Tema 8. LA FUNCIÓN DE PRODUCCIÓN

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1 Tema 8. La función de producción Tema 8. LA FUNCIÓN DE PRODUCCIÓN 8.1 Aprovisionamiento La función de aprovisionamiento consiste en comprar los materiales necesarios para la actividad de la empresa (producción y/o venta) y almacenarlos mientras se inicia cada proceso de producción o comercialización El objetivo global de la función de aprovisionamiento es suministrar al departamento de producción los materiales necesarios (materias primas, recambios, envases,...) para la fabricación y al departamento de venta los productos que ha de comercializar, además de organizar las diferentes existencias que se generan en este proceso. Habitualmente se encarga de este proceso el departamento de compras o de aprovisionamiento Colegio San Vicente de Paúl. Bachillerato de Ciencias Sociales La función de aprovisionamiento, pues, se compone de tres aspectos fundamentales: 1. Realizar las compras de productos que necesita el departamento de producción o el departamento comercial (dependiendo de si la actividad de la empresa es de producción o comercial). Para ello tendrá en cuenta el precio, la calidad, el plazo de entrega, las condiciones de pago, el servicio posventa... Esto implica hacer una óptima selección de los proveedores para rentabilizar al máximo estas variables, que determinan la realización de las compras. 2. Disponer de almacenes para guardar los productos comprados hasta que el departamento de producción os necesite. Una vez que se ha fabricado el producto, éste también se ha de almacenar mientras el departamento comercial no lo venda a sus clientes. Para todo esto se necesita un espacio físico donde ordenar y guardar convenientemente los productos comprados o fabricados, es decir, un sistema organizativo para clasificar y gestionar las existencias almacenadas. 3. Por último es necesario desarrollar un sistema de gestión de inventarios que tiene como objetivo determinar la cantidad de existencias que se han de mantener y el ritmo de pedidos para cubrir las necesidades de la empresa para la producción y la comercialización. Por todo ello, la función de aprovisionamiento supone un periodo de tiempo, ya que hay un conjunto de actividades que tienen un orden cronológico. Así pues, podemos considerar el ciclo de aprovisionamiento como el periodo que existe entre la realización de la compra y el momento en que son entregados los productos vendidos a los clientes Las existencias: métodos de valoración Las existencias son todos aquellos materiales que una empresa tiene depositados en sus almacenes y que cumplen una serie de funciones específicas dentro de la gestión de aprovisionamiento. También son denominadas Stocks o inventarios. Según las características de la empresa, se pueden determinar diferentes tipos de existencia en función de su utilidad o de su posición en el ciclo de aprovisionamiento: a) Materias primas. Son aquellas que mediante la transformación o la elaboración se destinan a formar parte de los productos fabricados Economía y Organización de empresas 1

2 Bachillerato de Ciencias Sociales b) Productos semielaborados. Son los productos elaborados por la empresa y normalmente no destinados a la venta hasta que son objeto de otra elaboración, incorporación o transformación posterior. c) Productos acabados. Aquellos fabricados por la empresa y destinados al consumo final o a la utilización que de ellos puedan hacer otras empresas. d) Mercaderías o existencias comerciales. Aquellos materiales comprados por la empresa y destinados a la posterior venta o comercialización, sin transformación e) Otros aprovisionamientos. Son los elementos incorporables, por ejemplo, combustible, recambios, embalajes, envases y material de oficina. f) Subproductos (de carácter secundario o accesorio respecto de la fabricación principal), residuos (obtenidos al mismo tiempo que los productos, pueden ser utilizados, vertidos o inservibles) y materiales recuperables (utilizables después de la producción). La Valoración de las Existencias Las existencias, como cualquier activo o bien de la empresa, tienen una valoración económica cuantificable. Además de su importancia dentro del aprovisionamiento de la empresa, suponen una inversión considerable de recursos que hay que controlar, valorar y administrar. La dirección de la empresa debe conocer en todo momento el valor de los productos que tiene en sus almacenes para planificar a corto plazo sus necesidades en el ámbito productivo, comercial y financiero. Por esta razón existe una serie de normas y criterios que se han de observar sobre la valoración de las existencias de la empresa, regulados por la legislación mercantil. Si las existencias sin productos comprados por la empresa al exterior se valoran por su precio de adquisición (importe de la factura sin el IVA, más los gatos generados por la operación transportes, seguros, envases, impuestos no repercutibles,...). Si por el contrario, son productos producidos internamente en la empresa, se valoran por el coste de producción (suma del precio de adquisición de materias primas, materiales, costes directos mano de obra, energía,...