Creación de tablas utilizando el asistente 43 Creación de tablas utilizando el asistente Contenido Tabla Elementos de una tabla Asistente Iniciar la creación de tablas por asistente Modificar el diseño de la tabla Introducir datos directamente en la tabla Introducir datos en la tabla por medio de un formulario
44 Estructura de base de datos Creación de tablas utilizando el asistente Cuando elaboramos una base de datos para grabar información como es el caso del supermercado antes de realizar este proceso, primero se crea el soporte que pudiera almacenar los datos requeridos. Por ejemplo los datos de los artículos de cada departamento se deben almacenar en una tabla que es considerada como el soporte que almacena los datos de los artículos. En este capítulo aprenderemos a elaborar una tabla para almacenar información tanto de uso personal o para un negocio u organización. Antes de empezar a hablar sobre como se elabora una tabla, es importante definir el concepto de tabla y de todos los elementos que la conforman. Tabla. Una tabla es una colección de datos relacionados con un tema específico (entidad), como productos o proveedores. Al usar una tabla independiente para cada tema (entidad), los datos se almacenan sólo una vez. Esto tiene como resultado una base de datos más eficaz y con menos errores de entrada de datos. Elementos de una tabla. Las tablas están conformadas de dos elementos básicos:
Creación de tablas utilizando el asistente 45 Registros. Son un conjunto de campos que representan una idea específica. Los registros en una tabla son representados por filas. Campos. Son una serie de espacios en blanco que permiten almacenar un dato. Los campos en una tabla son representados por columnas. De está manera una tabla es representada por una cuadrícula, donde una fila es un registro de la tabla y una columna es un campo. En Access una tabla se puede crear a través del asistente para tablas, en los párrafos posteriores se describirá el uso del asistente para la creación de tablas. Asistente. Un asistente es una herramienta que nos facilita realizar un conjunto de pasos que permiten la creación de un objeto de forma rápida y dando una explicación descriptiva de los procedimientos que se deben realizar, para que el usuario logre la creación del objeto sin contratiempos. De esta manera el asistente para tablas nos permite elaborar tablas con características predeterminadas que posteriormente podrán ser modificadas por el usuario en caso de ser requerido. Por ejemplo al crear una tabla con el asistente, este ya tiene definidos los campos que constituirán a la tabla; pero si usted requiere hacer algunos cambios los podrá realizar posteriormente sin ningún problema para personalizar su tabla. Iniciar la creación de tablas por asistente. La creación de tablas a través del asistente es una forma rápida y sencilla que podemos utilizar para su elaboración. Pero debemos aclarar que antes de ver una tabla creada, se tiene que conocer cada uno de los pasos a desarrollar por el asistente para la creación de tablas. Partes que conforman el asistente. El asistente para la creación de tablas se compone de un conjunto de etapas que permitirán la creación de su tabla. Las etapas del asistente son:
46 Estructura de base de datos 1) Ejemplos de tablas. En esta etapa podrá seleccionar un tipo de tabla que se ajuste a sus necesidades. Los ejemplos de tablas contienen los campos necesarios para cada caso y están clasificados para negocios o uso personal. Usted podrá seleccionar un ejemplo y especificar que campos de ese ejemplo de tabla quiere agregar a su tabla nueva; otro aspecto es el hecho de poder combinar campos de diferentes ejemplos de tablas. 2) Nombre de la tabla. Una vez establecidos los campos que conformaran su tabla, en esta etapa usted deberá asignar un nombre a su tabla nueva y especificar si desea asignarle una clave principal a su tabla. 3) Campo con dato único para cada registro. Si selecciono que desea asignar usted mismo la clave principal, esta etapa le permite especificar cual será el campo definido como clave principal de su tabla. 4) Relación de tablas. Se define la relación que pueda existir entre las tablas de la base de datos activas, en caso de que así lo establezca el diseño de su base de datos. 5) Formas de finalizar el asistente. En esta última etapa le permite especificar como se grabara su tabla. Existen 3 formas: Modificar el diseño de la tabla, Introducir datos directamente, Introducir datos en la tabla usando un formulario creado por el asistente. La clave principal es el campo por medio del cual se identificará un registro, el valor de esté campo sera único. Esto es, no se podrá duplicar en más registros. Elaborar tablas utilizando el asistente. La elaboración de las tablas que constituyen a una base de datos, se podrán realizar por medio del asistente para la creación de tablas. Esta es una de las opciones que maneja Access para la creación de tablas de una forma rápida. A continuación se describirán los pasos a seguir para utilizar el asistente para tablas. Para crear una tabla a través del asistente debe realizar: 1) Abra la base de datos donde desea elaborar su tabla. 2) Seleccione [Menú Insertar Comando Tabla]. Se visualiza el cuadro de dialogo Nueva tabla. 3) Seleccione la opción Asistente para tablas y elija el botón Aceptar. De esta manera se visualiza el Diseñador de tablas.
