Athento elimina la gestión de expedientes en papel de los Gestores Administrativos Agosto de 2012 By Yerbabuena Software
El reto... bién porque las tareas de archivo y recuperación de docu- Liberar a los gestores administrativos de la mentos suponen un alto coste económico para los gesto- gestión en papel de una media de 700.000 expedientes res administrativos. Según estudios de la consultora Pri- al año. cewaterhousecoopers el archivado de un documento tiene un coste de 0,41 y su recuperación 0,42 sólo en El Ilustre Colegio de Gestores agrupa y da ser- mano de obra. Un expediente de transferencia de vehícu- vicio a los gestores administrativos profesionales de Ávila, lo tiene de media 6 documentos diferentes, por lo que se Ciudad Real, Cuenca, Guadalajara, Segovia y Madrid. estima un coste de 4,98 por expediente para las gestorí- Con un equipo humano de 37 empleados, 975 gestores as. Es decir, con el volumen anual de trámites de tráfico administrativos colegiados y cerca de 80 años de existen- en la provincia, el total de colegiados tenían cia, el ICOGAM es el colegio administrativo profesional que soportar un coste aproximado de 3.486.000 deri- más importante de España. Los servicios relativos a trámi- vado de la gestión en papel. tes de tráfico son uno de los principales campos de acción del colegio. En la actualidad, los gestores colegiados bajo El Colegio decidió asumir la digitalización y custodia de el ICOGAM gestionan el 90% de los trámites adminis- los expedientes de sus colegiados, pero sin una estructu- trativos de tráfico en Madrid. ra software potente, la tarea resultaba titánica debido a la elevada cantidad de expedientes diarios a gestionar, que El trabajo de los gestores administrativos es servir de in- no sólo debían ser digitalizados, sino que también era ne- termediarios entre las Administraciones Públicas y los ciu- cesario que se extrajeran sus datos y se pusieran a dispo- dadanos que desean hacer trámites. La función del ICO- sición de los colegiados. GAM es dar servicio a estos colegiados y hacer su trabajo más fácil. A partir del 2010, este colegio profesional em- El deseo de la institución de facilitar la labor de los gesto- prende un proceso de modernización con miras a facilitar res administrativos madrileños le ha llevado a buscar una la tramitación electrónica a los gestores colegiados. Así, solución de gestión documental de vanguardia. se implanta en la institución una nueva plataforma llamada OEGAM V5 (Oficina Electrónica de Gestión Administrativa ) que permite la realización on-line de trámites relativos a vehículos. Pero uno de los puntos claves a mejorar sobre la labor del gestor administrativo era liberarlos de la gran cantidad de papel y labores de archivo que supone a posteriori la tramitación de un expediente, sin perder la capacidad de acceder rápidamente y en cualquier momento a los expedientes de manera digital. Este objetivo era fundamental, no sólo para mejorar la calidad de vida de quienes se dedican a esta profesión y la velocidad de gestión, sino tam- 2 Instalaciones del ICOGAM en Madrid
Resuelta la funcionalidad mínima, era preciso un nivel Athento, la solución... intermedio capaz de hacer el trabajo pesado que de otra Athento consigue automatizar el proceso de división manera tendrían que llevar a cabo los empleados del de expedientes digitalizados en lote y la extracción de ICOGAM: Recibir macroexpedientes o conjuntos de datos contenidos en los mismos con una alta expedientes, separarlos en expedientes individuales, precisión para los trámites de transferencia de nombrarlos, guardarlos, extraer los datos de los vehículo, notificación de venta y para los simultáneos. documentos y registrarlos. Esta funcionalidad no podía ser resuelta por un sistema de gestión documental El caso del ICOGAM era complejo, pues además del gran tradicional, ni siquiera por las principales soluciones de volumen de documentación, se requería un alto nivel de captura del mercado, que además, en algunos casos precisión a la hora de extraer los datos de los presentaban problemas de compatibilidad con el expedientes, ya que dichos datos son utilizados para repositorio de la capa inferior, costosas licencias y trámites oficiales. Por eso era preciso que el personal del soportes obligatorios anuales. colegio tuviera una plataforma que les permitiera validar Por estas razones, la mejor opción era Athento idm 1.3 y los expedientes digitalizados. su módulo LEDS (Load Extraction and Division Services). Athento es un sistema de Gestión Documental Inteligente, que permite la automatización de este tipo de tareas y que puede interoperar con la capa inferior independientemente del repositorio elegido gracias al estándar CMIS y con capas superiores que implican la conexión con aplicaciones de negocio o interfaces web gracias al uso de Web Services, Restlet y otras APIs. Otra