MUNICIPALIDAD DE ANTOFAGASTA MANUAL DE OPERACIONES SISTEMA DE ADMINISTRACIÓN DE EXPEDIENTES DE OBRAS 2017
TABLA DE CONTENIDOS 1 DESCRIPCIÓN GENERAL DEL SISTEMA... 3 1.1 Diagrama Funcional... 3 1.2 Descripción General... 3 1.3 Principales Funcionalidades... 3 1.4 Datos que Administra... 4 1.5 Procesos... 4 1.6 Principales Salidas del Sistema... 5 1.7 Principales Consultas por Pantalla... 5 1.8 Emisión de Certificados... 5 1.9 Relación con Otros Sistemas... 5 1.10 Ingreso de información de archivos... 5 2 SISTEMA DE ADMINISTRACIÓN DE EXPEDIENTES (SDOM)... 6 2.1 Diagrama Funcional... 6 2.2 Descripción General... 6 2.2.1 Principales Funcionalidades... 7 2.2.2 Principales salidas... 7 2.3 Flujo del Sistema... 8 3 MÓDULOS DEL SISTEMA... 10 3.1 Login... 10 3.2 Ingreso de Solicitud de Trámite... 10 3.3 Parrilla Jefe de Departamento (Edificación/Urbanismo)... 11 3.4 Acciones Jefe de Departamento (Edificación/Urbanismo)... 11 3.4.1 Derivación de expediente... 12 3.5 Perfil de Revisor (a)... 12 3.6 Generación de Actas por el revisor... 13 3.7 Acta Generada... 13 3.8 Acta registrada y derivación de expediente... 14 3.9 Proceso de firma digital... 14 3.10 Generación de Certificado Final... 15 3.11 Formato de Certificado... 15 3.12 Consulta por Seguimiento de Expediente... 16 3.13 Consulta de Expedientes... 16 3.13.1 Mantenedor de Roles... 17 3.13.2 Mantenedor de Personas y Empresas... 17 3.13.3 Mantenedor de Solicitudes de trámites... 18 3.13.4 Mantenedor de Comunas... 18 3.13.5 Mantenedor de Documentos Anexos... 19 3.13.6 Mantenedor de Perfiles... 19 3.13.7 Mantenedor de Trámites.... 20 3.13.8 Mantenedor de Usuarios del sistema... 20 3.13.9 Mantenedor de Solicitudes de Documentos... 21 3.13.10 Traspaso de solicitudes a un usuario.... 22 3.13.11 Reportes Varios... 22 3.13.12 Pago de Derechos... 23 3.13.13 Reingreso de Documentación... 23 2 de la I. Municipalidad de Antofagasta 2
1 DESCRIPCIÓN GENERAL DEL SISTEMA 1.1 Diagrama Funcional DIAGRAMA FUNCIONAL SISTEMA DE OBRAS Contribuyente OBRAS EDIFICACIONES SUBDIVISIONES LISTADOS ROL SII SUBDIVISIONES NOMBRE N CARPETA DERECHOS DE ASEO DOMICILIARIO PATENTES COMERCIALES TESORERÍA COBRANZAS CONVENIOS DE PAGO 1.2 Descripción General Este módulo ha sido diseñado para administrar la información de las propiedades existentes en la comuna, ajustándose a la normativa emanada del plano regulador. Entre sus características principales es que permite controlar los permisos otorgados para edificaciones y las eventuales modificaciones que se hacen a estas, mantiene un registro histórico de los dueños de las propiedades, permite emitir informes, consultas por pantalla de los datos existentes y controlar pagos de permisos en cuotas. 1.3 Principales Funcionalidades Ingreso de datos de propiedades y los permisos otorgados. Administra los ingresos y procesos diarios de trámites en el departamento Administra los giros, pagos y morosidad de cada contribuyente. Consultas directas a las bases de datos del contribuyente y pagos por pantalla. Emite informes de la situación de cada uno de los contribuyentes por distintos conceptos. Emisión de Certificados Mantención de expedientes de obras. 3 de la I. Municipalidad de Antofagasta 3
Pago mediante convenios Instalaciones provisorias Control de Obras menores: demoliciones, ocupación de vía pública, kioscos Permiso de anteproyecto de edificación Registro de salida de bodega Retiro de escombros Control de Garantías 1.4 Datos que Administra Antecedentes urbanos Apellido materno Apellido paterno Calle Cambio de destino Clasificación de propiedades Correspondencia Destino construcción Esquina Fecha de recepción Fecha del permiso Índice Límites oficiales Locales Comerciales Manzana Número Número de permiso Número de recepción Obras preliminares Observaciones Permisos de edificación Población. Renuncia s/artículo 121 Rol anterior Rol de avalúo RUT Sitio Subdivisión Subnúmero Superficie mt y deslindes Superficie mt.2 Tipo edificación Unidad vecinal Valor avalúo 1.5 Procesos Emisión masiva de cartas de aviso de vencimientos. Generación de archivos ASCII. 4 de la I. Municipalidad de Antofagasta 4
