INDICE MANUAL DEL COORDINADOR TEMA PAGINA INGRESO AL SISTEMA 01 PANTALLA PRINCIPAL 02 GUIA DEL INFORME FINAL 04 GUIA GENERAL DE LAS DIFERENTES FACULTADES 04 GUIA ESPECÍFICA DE LA FACULTAD DE FILOSOFIA, LETRAS Y CIENCIAS DE LA EDUCACION 05 ADMINISTRAR INFORMACION DE INSTITUCIONES 09 BUSCAR INSTITUCION 09 AGREGAR Y VISUALIZAR CONVENIO 09 ACTUALIZAR INSTITUCION 11 INGRESAR INSTITUCION 12 ADMINISTRAR INFORMACION DE DEPARTAMENTOS 14 BUSCAR DEPARTAMENTO 14 ACTUALIZAR DEPARTAMENTO 15 INGRESAR DEPARTAMENTO 15 ADMINISTRAR INFORMACION DE PERSONAS EXTERNAS 17 BUSCAR PERSONA EXTERNA 17 ACTUALIZAR PERSONA EXTERNA 18 INGRESAR PERSONA EXTERNA 19 ADMINISTRAR SOLICITUDES 20 VER Y SELECCIONAR SOLICITUDES 20 PROCESAR SOLICITUD 20 Solicitudes generales de los estudiantes 20 Solicitudes específicas de los estudiantes de filosofía 21 ADMINISTRAR PRÁCTICAS 23 BUSCAR PRACTICA 23 AGREGAR PRACTICA FINALIZADA 24 ENVIAR MENSAJE A PASANTE 25 VER PRÁCTICAS DE UN ESTUDIANTE 26 GESTOR DE PRÁCTICAS 28 IMPRIMIR DOCUMENTOS 28 VER INFORMES 29 Informes diarios 30 Fichas y planes de clase 31 VER Y CAMBIAR INFORME FINAL 31 VER Y REGISTRAR EVALUACIONES 32 EDITAR DATOS DE PRÁCTICA 33 IMPRIMIR CERTIFICADO FINAL 34 APROBAR CERTIFICADO 36 REPORTES 37 1
INGRESO AL SISTEMA MANUAL DEL COORDINADOR Diríjase al sitio web de la Universidad Técnica de Manabí y localice el Icono de Practicas Pre Profesionales y Pasantías, al abrir el link del Icono indicado, se solicitaran datos de acceso. Se debe colocar el usuario (sin @utm.edu.ec) y la clave utilizada en el Sistema de Gestión Académica SGA, si ha olvidado sus credenciales de acceso, solicitar el reseteo en la Dirección de TICS. El rol que se debe seleccionar es Coordinador en la ventana de ingreso. En caso de solicitar el reinicio de su clave, debe ingresar al SGA con su número de cedula como clave y realizar el cambio de contraseña respectivo, después diríjase al sistema de prácticas para ingresar con el usuario y la nueva clave. Si al ingresar como Coordinador aparece un mensaje de Rol no habilitado comuníquese con el administrador del sistema para proceder a habilitar su perfil como coordinador. 2
PANTALLA PRINCIPAL MANUAL DEL COORDINADOR Al ingresar al sistema, se debe seleccionar la escuela en la cual se va a trabajar y se debe dar clic en el botón Seleccionar. Si su escuela no aparece para ser seleccionada, comuníquese con la dirección de TICS. En la parte superior derecha está disponible la opción Salir para cerrar la sesión de trabajo iniciada, hacia la izquierda está disponible el menú de opciones para el rol de coordinador y en la parte central están los avisos y mensajes que serán enviados a su cuenta por parte de otros usuarios. Después de seleccionar la escuela, se ocultara esta opción de seleccionar, de tal forma que para trabajar con otra escuela si fuese el caso, debe salir y volver a ingresar para seleccionar una escuela diferente. La ventana después de seleccionar se ve de la siguiente manera. 3
GUIA DEL INFORME FINAL MANUAL DEL COORDINADOR En la parte superior derecha está la opción de Guía del Informe Final donde se puede ver ejemplo de parámetros que deben considerarse al presentar el informe final de prácticas según la escuela. GUIA GENERAL DE LAS DIFERENTES FACULTADES INDICACIONES GENERALES Esta es una guía y no sustituye las disposiciones de cada Escuela acerca del contenido del informe final. El informe físico puede ser anillado, empastado o entregado en carpeta. El informe físico debe estar acompañado de un CD que contenga el informe físico escaneado en formato PDF. El informe físico debe subirse al sistema, escaneado en formato PDF con un tamaño máximo de 15Mb. El informe final debe respetar las disposiciones del reglamento vigente. FORMATO DEL INFORME FINAL Hoja: Formato A-4 Tipo de letra: Times New Román 12 Tamaño de letra Títulos: 14 Tamaño de letra subtítulos: 13 Tamaño de letra texto: 12 Numeración: de página en la parte superior derecha. Margen : Izquierdo/ Derecho/ Superior/ Inferior en [cm]: 4/3/3/3 CONTENIDO DEL INFORME FINAL Carátula. Foto del pasante Índice. Ficha de Admisión. Certificado de matrícula vigente. Copia del convenio o carta de compromiso debidamente legalizada. Oficio nombrando al profesor tutor con su respectivo recibido. 4