- y parte proporcional de costes indirectos otros salarios, alquileres,...) Sin embargo, es frecuente que los productos o las mercaderías entren en el almacén en grandes cantidades y a precios de adquisición o costes de producción diferentes, además de mediar tiempo, y por tanto, posibilidades de variación de precios y costes, entre dicha entrada en almacén y la salida del mismo. Por ello la normativa vigente (Plan General Contable) propone unos criterios de valoración para los casos en los que las normas del precio de adquisición y coste son insuficientes para valorar individualmente las existencias de la empresa. Si bien la normativa recomienda el criterio PMP (Precio Medio Ponderado), habla de otros dos: FIFO y LIFO. 1.- PMP (Precio Medio Ponderado). Consiste en calcular el valor medio de as existencias iniciales y de las entradas ponderadas según sus cantidades. Las entradas se registran según su valor y las existencias y las salidas al PMP correspondiente. 2.- Criterio FIFO (First in, first out) El valor de salida de los productos del almacén es el precio de las primeras unidades físicas que entraron. De esta forma las existencias Economía y Organización de empresas 2

3 Tema 8. La función de producción salen del almacén valoradas en el mismo orden en que entraron. Las existencias se registran a su valor de entrada respetando el orden cronológico. 3.- Criterio LIFO (Last in, first out). El valor de la salida de las existencias es el precio de las últimas que entraron. Así, las existencias de salen del almacén valoradas en orden inverso al que entraron. Las existencias se registran a su valor de entrada, respetando el orden cronológico La Gestión de Almacenes La empresa necesita disponer de recursos almacenados por muy diversos motivos: Colegio San Vicente de Paúl. Bachillerato de Ciencias Sociales - Para evitar una ruptura de stocks, es decir, no quedarse sin productos si hay un incremento inesperado de la demanda, ya que esto podría provocar que algunos clientes se fueran a la competencia. - Porque pueden existir diferencias importantes en los ritmos de producción y distribución cuando la demanda dependa de la época del año. - Para obtener importantes descuentos por la compra de materiales en gran cantidad. Aprovechar esta oportunidad contribuye a reducir los costes de los productos. La empresa dedica una parte de sus recursos a mantener un cierto nivel de existencias, ya que la gestión de las mismas genera una serie de costes relevantes económicamente. Costes de las existencias 1- Costes de pedido. Son los costes generados por la realización de pedidos (los costes administrativos de gestionar y realizar los pedidos a los proveedores) 2- Costes de mantenimiento de inventario. Son los que tiene la empresa por mantener un volumen de existencias concreto en sus almacenes (personal del sistema de gestión, de los almacenes y equipos de manipulación, seguros, costes de obsolescencia y depreciación de las existencias, de financiación de los capitales invertidos en mantener las existencias,...) 3- Costes de ruptura de stocks. Son los costes que tiene la empresa cuando se queda por falta de producto, o cuando no puede producir por falta de materias primas o de otras existencias necesarias par ala producción. Administración de inventarios Para conseguir una gestión de aprovisionamiento óptima es muy importante fijar qué pedidos se han de realizar para mantener un nivel de stocks óptimo, en qué momento y con qué sistema de gestión y planificación. Para estudiar los elementos que caracterizan la administración de los inventarios hay que considerar los siguientes indicadores: - Stock máximo. La cantidad mayor de existencias de un material que se puede mantener en el almacén, en relación con los abundantes costes de almacén que se debe soportar. - Stock mínimo o de seguridad. La cantidad menor de existencias de un material que se puede mantener en el almacén bajo la cual el riesgo de ruptura de stocks es muy alto. Economía y Organización de empresas 3

