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CAPÍTULO I INFORMACIÓN INTRODUCTORIA Motivo del examen El Examen Especial se realizó con cargo al Plan Operativo de Control de 2011 de la Unidad de Auditoría Interna del Ministerio de Cultura; y, en cumplimiento de la Orden de Trabajo, Oficio No. 018 MC UAI 2011 de 18 de mayo de 2011, suscrito por el Director de Auditoría Interna. Objetivos del examen - Determinar si el sistema de control interno implementado en la Entidad proporciona seguridad razonable en cuanto a la consecución de los objetivos relacionados con la eficacia y la eficiencia de las operaciones; fiabilidad de la información financiera; y, cumplimiento de las leyes y normas aplicables. Alcance del examen El examen especial cubrió la evaluación del sistema de control interno relacionado con la Norma de Control Interno NCI 403 Administración Financiera Tesorería del Ministerio de Cultura, con corte al 28 de febrero de 2011 y no incluyó el análisis de la propiedad, legalidad y veracidad de las operaciones administrativas y financieras. Base legal Con Decreto Ejecutivo 5 de 15 de enero de 2007, publicado en el Registro Oficial 22 de 14 de febrero de 2007, se creó el Ministerio de Cultura, con el propósito de que se encargue de las funciones, que antes de su expedición, correspondían a la Subsecretaría de Cultura y que en adelante estarán orientadas a promover y estimular la cultura, la creación y la formación artística y la investigación científica. Con Decreto Ejecutivo 159 publicado en el Registro Oficial 45 de 19 de marzo de 2
2007, se reformó el Decreto Ejecutivo 5, trasladando al Ministro de Cultura las delegaciones del anterior Ministerio de Educación y Cultura ante las juntas directivas, directorios y en general los cuerpos colegiados de las instituciones relacionadas con la cultura. Además todas las dependencias administrativas de la Subsecretaría de Cultura pasan a formar parte del Ministerio de Cultura, con el personal que reúna el perfil profesional necesario, conservando sus derechos, beneficios y estabilidad laboral. Estructura Orgánica Se encuentra definida en el Estatuto Orgánico de Gestión Organizacional por procesos del Ministerio de Cultura. Texto promulgado en el Registro Oficial 171 de 17 de septiembre de 2007, está conformado por: a) Procesos Gobernantes: a.1) a.2) Direccionamiento Estratégico de las políticas culturales de fomento, promoción, conservación, formación y capacitación del sector, tomando como eje la interculturalidad, la gestión local y el desarrollo cultural comunitario; y, Gestión del Direccionamiento Estratégico de las políticas culturales de fomento, promoción, conservación, formación y capacitación del sector. b) Procesos Agregadores de Valor: b.1) Dirección, ejecución y monitoreo de las políticas culturales de Estado. b.1.1) Promoción y Difusión de la Creatividad; b.1.2) Gestión Local y Desarrollo Cultural Comunitario: b.1.2.1) Gestión Local b.1.2.2) Desarrollo Cultural Comunitario b.1.3) Conservación y Desarrollo del Patrimonio Cultural; b.1.4) Fomento a la Economía de la Cultura; b.1.5) Formación y Capacitación. 3
c) Procesos Habilitantes de: c.1) Asesoría: c.1.1) Asesoría Jurídica c.1.2) Gestión de la Planificación: c.1.2.1) Investigación e Información Cultural c.1.2.2) Programación y Cooperación c.1.3) Comunicación Social c.1.4) Auditoría Interna c.1.5) Planeamiento de la Seguridad para el Desarrollo Cultural Nacional DIPLASEDE c.2) Apoyo: c.2.1) Gestión Administrativa c.2.2) Administración de Talentos c.2.3) Gestión Financiera c.2.4) Gestión Documentaría y Archivo d) Procesos Desconcentrados: d.1) Coordinación y concertación del diseño y la ejecución de políticas culturales, monitoreo, seguimiento y evaluación de programas y proyectos en su región. d.2) Coordinación, implementación y concertación para la ejecución de programas y proyectos culturales dirigidos al desarrollo de la provincia, además de los procesos de monitoreo, seguimiento y evaluación para el cumplimiento de los indicadores de resultado. Misión, Visión y Objetivos de la entidad Misión Es una entidad rectora que guía el desarrollo de las potencialidades culturales, asumiendo la responsabilidad de formular, coordinar, ejecutar, evaluar y supervisar las políticas culturales participativas del estado. Corresponsabilizándose con la satisfacción de las necesidades del desarrollo cultural en la construcción de la sociedad del buen vivir. 4
