SUBSECRETARIA DE DESARROLLO RURAL Dirección General de Programas Regionales y Organización Rural. Instituto Nacional para el Desarrollo de Capacidades del Sector Rural, A. C. ASESORÍA A ORGANIZACIONES ECONÓMICAS RURALES Guía Metodológica 1 EL SERVICIO DE ASESORÍA A ORGANIZACIONES ECONÓMICAS Y EL PROGRAMA DE TRABAJO DEL ASESOR 1
CONTENIDO I. PRESENTACIÓN... 3 II. INTRODUCCIÓN... 4 III. CARACTERÍSTICAS DEL SERVICIO DE ASESORÍA A ORGANIZACIONES ECONÓMICAS... 6 3.1. Estrategia de Consolidación Organizativa.... 6 3.2. EL Servicio de Asesoría a Organizaciones Económicas Rurales.... 7 3.3. Proceso General.... 10 IV. ASPECTOS NORMATIVOS DEL SERVICIO DE ASESORÍA A ORGANIZACIONES ECONÓMICAS RURALES Y SU ACREDITACIÓN... 12 4.1. Reglas de Operación: Programa de Soporte componente de Capacitación y Asistencia Técnica.... 12 4.2. Requisitos para la Elegibilidad de los Prestadores de Servicios Profesionales (por tipo de asesor)... 14 4.3. Mecanismo General de Acreditación.... 15 V. PROGRAMA DE TRABAJO PARA EL SERVICIO DE ASESORÍA A ORGANIZACIONES ECONÓMICAS RURALES... 18 5.1. La planeación del proceso y cómo debe trabajar un asesor.... 18 5.2. Programa de trabajo general.... 19 5.3. Productos esperados.... 22 5.4. Derechos y obligaciones del asesor y OER.... 23 2
I. PRESENTACIÓN Esta guía metodológica es la primera de las cuatro que se realizaron, con el objeto de orientar al Prestador de Servicios Profesionales (PSP), en el desarrollo del Servicio de Asesoría a Organizaciones Económicas Rurales. La Guía Uno incluye la descripción de las características básicas del servicio en el marco del Componente de Capacitación y Asistencia Técnica del Programa de Soporte de la SAGARPA, y describe las funciones y acciones que realizará el Asesor en Organización Económica Rural. Contiene sugerencias para el uso de herramientas metodológicas que facilitan el proceso de participación de los integrantes de la organización. Permite establecer los acuerdos primordiales para la realización del servicio, precisando sus alcances y responsabilidades de cada parte. Además procura promover los procesos de reflexión y aprendizaje; aprovechando los conocimientos y la experiencia de los productores; favoreciendo su participación y orientándolos en la toma de decisiones sobre las acciones que deben realizar para lograr un desarrollo integrado de su organización. Por la forma de estar estructurada la guía permite que el asesor, pueda hacer uso de toda la guía completa o de alguna (s) sección (es) en especial, de acuerdo a sus necesidades. Se debe conocer bien la guía y después, utilizar solo las partes que se vayan requiriendo. Durante la lectura y uso de la guía, sugerimos aprovechar los conocimientos y experiencia de los productores, fomentando constantemente su participación y orientándolos en la toma de decisiones hacia las acciones que deben realizar para lograr un desarrollo integrado de su organización, partiendo de un análisis amplio de su realidad. Este documento es una herramienta útil para la prestación del servicio, sin embargo, no pretende resolver todas las necesidades de información, ni anticiparse a las múltiples dudas y problemas técnicos que sin duda surgirán en el desarrollo del trabajo. Por ello, es indispensable que el Asesor en Organización Económica, se prepare mediante la lectura de documentos técnicos y normativos que serán de gran utilidad como instrumentos en el desempeño de sus funciones. 3
II. INTRODUCCIÓN En el marco del Programa Sectorial, la Secretaría de Agricultura, Ganadería, Desarrollo Rural, Pesca y Alimentación (SAGARPA), plantea como condicionante para el desarrollo del sector, el desarrollo de capacidades de sus pobladores. A través del Programa Soporte se plantea la ejecución de proyectos de capacitación y asesoría especializada que orienten la inversión de los recursos públicos hacia acciones estratégicas. El Servicios de Asesoría a Organizaciones Económicas Rurales (OER) forma parte de una serie de proyectos estratégicos y tiene como objetivo promover el fortalecimiento y consolidación de las organizaciones o empresas, que realizan una actividad preponderantemente económica y empresarial, a fin de mejorar sus procesos autogestivos, su acceso a las redes de negocios y su posicionamiento en el nuevo entorno mundial. Para lograr este objetivo se considera la prestación de servicios de asesoría especializada, donde los profesionales promuevan el desarrollo empresarial de manera participativa con los directivos, socios o integrantes de la organización o empresa, fomentando cambios que impulsen la gobernabilidad de la empresa y su permanencia en el tiempo, a través de procesos de diagnosis; análisis; toma de decisiones; planeación; ejecución y evaluación de acciones. Para apoyar el trabajo como del Asesor, se elaboraron cuatro guías que contienen la explicación detallada del proceso metodológico para la prestación del servicio: 1. Guía 1 El Servicio de Asesoría a Organizaciones Económicas Rurales y el programa de trabajo del asesor. 2. Guía 2 La situación actual de la Organización Económica Rural (OER) 3. Guía 3 El Plan de Mejora y su gestión 4. Guía 2 El cierre del servicio. Las guías plantean una secuencia lógica de pasos para generar los productos del servicio, sin que esto signifique un obstáculo para utilizar la experiencia y creatividad que posea el Asesor y proponer instrumentos y/o acciones complementarias; esto sin perder el enfoque metodológico que en la concepción de esta herramienta se ha considerado. 4
