ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN REUNIÓN NACIONAL 2004 MONTERREY, NUEVO LEÓN

ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN REUNIÓN NACIONAL 2004 MONTERREY, NUEVO LEÓN

ISAAR (CPF) Norma internacional sobre los registros de autoridad de archivos relativos a instituciones, personas y familias (International Standard Archival Authority Record for Corporate Bodies, Persons and Families) Segunda edición adoptada por el Comité de Normas de Descripción del Consejo Internacional de Archivos en octubre de 2003 y presentada en el XV Congreso Internacional de Archivos celebrado en Viena en agosto de 2004

Antecedentes Desde la primer etapa de creación de la norma ISAD(G) (1990-1994) se analizó que la descripción archivística requería controlar puntos de acceso para identificar a los productores de la documentación (entidades, personas o familias), favorecer el control archivístico y ampliar los sistemas de búsqueda de información. Entre 1986 y 1989 se desarrollaron los primeros trabajos teóricos en Estados Unidos y Canadá. En 1993 la Comisión Ad Hoc de Normas de Descripción Archivística del Consejo Internacional de Archivos, ante la necesidad de complementar la norma ISAD (G), presentó el anteproyecto Norma Internacional sobre los Encabezamientos Autorizados Archivísticos como producto de los análisis e investigaciones previas y de diversas reuniones de expertos en la materia.

Antecedentes En 1994 derivado de las reuniones anteriores se celebró en la Haya una sesión plenaria de la Comisión Ad Hoc de Normas de Descripción Archivística del Consejo Internacional de Archivos para dar a conocer una primera versión de la norma. Esta se difundió entre la comunidad archivística internacional para recibir sus comentarios. En 1995 la Comisión celebró su sesión plenaria en París para examinar los comentarios recibidos. En 1996, en el Congreso de Archivos realizado en Beijing, China, se presentó la primer versión publicada de la Norma ISAAR(CPF). En el 2000 se solicitó a la comunidad archivística internacional, miembros y asociaciones del CIA, sus comentarios en la aplicación de la norma.

Antecedentes Del 2000 al 2004 el Comité de Normas del Consejo Internacional de Archivos se encargó de revisar la norma como tarea primordial en su programa de trabajo. En junio de 2002, se presentó el borrador de la segunda versión de la Norma ISAAR(CPF) en Madrid, España, con la intención de revisarla y realizar comentarios para discutirlos ese año en la reunión del Comité en Río de Janeiro. En dicha reunión se desarrollo un nuevo borrador de la norma, se solicitó a la comunidad archivística realizar sus comentarios antes del 15 de julio de 2003 para discutirlos en la Sesión Plenaria del Comité de Normas del Consejo Internacional de Archivos, celebrada ese mismo año en Canberra, Australia, a fin de preparar la última versión de la Segunda Edición de la Norma y ser presentada en el Congreso Internacional de Archivos de Viena en agosto de 2004.

Características de la ISAAR (CPF) -La norma ISAAR (CPF) sirve como guía para elaborar registros de autoridad y proporciona las reglas generales para el establecimiento de encabezamientos archivísticos autorizados que describen las entidades, personas o familias que aparecen como productores en las descripciones archivísticas. Los encabezamientos elaborados a partir de estas reglas sirven para normalizar la forma de los nombres de los productores de archivos, a la vez que para describir todos los atributos que son necesarios para comprender al productor y al contexto de cada conjunto documental. -Un encabezamiento autorizado archivístico, elaborado según esta norma, puede servir para controlar la forma del nombre y la identidad de cualquier entidad, persona o familia mencionada en cualquiera de los puntos de acceso de una unidad de descripción.

Características de la ISAAR (CPF) La segunda edición de la ISAAR (CPF) es una versión ampliada y reestructurada de la primera edición de la norma (1996). La edición de 2003 proporciona recursos adicionales de descripción archivísticos para el registro de elementos relacionados con el contexto en que la documentación se produjo. La edición de 1996 sólo contenía tres áreas: control de autoridad, información y notas. La edición 2003 contiene cuatro áreas: 1) Área de identificación (similar a la anterior área del control de autoridad) 2) Área de descripción (semejante a la anterior área de información) 3) Área de relaciones y 4) Área de control Las dos últimas áreas son similares a la denominada área de notas de la edición de 1996 y son, en esencia, la principal aportación a la nueva edición 2003 de la norma.

