JUNTA DIRECTIVA PRESIDENTA MSC. ALEJANDRA MORA MORA PRESIDENTA EJECUTIVA MINISTRA DE LA CONDICIÓN DE LA MUJER VICEPRESIDENTA LICDA. EDDA QUIRÓS RODRÍGUEZ REPRESENTANTE DEL MINISTERIO DE SALUD SECRETARIA MSC. ANA GABRIELA GONZÁLEZ SOLÍS REPRESENTANTE DEL INSTITUTO NACIONAL DE APRENDIZAJE MSC. NANCY MARÍN ESPINOZA REPRESENTANTE DEL MINISTERIO DE TRABAJO Y SEGURIDAD SOCIAL ACTA NÚMERO SIETE-DOS MIL DIECISIETE DE LA SESIÓN ORDINARIA CELEBRADA POR LA JUNTA DIRECTIVA DEL INSTITUTO NACIONAL DE LAS MUJERES EL DÍA VEINTICUATRO DE ABRIL DEL AÑO DOS MIL DIECISIETE, LA CUAL DIO INICIO A LAS DIECISÉIS HORAS CON CUARENTA Y SIETE MINUTOS, CON LA PRESENCIA DE LA MSC. ALEJANDRA MORA MORA, QUIEN PRESIDE Y LAS DIRECTORAS EDDA QUIRÓS RODRÍGUEZ; ANA GABRIELA GONZÁLEZ SOLÍS; NANCY MARÍN ESPINOZA; TERESITA RAMELLINI CENTELLA Y EL DIRECTOR LUIS PABLO ZÚÑIGA MORALES. AUSENTE CON JUSTIFICACIÓN: DIRECTORA CAROLINA CARMONA QUIRÓS LICDA. CAROLINA CARMONA QUIRÓS REPRESENTANTE DEL INSTITUTO MIXTO DE AYUDA SOCIAL MSC. TERESITA RAMELLINI CENTELLA REPRESENTANTE DE ORGANIZACIONES DE MUJERES LIC. LUIS PABLO ZÚÑIGA MORALES REPRESENTANTE DEL MINISTERIO DE EDUCACIÓN PÚBLICA AGENDA CAPÍTULO I LECTURA Y APROBACIÓN DE LA AGENDA CAPÍTULO II LECTURA Y APROBACIÓN DEL ACTA ANTERIOR Acta N 06-2017 de la Sesión Ordinaria celebrada el 20 de marzo del 2017. CAPÍTULO III ASUNTOS DE LA PRESIDENCIA EJECUTIVA 1. Autorización para que la Presidenta Alejandra Mora participe en el evento paralelo Compromisos y Ruta hacia un Planeta 50-50 al 2030 y en las actividades de la Primera Reunión del Foro de los Países de América Latina y El Caribe sobre el Desarrollo Sostenible, que tendrá lugar en la Ciudad de México durante los días 26 y 27 de abril del 2017. CAPÍTULO IV ASUNTOS DE LA JUNTA DIRECTIVA 1. Otorgamiento del Refrendo al Memorando de Acuerdo entre el INAMU y la Oficina de Naciones Unidas de Servicios para Proyectos (UNOPS) para Estudios, Diseño y Construcción de la Sede Central del INAMU, en Zapote, por un monto de 7.452.487,00 y a la Adenda N 1 al Memorando de Acuerdo. Oficio N 04551/DCA-0388 de la División de Contratación Administrativa de la Contraloría General de la República de fecha 21 de abril del 2017. 2. Conocimiento del Informe de Ejecución Presupuestaria en el INAMU, correspondiente al Primer Trimestre del Ejercicio Económico 2017. Oficio DAF-133-04-2017 de fecha 20 de abril del año en curso. 3. Revisión y análisis de los Informes presentados por Auditora Interna del INAMU, Ema Rebeca Alfaro Araya; a saber: 1. Informe de Auditoría sobre Control Interno de las Contrataciones Administrativas (AI-Informe-004-2017). Oficio AI-030-2017 de fecha 03 de marzo del 2017. 2. Solicitud presentada por la Auditoría Interna del INAMU, referente a la información sobre el Estudio de Seguimiento de Acciones 2017. Oficio AI-046-2017 de fecha 30 de marzo del 2017. 4. Presentación del Informe sobre el Seguimiento de Acciones señaladas por la Auditoría Interna, elaborado por la Dirección General de Áreas Estratégicas y la Dirección Administrativa Financiera, en cumplimiento al Acuerdo N 7 de la Sesión N 2 celebrada el 30 de enero del 2017. Oficio DAF-131-04-2017 de fecha 19 de abril del mismo año. 5. Revisión de los documentos presentados por Auditora Interna del INAMU, Ema Rebeca Alfaro, según el detalle: i. Asignación del Estudio de Seguimiento de Acciones de la Auditoría Interna del INAMU período 2017 (AI-Informe- 005-2017), oficio AI-040-2017 del 22 de marzo del mismo año. ii. Inicio del Proceso de Autoevaluación de la Calidad de las tareas desarrolladas por la Auditoría Interna durante el año 2016. Oficio AI-042-2017 de fecha 30 de marzo del 2017.
iii. Remisión de Informe del Primer Trimestre del 2017 de la Auditoría Interna. Oficio AI-054-2017 de 03 de abril del 2017. iv. Informe parcial de labores de la Auditoría Interna en el año 2017. Oficio AI-055-2017 del 04 de abril del año en curso. v. Remisión de la Encuesta para el Jerarca en el proceso de Autoevaluación de la Calidad de la Auditoría Interna del INAMU. Oficio AI-065-2017 fechado 04 de abril de los corrientes. CORRESPONDENCIA 1. Conocimiento del Convenio Marco de Cooperación entre la Promotora de Comercio Exterior de Costa Rica y el Instituto Nacional de las Mujeres, debidamente revisado por la Unidad de Asesoría Legal del INAMU, en cumplimiento al Acuerdo N 6 del Acta N 05-2017 celebrada el 06 de marzo del 2017. Oficio AL-043-2017 de fecha 05 de abril del año en curso, suscrito por Odette Brenes, Jefa a.i. de la Unidad de Asesoría Legal. CAPÍTULO V ASUNTOS VARIOS CAPÍTULO I LECTURA Y APROBACIÓN DE LA AGENDA La Presidenta Alejandra Mora procede a dar lectura a la Agenda, con el consiguiente acuerdo: ACUERDO NÚMERO UNO 1. APROBAR LA AGENDA PARA LA SESIÓN ORDINARIA NÚMERO SIETE-DOS MIL DIECISIETE. CAPÍTULO II LECTURA Y APROBACIÓN DEL ACTA ANTERIOR 1. Aprobación del Acta de la Sesión Ordinaria N 06-2017 celebrada el 20 de marzo del 2017. Una vez que la Presidenta Alejandra Mora somete a consideración el Acta indicada, se acuerda: ACUERDO NÚMERO DOS 1. APROBAR EL ACTA NÚMERO SEIS-DOS MIL DIECISIETE CORRESPONDIENTE A LA SESIÓN ORDINARIA CELEBRADA EL DÍA VEINTE DE MARZO DEL DOS MIL DIECISIETE, SIN MODIFICACIÓN ALGUNA. Se abstienen de votar los Directores Nancy Marín y Luis Pablo Zúñiga, por no encontrarse presentes en la Sesión N 06-2017. CAPÍTULO III ASUNTOS DE LA PRESIDENCIA EJECUTIVA 1. Autorización para que la Presidenta Alejandra Mora participe en el evento paralelo Compromisos y Ruta hacia un Planeta 50-50 al 2030 y en las actividades de la Primera Reunión del Foro de los Países de América Latina y El Caribe sobre el Desarrollo Sostenible, que tendrá lugar en la Ciudad de México durante los días 26 y 27 de abril del 2017. Una vez conocida la solicitud supracitada, se procede a tomar el siguiente acuerdo: ACUERDO NÚMERO TRES 1. El Reglamento de Gastos de Viaje y Transporte para Funcionarios Públicos, de la Contraloría General de la República, Artículo 7, que autoriza a la Autoridad Superior Administrativa del ente público respectivo, a dictar el acuerdo de autorización de viajes al exterior y el adelanto correspondiente. 2. Que mediante oficio de fecha 20 de abril del 2017 el Director del Bureau Regional para América Latina y el Caribe del Programa de Naciones Unidas para el Desarrollo, señor Richard Barathe, trasladó invitación a la Presidenta Ejecutiva del Instituto Nacional de las Mujeres para participar en calidad de panelista en el evento paralelo Compromisos y ruta hacia un Planeta 50-50 al 2030, que se realizará en el marco de la Primera Reunión del Foro de los Países de América Latina y El Caribe sobre Desarrollo Sostenible, el día 27 de abril de 2017 en la Ciudad de México. 3. Que este evento es coordinado por ONU Mujeres en colaboración con PNUD, además de la participación de OIT, UNFPA, UNICEF y OIM, como parte de las acciones del Grupo Inter-Agencial Regional para la Igualdad de Género y el Empoderamiento de las Mujeres y Niñas de las Naciones Unidas (GIG), con el objetivo de analizar los Objetivos de Desarrollo Sostenible de la Agenda 2030 de Naciones Unidas desde el enfoque de la igualdad de género.
