1 INSTITUCION EDUCATIVA SAN FRANCISCO DE ASIS GRADO: PROFESOR: DECIMO WILLIAM VALLEJO TEMA: BASE DE DATOS Una base de datos es un conjunto de datos relacionados entre sí y almacenados sistemáticamente para su posterior uso. Una base de datos es una herramienta para recopilar y organizar información. En las bases de datos, se puede almacenar información sobre personas, productos, pedidos, o cualquier otra cosa. Muchas bases de datos empiezan siendo una lista en un programa de procesamiento de texto o en una hoja de cálculo. A medida que crece la lista, empiezan a aparecer repeticiones e inconsistencias en los datos. Cada vez resulta más complicado comprender los datos presentados en la lista y existen pocos métodos para buscar o recuperar subconjuntos de datos para revisarlos. Cuando empiezan a observarse estos problemas, es aconsejable transferir la información a una base de datos creada mediante un sistema de administración de bases de datos Ejemplos: datos de una empresa (clientes, empleados, proveedores, productos...), de una biblioteca (volúmenes, títulos, estanterías, salas...), de un instituto (niveles, grupos, alumnos, profesores...), de un aeropuerto (vuelos, compañías, terminales...). De un hospital (pacientes, médicos, especialidades) En estos casos, el vínculo común es la empresa, la biblioteca, el instituto, el aeropuerto o el hospital. Utilidad de una base de datos El almacenamiento de grandes cantidades de información. La recuperación rápida y flexible de información. La organización y reorganización de la información. La impresión y distribución de información en varias formas. QUE ES UN ADMINISTRADOR DE BASE DE DATOS? Es una herramienta que se utiliza para procesar y almacenar de manera ordenada la información de una base de datos. También se puede llamar Sistema de administración de base de datos o DBMS (Data Base Management System). Estos programas permiten a los usuarios acceder y disponer de la información guardada en la base de datos. Entre los administradores más comunes se encuentran Access, Visual Foxpro, dbase, Clipper, y Paradox. Existen otros más potentes que permiten manipular gran cantidad de información como Oracle, Sybase e Informix.
2 ELEMENTOS DE UNA BASE DE DATOS TABLAS. Es un conjunto de filas y columnas en la cual se almacena la información de la base de datos. Las columnas de la tabla se llaman campos y las filas registros. En los registros es donde se almacena cada información individual. Cada registro consta de campos (al menos uno). Los campos corresponden a las columnas de la tabla. Por ejemplo, puede trabajar con una tabla denominada "Empleados", en la que cada registro (fila) contiene información sobre un empleado distinto y cada campo (columna) contiene un tipo de información diferente, como el nombre, los apellidos, la dirección, o similares. Los campos se deben configurar con un determinado tipo de datos, ya sea texto, fecha, hora, numérico, o cualquier otro tipo. TIPOS DE CAMPOS. Son definidos por la persona que diseña la estructura de la base de datos. Estos pueden ser de diferentes tipos, según la información que se debe almacenar. Valor Tipo de datos Tamaño Texto Memo Número Fecha/Hora Moneda Autonumérico (Predeterminado) Texto o combinaciones de texto y números, así como números que no requieran cálculos, como los números de teléfono. Texto extenso, o combinación extensa de texto y números. Datos numéricos utilizados en cálculos matemáticos. Valores de fecha y hora para los años del 100 al 9999. Valores de moneda y datos numéricos utilizados en cálculos matemáticos en los que estén implicados datos que contengan entre uno y cuatro decimales. La precisión es de hasta 15 dígitos a la izquierda del separador decimal y hasta 4 dígitos a la derecha del mismo. Número secuencial (incrementado de uno a uno) único, o número aleatorio que Microsoft Access asigna cada vez que se agrega un nuevo registro a una tabla. Los campos Autonumérico no se pueden actualizar.. Hasta 255 caracteres o la longitud que indique la propiedad Tamaño del campo (el menor de los dos valores). Microsoft Access no reserva espacio para la parte que no se utiliza de un campo de texto. Hasta 63.999 caracteres. Si el campo se manipula a través de DAO y sólo se va a almacenar en él texto y números [no datos binarios], el tamaño está limitado por el de la base de datos. Los tipos Byte, Entero y Entero largo permiten almacenar números sin decimales; los tipos Simple, Doble y Decimal permiten decimales. 8 bytes. 8 bytes. 4 bytes (16 bytes si el valor de la propiedad Tamaño del campo es Id. la réplica).