Oficio enviado a la institución solicitando la aceptación del pasante con su respectivo. Oficio de la institución aceptando al pasante debidamente legalizado y sellado. Certificación emitida por el profesor tutor donde abaliza el número de horas cumplidas por el pasante debidamente legalizada. Certificación emitida por la institución donde abaliza el número de horas cumplidas por el pasante debidamente legalizada. Formulario de evaluación del pasante realizada por el supervisor de la institución debidamente legalizado. Formulario de evaluación del pasante realizada por el profesor tutor asignado debidamente legalizado. Formulario de autoevaluación del pasante. Asistencia con la firma diaria del pasante debidamente legalizada. Hojas sucesivas: 1. Descripción de la Institución en la que realizó las PPP. o Nombre y localización. o Actividad que desarrolla. o Departamento o Sección en la que se realizaron las tareas. 2. Resumen de las tareas realizadas. o Fecha de Inicio y finalización de las PPP. o Régimen horario cumplido en las PPP. o Registro de las actividades diarias, realizadas en la empresa o entidad. o Descripción de los equipos y herramientas utilizadas 3. Conclusiones y recomendaciones. 4. Bibliografía. 5. Anexos. GUIA ESPECÍFICA DE LA FACULTAD DE FILOSOFIA, LETRAS Y CIENCIAS DE LA EDUCACION. INDICACIONES GENERALES Esta es una guía y no sustituye las disposiciones de cada Escuela acerca del contenido del informe final. El informe físico puede ser anillado, empastado o entregado en carpeta. El informe físico debe estar acompañado de un CD que contenga el informe físico escaneado en formato PDF. El informe físico debe subirse al sistema, escaneado en formato PDF con un tamaño máximo de 15Mb. El informe final debe respetar las disposiciones del reglamento vigente. FORMATO DEL INFORME FINAL Hoja: Formato A-4 Tipo de letra: Times New Román 11 Tamaño de letra Títulos: 13 Tamaño de letra subtítulos: 11 Tamaño de letra texto: 11 Tamaño de espaciado: Uno y medio. Numeración: de página en la parte superior derecha. 5
Margen : Izquierdo/ Derecho/ Superior/ Inferior en [cm]: 3/3/3/2 MANUAL DEL COORDINADOR CONTENIDO DEL INFORME DE LA FASE DE OBSERVACION Color de Carpeta: Verde Obscuro. Carátula (Anexo 3 ). Introducción que debe contener un resumen de 300 palabras. Análisis de las observaciones con un resumen general de todos los análisis incluidos en cada una de las fichas de observación. Conclusiones y recomendaciones con un mínimo 5 conclusiones con sus respectivas recomendaciones, las mismas que se desprenderán del análisis general de las fichas de observación. Anexos: o 01. Solicitud dirigida al Coordinador de prácticas solicitando las prácticas profesionales. (Anexo 15 ) o 02. Oficio de aceptación de las prácticas emitido por el Coordinador de las mismas. o 03. Oficio emitido por parte de la Comisión de Prácticas hacia el director o rector de la institución educativa donde se realizará las prácticas y su respectivo tutor. o 04. Oficio emitido por parte del rector/director de la institución certificando que el alumnomaestro ha sido aceptado para realizar las prácticas profesionales. o 05. Oficio emitido por parte del rector/director (a) de la institución certificando que el alumno-maestro realizo las prácticas de observación en la institución que dirige. (Anexo 4A ) o 06. Oficio emitido por parte del docente supervisor de la institución donde el alumno-maestro desarrollo sus prácticas de observación. (Anexo 4B ). o 07. Oficio emitido por parte del docente-tutor certificando que el alumno-maestro realizó las prácticas de observación. (Anexo 4C ). o 08. Horario de clases del docente supervisor. o 09. 