GOBIERNO AUTÓNOMO DEL DEPARTAMENTO DE SANTA CRUZ AUDITORIA GENERAL INFORME DE RELEVAMIENTO DE INFORMACION DE LOS ACTIVOS FIJOS QUE NO CUENTAN CON DERECHO PROPIETARIO I. ANTECEDENTES INFORME Nº AG RELV-06/14 A través de la circular N GDS/SCCI/CIR-016/2013 del 31 de julio de 2013, la Contraloría General del Estado instruye la incorporación en la Planificación Estratégica 2014-2016 de Auditoría General del Gobierno Autónomo Departamental, las auditorias sugeridas a través de los informes de evaluación, es así que considerando la disponibilidad de horas en el POA 2014, Auditoria General, consideró la ejecución de un Relevamiento de Información de los Activos Fijos que no cuentan con derecho propietario, toda vez que fuera sugerido por la Contraloría General del Estado a través del informe evaluatorio IS/I002/M13 del 13 de mayo de 2013, evaluatorio al informe de auditoría AG-AUFIN-01/13-12 correspondiente a la Auditoria de confiabilidad de los Registros Contables y Estados Financieros del Gobierno Autónomo del Departamento de Santa Cruz por el ejercicio finalizado al 31 de diciembre de 2012. Por lo expuesto en párrafos anteriores, de acuerdo a las NAG 217 como procedimiento preliminar al inicio de la auditoria, se instruye la realización de un relevamiento de información de cuyo producto surgió el presente informe. II. OBJETIVOS El objetivo del presente informe de relevamiento es determinar el grado de auditabilidad, sobre la base de información y documentación objetiva y suficiente que permita llegar a cumplir con los objetivos de la auditoría planificada. III. OBJETO DEL EXAMEN Constituirían objeto de la auditoría, los documentos de respaldo de los Activos Fijos, los documentos de propiedad, inscripciones en registros de las entidades que correspondan.
IV. ALCANCE DEL EXAMEN El presente relevamiento de información se efectúo de acuerdo con el Manual de Normas de Auditoría Gubernamental, la séptima norma general 217 Relevamiento de Información, aprobada mediante Resolución CGR/094/2012 del 27 de agosto de 2012, el tipo de evidencia fue documental y la fuente de su obtención interna, como resultado de la aplicación de los procedimientos descritos en el programa de trabajo. El relevamiento de información comprendió la verificación de la evidencia documental que respalda los activos fijos que no cuentan con derecho propietario del 1 de enero de 2011 al 30 de abril de 2014. V. RESULTADOS DEL RELEVAMIENTO Como antecedente aclaramos que con Comunicación Interna SEH N 108/2011 de fecha 11 de agosto de 2011, el Lic. José Luis Parada Rivero, Secretario de Economía y Hacienda, manifestó al Gobernador del Departamento de Santa Cruz sobre el resultado de las recomendaciones emergentes del informe N AG-AUFIN-01/11-I2 de Auditoría Financiera a los Registros y Estados Financieros del Gobierno Autónomo Departamental al 31 de diciembre de 2010, mencionando que se conformo una comisión de trabajo entre los responsables del cumplimiento para cumplir con lo recomendado, señalando además que el plazo establecido en el formato 2, del 31/12/11 no podrá ser cumplido, debido que al cierre de la Corporación de Desarrollo Santa Cruz 31 de diciembre de 2005, no se realizaron los procedimientos de transferencia de bienes establecidos en el Decreto Supremo N 24206 reglamentario de la Ley N 1654 de descentralización administrativa, aspecto que origino que en la gestión 1996 no se pudo contar con la documentación legal de respaldo sobre el derecho propietario de los bienes activos fijos inmuebles y vehículos para ser inscritos a nombre de la Prefectura, asimismo menciona que debido a estos antecedente se continua con problemas para el registro del derecho propietario de los bienes inmuebles y vehículos. 1. Objetivos y Funciones de las áreas objeto de nuestro examen En el marco de la Constitución Política del Estado, la Ley No. 1654 del 28 de julio de 1995, regulaba el régimen de descentralización Administrativa del Poder Ejecutivo a nivel departamental, que conforme al sistema unitario de la República consistió en la transferencia y delegación de atribuciones de carácter técnico administrativo no privativas del poder Ejecutivo a nivel Nacional.
Mediante el Decreto Supremo Nº 24206 del 29 de diciembre de 1995 se reglamenta la estructura y funcionamiento de las Ex Prefecturas Departamentales, modificándose con el Decreto Supremo Nº 24833 del 2 de septiembre de 1997 y actualizándose con el Decreto Supremo Nº 25060 del 2 de junio de 1998 y Nº 26767, abrogando el Decreto anterior. En cumplimiento de dichas disposiciones, las Ex Prefecturas administran sus recursos programando sus obligaciones y ejecución de su presupuesto de gastos, de conformidad a las normas del Sistema de Tesorería y Crédito Público. El 23 de enero de 2006 mediante Decreto Supremo Nº 28603, el Señor Presidente de la República, en el marco de lo establecido en el artículo 109 de la Constitución Política del Estado, de conformidad a la Ley Nº 3090 del 06 de julio de 2005 y en virtud a los resultados emitidos por la Corte Nacional Electoral en el proceso electoral efectuado el 18 de diciembre de 2005, designa al Prefecto y Comandante General del Departamento de Santa Cruz como primera autoridad electa. El Prefecto ejerce la función de Comandante General del Departamento, designaba y tenía bajo su dependencia a los Subprefectos en las provincias y a los corregidores en los cantones, así como a las autoridades administrativas departamentales cuyo nombramiento no esté reservado a otra instancia. El Poder Ejecutivo a nivel departamental se ejercía de acuerdo a un régimen de descentralización administrativa y en cada departamento existía un Consejo Departamental, presidido por el Prefecto, cuya composición y atribuciones establece la ley. Que la anterior Constitución Política del Estado reconoce que el pueblo delibera y gobierna a través del referéndum y que en ejercicio de dicho derecho el pueblo cruceño, mediante el Referéndum Vinculante a la Asamblea Constituyente para el establecimiento de Autonomías Departamentales llevado a cabo el 02 de julio de 2006 en el que el Departamento de Santa Cruz obtuvo el 71% de votos favorables, y el mandato del cabildo del Millón del 15 de diciembre de 2006; y aprobado por el voto mayoritario de los ciudadanos bolivianos de la circunscripción electoral del Departamento de Santa Cruz en el Referéndum del 04 de mayo de 2008 aprobado de acuerdo a Resolución de Consejo Departamental Nº 11/2008 del 30 de enero del 2008 en su artículo 1º, Santa Cruz se constituye en DEPARTAMENTO AUTONOMO, como expresión de la identidad histórica, la vocación democrática y autonómica del pueblo cruceño y en ejercicio de su derecho a la AUTONOMIA DEPARTAMENTAL, reforzando la unidad de la República de Bolivia y los lazos de hermandad y solidaridad entre todos los bolivianos; con competencias y atribuciones normativas o legislativas, administrativas y ejecutivas, además de los recursos económicos necesarios para la debida implementación de su autonomía.