Visión El Ministerio de Cultura es el rector de la gestión cultural que propende un Ecuador creativo y garante de su memoria, con ciudadanos capaces de interactuar y cooperar con oportunidades de expresión, en un escenario de equilibrio social y respeto por las diferencias. Objetivos Generales - Reconocer y reafirmar la identidad y la diversidad culturales. - Restaurar la memoria colectiva y fomentar la creatividad. - Desarrollar procesos de interculturalidad permanentes. - Garantizar la generación y el acceso a los bienes y servicios culturales. - Potenciar la conservación y desarrollo del patrimonio cultural material e inmaterial. - Considerar a la cultura como factor de crecimiento económico y de unidad nacional. - Fortalecer la cooperación cultural local, nacional e internacional. Información General del Área c.2) c.2.1) c.2.1.1.) Procesos Habilitantes de Apoyo Gestión Financiera Misión Es la encargada de administrar los recursos económicos del Ministerio de Cultura con transparencia y eficiencia así como generar planes para el autofinanciamiento y el buen manejo de tales recursos. c.2.1.2) Atribuciones y Responsabilidades a) Establecer políticas y directrices financieras en función de las políticas y estrategias institucionales; b) Liderar y responsabilizarse de la gestión financiera; 5
c) Gestionar los recursos financieros para la ejecución de planes, programas, proyectos y actividades institucionales; d) Participar en el comité para la fijación de precios y ventas de los bienes y servicios que produce la entidad; e) Realizar gestiones financieras a nivel interno y externo, conducentes a mejorar la eficiencia, eficacia y calidad en la prestación de bienes y servicios; f) Cumplir y hacer cumplir con las normas reglamentarias y sus atribuciones relacionadas con el accionar de la gestión financiera; g) Autorizar los pagos; h) Analizar y aprobar los informes de gestión financiera; i) Analizar y aprobar los estados financieros de la institución; j) Controlar la aplicación de las directrices financieras institucionales, coordinadamente con los procesos habilitantes de apoyo en la matriz y los procesos desconcentrados; k) Analizar y consolidar los informes de la gestión financiera de la matriz y procesos desconcentrados; l) Asesorar al Ministro en lo relacionado con la gestión financiera institucional; m) Analizar y aprobar los planes de gestión financiera institucional; n) Gestionar la formulación, aprobación y ejecución del presupuesto institucional; y, o) Las demás que le asignen el Ministro o autoridad competente. Esta unidad administrativa se gestionará a través de los siguientes grupos de productos: c.2.1.3) c.2.1.3.1) Presupuesto: Productos y Servicios: a) Proforma presupuestaria; b) Reformas presupuestarias; c) Informe de ejecución presupuestaria; d) Informe de ejecución de presupuesto por proyecto; e) Certificaciones presupuestarias; f) Cédulas presupuestarias; 6
g) Programa anual de caja; h) Programa periódico de caja; i) Roles de pago; j) Distributivos de remuneraciones unificadas; k) Informe de Control previo al compromiso; y, l) Liquidaciones presupuestarias. c.2.1.4) c.2.1.4.1) Contabilidad: Productos y Servicios a) Registros contables; b) Informes financieros; c) Informes de análisis financiero; d) Estados financieros y notas aclaratorias; e) Conciliaciones bancarias; f) Inventario de bienes muebles e inmuebles valorados; g) Inventarios de bienes sujetos a control administrativo, valorados; h) Inventario de existencias de consumo, valorados; i) Informes de control previo al devengado; j) Informe de control previo al compromiso, referente a contratación pública y consultoría; k) Liquidaciones de haberes por cesación de funciones y jubilaciones patronales; l) Liquidación de viáticos y movilización; m) Informes de liquidaciones de cuentas por pagar; n) Comprobantes de pagos; y, o) Informe de baja de bienes muebles. c.2.1.5) c.2.1.5.1) Administración de caja Productos y Servicios a) Cheques; b) Informes de garantías y valores; c) Informe de flujo de caja; d) Informes de pagos a terceros; 7