de las bazas a favor de elegir Athento es que la mayoría de sistemas de gestión documental no han sido pensados para el manejo de expedientes, por lo cual es preciso realizar adaptaciones y desarrollos que les permitan considerar un expediente como unidad primaria en el Estructura de la solución propuesta sistema. Athento por el contrario, estaba ya preparado para este manejo. La primera capa debía resolver las funcionalidades básicas de gestión documental, tales como el Por último, se requería una capa rápida, flexible y a la que almacenamiento, el versionado de documentos, su los empleados y colegiados se adaptaran de manera trazabilidad y ofrecer facilidad a la hora de recuperar la natural. Se eligió el desarrollo de dos plataformas web documentación. Una solución tradicional de gestión elaboradas en Python 2.7.3, personalizadas con la documental o de contenidos empresariales ECM resuelve imagen corporativa de la institución y con conexión a este problema. Para esta capa, fue elegido el repositorio Athento idm mediante REST. Una de las plataformas Nuxeo 5.3.2 por su robustez, potencia y porque sería usada por los empleados del ICOGAM, el Validador implementa el estándar CMIS, lo que aumenta las Digital, y la otra por los gestores administrativos, GDoc. A posibilidades de conexión con otros sistemas ECM. través de esta capa superior compuesta por el Validador 3
Digital y por GDoc, tanto personal del ICOGAM como los nuevo. Si lo hay, empieza el verdadero trabajo. gestores accederían a los expedientes y consultarían su información. GDoc también debía ayudar a los gestores a realizar tareas diarias como la elaboración de declaraciones juradas o mandatos y almacenarlos en el repositorio. Athento ha sido entrenado para reconocer tipos de documentos como permisos de circulación, DNIs, Tarjetas de Inspección Técnica, facturas, modelos 620 y otros. También se le ha indicado que cada expediente individual empieza con un permiso de circulación y termina con una factura o modelo 620. Esta información es la que Athento usa para dividir un macroexpediente en expedientes individuales. Cada vez que encuentra un permiso de circulación en el macroexpediente crea un nuevo expediente individual y va incluyendo en él los documentos del macroexpediente hasta que se topa con una factura o modelo 620 y entonces cierra el expediente. La dificultad de la separación de los expedientes radica pues en la capacidad de identificar de manera precisa la tipología de los documentos incluidos en los Funcionamiento del sistema El funcionamiento general del sistema es realmente sencillo. Antes de digitalizar los lotes de expedientes o macroexpedientes, los gestores acceden a la plataforma web GDoc y con su ayuda elaboran un documento base. Este documento contiene datos como el número de expedientes incluídos en el macroexpediente, el nombre de la gestoría, la fecha de presentación, etc. También incluye las matriculas o el número de bastidor de los vehículos cuyos expedientes se encuentran en el lote. Estos datos se añaden al documento base subiendo una hoja de cálculo (CSV) a GDoc. Athento encripta toda esta información en un código QR que estampa en el documento base. Para los gestores, este documento es también un resguardo de la entrega de sus expedientes al ICOGAM. Posteriormente, los macroexpedientes son digitalizados por 10 empleados del ICOGAM junto con sus documentos base y se almacenan provisionalmente en un hot folder o carpeta monitorizada. Cada segundo Athento idm se asegura de que en esta carpeta no haya un expediente 4 macroexpedientes. Esta identificación no es fácil, pues los expedientes se componen de una mezcla de documentación estructurada (como los permisos de circulación), semiestructurada (facturas) y no estructurada (como Informes de Tráfico o Declaraciones Juradas). A esto se suma que los documentos digitalizados son en su mayoría fotocopias de los originales, no siempre de buena calidad y que han sido escaneados en diferentes posiciones (horizontal, vertical, ladeados, etc.). Para asegurar la correcta división Athento realiza un proceso de dos pasos; en el primero de ellos procesa las imágenes digitalizadas usando una tecnología llamada Redes Neuronales, que compara la estructura y apariencia de un documento con un documento que corresponde a esa tipología y que se le ha enseñado al sistema previamente. Si en este paso Athento no está seguro en un 90% del tipo de un documento, debe procesar el texto del documento y buscar en él patrones que le permitan ubicar el documento dentro de una determinada tipología. Una vez el expediente es separado del macroexpediente,
