Facturas emitidas Vinculación a Contratos y Subvenciones Introducción Se pretende con la nueva metodología de trabajo que se presenta a continuación, que los Contratos/Convenios/Acuerdo Marco no se capturen en SAICI, sino que se vinculen a la información que de los mismos ya existe en la Base de Datos Corporativa, con el fin de integrar los distintos Sistemas corporativos del CSIC y que la información esté en un solo sitio. Tampoco tendrán que grabarse los datos de los Proyectos correspondientes a convocatorias nacionales a los que se desee asociar un ingreso. Contratos, Convenios, Otras Prestaciones de Servicios y Otros I + D. Toda la actividad que estos generan deberá estar registrada en BDC. Para un centro el contenido de la información nace en la Base de Datos Corporativa, cuando comienza a grabar sus datos a través de SICE. Eligiendo la opción VICYT INVESTIGACIÓN CONTRATADA Y OTRAS ACTIVIDADES DE I+D SGAI Dep. Desarrollo de Sistemas Económico-Administrativos (DESEA) 1 / 15
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En la pantalla correspondiente a empresas aparecerá un apartado en el que se tiene que introducir la clasificación económica del ingreso. Esta clasificación se trasladará automáticamente a las facturas que se emitan en SAICI. El NIF deberá seguir la misma metodología seguida en SAICI. Subvenciones concedidas en el marco de convocatorias Los ingresos que reciba el CSIC deben llegar a las cuentas que establezcan las Pautas de Gestión Económica. Si se recibe en la cuenta restringida de un centro un importe que obedece a una subvención, si el Proyecto, Acción Especial, etc. correspondiente no está dado de alta en la Base de Datos Corporativa el centro deberá ponerse en contacto con la Vicepresidencia Adjunta de Programación Científica para que de alta el Proyecto y pueda estar accesible desde SAICI. SGAI Dep. Desarrollo de Sistemas Económico-Administrativos (DESEA) 3 / 15
Tipo de Origen de Ingreso Se modifica el tratamiento del tipo de Origen del Ingreso y se establecen en SAICI los tipos que a continuación se presentan: Tipo de Origen Observaciones Contratos / Convenios / Otras prestaciones Se accederá a información que tiene que estar de Servicio / Otros I+D registrada en Contratos en BDC (Contratos, Convenios, Acuerdo Marco, etc ) para vincular las facturas a emitir. Información que nace en el centro, que se graba a través de SICE eligiendo la opción: VICYT INVESTIGACIÓN CONTRATADA Y OTRAS ACTIVIDADES DE I+D (Ingresos), que posteriormente es validada por la OTT y es en este momento en el que ya estará a disposición de SAICI para poder asignar facturas emitidas. Subvenciones en el marco de convocatorias Se accederá a información que tiene que estar registrada en Proyectos nacionales en BDC para vincular las facturas a emitir. El centro deberá comunicar a la Unidad correspondiente de la Vicepresidencia Adjunta de Programación Científica los datos relativos a la Subvención para que los de de alta y tenerlos disponibles para la asignación de facturas. Ventas Publicaciones, Productos industriales, agrícolas, ganaderos, etc. Otros ingresos Intereses, alquileres, alojamiento, comedores, entradas, prestamos interbibliotecarios, inscripciones a cursos Las Ventas y Otros Ingresos no se pueden registrar en este momento en la Base de Datos Corporativa ya que todavía no está habilitado el módulo para su registro. SGAI Dep. Desarrollo de Sistemas Económico-Administrativos (DESEA) 4 / 15
Nueva metodología de trabajo en la emisión de facturas Al entrar en la pantalla de Mantenimiento de facturas emitidas lo primero que habrá de hacerse es elegir un Tipo de origen del ingreso. Las facturas que se emitan asociadas a Ingresos derivados de Contratos / Convenios y Subvenciones se emitirán directamente en la pantalla de Mantenimiento de facturas emitidas. No existirá la posibilidad de darlas de alta en Mantenimiento de facturas pro forma. Contratos, Convenios, Otras Prestaciones de Servicios y Otros I + D. En la pantalla de Mantenimiento de facturas emitidas se seleccionará en Tipo de origen Contratos/Convenios/Otras Prest Serv/Otros I+D y se pulsará en el icono para acceder a los datos disponibles en la Base de Datos Corporativa. En pantalla aparecerá SGAI Dep. Desarrollo de Sistemas Económico-Administrativos (DESEA) 5 / 15