e) Informes de transferencias realizadas; f) Informes de recaudaciones; g) Informes de administración de especies valoradas; h) Registro del Libro Bancos y saldos bancarios; i) Informe de control previo al pago; j) Informe de declaración y recuperación del IVA e impuesto a la renta; k) Registros contables de los ingresos; l) Informes de liquidaciones de cuentas por cobrar (viáticos, subsistencias y transporte); m) Plan periódico de caja; n) Plan periódico anual de caja; y, o) Transferencias. Monto de recursos examinados No aplica por el alcance y naturaleza del examen ejecutado Servidores relacionados: Anexo 1 8
CAPÍTULO II Antecedentes RESULTADOS DEL EXAMEN Mediante Acuerdo 002 CG-2011 de 14 de febrero de 2011, el Contralor General del Estado, aprobó el Plan Operativo Anual 2011 de las Unidades de Auditoría Interna de las entidades del sector público que dependen administrativa y técnicamente de la Contraloría General del Estado. En los planes aprobados se incluyó el examen especial de evaluación al sistema de control institucional, previsto para el segundo semestre de 2011. A fin de agilizar esta actividad de control, con memorando 093 -DCAI, de 14 de febrero de 2011, el señor Contralor General del Estado dispuso que el examen referido se inicie a partir del 1 de marzo del presente año, por lo que mediante oficio circular 03553 DCAI de 9 de marzo de 2011, el Director de Coordinación de Auditorías Internas emitió las instrucciones para la ejecución y reprogramación del Plan de Control. Seguimiento de Recomendaciones No existen informes relacionados con la NCI 403- ADMINISTRACIÓN FINANCIERA TESORERÍA. No se concilian los depósitos de las ventas con las recaudaciones diarias El Ministerio de Cultura, mantiene 15 puntos de venta correspondientes a las Áreas Culturales a nivel nacional, semanalmente se envían reportes adjuntando la documentación de respaldo a la Dirección Financiera, para que registren los ingresos. Entre los ingresos propios que mantiene el Ministerio de Cultura, se encuentran los recibidos por concepto de bienes susceptibles de venta: libros, folletos, recuerdos, postales, subvenirs; y, el arrendamiento de los espacios físicos de carácter cultural, en todos los casos, como constancia de la recepción de los valores, la Ley dispone la entrega de facturas, que cumplan los requisitos establecidos en el Reglamento de 9
Comprobantes de Venta, Retención y Complementarios, expedido mediante Decreto Ejecutivo 430, publicado en el Registro Oficial 247 de 30 de julio de 2010. El sistema SPP de propiedad del Banco Central, a través del cual se realiza el Control de Inventarios y la Facturación producto de las ventas y arrendamientos a nivel nacional, no se encuentra en línea con la Dirección Financiera del Ministerio de Cultural. La NCI 403-04 Verificación de los ingresos, dispone que:...las instituciones que dispongan de cajas recaudadoras, efectuarán una verificación diaria, con la finalidad de comprobar que los depósitos realizados en el banco corresponsal sean iguales a los valores recibidos, a fin de controlar que éstos sean transferidos al depositario oficial... La situación comentada se produce por la falta de un sistema de recaudaciones en línea que permita registrar automáticamente los valores recaudados y depósitos efectuados, así como la demora en la entrega de información y documentación por parte de los encargados de las recaudaciones a nivel nacional, ocasionando que no se disponga de reportes para conciliar los saldos diarios con el Estado Bancario y controlar mejor los ingresos. Conclusión La falta de información en línea para el registro de los ingresos y el retraso en la entrega de reportes y documentación por parte de las personas encargadas de las recaudaciones a nivel nacional, ocasionó que no se concilien diariamente los valores de los depósitos bancarios y las recaudaciones. Recomendación A la Directora Financiera 1. Realizará convenios con bancos locales para aperturar cuentas rotativas en las Unidades Desconcentradas, para que sirvan de depositarios de los ingresos producidos por las áreas culturales del Ministerio. 10