Características de la ISAAR (CPF) CONTENIDO DE LA SEGUNDA EDICIÓN: 1. Alcance y objetivo 2. Normas y directrices relacionadas 3. Glosario de términos y definiciones 4. Estructura y uso de la norma 5. Elementos de un Registro de autoridad: 5.1 Área de identificación 5.2. Área de descripción 5.3. Área de Relaciones 5.4. Área de Control 6. Relación de Instituciones, personas y familias con documentos de archivo y otros recursos ANEXO A. Equivalencias de los elementos de descripción entre la primera y segunda ediciones de la ISAAR (CPF) ANEXO B. Ejemplos

Características de la ISAAR (CPF) Los elementos de un registro de autoridad son cuatro: 1. Identificación. Establece la información concerniente a la entidad descrita y define los puntos de acceso autorizados: el tipo de entidad (institución, persona o familia), la(s) forma(s) autorizada(s) del nombre, las formas normalizadas del nombre, otras formas del nombre e identificadores para instituciones. 2. Descripción. Proporciona información concerniente a la naturaleza, contexto y actividades de la entidad descrita: fechas de existencia, historia, lugares, estatuto jurídico, funciones o actividades, atribuciones, estructura o genealogía y contexto. 3. Relación. Se refiere a los vínculos entre instituciones, personas y familias relacionadas para registrar: el nombre o identificador, naturaleza, tipo de relación y fechas en que se dio. 4. Control. Proporciona referencias al trabajo archivístico para consignar: el identificador del registro de autoridad y de la institución, las reglas y convenciones, el nivel de detalle de la descripción, las fechas de creación o revisión, las fuentes y notas.

- La Norma Internacional General de Descripción Archivística ISAD (G) es complementaria a la ISAAR (CPF) ya que la ISAD (G) permite integrar la información contextual de la ISAAR (CPF) en cualquier nivel de descripción. Características de la ISAAR (CPF) Esta norma comprende una serie de elementos que pueden utilizarse para describir las instituciones, personas o familias como unidades dentro del sistema de descripción archivístico, para controlar la creación y el empleo de los puntos de acceso en dichos sistemas y documentar las relaciones entre diferentes productores de documentos. - La ISAAR(CPF) comprende elementos que pueden tratar la información contextual fuera de la descripción, específicamente cuando dicha información se relaciona con las descripciones de documentos de un mismo productor que se conservan en más de un archivo, o bien, con descripciones relativas a recursos bibliográficos o museográficos relacionados con ese productor.

Cuadro comparativo entre la Norma internacional de Descripción Archivística (ISAD-G) y la Norma Internacional sobre los registros de autoridad de archivos relativos a instituciones, personas y familias ISAAR (CPF)

ISAD (G) ISAAR (CPF) 1. Código(s) de referencia Identificador del registro de autoridad (Área de control) 2. Título Tipo de entidad (Área de identificación) 3. Fecha(s) Fecha(s) de existencia) 4. Nivel de descripción 5. Volumen y soporte de la unidad de descripción (Área de descripción) 6. Nombre del o los productores 7. Historia Institucional/biográfica Forma(s) autorizada(s) del nombre (Área de identificación) Historia/biografía, lugares, estatuto jurídico, funciones, ocupaciones y actividades, estructura interna, genealogía (Área de descripción) 8. Historia archivística

ISAD (G) ISAAR (CPF) 9. Forma de ingreso 10. Alcance y contenido 11. Valoración, selección y eliminación 12. Nuevos Ingresos 13. Nuevos Ingresos 14. Organización 15. Condiciones de acceso

ISAD (G) ISAAR (CPF) 16. Condiciones de reproducción 17. Lengua/escritura(s) de la documentación 18. Características físicas y requisitos técnicos 19. Instrumentos de descripción 20. Existencia y localización de los originales 21. Existencia y localización de copias 22. Unidades de descripción relacionadas Nombre(s), identificador(es) de instituciones, personas o familias relacionadas, naturaleza de la relación, descripción de la relación, fechas de la relación (Área de relaciones)

ISAD (G) ISAAR (CPF) 23. Nota de publicaciones 24. Notas Notas de mantenimiento (Área de control) 25. Nota del archivero Estado, nivel de detalle, fechas de creación, revisión o eliminaciones, fuentes (Área de control) 26. Reglas o Normas Reglas y convenciones (Área de control)