Parte izquierda Nombre Al pinchar en el desplegable se presentarán todos aquellos Contratos, Convenios, Acuerdo Marco que tienen pendiente algo para ingresar y que tengan asignado código CSIC. Aparecerá el código asignado en el CSIC, el código del centro y la denominación del contrato. Centro Aparecerán todos aquellos centros paraguas o hijos que participan en el contrato. Prorroga / Adenda / Informes explotación patentes Una vez seleccionado a que contrato y a que centro se va a asignar la factura a emitir, se podrá seleccionar también prorrogas, adendas o informes asociados a un contrato de licencia (ventas por explotación de patentes, consecución de hitos, etc.). Cliente Aparecerán todas aquellas empresas a las que puede emitirse la factura y que son las que han intervenido en la firma del contrato. Solo podrán emitirse facturas a empresas que participen en el contrato, convenio Automáticamente el Sistema presentará los clientes susceptibles de aparecer en la factura a emitir y el usuario elegirá uno de ellos. Si la empresa no está dada de alta en SAICI como cliente se dará de alta automáticamente, siempre y cuando el NIF sea válido y tenga los datos de domicilio. Caso de no cumplirse estos requisitos, el Sistema emitirá un mensaje comunicándolo y el centro deberá ponerse en contacto con la OTT para que introduzca o corrija los datos necesarios. SGAI Dep. Desarrollo de Sistemas Económico-Administrativos (DESEA) 6 / 15
Al pie de la factura aparecerá la dirección de envío de la factura siempre y cuando se haya cumplimentado la dirección de facturación. Importe disponible En este importe aparece el total acumulado menos el total de las facturas que ya han sido emitidas contra el contrato y el centro elegido. Importe total En este importe aparece el total acumulado del contrato con sus prorrogas. Parte derecha A título informativo aparecen los datos del Contrato/Convenio al que se está vinculando la factura a emitir. Una vez que se haya seleccionado el contrato y el centro se modifica el contenido de la parte derecha de la pantalla con la información relativa al contrato elegido. En esta pantalla se seleccionará el cliente y la prorroga / adenda / Al pulsar en aceptar pasan automáticamente a la pantalla de Mantenimiento de facturas emitidas los datos: Código origen, Centro origen, Número de prórroga, Cliente, Programa, Aplicación, Partida y Naturaleza que no podrán modificarse ya que vienen de la Base de Datos Corporativa. Aparece también por defecto la Persona Responsable, que podrá cambiarse si el centro lo considera oportuno. Caso de que la Persona Responsable no existiera en SAICI emite un mensaje comunicándolo. De esta forma la factura queda vinculada a un registro determinado en BDC. Si al asignar la clasificación económica del ingreso Programa / Aplicación / Partida / Naturaleza no fuera válida, el Sistema emite un mensaje SGAI Dep. Desarrollo de Sistemas Económico-Administrativos (DESEA) 7 / 15
comunicándolo y habrá de ponerse el usuario en contacto con el Servicio de Ingresos para que modifique la clasificación y pueda emitirse la factura. Una vez se han cumplimentado todos los datos de la parte superior de la pantalla al pulsar en la línea de la factura aparecen una serie de datos por defecto. En concepto Título del contrato. No se puede modificar. En la columna que aparece al lado de concepto el centro podrá introducir información complementaria que se añadirá al concepto de la factura. En cantidad 1 Importe Se presentará vacío y el usuario deberá introducir el importe de la Base Imponible por el que desee emitir la factura. IVA El IVA que aparece en el contrato. Si es una prórroga el IVA se tomará de la prórroga. Si el tipo de IVA es cero se pondrá, por defecto, NO SUJETO. Se introducirá el importe por el que se desea emitir la factura y pulsando estará en condiciones de grabar la factura a emitir. se SGAI Dep. Desarrollo de Sistemas Económico-Administrativos (DESEA) 8 / 15