La guía 1 El Servicio de Asesoría a Organizaciones Económicas Rurales y el programa de trabajo del asesor, aborda los aspectos relacionados con la normativa y características del Servicio en el marco de la Estrategia de Consolidación Organizativa de la Subsecretaría de Desarrollo Rural, sistematizando el proceso de trabajo del asesor para todo el servicio a través de la elaboración del programa de trabajo, mismo que servirá como instrumento de negociación con la Organización (empresa) y permitirá definir los objetivos y las responsabilidades de los involucrados. La guía 1 aborda tres aspectos fundamentales del servicio: 1. Características del Servicio de Asesoría a Organizaciones económicas. 2. Aspectos normativos del Servicio de Asesoría a Organizaciones Económicas Rurales y su acreditación. 3. Programa de Trabajo para el Servicio de Asesoría a Organizaciones Económicas Rurales. Como anexos a la guía, se integran una serie de propuestas metodológica para el diseño y ejecución de una sesión de trabajo con la empresa, con la finalidad de validar el programa de trabajo del asesor y las recomendaciones para estructurar y planear un taller. El producto a generar por el profesional en esta primera etapa es: El Programa de trabajo del Asesor en Organización Económica La guía constituye una herramienta didáctica que apoya el desarrollo de las funciones del profesional; pero la responsabilidad de la prestación del servicio corre a cargo del Asesor (PSP). Esta metodología pretende hacer más eficiente su labor y exige conocer y dominar las bases tecnológicas y conceptuales de cada elemento de la estrategia. NOTA: Es recomendable que el Asesor lea la guía en su totalidad antes de iniciar el proceso y la consulte tantas veces como considere necesario. 5
III. CARACTERÍSTICAS DEL SERVICIO DE ASESORÍA A ORGANIZACIONES ECONÓMICAS 3.1. Estrategia de Consolidación Organizativa. La Estrategia de Consolidación Organizativa es una propuesta de acciones conjuntas entre diferentes actores, enfocadas fundamentalmente para crear condiciones para el fortalecimiento y crecimiento de las organizaciones económicas rurales (OER). La Estrategia se inserta en el contexto de tres premisas: 1. Se impulsa en el marco las acciones ejercidas de manera conjunta entre la Federación y las Entidades Federativas. 2. Se promueve su instrumentación desde la perspectiva de la gestión local del desarrollo, pues son las necesidades que cada territorio tiene y cada organización demanda, sobre las que habrá de diseñarse. 3. A fin de lograr mejores resultados, la Estrategia considera una amplia coordinación interinstitucional, entre los tres órdenes de gobierno (federación, estados y municipios), así como con otros organismos gubernamentales con disponibilidad de instrumentos de política pública destinados a impulsar la organización. La Estrategia de Consolidación Organizativa impulsada por la SAGARPA se concibe en tres vertientes de atención: 6
Fomento a la Organización Promover el modelo de organización económica rural entre las instancias que intervienen en el desarrollo organizativo de los productores rurales. Desarrollo Empresarial Interlocución Inducir la integración de las OER en las redes de valor, la generación de alianzas estratégicas y el ejercicio de un buen gobierno. Generar espacios de encuentro para mantener canales de comunicación permanente entre las organizaciones de productores, instituciones y agentes del sector rural La prestación de servicios a organizaciones económicas se vincula directamente al Desarrollo empresarial y contempla la Prestación de Servicios Profesionales para apoyar la consolidación de las Organizaciones Económicas Rurales. 3.2. EL Servicio de Asesoría a Organizaciones Económicas Rurales. A través del Servicio de Asesoría a Organizaciones Económicas Rurales se busca: 1. Otorgar servicios especializados de capacitación y asistencia técnica a los socios y cuadros técnicos. 2. Desarrollar una red de especialistas y prestadores de servicios profesionales acreditados. 3. Inducir la adopción de un modelo empresarial en las Organizaciones Económicas, en los actores institucionales y en la sociedad rural. Conforme a su marco estratégico y el objetivo que persigue, el Servicio de Asesoría a Organizaciones Económicas Rurales tiene como población objetivo: Organizaciones económicas o empresas rurales que se encuentren formalmente constituidas. Organizaciones, que se encuentren en operación, independientemente de la situación organizativa, administrativa, comercial, tecnológica o financiera. Empresas donde los beneficiarios del servicio sean socios de la organización. El Servicio de Asesoría a Organizaciones Económicas Rurales, presenta una diversidad de circunstancias en cuanto a la complejidad de las necesidades de atención que puede requerir. En este sentido el servicio puede ser tan variado como variadas sean las organizaciones o empresas. En un momento dado, alguna organización, sólo podrá requerir una asesoría puntual, debido a que presenta pocos problemas en su operación y vida interna, en cambio, algunas otras empresas requerirán de mayor atención debido a que presentan problemas en casi todos los ejes que la conforman (Comercial, operativo, organizativo, administrativo y financiero), por lo mismo requerirá de un asesor (PSP) con mayores elementos técnicos y experiencia para atender dichas necesidades. 7
