GESTIÓN DE APROVISIONAMIENTO LA FUNCIÓN DE APROVISIONAMIENTO La función de aprovisionamiento consiste en comprar los materiales necesarios para la actividad de la empresa (producción y/o venta) y almacenarlos mientras se inicia cada proceso de producción o comercialización. El objetivo global de la función de aprovisionamiento es suministrar al departamento de producción lo materiales necesarios (materias primas, recambios, envases,..) para la fabricación y al departamento de ventas los productos que ha de comercializar, además de organizar las diferentes existencias que se generan en este proceso. Habitualmente el departamento que se encarga de este proceso es el departamento de compras o departamento de aprovisionamiento. La función de aprovisionamiento se compone de tres aspectos fundamentales: compras, almacenamiento y gestión de inventarios. En primer lugar, el encargado de realizar las compras de productos que necesita el área de producción y el comercial, ha de tener en cuenta: el precio, la calidad, plazo de entrega, condiciones de pago, servicio postventa, etc. Esto implica hacer una óptima selección de los proveedores para rentabilizar al máximo estas variables, que determinan la realización de las compras. En segundo lugar, la función de aprovisionamiento implica disponer de almacenes para guardar los productos que posteriormente utilizará el área de producción. Una vez fabricado el producto, éste también se ha de almacenar hasta que el área de comercial lo venda a los clientes. Todo esto hace necesario un espacio físico donde ordenar y guardar convenientemente los productos. Y en tercer lugar, es necesario desarrollar un sistema de gestión de inventarios, que tienen como objetivo determinar la cantidad de existencias que se han de mantener y el ritmo de pedidos para cubrir las necesidades de la empresa para la producción y la comercialización.
El mantenimiento de las existencias genera unos costes muy importantes que se deben minimizar, sin dejar por ello de maximizar el servicio que dan las existencias. En este aspecto debemos considerar la gestión de inventarios como una política de empresa. Por todo ello, la función de aprovisionamiento supone un periodo de tiempo, ya que hay un conjunto de actividades que tienen un orden cronológico. Así que, podemos considerar el ciclo de aprovisionamiento como el periodo que existe entre la realización de la compra y el momento en que son entregados los productos vendidos a los clientes. Este ciclo es diferente según se trate de empresas productoras o empresas comerciales. EMPRESA PRODUCTORA Compras Producción Ventas Existencias Existencias EMPRESA COMERCIAL Compras Ventas Existencias LOS INVENTARIOS. CONCEPTO Y TIPOS Las existencias son todos aquellos materiales que una empresa tiene depositados en sus almacenes y que cumplen una serie de funciones específicas dentro de la gestión del aprovisionamiento. Las existencias se denominan stocks o inventarios. Según las características de la empresa, se pueden determinar diferentes tipos de existencias en función de su utilidad o de su posición en el ciclo de aprovisionamiento:
Materias primas. Aquellas que mediante la transformación o la elaboración se destinan a formar parte de los productos fabricados. Productos semielaborados. Productos elaborados por la empresa y no destinados a la venta, sino a su posterior transformación. Productos en curso. Son los que se encuentran en proceso de formación o de transformación al cierre del ejercicio económico. Productos terminados. Productos fabricados y destinados al consumo final o a la utilización que puedan hacer otras empresas. Mercaderías o existencias comerciales. Son materiales comprados por la empresa y destinados a la venta, sin transformación. Otros aprovisionamientos. Son elementos incorporables, por ejemplo, combustible, recambios, embalajes, envases y material de oficina. Subproductos, residuos y materiales recuperados. Subproducto: Producto secundario o incidental, generalmente útil y comercializable derivado del proceso productivo (salvado, pan rallado, rampujo de la uva para hacer orujo).residuos: desecho de un proceso productivo con alguna utilidad (serrín, recortes de chatarra). Materiales recuperados. Materiales obtenidos del procesamiento de ciertos residuos (plástico de envases, cartón, etc.)
