Gestión de las Adquisiciones 30-11-2012 Gestión de las Adquisiciones - Proyecto FresKomercio
Participantes Responsabilidad Propietario: Desarrollado por: Revisado por: Nombre / función FRESKOMERCIO Aitor Renobales Todos Aprobado por: Tabla 1: Participantes Memoria Versión Fecha aprobación Cambio producido 0 11-11-2012 Primera versión 1 20-11-2012 Primera Revisión 2 30-11-2012 Segunda Revisión Tabla 2: Memoria ADQ-ENT-Gestión de las Adquisiciones-v02.doc Página 1
ÍNDICE ÍNDICE... 2 1 INTRODUCCIÓN... 3 2 ADQUISICIONES DEL PROYECTO... 4 3 DECISIONES DE HACER O COMPRAR... 5 3.1 Identificación y Justificación... 5 3.1.1 Registro del dominio freskomercio.com... 5 3.1.2 Contratación de un plan de hosting para el dominio freskomercio.com... 5 3.1.3 Desarrollo y mantenimiento del sitio web de FresKomercio... 6 3.1.4 Desarrollo y mantenimiento de la aplicación e-commerce para los comercios... 6 3.1.5 Logística de entrega en domicilios... 6 3.1.6 Adquisición de un local para oficina y almacén... 7 4 TIPOS DE CONTRATO... 8 5 PROCESOS DE APROBACIÓN DE LOS CONTRATOS... 9 6 CRITERIOS DE DECISIÓN... 12 6.1 Criterios para valorar a la empresa vendedora... 12 6.2 Criterios para valorar la oferta de la adquisición del proyecto... 13 6.3 Documento "ADQ-ANX-Criterios de Selección de Proveedores.xls"... 14 7 DELIMITAR LOS ENTREGABLES... 15 8 ENUNCIADO Y DOCUMENTO DE LAS ADQUISICIONES... 16 8.1 Registro del dominio FresKomercio... 16 8.1.1 Alcance de la adquisición... 16 8.1.2 Contrato de la adquisición... 16 8.2 Contratación del plan de hosting para el dominio FresKomercio... 17 8.2.1 Alcance de la adquisición... 17 8.2.2 Contrato de la adquisición... 17 8.3 Desarrollo y mantenimiento del sitio web de FresKomercio... 18 8.3.1 Alcance de la adquisición... 18 8.3.2 Contrato de la adquisición... 18 8.4 Desarrollo y mantenimiento web de la aplicación de e-commerce para los comercios. 18 8.4.1 Alcance de la adquisición... 18 8.4.2 Contrato de la adquisición... 18 8.5 Logística de entrega a domicilio de los pedidos realizados por los consumidores... 19 8.5.1 Alcance de la adquisición... 19 8.5.2 Contrato de la adquisición... 19 8.6 Adquisición de oficina y local para la recogida de pedidos... 20 8.6.1 Alcance de la adquisición... 20 8.6.2 Contrato de la adquisición... 20 9 MÉTRICAS DE DESEMPEÑO... 21 ANEXOS... 22 ADQ-ENT-Gestión de las Adquisiciones-v02.doc Página 2
1 INTRODUCCIÓN El proyecto FresKomercio requiere para su ejecución de una serie de adquisiciones, que a lo largo de la vida del proyecto, han de ser gestionadas por el equipo de proyecto. La descripción de esta gestión se describe en el presente plan. Este plan se encargará de recoger toda la información, decisiones, justificaciones y procedimientos necesarios para poder planificar, ejecutar y controlar las adquisiciones del proyecto, siguiendo las prácticas recomendadas por PMBOK. Este plan contendrá: Actividades que se adquirirán, así como su justificación y plazos Tipos de contrato a celebrar Procesos de aprobación de los contratos Criterios de decisión Delimitar los entregables, así como sus plazos Métricas de desempeño de las actividades de las adquisiciones ADQ-ENT-Gestión de las Adquisiciones-v02.doc Página 3
2 ADQUISICIONES DEL PROYECTO Las adquisiciones que el proyecto FresKomercio requiere para su realización se enumeran a continuación: Registro del dominio FresKomercio.com Contratación de un plan de hosting para el dominio FresKomercio.com Desarrollo y mantenimiento del sitio web de FresKomercio Desarrollo y mantenimiento de la aplicación e-commerce para los comercios Logística de entrega de los pedidos realizados por los consumidores en sus domicilios Adquisición de un local para la recogida de los pedidos por parte de los consumidores y de la gestión de la actividad administrativa de Freskomercio Compra de equipo informático, material de oficina, frigoríficos. Contrato de agua, luz y teléfono. Una vez analizadas las actividades definidas en el alcance del proyecto, se ha pasado a tomar la decisión de cuáles de ellas tiene o no capacidad el equipo del proyecto de realizar. Este análisis, así como las decisiones acerca de Hacer o Comprar las actividades del proyecto, se han redactado, justificado y detallado en la siguiente sección Decisiones de Hacer o Comprar". ADQ-ENT-Gestión de las Adquisiciones-v02.doc Página 4