4 Bachillerato de Ciencias Sociales - Punto de pedido. Nivel de existencias en el cual se ha de realizar el pedido para reaprovisionar el almacén. Cuando se realiza el pedido se ha de tener en cuenta el tiempo que el proveedor tarda en servirlo (plazo de aprovisionamiento) para no quedar por debajo del stock de seguridad. Modelos de gestión de Inventarios La gestión de inventarios debe adoptar criterios concretos para determinar cuál es el stock máximo, el de seguridad y, el más complejo, el óptimo. Con esos datos podrá determinar el punto de pedido, que es el útil para fijar cuándo se ha de realizar un pedido al proveedor o una orden de fabricación al departamento de producción. A) El Modelo de Pedido Óptimo o Modelo Wilson tiene como objetivo determinar el volumen o la cantidad de pedido que se quiere realizar. De tal manera que optimice el sistema de gestión de inventarios. La aplicación de este modelo dependerá de que en la empresa: - Se aprovisionen por lotes de productos de cantidad constante - La demanda del producto sea, también, constante y conocida a lo largo de todo el periodo de gestión. - El precio del producto y el plazo de aprovisionamiento sean constantes y conocidos. Cuando el nivel de las existencias baja hasta el punto de pedido, se gestiona el nuevo pedido. El tiempo que transcurre entre al emisión del pedido y la recepción física del material es el plazo de aprovisionamiento. Aquí el coste de gestión estará formado por la suma de los costes de adquisición (precio compra), el de pedido (gestión del pedido), y almacenamiento (el de mantenimiento de inventarios en el almacén) B) Modelo ABC de gestión de Inventarios. Este modelo se utiliza para clasificar por importancia relativa las diversas existencias de una empresa cuando ésta tienen unos inventarios con mucha variedad de productos y no puede destinar el mismo tiempo ni los mismos recursos a cada uno de ellos, ya que tienen una influencia diferente sobre la gestión de esos inventarios. El modelo ABC clasifica las existencias en tres categorías: Existencias A. Son los artículos más importantes par ala gestión de aprovisionamiento. Estas existencias hay que controlarlas y analizarlas estricta y detalladamente, dado que tienen el valor económico más relevante para el aprovisionamiento. Existencias B. Son existencias menos relevantes par ala empresa, y que necesitan un sistema de control menos estricto. Existencias C. Son existencias de poca relevancia para la gestión de aprovisionamiento, y por lo tanto no necesitan ser controladas específicamente. En resumen, mientras las existencias de tipo A requieren fuertes controles, sistemas de inventario continuo, minuciosa atención en las políticas de compra y en los pronósticos de demanda, en las de tipo B y C, sobra con la mera observación como método válido de control. C) Sistema JIT (just in time) de gestión de inventarios. Es un sistema integrado de gestión de producción y gestión de aprovisionamiento desarrollado en Japón en los Economía y Organización de empresas 4

5 Tema 8. La función de producción Colegio San Vicente de Paúl. Bachillerato de Ciencias Sociales años ochenta y posteriormente aplicado en EEUU. El JIT surge por las debilidades que tiene el sistema de valoración tradicional, con retrasos en el proceso de fabricación al producir cantidades de productos en exceso respecto de la demanda corriente. Actualmente se utiliza en las principales empresas industriales a escala mundial. La filosofía JIT toma como base minimizar las tareas que no añaden valor y se fundamenta en el hecho de que la empresa no fabrica ningún producto hasta que no se necesita, es decir, hasta que no haya un pedido firme de clientes o una orden de fabricación. Este sistema tiene como objetivo básico reducir las existencias en inventario, relacionándolas con la satisfacción inmediata de los pedidos de los clientes o de las órdenes de fabricación. El inventario JIT es el nivel de existencias mínimo para mantener el funcionamiento de la producción y del aprovisionamiento de la empresa eficazmente. La finalidad de este sistema es destinar la menor cantidad de recursos al mantenimiento de inventarios, reducir los plazos de producción y de entrega a los clientes reaccionando ágilmente ante los cambios de la demanda y disponer de un sistema integrado de calidad que identifique rápidamente de los problemas operativos. Esto último hace que sea un sistema aplicable, principalmente, en aquellas empresas que practican un programa de calidad total: al producir en pequeños lotes, se disminuye los tiempos de producción y se detectan fácilmente las partes defectuosas en cada uno de los departamentos que intervienen en el proceso de producción. 