Normalización de la Descripción

Transcripción

1 Normalización de la Descripción Tipos de normas Normas Estructurales (Qué elementos) ISAD (G) ISAAR (CPF) ISDF ISDIAH

2 La norma ISDIAH Norma internacional para la descripción de Instituciones que custodian fondos de archivo International for Describing Institutions with Archival Holdings Institución con fondos de archivo. Una organización, que custodia y preserva documentos de archivo y los hace accesibles al público. Institution with archival holdings). Glosario p. 12

3 La norma ISDIAH Norma internacional para la descripción de Instituciones que custodian fondos de archivo ü 2005: Documento de trabajo elaborado por un grupo del Comité de Buenas Prácticas y Normas Profesionales (ICA/CBPS). Berna, Suiza ü 2006: Primer borrador. Milán. ü 2008: Primera edición ISFDF. Kuala Lumpur.

4 La norma ISDIAH Norma internacional para la descripción de Instituciones que custodian fondos de archivo Facilitar el acceso Necesidad de vincular la descripción con información sobre aquellos que ofrecen el acceso.

5 La norma ISDIAH Norma internacional para la descripción de Instituciones que custodian fondos de archivo Tradicionalmente Facilitar Archivos elbibliotecas acceso Museos Familias Centros de Información Necesidad de vincular la descripción con información sobre aquellos que ofrecen el acceso.

6 La norma ISDIAH: Alcance ü Reglas prácticas para identificar, contactar y acceder a los servicios de las instituciones que detentan fondos de archivos. ü Para servir como punto de acceso normalizado. ü Para documentar las relaciones entre las instituciones y entre ellas y los documentos. ü Ofrece directrices para establecer estas relaciones

7 La norma ISDIAH: Metodología a. el nombre del elemento de descripción; b. un enunciado del objetivo del elemento de descripción; c. un enunciado de la regla(s) y las fechas pertinentes aplicables a cada elemento; y d. en la medida de lo posible, ejemplos que ilustren la aplicación de la regla o reglas.

8 ISDIAH 6 Áreas 31 elementos La norma ISDF Áreas 1. Identificación 2. Contacto 3. Descripción 4. Acceso 5. Servicios 6. Control Identificación unívoca de la función como punto de acceso Cómo contactar con la institución Historia de la institución Inf., sobre el acceso, requisitos, horarios Inf., sobre servicios técnicos Quién, cuándo se creó la descripción

9 La norma ISDIAH: Elementos de una descripción de función 1. Área de identificación 1.1 Identificador 1.2 Forma(s) autorizada(s) del nombre 1.3 Forma(s) paralela(s) del nombre 1.4 Otras forma(s) del nombre 1.5 Tipo de institución que conserva los fondos de archivo 2. Área de contexto 2.1 Localización y direccione(s) 2.2 Teléfono, fax, correo electrónico 2.3 Personas de contacto 3. Área de descripción 3.1 Historia de la institución que custodia los fondos de archivo 3.2 Contexto cultural y geográfico 3.3 Atribuciones/Fuentes legales 3.4 Estructura administrativa 3.5 Gestión de documentos y política de ingresos 3.6 Edificio(s) 3.7 Fondos y otras colecciones custodiadas 3.8 Instrumentos de descripción, guías y publicaciones 4. Área de acceso 4.1 Horarios de apertura 4.2 Condiciones y requisitos para el uso y el acceso 4.3 Accesibilidad 5. Área de servicios 5.1 Servicios de ayuda a la investigación 5.2 Servicios de reproducción 5.3 Espacios públicos 6. Áreas de control 6.1 Identificador de la descripción 6.2 Identificador de la institución 6.3 Reglas y/o convenciones 6.4 Estado de elaboración 6.5 Nivel de detalle 6.6 Fechas de creación, revisión o eliminación 6.7 Lengua(s) y escritur(a) 6.8 Fuentes 6.9 Notas de mantenimiento

10 La norma ISDIAH: Elementos de una descripción de función 1. Área de identificación 1.1 Identificador 1.2 Forma(s) autorizada(s) del nombre 1.3 Forma(s) paralela(s) del nombre 1.4 Otras forma(s) del nombre 1.5 Tipo de institución que conserva los fondos de archivo 2. Área de contexto 2.1 Localización y direccione(s) 2.2 Teléfono, fax, correo electrónico 2.3 Personas de contacto 3. Área de descripción 3.1 Historia de la institución que custodia los fondos de archivo 3.2 Contexto cultural y geográfico 3.3 Atribuciones/Fuentes legales 3.4 Estructura administrativa 3.5 Gestión de documentos y política de ingresos 3.6 Edificio(s) 3.7 Fondos y otras colecciones custodiadas 3.8 Instrumentos de descripción, guías y publicaciones 4. Área de acceso 4.1 Horarios de apertura 4.2 Condiciones y requisitos para el uso y el acceso 4.3 Accesibilidad 5. Área de servicios 5.1 Servicios de ayuda a la investigación 5.2 Servicios de reproducción 5.3 Espacios públicos 6. Áreas de control 6.1 Identificador de la descripción 6.2 Identificador de la institución 6.3 Reglas y/o convenciones 6.4 Estado de elaboración 6.5 Nivel de detalle 6.6 Fechas de creación, revisión o eliminación 6.7 Lengua(s) y escritur(a) 6.8 Fuentes 6.9 Notas de mantenimiento

11 1. Área de identificación 1.1 Identificador Proporcionar un código numérico o alfanumérico que de modo único identifique a la institución que detenta los fondos de archivo.

