Anexos de las Condiciones Específicas: Especificaciones técnicas: Objeto: La Prestación del Servicio de Mantenimiento Preventivo y Correctivo de equipos de proyección para La Universidad Técnica del Norte, garantizando la adecuada operación de equipos y solventar oportunamente problemas que se presenten en la operación de los mismos. Seguidamente se describe las características y especificaciones del objeto a contratar: Mantenimiento preventivo: Proveer el mantenimiento preventivo para equipos de proyección de diferentes marcas y modelos de la Universidad Técnica del Norte, por un periodo de 12 meses. El servicio consiste en la inspección periódica de equipos de proyección, para evaluar su estado de funcionamiento, identificar fallas, limpieza, lubricación, ajuste y poner en buenas condiciones el equipo para su óptimo funcionamiento. El cronograma de trabajo será presentado por la UTN al proveedor según las necesidades institucionales. El proveedor asignará el número de técnicos necesarios para que se cumpla el cronograma acordado con la UTN para el mantenimiento preventivo de los equipos, garantizando así la ejecución de los mantenimientos semestrales definidos para los equipos designados por la institución. El horario establecido para realizar los mantenimientos preventivos será de lunes a viernes de 8:00 a 16:30, sin embargo, el mantenimiento de los equipos no deberán interferir con las tareas que se llevan a cabo en las dependencias, por lo que se acordará con anterioridad el horario con los usuarios finales. Las visitas de mantenimiento preventivo deben incluir, para cada uno de los equipos: Verificación del funcionamiento general del equipo, así: Limpieza externa e interna de los equipos Verificación del estado de las partes y piezas físicas del equipo y accesorios externos. Verificación del estado de las lámparas. Recomendaciones de reemplazo de piezas, partes y/o repuestos, con su presupuesto. Respectivo informe de equipos a los que se ha realizado el mantenimiento preventivo, en el formato definido por la institución. El oferente debe garantizar que las actividades relacionadas con el servicio de mantenimiento preventivo no afectarán al funcionamiento de los equipos de proyección con que actualmente cuenta la UTN.
El pago se realizará de forma mensual contra servicio recibido y dependerá de la cantidad de equipos a los que se les haya dado el servicio de mantenimiento preventivo. Los reportes que el proveedor deberá entregar cada mes para el pago son los siguientes: Listado de todos los equipos a los que se ha realizado el mantenimiento preventivo en el mes, en el formato definido por la institución. Entrega de formulario de control para mantenimientos preventivos realizados en el mes, estos estarán firmados por los respectivos custodios o usuarios de los bienes. Mantenimiento correctivo incluido mano de obra: El servicio consiste en el conjunto de procedimientos utilizados para reparar equipos de proyección deteriorado. Mediante el mantenimiento correctivo no solo se repara equipos de proyección sino que se realizan ajustes de equipos cuyos procesos evidentemente tienen fallas. El costo de mano de obra por los mantenimientos correctivos por evento, estará establecido en el contrato. La solicitud de mantenimiento correctivo será comunicada por el administrador del contrato o por sus delegados vía correo electrónico o a través del mecanismo que la UTN defina para el efecto y haga conocer oportunamente al proveedor. La atención de las solicitudes de mantenimiento correctivo deberá ser realizada en los plazos estipulados en los acuerdos de servicios definidos en el ítem Tiempos de Respuesta. Las visitas por mantenimiento correctivo incluirán, para cada uno de los equipos reportados: Evaluación del equipo. Revisión y diagnóstico de la falla. Entrega del informe técnico y lista de repuestos a reemplazar para la aprobación del administrador del contrato de la UTN. Los formatos de control serán definidos por la institución. Provisión, reemplazo y configuración de piezas, partes y/o repuestos dañados, lámpara de repuesto, cables de poder, soportes de techo, cables de video según requiera la marca y modelo del proyector. Calibración y pruebas del equipo. Devolución de piezas, partes y/o repuestos cambiados. Entrega del informe final de la reparación aprobado y firmado por el usuario o custodio del bien y el representante del proveedor en formularios definido por la Institución. El oferente debe garantizar la mano de obra, repuestos, piezas y partes utilizadas en el servicio de mantenimiento correctivo, garantizando así el óptimo funcionamiento del equipo reparado. El pago se realizara de forma mensual contra servicio recibido, y dependerá de la lista de los equipos que hayan sido reparados durante el periodo respectivo.