El 25 de enero de 2009, se aprueba mediante Referéndum, la Nueva Constitución Política del Estado, que fue redactada y aprobada por la Asamblea Constituyente en diciembre de 2007 y objeto de algunas modificaciones por el Honorable Congreso Nacional en octubre de 2008, y puesta en vigencia el 07 de febrero de 2009, en la Tercera Parte, Estructura y Organización Territorial del Estado, Título I Organización Territorial del Estado artículo 274, dice: En los departamentos descentralizados se efectuará la elección de prefectos y consejeros departamentales mediante sufragio universal. Estos departamentos podrán acceder a la autonomía departamental mediante referendo. La disposición transitoria tercera de la nueva Constitución Política del Estado ratifica a los departamentos que optaron por las autonomías departamentales en el referendo del 2 de julio de 2006 el derecho de acceder directamente a este régimen de autonomías. La citada disposición reconoce la preexistencia de los estatutos de los departamentos de Beni, Pando, Santa Cruz y Tarija, y su vigencia en todo aquello que no sea contrario a la Constitución. Ley N 4021, del 14 de abril de 2009, el Señor Presidente de la República, en el marco de lo establecido en el artículo 2, del Régimen Electoral Transitorio, regula el procedimiento, desarrollo, vigilancia y control del proceso electoral para la constitución de la Asamblea Legislativa Plurinacional, elección de la Presidenta o Presidente, Vicepresidenta o Vicepresidente y autoridades departamental y municipales; en el marco de esta normativa se realizaron las elecciones del 6 de diciembre de 2009 y las elecciones del 4 de abril de 2010; además de los referéndum autonómicos, la elección de asambleístas departamental y Consejeros Departamentales para los fines establecidos en la presente ley. Llevado a cabo el 04 de abril de 2010, las elecciones para Gobernador y/o Gobernadora del Departamento de Santa Cruz, obteniendo el 52,60% de votos mayoritario, teniendo como Primer Gobernador Electo del Gobierno Autónomo Departamental de Santa Cruz, al Señor Rubén Armando Costas Aguilera. Asimismo la nueva Constitución Política del Estado aprobada el 25 de enero de 2009 en su Artículo 271, dice: La Ley Marco de Autonomías y Descentralización regulará el procedimiento para la elaboración de Estatutos autonómicos y Cartas Orgánicas, la transferencia y delegación competencial, el régimen económico financiero, y la coordinación entre el nivel central y las entidades territoriales descentralizadas y autónomas; II. La Ley Marco de Autonomías y Descentralización será aprobada por dos tercios de votos de los miembros presentes de la Asamblea Legislativa Plurinacional. Artículo 279 El órgano ejecutivo departamental está dirigido por la Gobernadora o el Gobernador, en condición de máxima autoridad ejecutiva.
Por lo antes mencionado la Asamblea Legislativa del Estado Plurinacional, decreta las siguientes leyes: a) Ley N 017 de 24 de mayo de 2010 Ley Transitoria para el Funcionamiento de las Entidades Territoriales Autónomas, la misma que regula la transición ordenada de las Prefecturas de Departamento a los Gobiernos Autónomos Departamentales estableciendo procedimientos transitorios para su financiamiento y funcionamiento. La misma que establece lo siguiente en los artículos que se mencionan a continuación: Artículo 7. (Estructura Organizacional y Administrativa de los Gobiernos Autónomos Departamentales) I. Los Gobiernos Autónomos Departamentales establecerán su estructura organizacional y administrativa, conforme a los Sistemas de la Ley No. 1178, de 20 de julio de 1990, de Administración y Control Gubernamentales y disposiciones concordantes. Artículo 13. (Transferencia de Derechos y Obligaciones). Se transfiere a los Gobiernos Autónomos Departamentales todos los derechos, obligaciones, convenios, créditos, donaciones, recursos financieros y no financieros, patrimonio, activos y pasivos de las ex Prefecturas Departamentales. b) Ley N 031 de 19 de julio de 2010 Ley Marco de Autonomías y Descentralización Andrés Ibáñez, la que tiene por objeto regular el régimen de autonomías por mandato del Artículo 271 de la Constitución Política del Estado y las bases de la organización. Con ésta ley se abrogan las siguientes disposiciones legales que regían el accionar de la Prefectura de Santa Cruz: Ley N 1551, de Participación Popular, promulgada el 20 de abril de 1994. Ley N 1702, Ley de Modificaciones a la Ley N 1551 de 17 de julio de 1996. Ley N 1654, de Descentralización Administrativa, del 28 de julio de 1995. Ley N 2316, de Modificación al Artículo 14 de la Ley 2028, de 23 de enero de 2000. Decreto Supremo N 25060, de 2 de junio de 1998, Estructura Orgánica de las Prefecturas de Departamento y Decretos modificatorios al Decreto Supremo Nº 25060.