1.6 Principales Salidas del Sistema Listado de pagos de trámites diarios Listado de pagos históricos Listado de vencimientos y morosos Listado maestro del propietario Genera Carta reclamo Certificado ley de copropiedad inmobiliaria Informes de partes 1.7 Principales Consultas por Pantalla Consulta por calles Consulta por dirección Consulta por nombre del propietario Consulta por número de carpeta Consulta por poblaciones y unidad vecinal Consulta por ROL SII Consulta por subdivisiones Consulta comparativa de pagos con Sistema de Tesorería Consulta por número de expediente. Consulta por estado de expediente. Consulta por Nº de Certificado. Consulta por Folio. 1.8 Emisión de Certificados Certificado de informes previos. Certificado de no expropiación. Certificado de Línea. Certificado de Número. 1.9 Relación con Otros Sistemas Tesorería (giros emitidos por pagos de trámites). Patentes Comerciales. Aseo Domiciliario. Cobranzas. Convenios de Pago 1.10 Ingreso de información de archivos Una de las alternativas para la sistematización e ingreso de información histórica que no se encuentra en la Base de Datos es el registro en una planilla Excel o un archivo txt de los datos disponibles o existentes que están contemplados en el sistema que se implementará. Otras modalidades podrán sugerirse en las actividades iniciales del proyecto, cuando se conozca en detalle la forma en que está la información actualmente y su grado de completitud. 5 de la I. Municipalidad de Antofagasta 5
2 SISTEMA DE ADMINISTRACIÓN DE EXPEDIENTES (SDOM) 2.1 Diagrama Funcional DIAGRAMA FUNCIONAL ADMINISTRACIÓN DE EXPEDIENTES DE OBRAS WEB PARTICULAR EMPRESA INTERNET Contribuyente SOLICITUD MUNICIPIO PLANOS OTROS CERTIFICADO OBRAS Confirma digital avanzada LISTADOS ROL SII SUBDIVISIONES NOMBRE N CARPETA URBANISMO EDIFICACIONES SUBDIVISIONES DERECHOS VARIOS 2.2 Descripción General En el marco de optimizar, modernizar los procesos relacionados con la gestión de solicitudes de proyectos de obras, se presenta este sistema el sistema que está desarrollado con tecnología Microsoft Aplicación de Escritorio (Windows Forms) conectado a un WebService que se puede acceder de forma pública o local, que permite obtener beneficios concretos, tanto al Municipio, como a la comunidad, empresas constructoras, arquitectos, en la reducción de costos y tiempo. El sistema de Administración de Expedientes DOM, opera a nivel de los distintos perfiles de usuario tales como, ingresadores, Revisores, Arquitectos y de Director de Obras, que es el encargado de firmar certificados y las actas de observaciones, rechazos y de aprobaciones. Al momento de ingresar una solicitud, el sistema genera un número de expediente único, el cual va asignado a la carpeta del contribuyente, lo que permite consultar en qué etapa del flujo se encuentra dicho expediente. Una vez que se ha registrado el expediente se realiza la revisión de los distintos documentos y se generan las actas de observaciones, rechazos y de aprobaciones con la firma electrónica del Director de Obras. El flujo final es la recaudación del pago del expediente en Derechos Varios. 6 de la I. Municipalidad de Antofagasta 6