Creación de tablas utilizando el asistente 47 4) Seleccione el ejemplo que desea utilizar para elaborar su tabla y especifique los campos que conformaran su tabla. Una vez establecidos los campos de su tabla elija el botón Siguiente. 5) Escriba el nombre de la tabla y especifique la forma de definir la clave principal de la misma. Una vez realizado este proceso elija el botón Siguiente. En caso de que haya seleccionado la opción No, yo asignaré la clave principal. Seleccione el campo que desea establecer como clave principal y elija el botón Siguiente.
48 Estructura de base de datos 6) Establezca la relación de su tabla con las demás tablas en caso de que así lo requiera su base de datos y elija el botón Siguiente. 7) Seleccione la forma como desea guardar su tabla y elija el botón Finalizar. Modificar el diseño de la tabla. La modificación del diseño de la tabla consiste en hacer cambios a las características y propiedades de los campos que constituyen la tabla. En este proceso se utiliza el diseñador de tablas que a continuación se describen sus elementos: 1) Explicación de los campos. 2) Propiedades de los campos.
Creación de tablas utilizando el asistente 49 1) Explicación de los campos. Parte superior del diseñador de tablas muestra una cuadrícula; donde cada fila representa un campo. En esta parte se establece el nombre del campo, tipo de dato y descripción del campo. Nombre del campo: identificador del dato que se debe almacenar en la tabla. Donde un campo es un conjunto de espacios en blanco que permiten almacenar un dato especifico para expresar una idea. Tipo de datos: Determina el tipo de dato que se puede almacenar en el campo y se clasifica de la siguiente forma: Texto, Memo, Numero, Fecha/Hora, Moneda, Auto numérico, Objeto Ole, Hipervínculo y Asistente para búsqueda.
50 Estructura de base de datos Descripción: Sirve para realizar comentarios referente al campo que se esta agregando en la tabla. 2) Propiedades de los campos. Parte inferior del diseñador de tablas muestras las características (propiedades) adicionales de cualquier columna de datos seleccionada en la parte superior del diseñador de tablas. Estas características podrán ser modificadas de acuerdo a lo establecido en el diseño de su base de datos. Esta parte se compone de dos carpetas diferentes: Carpeta General. Contiene las propiedades de cada campo que ayudan a mejorar el funcionamiento de cada campo en la tabla. Partes que conforman las propiedades del campo: Carpeta Búsqueda. Especifica el tipo de control utilizado para mostrar el campo. Por ejemplo si el campo es de tipo texto, se puede establecer un tipo de control de cuadro de texto, cuadro de lista o cuadro combinado. Introducir datos directamente en la tabla. Este proceso consiste en capturar información nueva que se desea almacenar en la tabla. Existen otros aspectos que se pueden realizar con la información de una tabla como la eliminación de registros y la modificación del contenido de los campos de un registro.
Creación de tablas utilizando el asistente 51 Para introducir datos se hará uso de la vista hojas de datos en la cual se introduce la información en una hoja tabular que se divide en columnas y filas. Agregar registro. En la manipulación de datos una de las actividades fundamentales es la de agregar registros nuevos a su tabla. Por ejemplo si esta manipulando una tabla de artículos esté proceso se efectúa en el momento que desee incorporar nuevos artículos a su tabla. Para agregar registros nuevos debe realizar: 1) Abra la tabla en modo de edición. 2) Seleccione [Menú Insertar Comando Nuevo registro]. De esta manera el puntero del registro se ubica al final para agregar información nueva a su tabla. Eliminar registro. La eliminación de registros de una tabla, llega a ser un proceso que nos permite mantener nuestra base de datos de manera óptima; esto es, con la eliminación de registros de una tabla se provoca que la tabla no contenga información innecesaria. Los registros que debe eliminar son aquellos registros que ya no son necesarios en los procesos de la base de datos. Por ejemplo si consideramos el caso de la tabla de artículos, puede existir la posibilidad de la presencia de registros de artículo que ya no se manejan; es conveniente eliminar estos artículos para no saturar la tabla con información obsoleta. Para eliminar un registro debe realizar: 1) Abra la tabla en modo de edición. 2) Ubique el puntero de la tabla en el registro que desea eliminar 3) Seleccione [Menú Edición Comando Eliminar registro]. De esta manera el registro seleccionado será eliminado de su tabla. Seleccionar los registros que se desean borrar y presionar la tecla Supr ó Delete.