2. Implementará un sistema en línea que permita que Tesorería obtenga información diaria de las recaudaciones y depósitos efectuados en la cuenta del Ministerio de Cultura. Al Tesorero 3. Preparará un instructivo para el manejo, custodia y control de las recaudaciones, que incluya aspectos como: tipos de ingresos y comprobantes que acreditan el pago de la obligación para cada caso, formas de recaudación, informes diarios de transacciones, manejo de los documentos sustentatorios, plazo para los depósitos y entrega de documentos, actas de entrega-recepción, control de la recaudación, constataciones físicas, conciliación de la información, el mismo que será remitido a la Directora Financiera para su revisión y a la Ministra para su aprobación, difusión y aplicación. Ausencia de Conciliaciones Bancarias La Institución mantiene la Cuenta Corriente Rotativa de Ingresos 0526458-8 en el Banco del Pacífico, aperturada el 07 de mayo de 2007, en la cual no se realizaron conciliaciones bancarias, consecuentemente no existe certeza razonable de que las operaciones han sido contabilizadas de conformidad con los principios y normas contables. Situación que afecta directamente en la presentación de los reportes de ingresos. La NCI 403-07 Conciliaciones Bancarias, establece: Conclusión...La conciliación bancaria es un proceso que se ocupa de asegurar que tanto el saldo según los registros contables como el saldo según el banco sean los correctos. Se la realiza en forma regular y periódicamente por lo menos una vez al mes... El área de Tesorería no dispone de una herramienta informática, que facilite la realización de conciliaciones bancarias en forma oportuna, lo que incide en la presentación tardía de Informes de Ingresos. 11
Recomendaciones A la Directora Financiera 4. Coordinará con la Unidad de Informática de la Institución, para que preparen un programa de Conciliación Bancaria, de tal manera que facilite la realización de estos procesos en forma oportuna. No se realizan Programaciones de Caja Revisados los Comprobantes Únicos de Registros, en el que se encuentran adjuntos, la documentación sustentatoria de los pagos realizados por la Institución, se evidenció: Trámites pendientes de pago por falta de documentación de respaldo: informes de actividades, actas de entrega -recepción y facturas. La Unidad de Tesorería no efectuó los pagos de acuerdo a las fechas de contabilización o conforme ingresó la documentación; se determinó que existen pagos con fechas anteriores y posteriores a las del registro presupuestario y contable. No se utilizó el flujo de caja como herramienta de programación financiera, los pagos se realizaron de acuerdo a la disponibilidad existente en la cuenta bancaria. La NCI 403-11.- Utilización del flujo de caja en la programación financiera dispone:...las entidades y organismos del sector público, para la correcta utilización de los recursos financieros, elaborarán la Programación de Caja, en la que se establecerá la previsión calendarizada de las disponibilidades efectivas de fondos y su adecuada utilización, permitiendo compatibilizar la ejecución presupuestaria anual en función de las disponibilidades.... La Dirección Financiera no realizó una programación de caja, que sirva de herramienta para la previsión y control de los flujos de fondos, ocasionando que no se pueda conciliar la ejecución presupuestaria y el plan operativo anual, con el manejo del 12
efectivo a corto plazo. Conclusión La Directora Financiera, no elaboró la programación de caja para emplearla como herramienta de previsión y utilización adecuada del efectivo, tampoco dispuso al Tesorero la elaboración del Flujo del Efectivo, para optimizar el uso de los recursos en función de las disponibilidades. Recomendaciones A la Directora Financiera 5. Definirá y aprobará las directrices para la elaboración de la programación de caja. 6. Conjuntamente con los responsables de las Unidades de Tesorería y Presupuesto realizarán la Programación Financiera Institucional. Al Tesorero 7. Realizará mensualmente el Flujo de Caja, que lo empleará como una herramienta para la correcta utilización de los recursos financieros y presentará informes mensuales a la Directora Financiera para su control y evaluación de los flujos de fondos. Lic. Dora Hinojosa Aldeán Directora de Auditoría Interna 13
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