Decreto Supremo N 24997 de 31 de marzo de 1998, Consejos Departamentales. Decreto Supremo N 27431, de 7 de abril de 2004, Consejos Departamentales. Decreto Supremo N 29691, de 28 de agosto de 2008, elección de los Consejos Departamentales. Decreto Supremo N 29699, de 6 de septiembre de 2008, elección de los Consejos Departamentales. c) La Ley N 031 de 19 de julio de 2010 Ley Marco de Autonomías y Descentralización Andrés Ibáñez en lo que corresponde a la autonomía departamental, en los siguientes artículos establece lo siguiente: Artículo 30. (GOBIERNO AUTÓNOMO DEPARTAMENTAL). El Gobierno Autónomo Departamental está constituido por dos órganos: 1. Una asamblea departamental, con facultad deliberativa, fiscalizadora y legislativa en el ámbito de sus competencias. Está integrada por asambleístas departamentales elegidos y elegidas, según criterios de población, territorio y equidad de género, por sufragio universal y por asambleístas departamentales representantes de las naciones y pueblos indígena originario campesinos. Las y los representantes de las naciones y pueblos indígena originario campesinos deberán ser elegidas y elegidos de acuerdo a sus normas y procedimientos propios. 2. Un Órgano Ejecutivo, presidido por una Gobernadora o Gobernador e integrado además por autoridades departamentales, cuyo número y atribuciones serán establecidos en el estatuto. La Gobernadora o Gobernador será elegida o elegido por sufragio universal en lista separada de los asambleístas. Artículo 31. (ASAMBLEA DEPARTAMENTAL). El estatuto autonómico departamental deberá definir el número de asambleístas y la forma de conformación de la Asamblea Departamental, elaborando la legislación de desarrollo de la Ley del Régimen Electoral. d) El Estatuto del Departamento Autónomo de Santa Cruz entró en vigencia el 16 de mayo de 2008, con la publicación de la Ley Departamental N 01 de 15 de mayo de 2008 de puesta en vigencia del Estatuto del Departamento Autónomo de Santa Cruz y de transformación de instituciones de acuerdo a disposiciones del mismo, en cumplimiento al resultado del Referéndum Departamental del 4 de Mayo de 2008 de ratificación.
Área de Activo Fijo Objetivo Proveer oportuna y eficientemente los bienes y servicios requeridos para ejecutar las operaciones de la Gobernación. Funciones - Recibir los bienes adquiridos, cotejando la documentación pertinente con lo efectivamente solicitado por la Gobernación y verificar la cantidad y atributos técnico, físicos, funcionales o de volumen de los bienes. - Administrar y controlar los bienes de uso de propiedad de la Gobernación, y efectuar las acciones técnicas, administrativas y operativas necesarias para la disposición de los bienes institucionales. - Efectuar el control, demanda y ejecución de los servicios de mantenimiento y salvaguarda de los bienes muebles e inmuebles de la Institución. - Registrar el ingreso de los bienes a Activos Fijos, respaldando la operación con los siguientes documentos: - Formulario de Ingreso a Activos Fijos; - Formulario de Orden de Compra, Nota de Adjudicación, contrato ó, documento de convenio de donación o transferencia. - Nota de Remisión del Proveedor. - Enviar copia del formulario de Recepción de Bienes a la Dirección Financiera para el registro contable correspondiente, hasta el décimo día hábil a partir de la fecha de recepción. - Cumplir con las tareas de identificación, registro de derecho propietario, mantenimiento y atención de demandas de mantenimiento de los activos fijos muebles. - Asignar en forma personalizada y mediante registro los activos fijos muebles a los funcionarios de la Prefectura. - Cumplir con las medidas de salvaguarda establecidas en las NB-SABS. - Realizar el control y seguimiento de pólizas de seguros de los bienes institucionales. - Emitir el certificado de no deudor al personal transferido o sometido a retiro. - Elaborar inventarios periódicos y sorpresivos e informar a las autoridades superiores sobre cambios, pérdidas o sustracciones de los activos fijos muebles institucionales. - Efectuar la contratación de los servicios de mantenimiento de hardware y software de la Gobernación y coordinar con el área responsable, la supervisión de la ejecución de los mismos. - Controlar los ingresos y salidas de bienes de la Gobernación. - Supervisar el funcionamiento de la Central Telefónica
- Controlar la apertura y cierre de las puertas de acceso a los edificios de la Gobernación. - Supervisar y controlar el mantenimiento oportuno de los vehículos; autorizar el uso temporal de vehículos del pool según necesidades institucionales; verificar la documentación de propiedad, cumplimiento de obligaciones impositivas, control de actualización de placas y, otros servicios que permitan el mejor uso de los vehículos de propiedad de la Gobernación. - Llevar los registros estadísticos y contables, en forma ordenada y actualizada, de los vehículos, aplicando para ello los formularios correspondientes. Servicio Jurídico Objetivo Precautelar la Seguridad Jurídica y Política del Gobierno Autónomo Departamental, velando por la legalidad y el servicio tranparente de la autonomía, así como también generando propuestas, iniciativas, espacios de participación ciudadana en el departamento para el cumplimiento de los fines institucionales. Funciones - Atender los asuntos jurídicos institucionales de la Gobernación. - Patrocinar y dar seguimiento a procesos jurídicos judiciales en los que la Gobernación sea parte. - Apoyar en la gestión administrativo legal de la Gobernación. - Elaborar proyectos de disposiciones legales, para potenciar el desarrollo normativo en las materias de competencias Gubernamentales. - Emitir informes, recomendaciones y dictámenes de carácter jurídico. - Supervisar la adecuación de las normas de los sistemas de la Ley 1178, a nivel de los Reglamentos Específicos. - Supervisar el cumplimiento de los requisitos jurídicos para los procesos de otorgamiento de personerías jurídicas. 2. Estructura Organizacional Mediante Ley Departamental N 55/2013 del 6 de junio de 2013, se establece una nueva estructura de cargos del Gobierno Autónomo Departamental de Santa Cruz, como se describe a continuación: Nivel Superior - Gobernador