LA GESTIÓN DE INVENTARIOS. La empresa necesita disponer de recursos almacenados por muy diversos motivos: Para evitar una ruptura de stocks, es decir, no quedarse sin productos si hay un incremento inesperado de la demanda, que esto supondría provocar que algunos clientes se fueran a la competencia o tener que parar la producción por falta de materias primas. Cuando existe una diferencia importante entre los ritmos de producción y la distribución, porque la demanda dependa de la época del año. Cuando la empresa obtiene importantes descuentos por la compra de materiales en gran cantidad, ya que esto reduce los costes de los productos. La empresa dedica una parte de sus recursos a mantener cierto nivel de existencias, ya que la gestión de las existencias genera una serie de costes relevantes económicamente. CLASIFICACION DE LOS COSTES DE LOS INVENTARIOS. 1. Costes de reposición o de realización de pedidos. Son los costes generados por la realización de pedidos: los comerciales (transporte, seguros, etc.), administrativos y de distribución que suelen suponerse independientes de cual sea el tamaño del pedido. Dado que a medida que se incrementa el volumen de los almacenes se reduce el número de órdenes que es preciso realizar al año, el coste anual por pedidos se reduce con el nivel de los inventarios. 2. Costes de almacenamiento o de mantenimiento de inventarios. Son los costes que tiene la empresa por mantener un volumen de existencias. - Administrativos. Coste de personal administrativo, sistemas de gestión... - Operativos. Personal de almacén, máquinas, etc.
- De espacio físico. Alquiler de locales, amortizaciones, impuestos... - Económicos. Costes de obsolescencia y depreciación de las existencias. - Financieros. Intereses pagados por la financiación de los capi tales. En caso de financiación propia el coste de oportunidad. Evidentemente, estos costes son tanto mayores cuanto mayor sea el nivel del inventario o nivel de stocks. 3. Costes de ruptura de stocks/inventarios. Los costes que se producen cuando la empresa se queda sin existencias. Cuando la ruptura se produce en el almacén de productos terminados, la empresa se enfrenta a la imposibilidad temporal de satisfacer las demandas de sus clientes, lo cual provoca siempre una pérdida de imagen, y en ocasiones una pérdida de ventas. Si la ruptura se produce en el inventario de materias primas o en el de productos semi terminados, provoca una detención total o parcial del proceso de producción, lo cual da lugar, a su vez, a los que anteriormente se denominaron costes fijos de inactividad. Evidentemente, la probabilidad de incurrir en costes de ruptura es tanto mayor cuanto menor sea el tamaño del inventario. Se intentan minimizar teniendo un stock de seguridad. 4. Costes del producto = Precio x cantidad. Es un coste importante, pero desde el punto de vista de la gestión del almacén solo es significativo si el precio del producto varía en función de la cantidad comprada. (En nuestro caso n o va a ser así) Interesará mantener GRANDES INVENTARIOS cuando: - Los costes de realización de pedidos son elevados. - Los costes de almacenamiento son bajos. - Realizando grandes pedidos se obtienen importantes descuentos.
- Se espera un crecimiento sustancial de la demanda. - Se espera fuertes subidas de precios. Se mantendrán BAJOS NIVELES DE INVENTARIOS cuando: - Costes de pedido bajos - Los costes de almacenamiento son altos. - La demanda de la empresa es estable. - Los proveedores son de confianza. - No es posible aplazar el pago a los proveedores. - Se esperan importantes disminuciones de precios. - Dificultades de financiación ADMINISTRACIÓN DE INVENTARIOS Para conseguir una gestión de aprovisionamiento óptima es muy importante fijar qué quiere determinar este sistema de gestión, qué pedidos se han de realizar para mantener un nivel de stocks óptimo, en qué momento y con qué sistema de gestión y planificación. Para esta tarea, hay que analizar los siguientes indicadores: Stock máximo. La cantidad mayor de existencias de un material que se puede mantener en el almacén, en relación con los costes que se deben soportar.
