Autorizado por: H. Junta de Gobierno de los SEPEN Acta Septuagésima Séptima Sesión Ordinaria 18 de Julio del 2014 MANUAL DE PUESTOS DE LA UNIDAD DE PRENSA
Í N D I C E INTRODUCCIÓN...4 I.- OBJETIVO DEL MANUAL... 5 II.- DIAGRAMA DE PUESTOS DE LA UNIDAD DE PRENSA... 6 ENERO DE 2014.... 6 III. DESCRIPCIÓN DE PUESTOS... 7 3.1 JEFE DE LA UNIDAD... 8 3.1.1 OBJETIVO DEL PUESTO... 8 3.1.2 IDENTIFICACIÓN... 8 3.1.3 RELACIONES DE AUTORIDAD... 8 3.1.4 FUNCIONES GENERALES...9 3.1.5 FUNCIONES ESPECÍFICAS...9 3.1.6 LÍMITES DE AUTORIDAD... 10 3.1.7 RESPONSABILIDADES... 10 3.1.8COMUNICACIÓN.... 11 3.2 SECRETARIA... 12 3.2.1 OBJETIVO DEL PUESTO... 12 3.2.2 IDENTIFICACIÓN... 12 3.2.3 RELACIONES DE AUTORIDAD... 12 3.2.4 FUNCIONES GENERALES... 13 3.2.5 FUNCIONES ESPECÍFICAS... 13 3.2.6 LÍMITES DE AUTORIDAD... 13 3.2.7 RESPONSABILIDADES... 13 3.2.8 COMUNICACIÓN... 14 3.3 REDACTOR...15 3.3.1 OBJETIVO DEL PUESTO... 15 3.3.2 IDENTIFICACIÓN... 15 3.3.3 RELACIONES DE AUTORIDAD... 15 3.3.4 FUNCIÓNES GENERALES... 16 3.3.5 FUNCIONES ESPECÍFICAS... 16 3.3.6 LÍMITES DE AUTORIDAD... 17 3.3.7 RESPONSABILIDADES... 17 3.3.8 COMUNICACIÓN.... 17 3.4 REPORTERO... 18 3.4.1 OBJETIVO DEL PUESTO... 18 3.4.2 IDENTIFICACIÓN... 18 3.4.3 RELACIONES DE AUTORIDAD... 18 3.4.4 FUNCIÓNES GENERALES... 19 Página 2 de 30
3.4.5 FUNCIONES ESPECÍFICAS... 19 3.4.6 LÍMITES DE AUTORIDAD... 19 3.4.7 RESPONSABILIDADES.... 20 3.4.8 COMUNICACIÓN.... 20 3.5 FOTÓGRAFO... 21 3.5.1 OBJETIVO DEL PUESTO... 21 3.5.2 IDENTIFICACIÓN... 21 3.5.3 RELACIONES DE AUTORIDAD... 21 3.5.4 FUNCIÓNES GENERALES... 22 3.5.5 FUNCIONES ESPECÍFICAS... 22 3.5.6 LÍMITES DE AUTORIDAD... 23 3.5.7 RESPONSABILIDADES... 23 3.5.8 COMUNICACIÓN.... 23 3.6 DISEÑADOR GRAFICO... 24 3.6.1 OBJETIVO DEL PUESTO... 24 3.6.2 IDENTIFICACIÓN... 24 3.6.3 RELACIONES DE AUTORIDAD... 24 3.6.4 FUNCIONES GENERALES... 25 3.6.5 FUNCIONES ESPECÍFICAS... 25 3.6.6 LÍMITES DE AUTORIDAD... 25 3.6.7 RESPONSABILIDADES... 25 3.6.8 COMUNICACIÓN.... 26 3.7 AUXILIAR ADMINISTRATIVO... 27 3.7.1 OBJETIVO DEL PUESTO... 27 3.7.2 IDENTIFICACIÓN... 27 3.7.3 RELACIONES DE AUTORIDAD... 27 3.7.4 FUNCIONES GENERALES... 28 3.7.5 FUNCIONES ESPECÍFICAS... 28 3.7.6 LÍMITES DE AUTORIDAD... 28 3.7.7 RESPONSABILIDADES... 28 3.7.8 COMUNICACIÓN... 29 Página 3 de 30
INTRODUCCIÓN Todo servidor público que ingresa a los Servicios de Educación Pública del Estado de Nayarit (SEPEN), tiene la responsabilidad de conocer de manera clara, sencilla y sistemática el inicio y final del funcionamiento del puesto administrativo que está a su cargo; es por ello, que nace la necesidad de elaborar el manual de puestos de la Unidad de Prensa. Por otro lado, el contenido del presente ejemplar es el siguiente: objetivo del manual, diagrama de puestos y la descripción detallada de cada uno de los puestos que conforman la estructura operativa del plantel. El presente documento ha sido elaborado de manera coordinada por la Unidad de Prensa y la Unidad de Desarrollo Organizacional. Finalmente, se concluye que las instancias participantes quedaron de acuerdo en actualizar y/o modificar el manual cuantas veces la necesidad lo amerite. Página 4 de 30
I.- OBJETIVO DEL MANUAL Presentar un instrumento de consulta sobre las funciones asignadas a cada uno de los puestos administrativos que conforman la Unidad de Prensa, en vías de proporcionar a los usuarios los conocimientos y responsabilidades necesarias para realizar con calidad y eficiencia el funcionamiento a su área de competencia. Página 5 de 30
II.- DIAGRAMA DE PUESTOS DE LA UNIDAD DE PRENSA ENERO DE 2014. JEFE DE LA UNIDAD 1 SECRETARIA 1 REDACCION 1 REPORTERO 1 FOTOGRAFO 1 DISEÑADOR GRAFICO 2 AUXILIAR ADMINISTRATIVO Página 6 de 30
III. DESCRIPCIÓN DE PUESTOS Página 7 de 30