Se controla que el importe de las facturas emitidas no supere el importe total del contrato, teniendo en cuenta las prórrogas. Dado que hasta el momento de la implementación de esta nueva funcionalidad el importe total de las facturas emitidas contra un contrato, convenio, etc. se está controlando en tablas de SAICI, se ha desarrollado un procedimiento para pasar esta información a BDC. Puede darse el caso, que en algún contrato las cantidades no obedezcan a la realidad. Si el centro se da cuenta de algún error, sobre todo en los contratos que están vigentes, deberá comunicarlo a Saicisistemas para la subsanación del mismo. Se podrá cambiar el contrato al que se ha vinculado una factura siempre y cuando dicha factura cumpla los requisitos para ser modificada, visible. Al pulsar en el icono pantalla: cuando una factura ya está grabada aparece en SGAI Dep. Desarrollo de Sistemas Económico-Administrativos (DESEA) 9 / 15
Si se pulsa asociado la factura. se presentarán los datos del contrato al que está Si se pulsa contrato. se da la posibilidad de cambiar la factura a otro Subvenciones en el Marco de Convocatorias En la pantalla de Mantenimiento de facturas emitidas se seleccionará en Tipo de origen Subvenciones en el marco de convocatorias y se pulsará en el icono para acceder a los datos de los proyectos disponibles en la Base de Datos Corporativa. SGAI Dep. Desarrollo de Sistemas Económico-Administrativos (DESEA) 10 / 15
Al pulsar en el icono aparecerá SGAI Dep. Desarrollo de Sistemas Económico-Administrativos (DESEA) 11 / 15
Parte izquierda Nombre Al pinchar en el desplegable se presentarán todos aquellos Proyectos del centro que tengan asignado código CSIC. Aparecerá el código asignado en el CSIC, el código de la Entidad Financiadora y la denominación del proyecto. Parte derecha A título informativo aparecen los datos del proyecto al que se está vinculando la factura a emitir. Una vez que se haya seleccionado el proyecto se modifica el contenido de la parte derecha de la pantalla con la información relativa al proyecto elegido. Al pulsar en aceptar pasan automáticamente a la pantalla de Mantenimiento de facturas emitidas el Código origen para poder relacionar la factura con los datos de BDC. Por el momento, el Sistema tan solo tomará nota del código asignado en el CSIC por la Vicepresidencia Adjunta de Programación Científica. SGAI Dep. Desarrollo de Sistemas Económico-Administrativos (DESEA) 12 / 15
Una vez se han cumplimentado todos los datos de la parte superior de la pantalla al pulsar en la línea de la factura aparecen una serie de datos por defecto. SGAI Dep. Desarrollo de Sistemas Económico-Administrativos (DESEA) 13 / 15
En concepto Título del proyecto. No se puede modificar En la columna que aparece al lado de concepto el centro podrá introducir información complementaria que se añadirá al concepto de la factura. En cantidad 1 Importe Se presentará vacío y el usuario deberá introducir el importe de la Base Imponible por el que desee emitir la factura. IVA Se presentará vacío y el usuario debe seleccionar el que corresponda. Se introducirá el importe por el que se desea emitir la factura y pulsando estará en condiciones de grabar la factura a emitir. se Se podrá cambiar el proyecto al que se ha vinculado una factura siguiendo la misma metodología que en contratos. SGAI Dep. Desarrollo de Sistemas Económico-Administrativos (DESEA) 14 / 15
Ventas En la pantalla de Mantenimiento de facturas emitidas se seleccionará en Tipo de origen Ventas y se grabarán los datos de la factura a emitir, especificando en el concepto el detalle de la venta. Otros ingresos En la pantalla de Mantenimiento de facturas emitidas se seleccionará en Tipo de origen Otros ingresos y se grabarán los datos de la factura a emitir, especificando en el concepto el detalle del ingreso. SGAI Dep. Desarrollo de Sistemas Económico-Administrativos (DESEA) 15 / 15