8.2 Concepto de Producción Producción consiste en transformar unos factores o recursos en bienes o productos. El proceso por el cual se realiza dicha transformación se conoce como proceso de producción. En realidad la producción es una serie de actividades que persiguen aumentar el valor de los bienes y servicios ofrecidos por la empresa para la satisfacción de las necesidades de sus clientes. En dicho proceso intervienen distintos factores: desde los factores elementales, esto es, los necesarios para llevar a cabo la transformación (materias primas, recursos energéticos, etc) a los factores innovadores (diseño del producto,etc) y factores administrativos (los necesarios para la planificación del producto, la organización del trabajo, etc.) La forma en que se organiza el proceso productivo ha variado sustancialmente a lo largo de los años. Las mejoras tecnológicas y formativas han permitido aumentar el rendimiento de los procesos productivos., es decir, ha incrementado la productividad de las empresas. Estas mejoras se han debido a varias circunstancias: - el desarrollo de tecnologías (automatización); - la utilización de métodos de organización como el JIT (just in time) que coordinan con precisión las distintas fases de producción con los suministradores de manera que todo está justo cuando se necesita; - la planificación de las necesidades materiales, para evitar desabastecimientos; etc. Desde el punto de vista físico, la producción supone un conjunto de actividades que permiten crear una serie de productos y/o servicios. Este proceso se desarrolla a través de la transformación de unas entradas o inputs (como materias primas, energía, mano de obra, equipos de producción, locales y edificios, etc.), en unas salidas previstas u outputs (productos terminados y servicios). Economía y Organización de empresas 5

6 Bachillerato de Ciencias Sociales Aprovisionamiento de factores (INPUTS) Distribución de bienes y servicios (OUTPUTS) Proceso de Transformación El proceso de producción constituye una parte del ciclo de explotación o ciclo dinero - mercaderías - dinero proceso en el que se adquieren las materias primas las cuales se almacenan hasta incorporarse al proceso de transformación (fabricación), del que se obtienen los productos terminados que serán almacenados hasta su venta y posterior cobro que permitirá a la empresa recuperar los fondos de dinero con los que retribuir a los factores de producción e iniciar el ciclo de nuevo. Los objetivos del sistema de producción vienen condicionados por el Plan estratégico de la empresa, que hemos definido en páginas anteriores, y otros factores que luego analizaremos, pero no cabe duda de que la empresa debe especificarlos con detalle. Éstos pueden referirse a los siguientes aspectos: a) Costes y productividad: Se trata de lograr la máxima producción con el uso de la mínima cantidad de factores posibles. En definitiva minimizar los costes de la empresa y aumentar la productividad de los factores que intervienen en la actividad como la Mano de Obra, maquinaria, etc., (puntos desarrollados en las dos siguientes preguntas). b) Calidad: La calidad es el grado de adecuación del producto para el uso al que se destina. La calidad es fundamental porque añade un valor extra al producto, que cada consumidor valorará subjetivamente. La dirección de la producción deberá definir los límites de calidad que una vez determinados se deberán respetar. 1 c) Fiabilidad: Representa el grado de confianza que puede tenerse en que no se interrumpa el proceso de producción ni se deje de atender a la demanda (una empresa informal, que incumpla sus plazos etc., perderá la confianza de sus clientes). d) Capacidad de adaptación: Implica capacidad para adaptarse a un cambio en el diseño del producto o a una variación del volumen de producción Los costes de la empresa Cualquier proceso de producción implica un consumo de factores para la obtención de uno o varios productos. Por tanto, el concepto de coste se refiere al consumo de recursos en una actividad productiva valorado en unidades monetarias. 1 Al margen del sistema que adopte la propia empresa para comprobar la calidad de los productos fabricados, existen las normas ISO 9000, externas a la empresa que garantizan la calidad del producto en cuestión. La sigla ISO corresponde ala Organización Internacional de Normalización. Que se creó en 1947 y está constituida por más de 100 países. En España el certificado lo otorga AENOR (Asociación Española de Normalización y Certificación). Economía y Organización de empresas 6