3.1 JEFE DE LA UNIDAD 3.1.1 OBJETIVO DEL PUESTO Planear, organizar, programar así como coordinar las actividades que atiendan la difusión de los servicios educativos y culturales a través de los distintos medios y las estrategias necesarias, ya sea apoyando a las áreas administrativas o de programas especiales, que sean acordes para el logro de los objetivos de los Servicios de Educación Pública del Estado de Nayarit. 3.1.2 IDENTIFICACIÓN Número de plazas: Una Ubicación: Física: Edificio de los Servicios de Educación Pública. Administrativa: Staff Tipo de contratación: Personal de base y/o confianza. Ámbito de operación: Servicios de Educación Pública y medios de Comunicación en el Estado. 3.1.3 RELACIONES DE AUTORIDAD Jefe inmediato: Director General de los Servicios de educación Pública del Estado de Nayarit. Página 8 de 30
Subordinados directos: Secretaria, redacción, reportero, fotógrafo, diseñador grafico, camarógrafo y auxiliar administrativo. 3.1.4 FUNCIONES GENERALES 1. Apoyar al Director General en lo concerniente a la comunicación y difusión de los aspectos educativos y culturales 2. Promover y mantener las relaciones publicas que sean en beneficio de los Servicios de Educación Publica del Estado de Nayarit. 3. Atender las necesidades por este concepto, de las aéreas administrativas de los Servicios de Educación Pública del Estado de Nayarit. 3.1.5 FUNCIONES ESPECÍFICAS 1. Elaborar el programa anual de actividades del departamento y someterlo a la consideración del Director General. 2. Informar a la opinión pública y a los medios de comunicación acerca de los asuntos que sean competencia de Servicios de Educación Pública del Estado de Nayarit. 3. Organizar, coordinar y controlar el desarrollo de las actividades socioculturales a cargo de los Servicios de Educación Pública del Estado de Nayarit.. 4. Detectar problemas que surjan en la aplicación del programa anual y los proyectos que de el se deriven para que en su caso determinar las medidas pertinentes. 5. Coordinar y atender las actividades de las relaciones públicas del sector en materia educativa, organizar reuniones, conferencias, exposiciones, Página 9 de 30
seminarios, eventos especiales y otros que contribuyan al fortalecimiento de las actividades. 6. Evaluar la información que difundan los medios de comunicación acerca del sector educativo y su reflejo cualitativo a los Servicios de Educación Pública del Estado de Nayarit. 7. Formular el presupuesto estimado, respecto al programa operativo que se haya presentado. 8. Diseñar, estructurar, difundir y mantener un boletín informativo periódico, propio de los Servicios de Educación Pública del Estado de Nayarit. 9. Realizar aquellas funciones que le sean encomendadas por el Director General. 3.1.6 LÍMITES DE AUTORIDAD 1. Las que Otorgue el Director General de los Servicios de Educación del Estado de Nayarit. 3.1.7 RESPONSABILIDADES 1. Del manejo de información propiedad de los Servicios de Educación Pública del Estado de Nayarit. 2. De la difusión de la información a través de los medios de comunicación. 3. Del personal a su cargo. Página 10 de 30
3.1.8 COMUNICACIÓN. Interna: Ascendente: Horizontal: Con el Director de los Servicios de Educación Pública. Con los Jefes de Departamentos de los Servicios de Educación Pública. Descendente: Con la secretaria, redacción, reportero, fotógrafo, diseñador grafico y auxiliar administrativo. Externa: Con los medios de comunicación en el Estado. Página 11 de 30
3.2 SECRETARIA 3.2.1 OBJETIVO DEL PUESTO Realizar el trabajo taquimecanográfico computacional y de oficina que se requiera en la Unidad de Prensa. 3.2.2 IDENTIFICACIÓN Número de plazas: Una Ubicación: Física: Edificio de los SEPEN. Administrativa: Unidad de Prensa. Tipo de contratación: Ámbito de Operación: Personal de base y/o Contrato. Unidad de Prensa 3.2.3 RELACIONES DE AUTORIDAD Jefe Inmediato. Jefe de la Unidad de Prensa Subordinados directos: Ninguno. Página 12 de 30
