Universidad de Puerto Rico en Utuado Departamento de Administración de Empresas y Sistemas de Oficina PRONTUARIO Visión: Ser líderes en el ofrecimiento de programas de Sistemas de Oficina que respondan a las exigencias económicas y ambientales del mundo empresarial. Misión: Preparar estudiantes con el conocimiento y destrezas para desempeñarse con éxito en ambientes de oficina en una economía global. Certificación SA 2013-2014-21 TÍTULO DEL CURSO: Administración de Documentos CODIFICACIÓN: SOFI 3210 CRÉDITOS: Tres (3) HORAS DE REUNIÓN: PRERREQUISITO: DESCRIPCIÓN DEL CURSO: Tres horas semanales Ninguno Enseñanza de las reglas para ordenar alfabéticamente los documentos. Estudio de la organización y procedimientos para archivar según los sistemas alfabético, numérico, geográfico y por asunto. Adiestramiento en los métodos y técnicas modernas en la ordenación y control de documentos: sistema de cargo, transferencia y eliminación de documentos, microfilmación y procesamiento de datos. OBJETIVOS DE APRENDIZAJE: Al finalizar el curso, el estudiante: 1. Explicará la importancia del proceso de comunicación en los negocios. 2. Aplicará correctamente, en ejercicios simulados, los principios básicos y procedimientos para el manejo y control de documentos usando los sistemas de archivo alfabético, numérico, geográfico y por asunto y electrónico. 3. Aplicará correctamente los métodos para guardar y controlar documentos especiales utilizando ejercicios simulados. 4. Conocerá y se relacionará con los sistemas modernos de archivar y aplicará un programado de Base de Datos para el manejo y control de documentos. 5. Conocerá los aspectos éticos y legales que debe ser parte del código de ética que rija al personal a cargo de los documentos.
6. Mostrará actitudes deseables tales como: responsabilidad, integridad, puntualidad, cooperación, buenas relaciones interpersonales, aceptación, valorización y respeto con sus compañeros, profesor, personal universitario y la población excepcional entre otros. 7. Desarrollará y aplicará las destrezas de información e investigación para detectar, analizar y solucionar problemas relacionados a la administración, manejo y control de los documentos. 8. Crearán conciencia sobre la crisis ambiental de nuestro planeta y trabajarán proactivamente para mejorarlo. 9. Promoverá el reciclaje y/o reutilización de papel, materiales y dispositivos desechables que se generan en la oficina (cartuchos de tinta y toner ), además, promoverá el uso de papel con fibra reciclada y programas de reciclaje. 10. Desarrollará destrezas de cotejo asistida por la tecnología para disminuir la cantidad de papel que se genera en la oficina y promoviendo el uso de comunicaciones electrónicos. AVALÚO DEL APRENDIZAJE (LEARNING ASSESSMENT): El avalúo es un proceso que se realiza con el propósito de recopilar información a través de diversas actividades, técnicas e instrumentos. Este le permite al profesor(a) dar seguimiento y mantener la calidad en los procesos de enseñanza y aprendizaje. A través del curso se incorporarán las siguientes técnicas de avalúo: Rúbrica para la Evaluación de Casos relacionados a las leyes aplicables al manejo y control de documentos Leyes (LAW) Rúbrica para la Evaluación de Manual de Procedimientos para la Administración de Documentos Administración (MGT). BOSQUEJO DE CONTENIDO Y DISTRIBUCIÓN DE TIEMPO: * TEMAS Administración de documentos Introducción a la administración de documentos Retos y oportunidades en la administración de documentos Aspectos básicos de los sistemas de archivo Consideraciones éticas La ética y las leyes en la administración de documentos Aspectos éticos para el manejo de la información 2 COMPONENTES PROFESIONALES ** Administración (MGT, 1 hora) Ética (ETH, 2 horas) Ambientes Legales (LAW, 1 hora) TIEMPO 2 hrs. 3 hrs.