En este sentido, se constituye un espacio estratégico de diálogo y reflexión con vista a apoyar a los Gobiernos en sus discusiones nacionales, de cara a la preparación de informes voluntarios sobre los ODS. 4. Que el formato del evento consiste en paneles multi-disciplinarios con representantes de Naciones Unidas, Gobierno y sociedad civil, alrededor de cinco conceptos principales, a saber Personas, Prosperidad, Paz, Planeta y Alianzas, y que pretenden visibilizar el impacto y efecto multiplicador de la igualdad de género en la aceleración del logro de los ODS, la reducción de las desigualdades y el empoderamiento de mujeres y niñas en la región latinoamericana. 5. Que la señora Ministra de la Condición de la Mujer y Presidenta Ejecutiva del INAMU, Alejandra Mora, ha sido invitada a participar en calidad de panelista para abordar el empoderamiento económico de las mujeres y niñas, el desarrollo productivo y la reducción de la pobreza, para lo cual le corresponderá exponer sobre las políticas, estrategias y programas del INAMU que sean de relevancia para la región, entre ellas el Sello de Igualdad de Género. 6. Que el Foro de los Países de América Latina y el Caribe sobre Desarrollo Sostenible fue creado a partir de la resolución 700(XXXVI) durante el trigésimo sexto período de sesiones de la Comisión Económica para América Latina y el Caribe (CEPAL) del 27 de mayo de 2016, para convertirse en el mecanismo regional para el seguimiento y examen de la implementación y seguimiento de la Agenda 2030 para el Desarrollo Sostenible, los ODS, sus metas, sus medios de implementación y la Agenda de Acción de Addis Abeba sobre el Financiamiento para el Desarrollo. Posteriormente, el Consejo Económico y Social de las Naciones Unidas hizo suya la creación del Foro mediante la aprobación de su Resolución 2016/12. 7. Que además del evento paralelo al que fue invitada en calidad de panelista, la señora Ministra también participará en las actividades oficiales del Foro durante los dos días del viaje, como miembro de la Delegación por Costa Rica. 8. Que los costos de participación de la señora Alejandra Mora Mora, quien sale de Costa Rica el 26 de abril del 2017 y regresa al país el 27 de abril del presente año, serán cubiertos de la siguiente manera. PNUD asumirá el boleto aéreo y alojamiento. La cortesía de alojamiento no ha sido cancelada a la fecha, por lo cual se añade provisionalmente a los gastos asumidos por el Instituto Nacional de las Mujeres de Costa Rica. A continuación, se incluye una tabla con los mismos: CONCEPTO MONTO Alojamiento (1 día/$203.4 por día) 203.4 Desayuno (1 día/$27.12 por día) 27.12 Almuerzo (2 días/$40.68 por día) 81.36 Cena (2 días/$40.68 por día) 81.36 Gastos menores (2 días/$27.12 por día) 54.24 TOTAL US$447.48 1. OTORGAR EL CORRESPONDIENTE PERMISO A LA PRESIDENTA EJECUTIVA DEL INSTITUTO NACIONAL DE LAS MUJERES, SEÑORA ALEJANDRA MORA MORA, DEL 26 DE ABRIL DEL 2017 AL 27 DE ABRIL DEL MISMO AÑO, PARA QUE PARTICIPE EN EL EVENTO PARALELO COMPROMISOS Y RUTA HACIA UN PLANETA 50-50 AL 2030 Y EN LAS ACTIVIDADES DE LA PRIMERA REUNIÓN DEL FORO DE PAÍSES DE AMÉRICA LATINA Y EL CARIBE SOBRE DESARROLLO SOSTENIBLE, A REALIZARSE EN LA CIUDAD DE MÉXICO DURANTE LOS DÍAS 26 Y 27 DE ABRIL DEL 2017. 2. AUTORIZAR DE CONFORMIDAD CON EL REGLAMENTO DE GASTOS DE VIAJE Y DE TRANSPORTE PARA FUNCIONARIOS PÚBLICOS DE LA CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA, LOS GASTOS DE ALIMENTACIÓN Y GASTOS MENORES EN QUE INCURRA LA SEÑORA PRESIDENTA EJECUTIVA, POR UN MONTO TOTAL DE CUATROCIENTOS CUARENTA Y SIETE DÓLARES CON CUARENTA Y OCHO CENTAVOS DE DÓLAR (US$447.48). 3. QUE DENTRO DE LOS OCHO DÍAS HÁBILES LUEGO DE SU RETORNO AL PAÍS, SE PRESENTE UN INFORME DE PARTICIPACIÓN ANTE LA JUNTA DIRECTIVA. 4. QUE LOS DOCUMENTOS E IMPRESOS QUE LES SEAN PROPORCIONADOS DURANTE LA ACTIVIDAD, DEBEN CONSIGNARSE EN EL INFORME Y ENTREGARSE AL CENTRO DE DOCUMENTACIÓN DEL INAMU. SE APRUEBA POR UNANIMIDAD ACUERDO FIRME.