Por lo anterior es importante hacer una clasificación de servicios de acuerdo a su complejidad: 1. Servicio Puntual: Atiende algún (os) elemento (s) en un eje en particular. 2. Servicio Integral: Atiende elementos de tres o más ejes. 3. Servicio Básico: El nivel de conocimiento y método requerido es sencillo, ejemplo: un trámite notarial, por ejemplo la constitución de una figura jurídica, actualización de socios, etc. 4. Servicio Especializado: El nivel de conocimiento y método requerido es complejo, desarrollo de productos: planes de negocios, programas de comercialización integración de fondos, Etc. Servicio Especializado y Puntual Asesoría Especializada Servicio Especializado e Integral Asesoría Puntual Asesoría Integral Servicio Básico y Puntual Asesoría Básica Servicio Básico e Integral Por lo anterior es importante tipificar a los prestadores de servicios de acuerdo a sus capacidades, experiencia y nivel de compromiso con la OER. Tipo de asesor A Capacidades que requiere el asesor Capacidades para brindar asesoría especializada e integral con desarrollo de productos B C Capacidades para brindar asesoría especializada en aspectos puntuales, basado principalmente en recomendaciones y poco desarrollo de productos. Capacidades para brindar asesoría básica en aspectos puntuales, basado solo en recomendaciones y apoyo de gestoría. Para otorgar un servicio el Asesor deberá cumplir con una serie de funciones, clasificadas en: 8
Funciones básicas. Son las relacionadas con la normativa del servicio y las bases para el desarrollo de capacidades. o o o o o o Aplicar las reglas de operación, lineamientos y orientaciones emitidos por la SAGARPA, para el desempeño del servicio de asesoría. Aplicar las orientaciones derivadas de los objetivos, alcances y estructura de la Estrategia 2009. Formular programa de trabajo para el servicio. Aplicar los principios y procedimientos vinculados a la atención de los factores o elementos considerados en los ejes de una empresa. Aplicar métodos, técnicas y herramientas para el desarrollo de capacidades Manejar el Sistema de Información Virtual para el desarrollo de actividades de aprendizaje, registro de documentos y participación en foros de discusión. Funciones sustantivas: Son las relacionadas con el proceso de trabajo del servicio. o o o o o o Realizar el pre diagnóstico de la empresa, mediante la aplicación de la Cédula de Autodiagnóstico Identificar las oportunidades de mejora de la empresa, mediante la aplicación del diagnóstico que considere los resultados del Autodiagnóstico y el análisis de la situación interna y del entorno de la empresa. Facilitar la integración de planes de mejora, con base a las oportunidades identificadas y la atención a los factores prioritarios. Apoyar los procesos de concertación o establecimiento de alianzas estratégicas con los agentes económicos vinculados a la empresa. Brindar acompañamiento para la gestión, seguimiento, control y evaluación de las acciones consideradas en el plan de mejora, conforme a los indicadores previstos por la empresa y los de interés para la estrategia nacional. Formular informe del cierre del servicio con base a los resultados comparativo del autodiagnóstico inicial y final en la empresa, las recomendaciones de futuro y los resultados cualitativos y cuantitativos en la ejecución de las acciones de mejora. Funciones especificas; son las relacionadas con las áreas de la empresa y que requieren especialización para ejecutarlas. Las del eje organizativo serán obligatorias. Comercialización (Opcional) Organización (Obligatoria) Operaciones (Opcional) Finanzas (Opcional) Administración (Opcional) 9
Es importante mencionar que todo asesor deberá de acreditarse para otorgar el Servicio de Asesoría a Organizaciones Económicas Rurales. Si un PSP por su experiencia se clasifica como ASESOR C podrá especializarse cursando los módulos respectivos (orientados a las funciones especificas) en el sistema de capacitación en línea y siendo valorado en su desempeño, productos y resultados con el trabajo de un grupo. NOTA: Para saber qué tipo de servicio va a necesitar una Organización Económica se deberá de levantar la cédula de autodiagnóstico de entrada, e identificar sus necesidades, determinando entonces si el PSP (asesor) propuesto puede cumplir con las necesidades de esa. 3.3. Proceso General. El proceso de trabajo que se realizará durante la ejecución del Servicio de Asesoría a Organizaciones Económicas Rurales, se estructura en las siguientes etapas o fases que representan actividades amplias (sustantivas), para las cuales se requieren de plantear y ejecutar una serie de tareas o acciones específicas: El proceso de trabajo representado en el esquema anterior, se basa en que el grupo y el asesor ya realizaron las reuniones iníciales para la sensibilización y concertación del servicio, por lo mismo este proceso servirá para que se elabore el programa de trabajo inicial concertado con el mismo grupo: 10
1. Dependiendo de las condiciones de cada OER, los trabajos que se realizarán deberán partir del autodiagnóstico, identificando los posibles problemas o puntos críticos, los cuales deberán ratificarse con el diagnóstico interno y del entorno de la Empresa. 2. Cuando se tengan bien identificados los puntos críticos se deben priorizar, procediendo a la elaboración del plan de mejora de la empresa y definiendo las acciones que son responsabilidad directa del asesor y de la organización. 3. Formar a los miembros que se harán cargo de ejecutar las acciones bajo su responsabilidad, es importante ya que a deberá llevar a cabo el plan de mejora y el esquema de control y seguimiento del mismo. 4. Finalmente una vez que concluyan las acciones a cargo del asesor se deberá elaborar el informe final, realizando la sesión un autodiagnóstico de salida, las recomendaciones y el del cierre del servicio para levantar la satisfacción del cliente Cabe hacer mencionan que las etapas representadas en el esquema son actividades amplias (sustantivas), para las cuales se requiere plantear y ejecutar una serie de tareas o acciones específicas, y por lo mismo, es necesario considerarlas en el programa de trabajo del asesor en desarrollo empresarial. 11