- Asamblea Legislativa Departamental Nivel de Control - Auditoría General Nivel de Asesoramiento - Asesoría General Nivel Ejecutivo y Operativo - Secretaría de Coordinación Institucional. - Secretaría de Obras Públicas y Ordenamiento Territorial - Secretaría de Educación y Cultura - Secretaría de Salud y Políticas Sociales - Secretaría de Desarrollo Productivo, Industria y Comercio - Secretaría General - Secretaría de Desarrollo Sostenible y Medio Ambiente - Secretaría de Economía y Hacienda - Secretaría de Pueblos Indígenas - Secretaría de Energía, Minas e Hidrocarburos - Secretaria de Gobierno - Secretaria de Seguridad Ciudadana Nivel Desconcentrado - Instituto Cruceño de Estadística - Servicio Departamental de Caminos - Servicio Departamental de Deportes (SEDEDE) - Servicio Departamental de Salud (SEDES) - Servicio Departamental de Políticas Sociales (SEDEPOS) - Servicio Departamental Agropecuario de Santa Cruz (SEDACRUZ) - Centro de Investigación Agrícola Tropical (CIAT) - Servicio de Cuencas (SEARPI) - Centro de Rehabilitación Nueva Vida Santa Cruz ( CENVICRUZ)
3. Consideraciones normativas para la emisión del informe de relevamiento La normativa legal considerada para la emisión del presente informe de relevamiento es la siguiente: Constitución Política del Estado, aprobada mediante Ley 2650 del 13 de abril de 2004. Constitución Política del Estado, aprobada mediante Referéndum el 25 de enero de 2009. Ley de Administración y Control Gubernamental Nº 1178, del 20 de julio de 1990, y Decretos Reglamentarios. Ley Nº 1654 del 28 de julio de 1995, Ley de Descentralización Administrativa. Ley del Sistema de Control Fiscal, artículo 77. Decreto Supremo Nº 23318-A de 03 de noviembre de 1992, Reglamento de Responsabilidad por la Función Pública. Manual de Normas de Auditoría Gubernamental, aprobadas mediante Resolución N CG/026/2005 del 24 de febrero de 2005, la segunda versión aprobada mediante Resolución Nº CGR/079/2006, vigente a partir del 4 abril de 2006 y la última versión aprobada mediante Resolución CGE/094/2012 del 27 de agosto de 2012. Principios, Normas Generales y Básicas de Control Interno Gubernamental aprobado mediante Resolución CGR-1/173/2002 del 31 de octubre de 2002. Guía para la aplicación de los Principios, Normas Generales y Básicas de Control Interno Gubernamental, aprobado mediante Resolución CGR-1/173/2002 del 31 de octubre de 2002. Reglamento para el ejercicio de las atribuciones de la Contraloría General de la República y Reglamento de la responsabilidad por la función pública, Decreto Supremo N 23215 y 23318-A del 22 de julio y 3 de noviembre de 1992 respectivamente. Normas Básicas del Sistema de Administración mediante D.S. Nº 25964 del 21 de Octubre de 2000. Normas Básicas del Sistema de Administración de Bienes y Servicios aprobadas mediante Decreto Supremo Nº 29190 del 11 de julio de 2007.
Normas Básicas del Sistema de Administración de Bienes y Servicios aprobadas mediante Decreto Supremo Nº 181 del 15 de julio de 2009. Normas Básicas del Sistema de Contabilidad Gubernamental Integrada, aprobadas mediante Resolución Suprema N 218040 del 29 de julio de 1997. Normas Básicas del Sistema de Contabilidad Integrada, aprobadas mediante Resolución Suprema Nº 222957 del 4 de marzo de 2005. Reglamento Específico del Sistema de Contabilidad Integrada de la Prefectura de Santa Cruz, aprobado con Resolución Administrativa Nº 429/2007 del 3 de septiembre de 2007. Manual de Organización y Funciones, aprobado con Resolución de Gobernación N 108/09 de fecha 30 de septiembre de 2009 Manual de Organización y Funciones, vigente aprobado con Resolución de Gobernación N 309 B/2012 de fecha 06 de marzo de 2012 Otras disposiciones legales vigentes 4. Áreas de Riesgo A través del relevamiento de información realizado se ha evidenciado un alto riesgo por la falta de regularización del derecho propietario de los Activos Fijos Inmuebles y Vehículos, como se detalla: 4.1 El gran número de Activos Fijos Inmuebles y Vehículos que no cuentan con el derecho propietario, presentándose de la siguiente manera: - En proceso de saneamiento (34 inmuebles y 71 vehículos) - A nombre de Prefectura Cordecruz, Comité de Obras, Servicio Prefectural de Caminos y Programa de Naciones Unidas (62 inmuebles y 570 vehículos) - No cuentan con documentos de propiedad (40 inmuebles y 134 vehículos). 5. Análisis realizado por Auditoría General La verificación realizada por Auditoría General para determinar el grado de auditabilidad y el establecimiento de posibles indicios de responsabilidad por la función pública de los
Activos Fijos que no cuentan con derecho propietario, consistió en evaluar y determinar, el grado de avance en los procesos de regularización del derecho propietario de los Activos Fijos Inmuebles y Vehículos, considerando la debida documentación de respaldo, respecto a: a) Análisis y evaluación a los Activos Fijos, treinta y cuatro (34) Inmuebles y setenta y un (71) Vehículos que se encontraban en proceso de saneamiento. b) Análisis y evaluación a los Activos Fijos, sesenta y dos (62) Inmuebles y quinientos setenta (570) vehículos registrados a nombre de Prefectura, Cordecruz, Comité de Obras, Servicio Prefectural de Caminos y el Programa de Naciones Unidas. c) Análisis y evaluación a los Activos Fijos, cuarenta (40) Inmuebles y ciento treinta y cuatro (134) vehículos, que no cuentan con documentos de propiedad. A partir del análisis realizado por auditoría general, descrito precedentemente, se han identificado las siguientes observaciones, con posibles indicios de responsabilidad por la función pública: 5.1 Demora en la obtención del Derecho Propietario de los Activos Fijos Inmuebles y Vehículos que se encontraban en Proceso de saneamiento. De la revisión realizada a la documentación de respaldo proporcionada por el área de Activos Fijos, se ha podido establecer que no existe un avance adecuado y significativo, respecto a la regularización del derecho propietario de los Activos Fijos Inmuebles y Vehículos que se encontraban en proceso de saneamiento al 31/12/12, verificándose que de un total de setenta y un (71) vehículos y treinta y cuatro (34) inmuebles que se encontraban en proceso de saneamiento, tan solo se perfecciono el derecho propietario de cinco (5) Inmuebles y un 1 Vehículo. Asimismo, a la fecha del presente relevamiento de información, se ha determinado un nuevo registro de inmuebles y vehículos que se encontrarían en proceso de saneamiento, tal como se detalla: Detalle Alcance Al 31/12/12 Al 15/04/14 Inmuebles en proceso de saneamiento 34 52 Vehículos en proceso de saneamiento 71 308 Al respecto el Lic. Edgar Rivera León, responsable de Activo Fijo, manifiesta que el incremento de inmuebles y vehículos registrados en la presente gestión, en relación a la