3 DECISIONES DE HACER O COMPRAR El objeto del presente apartado es aclarar qué actividades del proyecto FresKomercio serán subcontratadas o adquiridas, así como la justificación de las decisiones tomadas. 3.1 Identificación y Justificación Una de las entradas del proceso de las adquisiciones es la EDT, obtenida tras realizar la definición del Alcance de proyecto. El análisis de la EDT, junto con las asignaciones del Personal del proyecto definidas en el Plan de los Recursos Humanos, han permitido identificar una serie de actividades cuya ejecución se pretende contratar o adquirir: Registro del dominio FresKomercio.com Contratación de un plan de hosting para el dominio FresKomercio.com Desarrollo y mantenimiento del sitio web de FresKomercio Desarrollo y mantenimiento de la aplicación e-commerce para los comercios Logística de entrega de los pedidos realizados por los consumidores en sus domicilios Adquisición de un local para oficina y almacén de recogida de los pedidos por parte de los consumidores 3.1.1 Registro del dominio freskomercio.com Esta actividad se contrata a una empresa especializada en registro de dominios, debido al bajo costo de esta adquisición, en comparación con el esfuerzo que requiere a los miembros del equipo de proyecto. El proveedor se escoge en función de los criterios detallados en el documento "ADQ-ANX-Criterios de Selección Proveedores.xls". 3.1.2 Contratación de un plan de hosting para el dominio freskomercio.com Dotar al proyecto de la infraestructura tecnológica adecuada para alojar las aplicaciones informáticas que requiere el proyecto, supone la dedicación de recursos a la definición, implantación y mantenimiento de dicha infraestructura. El equipo de proyecto no dispone de los recursos financieros ni humanos para poder dedicarlos a esta actividad, por lo que la decisión es de subcontratar un plan de alojamiento web que cumpla los requerimientos de las aplicaciones informáticas del proyecto. El proveedor se escoge en función de los criterios detallados en el documento "ADQ-ANX-Criterios de Selección Proveedores.xls". ADQ-ENT-Gestión de las Adquisiciones-v02.doc Página 5
3.1.3 Desarrollo y mantenimiento del sitio web de FresKomercio El equipo de proyecto dispone de personas con los conocimientos necesarios para la realización de esta actividad, sin embargo, el desempeño de estas personas está orientado a la ejecución de otras tareas de mayor valor para el proyecto, por lo que se decide la subcontratación del desarrollo y mantenimiento de esta actividad. Esta decisión supone que la aparición de una serie de nuevas actividades en el proyecto: La definición de requisitos del sitio web de FresKomercio para su entrega al proveedor seleccionado Seguimiento del contrato con el proveedor Validación de las entregas del proveedor Cierre del contrato con el proveedor El proveedor se escoge en función de los criterios detallados en el documento "ADQ-ANX-Criterios de Selección Proveedores.xls". 3.1.4 Desarrollo y mantenimiento de la aplicación e-commerce para los comercios Nos encontramos con una casuística idéntica a la definida en el caso anterior, por lo que se decide que la compra es la mejor opción. Esta elección genera nuevas actividades en el proyecto: La definición de requisitos de la aplicación de e-commerce para los comercios para su entrega al proveedor seleccionado Seguimiento del contrato con el proveedor Validación de las entregas del proveedor Cierre del contrato con el proveedor El proveedor se escoge en función de los criterios detallados en el documento "ADQ-ANX-Criterios de Selección Proveedores.xls". 3.1.5 Logística de entrega en domicilios Las entregas de los pedidos a los consumidores es una de las claves del proyecto FresKomercio. Es necesario, por lo tanto, que estas entregas se realicen de la manera más apropiada para los propios consumidores. El equipo de proyecto no dispone de especialistas en logística y, dada la criticidad de esta actividad, se propone la subcontratación de la misma a un proveedor especializado. ADQ-ENT-Gestión de las Adquisiciones-v02.doc Página 6