IV. ASPECTOS NORMATIVOS DEL SERVICIO DE ASESORÍA A ORGANIZACIONES ECONÓMICAS RURALES Y SU ACREDITACIÓN 4.1. Reglas de Operación: Programa de Soporte componente de Capacitación y Asistencia Técnica. El conjunto de servicios profesionales apoyados por SAGARPA, se han inscrito en la unificación de criterios reglamentarios y normativos para su solicitud, aprobación, aplicación y evaluación, a efecto de brindar un tratamiento similar a los requerimientos de calidad y alcances de sus acciones. En este sentido, el Servicio de Asesoría a Organizaciones Económicas Rurales, también se rige por estas disposiciones y lineamientos, que en todo caso buscan brindar a los pobladores rurales un servicio de calidad con productos tangibles y útiles, conforme a sus propósitos y aspiraciones. A partir de 2008, la SAGARPA integró el total de sus instrumentos de apoyo en ocho programas: PROGRAMA / COMPONENTES Programas SAGARPA COORDINADOR / U.R. s 1.- Alianza para el Campo (inversión en Activos) 400 5.- Subsecretaría Atención a Problemas de Desarrollo Estructurales Rural 300 Subsecretaría de Agricul Componente Agricultura 310 y 311 D.G s. Diesel de Fom. Agropecuario a la Agricultura y Marino y y Viculación Gasolina Rivereña y Des. Tecnológico. 311 D.G. de Vinculación y Des Componente Ganadería 116 Coordinación Reconversión General de Productiva Ganadería 310 D.G. de Fomento a la Agri Componente Pesca I 00 ConapescaProductividad 311 D.G. de Vinculación y Des Componente Desarrollo Rural 410, 11 y 13 D.G s. Apoyo de al Apoyos, Ingreso Objetivo Programas y a la Regionales Comercialización y Servicios Profesionales. F 00 Aserca 2.- PROCAMPO F 6.- 00 Programa Aserca de Soporte 200 Subsecretaría de Foment Procampo Tradicional Ley de Capitalización, Procampo Sistema Nacional de Información para el DRS (Snidrus) Innovación y Transferencia de Tecnología Capacitación y Asistencia Técnica G00 Siap H00-JAG Inpesca e INIFAP 413 Dirección General de Serv 3.- Programa de Inducción y Desarrollo del Financiamiento al Medio Rural 200 Subsecretaría Planeación de Fomento y Prospectiva a los Agronegocios 210 D.G. de Estudios Agropecu Componernte de Capital de Riesgo Compartido I6L Firco Desarrollo de Mercados F00 y 212 Aserca y D.G. de Ap Componente de Apoyo a Intermediarios Financieros 211 D.G. de Administración Sanidad e Inocuidad de Riesgos y Pry. De Inv. B00 Senasica Componente de Garantías y Otros Apoyos 211 D.G. de Administración de Riesgos y Pry. De Inv. 7.- Programa de Apoyo a Contingencias Climatológicas 400 Subsecretaría de Desarro 4.- Uso Sustentable de Recursos Naturales para la Producción Primaria 300 Subsecretaría Componente de Agricultura de Contingencias Climatológicas 412 D.G. de Estudios y Proyec Conservación y Uso Sustentable de Suelo y Agua 410 D.G de Apoyos para el Desarrollo Rural Recursos Fitogenéticos y Biodiversidad 311 8.- D.G. Programa de Vinculación de Apoyo a y la Desarrollo Participación Tecnológico de Actores para el Des. Rural 112 Coordinación General de Progan 116 Coordinación Apoyo General a las de Organizaciones Ganadería Sociales del Sector Rural. 112 Coordinación General de P Bioenergía y Fuentes Alternativas 311 D.G. de Vinculación Organismos y Desarrollo Territoriales Tecnológico 411 D.G. de Programas Region Pesca I 00 ConapescaSistemas Producto 310 D.G. de Fomento a la Agri 12
El Programa Soporte integra el Componente de Apoyo Asistencia Técnica y Capacitación (Ver Reglas de Operación 2008, página 29), que es donde se encuentran definidas toda la gama de estrategias de prestación de servicios profesionales, entre ellos el Servicio de Asesoría a Organizaciones Económicas Rurales: Tipo de Apoyo Asesoría profesional para la elaboración de planes de negocio, proyectos y estudios; para el seguimiento de procesos de inversión o programas de desarrollo empresarial. Monto de apoyo máximo federal Hasta el 70% del costo total del proyecto, sin rebasar $100,000 (Cien mil pesos) por organización o grupo de trabajo, o $5,000 (Cinco mil pesos) por beneficiario individual. En caso de que el proyecto esté obligado a incluir un estudio de impacto ambiental, los montos anteriores se podrán incrementar en 50%. Ejemplos de servicios profesionales que se pueden apoyar Elaboración de planes de negocio y estudios, incluidos los de impacto ambiental. Seguimiento de inversiones y obras de grupos y organizaciones beneficiadas con apoyos para la adquisición de activos productivos. Asesoría para el fortalecimiento de la estructura interna de las organizaciones económicas (comercial, organizativa, gerencial o de financiamiento) Servicios profesionales a la certificación de sistemas orgánicos. En la ejecución del programa se tienen tres modalidades de operación a través de: las Entidades Federativas, para lo cual se suscribirá el Convenio Marco y en el Anexo Técnico respectivo. los Agentes Técnicos, y las instancias que permitan a la Secretaría atender el cumplimiento de sus atribuciones Con base a lo anterior, la Organización Económica o Empresa Rural interesada en recibir un Servicio de Asesoría a Organizaciones Económicas Rurales, debe presentar ante la Ventanilla Autorizada y en la fecha establecida la Solicitud del Apoyo, el Programa de Trabajo para el servicio y el expediente que corresponda, conforme a la Convocatoria que cada entidad federativa habrá de publicar para proceder al otorgamiento del los Servicios. Para ello, al igual que los otros servicios profesionales, la contratación del Servicio de Asesoría a Organizaciones Económicas Rurales se instrumenta desde las siguientes premisas de operación básica: 13