A medida que se va derivando el expediente, a los distintos flujos perfiles de usuarios, se genera automáticamente el mail, informando de la situación del expediente. De la misma forma se informa al arquitecto del certificado final, el cual se encuentra disponible en las dependencias del Municipio o puede ser impreso, accediendo a la dirección que se indica en el correo electrónico. Este sistema permite obtener varios beneficios, entre los que cabe citar: Descongestión en la atención de público. Ahorro de tiempo de los profesionales del DOM. Mejoramiento de la gestión del DOM. Además contribuye a aumentar la transparencia del Municipio ante la comunidad y aumentar la imagen corporativa del Municipio en términos de modernidad y mejoramiento de la atención. 2.2.1 Principales Funcionalidades Las Principales funcionalidades del sistema son: Inicio del proceso e ingreso de los documentos requeridos, digitalizados. Envío de mails a los distintos flujos con la situación del expediente. Firma electrónica de las actas y de los certificados finales, que le otorga validez a los documentos. Permite visualizar la dirección de la propiedad, a través de una aplicación google-maps (https://maps.google.com/) directamente desde el sistema. Control de los distintos flujos en que se encuentra una determinada solicitud de expedientes. Reducción del tiempo de espera y de obtención de las aprobaciones. Consulta del estado y etapa en que se encuentra la solicitud, por parte de los contribuyentes. Pago de servicios por Internet. Integración con sistemas municipales integrados. Adjuntar Documentos Digitalizados (Planos, Fotocopias, etc.) en formato PDF. 2.2.2 Principales salidas Certificado final de la solicitud con firma electrónica. Informes. Estadísticas. Consultas. 7 de la I. Municipalidad de Antofagasta 7
2.3 Flujo del Sistema 1. El contribuyente ingresa la solicitud, los documentos digitalizados y paga los derechos correspondientes. 2. En la Unidad de Ingreso del DOM, se recibe y verifica la solicitud y los documentos digitalizados, con lo que la solicitud y procesos anexos quedan ingresados en los sistemas integrados. Realizado lo anterior, envía, digitalmente, los documentos a la Unidad de Edificación. 3. En esta Unidad se verifican todos los antecedentes aportados, se asigna la tarea, según la carga de trabajo de los profesionales, se autorizan cálculos y Actas y se timbran, digitalmente los documentos y planos. Realizado lo anterior, todos los eventos quedan ingresados en los sistemas integrados. 4. El Arquitecto revisa las solicitudes en línea, realizando los cálculos de derecho. Verifica y corrige actas si corresponde, realiza correcciones en solicitudes según actas de observaciones y finalmente aprueba o rechaza solicitudes. Ademas es el encargado de generar el certificado final que debera ser aprobado y firmado por el director de la DOM. 5. El Director del DOM autoriza las solicitudes, cálculos de derechos y autoriza las Actas, firmando digitalmente los documentos. 8 de la I. Municipalidad de Antofagasta 8
Realizado lo anterior se emite el Certificado al contribuyente y se firma digitalmente por el Director. NOTA: En las funciones de revisión o verificación, cuando se detecta algún error, documento o etapa faltante, el sistema genera las alertas correspondientes, devolviendo el trámite al paso anterior 9 de la I. Municipalidad de Antofagasta 9
3 MÓDULOS DEL SISTEMA 3.1 Login El usuario debe registrar su nombre y su contraseña para ingresar al sistema según su perfil asignado. 3.2 Ingreso de Solicitud de Trámite Se ingresa una solicitud de tramite según el departamento (Edificación/Urbanismo) y se valida el ingreso de los documentos requeridos según el trámite seleccionado. 10 de la I. Municipalidad de Antofagasta 10
3.3 Parrilla Jefe de Departamento (Edificación/Urbanismo) En esta parrilla aparecen las solicitudes recién ingresadas, las devueltas y reingresadas. El jefe del departamento puede revisar el expediente haciendo clic en el seleccionado. Además puede realizar el seguimiento y consulta de cualquier trámite. 3.4 Acciones Jefe de Departamento (Edificación/Urbanismo) En esta pantalla, el jefe del departamento revisa el expediente y su correcta documentación, en cuyo caso lo deriva a un arquitecto para continuar con el proceso. Además puede realizar alguna modificación en la información en el caso de que hubiese algún error en ella, revisar la dirección correcta a través del mapa y visualizar el historial del expediente. Para poder realizar la derivación de expediente debe hacer clic en el botón PASO SIGUIENTE. 11 de la I. Municipalidad de Antofagasta 11