3.2.4 FUNCIONES GENERALES Proporcionar el apoyo mecanográfico y de computación al Jefe de la Unidad de Prensa y al personal de la coordinación. 3.2.5 FUNCIONES ESPECÍFICAS 1. Mecanografiar y capturar los trabajos solicitados. 2. Organizar y controlar el archivo y el minutario de la Unidad. 3. Mantener actualizados los registros de correspondencia. 4. Atender las llamadas telefónicas. 5. Informar a su jefe inmediato de las necesidades del material de oficina. 6. Llevar la agenda de actividades del Jefe de la Unidad y recordarle de los compromisos institucionales. 7. Realizar las funciones que le encomiende su jefe inmediato. 3.2.6 LÍMITES DE AUTORIDAD No le son asignadas facultades con ejercicio de autoridad. 3.2.7 RESPONSABILIDADES 1. Elaborar correctamente los trabajos encomendados. 2. De mantener siempre a su jefe informado de lo que acontece en su oficina a su cargo. Página 13 de 30
3. De manejar con discreción toda información verbal y escrita de la oficina. 3.2.8 COMUNICACIÓN Interna: Ascendente: Jefe de la Unidad de Prensa. Horizontal: Con el demás personal secretarial Página 14 de 30
3.3 REDACTOR 3.3.1 OBJETIVO DEL PUESTO Apoyar al jefe inmediato en las acciones de análisis, interpretación y pronósticos de las noticias nacionales, regionales, estatales para coadyuvar con los objetivos planteados por la institución. 3.3.2 IDENTIFICACIÓN Número de plazas: Las necesarias Ubicación: Física: Edificio de los Servicios de Educación Pública del Estado de Nayarit. Administrativa: Unidad de Prensa. Tipo de contratación: Personal de base y/o confianza. Ámbito de operación: Unidad de Prensa. 3.3.3 RELACIONES DE AUTORIDAD Jefe inmediato: Jefe de la Unidad de Prensa. Subordinados directos: Ninguno. Página 15 de 30
3.3.4 FUNCIÓNES GENERALES 1. Analizar las noticias publicadas en radio, prensa, televisión de carácter nacional y presentar las conclusiones por medio de un reporte. 3.3.5 FUNCIONES ESPECÍFICAS 1. Verificar que los Spot, noticias periodísticas y por televisión sean las que se hayan entregado a los medios o en todo caso reportar al jefe inmediato las modificaciones ocurridas, evaluando el impacto que esto originaria. 2. Evaluar el material que será seleccionado para ser entregado a los medios de comunicación. 3. Proporcionar todos los elementos para realizar investigaciones de noticias que estén relacionadas con la educación. 4. Estructurar un proyecto para incursionar en el mensaje sobre la necesidad de la educación y el mejor uso de ella. 5. Proponer las acciones preparatorias al sector poblacional involucrado en la educación básica en adelante que permitan facilitar programas educativos específicos. 6. Asistir a conferencias, simposios, foros, etc., en el Estado, cuya temática sea la educativa, presentando a su jefe inmediato las conclusiones y los puntos de vista sobre las expectativas que pudieran esperarse. 7. Analizar e interpretar las noticias nacionales que tengan valor educativo, en todos los medios de comunicaciones. 8. Desarrollar las actividades que le sean encomendadas y que sean afines a las funciones anteriores. Página 16 de 30
9. Elaborar y presentar la metodología para analizar una nota periodística que sea de contenido reflexivo de opinión a fondo, quedándose este trabajo como documento de consulta para la Unidad 10. Establecer los tiempos apropiados para solicitar la emisión de notas a los periódicos, buscando que se haga de forma oportuna y que impacte a la población. 11. Llevar a cabo las actividades que le sean asignadas, acorde a las funciones mencionadas. 3.3.6 LÍMITES DE AUTORIDAD 1. No le son atribuidas facultades de autoridad. 3.3.7 RESPONSABILIDADES 1. De la entrega oportuna de los trabajos solicitados. 2. De la solución a la problemática que se presente. 3. De la discreción en la información que maneje. 3.3.8 COMUNICACIÓN. Interna: Ascendente: Jefe de la Unidad de Prensa. Horizontal: Descendente: Con personal de su nivel. Ninguno. Externa: Con los medios de comunicación estatal, regional y del país. Página 17 de 30