La solicitud del servicio la debe hacer la organización económica o empresa rural interesada. Que la agrupación lleve una propuesta de PSP o en su caso si no cuenta con asesor, pedir a la instancia receptora la recomendación de un asesor, para contactarlo y cubrir los requisitos previos a la entrega del expediente. El PSP propuesto debe tener su acreditación para ser elegible y prestar el servicio. El servicio se debe solicitar y desarrollar con base a un Programa de Trabajo acorde a las necesidades de la organización o empresa solicitante. El Prestador de Servicios Profesionales debe contar con un perfil acorde al tipo y naturaleza del servicio requerido (no debe encontrarse en una situación de condicionado o no aceptable en las listas de desempeño derivado de la evaluación de servicios anteriores). El pago de los servicios es con base a productos generados. Siempre habrá de reservase un último pago equivalente a 30% del total del monto contratado, para ser cubierto contra una evaluación satisfactoria del servicio emitida por el Centro Estatal de Evaluación correspondiente. La propuesta del tipo de servicio inicial (Básico, especializado, etc.) es general, sobre todo si el grupo no cuenta con la información adecuada para clasificarlo. El servicio se reclasifica cuando el grupo y PSP (asesor) hayan levantado la cédula de autodiagnóstico e identificado los puntos críticos a atender por el asesor. Es recomendable que el Asesor revise las Reglas de Operación 2009, los Requisitos para la Elegibilidad de los Prestadores de Servicios Profesionales (CIRCULAR: 001/2009), emitido por Dirección General de Servicios Profesionales para el Desarrollo Rural y los Criterios para la Integración y Procedimientos de los Centros de Evaluación Estatal, mismo que tienen la responsabilidad de evaluar su desempeño, en concordancia con el programa de trabajo pactado con la Organización Económica correspondiente. Para ello se han definido ciertas orientaciones e instrumentos, que permiten evaluar, el cumplimiento del Programa de Trabajo, la calidad de los productos derivados de la prestación del servicio y la satisfacción del cliente (Ver Criterios para la Integración y Procedimientos de los Centros de Evaluación Estatal), considerando de manera importante, los tipos de servicios y la clasificación de asesores existente. 4.2. Requisitos para la Elegibilidad de los Prestadores de Servicios Profesionales (por tipo de asesor). Los prestadores de servicios profesionales, ya sean personas físicas o morales que se contraten en el marco del componente de Asistencia Técnica y Capacitación del Programa Soporte, deben entre otros, cumplir con los siguientes requisitos generales: 14
Experiencia comprobable en actividades, especies o servicios profesionales similares. En caso de ser una persona física, deberá contar con estudios universitarios concluidos, preferentemente titulado, y eventualmente estudios de especialización acordes al programa de trabajo. En el caso de asistencia técnica en apicultura, acuacultura y pesca, podrán ser considerados las personas con estudios técnicos profesionales concluidos y experiencia en la actividad. Las personas morales, deben proponer a un profesional responsable del servicio que cumpla con los requisitos del punto anterior. Contar con correo electrónico y dirección formal para recibir cualquier tipo de información, correspondencia o notificación por parte de los Centros de Evaluación Estatal, Operadores del Programa en la entidad, por las Unidades Técnicas Especializadas o el INCA Rural. El asesor deberá de practicar y respetar el código de ética, con énfasis a tener; vocación de servicio, honestidad, responsabilidad, respeto, lealtad, capacidad de trabajo entre otros. El PSP de cualquier tipo, o profesional responsable en el caso de personas morales, NO debe aparecer como "No Aceptable", o "Condicionado" para el servicio propuesto en la lista de desempeño de los Centros de Evaluación Especializado. Cuando se asigne un Servicio, el Centro de Evaluación Estatal definirá un responsable de avaluar el desempeño del Asesor, estableciendo la mecánica para llevar a cabo la validación del Programa de Trabajo ante la organización económica o empresa rural solicitante, la entrega y revisión de los productos establecidos en el Programa de Trabajo, la evaluación de desempeño y la satisfacción del cliente. La elegibilidad del Asesor PSP estará de acuerdo a la experiencia que demuestre y al tipo de servicio que preste a la OER. Es importante que se redefina o redimensione el servicio, una vez que se tengan los resultados de la cédula de autodiagnóstico de entrada, ya que estos resultados servirán de base para saber si el servicio es Puntual, Básico, Integral o Especializado, y por lo tanto también para definir el tipo de asesor, ya sea clasificado como Asesor A, B o C, de acuerdo a su complejidad, nivel de responsabilidad y experiencia propia. 4.3. Mecanismo General de Acreditación. La acreditación es un proceso de validación y reconocimiento institucional de los estudios y capacidades que un Prestador de Servicios ha desarrollado como parte de su trayectoria profesional y estrategia de mejora en la calidad de los servicios que otorga a Grupos, organizaciones de productores, Comités de sistema producto o Consejos de Desarrollo Rural Sustentable. 15