3.4.1 Derivación de expediente En esta pantalla el usuario ya sea revisor, jefe de departamento, emisor y director puede derivar el expediente a un usuario seleccionado, Si es necesario puede registrar alguna observación la cual será comunicada vía correo electrónico el receptor. Quien realiza la derivación puede ver la carga de trabajo del funcionario al que se derivara un expediente. 3.5 Perfil de Revisor (a) En esta parilla se presentan las diferentes solicitudes de trámites, identificando con un color el estado de la solicitud. En esta opción es factible realizar un seguimiento de cada uno de ellos, consultar su estado de transparencia, entre otros. Verde claro: Solicitud recién ingresada. Verde Oscuro: Solicitud derivada por reingreso de documentación. 12 de la I. Municipalidad de Antofagasta 12
3.6 Generación de Actas por el revisor En esta opción, al presionar el botón Actas se genera el documento correspondiente al trámite en proceso, la cual puede ser de observaciones, aprobación, rechazo. Es factible modificar el acta en caso de que la información se encuentre incorrecta, para ello debe volver a presionar el botón actas y seleccionar el acta a modificar. 3.7 Acta Generada Ejemplo de acta de aprobación generada por el sistema. 13 de la I. Municipalidad de Antofagasta 13
3.8 Acta registrada y derivación de expediente En esta pantalla, se visualiza el acta ya generada y registrada en los documentos anexos del expediente en proceso. Para continuar con el flujo el usuario debe presionar el botón Paso Siguiente. 3.9 Proceso de firma digital En esta pantalla, se realiza la firma de los documentos ya sean actas o certificados, para ello el director de obras deberá apretar clic derecho sobre el documento adjunto, luego apretar el botón firmar, para así ingresar su contraseña y posteriormente firmar. 14 de la I. Municipalidad de Antofagasta 14
3.10 Generación de Certificado Final En esta pantalla, se debe seleccionar un expediente ya aprobado por el director y así generar su certificado final para luego ser revisado al responsable del departamento y posteriormente derivar al Director para que el certificado final sea firmado digitalmente. 3.11 Formato de Certificado Ejemplo de Certificado firmado digitalmente por el Director de Obras. 15 de la I. Municipalidad de Antofagasta 15
3.12 Consulta por Seguimiento de Expediente Los usuarios autorizados podrán realizar el seguimiento de un expediente para determinar en qué estado se encuentra, que usuario tiene en su bandeja el trámite y otra información relevante. Estos expedientes se podrán filtrar por usuario, tipo de solicitud, estado de la solicitud, fechas y Rut del propietario. 3.13 Consulta de Expedientes Los usuarios autorizados pueden realizar una consulta del expediente, por diferentes tipos de filtros: Nº de expediente, RUT del Propietario, estado de trámite, dirección, Nº Certificado, entre otras. 16 de la I. Municipalidad de Antofagasta 16
3.13.1 Mantenedor de Roles En esta opción el usuario del sistema podrá ingresar, modificar y borrar Roles para posteriormente ser usado en el ingreso de una nueva solicitud o trámite. Para Ingresar un rol deberá llenar los campos vacíos y luego presionar guardar. Para modificar debe seleccionar un rol de la lista para luego cambiar datos en los campos y finalmente presionar el botón modificar. 3.13.2 Mantenedor de Personas y Empresas Esta opción es para ingresar, modificar, actualizar, borrar Personas o Empresas. Para el ingreso de una nueva solicitud o trámite solo digitando el RUT. 17 de la I. Municipalidad de Antofagasta 17