32 fichas de observación. (Anexo 2 ). o 10. 10 Fotos con su respectiva descripción. o 11. Registro de asistencia del alumno-maestro sellado por el director/rector de la institución. (Anexo 1 ). 12. Registro de las supervisiones realizadas por el docente de la facultad. (Anexo 6 ). CONTENIDO DEL INFORME DE LA FASE DE ASISTENCIA AL DOCENTE Color de Carpeta: Amarilla. Carátula (Anexo 3 ). Introducción que debe contener un resumen de 300 palabras. Cronogramas de actividades intra-áulicas escrito a mano con bolígrafo de color azul. (Anexo 8 ). 32 planes de clases del docente supervisor escrito a mano con bolígrafo de color azul (Anexos 7A, 7B, 7C ). Nómina de estudiantes de clases asistidas. (Anexo 5 ). 10 fotos con pie de página detallando la actividad realizada. Conclusiones y recomendaciones redactando un mínimo 5 conclusiones con sus respectivas recomendaciones, las mismas que desprenderán de la experiencia vivida en la fase de asistencia docente. Anexos: 6
o 01. Solicitud dirigida al Coordinador de prácticas solicitando las prácticas profesionales. (Anexo 15 ) o 02. Oficio de aceptación de las prácticas emitido por el Coordinador de las mismas. o 03. Oficio emitido por parte de la Comisión de Prácticas hacia el director o rector de la institución educativa donde se realizará las prácticas y su respectivo tutor. o 04. Oficio emitido por parte del rector/director de la institución certificando que el alumnomaestro ha sido aceptado para realizar las prácticas profesionales. o 05. Oficio emitido por parte del rector/director (a) de la institución certificando que el alumno-maestro realizo las prácticas de observación en la institución que dirige. (Anexo 4A ) o 06. Oficio emitido por parte del docente supervisor de la institución donde el alumno-maestro desarrollo sus prácticas de aplicación del currículo. (Anexo 9B ). o 07. Oficio emitido por parte del docente-tutor certificando que el alumno-maestro realizó las prácticas de aplicación del currículo. (Anexo 9A ). o 08. Visión/misión de la institución educativa donde el estudiante realizó sus practicas. o 11. Registro de asistencia del alumno-maestro sellado por el director/rector de la institución. (Anexo 1 ). 12. Registro de las supervisiones realizadas por el docente de la facultad. (Anexo 6 ). CONTENIDO DEL INFORME DE LA FASE DE APLICACION DEL CURRICULO Color de Carpeta: Azul. Carátula (Anexo 3 ). Introducción que debe contener un resumen de 300 palabras. Análisis de la experiencia vivida como docente en el aula de clase. Dificultades encontradas durante el proceso de interaprendizaje. 10 fotos con pie de página detallando la actividad realizada. Conclusiones y recomendaciones redactando un mínimo 5 conclusiones con sus respectivas recomendaciones, las mismas que desprenderán de la experiencia vivida en la fase de aplicación del currículo. Anexos: o 01. Solicitud dirigida al Coordinador de prácticas solicitando las prácticas profesionales. (Anexo 15 ) o 02. Oficio de aceptación de las prácticas emitido por el Coordinador de las mismas. o 03. Oficio emitido por parte de la Comisión de Prácticas hacia el director o rector de la institución educativa donde se realizará las prácticas y su respectivo tutor. o 04. Oficio emitido por parte del rector/director de la institución certificando que el alumnomaestro ha sido aceptado para realizar las prácticas profesionales. o 05. Oficio emitido por parte del rector/director (a) de la institución certificando que el alumno-maestro realizo las prácticas de observación en la institución que dirige. (Anexo 4A ) o 06. Oficio emitido por parte del docente supervisor de la institución donde el alumno-maestro desarrollo sus prácticas de aplicación del currículo. (Anexo 12B ). o 07. Oficio emitido por parte del docente-tutor certificando que el alumno-maestro realizó las prácticas de aplicación del currículo. (Anexo 11A ). o 08. Visión/misión de la institución educativa donde el estudiante realizó sus practicas. o 09. Lista de estudiantes con su respectiva calificaciones. 7