gestión 2012, corresponde a que inmuebles y vehículos que se encontraban a nombre de otras entidades, actualmente ya se encuentran en proceso de saneamiento a nombre de Gobierno Autónomo Departamental, aspecto demostrado y registrado en los reportes emitidos por el responsable de Activo Fijo, como por ejemplo los siguientes: Inmueble Ubicación Inmueble a nombre de: Edificio Castilla Sub Gobernación SEPCAM SEPCAM SEPCAM SEPCAM Calle Loaysa Nº 240 OF: 801. 8vo piso La Paz Plaza 11 de junio - Comarapa Localidad de San Jose Km 71 y 700 mtrs. Carretera a Camiri SAM MATIAS Rosa de Roca Santa Cordecruz Prefectura SEPCAM SEPCAM SEPCAM SEPCAM Documento que evidencia el inicio del proceso de saneamiento Ya se cuenta con la minuta de cambio de nombre protocolizada Con Comunicación Interna SEH DA N 27/2014 del 21/04/14 el Director Administrativo, menciona: Que la existencia de Bienes sin el derecho propietario en el Gobierno Autónomo Departamental corresponde a la herencia de entidades y Organismos Internacionales como Comité de obras Públicas, Ex Cordecruz, Programa de Naciones Unidas - PNUD, que participaron en la dotación de inmuebles, no habiéndose encargado de culminar con los procesos o transferencias de la forma correcta, inclusive la propia Prefectura no dio solución al problema del saneamiento. Asimismo menciona que en el perfeccionamiento del derecho propietario participan instituciones como Derechos Reales y el Gobierno Autónomo Municipal y principalmente para el saneamiento de vehículos, participan instituciones de cooperación técnicas extranjeras como la GTZ - Agencia de Corporación Técnica de la República Federal de Alemania, CTB - Corporación Técnica Belga, Programa de Naciones Unidas - PNUD, así como la Aduana Nacional, quienes proponen morosidad excesiva en el avance para el saneamiento. En lo que corresponde a las acciones de coordinación que ha tenido la Dirección Administrativa con el Servicio Jurídico respecto al perfeccionamiento del derecho propietario, nos informa lo siguiente:
- Con Comunicación Interna SEH/DA/AF N 104/11 de fecha 09/05/11, el encargado de Activos Fijos Lic. Edgar Rivera León, reitera a la Directora de Asuntos Jurídicos la solicitud de apoyo profesional. - Con Comunicación Interna SEH/DA/AF N 255/11 de fecha 04/10/11, el Profesional Experto Activo Fijo Lic. Edgar Rivero León, VIA el Director Administrativo, solicita a la Directora de Asuntos Jurídicos la elaboración de minutas de transferencia de todos los inmuebles ubicados en el municipio de Buena Vista. - Con Comunicación Interna SEH DA AF N 25/11 de fecha 12/10/11, el encargado de inmuebles Sr. José Luis Arteaga, VIA el Profesional Experto Activo Fijo, solicita a la Directora de Asuntos Jurídicos información sobre el avance de trámites. - Con Comunicación Interna SEH DA AF INM N 01/2012 de fecha 16/01/12, el encargado de Inmueble Sr. José Luis Arteaga, VIA el Responsable de Activos, Director Administrativo y Secretario Departamental de Economía y Hacienda, solicitó al Director de Servicio Jurídico el análisis legal y seguimiento de inmuebles adjuntando un detalle de inmuebles que identificaba entre otros, documentación existente, faltante y trámites a realizar. - Con Comunicación Interna SEH DA AF INM N 17/2012 de fecha 26/04/12, el encargado de Inmuebles Sr. José Luis Arteaga, VIA el Profesional Experto Activo Fijo y Director Administrativo, solicita a la Directora de Asuntos Jurídicos, la elaboración de minutas de transferencias y/o cambio de nombre de 18 inmuebles (adjunto detalle de inmuebles). El artículo 28 inciso h) del Reglamento Específico del Sistema de Administración de Bienes y Servicios, aprobado con Resolución de Gobernación N 290/2011 de 31 de octubre de 2011, establece: Realizar el registro del derecho propietario; los activos fijos, los vehículos y otros motorizados deben registrar su derecho propietario a nombre de la entidad en las instancias correspondiente, para lo cual el Equipo de Activo Fijo deberá efectuar seguimiento y control sobre el saneamiento de la documentación legal de los vehículos y motorizados de la entidad. El artículo 28 inciso m) del Reglamento Específico del Sistema de Administración de Bienes y Servicios, aprobado con Resolución de Gobernación N 290/2011 de 31 de octubre de 2011, establece: Realizar la incorporación al registro de activos fijos inmuebles, la cual se realizará después de haber sido recibido en forma definitiva por la Comisión de Recepción. Realizar el registro del derecho propietario, todos los inmuebles que forman parte del patrimonio de la entidad deben estar registrados a nombre de la entidad en Derechos Reales
y en el Catastro Municipal que corresponda; para lo cual el Equipo de Activo Fijo deberá efectuar seguimiento y control sobre el saneamiento de la documentación técnico legal de los bienes inmuebles. El Manual de Organización y Funciones aprobado con Resolución de Gobernación N 108/09 de fecha 30 de septiembre de 2009, establece en el numeral 4 inciso 4.17 las funciones para la Dirección Jurídica Procesal, que a la letra dice: Efectuar el análisis de temas jurídicos y presentar informes de conclusiones y recomendaciones. El Manual de Organización y Funciones vigentes aprobado con Resolución de Gobernación N 309 B/2012 de fecha 06 de marzo de 2012, establece en el numeral 4 inciso 4.15 las funciones para la Secretaria Departamental de Gobierno, que a la letra dice: Coadyuvar en las acciones de regularización del derecho propietario de los terrenos, predios e inmuebles del ejecutivo departamental a través del Servicio Jurídico Departamental. Asimismo se establece en el numeral 4 inciso 4.26 las funciones para la Dirección de Asuntos Jurídicos, que a la letra dice Registrar y transferir a favor de la Gobernación Autónoma Departamental de Santa Cruz, los inmuebles que actualmente se encuentran a nombre de otras instituciones u organismos (CORDECRUZ, Proyectos, Prefectura de Santa Cruz). De la misma forma el inciso 4. 28 establece Coordinar y hacer seguimiento ante las instancias que correspondan a los trámites relativos a funciones del equipo de saneamiento de la documentación de inmuebles. El artículo 7 de las Normas Básicas del Sistema de Administración de Bienes y Servicios aprobado con Decreto Supremo N 181, establece: El incumplimiento de las presentes NB- SABS generará responsabilidades de acuerdo a lo establecido en el Capítulo V de Responsabilidad por la Función Pública, determinada en la Ley N 1178 y Decretos Supremos Reglamentarios. Lo descrito genera distorsión de la información financiera, asimismo, esta situación por ejemplo ha ocasionado que existan vehículos de la Gobernación que no cuenten con sus respectivas placas, por la falta de registro de propiedad. La situación presentada se debe a: - Para el perfeccionamiento del derecho propietario de Activos Fijos inmuebles y vehículos participan otras entidades, las mismas que para dar curso a estos trámites se enmarcan en el cumplimiento de requisitos y plazos, generando demora para la obtención del derecho propietario.