3.4 REPORTERO 3.4.1 OBJETIVO DEL PUESTO Recabar la información oportuna y relevante de los acontecimientos mas importantes que se llevan a cabo dentro de las actividades de los Servicios de Educación Pública del Estado de Nayarit. 3.4.2 IDENTIFICACIÓN Número de plazas: Las necesarias Ubicación: Física: Edificio de los Servicios de Educación Pública del Estado de Nayarit. Administrativa: Unidad de Prensa. Tipo de contratación: Personal de base y/o confianza. Ámbito de operación: Unidad de Prensa. 3.4.3 RELACIONES DE AUTORIDAD Jefe inmediato: Jefe de la Unidad de Prensa Página 18 de 30
Subordinados directos: Ninguno 3.4.4 FUNCIÓNES GENERALES Recabar información de relevancia que se genera en los Servicios de Educación Pública del Estado de Nayarit para los fines informativos que convenga a la institución. 3.4.5 FUNCIONES ESPECÍFICAS 1. Redacción de boletines informativos bajo la línea editorial de la institución. 2. Realizar de entrevistas con el objetivo de obtener información para la redacción de boletines de la Institución. 3. Grabación de audios como parte del procedimiento para la realización de los boletines informativos de la institución educativa. 3.4.6 LÍMITES DE AUTORIDAD 1. En los trabajos realizados. 2. Del material y equipo de audio. 3. De la información. Página 19 de 30
3.4.7 RESPONSABILIDADES. 1. Atender las indicaciones asignadas de Jefe de la Unidad de Prensa 3.4.8 COMUNICACIÓN. Interna: Ascendente: Jefe de la Unidad de Prensa Horizontal: Con personal de su nivel. Página 20 de 30
3.5 FOTÓGRAFO 3.5.1 OBJETIVO DEL PUESTO Capturar fotografías de los eventos que se realicen dependientes de los Servicios de Educación Pública del Estado de Nayarit así como llevar un archivo fotográfico por evento y fechas que permitan la consulta. 3.5.2 IDENTIFICACIÓN Número de plazas: Los necesarios. Ubicación: Física: Edificio de los Servicios de Educación Pública del Estado de Nayarit. Administrativa: Unidad de Prensa. Tipo de contratación: Personal de base y/o confianza. Ámbito de operación: Unidad de Prensa. 3.5.3 RELACIONES DE AUTORIDAD Jefe inmediato: Jefe de la Unidad de Prensa. Página 21 de 30
Subordinados Ninguno 3.5.4 FUNCIÓNES GENERALES Realizar la toma de fotografías de eventos, reuniones, presentación públicas donde esté presente el Director General y que convengan a los Servicios de Educación Pública del Estado de Nayarit. 3.5.5 FUNCIONES ESPECÍFICAS 1. Realizar la toma fotográfica de acuerdo a la técnica en esta materia, buscando el mejor ángulo, momento y representatividad. 2. Cuidar el equipo fotográfico; cámara, flash, lentes, etc. Para una buena durabilidad y eficacia del mismo. 3. Cuidar durante la toma fotográfica que el número de ellas sea el óptimo, evitando el desgaste del material fotográfico. 4. Solicitar al jefe inmediato, anticipadamente los materiales necesarios para desarrollar el trabajo, como son: películas, baterías, foros, etc. 5. De solicitarse la impresión del material fotográfico deberá de acudir al laboratorio fotográfico que sea asignado por su jefe inmediato, previendo el tamaño del papel fotográfico que vaya a hacer utilizado en la impresión, cuando los tiempos de entrega para hacer lo propio a su jefe inmediato. 6. Resolver ante el laboratorio fotográfico los trabajos que sean urgentes. 7. Llevar un archivo clasificado para la consulta de la autoridad superior, de las fotografías seleccionadas. 8. Desempeñar las actividades que le sean encomendadas, afines a las funciones anteriores. Página 22 de 30