o 10. Cuadros estadísticos con su respectivo análisis e interpretación de los resultados. o 11. Registro de asistencia del alumno-maestro sellado por el director/rector de la institución. (Anexo 1 ). o 12. Registro de las supervisiones realizadas por el docente de la facultad. (Anexo 6 ). 13. Ficha de evaluación (Anexo 10A, 10B ). CONTENIDO DEL PORTAFOLIO PEDAGOGICO Consulte el Manual de Procedimientos. 8
ADMINISTRAR INFORMACION DE INSTITUCIONES MANUAL DEL COORDINADOR Ir al menú Datos y dar clic en la opción Administrar Instituciones. Esta opción se utiliza para agregar y actualizar la información de las instituciones. BUSCAR INSTITUCION Para buscar una institución, se de ingresar palabras claves que formen parte del nombre de la institución, después se debe presionar Enter o se debe dar clic en el botón de Buscar. Es importante verificar si ya existe una institución antes de realizar el ingreso de la misma, para evitar duplicados. AGREGAR Y VISUALIZAR CONVENIO Para agregar o mostrar un convenio anexado, primero se debe realizar la búsqueda de la institución, como se explicó anteriormente, si la institución no existe, entonces es necesario que se realice su ingreso. 9
Una vez que se localiza la institución, se puede usar la opción de Abrir Convenio para mostrar el convenio que este registrado, si no hay un convenio registrado el icono aparecerá como deshabilitado. Para agregar un convenio, se debe usar la opción de Agregar Convenio. Cuando se abre la opción de Agregar Convenio, se muestra una ventana donde se debe indicar la duración del convenio, el número de cupo que comprende el convenio y el archivo PDF del convenio escaneado. Una vez que se indica esta información se debe dar clic en el botón de Guardar Convenio. Cuando se agrega un convenio a una institución que ya tiene un convenio anexado, el nuevo convenio reemplaza al anterior. 10
ACTUALIZAR INSTITUCION MANUAL DEL COORDINADOR Para editar una institución, primero se debe realizar la búsqueda de la institución, como se explicó anteriormente, si la institución no existe, entonces es necesario que se realice su ingreso. Una vez que se localiza la institución, se puede usar la opción de Editar para mostrar los datos de la institución. Cuando se abre la opción de Editar, se muestra una ventana donde se debe indicar los datos básicos de la institución. Una vez que se indica esta información se debe dar clic en el botón de Actualizar Institución. Para indicar la información del representante de la institución, se debe realizar una búsqueda y después seleccionar el resultado encontrado. Si no existe la información que se necesita, se debe usar la opción Datos/Administrar Personas Externas para agregar la información del representante. 11
INGRESAR INSTITUCION Para ingresar una institución, primero se debe realizar la búsqueda de la institución para verificar que no existe, como se explicó anteriormente, si la institución no existe, entonces es necesario que se realice su ingreso dando clic en el botón Ingresar Institución. Cuando se abre la opción de Ingresar Institución, se muestra una ventana donde se debe indicar los datos básicos de la institución. Una vez que se indica esta información se debe dar clic en el botón de Guardar Institución. Para indicar la información del representante de la institución, se debe realizar una búsqueda y después seleccionar el resultado encontrado. Si no existe la información que se necesita, se debe usar la opción Datos/Administrar Personas Externas para agregar la información del representante. 12
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ADMINISTRAR INFORMACION DE DEPARTAMENTOS MANUAL DEL COORDINADOR Ir al menú Datos y dar clic en la opción Administrar Departamentos. Esta opción se utiliza para agregar y actualizar la información de los departamentos donde se ubican los estudiantes pasantes. BUSCAR DEPARTAMENTO Para buscar un departamento, se de ingresar palabras claves que formen parte del nombre del departamento, después se debe presionar Enter o se debe dar clic en el botón de Buscar. Es importante verificar si ya existe un departamento antes de realizar el ingreso de la misma, para evitar duplicados. 14