- Si bien se pueden evidenciar acciones por parte de la Dirección administrativa, no existe un adecuado seguimiento, control y continuidad a las solicitudes de saneamiento realizadas que aseguren el perfeccionamiento del derecho propietario. - Existe poca participación y compromiso por parte de la Dirección Jurídica para el perfeccionamiento del derecho propietario. 5.2 Deficiencias en la regularización del derecho propietario de Activos Fijos Inmuebles y vehículos que continúan a nombre de otras entidades De la verificación realizada a los documentos proporcionados por la unidad de Activos Fijos, se ha podido evidenciar que si bien existe un avance, respecto a la regularización del derecho propietario, de los Activos Fijos Inmuebles y Vehículos registrados a nombre de otras entidades, se nota poca participación de la unidad jurídica, toda vez que no existen resultados que garanticen un registro oportuno del derecho propietario. Se hace notar que del total de activos fijos Inmuebles y Vehículos registrados a nombre de otras entidades al 31/12/12, a la fecha del presente relevamiento de información, se adicionan 22 inmuebles y 198 vehículos en proceso de saneamiento a nombre del Gobierno Autónomo Departamental. Asimismo, a la fecha del presente relevamiento de información, se ha determinado un nuevo registro de inmuebles y vehículos registrados a nombre de otras entidades, tal como se detalla: Detalle Alcance Al 31/12/12 Al 15/04/14 Inmuebles registrados a nombre de otras entidades 62 40 Vehículos registrados a nombre de otras entidades 570 372 Con Comunicación Interna SEH DA N 27/2014 el Director Administrativo, nos hace referencia a la demora en el trámite del derecho propietario para los vehículos, mencionando textualmente lo siguiente: En el caso de vehículos, el saneamiento de unidades esta con un avance detenido por depender el trámite exclusivamente de instituciones externas como es el PNUD y la Aduana, se hace necesario explicar que todos los vehículos adquiridos por el Programa de Naciones Unidades necesitan como requisitos el plazo de dos años transcurridos desde su internación al país para ser transferidos, una vez concluido dicho plazo, otro requisito para proseguir con el trámite es la devolución de las placas diplomáticas a la cancillería por parte del PNUD, situación le tomo a la misma otro año de ejecución, menciona también que
la Dirección Administrativa envío personal a la ciudad de La Paz, para apoyar el tramite que realiza el PNUD ante la Aduana Nacional, adjuntando números de trámites de legalizaciones y enmiendas para que la entidad obtenga las resoluciones de la aduana y pueda realizar la transferencia a nuestra institución. Por otra parte aclara que el Gobierno Municipal Autónomo de la Santa Cruz, después de un año de que el Gobierno Autónomo Departamental, hubiera ingresado 56 trámites correspondientes a cierre de trámite de cambio de nombre y reemplaque, ha observado falta de documentación de pólizas de importación. En lo que corresponde a Inmuebles menciona textualmente lo siguiente: La Evaluación del trabajo realizado en saneamiento legal de inmuebles con problemas de documentación de origen y con un desarrollo en que interviene instituciones externas como ser Derechos Reales, Alcaldías debe necesariamente medirse en resultados obtenidos en el transcurso del proceso de saneamiento Asimismo hace mención a los logros obtenidos en un año, señalando que se ha conseguido culminar procesos de inmuebles a nombre de Gobierno Autónomo Departamental, inmuebles que avanzaron a la etapa final de proceso de saneamiento, inmuebles a nombre de la prefectura que se encuentran en la etapa final del proceso de saneamiento e inmuebles que no tenían un solo documento ya están en proceso activado de saneamiento. Asimismo en el cuarto párrafo de la citada comunicación interna nos menciona sobre varias solicitudes enviadas a la Dirección de Servicio Jurídico, señalando también que la función de coordinación por parte de esta unidad no es suficiente. El artículo 28 inciso h) del Reglamento Específico del Sistema de Administración de Bienes y Servicios, aprobado con Resolución de Gobernación N 290/2011 de 31 de octubre de 2011, establece entre una de las funciones a realizar por : Realizar el registro del derecho propietario; los activos fijos, los vehículos y otros motorizados deben registrar su derecho propietario a nombre de la entidad en las instancias correspondiente, para lo cual el Equipo de Activo Fijo deberá efectuar seguimiento y control sobre el saneamiento de la documentación legal de los vehículos y motorizados de la entidad. El artículo 116 inciso c) (Responsabilidad por el manejo de bienes) de las Normas Básicas del Sistema de Administración de Bienes y Servicios aprobado con Decreto Supremo N 181, establece: I. El Máximo Ejecutivo de la Unidad Administrativa, es el responsable principal ante la MAE: Porque la entidad cuente con la documentación legal de los bienes que son de su propiedad o estén a su cargo, así como de la custodia y registro de esta documentación en las instancias correspondientes. En caso necesario, solicitará a la Unidad Jurídica de la entidad el saneamiento de la documentación legal pertinente.