De esta manera, también conseguimos una mayor flexibilidad a la hora de evolucionar este proceso hacia medios de transporte más adecuados para la entrega de los distintos pedidos. El proveedor se escoge en función de los criterios detallados en el documento "ADQ-ANX-Criterios de Selección Proveedores.xls". 3.1.6 Adquisición de un local para oficina y almacén El proyecto FresKomercio tiene como propósito la realización de un piloto de fomento del comercio local de Basauri, por lo que la compra de un local para llevar a cabo las actividades propias del proyecto supone una inversión excesivamente elevada. Se alquilará un local para poder realizar las actividades correspondientes. El proveedor se escoge en función de los criterios detallados en el documento "ADQ-ANX-Criterios de Selección Proveedores.xls". ADQ-ENT-Gestión de las Adquisiciones-v02.doc Página 7
4 TIPOS DE CONTRATO Son varios los posibles contratos a celebrar con los vendedores, pero debido a la idiosincrasia del ámbito geográfico en el que se realizará el proyecto, así como la cultura de los vendedores con los que se contacta y la restricción derivada de la necesidad de conocer el costo de las adquisición para obtener la financiación adecuada para la ejecución del proyecto, el tipo de contrato elegido es el de precio cerrado, con valoraciones desglosadas en precio por hora, en caso de variación en el alcance del proyecto. ADQ-ENT-Gestión de las Adquisiciones-v02.doc Página 8
5 PROCESOS DE APROBACIÓN DE LOS CONTRATOS El proyecto FresKomercio se ejecuta por una organización de constitución reciente y que no cuenta en su haber con procesos estandarizados ni con un acumulado de activos provenientes de proyectos anteriores. Entre los valores que la organización tiene como clave de su gestión, se encuentra la flexibilidad y la reducción de procesos que no aportan valor al producto o proyecto. Es éste uno de los motivos por lo que los procesos de aprobación de contratos procuran ser ágiles y de rápida aplicación. De esta manera, la aprobación de un contrato supondrá la validación de la oferta seleccionada para la ejecución de la adquisición, elaborada en su momento por el vendedor seleccionado, y estudiada y evaluada por el área de compras del equipo del proyecto. Imagen 1. Flujo de validación de las adquisiciones ADQ-ENT-Gestión de las Adquisiciones-v02.doc Página 9
1. Elaboración de Request For Proposal (RFP) El equipo de proyecto elabora el documento de solicitud de oferta, o Request For Proposal, en adelante RFP, de cada una de las adquisiciones, que enviará a los distintos vendedores elegidos para la futura ejecución de la adquisición. Este documento de RFP se elabora mediante la plantilla "ADQ-ANX-Plantilla RFP.doc" junto con los datos recogidos en la sección correspondiente a la adquisición del apartado " Enunciado y Documento de las Adquisiciones". La elaboración del mismo, es responsabilidad del área de compras del equipo de proyecto. 2. Emisión del Request For Proposal (RFP) Una vez elaborado el documento, es responsabilidad del área de compras el envío del mismo a los distintos vendedores 3. Elaboración de la Oferta En el propio RFP se establece un período máximo de preparación de las ofertas, por parte de los vendedores. 4. Emisión de la Oferta Las ofertas emitidas por los vendedores, serán recogidas por el área de compras. 5. Validación de las Ofertas Es el área de compras la encargada de validar si las ofertas cumplen con los parámetros solicitados en los documentos de RFP, pudiendo, en caso de no superación de la validación, volver a solicitar una nueva oferta que subsane los datos incorrectos o ausentes. La recepción de la nueva oferta corregida no podrá superar los 10 días, la fecha máxima programada para la entrega de las ofertas iniciales. 6. Selección de la Oferta Una vez que las ofertas definitivas se encuentren en poder del área de compras, esta área estudiará las mismas, así como las organizaciones de los vendedores siguiendo los parámetros indicados en el apartado correspondiente a la adquisición en cuestión del documento "ADQ-ENT-Criterios de Selección Proveedores.xls". Como resultado de este estudio, se obtiene la oferta que realizará la adquisición, pasando el vendedor a ser el proveedor de la oferta, al cual el área de compras le comunicará la resolución alcanzada. ADQ-ENT-Gestión de las Adquisiciones-v02.doc Página 10