3 Sí/No Objeto OLE Datos adjuntos Calculado Valores Sí y No, y campos que contengan uno de entre dos valores (Sí/No, Verdadero/Falso o Activado/desactivado). Objeto (como por ejemplo una hoja de cálculo de Microsoft Excel, un documento de Microsoft Word, gráficos, sonidos u otros datos binarios) vinculado o incrustado en una tabla de Microsoft Access. Puede adjuntar archivos de imágenes, hoja de cálculo, gráficos y otros tipos de archivos admitidos, a los registros de la base de datos de forma similar a como adjunta archivos a los mensajes de correo electrónico Un campo calculado es un campo cuyo valor es resultado de una operación aritmética o lógica que se realiza utilizando otros campos. Por ejemplo podría ser un campo Total que calcula su valor multiplicando Precio * Cantidad en una línea de pedido. 1 bit. Hasta 1 gigabyte (limitado por el espacio disponible en disco)
QUE ES UNA CLAVE PRINCIPAL? Es uno o más campos que se utilizan para identificar los registros de forma única, es decir que no existan varios registros con el mismo identificador. Esto permite que los usuarios no introduzcan información duplicada a la tabla. Relaciones entre tablas. En una base de datos puede existir más de una tabla que almacene la información. Por ejemplo, una institución educativa podría necesitar una tabla para guardar información acerca del nombre, apellido, edad, dirección y teléfono de cada estudiante. En otra tabla se incluiría información de cada asignatura como código, nombre y número de aula. También podría tenerse otra tabla para guardar las asignaturas que está tomando cada estudiante con sus respectivos puntajes. 4
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FORMULARIOS: No son, en general, más que una forma distinta (más atractiva) de presentar en pantalla los datos de las tablas y facilitan, además, la introducción de datos. CONSULTAS: Son instrucciones que se proporcionan al programa para que extraiga de la base de datos y muestre sólo aquella información que nos interesa en cada momento. La información se muestra a su vez en forma de tabla aunque ocupa mucho menos espacio en el disco que una tabla (ya que lo que se almacena es sólo la instrucción y no los datos). INFORMES: Presentan los datos de las tablas o de las consultas con un formato adecuado para su impresión y presentación por escrito. 6 PLANEACION Y DISEÑO DE UNA BASE DE DATOS La planificación de una base de datos es el proceso más importante puesto que éste afecta todas las etapas de desarrollo del sistema. Al igual que la construcción de una casa, se debe contar con los planos para realizar la obra en el tiempo estimado y los recursos necesarios que demandará. Un diseño deficiente redundará en incluir información innecesaria, pérdida de tiempo y de recursos. PASOS 1. Determinar el propósito de la base de datos: Consiste en establecer el objetivo para el cual se diseñará o utilizará la base de datos. Por ejemplo para el manejo de una nómina de una empresa, registro de mercancías, etc. 2. Definir las tablas que se crearán en la base de datos para dar solución al problema. Este es el paso más importante cuando se diseña una base de datos, primero porque de las tablas que se diseñen depende el almacenamiento de los datos necesarios y segundo, porque si se diseñan mal, pueden presentarse datos redundantes, es decir, repetición de muchos datos en una misma tabla. 3. Definir los campos, su tipo y su tamaño. Para determinar qué campos son necesarios, se debe pensar con respecto a cada tema, qué datos son los que se desean conocer en un momento determinado. Se deben tener en cuenta ciertos aspectos para establecer los campos a incluir Cada campo debe estar directamente relacionado con el tema de la tabla a la cual pertenece Un campo debe describir los aspectos propios de un tema; de no ser así, este campo posiblemente pertenezca a otra tabla No debe haber información repetida en dos o más tablas (es decir, el mismo campo en dos tablas, a no ser que se trate del campo que permite relacionar las dos tablas); esto indicaría que hay un campo sobrante en alguna de ellas.
7 No se debe incluir datos calculados Cuando se presentan datos que se calculan a partir de un campo, estos datos no se deben almacenar en la base de datos, sino que se debe dejar para que en el momento de necesitar el dato, el software manejador de base de datos lo calcule y lo presente, ya sea en un formulario o en un informe. Incluir todos los campos que sean necesarios El campo de clave principal no debe contener valores repetidos o nulos 4. Identificar las claves principales de cada tabla. Cada tabla de la base de datos debe incluir uno o varios campos que identifiquen en forma particular o única cada fila o registro almacenado. 5. Crear las relaciones entre las tablas. Estas permiten relacionar entre sí cada una de las tablas por medio de un campo común, para así poder extraer los datos de varias tablas a la vez. 6 Crear los formularios para ingresar los datos 7. Crear las consultas 8. Crear los informes