El artículo 152 (Registro del Derecho Propietario) de las Normas Básicas del Sistema de Administración de Bienes y Servicios aprobado con Decreto Supremo N 181, establece: I. Los activos fijos muebles como los vehículos y otros motorizados deben registrar su derecho propietario a nombre de la entidad en las instancias correspondientes, labor que estará a cargo de la Unidad Administrativa de cada entidad en coordinación con la Unidad Jurídica o el Asesor Legal. II. La Unidad o Responsable de Activos Fijos, deberá efectuar seguimiento y control sobre el saneamiento de la documentación legal de los vehículos y motorizados de la entidad informando al Máximo Ejecutivo de la Unidad Administrativa. El Manual de Organización y Funciones aprobado con Resolución de Gobernación N 108/09 de fecha 30 de septiembre de 2009, establece en el numeral 4 inciso 4.17 las funciones para la Dirección Jurídica Procesal, que a la letra dice: Efectuar el análisis de temas jurídicos y presentar informes de conclusiones y recomendaciones. El Manual de Organización y Funciones vigentes aprobado con Resolución de Gobernación N 309 B/2012 de fecha 06 de marzo de 2012, establece en el numeral 4 inciso 4.15 las funciones para la Secretaria Departamental de Gobierno, que a la letra dice: Coadyuvar en las acciones de regularización del derecho propietario de los terrenos, predios e inmuebles del ejecutivo departamental a través del Servicio Jurídico Departamental Asimismo se establece en el numeral 4 inciso 4.26 las funciones para la Dirección de Asuntos Jurídicos, que a la letra dice Registrar y transferir a favor de la Gobernación Autónoma Departamental de Santa Cruz, los inmuebles que actualmente se encuentran a nombre de otras instituciones u organismos (CORDECRUZ, Proyectos, Prefectura de Santa Cruz). De la misma forma el inciso 4. 28 establece Coordinar y hacer seguimiento ante las instancias que correspondan a los trámites relativos a funciones del equipo de saneamiento de la documentación de inmuebles. La no regularización oportuna de los inmuebles y vehículos a nombre del Gobierno Autónomo Departamental, origina posible reclamos de terceros, impidiéndonos utilizar por ejemplo algunos vehículos que no cuentan con el derecho propietario regularizado. Las causas atribuibles a la no obtención del perfeccionamiento del derecho propietario de Activos Fijos Inmuebles y vehículos, se deben principalmente a: - Depender de requisitos y plazos de terceros. - Inexistencia de la integridad de documentos.
- Falta de seguimiento al responsable jurídico, encargado de realizar los trámites del derecho propietario, que impiden realizar una evaluación de los logros y avances obtenidos entre la Unidad Jurídica con la Unidad Administrativa. 5.3 Falta de regularización de Inmuebles y Vehículos sin documentos de propiedad (que se encuentran aproximadamente desde la gestión 1998, actualmente en poder y utilizados por el Gobierno Autónomo Departamental) De la verificación realizada a los documentos proporcionados por la unidad de Activos Fijos, se ha podido evidenciar que un (1) inmueble y treinta y cuatro (34) vehículos de un total de 40 inmuebles y 134 vehículos, registrados sin documentos de propiedad, se encuentran en proceso de saneamiento a nombre del Gobierno Autónomo Departamental. Asimismo, a la fecha del presente relevamiento de información, se ha determinado un nuevo registro de inmuebles y vehículos registrados sin documentos de propiedad, tal como se detalla: Detalle Inmuebles registrados sin documentos de propiedad Vehículos registrados sin documentos de propiedad Alcance Al 31/12/12 Al 15/04/14 40 39 134 100 Al respecto el responsable de Activo Fijo, en acta de reunión de fecha 17 de abril del presente, manifiesta que la situación expuesta, se origino al haber encontrado documentos de propiedad de estos activos, documentos que han sido considerados para iniciar el proceso de saneamiento a nombre de la Gobernación, como por ejemplo tales casos: Activo Fijo Ubicación Documento que evidencia el inicio del proceso de saneamiento Inmueble Vehiculo Vehiculo Vehiculo Vehiculo Vehiculo Sub Gobernación Buena Vista Calle 6 de Agosto Plaza Principal MZ. 01 UV. 003 Camioneta Nissan Frontier Placa Nº32, chasis JN1CDUD22Z0040915 Camioneta Nissan Frontier Placa Nº33, chasis JN1CDUD22Z0040934 Camioneta Nissan Frontier Placa Nº34, chasis JN1CDUD22Z0040871 Camioneta Nissan Frontier Placa Nº35, chasis JN1CDUD22Z0040845 Camioneta Nissan Frontier Placa Nº36, chasis JN1CDUD22Z0040834 Se solicitó la Adjudicación al Municipio. Transferencia pendiente Transferencia pendiente Transferencia pendiente Transferencia pendiente Transferencia pendiente
El artículo 164 Registro del Derecho propietario) de las Normas Básicas del Sistema de Administración de Bienes y Servicios aprobado con Decreto Supremo N 181, establece: I. Todos los inmuebles que forman parte del patrimonio de la entidad deben estar registrados a su nombre en Derechos Reales y en el Catastro Municipal que corresponda, actividad que estará a cargo de la Unidad Administrativa de cada entidad en coordinación con la Unidad Jurídica o el Asesor Legal. II. Permanentemente, la Unidad o Responsable de Activos Fijos de la entidad, deberá efectuar seguimiento. El artículo 116 inciso c) (Responsabilidad por el manejo de bienes) de las Normas Básicas del Sistema de Administración de Bienes y Servicios aprobado con Decreto Supremo N 181, establece: I. El Máximo Ejecutivo de la Unidad Administrativa, es el responsable principal ante la MAE: Porque la entidad cuente con la documentación legal de los bienes que son de su propiedad o estén a su cargo, así como de la custodia y registro de esta documentación en las instancias correspondientes. En caso necesario, solicitará a la Unidad Jurídica de la entidad el saneamiento de la documentación legal pertinente.. El artículo 5 inciso vv) (Unidad Administrativa) de Las Normas Básicas del Sistema de Administración de Bienes y Servicios aprobado con Decreto Supremo N 181, establece: Es la unidad o instancia organizacional de la entidad contratante, encargada de la ejecución de las actividades administrativas de los subsistemas de contratación, manejo y disposición de bienes y servicios y, El artículo 5 inciso ww) (Unidad