CAPÍTULO IV ASUNTOS DE LA JUNTA DIRECTIVA 1. Otorgamiento del Refrendo al Memorando de Acuerdo entre el INAMU y la Oficina de Naciones Unidas de Servicios para Proyectos (UNOPS) para Estudios, Diseño y Construcción de la Sede Central del INAMU, en Zapote, por un monto de 7.452.487,00 y a la Adenda N 1 al Memorando de Acuerdo. Oficio N 04551/DCA-0388 de la División de Contratación Administrativa de la Contraloría General de la República de fecha 21 de abril del 2017. Se autoriza el ingreso de la señora Juanita Grant, Directora Administrativa Financiera, quien se incorpora al ser las diecisiete horas con siete minutos. La señora Presidenta Alejandra Mora presenta a la Junta Directiva el Refrendo otorgado por la División de Contratación Administrativa de la Contraloría General de la República mediante oficio N 04551/DCA-0388 de fecha 21 de abril del 2017, al Memorando de Acuerdo entre el INAMU y la Oficina de Naciones Unidas de Servicios para Proyectos (UNOPS) para Estudios, Diseño y Construcción de la Sede Central del INAMU, en Zapote, por un monto de 7.452.487,00 y a la Adenda N 1 al Memorando de Acuerdo. Según lo indicado por la Presidenta Alejandra Mora, el diseño propuesto para la Sede Central del INAMU, es congruente con las necesidades de las mujeres; de ahí la importancia de contar con espacios que contemplen y faciliten las acciones afirmativas hacia las mujeres por parte del INAMU. Por su parte la Directora Administrativa Financiera indica que para llevar a cabo el proyecto de construcción del edificio sede, le ha sido asignada la totalidad del presupuesto del superávit institucional. Una vez esbozadas las observaciones sobre el tema, se procede a tomar el siguiente acuerdo: ACUERDO NÚMERO CUATRO 1. El comunicado mediante oficio N 04551/DCA-0388 de fecha 21 de abril del 2017, de otorgamiento por parte de la Contraloría General de la República, a través de la División de Contratación Administrativa, del Refrendo al Memorando de Acuerdo entre el Instituto Nacional de las Mujeres y la Oficina de Naciones Unidas de Servicios para Proyectos (UNOPS) para Estudios, Diseño y Construcción de la Sede Central del INAMU en el terreno de su propiedad ubicado en Zapote, San José, por un monto de 7.452.487,00 y a la Adenda N 1 al Memorando de Acuerdo. 1. DAR POR RECIBIDO EL OTORGAMIENTO DEL REFRENDO AL MEMORANDO DE ACUERDO ENTRE EL INSTITUTO NACIONAL DE LAS MUJERES Y LA OFICINA DE NACIONES UNIDAS DE SERVICIOS PARA PROYECTOS (UNOPS) PARA ESTUDIOS, DISEÑO Y CONSTRUCCIÓN DE LA SEDE CENTRAL DEL INAMU EN EL TERRENO DE SU PROPIEDAD UBICADO EN ZAPOTE, SAN JOSÉ, POR UN MONTO DE 7.452.487,00 Y A LA ADENDA N 1 AL MEMORANDO DE ACUERDO; CONFERIDO POR LA DIVISIÓN DE CONTRATACIÓN ADMINISTRATIVA DE LA CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA, COMUNICADO MEDIANTE OFICIO N 04551/DCA-0388 DE FECHA 21 DE ABRIL DEL 2017. 2. SOLICITAR A LA DIRECTORA ADMINISTRATIVA FINANCIERA SEÑORA JUANITA GRANT ROJAS, PARA QUE CONJUNTAMENTE CON LA SEÑORA ZAIDA BARBOZA HERNÁNDEZ, PROFESIONAL EJECUTIVA DE LA DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA FINANCIERA, REALICEN EN LA PRÓXIMA SESIÓN DE LA JUNTA DIRECTIVA, LA PRESENTACIÓN Y ANÁLISIS DE LOS COMPROMISOS Y RESPONSABILIDADES QUE CONLLEVA EL PROCESO DE EJECUCIÓN DEL PROYECTO DE CONSTRUCCIÓN DEL EDIFICIO QUE ALBERGARÁ LAS INSTALACIONES DEL INAMU. ACUERDO FIRME. 2. Presentación del Informe de Ejecución Presupuestaria en el INAMU, correspondiente al Primer Trimestre del Ejercicio Económico 2017. Oficio DAF-133-04-2017 de fecha 20 de abril del año en curso. Se autoriza el ingreso de la Directora General de Áreas Estratégicas señora Yolanda Delgado, quien se incorpora a las diecisiete horas con veinticuatro minutos.
Tanto la Directora Administrativa Financiera como la Directora General de Áreas Estratégicas se abocan a presentar en detalle el Informe de Ejecución Presupuestaria de los Programas Técnico y Administrativo del INAMU, al 31de marzo del 2017. Una vez realizada la presentación del Informe y hechas las aclaraciones correspondientes, se acuerda: ACUERDO NÚMERO CINCO 1. El Informe de Ejecución Presupuestaria del Instituto Nacional de las Mujeres al 31 de marzo del 2017, presentado por la señora Juanita Grant Rojas, Directora Administrativa Financiera, mediante oficio DAF-133-04-2017 de fecha 20 de abril del 2017. 2. Lo establecido en las Normas Técnicas sobre Presupuestos Públicos emitidas por la Contraloría General de la República, sobre el cumplimiento del suministro de la información de la Ejecución Presupuestaria al Órgano Contralor, dentro de los quince días hábiles posteriores al vencimiento de cada trimestre. 1. RECIBIR Y DAR POR APROBADO CONFORME LOS ATESTADOS PRESENTADOS POR LA DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA FINANCIERA DEL INSTITUTO NACIONAL DE LAS MUJERES, EL INFORME DE EJECUCIÓN PRESUPUESTARIA ACUMULADO AL TREINTA Y UNO DE MARZO DEL PERÍODO ECONÓMICO DOS MIL DIECISIETE, POR UN MONTO TOTAL DE DOS MIL DOSCIENTOS CINCUENTA Y OCHO MILLONES CUATROCIENTOS OCHENTA Y CINCO MIL DOSCIENTOS OCHENTA Y OCHO COLONES CON SESENTA Y UN CÉNTIMOS ( 2.258.485.288,61). 2. DE CONFORMIDAD CON EL CUMPLIMIENTO DE LOS PLAZOS ESTABLECIDOS, SE AUTORIZA A LA DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA FINANCIERA DEL INAMU, A PROCEDER CON LA REMISIÓN DEL INFORME DE EJECUCIÓN PRESUPUESTARIA APROBADO POR LA JUNTA DIRECTIVA, A LA CONTRALORIÁ GENERAL DE LA REPÚBLICA, LA SECRETARÍA TÉCNICA DE LA AUTORIDAD PRESUPUESTARIA Y LA DESAF. ACUERDO FIRME. 3. Revisión y análisis de los Informes presentados por la Auditoría Interna del INAMU; a saber: 1. Informe de Auditoría sobre Control Interno de las Contrataciones Administrativas (AI-Informe- 004-2017), presentado en oficio AI-030-2017 de fecha 03 de marzo del 2017. La Junta Directiva procedió a revisar y analizar el Informe de Auditoría sobre Control Interno de las Contrataciones Administrativas en el INAMU (AI-Informe-004-2017), presentado por la señora Ema Rebeca Alfaro mediante oficio AI-030-2017 de fecha 03 de marzo del 2017; en el que presenta el informe correspondiente al estudio realizado sobre las contrataciones administrativas llevadas a cabo en el INAMU durante el período 2016; enfocado en las situaciones evidenciadas y en el cumplimiento de los requerimientos establecidos tanto en la Ley de Contratación Administrativa y su Reglamento; así como en la Circular interna PE-003-2011 de fecha 06 de abril del 2011, que referencia los lineamientos prácticos sobre los procedimientos y plazos en los distintos procesos de contratación administrativa. De conformidad con lo indicado, para realizar el estudio de control interno, se tomó del Sistema de Información de la Actividad Contractual (SIAC) de la Contraloría General de la República (que debe ser alimentado por cada una de las instituciones públicas), la información relacionada a las licitaciones abreviadas; licitaciones públicas y contrataciones directas en estado de adjudicadas, correspondiente al período 2016. Una vez esbozados los comentarios y observaciones, se procede a tomar el siguiente acuerdo: ACUERDO NÚMERO SEIS 1. El Informe AI-Informe-004-2017 sobre el Estudio de Control Interno de las Contrataciones Administrativas realizadas en el Instituto Nacional de las Mujeres durante el período 2016, presentado por la Auditora Interna señora Ema Rebeca Alfaro Araya mediante oficio AI-030-2017 de fecha 03 de marzo del 2017; enfocado en las situaciones evidenciadas y en el cumplimiento de los requerimientos establecidos tanto en la Ley de Contratación Administrativa y su Reglamento; así como en la Circular interna PE-003-2011 emitida por la Presidencia Ejecutiva del INAMU en fecha 06 de abril