3.5.6 LÍMITES DE AUTORIDAD 1. No le son atribuidas facultades de autoridad. 3.5.7 RESPONSABILIDADES 1. Del cuidado de material y equipo fotográfico. 2. De mantener el archivo fotográfico. 3. Del uso adecuado del material y equipo fotográfico. 3.5.8 COMUNICACIÓN. Interna: Ascendente: Jefe de la Unidad de Prensa. Horizontal: Con sus compañeros de Trabajo. Descendente: Escuelas y oficinas administrativas. Externa: Ninguna. Página 23 de 30
3.6 DISEÑADOR GRAFICO 3.6.1 OBJETIVO DEL PUESTO Realizar diseños digitales apegándose a los distintos manuales de identidad de la Institución. 3.6.2 IDENTIFICACIÓN Número de plazas: Una. Ubicación: Física: Edificio de los Servicios de Educación Pública del Estado de Nayarit. Administrativa: Unidad de Prensa. Tipo de contratación: Personal de base y/o confianza. Ámbito de operación: Unidad de Prensa 3.6.3 RELACIONES DE AUTORIDAD Jefe inmediato: Jefe de la Unidad de Prensa. Subordinados Ninguno. Página 24 de 30
3.6.4 FUNCIONES GENERALES 1. Elaborar y someter a consideración del jefe de la oficina los diseños digitales de importancia para los Servicios de Educación Pública del Estado de Nayarit. 3.6.5 FUNCIONES ESPECÍFICAS 1. Recibir la información que deberá utilizarse en el diseño digital. 2. Elaborar con base a la información la propuesta de diseño. 3. Enviar el diseño digital a revisión para su aprobación. 4. Modificar de ser necesario el diseño digital. 3.6.6 LÍMITES DE AUTORIDAD No le son asignadas facultades con ejercicio de autoridad. 3.6.7 RESPONSABILIDADES 1. Archivar por fecha los diseños digitales realizados en el equipo de cómputo de la Unidad de Prensa. 2. Cumplir en tiempo y forma las solicitudes de diseños digitales. 3. Entregar al Jefe de la Unidad de Prensa las propuestas de los diseños para su aprobación. Página 25 de 30
3.6.8 COMUNICACIÓN. Interna: Ascendente: Con el Jefe de la Unidad de Prensa. Horizontal: Con los de su nivel Descendente: Ninguno. Externa: Con el medio periodístico en el Estado. Página 26 de 30
3.7 AUXILIAR ADMINISTRATIVO 3.7.1 OBJETIVO DEL PUESTO Realizar acciones en el ámbito técnico-administrativo acerca de los trámites y/o servicios de la Unidad de Prensa, en vías de alcanzar los propósitos y las metas planeadas por su inmediato superior. 3.7.2 IDENTIFICACIÓN Número de plazas: Dos Ubicación: Física: Edificio de los SEPEN. Administrativa: Unidad de Prensa. Tipo de contratación: Personal de base y/o Contrato. Ámbito de Operación: Unidad de Prensa. 3.7.3 RELACIONES DE AUTORIDAD Jefe Inmediato. Jefe de la Unidad de Prensa. Subordinados directos: Ninguno. Página 27 de 30
3.7.4 FUNCIONES GENERALES Llevar a cabo actividades en el ámbito Técnico-Administrativo que conlleven al cumplimiento cabal de los objetivos y metas de los programas de la Unidad de Prensa. 3.7.5 FUNCIONES ESPECÍFICAS 1. Elaborar y presentar a su inmediato superior el Plan Anual de Actividades, para revisión y posible autorización. 2. Dar seguimiento a los trámites administrativos que competen a la Unidad de Prensa. 3. Realizar oficios para trámites que conciernen a la Unidad de Prensa. 4. Realizar informes trimestrales en base a los avances y cumplimiento de metas. 5. Realizar informes sobre las actividades de comunicación social de la Unidad de Prensa. 3.7.6 LÍMITES DE AUTORIDAD No le son asignadas atribuciones de autoridad. 3.7.7 RESPONSABILIDADES 1. Salvaguardar los trámites que se realicen en la Unidad de Prensa. Página 28 de 30
2. De realizar acciones en el ámbito técnico-administrativo. 3. De organizar, actualizar, controlar y archivar documentos que encomiende su jefe inmediato. 5. De participar en cursos de capacitación, para efectos de mejorar la calidad de los servicios bajo a su cargo. 6. De realizar en tiempo y forma que indique su inmediato superior. 3.7.8 COMUNICACIÓN Interna: Ascendente: Con el Jefe de la Unidad de Prensa. Horizontal: Con los de su mismo nivel. Descendente: Ninguno. Página 29 de 30