En el proceso de acreditación, se considera que el prestador de servicios profesionales, debe tener la formación universitaria afín al servicio requerido y cuente con la experiencia profesional necesaria, que a través de capacitación complementaria desarrolle las capacidades necesarias para el servicio que profesionalmente puede prestar. Cuando un prestador de servicios profesionales es acreditado, su registro se integra a la lista de desempeño de los Centros de Evaluación Especializados. Esto facilita su contratación para un servicio profesional acorde a su perfil en el marco del Componente de Asistencia Técnica y Capacitación del Programa de Soporte. Los prestadores de servicios que participan en una Estrategia de Asistencia Técnica de amplia cobertura, como el servicio de Asesoría a Organizaciones económicas rurales, contratados con apoyos del Componente de Asistencia Técnica y Capacitación del Programa de Soporte de la SAGARPA, para acreditarse deben cumplir satisfactoriamente con los siguientes procesos: Formación: La Unidad Técnica Especializada (UTE), desarrolla procesos de formación presencial y en línea. La formación presencial se lleva a cabo a través de talleres en los que se considera la asistencia y las evaluaciones. En línea, el técnico cursa de manera obligatoria 4 módulos básicos y 1 especializado y de manera opcional 4 módulos que seleccionará de acuerdo al área que desee dominar. Evaluación de Desempeño: La evaluación del prestador de servicios, se establece a partir del perfil y el Programa de Trabajo y se llevará a cabo por el Centro de Evaluación Estatal bajo criterios acordados con la Unidad Técnica Especializada (UTE) responsable de la estrategia. El prestador de servicios debe obtener un resultado satisfactorio del proceso de evaluación en condiciones de trabajo de campo. En esta parte se evalúa su desempeño ante grupo, sus productos y la satisfacción del cliente. De acuerdo a los resultados obtenidos en ambos procesos, se emite un dictamen y si cuenta con una evaluación y desempeño satisfactorio, el PSP (sea persona física o moral) podrá quedar como Acreditado. Si cuenta con una evaluación y desempeño satisfactorio pero tuvo deficiencias en alguno de los procesos quedará Condicionado para participar en la estrategia correspondiente. Si en el proceso de evaluación, en situación de trabajo se registra una falta grave imputable al prestador de servicios, éste puede quedar en la categoría de "No Aceptable" para participar nuevamente en el Componente de Asistencia Técnica y Capacitación del Programa de Soporte de la SAGARPA. Para salir del condicionamiento, el asesor deberá de subsanar las observaciones realizadas por el evaluador o acreditar la formación si no cumplió con esta en los términos requeridos. 16
La acreditación no es un requisito para poder ofertar servicios por primera vez en el marco del componente de Asistencia Técnica. En este caso cuando el asesor no se haya aún acreditado, para poder dar el servicio, deberá presentar el Formato 3 (Carta compromiso del PSP para asistir a los programas de formación) contenido en la Circular001/2009, debidamente llenado y firmado. 17
V. PROGRAMA DE TRABAJO PARA EL SERVICIO DE ASESORÍA A ORGANIZACIONES ECONÓMICAS RURALES 5.1. La planeación del proceso y cómo debe trabajar un asesor. El Asesor en Organización Económica Rural, deberá establecer los alcances y beneficios de éste, en una propuesta que permita definir los propósitos y formas en que habrán de realizarse las actividades. La planeación del servicio permite adelantarse a situaciones futuras, respetando la esencia y normativa del servicio, buscando ser eficiente en el tiempo, en los recursos a utilizar y en el esfuerzo que realizaran conjuntamente el Asesor y la OER. Por lo mismo, se requiere tener claro todo el proceso de trabajo del servicio, desde la primera reunión de acercamiento hasta el cierre o conclusión, asimismo, es necesario planear cada sesión de trabajo (taller, entrevistas o reunión) que realizará el Asesor con el grupo de trabajo avalado por la organización (directivos y/o representantes de la organización) y aprovechar al máximo su tiempo y disposición. Conforme a lo anterior, al inicio del servicio (en las primeras reuniones) el Asesor debe establecer con el grupo de trabajo (directivos y/o representantes de la organización): Cuál es el resultado esperado del servicio? El profesional, deberá precisar sus alcances con base a su experiencia, especialización y disponibilidad. En este ejercicio debe darse una gran transparencia en la construcción y definición del servicio así como la forma en que se va a ejecutar, en el marco de un acuerdo común, especificando las características, métodos, alcances, tiempos, responsabilidades mutuas y resultados esperados. Esta etapa se considera importante ya que se establecen los términos y acuerdos formales para la prestación del servicio, en función de las expectativas de la organización iniciando una relación profesional con la empresa. El Servicio de Asesoría Organizaciones Económicas Rurales 18