3.13.3 Mantenedor de Solicitudes de trámites Esta opción es para ingresar, actualizar, borrar Solicitudes que se usarán al momento de ingresar un nuevo expediente al sistema, además se podrá agregar una observación y una norma trasgredida para cargarla automáticamente al generar un acta relacionada con la solicitud. 3.13.4 Mantenedor de Comunas En esta pantalla el usuario podrá administrar las comunas que se encuentran a cargo de la Municipalidad, para luego ser usadas en el ingreso de expedientes y en otras opciones del sistema en donde éstas se usan. 18 de la I. Municipalidad de Antofagasta 18
3.13.5 Mantenedor de Documentos Anexos En esta opción el usuario tendrá la opción de Ingresar, modificar, actualizar los documentos anexos que serán solicitados al momento de ingresar una nueva solicitud,.- Estos documentos pueden ser obligatorios u opcionales. 3.13.6 Mantenedor de Perfiles Esta opción es para administrar los perfiles de usuarios que se utilizarán en el sistema. Esta función es responsabilidad del jefe de departamento (Edificación/Urbanismo) y el director de Obras de la Municipalidad. 19 de la I. Municipalidad de Antofagasta 19
3.13.7 Mantenedor de Trámites. Esta opción permite realizar la mantención de cada uno de los trámites que ejecutan los usuarios del sistema en el flujo de un expediente. Esto es importante para realizar un seguimiento y consultar por los expedientes ya ingresados y derivados. 3.13.8 Mantenedor de Usuarios del sistema Esta opción de usuarios calificados permite realizar el ingreso, modificación o eliminación de un usuario del sistema. Además, permite realizar el proceso de cambio de subrogancia cuando se ausenta algún usuario, también permite asignar diferentes acciones a los usuarios como por ejemplo asignar el perfil de administrador y darle permiso de firmar un documento en caso de que sea Jefatura o director del departamento de obras. 20 de la I. Municipalidad de Antofagasta 20
3.13.9 Mantenedor de Solicitudes de Documentos En esta opción el usuario podrá asignar documentos exigibles o no exigibles a una solicitud predeterminada, además podrá quitar y modificar datos que no sean ya necesarios. En esta pantalla el usuario tendrá la opción de volver a generar el certificado final, ya firmado, en caso de algún error encontrado al final del proceso de un expediente. Para ello el usuario deberá ingresar el Nº de expediente asociado al certificado y luego apretar Enter. 21 de la I. Municipalidad de Antofagasta 21
3.13.10 Traspaso de solicitudes a un usuario. En la opción de traspaso de solicitudes el usuario (jefe departamento/director) podrá derivar una solicitud a otro usuario en el caso de que se encuentre ausente y la solicitud sea muy importante. 3.13.11 Reportes Varios En esta pantalla, el usuario podrá generar diferentes tipos de reportes y estadísticas, éstas se podrán filtrar por meses, año o por un rango de fechas. El usuario deberá seleccionar los reportes a generar y luego dar clic en el botón imprimir. 22 de la I. Municipalidad de Antofagasta 22
3.13.12 Pago de Derechos En la opción de pago de derechos, el Ingresador deberá buscar el expediente que el contribuyente en ese momento desee cancelar, este se puede buscar según su número de expediente, por Rut de propietario, y se puede filtrar por tipos de solicitud, estado o rango de fechas. Para que el Ingresador pueda generar el pago del expediente debe hacer doble clic en uno, para posteriormente generar el boletín de pago al contribuyente. 3.13.13 Reingreso de Documentación 23 de la I. Municipalidad de Antofagasta 23
En estas pantallas se realiza el proceso de reingreso de documentación a los expedientes que por algún motivo se les genero un acta de observación ------------- * ------------- 24 de la I. Municipalidad de Antofagasta 24