del 2011; que referencia los lineamientos prácticos sobre los procedimientos y plazos en los distintos procesos de contratación administrativa. 2. La revisión y análisis realizados por parte de la Junta Directiva, al informe de Auditoría Interna sobre el Estudio de Control Interno de las Contrataciones Administrativas en el INAMU durante el período 2016. 1. DAR POR RECIBIDO Y ANALIZADO EL INFORME AI-INFORME-004-2017 QUE REMITE EL ESTUDIO DE CONTROL INTERNO DE LAS CONTRATACIONES ADMINISTRATIVAS REALIZADAS EN EL INSTITUTO NACIONAL DE LAS MUJERES DURANTE EL PERÍODO ECONÓMICO 2016, PRESENTADO POR LA AUDITORA INTERNA SEÑORA EMA REBECA ALFARO ARAYA, MEDIANTE OFICIO AI-030-2017 DE FECHA 03 DE MARZO DEL 2017. 2. GIRAR INSTRUCCIONES A LA PRESIDENCIA EJECUTIVA; DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA FINANCIERA Y A LA PROVEEDURÍA INSTITUCIONAL, PARA QUE SE PROCEDA A DAR CUMPLIMIENTO A LAS RECOMENDACIONES EMITIDAS POR LA AUTORÍA INTERNA EN SU INFORME, CON EL FIN DE SUBSANAR Y MEJORAR EL SISTEMA DE CONTROL INTERNO EN LOS DISTINTOS PROCESOS VINCULADOS A LAS CONTRATACIONES ADMINISTRATIVAS QUE SE REALIZAN EN EL INSTITUTO NACIONAL DE LAS MUJERES. ACUERDO FIRME. 2. Solicitud presentada por la Auditoría Interna del INAMU, referente a la información sobre el Estudio de Seguimiento de Acciones 2017. Oficio AI-046-2017 de fecha 30 de marzo del 2017. En cuanto al Seguimiento de Acciones 2017 presentado por la Auditora Interna en su oficio AI-046-2017 de fecha 30 de marzo del 2017, la Junta Directiva procede a revisar lo actuado a la fecha respecto a las recomendaciones y observaciones consignadas con estado pendiente de resolución. Una vez realizada dicha revisión y análisis, se procede a tomar el siguiente acuerdo: ACUERDO NÚMERO SIETE 1. El oficio AI-046-2017 de fecha 30 de marzo del 2017, en el cual la señora Ema Rebeca Alfaro, Auditora Interna del INAMU, solicita la información sobre lo actuado a la fecha, en seguimiento a las recomendaciones, observaciones, asesorías y otros, dirigidas a la Junta Directiva y que se encuentran consignadas con estado pendiente de ejecución. 2. La revisión y seguimiento realizado por parte de la Junta Directiva a las acciones y recomendaciones señaladas por la Auditora Interna en su Informe. 1. DAR POR RECIBIDO Y ANALIZADO EL OFICIO AI-046-2017 DE FECHA 30 DE MARZO DEL 2017, MEDIANTE EL CUAL LA SEÑORA EMA REBECA ALFARO ARAYA, AUDITORA INTERNA DEL INSTITUTO NACIONAL DE LAS MUJERES, SOLICITA INFORMACIÓN SOBRE LO ACTUADO A LA FECHA, EN SEGUIMIENTO A LAS RECOMENDACIONES, OBSERVACIONES, ASESORÍAS Y OTROS, DIRIGIDAS A LA JUNTA DIRECTIVA Y QUE SE ENCUENTRAN PENDIENTES DE RESOLUCIÓN. 2. COMUNICAR A LA AUDITORA INTERNA SEÑORA EMA REBECA ALFARO, QUE EL SEGUIMIENTO POR PARTE DE LA JUNTA DIRECTIVA AL ESTADO DE CADA UNA DE LAS ACCIONES Y RECOMENDACIONES SEÑALADAS EN EL OFICIO AI-046-2017, SE REALIZARÁ EN FORMA SIMULTÁNEA CON LA REVISIÓN DE LO CONTENIDO EN EL INFORME AI-INFORME-001-2017, QUE FUERA CONOCIDO EN LA SESIÓN ORDINARIA NÚMERO DOS, CELEBRADA EL TREINTA DE ENERO DEL AÑO DOS MIL DIECISIETE. 3. INDICAR A LA AUDITORA INTERNA QUE EL OFICIO AI-046-2017 RECIBIDO EL 31 DE MARZO DE LOS CORRIENTES, FUE ATENDIDO POR LA JUNTA DIRECTIVA EL DÍA 24 DE ABRIL DEL MISMO AÑO, EN RAZÓN DE SER ESTA LA FECHA EN LA QUE SE REALIZÓ LA SESIÓN ORDINARIA INMEDIATA POSTERIOR AL RECIBO DE DICHA SOLICITUD DE INFORMACIÓN. ACUERDO FIRME. 4. Presentación del Informe sobre el Seguimiento de Acciones señaladas por la Auditoría Interna, elaborado por la Dirección General de Áreas Estratégicas y la Dirección Administrativa Financiera del INAMU, en cumplimiento al Acuerdo N 7 de la Sesión Ordinaria N 2 celebrada el 30 de enero del 2017. Oficio DAF-131-04-2017 de fecha 19 de abril del mismo año.
La Junta Directiva se abocó conjuntamente con la Directora Administrativa Financiera y la Directora General de Áreas Estratégicas, a la revisión y análisis de cada una de las acciones y recomendaciones señaladas por la Auditora Interna en los informes presentados y que fueron consignadas como pendientes de resolución. Una vez realizada la revisión de cada una de las acciones y recomendaciones señaladas por la Auditoría Interna en los documentos supracitados, se procede a tomar los acuerdos correspondientes. ACUERDO NÚMERO OCHO 1. La Recomendación N 7 de la Auditoría Interna contenida en el oficio AI-097-2009, punto N 13, que refiere a la necesidad de efectuar un análisis sobre los requerimientos de personal en Computación e Informática, que sean necesarios para desarrollar la función de manera eficaz y que no se dependa de contrataciones para desarrollar tareas que son necesarias y constantes en el tiempo. Dentro de la medida de las posibilidades, realizar las gestiones necesarias a fin de dotar con mayor personal a la Unidad de Informática, de acuerdo con los resultados obtenidos en el análisis. 1. INSTRUIR A LA COORDINADORA DEL ÁREA DE RECURSOS HUMANOS SEÑORA SYNDELL BEDOYA, A REMITIR A LA AUDITORÍA INTERNA LOS CORREOS ELECTRÓNICOS MEDIANTE LOS CUALES SE EVIDENCIA EL NOMBRAMIENTO DE DOS PROFESIONALES OPERATIVOS, LOS CUALES INGRESAN A LABORAR, UNO EL 25 DE ABRIL DEL 2017 Y EL OTRO EL 02 DE MAYO DEL MISMO AÑO. 2. SOLICITAR A LA PRESIDENCIA EJECUTIVA REMITIR A LA AUDITORÍA INTERNA EL CORREO ELECTRÓNICO MEDIANTE EL CUAL SE INSTRUYE AL ÁREA DE RECURSOS HUMANOS PUBLICAR EL CONCURSO EXTERNO PARA EL NOMBRAMIENTO DE UN PROFESIONAL OPERATIVO Y EL PROFESIONAL ESPECIALISTA EN PROPIEDAD, PARA LA UNIDAD DE INFORMÁTICA. 3. DAR POR CUMPLIDA LA RECOMENDACIÓN NÚMERO SIETE DE LA AUDITORÍA INTERNA. ACUERDO NÚMERO NUEVE 1. La Recomendación N 13 de la Auditoría Interna contenida en el oficio AI-055-2010, Advertencia punto a), que refiere a la modificación del Reglamento y la Convención Colectiva del INAMU, para que claramente indiquen que la única forma de ingreso a la Carrera Administrativa es por medio del Concurso Público, para ponerlo en concordancia con el oficio de la Procuraduría General de la República N 242 del 02 de octubre del año 2000. 1. SOLICITAR AL ÁREA DE RECURSOS HUMANOS DEL INSTITUTO NACIONAL DE LAS MUJERES. REMITIR A ESTA JUNTA DIRECTIVA A MÁS TARDAR EL DÍA 30 DE MAYO DEL 2017, UN ANÁLISIS SOBRE LA APLICABILIDAD DEL OFICIO DE LA PROCURADURÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA N 242 DEL 02 DE OCTUBRE DEL 2000 SOBRE EL TEMA DEL INGRESO DE FUNCIONARIOS A LA CARRERA ADMINISTRATIVA. ACUERDO NÚMERO DIEZ 1. La Recomendación N 10 de la Auditoría Interna contenida en el oficio AI-055-2010 punto a), que solicita realizar la distinción de los funcionarios y funcionarias de confianza y el personal de Carrera Administrativa, y asimismo hacer la prohibición expresa de que los y las funcionarias de confianza, como tales no pueden participar en concursos internos. 1. SOLICITAR AL ÁREA DE RECURSOS HUMANOS QUE A MÁS TARDAR EL DÍA 15 DE MAYO DEL 2017, SE DIVULGUE A LO INTERNO DEL INAMU, EL DECRETO EJECUTIVO N 39059 DE FECHA 16 DE JULIO DEL 2015, EN LO CORRESPONDIENTE A LA REGULACIÓN SOBRE LOS NOMBRAMIENTOS DEL PERSONAL DE CONFIANZA EN EL INSTITUTO NACIONAL DE LAS MUJERES. 2. DAR POR CUMPLIDA LA RECOMENDACIÓN NÚMERO DIEZ DE LA AUDITORÍA INTERNA.