52 Estructura de base de datos Modificar registro. En la captura de información de una tabla, suceden situaciones donde se hace necesaria la modificación de la información capturada, esto se da cuando existen errores de captura o cuando la información del registro es actualizada. Por ejemplo considerando de nuevo la tabla de artículos, supongamos que se cambian las especificaciones de un conjunto de artículos, en este momento nos veríamos en la necesidad de modificar los registros existentes en la tabla. Para modificar un registro debe realizar: 1) Abra la tabla en modo de edición. 2) Ubique el puntero de la tabla en el registro que desea modificar. Y posteriormente ubique el cursor en el campo donde desea realizar cambios. 3) Presione la tecla de función [F2] para activar el modo de edición en el campo seleccionado.
Creación de tablas utilizando el asistente 53 Introducir datos en la tabla por medio de un formulario. La introducción de datos a una tabla utilizando como medio un formulario, hace más amigable el manejo de la información de una base de datos. Al crear su tabla con el asistente usted tiene la posibilidad de introducir información ayudándose de un formulario. De la misma manera que en la introducción de datos directamente en la tabla, por medio de un formulario podemos agregar, eliminar o modificar registros a la tabla. Los elementos básicos que componen a un formulario son:
54 Estructura de base de datos Practica. La base de datos «Escuela» creada en la práctica del capítulo anterior tiene como finalidad almacenar información que se requiere para llevar el control de una escuela. La primera tabla que crearemos dentro de esta base de datos debe almacenar información general sobre los estudiantes de la escuela. La creación de la tabla se realizará por medio del asistente de tablas. Partiendo de la categoría Estudiantes; los campos que se requieren para el diseño de la tabla son: 1) IdEstudiante 2) Nombre 3) Apellidos 4) Dirección 5) NúmTeléfono Una vez que haya establecido los campos que conformaran el diseño de su tabla tiene que desarrollar el proceso para la creación de la misma a través del asistente: 1) Abra la base de datos «Escuela». 2) Seleccione [Menú Insertar Comando Tabla]. 3) Seleccione Asistente para tablas y elija el botón Aceptar. Una vez realizado este proceso elija el botón Siguiente. 4) Seleccione la opción Negocios para mostrar las tablas de ejemplos correspondientes a esta categoría. En la lista que se visualiza seleccione Estudiantes y agregue los campos (Idestudiante, Nombre, Apellidos, Dirección y NúmTeléfono). Una vez establecidos los campos elija el botón Siguiente. 5) Verifique el nombre asignado a su tabla (ej. Estudiante) y seleccione la opción No, yo asignaré la clave principal. Y elija el botón Siguiente. 6) Seleccione la opción Números consecutivos que Microsoft Access asigna automáticamente y elija el botón Siguiente. 7) No especifique relación de tablas y elija el botón Siguiente. 8) Seleccione la opción Introducir datos directamente en la tabla y elija el botón Finalizar para agregar 5 registros a su tabla. 9) Seleccione [Menú Archivo Comando Guardar]. 10) Seleccione [Menú Archivo Comando Cerrar].
Creación de tablas utilizando el asistente 55 Resumen. Una vez terminado este capítulo usted aprendió a crear tablas por medio del asistente y manejo los siguientes conceptos. 1) Concepto de tabla. 2) Elementos de una tabla. 3) Concepto de asistente. 4) Partes que conforman al asistente para la creación de tablas. 5) Procedimiento para crear, modificar el diseño de una tabla. 6) Procedimiento para introducir datos directamente a una tabla. 7) Procedimiento para introducir datos por medio de un formulario a una tabla. Mida sus conocimientos. 1) Termino que se utiliza para identificar a la colección de datos relacionados con un tema específico (entidad). a) Asistente b) Tabla c) Registro 2) Elemento de una tabla que es representado por una columna. a) Tabla b) Columna c) Registro 3) En el proceso de datos a una tabla se realizan 3 acciones básicas, mencione cuales son:
56 Estructura de base de datos