7. Elaboración del Contrato El proveedor elabora de manera conjunta con el área de compras del equipo de proyecto, el contrato de colaboración para la realización de la adquisición. 8. Emisión del Contrato El proveedor emite el contrato, que es recibido por el área de compras. 9. Validación del Contrato Para validar el contrato, el equipo de compras deberá cotejar los datos incluidos en el mismo referidos al alcance, con los datos reflejados en la oferta entregada por el proveedor. Para esta validación podrá solicitar el apoyo de cualquiera de las otras áreas del equipo, dando por formalizado el contrato en caso de validación positiva. ADQ-ENT-Gestión de las Adquisiciones-v02.doc Página 11
6 CRITERIOS DE DECISIÓN Se definen a continuación todos los posibles criterios a valorar a la hora de seleccionar proveedores, así como una breve explicación de cada uno de los criterios. Los criterios de decisión para escoger a los proveedores que realizarán las actividades de las adquisiciones se describen en esta sección, y en el anexo de valoración de los criterios "ADQ-ANX- Criterios de Selección Proveedores.xls". Asimismo, se explica el funcionamiento de la hoja de cálculo "ADQ-ANX-Criterios de Selección de Proveedores.xls", documento utilizado para ponderar tanto la organización de los proveedores convocados, como las distintas ofertas presentadas. 6.1 Criterios para valorar a la empresa vendedora Capacidad de producción y proceso La capacidad de proceso el vendedor es suficiente para afrontar los requerimientos de la adquisición. El vendedor tiene la capacidad demostrable de ejecutar la adquisición contratada. Compromiso Interés en cumplir con requerimientos de la adquisición Desempeño previo Valoración de las experiencias previas del equipo del proyecto con el vendedor Enfoque de gestión Tiene procesos y procedimientos de gestión que pueden asegurar el éxito Flexibilidad Capacidad de adaptación a nuevas situaciones Grado de dependencia Porcentaje de la facturación del vendedor a la organización del equipo del proyecto Negocio local Tiene su sede social cercana ADQ-ENT-Gestión de las Adquisiciones-v02.doc Página 12
Referencias Identificación y valoración de al menos 2 referencias de clientes anteriores en relación con el cumplimiento por parte del vendedor de los requerimientos Responsabilidad Social Dedica recursos a acción social, o integra en su negocio actividades que fomentan la inserción social o desarrollo local Solidez / Capacidad Financiera Tiene el vendedor suficiente capacidad financiera para afrontar la adquisición 6.2 Criterios para valorar la oferta de la adquisición del proyecto Capacidad técnica Cuenta con las habilidades y conocimiento técnicos necesarios o se puede esperar razonablemente que los adquiera Comprensión de la necesidad La oferta responde al enunciado de los requerimientos Costo total El vendedor de costo total más bajo, siendo el costo total, el de compra más el de operación Derechos de propiedad exclusiva Reivindica el vendedor derechos de propiedad intelectual en procesos, productos o servicios para el proyecto Derechos de propiedad intelectual Reivindica el vendedor derechos de propiedad intelectual en procesos, productos o servicios para el proyecto Enfoque técnico Las metodologías, técnicas, soluciones y servicios propuestos por el vendedor cumplen con los requerimientos de la adquisición Garantía ADQ-ENT-Gestión de las Adquisiciones-v02.doc Página 13
