccione [Agregar nueva entrada]. Entonces aparecerá el cuadro de diálogo [Agregar nueva entrada]. Creación de archivos de Nueva agenda de direcciones 3-9

6 Introduzca la nueva entrada y haga clic en el botón [Aceptar]. 3 Creación de archivos de agenda de direcciones Nombre: Tipo: Destino: Depto./Div.: Número de acceso: Número de marcación abreviada: Escriba un nombre para la entrada. (Hasta 127 caracteres, necesario) Seleccione el tipo de datos de la entrada. Introduzca el número de fax o la dirección de correo electrónico. (Necesario) Introduzca el nombre del departamento o de la división. (Hasta 255 caracteres.) Introduzca la contraseña para acceder a la dirección. (Número entero formado por hasta 7 dígitos.) Como opción predeterminada, se establece el número menor de los disponibles. El rango permitido va desde 1 hasta el número especificado en el número de marcación abreviada en Preferencias. (Esta opción sólo se muestra para el tipo de agenda de direcciones "con marcación abreviada".) Se pueden agregar tantas entradas como se quiera seleccionando repetidamente la opción [Agregar nueva entrada] en el menú [Editar]. 3-10 Creación de archivos de Nueva agenda de direcciones

NOTA También se pueden guardar entradas en archivos de agenda de direcciones únicos (*.abu) exclusivos de este software sin exportarlos. Para guardar las entradas en estos archivos (*.abu), seleccione [Archivo] [Guardar]. 7 En el menú [Archivo], seleccione [Exportar]. 8 Haga clic en el botón [Examinar]. 3 9 Escriba un nombre para el archivo de exportación (*.abk) y haga clic en el botón [Abrir]. Creación de archivos de agenda de direcciones Creación de archivos de Nueva agenda de direcciones 3-11

10 Seleccione el tipo de agenda de direcciones (Número de fax, Dirección de correo electrónico) que se va a exportar. 3 Creación de archivos de agenda de direcciones 11 Haga clic en el botón [Aceptar]. Se crea el archivo de la agenda de direcciones (*.abk). Con esto termina el procedimiento de creación de nuevas agendas de direcciones. Se pueden registrar archivos de agenda de direcciones (*.abk) importados por medio de la Interfaz de usuario remota. NOTA Para registrar (importar) archivos de agenda de direcciones de dispositivos (*.abk), hay que usar la Interfaz de usuario remota. Los archivos de agendas de direcciones (*.abk) propios del dispositivo no se pueden registrar (importar) con este software. Para obtener información sobre el uso de la Interfaz de usuario remota, consulte el manual de instrucciones de esta. Para realizar registros (importar) es necesario tener derechos de administrador en la Interfaz de usuario remota. 3-12 Creación de archivos de Nueva agenda de direcciones

Apéndice 4 CAPÍTULO Índice................................................................4-2 4-1

Índice A M 4 Apéndice Archivo de agenda de direcciones, 1-2 Archivo de exportación, 1-2, 3-7, 3-11 Archivo original de agenda de direcciones, 1-2 D Depto./Div., 3-10 Destino, 3-10 Dispositivo, 1-2 E Entrada importada, 3-6 Exportar, 3-6, 3-11 F Método de importación, 3-4 N Nombre, 3-10 Nueva entrada, 3-10 Número de acceso, 3-10 Número de marcación abreviada, 3-10 P Preferencias, 3-3, 3-9 S Sólo fax y correo electrónico, 3-2, 3-8 Fax, correo electrónico con números de marcación abreviada, 3-2, 3-8 I Importar, 1-2, 3-4 Interfaz de usuario remota, 1-2 T Tipo, 3-10 Tipo de agenda de direcciones, 3-2, 3-8 4-2 Índice

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