7 Tema 8. La función de producción Dicho de otra forma los gastos que se incorporan al proceso productivo de un bien o servicio. Los costes de una empresa los podemos dividir en función de varios criterios: a) Atendiendo a su dependencia del volumen de producción, tenemos costes fijos y costes variables: Costes fijos: son aquellos que permanecen constantes o independientes del volumen de producción que se alcance. Por ejemplo los que soporta la empresa por la capacidad instalada como ciertas depreciaciones de los activos fijos, seguros y sueldos del personal de mantenimiento, etc. Colegio San Vicente de Paúl. Bachillerato de Ciencias Sociales Costes variables: aquellos que varían directamente en función de las unidades producidas. Por ejemplo la materia prima incorporada, la mano de obra remunerada como prima de producción y los consumos de ciertos suministros como combustibles, energía, etc.la suma de ambos costes, Fijos y Variables, constituyen el Coste Total. Los tres quedan representados en el siguiente gráfico: Costes Costes totales Costes variables Costes fijos Volumen de producción b) Atendiendo a la imputación o asignación en el proceso productivo, tenemos costes directos y costes indirectos: Costes directos son aquellos que tienen una relación directa con la producción (se utilizan directamente para producir). Por ejemplo, son las materias primas que se incorporan en el producto, la energía directamente relacionada con el proceso productivo (energía utilizada por las máquinas industriales, etc.), la mano de obra directa (los sueldos de los trabajadores productivos como los operarios de las máquinas, etc.). Costes indirectos son aquellos que no tienen una relación directa con el proceso productivo. Por ejemplo, los sueldos del personal administrativo, el alquiler de la oficina, etc. Uno de los parámetros más importantes a considerar en la planificación de una empresa es saber en qué momento se empieza a obtener beneficios. Esta circunstancia vendrá dada en el punto en que los ingresos por ventas empiecen a superar a todos gastos que tiene la empresa y que son necesarios para desarrollar su actividad. El punto muerto o umbral de rentabilidad es el volumen de ventas, en unidades físicas, que permiten cubrir exactamente la totalidad de los gastos, es decir, el volumen de ingresos por ventas necesarias para que el resultado de la empresa sea cero. A partir de esta cifra se empieza a obtener beneficio. Economía y Organización de empresas 7

8 Bachillerato de Ciencias Sociales Este concepto teórico tiene una significación eminentemente económica, por lo que los cálculos matemáticos para su obtención parten de la clasificación de los costes según su comportamiento ante el proceso de fabricación. Siendo: P = Precio de venta unitario Q = Nº de unidades de producto CF = Costes fijos Cv u = Costes variables unitarios B = Beneficio total Los Ingresos serían I = P *Q Entonces la función de ingresos de una empresa vendrá dada así: P Q = CF + CVu Q + B Por definición en el Punto Muerto los beneficios son iguales a 0, ya que a partir de ese punto se comienza a obtener rentabilidad. Luego: P Q = CF + CV Q B = 0 u CF Despejando los costes fijos y sacando factor común obtenemos: = P Q CV CF u Q CF = Q ( P CVu ) Q = P CV u Como Q es la cantidad que iguala los Ingresos y los Costes totales, se corresponde con la definición de Punto Muerto, por lo que el Punto Muerto será: CF PUNTO MUERTO = P CV u Costes Ingresos I P.M.= Punto Muerto I = Ingresos CF= Costes fijos CV= Costes variables CT= Costes totales P.M. Beneficio CT CV Pérdida CF Producto Economía y Organización de empresas 8

9 Tema 8. La función de producción Productividad: causas del crecimiento de la productividad. La investigación I+D En la actividad productiva de una empresa, la eficiencia hace referencia a la posibilidad de lograr, con unos determinados recursos, la mayor cantidad posible de bienes. O dicho de otra forma, la obtención de la máxima producción con el mínimo coste posible. El indicador que se emplea para medir la eficiencia de la empresa en su conjunto o el de un factor en particular es el de la productividad. La productividad relacionada la producción con los factores empleados, bien en unidades físicas, bien en unidades monetarias. En general, se distinguen dos tipos de productividad: 1. Productividad de un factor: relaciona el volumen de producción con uno de los factores, generalmente el trabajo (Producción obtenida / Unidades de factor trabajo empleadas) Colegio San Vicente de Paúl. Bachillerato de Ciencias Sociales 2. Productividad global de la empresa: relaciona mediante cociente la producción de la empresa con los factores que han sido necesarios para obtenerla (Producción obtenida / Suma de factores utilizados). En este caso, el problema es que no se pueden sumar magnitudes heterogéneas como unidades de materia prima, horas/hombre y horas/máquina. Por ello, todos los componentes han de ser valorados en una unidad de medida común (unidades monetarias), multiplicando cada unidad de producto o de factores, por su precio. El concepto de productividad nos aporta una información valiosa para valorar la evolución del rendimiento de la empresa a lo largo del tiempo, compararla con la de otras empresas del mismo sector o comparar la productividad interna del factor trabajo. La importancia de que la empresa mejore su productividad hace necesario actuar sobre varios factores: a) Inversión en bienes de capital (edificios, instalaciones, maquinaria, etc..) b) Mejora del capital humano a través de la educación, formación profesional, experiencias, etc. c) Cambio tecnológico. Las mejoras tecnológicas se traducen en mejores productos y técnicas productivas y organizativas. d) La calidad de la gestión de los recursos. Los recursos, tanto humanos como físicos, deben organizarse y gestionarse de forma eficaz La influencia de la gestión sobre la productividad comienza con el proceso de selección de los recursos humanos, continua con la motivación, el control de calidad, etc. De los cuatro factores, el más determinante es el conocimiento tecnológico. La tecnología es el conjunto de conocimientos adquiridos sobre cómo producir bienes y servicios. La tecnología puede estar incorporada en los bienes de producción, pero también puede plasmarse en la experiencia de las empresas, en su forma de actuación, etc. Para progresar tecnológicamente es necesaria la actividad investigadora y el desarrollo tecnológico. Esta actividad es conocida como I+D. La investigación y desarrollo, I+D, comprende la actividad realizada por las empresas, las universidades y los centros de investigación públicos para aumentar el conocimiento humano y para utilizarlo en nuevas aplicaciones de carácter productivo. Economía y Organización de empresas 9

10 Bachillerato de Ciencias Sociales La actividad investigadora puede implicar tanto el descubrimiento de nuevos conocimientos científicos, como el de nuevos usos a conocimientos ya existentes. En el desarrollo tecnológico supone la aplicación de los nuevos descubrimientos a la actividad productiva y comercial de la empresa. En el desarrollo tecnológico se plasma en innovaciones de productos (p.ej., los fabricantes realizan innovaciones en sus vehículos al aumentar su eficiencia o sus prestaciones: dirección asistida, frenos ABS, etc.) o innovaciones de métodos de producción (p.ej., nuevos sistemas de organización, como el just in time, o utilización de cadenas de montaje en la fabricación de un bien, etc.) 8.3 La gestión de calidad en la empresa La calidad es uno de los objetivos básicos de la dirección de la producción y se puede definir como "el grado de adecuación del producto para el uso al que se le destina". La adecuada planificación y control de la calidad requiere el seguimiento de las siguientes fases: 1. Determinación de los factores de los que depende la calidad. Por ejemplo, en un automóvil podría ser la duración, potencia tamaño, etc. 2. Establecimiento de la forma de medir la calidad de cada uno de los factores. 3. Fijación de estándares de calidad. La tipificación o normalización (clasificar productos en grupos homogéneos con relación a los atributos de calidad) es un requisito previo al control de calidad. 4. Establecimiento de un programa de inspección. 5. Determinación y corrección de las causas de la baja calidad. En las modernas empresas la calidad es un tema al que se concede una gran importancia. Está demostrado que los productos de mayor calidad captan la mayor parte de los mercados y son más rentables. Por ello, se ha llegado a un concepto de calidad total con el que ha quedado superada el problema en gran medida una antigua polémica existente sobre si el departamento de calidad debía depender del de producción o directamente de la dirección general o situarse fuera de línea, es decir, como staff. Bajo la idea de calidad total, el departamento de calidad coordina todos los esfuerzos de los demás departamentos marketing, investigación y desarrollo, compras y producción) en lo relativo a este tema. Esta idea pone un gran énfasis, además, en la necesidad de prever los posibles defectos y esto es algo que requiere esa coordinación de los diversos departamentos; la calidad no es sólo responsabilidad del departamento de calidad: es responsabilidad de todos. Economía y Organización de empresas 10