ACUERDO NÚMERO ONCE 1. La Recomendación N 62 de la Auditoría Interna contenida en el oficio AI-123-2015, de Advertencia a la Dirección Administrativa Financiera sobre Circular DAF-009-10-2015 referida al proceso de Reclutamiento y Selección de Personal, en al cual se solicita la certificación de títulos por parte de un abogado, para participar en los concursos para aplicar en puestos en el INAMU, lo cual podría ser encarecedor de los trámites administrativos y podría ir en contra de lo estipulado en la Ley de Simplificación de Trámites. 1. INSTRUIR AL ÁREA DE RECURSOS HUMANOS COMUNICAR A LA AUDITORÍA INTERNA QUE EN EL PROCEDIMIENTO INSTITUCIONAL DE RECLUTAMIENTO Y SELECCIÓN DE PERSONAL, PUBLICADO INTERNAMENTE EL 16 DE ENERO DEL 2017, SE INCLUYE ESTA RECOMENDACIÓN EN LA PÁGINA 17 Y 18 SOBRE LA RECEPCIÓN DE OFERTAS PARA APLICAR EN PUESTOS EN EL INAMU. 2. DAR POR CUMPLIDA LA RECOMENDACIÓN NÚMERO SESENTA Y DOS DE LA AUDITORÍA INTERNA. ACUERDO NÚMERO DOCE 1. La Recomendación N 52 de la Auditoría Interna contenida en el Informe INAMU-AI-100-2014 de fecha 17 de diciembre del 2014, Informe sobre Estudio de Contrataciones Administrativas, punto 9.1.15 y (Refiérase a puntos 6.2.; 6.3.; 6.4.7,: 6.4.8.; 6.4.9.; y 6.4.10. del Informe); que solicita adjuntar a todos los expedientes de Contratación Administrativa del INAMU, el cronograma de actividades con los tiempos probables que serán invertidos en el desarrollo de la gestión contractual, de acuerdo con el tipo de contratación y su especificidad. 1. COMUNICAR A LA AUDITORÍA INTERNA QUE EL INSTITUTO NACIONAL DE LAS MUJERES A PARTIR DE ENERO DEL AÑO DOS MIL DIECISIETE, REALIZA TODAS LAS CONTRATACIONES ADMINISTRATIVAS A TRAVÉS DEL SISTEMA MERLINK, POR LO QUE EN EL EXPEDIENTE ELECTRÓNICO SE PUEDE ACCEDER AL CUMPLIMIENTO DE LOS PLAZOS ESTABLECIDOS. 2. DAR POR CUMPLIDA LA RECOMENDACIÓN NÚMERO CINCUENTA Y DOS DE LA AUDITORÍA INTERNA. ACUERDO NÚMERO TRECE 1. La Recomendación N 54 de la Auditoría Interna contenida en el Informe AI-096-2015 del 20 de noviembre del 2015 punto a), referido a la contratación del alquiler del Edificio Sigma para ubicar las Oficinas Centrales del INAMU; recomendación que solicita girar instrucciones a la Proveeduría Institucional, a fin de que en futuras contrataciones se solventen las deficiencias encontradas en el expediente en mención, y que están referidas a los puntos 4.2. Foliación del Expediente; 4.3. Documentos; 4.4. Orden del Expediente; 4.5. Falta de lengüetas o divisiones y 4.6. Documentos dobles en el expediente. 1. DAR POR CUMPLIDA LA RECOMENDACIÓN NÚMERO CINCUENTA Y CUATRO DE LA AUDITORÍA INTERNA, DE CONFORMIDAD CON EL INFORME DE CONTROL INTERNO SOBRE EL ESTUDIO REALIZADO A LAS CONTRATACIONES ADMINISTRATIVAS REALIZADAS EN EL INAMU DURANTE EL PERÍODO 2016, PRESENTADO MEDIANTE OFICIO AI-030-2017 DE FECHA 03 DE MARZO DEL AÑO EN CURSO; ADEMÁS DE LA REUNIÓN SOSTENIDA ENTRE LA DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA FINANCIERA; EL ÁREA DE PROVEEDURÍA INSTITUCIONAL Y LA AUDITORÍA INTERNA. ACUERDO NÚMERO CATORCE 1. La Recomendación N 15 de la Auditoría Interna contenida en el oficio AI-047-2011, Informe de Ética Institucional, Recomendación 5.1.3., Hallazgo 3.1), para implantar y promover la ética y los valores
éticos en el quehacer institucional, de acuerdo con la Directriz D-2-2004-CO de la Contraloría General de la República y el Decreto Ejecutivo N 33146 emitido por la Presidencia de la República y el Ministerio de la Presidencia; con el fin de que permeen y sirvan de base para frenar conductas inapropiadas, oportunidades y situaciones que conduzcan a cometer irregularidades o actos deshonestos. 1. SOLICITAR A LA COMISIÓN DE VALORES Y ÉTICA DEL INSTITUTO NACIONAL DE LAS MUJERES, ELABORAR Y REMITIR A ESTA JUNTA DIRECTIVA EL PLAN DE TRABAJO PROPUESTO, CON COPIA A LA AUDITORÍA INTERNA, A MÁS TARDAR EL DÍA 31 DE JULIO DEL AÑO 2017. ACUERDO NÚMERO QUINCE 1. La Recomendación N 24 de la Auditoría Interna contenida en el oficio INAMU-AI-017-2013, Servicio preventivo, Advertencia sobre Comisión de Valores y Código de Ética punto 7.1.), que indica que en forma reiterada la Auditoría Interna reconoce el esfuerzo realizado por la Administración Activa para contar con un Código de Ética Institucional; sin embargo, en procura del perfeccionamiento de este tipo de instrumentos, es conveniente que se siga la metodología establecida tanto por el Sistema Nacional de Comisiones de Valores de Costa Rica, como las emitidas por la Contraloría General de la República, en cuanto a que la formulación de este tipo de instrumentos debe iniciar con un diagnóstico y tener participación activa tanto del jerarca como de las personas titulares subordinadas y todas las personas funcionarias. 1. SOLICITAR A LA COMISIÓN DE VALORES Y ÉTICA DEL INSTITUTO NACIONAL DE LAS MUJERES, ELABORAR Y REMITIR A ESTA JUNTA DIRECTIVA EL PLAN DE TRABAJO PROPUESTO, CON COPIA A LA AUDITORÍA INTERNA, A MÁS TARDAR EL DÍA 31 DE JULIO DEL AÑO 2017. ACUERDO NÚMERO DIECISÉIS 1. La Recomendación N 26 de la Auditoría Interna contenida en el oficio INAMU-AI-017-2013, Servicio preventivo, Advertencia sobre Comisión de Valores y Código de Ética punto 7.3.), que refiere a la Divulgación y a que la Administración Activa del Instituto Nacional de las Mujeres debe promover la interiorización del mismo por parte de todas las personas funcionarias del Código de Ética. 1. SOLICITAR A LA COMISIÓN DE VALORES Y ÉTICA DEL INSTITUTO NACIONAL DE LAS MUJERES, ELABORAR Y REMITIR A ESTA JUNTA DIRECTIVA EL PLAN DE TRABAJO PROPUESTO, CON COPIA A LA AUDITORÍA INTERNA, A MÁS TARDAR EL DÍA 31 DE JULIO DEL AÑO 2017. ACUERDO NÚMERO DIECISIETE 1. La Recomendación N 16 de la Auditoría Interna contenida en el oficio AI-047-2011, Observación 5.1.2. sobre Informe de Ética Institucional e Informe de Control Interno, Hallazgo 3.1.), que refiere a ordenar la elaboración e implementación del Marco Institucional en Materia Ética, el cual consiste en el conjunto de factores formales e informales que conceptualizan la filosofía, los enfoques, el comportamiento y la gestión ética del INAMU, de acuerdo con la Directriz D-2-2004-CO y el Decreto Ejecutivo DE-331-46-MP emitidos por la Contraloría General de la República; el Marco Institucional deberá contener un Programa Ético, Ambiente Ético e Integración de la Ética en los Sistemas de Gestión. 1. SOLICITAR A LA COMISIÓN DE VALORES Y ÉTICA DEL INSTITUTO NACIONAL DE LAS MUJERES, REMITIR A ESTA JUNTA DIRECTIVA A MÁS TARDAR EL DÍA 31 DE JULIO DEL AÑO 2017, UN CRONOGRAMA PARA LA ELABORACIÓN E IMPLEMENTACIÓN DEL MARCO INSTITUCIONAL ÉTICO, EL CUAL DEBERÁ CONTENER:
A) PROGRAMA ÉTICO B) AMBIENTE ÉTICO C) INTEGRACIÓN DE LA ÉTICA EN LOS SISTEMAS DE GESTIÓN. ACUERDO NÚMERO DIECIOCHO 1. La Recomendación N 27 de la Auditoría Interna contenida en el oficio AI-017-2013, Servicio preventivo, Advertencia sobre Comisión de Valores y Código de Ética, punto 7.4.), que refiere específicamente al Marco Institucional del INAMU; siendo que la Administración Activa deberá orientarse al fortalecimiento del Marco Institucional de la Ética, del cual forma parte el Código de Ética. 1. SOLICITAR A LA COMISIÓN DE VALORES Y ÉTICA DEL INSTITUTO NACIONAL DE LAS MUJERES, REMITIR A ESTA JUNTA DIRECTIVA A MÁS TARDAR EL DÍA 31 DE JULIO DEL AÑO 2017, UN CRONOGRAMA PARA LA ELABORACIÓN E IMPLEMENTACIÓN DEL MARCO INSTITUCIONAL ÉTICO, EL CUAL DEBE CONTENER: A) PROGRAMA ÉTICO B) AMBIENTE ÉTICO C) INTEGRACIÓN DE LA ÉTICA EN LOS SISTEMAS DE GESTIÓN. ACUERDO NÚMERO DIECINUEVE 1. La Recomendación N 29 de la Auditoría Interna contenida en el oficio AI-024-2013 sobre el Servicio preventivo de Auditoría y Advertencias sobre aspectos de las ideas rectoras institucionales; en tanto se considera por parte de la Auditoría Interna, que es necesaria la revisión de dichas ideas rectoras (Misión, Visión y Valores Institucionales), las cuales rigen el accionar del INAMU, dado el tiempo transcurrido desde su establecimiento y el proceso de reorganización, por lo que de acuerdo con las sanas prácticas, resulta propicio realizar este tipo de acciones afirmativas. 1. INSTRUIR A LA UNIDAD DE PLANIFICACIÓN INSTITUCIONAL PARA QUE PROCEDA A REMITIR A LA AUDITORÍA INTERNA, A MÁS TARDAR EL 15 DE MAYO DEL AÑO EN CURSO, LAS TAREAS RECTORAS DEL INAMU ACTUALIZADAS Y QUE SE ENCUENTRAN CONTEMPLADAS EN EL PLAN ESTRATÉGICO INSTITUCIONAL -PEI- 2015-2018. 2. DAR POR CUMPLIDA LA RECOMENDACIÓN NÚMERO VEINTINUEVE DE LA AUDITORÍA INTERNA. ACUERDO NÚMERO VEINTE 1. La Recomendación N 35 de la Auditoría Interna contenida en el oficio AI-054-2014, que refiere a la Asesoría para la Junta Directiva, sobre los que se consideran Nudos Institucionales; siendo que esta Instancia ha señalado la necesidad de que la Administración se aboque a la revisión de las ideas rectoras (Misión, Visión y Valores Institucionales); que al haber sido desarrolladas hace más de diez años, deben ser evaluadas y reformadas como corresponda. 1. INSTRUIR A LA UNIDAD DE PLANIFICACIÓN INSTITUCIONAL PARA QUE PROCEDA A REMITIR A LA AUDITORÍA INTERNA, A MÁS TARDAR EL 15 DE MAYO DEL AÑO EN CURSO, LAS TAREAS RECTORAS DEL INAMU ACTUALIZADAS Y QUE SE ENCUENTRAN CONTEMPLADAS EN EL PLAN ESTRATÉGICO INSTITUCIONAL -PEI- 2015-2018. 2. DAR POR CUMPLIDA LA RECOMENDACIÓN NÚMERO TREINTA Y CINCO DE LA AUDITORÍA INTERNA. ACUERDO NÚMERO VEINTIUNO 1. La Recomendación N 36 de la Auditoría Interna contenida en el oficio AI-054-2014, que refiere a la Asesoría para la Junta Directiva, sobre los que se consideran Nudos Institucionales; siendo que esta Instancia ha señalado que en cuanto al ambiente ético, una parte de la Administración formuló
un Código de Ética cuyos valores no son consistentes con los valores que se tienen definidos como los rectores institucionales, en el Código de Ética se utilizaron definiciones confusas para algunos valores y otros no reflejan las características propias de la Institución; además, no se participó al personal en su formulación ni se ha dado a conocer, por lo que su cumplimiento es difícil. 1. SOLICITAR A LA COMISIÓN DE VALORES Y ÉTICA DEL INSTITUTO NACIONAL DE LAS MUJERES, PROCEDER A REVISAR EL CÓDIGO DE ÉTICA INSTITUCIONAL, E INFORMAR A ESTA JUNTA DIRECTIVA A MÁS TARDAR EL 31 DE JULIO DEL 2017, SI ES NECESARIO ALGUNA MODIFICACIÓN DEL MISMO. ACUERDO NÚMERO VEINTIDÓS 1. La Recomendación N 25 de la Auditoría Interna contenida en el oficio AI-017-2013, Servicio preventivo, Advertencia sobre Comisión de Valores y Código de Ética, punto 7.1.), que refiere al Contenido, siendo que el Código de Ética debe ser elaborado de forma clara, para que todas las personas funcionarias de la Institución, puedan comprender y aplicar los principios y valores éticos que deben regir su accionar. 1. SOLICITAR A LA COMISIÓN DE VALORES Y ÉTICA DEL INSTITUTO NACIONAL DE LAS MUJERES, PROCEDER A REVISAR EL CÓDIGO DE ÉTICA INSTITUCIONAL, E INFORMAR A ESTA JUNTA DIRECTIVA A MÁS TARDAR EL 31 DE JULIO DEL 2017, SI ES NECESARIO ALGUNA MODIFICACIÓN DEL MISMO. ACUERDO NÚMERO VEINTITRÉS 1. La Recomendación N 21 de la Auditoría Interna contenida en el oficio AI-032-2012, página 24, que refiere a la necesidad de dotar de más personal para el Área de Bodega, con lo cual se logre segregar las funciones incompatibles descritas anteriormente, con los adecuados niveles de ejecución y supervisión para garantizar el control y registro de los inventarios de acuerdo con la Normativa vigente. 1. REMITIR A LA AUDITORÍA INTERNA EL CORREO ELECTRÓNICO ENVIADO EL 21 DE ABRIL DEL 2017 POR EL SEÑOR CARLOS BARQUERO TRIGUEROS, COORDINADOR DEL ÁREA DE PROVEEDURÍA INSTITUCIONAL, MEDIANTE EL CUAL SE HACE REFERENCIA A LA REORGANIZACIÓN DEL ÁREA DE PROVEEDURÍA EN RELACIÓN CON LAS FUNCIONES DEL PERSONAL Y LA COLABORACIÓN DE ÉSTE EN LOS PROCESOS DE LA BODEGA Y LOS ACTIVOS INSTITUCIONALES. 2. DAR POR CUMPLIDA LA RECOMENDACIÓN NÚMERO VEINTIUNO DE LA AUDITORÍA INTERNA. ACUERDO NÚMERO VEINTICUATRO 1. La Recomendación N 61 de la Auditoría Interna contenida en el oficio AI-123-2015, Servicio preventivo, Advertencia sobre la Circular DAF-009-10-2015 del proceso de Reclutamiento y Selección de Personal, punto 3); que indica que la Institución debe contar con exámenes psicométricos que puedan medir características personales que las hagan idóneas para el puesto, 1. INDICARLE A LA AUDITORA INTERNA QUE EL ÁREA DE RECURSOS HUMANOS TIENE PRESUPUESTADO PARA EL PERÍODO 2017 TRES CONTRATACIONES EN EL INAMU, A SABER: 1) REDISEÑO DEL PROCESO DE RECLUTAMIENTO Y SELECCIÓN DE PERSONAL; 2) DESARROLLO DE PROPUESTAS PARA LA APLICACIÓN DE PRUEBAS PSICOMÉTRICAS PARA EL PROCESO DE SELECCIÓN DE PERSONAL; Y 3) DIAGNÓSTICO E IMPLEMENTACIÓN DE MEDIDAS DE INTERVENCIÓN SOBRE EL CLIMA ORGANIZACIONAL. 2. SOLICITARLE AL ÁREA DE RECURSOS HUMANOS PROCEDER A REMITIR A ESTA JUNTA DIRECTIVA Y A LA AUDITORÍA INTERNA A MÁS TARDAR EL DÍA 15 DE MAYO DEL 2017, LOS RESULTADOS DE LAS CONTRATACIONES SUPRACITADAS.