Los reportes que el proveedor deberá entregar cada mes para el pago son los siguientes: Listado de todos los equipos a los que se ha realizado el mantenimiento correctivo en el mes, consta las partes / piezas cambiadas, en el formato definido por la institución. Formularios de mantenimientos correctivos realizados en el mes, firmados por el usuario o custodio del bien y representante del proveedor., en el formato definido por la institución. Provisión de piezas, partes, repuestos y reposición, para los equipos atendidos por mantenimiento correctivo: El servicio consiste en la provisión de todas las piezas, partes, repuestos y reposición, requeridos para la reparación o reposición de un equipo como parte del mantenimiento correctivo. La reparación de los equipos que incluyan provisión de piezas, partes, repuestos o reposición, deberá ser aprobada por el Administrador de contrato o por su delegado técnico. Para la aprobación por parte de la UTN se debe detallar las piezas, partes y/o repuestos requeridos para la reparación de un equipo en formato digital al correo electrónico del Administrador en el formato establecido por la institución. Luego de ser validado el cambio por parte del UTN, las piezas, partes y/o repuestos dañados deberán pasar al departamento de almacén bodega de la UTN, para el trámite de baja pertinente. El oferente debe garantizar la calidad de las piezas, partes y/o repuestos utilizados en la reparación, certificando así el óptimo funcionamiento del equipo reparado durante el periodo de contrato. El pago de las piezas, partes, repuestos o reposición, se realizará de forma mensual y de acuerdo las solicitudes atendidas de mantenimiento correctivo debidamente firmadas por el usuario o custodio del bien y el proveedor. El reporte que el proveedor deberá entregar cada mes para el pago de las piezas, partes y/o repuestos utilizados en los mantenimientos correctivos son los siguientes: Listado de piezas, partes y/o repuestos reemplazados durante el mes correspondiente, detallando el costo de los mismos, en el formato establecido por la UTN. Condiciones Generales para la prestación del servicio: El proveedor deberá emplear personal idóneo, calificado y con experiencia de al menos tres años, para el desarrollo del objeto contractual y supervisarlo de manera directa y oportuna; para su verificación se adjuntará hojas de vida correspondientes. El proveedor de presentará certificados, que respalden y garanticen los suministros de partes, piezas y la garantía de las mismas. El proveedor presentará certificados que garanticen un trabajo de calidad ya sea en temas de personal, seguridad, etc.
El personal contratado por el proveedor para brindar el servicio estará bajo la responsabilidad total del proveedor y vinculados laboralmente a éste. Para la ejecución de los trabajos de mantenimiento preventivo, el número de técnicos asignado será el suficiente para cumplir con el cronograma de trabajo establecido por la institución. El proveedor deberá presentar el listado de productos que va a utilizar en el mantenimiento preventivo y correctivo de equipos. Si por alguna razón alguno de los técnicos asignados a la UTN debe ausentarse, el proveedor deberá asignar otro técnico en reemplazo, para lo cual deberá presentar la hoja de vida para la respectiva aprobación de la UTN. Los técnicos asignados por el proveedor laborarán en las oficinas de la UTN con sus propias herramientas y recursos. El proveedor deberá proporcionar las herramientas e implementos que necesite el personal asignado para la realización del servicio contratado, así como la movilización, estadía, alimentación y mano de obra de los técnicos. El personal técnico asignado por el proveedor para la prestación de los servicios requeridos en el presente documento, deberá presentarse en las oficinas de la UTN con el atuendo adecuado para la realización de su trabajo, para lo cual el proveedor les proporcionará uniformes y/o chalecos con identificación de su empresa. La UTN no reconocerá ningún tipo de gasto adicional a los establecidos en la contratación como: fletes, transporte, movilización, alimentación, viáticos, o de cualquier otra índole. Si la revisión y/o reparación de un equipo no pude ser resuelta en las oficinas de la UTN, el proveedor transportará sin costo alguno para la UTN el equipo defectuoso a sus oficinas. Los técnicos asignados deberán suscribir un Acuerdo de Confidencialidad con la UTN. Ninguno de ellos podrá hacer uso, copiar, difundir, divulgar y entregar a terceros información a la cual hayan tenido acceso en la UTN con motivo de la realización del trabajo, sin previa autorización expresa de la Universidad Técnica del Norte. El Proveedor seleccionado se obliga a guardar reserva sobre cualquier información a la que tenga acceso con ocasión de la ejecución del servicio. Esta obligación permanecerá vigente no obstante el vencimiento o la terminación del servicio. De igual manera, actuarán siempre conforme a los intereses institucionales de la UTN y evitarán situaciones que presenten un potencial conflicto entre sus intereses y los de la Universidad Técnica del Norte. Tiempos de Respuesta Tiempo máximo de espera para la reparación de un equipo dañado se establece en 48 horas. No se consideraran fines de semana ni feriados. Tiempo máximo de espera para atención de una solicitud por concepto de mantenimiento correctivo: 2 horas Las multas por incumplimiento, se derivarán y aplicarán de acuerdo a las normas legales vigentes.
Si el valor de las multas impuestas llegare a superar el valor equivalente al 5% del monto contractual, la UTN podrá dar por terminado el contrato de manera anticipada y unilateral, y declarar incumplido al Contratista. Confidencialidad: Tanto la información documental o electrónica obtenida por el proveedor dentro del cumplimiento de sus obligaciones, como sus informes y toda clase de documentos que reciba o produzca, así como los productos resultantes de la ejecución de sus labores, deberán ser consideradas confidenciales, y de derechos reservados, no pudiendo en consecuencia ser divulgados ni usados por el proveedor, fuera de los términos previstos en esta contratación, sin autorización expresa de la UTN. El mal uso de ésta información será objeto de las sanciones legales respectivas referentes al uso doloso y/o fraudulento de la información.