ACTUALIZAR DEPARTAMENTO MANUAL DEL COORDINADOR Para editar un departamento, primero se debe realizar la búsqueda del departamento, como se explicó anteriormente, si el departamento no existe, entonces es necesario que se realice su ingreso. Una vez que se localiza el departamento, se puede usar la opción de Editar para mostrar los datos del departamento y realizar la edición del mismo. Cuando se abre la opción de Editar, se muestra una ventana donde se debe indicar el nuevo nombre del departamento. Una vez que se indica esta información se debe dar clic en el botón de Guardar. INGRESAR DEPARTAMENTO Para ingresar un departamento, primero se debe realizar la búsqueda del departamento para verificar que no existe, como se explicó anteriormente, si el departamento no existe, entonces es necesario que se realice su ingreso dando clic en el botón Ingresar Departamento. 15
Cuando se abre la opción de Ingresar Departamento, se muestra una ventana donde se debe indicar el nombre del departamento. Una vez que se indica esta información se debe dar clic en el botón de Guardar. 16
ADMINISTRAR INFORMACION DE PERSONAS EXTERNAS MANUAL DEL COORDINADOR Ir al menú Datos y dar clic en la opción Administrar Personas Externas. Esta opción se utiliza para agregar y actualizar la información de las personas que se designan como representantes de empresas o supervisores de prácticas de los estudiantes pasantes, estas personas no pertenecen generalmente a la UTM por tanto su información no consta en la DB y debe ser agregada por este medio. BUSCAR PERSONA EXTERNA Para buscar una persona, se de ingresar palabras claves que formen parte del nombre o apellidos, después se debe presionar Enter o se debe dar clic en el botón de Buscar. Es importante verificar si ya existe una persona antes de realizar el ingreso de la misma, para evitar duplicados. 17
ACTUALIZAR PERSONA EXTERNA MANUAL DEL COORDINADOR Para editar una persona externa, primero se debe realizar la búsqueda de la persona, como se explicó anteriormente, si la persona no existe, entonces es necesario que se realice su ingreso. Una vez que se localiza la persona, se puede usar la opción de Editar para mostrar los datos de la persona y realizar la edición de la misma. Cuando se abre la opción de Editar, se muestra una ventana donde se debe indicar los datos básicos de la persona, aclarando que el número de cedula o pasaporte es opcional ya que esa información es más delicada de brindar por parte de supervisores y representantes de instituciones. Una vez que se indica esta información se debe dar clic en el botón de Guardar. 18
INGRESAR PERSONA EXTERNA MANUAL DEL COORDINADOR Para ingresar una persona externa, primero se debe realizar la búsqueda de la persona para verificar que no existe, como se explicó anteriormente, si la persona no existe, entonces es necesario que se realice su ingreso dando clic en el botón Ingresar Persona. Cuando se abre la opción de Ingresar Persona, se muestra una ventana donde se debe indicar los datos de la persona, siendo opcional el campo de cedula o pasaporte ya que es más delicado de proporcionar por parte de los supervisores y representantes de instituciones. Una vez que se indica esta información se debe dar clic en el botón de Guardar Datos. 19