Ejemplo de la ISAAR (CPF) 5.1. Área de identificación 5.1.1. Tipo de entidad Institución 5.1.2. Forma(s) autorizadas del nombre 5.1.3. Formas paralelas del nombre 5.1.4. Formas normalizadas del nombre 5.1.5. Otras formas del nombre Consejo de Guerra Sólo aplica en la(s) forma(s) que adopta el nombre en otras lenguas o escritura Aplica en el caso de nombres elaborados de acuerdo con reglas o estándares nacionales o internacionales Consejo de la Guerra Consejo de Guerra y Marina Supremo Consejo de Guerra Real y Supremo Consejo de Guerra

Ejemplo de la ISAAR (CPF) 5.2. Área de descripción 5.2.1. Fechas de existencia Fechas a visualizar Fechas ISO 8601 1767/1842 1767/1842 5.2.2 Historia No existe fecha exacta de constitución del Consejo de Guerra. La primer mención data de 1516. Fue suprimido en 1834. 5.2.3 Lugar(es) Su sede estuvo en Valladolid hasta 1561 y en 1601-1605. En Madrid de 1561 a 1601 y de 1606 a 1834. 5.2.4 Estatuto Jurídico 5.2.5. Funciones, ocupaciones, actividades Organismo de la Administración Central del Estado El Consejo de Guerra se creó para resolver los asuntos relacionados con el ámbito militar. Simultáneamente tuvo competencias judiciales y gubernativas...

Ejemplo de la ISAAR (CPF) 5.3. Área de relaciones Primera relación 5.3.1 Nombre(s)/identificadores de instituciones, personas o familias relacionadas Forma autorizada del nombre Consejo Real de Castilla 5.3.2 Naturaleza de la relación 5.3.3 Descripción de la relación Identificador del registro de autoridad Descripción específica 5.3.4. Fechas de la relación Fechas a visualizar Fecha ISO 8601 ES47161AGS/RA00002 Temporal Predecesor 1516 (probable) 1516

Ejemplo de la ISAAR (CPF) 5.3. Área de relaciones Segunda relación 5.3.1 Nombre(s) / identificadores de instituciones, personas o familias relacionadas Forma autorizada del nombre Identificador del registro de autoridad Tribunal Supremo de Guerra y Marina ES47161AGS/RA00003 5.3.2 Naturaleza de la relación Temporal 5.3.3 Descripción de la relación Descripción específica 5.3.4. Fechas de la relación Fechas a visualizar Fecha ISO 8601 Sucesor 1834 1516

Ejemplo de la ISAAR (CPF) 5.3. Área de relaciones. Tercera Relación 5.3.1 Nombre(s) / identificadores de instituciones, personas o familias relacionadas 5.3.2 Naturaleza de la relación 5.3.3 Descripción de la relación 5.3.4. Fechas de la relación Forma autorizada del nombre Identificador del registro de autoridad Descripción específica Forma narrativa Fechas a visualizar Secretaría de Despacho de Guerra ES47161AGS/RA00005 Asociativa Entidad relacionada por tramitación administrativa La Secretaría de Despacho de Guerra era la encargada de la dirección y ejecución de la política militar terrestre mantenía una relación estrechísima con el Consejo en la tramitación administrativa de expedientes relativos a su competencia. El secretario del Despacho fue en algún periodo presidente de dicho Consejo 1717-01-20/1834-03-24 Fecha ISO 8601 1717-01-20/1834-03-24

Ejemplo de la ISAAR (CPF) 5.4. Área de control 5.4.1 identificador del registro de autoridad 5.4.2 identificador(es) de la Agencia 5.4.3 Reglas o convenciones Forma autorizada del nombre Código Norma de identificación ES47161AGS/RA00001 Archivo General de Simancas ES-47161AGS 5.4.4. Estado Finalizado 5.4.5. Nivel de detalle Completo 5.4.6. Fecha creación 2002-10-25 5.4.8. Fuentes Se anexa listado ISO 15511 Information and Documentation. International Standard identifier for libraries and related organizations. -ISAAR (CPF) - Norma de contenido de datos: Reglas de catalogación - Normas ISO: de codificación de fechas ISO 8601; de codificación de país ISO 3166; de codificación de institución ISO 15511; de referencias bibliográficas ISO 690... 5.4.7. Lengua Español en escritura latina 5.4.8. Notas Registro creado por Julia Rodríguez

El texto completo de la edición 2003 de la Norma ISAAR (CPF) en español, está disponible en la página web del Archivo General de la Nación: http://www.agn.gob.mx