Jurídica), establece: Es la unidad o instancia organizacional de la entidad contratante, encargada de proporcionar asesoramiento legal y atender los asuntos jurídicos en los subsistemas de contratación, manejo y disposición de bienes y servicios; El Manual de Organización y Funciones, aprobado con Resolución de Gobernación N 108/09 de fecha 30 de septiembre de 2009, establece en el numeral 4 inciso 4.17 las funciones para la Dirección Jurídica Procesal, que a la letra dice: Efectuar el análisis de temas jurídicos y presentar informes de conclusiones y recomendaciones. El Manual de Organización y Funciones vigentes aprobado con Resolución de Gobernación N 309 B/2012 de fecha 06 de marzo de 2012, establece en el numeral 4 inciso 4.15 las funciones para la Secretaria Departamental de Gobierno, que a la letra dice: Coadyuvar en las acciones de regularización del derecho propietario de los terrenos, predios e inmuebles del ejecutivo departamental a través del Servicio Jurídico Departamental
Asimismo se establece en el numeral 4 inciso 4.26 las funciones para la Dirección de Asuntos Jurídicos, que a la letra dice Registrar y transferir a favor de la Gobernación Autónoma Departamental de Santa Cruz, los inmuebles que actualmente se encuentran a nombre de otras instituciones u organismos (CORDECRUZ, Proyectos, Prefectura de Santa Cruz). De la misma forma el inciso 4. 28 establece Coordinar y hacer seguimiento ante las instancias que correspondan a los trámites relativos a funciones del equipo de saneamiento de la documentación de inmuebles. La inexistencia de documentos de propiedad, genera posibles litigios y entre otros reclamos de terceros por los activos fijos, en poder de la gobernación, con el consiguiente perjuicio para la entidad. Lo anteriormente descrito se debe a la inexistencia de la integridad de documentos, requisitos para el perfeccionamiento, toda vez que existen vehículos procedentes de Proyectos, Corporación y otros que no cuentan con toda la documentación necesarias para su oportuna regularización. Es pertinente aclarar que mediante oficio N OF.SEH.DA 52/11 del 18 de julio de 2011, la Secretaria de Economía y Hacienda, solicitó al SENAPE, gestionar ante las instancias gubernamentales correspondientes, una Ley Nacional, que coadyuve, a facilitar los trámites del proceso de saneamiento legal de los bienes muebles e inmuebles de las entidades estatales. A través de la Secretaría de Economía y Hacienda, se elaboro un proyecto de Ley para la regularización del derecho propietario de los activos, el mismo que fue remitido al Servicio Nacional de Patrimonio del Estado SENAPE, mediante oficio N OF.SHE.DA.N 07/12 del 6 de febrero de 2012, a través del cual se solicita textualmente: realizar las gestiones para incluir dentro de dicho proyecto de Ley a los bienes Estatales, viabilizando y simplificando los procesos administrativos y judiciales que tiendan a agilizar el saneamiento legal y/o regularización del Derecho Propietario de estas. Al respecto nos informan que nunca se obtuvo respuesta. Por otra parte el Responsable de Activo Fijo menciona que el citado proyecto se envío a la Asamblea Departamental para que realice las gestiones ante la Asamblea Nacional, sin embargo no nos fue proporcionado documento que respalde tal situación. Con comunicación interna N 267/2014, Auditoria General, solicita al Director Administrativo, información sobre las acciones de coordinación que ha tenido su unidad con el Servicio Jurídico respecto al perfeccionamiento del derecho propietario, aspecto que ya ha sido mencionado en puntos anteriores.
Es pertinente mencionar, que las observaciones detalladas en los puntos 5.1, 5.2 y 5.3 ya fueron reportadas como deficiencias en los informes de control interno AG-AUFIN-01/12 I2, AG-AUFIN-01/13 I2 y AG-AUFIN-01/14 I2 emitidos como resultado de la auditoría de confiabilidad de los Estados Financieros al 31/12/11, 31/12/12 y 31/12/13, respectivamente. VI. CONCLUSIÓN GENERAL Por lo antes mencionado y en relación a los resultados del Relevamiento de Información de los Activos Fijos que no cuentan con Derecho Propietario e informe legal N INF.AG-AL- AUD-009/2014, se concluye, que si bien la unidad de Activo Fijo se encuentra en proceso de regularización del Derecho Propietario de los Bienes Inmuebles y Vehículos del Gobierno Autónomo Departamental, se evidencia que: - Factores externos o ajenos a la Unidad de Activo Fijo, han impedido que se pueda avanzar en los diferentes trámites ante las instancias que corresponden para la obtención del derecho propietario. Asimismo, la falta de documentación de respaldo de la adquisición de los vehículos que proceden de donaciones, proyectos, Ex Cordecruz, fue motivo para que no fueran oportunamente regularizados, impidiendo el perfeccionamiento del derecho propietario. - No existe una adecuada coordinación entre la Unidad de Activo Fijo y la Unidad Jurídica, unidades que deben cumplir con el rol que les corresponde conforme a las normas legales de la institución y demás normativa vigente, debiendo la Unidad de Activo Fijo efectuar un mayor seguimiento y control sobre los activos fijos y vehículos de la entidad en estrecha colaboración con la Unidad Jurídica a efectos de evitar responsabilidades en el ejercicio de la función pública. VII. RECOMENDACIONES En cumplimiento a lo establecido en las Normas Generales de Auditoría Gubernamental aprobadas con Resolución CGE/094/2012 del 27/08/2012, Norma 217 Relevamiento de Información, que establece que en base a los resultados del relevamiento, se comunicará por escrito al denunciante o a quien requirió la auditoría, la decisión asumida por la organización de auditoría, se recomienda: 1. Remitir el presente informe de relevamiento a la Contraloría General del Estado para su conocimiento considerando que mediante Informe Evaluatorio IS/I002/M13 del 13 de mayo de 2013, recomienda efectuar auditoría especial.
2. A la Unidad de Activo Fijo, mayor coordinación con la Unidad Jurídica para el seguimiento y control de los bienes inmuebles y vehículos, que permita regularizar el derecho propietario de los trámites pendientes. Es cuanto se informa, para los fines consiguientes. Santa Cruz, 11 de junio de 2014 Lic. Georgia Nieme Rodríguez AUDITORIA GENERAL REG.- CAUB-1679