ADMINISTRAR SOLICITUDES MANUAL DEL COORDINADOR Ir al menú Practicas y dar clic en la opción Administrar Solicitudes. Esta opción se utiliza para visualizar las solicitudes de prácticas que han sido enviadas por los estudiantes de la escuela a la que pertenece el coordinador o coordinadora. VER Y SELECCIONAR SOLICITUDES El menú Pasantías/Seleccionar Solicitudes muestra un listado de las solicitudes que envían los estudiantes, para seleccionar una solicitud para procesarla se debe dar clic en el botón Seleccionar. Los certificados de matrículas y el oficio de la solicitud ya no son adjuntados en la solicitud, pero si deben mantenerse como parte de la documentación física que presenta el estudiante. PROCESAR SOLICITUD Después de Seleccionar una solicitud, se muestran información detallada de la misma, esta información se agrupa en pestañas. Dando clic sobre cada pestaña se muestra la información de la misma. 1. Solicitudes generales de los estudiantes. Estas solicitudes se aprueban dando clic en la pestaña Datos Tutor, donde se le asigna al estudiante un docente tutor de la escuela que guie y evalúe al estudiante en su proceso de practica o pasantía. 20
En la pestaña de tutor, se debe digitar el numero de cedula, pasaporte, nombres o apellidos del tutor, despues se debe seleccionar el tutor. En la opcion de selección, aparecen todos los docentes que pertenecen al departamento. Posteriormente se da clic en el boton Aprobar Solicitud. Se debe verificar toda la informacion restante, en caso de que la informacion sea incorrecta, se puede rechazar la solicitud dando clic en el boton Anular Solicitud. 2. Solicitudes específicas de los estudiantes de filosofía. Estas solicitudes se aprueban dando clic en la pestaña Datos Empresa y Datos Tutor, en Datos Empresa se debe buscar y asignar al estudiante una institución para que pueda realizar sus prácticas y en Datos Tutor se le asigna al estudiante un docente tutor de la escuela que guie y evalúe al estudiante en su proceso de practica o pasantía. 21
En la pestaña de empresa, para buscar la institucion se debe digitar palabras claves que pertenezcan al nombre de la empresa y en el campo Seleccionar Empresa se marca la institucion que se asignara. Si la institucion no existe, se la puede agregar en el menu Datos/Administrar Instituciones. En la pestaña de tutor, se debe digitar el numero de cedula, pasaporte, nombres o apellidos del tutor, despues se debe seleccionar el tutor. En la opcion de selección, aparecen todos los docentes que pertenecen al departamento. Posteriormente se da clic en el boton Aprobar Solicitud con la institucion y el(la) tutor(a) seleccionado(a). Se debe verificar toda la informacion restante, en caso de que la informacion sea incorrecta, se puede rechazar la solicitud dando clic en el boton Anular Solicitud. 22
ADMINISTRAR PRÁCTICAS MANUAL DEL COORDINADOR Ir al menú Practicas y dar clic en la opción Administrar Practicas. Esta opción se utiliza para visualizar las prácticas de los estudiantes de la escuela a la que pertenece el coordinador o coordinadora y administrar dichas prácticas. BUSCAR PRACTICA El menú Pasantías/Administrar Practica muestra una ventana de búsqueda donde se coloca el número de cedula, pasaporte, apellidos o nombres del estudiante, después se presiona Enter o se da clic en el botón Buscar. 23
AGREGAR PRACTICA FINALIZADA MANUAL DEL COORDINADOR Para agregar una práctica finalizada de un estudiante, se debe realizar la búsqueda del pasante como se explicó anteriormente. Una vez que se localiza al estudiante, se debe dar clic en el botón Ingresar Practica. La opción de ingresar pasantía abre una ventana donde se debe completar la información básica de la práctica, también debe anexarse el archivo pdf del informe o documentación que da aval de la practica finalizada. Para agregar la información de la Institución, Departamento, Supervisor y Tutor, se debe realizar primero una búsqueda digitando texto o palabras claves del valor que deseamos buscar y despues se debe ir a la lista de selección para marcar o seleccionar el valor requerido. Una vez que se completa la información, se da clic en el botón Guardar Pasantia. 24