ACUERDO NÚMERO VEINTICINCO 1. La Recomendación N 69 de la Auditoría Interna contenida en el oficio AI-065-2016, Área de Recursos Humanos, Consideraciones y advertencia sobre el Concurso Externo de Secretaria Ejecutiva de la Auditoría Interna y los puestos de Secretaria y Secretaria Ejecutiva; en la que se indica que es recomendable que la Administración Activa realice una revisión de los perfiles y requisitos de los puestos de Secretaria y Secretaria Ejecutiva, a fin de adecuarlos a la realidad de la oferta que actualmente existe y que los salarios sean acordes a los requisitos solicitados, 1. REMITIR A LA AUDITORÍA INTERNA EL OFICIO ARH-902-2016 DE FECHA 01 DE NOVIEMBRE DEL 2016 SUSCRITO POR LA SEÑORA SYNDELL BEDOYA RIVERA, COORDINADORA DEL ÁREA DE RECURSOS HUMANOS, QUE REFIERE AL DOCUMENTO AI-065-2016 DE SOLICITUD DE REVISIÓN DE LOS PUESTOS DE SECRETARIA Y SECRETARIA EJECUTIVA E N EL INAMU, EN RELACIÓN CON LOS REQUISITOS MÍNIMOS SOLICITADOS EN EL MANUAL INSTITUCIONAL DE CARGOS Y DE CONFORMIDAD CON EL ANÁLISIS COMPARATIVO REALIZADO POR DICHA INSTANCIA AUDITORA. 2. DAR POR CUMPLIDA LA RECOMENDACIÓN NÚMERO SESENTA Y NUEVE DE LA AUDITORÍA INTERNA. ACUERDO NÚMERO VEINTISÉIS 1. La Recomendación N 8 de la Auditoría Interna contenida en el oficio AI-046-2010, Revisión de las funciones de la Secretaría Técnica para el Informe de Control Interno; con la indicación de que debe remitirse copia de los Acuerdos de Junta Directiva en que se ordena la implementación de las recomendaciones de la Auditoría Interna o la propuesta de soluciones alternas, tal y como lo señala la Ley de Control Interno; sin embargo en la información solicitada a la Secretaría de la Junta Directiva no se reflejan los acuerdos que dan cumplimiento a dicha Ley. Con el fin de dar cumplimiento a lo planteado en el oficio N 13014 de fecha 13 de octubre del 2005, dentro del ambiente de denuncia existente en el INAMU, se requiere realizar una revisión de los Informes citados, a efecto de proceder conforme a lo estipulado en la Ley. 1. INFORMAR A LA AUDITORÍA INTERNA QUE SE HA INSTRUIDO A LA SECRETARÍA DE LA JUNTA DIRECTIVA, PARA QUE SE REMITA EN FORMA CONTINUA COPIA DE LOS ACUERDOS DE ESTE ENTE COLEGIADO, EN QUE SE LE GIRAN INSTRUCCIONES A CADA UNA DE LAS PERSONAS RESPONSABLES PARA EL CUMPLIMIENTO DE ACCIONES QUE SE ENCUENTRAN EN PROCESO O PENDIENTES DE EJECUCIÓN. 2. DAR POR CUMPLIDA LA RECOMENDACIÓN NÚMERO OCHO DE LA AUDITORÍA INTERNA. ACUERDO NÚMERO VEINTISIETE 1. La Recomendación N 65 de la Auditoría Interna contenida en el oficio AI-012-2016, Asesoría sobre el informe de Seguimiento de Acciones, remitido mediante oficio AI-140-2015, en que se indica que debe cumplirse el plazo para la remisión de los acuerdos de Junta Directiva, en que se giren las disposiciones que correspondan, a fin de cumplir con las acciones pendientes o en proceso. 1. INFORMAR A LA AUDITORÍA INTERNA QUE SE HA INSTRUIDO A LA SECRETARÍA DE LA JUNTA DIRECTIVA, PARA QUE SE REMITA EN FORMA CONTINUA COPIA DE LOS ACUERDOS DE ESTE ENTE COLEGIADO, EN QUE SE LE GIRAN INSTRUCCIONES A CADA UNA DE LAS PERSONAS RESPONSABLES PARA EL CUMPLIMIENTO DE ACCIONES QUE SE ENCUENTRAN EN PROCESO O PENDIENTES DE EJECUCIÓN. 2. DAR POR CUMPLIDA LA RECOMENDACIÓN NÚMERO SESENTA Y CINCO DE LA AUDITORÍA INTERNA. ACUERDO NÚMERO VEINTIOCHO 1. La Recomendación N 58 de la Auditoría Interna contenida en el documento AI-103-2015, Junta Directiva, Asesoría sobre capacitaciones al personal de la Auditoría Interna, remisión de oficio de la Contraloría General de la República N 08045/DFOE-SOC-0497; en que se indica que la Auditoría
Interna considera necesario que la Junta Directiva derogue o deje sin efecto el Acuerdo N 3 de la Sesión N 29-2011 y el Acuerdo N 4 de la Sesión N 25-2011, que al detalle señalan: Sesión N 29-2011 celebrada el 03 de agosto del 2011 ACUERDO N 3 1. Oficio AI-088-2011 del 15 de julio de 2011, el cual requiere a esta Junta Directiva aclarar el criterio del director Juan Manuel Cordero González en Acuerdo N 4 de la Sesión N 25-2011. 2. El Acuerdo número cinco de la sesión Ordinaria N 27-2011 celebrada el veinte de julio del dos mil once. SE ACLARA: Punto 1: La disposición de que se procure realizar capacitaciones fuera de la jornada laboral es para las dos funcionarias de la Auditoría Interna. Puntos 2 y 3: Ante la interpretación de toda disposición administrativa imperan los principios de razonabilidad y proporcionalidad que son parámetros de constitucionalidad. Es evidente que, si se trata de capacitaciones solicitadas por la Contraloría u otras absolutamente necesarias para el buen desempeño de la función auditora no es necesario solicitar vacaciones u omitir asistencia. El acuerdo tomado se orienta a crear conciencia de la necesidad de que se limiten las capacitaciones no indispensables dentro del horario laboral, que si bien puedan interesar a las funcionarias por la materia de que tratan no sean estrictamente necesarias para realizar la labor adecuadamente. Esto, dado el escaso recurso humano con que cuenta la oficina de auditoría y el extenso plan de trabajo por ustedes propuesto. Punto 4: Como es de su conocimiento, el tema de las capacitaciones y becas en el INAMU está siendo analizado institucionalmente. Incluso se le ha solicitado la realización de un estudio urgente a la Auditoria a su cargo sobre ese tema. Ahora bien, sin perjuicio de las decisiones institucionales que se tomen al respecto, el acuerdo ha sido tomado para atender una realidad particular de la Auditoria, en los términos y con los alcances lógicos señalados en el punto anterior, lo que justifica un trato específico, no diferenciado como pretende hacerlo ver en su oficio. Punto 5: De una simple aplicación de los principios de razonabilidad y proporcionalidad ya mencionados se desprende que no existe justificación para suspender la capacitación que usted impartirá a personas funcionarias del INAMU, en relación con SEVRI y Autoevaluación Institucional, siendo dos temas en los que esta misma Junta ha advertido posibles deficiencias y necesidades de mejora y siendo un tema en el que, como parte del control interno, es fundamental la orientación de la Auditoria. Acuerdo firme. Sesión N 25-2011 realizada el 06 de julio del 2011 ACUERDO N 4 1- El oficio AI-cero setenta y tres-dos mil once firmado por la Licda. Ema Rebeca Alfaro Araya, Auditora Interna del INAMU. 