Propuesta de garantía del producto final y duración de la misma Riesgo Qué proporción del riesgo que implica el trabajo es asumido por el vendedor y cómo lo gestiona 6.3 Documento "ADQ-ANX-Criterios de Selección de Proveedores.xls" Este documento pretende obtener una valoración que sirva de referencia objetiva para la elección del proveedor que se encarga de la correspondiente adquisición. Cada una de las distintas hojas que componen el documento, contendrá la valoración relacionada con cada una de las adquisiciones que se realizarán en el proyecto. En la columna "Ponderación del criterio" indica el "peso" que se da al mencionado criterio con respecto al resto, de forma que la suma de todas las ponderaciones sume el 100%. Las columnas que encabezan los nombres de los distintos proveedores convocados contendrán la valoración del criterio, siendo 0 el valor más desfavorable y 10 el más favorable. ADQ-ENT-Gestión de las Adquisiciones-v02.doc Página 14
7 DELIMITAR LOS ENTREGABLES Los entregables de cada adquisición quedan definidos entre los datos de obligatorio cumplimiento redactados en la sección correspondiente a cada adquisición del apartado "Enunciado y Documento de las Adquisiciones". ADQ-ENT-Gestión de las Adquisiciones-v02.doc Página 15
8 ENUNCIADO Y DOCUMENTO DE LAS ADQUISICIONES El objeto del presente entregable es proporcionar a los posibles vendedores los datos del alcance referidos a los contratos que se firmarán para realizar las adquisiciones relacionadas con la ejecución del proyecto FresKomercio: Registro del dominio freskomercio.com Contratación de un plan de hosting para el dominio FresKomercio.com Desarrollo y mantenimiento del sitio web de FresKomercio Desarrollo y mantenimiento de la aplicación e-commerce para los comercios Logística de entrega a domicilio de los pedidos realizados por los consumidores Adquisición del local para oficina y almacén de recogida de los pedidos por parte de los consumidores 8.1 Registro del dominio FresKomercio 8.1.1 Alcance de la adquisición Los factores que definen el alcance de esta adquisición son: Registrar el dominio freskomercio.com Registro anónimo o a nombre de empresa Facturación anual o bienal 8.1.2 Contrato de la adquisición El tipo de contrato que se firma es de Precio fijo cerrado. El contrato a firmar incluye, al menos, los datos que se enumeran a continuación: Enunciado del alcance de la adquisición Duración del contrato Precio Formas de pago Plazo de entrega en el caso de que sea una compra ADQ-ENT-Gestión de las Adquisiciones-v02.doc Página 16
8.2 Contratación del plan de hosting para el dominio FresKomercio 8.2.1 Alcance de la adquisición Los factores que definen el alcance de esta adquisición son: Disponibilidad mínima anual del alojamiento 65% El horario de disponibilidad corresponde a los días laborables de lunes a sábado, en horario de 06:00 a 22:00, realizando cualquier tipo de labor de mantenimiento fuera del mencionado horario Soporte a bases de datos MySQL Tecnologías soportadas: ASP.NET, PHP Espacio en disco: 1 GB Tamaño de las bases de datos: 100MB Transferencia de datos mensual: 5GB Escalabilidad tanto en espacio es disco, como en el tamaño de las bases de datos, como en la transferencia de datos. Esta escalabilidad deberá de valorarse en la oferta. Facturación anual o bienal 8.2.2 Contrato de la adquisición El tipo de contrato que se firma es de Precio fijo cerrado. El contrato a firmar incluye, al menos, los datos que se enumeran a continuación: Enunciado del alcance de la adquisición Duración del contrato Precio Formas de pago ADQ-ENT-Gestión de las Adquisiciones-v02.doc Página 17
8.3 Desarrollo y mantenimiento del sitio web de FresKomercio 8.3.1 Alcance de la adquisición Se definen en este documento aquellos aspectos básicos del alcance que permitan realizar una oferta a los posibles vendedores: Ver "ALC-ANX-Matriz de Necesidades y requisitos stakeholders-v01.xls" 8.3.2 Contrato de la adquisición El tipo de contrato que se firma es de Precio fijo cerrado. El contrato a firmar incluye, al menos, los datos que se enumeran a continuación: Enunciado del alcance de la adquisición Descripción de la solución propuesta Tecnologías propuestas Requerimientos para la ejecución de la adquisición Valoración económica de los