ENVIAR MENSAJE A PASANTE Para enviar mensajes a un estudiante, se debe realizar la búsqueda del pasante como se explicó anteriormente. Una vez que se localiza al estudiante, se debe dar clic en el botón Enviar Mensaje. La opción de enviar mensaje abre una ventana donde se debe indicar el asunto del mensaje, el texto del mensaje y la fecha hasta la cual se va a mostrar el mensaje al estudiante. Para realizar el envio se debe dar clic en el botón Guardar. En la parte suprior derecha está el icono de Generar Mensaje PDF que sirve para mostrar un historial de los mensajes enviados. 25
VER PRÁCTICAS DE UN ESTUDIANTE Para agregar una práctica finalizada de un estudiante, se debe realizar la búsqueda del pasante como se explicó anteriormente. Una vez que se localiza al estudiante, se debe dar clic en el botón Seleccionar. La opción de selección muestra una ventana con las prácticas anuladas, terminadas o ejecutadas del estudiante. Cada práctica puede ser administrada con las opciones disponibles. 26
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GESTOR DE PRÁCTICAS MANUAL DEL COORDINADOR Ir al menú Practicas y dar clic en la opción Administrar Practicas. Después se debe realizar la búsqueda del estudiante como se explicó anteriormente, en la ventana de búsqueda se coloca el número de cedula, pasaporte, apellidos o nombres del estudiante, después se presiona Enter o se da clic en el botón Buscar. Cuando se localiza el estudiante, se debe dar clic en el botón de Seleccionar para abrir el Gestor de Practicas. IMPRIMIR DOCUMENTOS En el gestor de prácticas se puede imprimir los oficios pertinentes a las actividades de las prácticas, se debe dar clic en el botón Imprimir Oficios. 28
La opción de imprimir muestra una ventana con las opciones de documentos que se pueden imprimir, se debe seleccionar el tipo de oficio y después damos clic en el botón de Descargar Documento. VER INFORMES En el gestor de prácticas está disponible la opción para ver los informes diarios que los pasantes envían para ser revisados por el tutor asignado, en el caso de las escuelas de la Facultad de Filosofía, se mostraran las fichas de observación y los planes de clase. 29
1. Informes diarios: Al dar clic en la opción Ver informes se muestra un listado con los informes enviados. Estos informes son los que se envían de forma general en todas las escuelas exceptuando Filosofía y Salud. Estos informes pueden tener varios estados de acuerdo a la revisión que se está realizando, en la parte superior derecha existen dos opciones, la primera es Revisiones Realizadas que muestra un documento PDF que contiene el historial de revisiones realizadas y la otra opción es Cronograma que muestra el cronograma de trabajo registrado por el pasante. El coordinador también tiene opciones para revisar los informes, rechazarlos solicitando su corrección o realizar la impresión de los mismos. También puede visualizar la evidencia anexada, sea en imagen o archivo, según el caso. 30
2. Fichas y planes de clase: Al dar clic en la opción Ver informes se muestra un listado con los planes de clase y las fichas de observación enviadas. Estos informes son los que se envían de forma particular en la escuela de Filosofía. Estos tienen disponibles las mismas opciones que los informes diarios que se manejan en las otras escuelas, la única diferencia es que cuando se trata de una ficha de observación, no se adjunta archivo alguno sino que se detalla la evaluación que hace el estudiante al docente de la institución. VER Y CAMBIAR INFORME FINAL En el gestor de prácticas está disponible la opción para ver evidencia final que el estudiante escanea y registra al finalizar su práctica. Para ver estos archivos hay que dar clic en el botón Ver Documentos. La opción de ver documentos, abre una ventana donde el coordinador o coordinadora puede ver el archivo PDF que ha registrado el estudiante y de ser necesario también se puede adjuntar un nuevo archivo, que reemplazara a cualquiera que se halla agregado. 31