TEMAS Disposiciones legales en la administración de documentos Manejo de sistemas manuales y electrónicos Equipo y materiales Tarjeteros y formularios para el manejo de datos Control, localización y préstamo de documentos Protección, transferencia, almacenaje y disposición de documentos Reglas para codificar y alfabetizar Presentación y aplicación de Reglas para nombres de individuos Presentación y aplicación de Reglas para nombres de instituciones/empresas Reglas para un sistema alfabético Reglas para un sistema numérico Reglas para un sistema geográfico Reglas para un sistema por asunto Sistemas electrónicos Creación y diseño de bases de datos electrónicos Uso y manejo de la información en bases de datos Sistemas electrónicos Proyectos, pruebas y avalúo TOTAL HORAS CONTACTO COMPONENTES PROFESIONALES ** Ética (ETH, 1 hr.) Administración (MGT, 3 hrs.) Políticas Institucionales (POL/COMP, 5 hrs.) Administración (MGT, 6 hrs.) Ambientes Legales (LAW, 8 hrs.) Globalización (GLO, 2 hrs.) Sistemas Información (IS, 6 hrs.) Contabilidad (ACC, 2 hrs.) Métodos para Cuantificar Datos (STAT, 1 hr.) TIEMPO 4 hrs. 23 hrs. 8 hrs. 5 hrs. 45 hrs. *Esta distribución de tiempo está sujeta a las necesidades del grupo **Estos componentes profesionales son enfocados en este curso a través de su contenido temático. 3
TECNICAS INSTRUCCIONALES: Durante el semestre se ofrecerán pruebas formales y pruebas cortas a discreción del profesor. Los ejercicios asignados serán entregados antes de tomar el examen correspondiente a los capítulos presentados en clase. El profesor podrá utilizar diferentes métodos instruccionales tales como: a. Conferencia b. Informes Orales c. Discusiones de casos d. Lectura y discusión de artículos publicados en revistas y periódicos El profesor preparará ejercicios de prácticas para la aplicación de las reglas para ordenar alfabéticamente. Presentará y utilizará un programa para la creación de base de datos. RECURSOS MÍNIMOS DISPONIBLES O REQUERIDOS: Computadora Personal Programado de Base de Datos Ejercicios simulados TECNICAS DE EVALUACIÓN: Durante el semestre se ofrecerán pruebas formales y pruebas cortas a discreción del profesor. Se les dará asignaciones de ejercicios de aplicación y se requiere que se entreguen los mismos antes de tomar el examen correspondiente a los capítulos presentados en clase. Se le asignará un proyecto especial en el cual aplicarán las reglas aprendidas en uno de los sistemas: alfabético, numérico, por asunto, geográfico. (Este proyecto es a discreción del profesor). Exámenes Parciales 60 % Proyecto Especial 20 % Asignaciones y Pruebas Cortas 20 % Total 100 % Nota: Evaluación diferenciada a estudiantes con necesidades especiales. ACOMODO RAZONABLE: Cada ser humano en su rol de estudiante posee distintas formas de aprendizaje, por tal razón, de usted entender que tiene alguna situación particular que le impida desarrollarse adecuadamente, debe informarlo al profesor o profesora a cargo del curso. Los/Las estudiantes que reciben servicios de Rehabilitación Vocacional deben comunicarse con el/la profesor/a al inicio del semestre para planificar el acomodo razonable y equipo necesario conforme a las recomendaciones de la Oficina de Asuntos 4
para Personas con Impedimento (OAPI) del Decanato de Estudiantes. También aquellos/as estudiantes con necesidades especiales que requieren de algún tipo de asistencia o acomodo deben comunicarse con el/la profesor/a. Los profesores se comprometen a elaborar documentos que cumplan con la evaluación diferenciada para los estudiantes con necesidades especiales. INTEGRIDAD ACADEMICA: La Universidad de Puerto Rico promueve los más altos estándares de integridad académica y científica. El Artículo 6.2 del Reglamento General de Estudiantes de la UPR (Certificación Núm. 13, 2009-2010, de la Junta de Síndicos) establece que la deshonestidad académica incluye, pero no se limita a: acciones fraudulentas, la obtención de notas o grados académicos valiéndose de falsas o fraudulentas simulaciones, copiar total o parcialmente la labor académica de otra persona, plagiar total o parcialmente el trabajo de otra persona, copiar total o parcialmente las respuestas