2- Modificación al Plan de Capacitación de la Auditoría Interna del INAMU. 3- Lo manifestado por el Director Juan Manuel Cordero González COMUNICARLE A LA AUDITORIA INTERNA EL CRITERIO CONSIGNADO POR EL DIRECTOR JUAN MANUEL CORDERO GONZÁLEZ SOBRE LAS CAPACITACIONES QUE REALICE ESA AUDITORIA, QUE DEBEN SER EN HORAS NO LABORALES. ACUERDO FIRME. 1. INFORMAR A LA AUDITORÍA INTERNA QUE EN VIRTUD DE QUE ESTA RECOMENDACIÓN SE HIZO A OTRA ADMINISTRACIÓN (2011) Y EN VISTA DE QUE NO SE CONTESTÓ EN ESA OPORTUNIDAD Y POR LO TANTO QUEDÓ EN FIRME; ESTA JUNTA DIRECTIVA NO ESTÁ FACULTADA JURÍDICAMENTE PARA DEROGAR LOS ACUERDOS SUPRACITADOS. 2. INDICAR A LA AUDITORÍA INTERNA QUE EN RAZÓN DE LO EXPUESTO EN EL PUNTO ANTERIOR, ESTA JUNTA DIRECTIVA SOLICITA ELIMINAR ESTA RECOMENDACIÓN DEL INFORME DE SEGUIMIENTO DE ACCIONES. ACUERDO NÚMERO VEINTINUEVE 1. La Recomendación N 59 de la Auditoría Interna contenida en el oficio AI-104-2015, Asesoría al Jerarca institucional sobre las directrices de la Contraloría General de la República para la solicitud de asignación de recursos a las Auditorías Internas; por lo que se considera necesario que la Junta Directiva realice las siguientes tareas: 1) Formular las disposiciones institucionales para regular el procedimiento, los plazos y el trámite interno para la solicitud y asignación de plazas para la Auditoría Interna, de acuerdo con las directrices emitidas por la Contraloría General de la República; 2) Los aspectos sobre otros recursos asignados a la Auditoría Interna. 1. INFORMAR A LA AUDITORÍA INTERNA QUE SE HA INSTRUIDO A LA SECRETARÍA DE LA JUNTA DIRECTIVA, PARA QUE REMITA COPIA DE LOS ACUERDOS RELACIONADOS CON LA APROBACIÓN DE LAS SOLICITUDES DE REQUERIMIENTOS DE PERSONAL PARA LA AUDITORÍA INTERNA.
2. INDICAR A LA AUDITORÍA INTERNA QUE EN LO REFERENTE A LA ASIGNACIÓN DE PLAZAS, YA SE ENCUENTRAN NOMBRADAS PARA ESTA INSTANCIA DOS PROFESIONALES ESPECIALISTAS Y UNA SECRETARIA EJECUTIVA. 3. DAR POR CUMPLIDA LA RECOMENDACIÓN NÚMERO CINCUENTA Y NUEVE DE LA AUDITORÍA INTERNA. ACUERDO NÚMERO TREINTA 1. La Recomendación N 60 de la Auditoría Interna contenida en el oficio AI-103-2015, Asesoría sobre Capacitaciones al personal de la Auditoría Interna, remisión de oficio a la Contraloría General de la República N 08045/DFOE/SOC/0497, que hace referencia al acceso a las capacitaciones en esta Instancia, de acuerdo con criterio vinculante de la Contraloría General de la República. Debido a que la Auditoría Interna del INAMU cuenta con cierto margen para determinar la participación de las personas funcionarias de esa Unidad en las actividades de capacitación que sean congruentes con la labor de la Unidad y procuren su vigorización. Una denegatoria del jerarca dentro del marco antes descrito, a juicio de este Órgano Contralor, debería entenderse como una situación excepcional y estar guiada por un acto motivado que la justifique (en particular el Artículo 11 de la Ley General de Administración Pública). 1. COMUNICAR A LA AUDITORÍA INTERNA QUE ESTA JUNTA DIRECTIVA REALIZARÁ UNA REVISIÓN DE LAS SOLICITUDES DE CAPACITACIÓN PRESENTADAS POR ESTA DEPENDENCIA Y PROCEDERÁ A APROBAR AQUELLAS QUE SEAN CONGRUENTES CON LA LABOR PROPIA DE LA AUDITORÍA INTERNA DEL INSTITUTO NACIONAL DE LAS MUJERES. 2. DAR POR CUMPLIDA LA RECOMENDACIÓN NÚMERO SESENTA DE LA AUDITORÍA INTERNA. ACUERDO NÚMERO TREINTA Y UNO 1. La Recomendación N 63 de la Auditoría Interna contenida en los oficios AI-127-2015; AI-020-2016 y AI-022-2016, Asesoría sobre las plazas de la Auditoría Interna; cuyo plazo máximo para nombramiento vence el 01 de abril 2016 (De las 5 plazas autorizadas mediante oficio STAP-1694-2015 con rige 01 de octubre del mismo año, se asignaron 2 en la Auditoría Interna;, STAP-0197-2016 que señala el plazo para el nombramiento de acuerdo con el Artículo 28 de la Ley de Control Interno. 2. Que el Artículo 28 de la Ley de Control Interno establece que las vacantes que por cualquier razón, tengan lugar en los puestos de la Auditoría Interna, deberán llenarse en un plazo máximo de tres meses, contado a partir del momento de la vacante. El plazo podrá prorrogarse por otros tres meses, por razones debidamente acreditadas en el expediente que se confeccione al efecto. En vista del vencimiento del plazo establecido para la asignación de las plazas, debe darse prioridad al Concurso, con el fin de que no se presente incumplimiento de la Ley de Control Interno, ya que podría acarrear eventuales responsabilidades. 1. INDICAR A LA AUDITORÍA INTERNA QUE EN VIRTUD DEL NOMRAMIENTO DE DOS PROFESIONALES ESPECIALISTAS Y UNA SECRETARIA EJECUTIVA EN DICHA DEPENDENCIA, SE DA POR CUMPLIDA LA RECOMENDACIÓN NÚMERO SESENTA Y TRES. ACUERDO NÚMERO TREINTA Y DOS 1. La Recomendación N 67 de la Auditoría Interna contenida en los oficios AI-015-2016, Asesoría a la Junta Directiva en respuesta al Acuerdo N 9 del Acta Ordinaria N 03-2016, referida al Informe de Seguimiento de Acciones (recomendaciones, asesorías, advertencias, observaciones y otros), remitidas por la Auditoría Interna y la Contraloría General de la República y que se encuentran en estado pendiente de cumplimiento, requiriendo ser atendidas.