El botón que está arriba a la derecha Mostrar Archivo se usa para abrir el archivo adjunto, el botón Examinar junto con el botón Guardar Archivo permiten seleccionar y guardar un archivo, lo cual es útil si no existe ningún archivo o este es invalido. VER Y REGISTRAR EVALUACIONES En el gestor de prácticas se puede registrar la evaluación del supervisor de la institución por medio del botón Evaluación. La opción de evaluación abre una ventana donde se puede registrar la evaluación de la pasantía realizada por el supervisor de la institución. En la parte superior derecha también existen opciones para ver y editar las evaluaciones realizadas por el tutor y el estudiante. Se debe escoger los parámetros de calificación y después se da clic en el botón Guardar Evaluación, los pasos son los mismos tanto en la evaluación del supervisor, como del tutor y del estudiante. 32
EDITAR DATOS DE PRÁCTICA En el gestor de prácticas se puede editar los datos de una pasantía, pudiéndose cambiar la fecha de inicio, finalización, el número de horas, el tutor, la institución y el estado de la práctica. Al dar clic en el botón de editar, se abre una ventana de opciones donde se debe indicar el valor a modificar y después se da clic en el botón Guardar Cambios para editar la pasantía. Para dar finalizada una práctica, se debe ir al campo estado y seleccionar la opción Ejecución, después se guardan los cambios. 33
Para cambiar la institución o el tutor, se debe realizar una búsqueda digitando el valor apropiado, después debe seleccionarse el resultado hallado. Si no existe la institución que se requiere, se debe agregar esta información como se explicó en el menú de Datos/Administrar Instituciones, en el caso de los tutores, la búsqueda se hace sobre aquellos que están asignados a las unidades departamentales de la facultad si no aparece el tutor requerido debe informar al administrador de sistema. IMPRIMIR CERTIFICADO FINAL En la parte superior derecha del gestor de prácticas están dos opciones, Ver Certificado Final que permite ver el archivo firmado y sellado que el estudiante ha registrado en el sistema, si no hay ningún archivo registrado aparece el botón deshabilitado. La otra opción es Generar Certificado Final que sirve para imprimir el certificado final que indica la finalización de todo el proceso de prácticas realizadas por el estudiante. 34
Al dar clic en el botón de editar, se abre una ventana de opciones donde se debe indicar el valor a modificar y después se da clic en el botón Guardar Cambios para editar la pasantía. Para dar finalizada una práctica, se debe ir al campo estado y seleccionar la opción Ejecución, después se guardan los cambios. 35
APROBAR CERTIFICADO MANUAL DEL COORDINADOR Cuando el estudiante termina el número de horas de pasantías vigente en cada escuela, tiene disponible la opción para generar el certificado final de pasantías, este documento debe ser firmado y sellado por el vicedecano y por el coordinador de prácticas de la escuela, después el estudiante debe registrar este documento escaneado con las firmas incluidas, para ser revisado por el coordinador de pasantías y recibir el visto bueno si todo esta correcto. Para aprobar un certificado, se debe ir al menú Practicas y dar clic en la opción Aprobar Certificado. Cuando se localiza el estudiante, se debe dar clic en el botón de Aprobar Certificado para dar el visto bueno al archivo registrado, este archivo puede verse por medio del botón Mostrar Certificado. Es importante que el estudiante realice este registro y que el coordinador lo revise, para cerrar el ciclo de prácticas para cada estudiante de la escuela y que esa información conste de forma viable en los reportes. 36
REPORTES MANUAL DEL COORDINADOR Esta opción está disponible en el menú Practicas/Reportes y permite generar en formato Excel o PDF reportes de las prácticas de cada escuela. Simplemente se debe seleccionar el rango de fechas, el tipo de reporte deseado y después se debe dar clic en el botón de generar reporte que está en la parte superior derecha. Para reportes con una extensa cantidad de información se recomienda usar el formato Excel. 37