debe ser nombrado. Los expedientes se nombran usando web guarda además una traza de auditoría de los el número del colegiado y la matricula. Pero para poder expedientes validados y no validados durante cada día. usar esos datos, Athento primero debe encontrarlos. Cada Una vez validados los expedientes, se hacen accesibles vez que se sube un documento en formato imagen (PDF, desde GDoc, la plataforma web desde la que los TIFF, etc) al repositorio, el OCR de Athento lee e indexa colegiados pueden consultarlos cada vez que lo deseen. sus contenidos para que sea posible en el futuro GDoc les permite también la creación de Mandatos encontrar el documento a partir de ellos. Una vez (autorizaciones para ser representado), Declaraciones indexados estos contenidos, Athento usa expresiones Juradas y solicitudes de informes de vehículos AVPO. regulares para encontrar la matricula, el número del Cada vez que se crea uno de estos documentos se colegiado y el resto de datos exigidos (9 campos almacena directamente en el repositorio. diferentes) que son almacenados como metadatos del expediente. En cuanto a los expedientes, no sólo es posible buscar y Terminado este proceso, Athento compara los datos visualizar el número de expediente, gestor asociado, contenidos en el código QR con los datos extraídos de los matrícula del vehículo, fecha de presentación, DNIs de las documentos para comprobar que todo ha ido bien. partes, número de bastidor de vehículo y otros datos, sino que también el propio expediente puede ser visualizado on-line, sin tener que descargarlo. Esto da mayor velocidad al trabajo de los gestores administrativos a la hora de buscar información. El resultado... 2.000 expedientes procesados al día y un ahorro diario de más de 4700 euros para los gestores administrativos. 423.637 accesos al sistema y cerca de 20 usuarios que usan a diario la aplicación. El proceso de recepción de Formación del personal de ICOGAM impartida por el equipo técnico de Yerbabuena expedientes se ha simplificado drásticamente y los gestores no tienen que intervenir apenas en tareas asociadas con el archivo de expedientes y la extracción A partir de este momento, los datos de los expedientes de información. Al mismo tiempo se han conseguido pueden ser consultados a través del Validador Digital, en mejoras notables en la conservación y seguridad de la donde los empleados del ICOGAM deben cerciorarse de información. Pero lo más importante, el ICOGAM ha que la división, el nombramiento y los datos extraídos son liberado a sus colegiados del papel, y con ello, de los correctos. Para ello se previsualiza el expediente en la costes relativos a tiempo de trabajo en operaciones de plataforma y se compara los datos de la imagen con los archivo, recuperación y también los derivados del extraídos. Desde la misma pantalla de previsualización se almacenamiento, que por día alcanzan los 4739 en pueden corregir los datos o completarlos en caso de que global para todo el colectivo. El servicio de digitalización alguno que no haya podido ser extraído. Esta plataforma prestado por el ICOGAM es de carácter gratuito en la 5
actualidad. inicio con el aplicativo de Yerbabuena Software. Un trabajo en equipo entre ambas partes ha ido mejorando El sistema es muy preciso; el día anterior a la redacción día a día el sistema de digitalización. de este caso de éxito, se habían procesado 1871 Eduardo Cavanna Director de Servicios Centralizados y Tráfico ICOGAM expedientes, de los cuales, han sido correctamente divididos, nombrados y sus datos extraídos 1537. Es decir, el 82.14% de los casos se han procesado de manera satisfactoria. Datos Clave Otra de las grandes ventajas del sistema es que la digitalización se hace de manera industrial y el Ahorro: 3.486.000 * * Ver apartado El reto procesamiento de los expedientes se realiza sin intervención humana y es independiente del proceso de validación, por lo que el sistema puede estar operando las 24 horas. Poner este sistema en producción tardó alrededor de 4 meses, y los empleados se adaptaron a él con facilidad y rapidez; pero el ICOGAM planea seguir creciendo y en las siguientes fases del proceso se espera integrar Athento directamente con OEGAM V5, de manera que el documento base sea generado de manera automática en el momento en que los gestores realizan sus trámites en OEGAM. Otro punto que se está contemplando es la certificación digital de los expedientes recibidos mediante firma electrónica para que los ejemplares físicos puedan ser destruidos con todas las garantías de ley. Athento da soporte a @Firma, la plataforma de validación y firma electrónica más usada por las Administraciones españolas, y a otras plataformas de firma digital como ViaFirma. El servicio de digitalización ha sido pionero desde su 6 Expedientes procesados/día: 2.000 Objetivo Actual: 3.000 expedientes procesados/día Software implantado: Athento idm 1.3, Nuxeo 5.3.2 Hardware: Intel Xeon E5540 2.5GHz, 8GB RAM
Capturas pantallas de la aplicación Validador Digital: Pantalla de validación de datos extraídos Herramientas de búsqueda del Validador Digital 7