de otra persona a las preguntas de un examen, haciendo o consiguiendo que otro tome en su nombre cualquier prueba o examen oral o escrito, así como la ayuda o facilitación para que otra persona incurra en la referida conducta. Cualquiera de estas acciones estará sujeta a sanciones disciplinarias en conformidad con el procedimiento disciplinario establecido en el Reglamento General de Estudiantes de la UPR vigente. SISTEMA DE CALIFICACIÓN: 3.50 4.00 A 2.50 3.49 B 1.60 2.49 C 1.00 1.59 D.99 F BIBLIOGRAFÍA: A. Texto: Correa, Carmen M., Díaz-Colón, Abigail. (2010). Administración de Documentos: Enfoque Manual y Electrónico (2da edición). McGraw-Hill. B. Referencia: Read, Judith & Ginn, Mary Lea. (2016). Records Management. (10 th Edition). Cengage Learning. C. Referencias Electrónicas: Pereira-Uzal, J., & Robledano-Arillo, J. (2013). Uso de tecnologías 3d en la digitalización y difusión de documentos de alto valor patrimonial. (Spanish). El Profesional de la Información, 22(3), 215-223. doi:10.3145/epi.2013.may.04. Business Source Complete, EBSCOhost (accessed December 18, 2013) 5
Document management system. (August 2015). http://en.wikipedia.org/wiki/document_management Inactive Record Management. (August 2015). http://www.ironmountain.com/knowledge-center/reference-library/view-by- Document-Type/General-Articles/I/Inactive-Record-Management-Three- Essential-Capabilities.aspx Records and Information Management: Getting It Right From The Start. (August 2015). http://www.ironmountain.com/knowledge-center/reference-library/view-by- Document-Type/Best-Practices/R/Records-and-Information-Management- Getting-It-Right-From-The-Start.aspx CONSIDERACIONES APLICABLES AL DESEMPEÑO ESTUDIANTIL EN LOS SALONES Y LABORATORIOS: Todo estudiante que reciba servicios de Rehabilitación Vocacional o que presente alguna necesidad especial, deberá comunicarlo a su profesor inmediatamente para que éste sirva de mediador entre las autoridades concernidas en la Institución, de manera que puedan proveerle asistencia en términos de acomodo, equipo y/o servicio conforme a las recomendaciones de la Oficina de Asuntos para Personas con Impedimento (OAPI). Se prohíbe el uso de celulares en el salón de clases o cualquier otro equipo o dispositivo electrónico que no sea requerido en el curso. La ingesta de alimentos (sólidos o líquidos) queda terminantemente prohibida en salones y/o laboratorios. Personas con necesidades especiales de alimentación por razones de salud, deberán comunicarlo al profesor proveyéndole la evidencia necesaria. No se permitirá el uso de goma de mascar. Será responsabilidad del estudiante que se ausente ponerse al día en el material que se presente en clase. Todo trabajo asignado, incluyendo los exámenes, deberán ser entregados y/o realizados en la fecha programada para los mismos. Es completamente discrecional del profesor a cargo del curso la reposición de los mismos en caso de ausencia. Se recomienda vestimenta apropiada para asistir a la clase. Deberá exhibir una apariencia respetable y un comportamiento profesional desde el principio. Se requiere un comportamiento ético en su desempeño a través del curso y en las actividades extracurriculares que se generen en el mismo. Deberá sujetarse al cumplimiento de las reglas para el uso de las tecnologías. No se permitirán niños o animales en los salones de clases y/o laboratorios. Tampoco estará autorizada la presencia de ninguna persona que no sea exclusivamente los estudiantes matriculados en cada curso. Interrumpir al profesor mientras está ofreciendo el curso, queda totalmente desautorizado. Copiarse o infringir cualquier norma establecida por las normas y procedimientos de la institución ha de ser sometida al comité de disciplina para que le sea aplicada la acción disciplinaria pertinente, que puede ir desde una amonestación hasta la separación total. 6
Es responsabilidad de cada estudiante tener su cuenta de correo electrónico institucional activa (@upr.edu). El estudiante deberá adquirir el texto de cada curso como requisito mínimo para asistir al mismo. Este prontuario está sujeto a cambios, los mismos se notificarán con anterioridad, de ser necesario. 7