El tiempo que el Asesor le dedique al establecimiento de los acuerdos dependerá de su preparación y de la explicación que le brinde a los miembros de la empresa. En la medidad en que se aclaren sus dudas sobre el servicio, sobre los resultados que van a obtener y lo que les implicará como empresa participar en ello, más rapido tomaran los acuerdos. El programa de trabajo es la base para la negociación, por ello el Asesor debe presentarlo como propuesta y acordar con la contraparte las condiciones más adecuadas para llevarlo a cabo, definiendo derechos y responsabilidades de las partes y en su caso modificándolo de acuerdo a las necesidades de la empresa. Para negociar con la organización, el Asesor debe explicarle al grupos, la manera en cómo va a realizar su trabajo a lo largo del servicio. Debe quedarle claro, que uno de los tantos resultados que se esperan, es desarrollar capacidades en sus miembros (empresariales, organizativas, etc.), que serán de utilidad para mejorar su operación. Debe aclarase que poder lograr dichos resultados se necesita de una participación activa y decidida de todos los involucrados, por lo que cobra mayor importancia los métodos de trabajo que proponga. El facilitar que la gente desarrolle capacidades requiere de mucha creatividad e ingenio que facilite planear y ejecutar sesiones o acciones que estén orientadas a que la gente participe y aprenda en situación de trabajo. Es importante destacar que un adulto se interesa en participar en acciones de capacitación para desarrollar aprendizajes, en la medida que tiene claro para qué le va a servir esa capacitación, y sobre todo, porque le va a resolver problemas rápidamente, esto quiere decir que le ve un valor de uso inmediato. Por lo anterior, uno de los métodos que el Asesor debe utilizar para el desarrollo de capacidades en la OER, es El taller, el cual, permite trabajar de manera colectiva con los miembros de la empresa, además de contribuir en el intercambio de experiencias a partir de la reflexión y análisis de su realidad. En el ANEXO A ESTUCTURA DE UN TALLER Y SU PLANEACIÓN, se presenta una descripción general de cómo estructurar y planear sesiones de trabajo con la gente. 5.2. Programa de trabajo general. Para asignar un servicio en Asesoría a Organizaciones Económicas Rurales, se debe entregar el programa de trabajo a las instancias correspondientes. La mayoría de las veces, por circunstancias operativas, se realiza solo para cumplir con el requisito administrativo, lo que impide observar su verdadero valor El programa de trabajo, debe establecer acuerdos iníciales sobre: El mecanismo de participación y representatividad de la organización en la toma de decisiones. 19
Las actividades y tareas que se requieren realizar para cubrir cada fase del proceso. El número de veces que se deben reunir en asamblea, en comités o de manera personal para realizar los trabajos acordados. Los lugares o sedes de las diferentes reuniones. Las fechas y tiempo para cada reunión y por lo tanto para todo el servicio. Las responsabilidades de la OER y del asesor para la ejecución del programa. Los recursos que se requieren para realizar las sesiones y el servicio. A continuación, se muestra el esquema de un programa de trabajo a emplear y acordar con la organización, mismo que parte de la premisa que el Asesor realizó un trabajo previo, contactó y sensibilizó a los miembros de la empresa que requieren de un servicio de estas características. Nombre del Asesor en Desarrollo Empresarial: Dirección: Teléfono: Correo electrónico: Entidad: Empresa u Organización atendida: Teléfono del responsable de la Empresa u organizació Dirección de la Empresa u Organización Fecha de Inicio del servicio:día ( ), mes ( ), año ( ) Fecha de terminación del servicio:día ( ), mes ( ACTIVIDAD AUTOANALISIS DE LA EMPRESA U ORGANIZACIÓN DIAGNÓSTICO INTERNO Y DEL ENTORNO DE LA EMPRESA U ORGANIZACIÓN PLANEACION GESTION SECRETARÍA DE AGRICULTURA, GANADERÍA, DESARROLLO RURAL, PESCA Y ALIMENTAC PROGRAMA DE TRABAJO PARA LA INSTRUMENTACION DE LA ESTRATEGIA DE DESARROLLO EMPRESARIA Este programa de trabajo deberá ser llenado y firmado por el Asesor, el Representante de la Empresa y el Evaluador PROPOSITO DE LA ACTIVIDAD Aplicar la cédula de autodiagnóstico con la participación del cuerpo directivo de la organización, considerando los ejes organizativo, comercial, administrativo, financiero y operativo Identificar las oportunidades de mejora y alianzas estratégicas para la Empresa, mediante la aplicación del Diagnóstico -que considere los resultados del Atodiagnosticode la situación interna y del entorno de la Empresa Establecer las acciones destinadas al aprovechamiento de las oportunidades de mejora para el desempeño de la Empresa u Organización y sus alianzas estratégicas, definiendo Objetivo, Estrategias, actividades, responsables, tiempos, procedimientos, recursos y resultados. Establecer indicadores de Gestión Apoyar la ejecución del plan de mejora y de las Alianzas estratégicas; realizando evaluación seguimiento y control de las acciones conjuntamente con los integrantes y directivos de la Empresa u Organización. PRODUCTOS Autodiagnóstico ( Entrada) Programa de Trabajo Análisis Interno y del Entorno. Prioridades de Mejora Identificación de Alianzas Estratégicas Plan de Mejora Indicadores de Gestión Esquema de Evaluación, Control y Seguimiento Reportes de Acompañamiento Reportes en la Gestión de Alianzas Estrategicas Fecha de inicio Mes 1 Mes 2 1 2 3 4 5 CIERRE Evaluar conjuntamente con los integrantes y Autodiagnóstico ( Cierre) directivos de la OER, los avances y resultados, mediante la aplicación de la Cédula de Relación de Autodiagnóstico. Realizar recomendaciones Recomendaciones para continuar con el proceso de mejora e integrar Informe Final del Servicio Informe de Cierre del Servicio Nota: Los avances en el cumplimiento de actividades se informarán a las distintas instancias acordadas RESPONSABLE DE LA EMPRESA U ORGANZIZACION ASESOR DE LA ESTRATEGIA DE DESARROLLO EMPRESARIAL 20
