RESOLUCION Nº 264 Por la cual se reglamenta la administración, operación y uso del correo electrónico en la Alcaldía de Acacias EL ALCALDE MUNICIPAL DE ACACIAS En uso de sus atribuciones constitucionales y legales, y C O N S I D E R A N D O Que de conformidad con la Constitución Política en su Art. 315 y con el Decreto 259 de 2006 de la Alcaldia Municipal de Acacias, es función del Alcalde Municipal velar por el cumplimiento de las funciones de los empleados oficiales municipales y dictar los actos administrativos necesarios para su Administración. Que la Ley 527 de 1999 define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, entre ellos el correo electrónico. Que la Contraloría General de La República expidió la Resolución 5587 de junio 8 de 2004, Por la cual se reglamenta la administración, operación y uso del correo electrónico... Que en desarrollo de la Resolución 512 de 2005 expedida por la Alcaldia Municipal de Acacias, se deben estandarizar los procesos, dentro de los cuales se encuentra el uso de recursos informáticos. Que el Correo Electrónico es un servicio de carácter estratégico en la Entidad y una herramienta de utilidad en el trabajo diario, según Concepto #003 de marzo de 2006 del Asesor de Despacho de la Alcaldia Municipal. Que se debe reglamentar para los usuarios internos el procedimiento de utilización del Correo Electrónico en la Entidad. En mérito de lo expuesto; R E S U E L V E ARTICULO 1º. Objetivo Reglamentar la administración, operación y uso del Correo Electrónico como un instrumento de comunicación organizacional para
facilitar el intercambio de información de los funcionarios de la Administración Municipal. ARTICULO 2º. Definiciones. Para efectos de la presente Resolución, se entiende por: Correo Electrónico: Nombre genérico para toda comunicación no interactiva de texto, datos, imágenes o mensajes de voz, que tiene lugar entre un remitente y los destinatarios designados, y que se desarrolla en sistemas que utilizan enlaces de telecomunicación. Recipiente de Correo: Este término cobija a los diferentes objetos que se pueden crear y administrar mediante el Servicio de Correo Electrónico, a saber: Buzones, Recipientes Personalizados, Fólderes Públicos y Listas de Distribución. Buzón: También conocido como cuenta de correo, es un receptáculo exclusivo, asignado en el servidor para almacenar los mensajes y archivos adjuntos enviados por otros usuarios internos o externos a la Administración Municipal. Fólder Público: Este recipiente almacena mensajes e información que se puede compartir por los usuarios a quienes se designe. Lista de Distribución: Es un recipiente de correo que agrupa otros recipientes, con el fin de facilitar el envío de información. Mensaje Masivo: Es un mensaje enviado a un número mayor de quince (15) buzones o cuentas de correo, acumulados en una o varias remisiones del mismo. ARTICULO 3º. Propósito de la Reglamentación del uso del Correo Electrónico. El propósito de esta resolución es asegurar que los funcionarios utilicen correctamente el sistema de correo electrónico de la Administración. El correo electrónico es una herramienta de comunicación de la Entidad y los usuarios tienen la responsabilidad de utilizarla de forma eficiente, eficaz, ética y de acuerdo con la ley. Los mensajes por correo electrónico deberán seguir los estándares referidos para la comunicación escrita y desde luego conserven el respeto, honra y buen trato a los Funcionarios. El manejo del Correo Electrónico implica su uso responsable para finalidades Institucionales.
Parágrafo. La violación de este Reglamento y el mal uso de los sistemas de comunicación de la Entidad, acarreará medidas de carácter disciplinario y penal. ARTICULO 4º. Cumplimiento de la Reglamentación. Cada funcionario debe cumplir las políticas y directrices de la entidad relativa al correo electrónico. Las Oficinas de Sistemas y de Control Interno se reservan el derecho de modificar, eliminar o ampliar cualquier parte de esta política y directriz y comunicará todo cambio de forma individual o colectiva para su entrada en vigor inmediata. ARTICULO 5º. Uso del correo electrónico. El correo electrónico es un privilegio y se debe utilizar de forma responsable; su principal propósito es servir como herramienta para agilizar las comunicaciones oficiales que apoyen la gestión institucional. Se permite el uso personal del correo electrónico siempre y cuando sea responsable y: No provoque problemas legales a la entidad No se utilice para fines lucrativos personales No contravenga las políticas y directrices de la entidad No atente contra la imagen de la entidad. No interfiera con el trabajo de los funcionarios. Todo empleado que tenga dudas acerca del material que puede enviar o recibir, debe consultarlo con su jefe inmediato. Queda prohibido distribuir, acceder o guardar material ofensivo, abusivo, obsceno, racista, ilegal o no laboral utilizando los medios electrónicos de la Administración Municipal. Así mismo, se prohíbe: Fraude (o intento de fraude) de los mensajes electrónicos. Intentar leer, borrar, copiar o modificar correos electrónicos de otros usuarios. Intentar enviar mensajes de acoso, obscenos o amenazadores a otro usuario.