12 1. Área de identificación 1.2 Forma(s) autorizada(s) del nombre Crear un punto de acceso normalizado que identifique de manera unívoca la institución detentora de los fondos de archivo, objeto de la descripción.

13 1. Área de identificación 1.3 Forma(s) paralela(s) del nombre Indicar las distintas formas que adopta la forma autorizada del nombre de la institución detentora de los fondos de archivo en otra(s) lengua(s) o escritura(s).

14 1. Área de identificación 1.4 Otras forma(s) del nombre Proporcionar cualquier otro(s) nombre(s) de la institución descrita que custodia los fondos de archivo, que no se haya mencionado en ningún otro lugar del Área de Identificación.

15 1. Área de identificación 1.5 Tipo de institución que conserva los fondos de archivo Identificar la tipología de la institución que custodia los fondos de archivo.

16 2. Área de contexto 2.1 Localización y direccione(s) Facilitar todas las direcciones pertinentes de la institución detentora de los fondos de archivo descrita, tanto las direcciones físicas como electrónicas.

17 2. Área de contexto 2.2 Teléfono, fax, correo electrónico Proporcionar los datos necesarios para contactar con la institución que tiene la custodia de los documentos de archivo.

18 2. Área de contexto 2.3 Personas de contacto Proporcionar a los usuarios la información necesaria para contactar con los miembros del personal.

19 3. Área de descripción 3.1 Historia de la institución que custodia los fondos de archivo Proporcionar una breve historia de la institución que custodia los fondos de archivo.

20 3. Área de descripción 3.2 Contexto cultural y geográfico Proporcionar información sobre el contexto geográfico y cultural de la institución que detenta los fondos de archivo.

21 3. Área de descripción 3.3 Atribuciones/Fuentes legales Indicar las fuentes legales de la institución que custodia los fondos de archivo, origen de sus competencias legales, funciones, responsabilidades o esfera de actividad, incluida la territorial.

22 3. Área de descripción 3.4 Estructura administrativa Representar la actual estructura administrativa de la institución que custodia los fondos de archivo.

23 3. Área de descripción 3.5 Gestión de documentos y política de ingresos Informar sobre la gestión de documentos y la política de ingreso de documentos desarrollada por la institución que custodia los documentos de archivo.

24 3. Área de descripción 3.6 Edificio(s) Aportar información sobre el edificio o los edificios de la institución que detenta los fondos de archivo.

25 3. Área de descripción 3.7 Fondos y otras colecciones custodiadas Proporcionar una aproximación a los fondos y otras agrupaciones documentales custodiados en la institución que detenta los fondos de archivo.

26 3. Área de descripción 3.7 Instrumentos de descripción, guías y publicaciones Proporcionar una visión general de los instrumentos de descripción publicados y/o no publicados, y especialmente de las guías, preparados por la institución que custodia los fondos de archivo así como cualquier otra publicación que se considere pertinente.

27 4. Área de acceso 4.1 Horarios de apertura Facilitar información sobre el horario de apertura y las fechas anuales de cierre de la institución que custodia los recursos archivísticos.

28 4. Área de acceso 4.2 Condiciones y requisitos para el uso y el acceso Facilitar información relativa a las condiciones, requisitos y procedimientos necesarios para el acceso y el uso de los servicios que ofrece la institución.

29 4. Área de acceso 4.3 Accesibilidad Proporcionar información relacionada con el acceso físico a la institución que detenta los fondos de archivo y a sus servicios.

30 La norma ISDIAH: Elementos de una descripción de función 5. Área de servicios 5.1 Servicios de ayuda a la investigación 5.2 Servicios de reproducción 5.3 Espacios públicos

31 5. Área de servicios 5.1 Servicios de ayuda a la investigación Proporcionar información sobre los servicios de ayuda a las consultas e investigación que se ofrecen en la institución que custodia los documentos de archivo.

32 5. Área de servicios 5.2 Servicios de reproducción Proporcionar información sobre los servicios de reproducción. Incluir requisito técnicos y tarifas

33 5. Área de servicios 5.3 Espacios públicos Proporcionar información sobre los espacios públicos disponibles. Espacios de exposiciones permanentes o temporales, acceso a Internet gratuito o con cargo, maquinas expendedoras, cafetería, restaurante, tiendas, etc.

34 La norma ISDIAH: Elementos de una descripción de función 6. Áreas de control 6.1 Identificador de la descripción 6.2 Identificador de la institución 6.3 Reglas y/o convenciones 6.4 Estado de elaboración 6.5 Nivel de detalle 6.6 Fechas de creación, revisión o eliminación 6.7 Lengua(s) y escritura(s) 6.8 Fuentes 6.9 Notas de mantenimiento

35 La norma ISDIAH: Elementos de una descripción de función 6. Vinculación de la descripción de la institución que custodia los fondos de archivo con los recursos Archivísticos y sus productores.