Stock mínimo o de seguridad. Cantidad menor de existencias que se puede mantener en el almacén bajo la cual existe riesgo de ruptura de stock. Punto de pedido. Nivel de existencias en el cual se ha de realizar el pedido para reaprovisionar el almacén. Cuando se realiza el pedido se ha de tener en cuenta el tiempo que proveedor tarda en servirlo (plazo de aprovisionamiento), para no quedar por debajo de stock de seguridad. P.P. = Consumo previsto durante el plazo de aprovisionamiento + + Stock de seguridad establecido. (Habrá que establecer los criterios para determinar el stock máximo y de seguridad, así como el stock óptimo aunque es difícil. En función de estas variables se decidirá el pedido óptimo) Stock máximo Punto pedido Stock seguridad Tiempo
MODELO DE VOLUMEN ÓPTIMO DE PEDIDO O DE WILSON. Existen muchos modelos matemáticos para la gestión de stock, siendo el más popular el MODELO DE WILSON. Los supuestos de este modelo son: Incognita del problema: Volumen de pedido que optimice el sistema de gestión de inventarios, es decir, que minimice sus costes La demanda o ventas del producto son constantes, uniformes y conocidas. Dicho de otro modo, cada día sale del almacén la misma cantidad. El tiempo transcurrido desde la solicitud del pedido hasta su recepción ( plazo de entrega) es constante. El precio de cada unidad de producto es constante e independiente del nivel de inventario y del tamaño del pedido. El coste de mantenimiento o almacenamiento depende del nivel medio de inventario. Las entradas en el almacén se realizan porlotes o pedidos de tamaño constantey el coste de realización de cada pedido es también constante e independiente de su tamaño. No se permiten rupturas de stocks, sino que ha de satisfacerse toda la demanda. Cuando se cumplen estos supuestos, la evolución tem poral del inventario, en unidades físicas, se ajusta a una forma de "dientes de sierra".
Gráfica del inventario sin stock de seguridad: Punto pedido Tiempo Gráfica del inventario con( stock de seguridad): u Stock máximo S Punto pedido Stock de seguridad L Tiempo En ambas figuras: S = Tamaño del lote o pedido (incógnita del problema). L = Plazo de entrega o aprovisionamiento PP = Número de unidades que hay en el almacén en el momento de realizar el pedido (punto de pedido), además del stock de seguridad. El tamaño del pedido S, influye en la frecuencia con la que se tendrá que realizar los pedidos y el nivel del inventario. Cuanto menor sea el tamaño, mayor será la frecuencia y menor el nivel medio del almacén. Si el tamaño es grande, también lo será el nivel medio del almacén y el coste de mantenimiento, siendo el coste de realización de los pedidos pequeño, ya que, son pocos los mismos. El MODELO WILSON permite determinar el tamaño del pedido para el cual es MÍNIMO ES COSTE TOTAL. El nivel medio de los inventarios (ambas figuras) será:
Stock medio = Ss + 1/2 S Siendo g el coste de tener una unidad almacenada durante un año, el coste anual de mantenimiento (C m ) será: C m = g x ( Ss + 1/2 S) Si consideramos Q como la demanda anual en unidades físicas, al año se realizarán Q/S pedidos. Si el coste constante de realización de pedidos es k, el coste total anual de reaprovisionamiento (C p )será: C p = k * Q/S El coste total (CT) será: CT = C p + C m = k * Q/S + g * ( Ss + 1/2 S) El coste total, el de aprovisionamiento o renovación y el de mantenimiento, son función del tamaño del pedido. Para determinar el valor de éste que haga mínimo el coste total, derivamos la última expresión e igualamos a cero:
CTG, Cm, Cp 12000 10000 costes gestión almacén 8000 Cp 6000 Cm 4000 CTG 2000 0 S 0 500 1000 1500 2000 2500 Si la empresa tuviera un stock de seguridad de 100 u. el pedido óptimo no variaría CTG, Cm, Cp 14000 12000 10000 8000 6000 4000 2000 Costes de gestión almacén con stock de seguridad Cp Cm CTG 0 500 1000 1500 2000 25000 S
MODELO ABC DE GESTIÓN DE INVENTARIOS. Este modelo se utiliza para clasificar por importancia relativa las diversas existencias de una empresa, cuando ésta tiene unos inventarios con mucha variedad de productos y no puede destinar el mismo tiempo ni los mismos recursos a cada producto, y que cada uno tiene una influencia diferente sobre la gestión de inventario s. Existencias A. Son los artículos más importantes para la gestión de aprovisionamiento, forman aproximadamente el 20% de los artículos del almacén y en conjunto, pueden sumar del 60% al 80% del valor total de las existencias. Existencias B. Son existencias menos relevantes para la empresa que las anteriores. Pueden suponer el 30% de los artículos, con un valor de entre 10% y el 20% del almacén. Existencias C. Representan existencias que tienen muy poca relevancia. No hay que controlarlas específicamente. Representan aproximadamente el 50% de las existencias de la empresa, pero menos del 5% o 10% del valor total del almacén. % valor 100 90 80 70 60 50 40 30 Gráfico ABC % valor 10 0 % unidades 0 10 20 30 40 50 60 70 80 90 100