cambios sobre el enunciado del alcance Valoración económica desglosada del desarrollo de proyecto y del mantenimiento anual Plazos de entrega Cronograma del desarrollo de la adquisición Formas de pago 8.4 Desarrollo y mantenimiento web de la aplicación de e-commerce para los comercios 8.4.1 Alcance de la adquisición Se definen en este documento aquellos aspectos básicos del alcance que permitan realizar una oferta a los posibles vendedores: Ver "ALC-ANX-Matriz de Necesidades y requisitos stakeholders-v01.xls" 8.4.2 Contrato de la adquisición El tipo de contrato que se firma es de Precio fijo cerrado. ADQ-ENT-Gestión de las Adquisiciones-v02.doc Página 18
El contrato a firmar incluye, al menos, los datos que se enumeran a continuación: Enunciado del alcance de la adquisición Descripción de la solución propuesta Tecnologías propuestas Requerimientos para la ejecución de la adquisición Valoración económica de los cambios sobre el enunciado del alcance Valoración económica desglosada del desarrollo de proyecto y del mantenimiento anual Plazos de entrega Cronograma del desarrollo de la adquisición Formas de pago 8.5 Logística de entrega a domicilio de los pedidos realizados por los consumidores 8.5.1 Alcance de la adquisición Se definen en este documento aquellos aspectos básicos del alcance que permitan realizar una oferta a los posibles vendedores: Ver "ALC-ANX-Matriz de Necesidades y requisitos stakeholders-v01.xls" 8.5.2 Contrato de la adquisición El tipo de contrato que se firma es de Precio fijo cerrado. El contrato a firmar incluye, al menos, los datos que se enumeran a continuación: Enunciado del alcance de la adquisición Descripción de la solución propuesta Requerimientos para la ejecución de la adquisición Valoración económica de los cambios sobre el enunciado del alcance Formas de pago ADQ-ENT-Gestión de las Adquisiciones-v02.doc Página 19
8.6 Adquisición de oficina y local para la recogida de pedidos 8.6.1 Alcance de la adquisición Se definen en este documento aquellos aspectos básicos del alcance que permitan realizar una oferta a los posibles vendedores: Ver "ALC-ANX-Matriz de Necesidades y requisitos stakeholders-v01.xls" 8.6.2 Contrato de la adquisición El tipo de contrato que se firma es de Precio fijo cerrado. El contrato a firmar incluye, al menos, los datos que se enumeran a continuación: Enunciado del alcance de la adquisición Descripción de la solución propuesta Requerimientos para la ejecución de la adquisición Valoración económica de los cambios sobre el enunciado del alcance Formas de pago Plazo de entrega ADQ-ENT-Gestión de las Adquisiciones-v02.doc Página 20
9 MÉTRICAS DE DESEMPEÑO El contrato formalizado para cada adquisición incluye un cronograma de hitos o entregables. Son estos hitos los que se medirán para conocer la evolución de la adquisición a lo largo de la vida del proyecto. Estas mediciones, se anotarán en el documento "ADQ-ANX-Seguimiento de las Adquisiciones.xls", tal y como indica la imagen inferior. Contrato Registro del dominio Freskomercio.com Planificado Actual Entregado Desviación Planificado Anterior 1 Planificado Anterior 2 Planificado Anterior 3 Replanificaciones Formalización contrato 01/01/2012 01/03/2012 60 01/01/2012 02/01/2012 2 Activación dominio 03/03/2012 01/03/2012-2 01/01/2012 02/01/2012 03/01/2012 3 Datos de acceso 04/04/2012 07/04/2012 3 01/01/2012 1 Facturación 0 0 0 0 70 60 50 40 30 20 10 0-10 Formalización contrato Activación dominio Desviación Datos de acceso Replanificaciones Facturación Imagen 2. Ejemplo de anexo de seguimiento de las adquisiciones Asimismo, este anexo de seguimiento sirve para iniciar la creación de lecciones aprendidas del equipo de proyecto en relación a las adquisiciones y a los proveedores contratados e incrementar, de esta manera los activos de la empresa. ADQ-ENT-Gestión de las Adquisiciones-v02.doc Página 21
ANEXOS Los anexos a utilizar en la gestión de las adquisiciones son: ADQ-ANX-Criterios de Selección Proveedores.xls ADQ-ANX-Plantilla RFP.doc ADQ-ANX-Seguimiento de las Adquisiciones.xls ADQ-ENT-Gestión de las Adquisiciones-v02.doc Página 22