Envío de correo electrónico basura, mensajes con ánimo de lucro o mensajes en cadena. Interceptar el correo electrónico de otros usuarios. Enviar correo electrónico utilizando el nombre de usuario y la contraseña de otro funcionario sin su debida autorización. Enviar mensajes de manera masiva (por ejemplo cadenas de cartas y relativos a falsos virus), excepto si contienen información de interés institucional. Cualquier otro uso indebido. Están autorizados para el envío de mensajes electrónicos masivos, el Alcalde Municipal, los funcionarios del Nivel Directivo, y los administradores de correo electrónico y de red de la Oficina de Sistemas e Informática. Los demás funcionarios deberán solicitar la autorización al Despacho. ARTICULO 6º. Administración y seguimiento del sistema de correo electrónico. La Oficina de Sistemas e Informática es la encargada de ejercer la administración del sistema de correo electrónico, lo cual incluye disponer los recursos para la entrega de mensajes internos y de o hacia Internet o Intranet., considerando, además, los siguientes aspectos: 6.1. Los recipientes de correo serán creados y sobre ellos se darán permisos a los funcionarios vinculados a la Entidad, previa aprobación de la Oficina de Sistemas e Informática, de la solicitud enviada por el Jefe inmediato del funcionario, o por él mismo, en caso de que sea Ejecutivo, Asesor o Directivo. Los permisos para crear Fólderes Públicos se asignarán siguiendo el mismo procedimiento. 6.2. Se asignarán dos clases de buzones: Individuales y Globales. Los buzones individuales son manejados por un solo funcionario, mientras que los globales por varios funcionarios. 6.3. Los buzones individuales son de carácter personal e intransferible. El usuario es totalmente responsable de todas las actividades realizadas con dicho buzón. Los buzones globales serán manejados por varios funcionarios quienes serán responsables mancomunadamente de las actividades realizadas con ellos.
6.4. Es deber de los funcionarios que manejan los buzones globales colocar el nombre del remitente en los mensajes enviados. 6.5. Las personas que administran este servicio no monitorean, editan o descartan el contenido de las comunicaciones de los usuarios. Se debe tener en cuenta que los procesos de administración de la Oficina de Sistemas, podrán implicar el movimiento temporal y/o definitivo de sus correos, mas no de su edición. Solo se hará monitoreo cuando haya la autorización debida. 6.6. La dependencia de Sistemas en conjunto con la Agenda de Conectividad del Ministerio de Comunicaciones, crearà las cuentas de Correo Electrónico por dependencias. Cada funcionario se harà responsable por la cuenta de EMAIL entregada. Cuando un funcionario de retire de su cargo o exista un cambio del mismo, debe entregar la respectiva cuenta de correo. Forma parte integral de esta Resolución los Términos de uso de GMAIL, empresa seleccionada por la AGENDA DE CONECTIVIDAD como proveedor de servicios de correo electrònico. ARTÍCULO 7º. Directrices Especiales. Las Oficinas de Control Interno y Sistemas instruirán mediante circulares a los funcionarios de la Entidad, las buenas prácticas, riesgos, recomendaciones, cofidencialidad, reserva y en general sobre el buen uso del correo electrónico. ARTICULO 8º. Los funcionarios que sean contratados de manera externa o de forma temporal deberàn suministrar por escrito una direcciòn de correo electrònico de GMAIL, a las siguientes dependencias: Sistemas, Recursos Humanos y Control Interno. Es deber de los contratistas informar oportunamente a estas dependencias acerca de los cambios de dirección de correo electrónico, ofrecido por proveedores de servicios de Internet externos a la entidad, lo mismo que colocar en los mensajes enviados el nombre del remitente y de la dependencia correspondiente. ARTICULO 9º. Manejo especial de Información. Los asuntos relativos a cuestiones de derechos de autor, confidencialidad, protección de la información, entre otros relacionados, deben someterse a consideración y previa aprobación de la Oficina de Control Interno. ARTICULO 10º. Control. Corresponde a las Oficinas de Control Interno y la Secretaria de Gobierno con funciones de Control Disciplinario, ejercer el control sobre el uso del Correo Electrónico.
ARTICULO 11º. Vigencia y Derogatoria. La presente Resolución rige a partir de la fecha de su expedición. PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE Dada en Acacias a los nueve (9) días del mes de abril de 2008 DR. JESUS AMADOR PEREZ R. Alcalde Municipal Carlos Javier Navas Murillo Asesor de Despacho.