EL SISTEMA JIT (Just-in-time). El sistema JIT se fundamenta en el hecho de que la empresa no fabrica ningún producto hasta que no se necesita, es decir, hasta que no haya un pedido firme de clientes o una orden de fabricación. Este sistema de fabricación tienen como objetivo básico reducir las existencias en inventario, relacionándolas con la satisfacción inmediata de los pedidos de clientes o de las órdenes de fabricación. El inventario JIT es el nivel de existencias mínimo para mantener el funcionamiento de la producción y del aprovisionamiento de la empresa eficazmente. La finalidad del sistema JIT es destinar el mínimo de recursos al mantenimiento de inventarios, reducir los plazos de producción y de entrega a los clientes reaccionando ágilmente ante cambios de la demanda, y disponer de un sistema integrado de calidad que identifique rápidamente los problemas operativos. Para este sistema de gestión del almacén es muy importante la logística para llevar un adecuado control del aprovisionamiento y la distribución. LA VALORACIÓN DE LOS INVENTARIOS VALORACIÓN DE LAS ENTRADAS DE PRODUCTOS AL ALMACÉN La normativa establece que las existencias deben valorarse al precio de adquisición. Si son productos producidos internamente en la empresa, se valoran al coste de producción. Por PRECIO DE ADQUISICIÓN se entiende no sólo en conseguido en la factura po r el proveedor, sino también todos aquellos gastos adicionales hasta poner la mercancía en el almacén, tales como: aduanas, seguros, transportes, etc. Precio de adquisición = Importe de facturas de las mercaderías + + gastos de las operaciones (transportes, seguros, envases, aranceles, impuestos indirectos) (IGV deducible no se incluye) Coste de producción = Materias primas + otros consumos + costes directos de fabricación + coste indirecto de la empresa.
VALORACIÓN DE LAS SALIDAS DE PRODUCTOS DEL ALMACÉN El problema se plantea con aquellos bienes que no aparecen especificados de forma individualizada en la Contabilidad, sino encuadrados en un grupo. En este caso, si existen varios precios de entrada hay que buscar un método para la valoración tanto de las mercaderías que van saliendo como de las existencias finales. Existen diferentes criterios para determinar esta valoración: Criterio del precio medio ponderado: Se halla una media ponderada de todos los precios de las existencias del almacén. Kg. adquiridos x precio PMP = -------------------------------- Kg. totales. Criterio F.I.F.O: Primera entrada, primera salida. Las existencias que primero saldrán son aquellas que entraron en primer lugar. Criterio L.I.F.O.: Ultima entrada, primera salida. EJEMPLO: El movimiento de las existencias de la empresa A durante el ejercicio 2000 ha sido el siguiente: 1. Existencias iniciales 25.000 unidades a 1,80 euros/unidad. 2. Compras enero 25.000 unidades a 1,80 euros/u. con un gastos de transporte de 2.250,00 euros 3. Ventas marzo 40.000 unidades a 3,91euros/unidad. 4. Compras mayo 50.000 unidades a 1,91 euros/unidad. 5. Ventas julio 35.000 unidades a 3,88 euros/unidad. 6. Compras octubre 50.000 unidades a 1,94 euros/unidad con unos gastos de transporte de 2.400,00 euros. Solución: - Las compras del apartado 2. (enero) será:
(25.000 x 1,80) + 2.250,00 / 25.000 = 1,89 euros/unidad - Las compras del apartado 6. (octubre) será: (50.000 x 1,94) + 2.400,00 /50.000 = 1,988 euros/unidad. - Las existencias finales serán: Ex. finales = Ex. Iniciales + Compras - Ventas Ex. finales = 25.000+(25.000+50.000+50.000) - (40.000+35.000) = 75.000 unid. La valoración de estas unidades se hará: A) Precio medio ponderado: Existencias finales = 75.000 x 1,914 = 143.550 euros 2) Sistema F.I.F.O. Precios 1,80 1,89 1,91 1,988 Conceptos Existencias Iniciales 25.000 Compras enero 25.000 Existencias 25.000 25.000 Ventas marzo (25.000) (15.000) (40.000) Existencias ---- 10.000 Compras mayo 50.000 Existencias ---- 10.000 50.000 Ventas julio (35.000) (10.000) (25.000) Existencias ---- ---- 25.000 Compras octubre 50.000 Existencias finales ---- ---- 25.000 50.000
Ex. finales = (25.000 x 1,91) + (50.000 x 1,988) = 147.150,00 euros