CAPÍTULO I DEFINICIONES. Envío masivo: Es el envío de un mensaje electrónico a todas las personas suscritas a una lista de correo.

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1 CAPÍTULO I DEFINICIONES ARTÍCULO 1: DEFINICIONES. Correo electrónico: Es un servicio de red que permite a los usuarios enviar y recibir mensajes rápidamente (también denominados mensajes electrónicos o cartas electrónicas) mediante sistemas de comunicación. Envío masivo: Es el envío de un mensaje electrónico a todas las personas suscritas a una lista de Listas de correo: Es un conjunto de usuarios adscritos a un pseudónimo, al cual se le pueden asignar una serie de atributos de administración. Una cuenta de correo puede pertenecer a más de una lista. Moderadores de lista: Son los usuarios que tiene permiso para enviar un mensaje electrónico a una lista de Reenvíos: Es un mecanismo que permite enviar mensajes a varias cuentas de correo que se encuentran agrupadas bajo un mismo pseudónimo, el cual no es administrable. Suscriptores de lista: Es una cuenta institucional que pertenece a una lista de CAPÍTULO II USUARIOS ARTÍCULO 2: PARÁMETROS PARA DEFINIR ROLES. Los roles serán definidos en función de los siguientes criterios: Se crea para (o por) dependencia. Personal de la Institución (administrativo, docente o directivo). Para la Escuela se definieron los siguientes roles: Responsable Ejecutivo. Administrador. Página 1 de 5

2 Co-administrador. Usuarios. ARTÍCULO 3: ROLES DEFINIDOS. Responsable Ejecutivo: Es la persona que autoriza el envío de correos institucionales a la comunidad ECCI de forma masiva. Administrador: Es aquella persona que se encarga de gestionar la plataforma del correo electrónico institucional a través del aplicativo Web y el servidor de Co-administrador: Es la persona que apoya el proceso de administración a través del aplicativo Web. Usuarios: Son todas aquellas personas activas laboralmente, que tienen una cuenta de correo institucional. ARTÍCULO 4: FUNCIONES DE LOS ROLES DEFINIDOS. Responsable Ejecutivo: Leer y revisar la información a enviar de forma masiva a través del correo Institucional. Autorizar el envío de correos Institucionales masivos a los usuarios internos (administrativos, docentes y directivos) y externos (estudiantes y egresados). Informar al usuario en caso que se niegue el envío de correo, explicando el porqué de la negación. Gestionar mejoras para el servicio de correo Institucional. Administrador: Crear, modificar y eliminar las cuentas de correo Institucionales. Crear las listas de Asignar, modificar y eliminar moderadores y suscriptores de las listas de Crear, modificar y eliminar re-envíos de correos institucionales. Revisar que la solicitud de envío de correo institucional masivo este autorizada. Informar al Responsable Ejecutivo sobre los nuevos requerimientos de las diferentes dependencias para el envío de correos masivos que no hayan sido previamente autorizados. Página 2 de 5

3 Enviar correos masivos de orden Institucional. Realizar seguimiento al tráfico de la cola de Realizar seguimiento a las estadísticas del servicio del correo institucional. Realizar propuestas para mejorar del servicio del correo institucional. Definir y hacer saber al Responsable Ejecutivo de las necesidades de recursos para asegurar la efectividad del servicio de Asignar contraseña para autores /editores o recordar contraseña en caso de olvido. Co - Administrador: Crear, modificar y eliminar cuentas de correo Institucionales. Crear, modificar y eliminar de re-envíos de correos institucionales. Asignar, modificar y eliminar moderadores y suscriptores de las listas de Revisar que la solicitud de envío de correo institucional este autorizada. Informar al Responsable Ejecutivo sobre los nuevos requerimientos de las diferentes dependencias para el envío de correos masivos que no hayan sido previamente autorizados. Enviar correos masivos de orden Institucional. Asignar contraseña para autores /editores o recordar contraseña en caso de olvido. Usuarios: Pueden solicitar el envío de un correo masivo. Pueden solicitar asignación de una lista de Pueden solicitar el re-envío, en caso de tener más de un correo institucional. Solicitar personalmente recordar su contraseña en caso de olvido. CAPÍTULO IV CORREO ELECTRÓNICO ARTÍCULO 5: USO CORREO ELECTRÓNICO. El periodo máximo para que el administrador envíe el correo institucional masivo es de 48 horas. El envío se realizará después de las 9:00 p.m. de lunes a viernes y los sábados después de las 12:00 m. Todas las solicitudes de envío de correo institucional masivo deben ser autorizadas por el Responsable Ejecutivo (Secretario General) en el formato respectivo. Página 3 de 5

4 Las solicitudes para envío de correo masivo se realizarán de acuerdo al orden de llegada, en casos especiales se dará prioridad, según el requerimiento. Los correos masivos urgentes deben ser solicitados por los usuarios con 12 (doce) horas de antelación. No se podrá incluir publicidad de empresas, productos o servicios comerciales que no tengan convenio con la Institución. El tamaño máximo de archivos adjuntos no debe ser superior a 250 Kb en cualquier formato. La solicitud que se presente para enviar correos masivos debe ajustarse a los parámetros definidos en el literal b del artículo 6 de este documento. ARTÍCULO 6: FORMATOS. a. Estructura de la solicitud que debe hacer un usuario de envío de correos masivos al Responsable Ejecutivo: SOLICITUD DE ENVÍO 1. Fecha de solicitud: 2. Dependencia remitente: 3. A quien va dirigido: (Docentes, estudiantes, administrativos, comunidad) 4. Asunto(s): Página 4 de 5

5 b. Estructura de los comunicados que se enviarán por correos masivos: COMUNICADO Bogotá D.C., (Día) de (mes) de (año). PARA: DE: ASUNTO: (Saludo) (Cuerpo del mensaje) (Despedida) (Nombre de la persona que lo envía) (Cargo de la persona) Dirección sede Teléfono - Extensión Elaborado por Aprobado por Ing. Yonny Javier Bejarano Informática y Redes Ing. José Fernando López Secretario General Ing. Osiris Torres G. Informática y Redes Ing. Manuela Quintero Ofic. de Calidad Página 5 de 5