De las actividades genéricas o fases se derivan tareas o acciones específicas, de las que podemos mencionar la realización de talleres, reuniones, entrevistas, investigación bibliográfica, etc. Al formato oficial del programa de trabajo, se debe anexar un cuadro donde se consideren las tareas por cada actividad, por ejemplo: Actividad Aplicación de la cédula de Autodiagnóstico de la Organización Económica Rural Elaboración del diagnóstico de la empresa y priorización de puntos críticos Tareas (qué necesitas hacer para realizar la actividad 1 reunión con cada responsable de las áreas de la empresa. 1 talleres en plenaria para obtener información de los ejes y variables. 1 reunión para presentar los resultados de la cédula. Planear cada sesión. Elaborar materiales por cada sesión. Preparar cada sesión. Para qué Cantidad total 7 2 1 Cuando Lugar Responsable Formulación del Plan de Mejora de la OER. Asesoría para la gestión del plan de mejora Control y seguimiento del plan de mejora Cierre del servicio En este caso para la actividad de la Aplicación de autodiagnóstico se requieren un número X de reuniones con cada responsable de las áreas de la empresa y otro número de reuniones para las asambleas amplias, esto va a depender del tamaño y complejidad de la empresa. Es evidente que el programa de trabajo que se entrega al inicio es, generalmente, un referente, por lo mismo, es recomendable elaborarlo nuevamente con el formato anterior. El momento más adecuado para readecuar el programa de trabajo es cuando se obtengan los resultados del autodiagnóstico, con ellos se precisará el servicio a realizar. En el ANEXO B TALLER PARA VALIDAR EL PROGRAMA DE TRABAJO DEL ASESOR se encuentra una propuesta para realizar una sesión de trabajo con la empresa para validar el programa de trabajo 21
5.3. Productos esperados. Durante el servicio se contemplan una serie de productos que servirán como evidencia para que el Asesor: Demuestre su trabajo con la OER. Sea valorado por el evaluador acompañante durante la acreditación del servicio. Reciba la liberación de sus pagos una vez que el evaluador los haya revisado y valorado. De esta manera es importante tener claro cuáles son los productos que se van a generar en cada fase: Fase Inicial Aplicación de la cédula de Autodiagnóstico de la Organización Económica Rural Elaboración del diagnóstico interno y del entorno de la OER y priorización de puntos críticos Formulación del Plan de Mejora de la OER. Asesoría para la gestión del plan de mejora Cierre del servicio Producto a entregar Programa de Trabajo Inicial Cédula Autodiagnóstico inicial Segundo Programa de trabajo validado. Análisis interno y del entorno Prioridades de mejora Identificación de Alianzas Estratégicas Plan de mejora de la OER Indicadores de Gestión Esquema de Evaluación, Control y seguimiento Reporte del acompañamiento a la OER. Reporte en la gestión de Alianzas Estratégicas. Cédula Autodiagnóstico final. Reporte de acciones y recomendaciones a la OER. Informe de Cierre Evaluación del servicio por parte de la OER (Esta es aplicada por el evaluador) Del trabajo del asesor se podrán generar también, evidencias que son importantes para el futuro del servicio y para demostrar el trabajo del PSP. Por ejemplo, 22
Acta de acuerdos sobre el nivel del servicio y responsabilidades del asesor, Acuerdo sobre las acciones a ser realizadas por el asesor, del plan de mejora. Acuerdo del uso y manejo del esquema de seguimiento y sus indicadores. Reporte de la Asesoría empresarial. Reporte del seguimiento a la OER y al SIV. Productos de cada eje que atienda el asesor de acuerdo a su compromiso pactado con la OER. Los productos se pueden considerar como evidencias también. Todos los productos deberán ser generados por el Asesor, sin embargo en algunos casos, por la complejidad del servicio, se deberán obtener otros productos (Asesor A, B o C). De manera general un asesor de acuerdo a su nivel, tendrá que entregar otros productos derivados de las diferentes fases de gestión del plan de mejora. En la siguiente tabla se muestra el número probable de productos y sus características que el asesor va a entregar en a partir de ejecutar las acciones de los ejes que acuerde con la empresa: Tipo de asesor Productos a entrega de acuerdo a su compromiso con la OER por eje de atención. A Productos derivados de uno o dos ejes con atención a un mínimo de 5 elementos, mediante recomendaciones y apoyos a la implementación B C Productos derivados de dos o tres ejes con atención a un mínimo de 10 elementos, mediante recomendaciones, apoyos a la implementación y desarrollo de productos. Productos derivados de cuatro o cinco ejes con atención a un mínimo de 15 elementos, mediante recomendaciones, apoyos a la implementación y desarrollo de productos 5.4. Derechos y obligaciones del asesor y OER. Durante la validación del programa de trabajo es necesario definir los derechos y obligaciones de las partes para evitar malos entendidos o situaciones que se dan por hecho y que pueden ser causa de conflictos entre el Asesor y OER. La definición de derechos y obligaciones se debe hacer de manera colectiva, buscando el máximo consenso con la empresa, a partir de las expectativas de la organización, sus necesidades y las actividades a realizar para obtener los resultados del servicio. 23
Es importante que la empresa se comprometa una vez que haya definido los derechos y obligaciones, esto le dará al programa de trabajo y en general al servicio, la formalidad necesaria y facilitará dirimir cualquier controversia imputable al Asesor, a la organización o hacia alguien externo. Se recomienda que el asesor proponga a la empresa, la firma de un contrato entre la organización y el asesor, paralelo al que se firma con SAGARPA. Esto dará mayor seguridad a las dudas de los miembros de la empresa y al asesor de que reciba el buen trato y el pago por sus servicios. En el contrato se debe de incluir los derechos y obligaciones de cada parte, los acuerdos de los trabajos a realizar y los compromisos que tendrán las partes. Así como los mecanismos para rescindir el contrato. 24