CAPÍTULO XVI LA FUNDACIÓN LIONS CLUBS INTERNATIONAL A. ESTRUCTURA 1. Declaración de Propósito y Misión a. La Fundación Internacional de Clubes de Leones, de aquí en adelante referida como LCIF, es una corporación pública, sin fines de lucro y exenta de pagar impuestos de acuerdo a la Sección 501 (c) (3) de la Ley de Impuestos sobre Ingresos de los EE.UU. de 1954. LCIF fue incorporada en los Estados Unidos el 13 de junio de 1968, como la rama caritativa de la Asociación Internacional de Clubes de Leones. LCIF es el medio por el cual se reciben y se adjudican donativos, pequeños y grandes, para ayudar a los Leones a llevar a cabo sus obras de servicio humanitario alrededor del mundo. b. Su misión es respaldar económicamente los esfuerzos que los clubes de Leones de todo el mundo realizan para servir a sus comunidades locales y mundiales subvencionando proyectos de servicios humanitarios. http://www.lcif.org/. 2. Miembros de la Fundación a. Miembros sin voto- Los miembros sin voto (miembros contribuyentes) son individuos que donan 20 dólares en fondos sin restricciones durante el periodo de un año fiscal. b. Miembros con voto- Los miembros del consejo de síndicos, constituido en cualquier tiempo dado de esta corporación, por virtud de sus cargos tienen voto y por consiguiente conformarán la afiliación con derecho a voto de esta corporación. Al cesar el cargo de cualquiera de sus miembros, también cesará su condición de miembro con voto de esta corporación. Los gobernadores de distrito de la Asociación Internacional de Clubes de Leones, durante el término de sus cargos, serán miembros sin voto del consejo de síndicos de la Fundación Internacional de Clubes de Leones. 3. Consejo de Síndicos El consejo de síndicos estará compuesto de todos los miembros con voto de la junta directiva de la Asociación Internacional de Clubes de Leones y dos (2) miembros adicionales seleccionados de entre los exdirectores de dicha asociación y uno (1) de estos miembros adicionales debe ser un expresidente de dicha asociación. Estos dos miembros adicionales serán nombrados por el presidente de LCI, con el consentimiento del consejo de síndicos de LCIF, y tendrán derechos al voto en dicho consejo de síndicos. Cada nombrado servirá hasta el cierre de la reunión anual de los miembros de la fundación subsiguiente a la fecha en que fueron nombrados o hasta que sus respectivos sucesores hubieran sido nombrados y calificados, según lo que ocurra primero. Los ex Página 1
dirigentes podrían ser nombrados de nuevo pero no podrán servir más de dos (2) términos de un año consecutivamente. 4. Dirigentes a. Dirigentes ejecutivos Los dirigentes ejecutivos de la fundación serán el presidente quien será el/la próximo pasado presidente de la Asociación Internacional de Clubes de Leones; un vicepresidente, un secretario(a) y un tesorero(a). Otros dos cargos o más podrían ser ocupados por la misma persona, salvo los cargos de presidente y secretario. b. Dirigentes administrativos Los dirigentes administrativos de la Fundación Internacional de Clubes de Leones serán el administrador ejecutivo, ayudante del secretario, y ayudante del tesoreror. c. Administrador ejecutivo, ayudante del secretario y ayudante del tesorero - 5. Comités (1) Efectivo el 1 de julio de 2014, Rebecca Dau asumirá las responsabilidades y deberes como Administradora Ejecutiva de la Fundación Internacional de Clubes de Leones. El Comité Ejecutivo tendrá la autoridad de tramitar todos los asuntos de salario, términos y compensación del contrato de Rebecca Daou. (2) El director ejecutivo de la Asociación Internacional de Clubes de Leones será el ayudante del secretario de LCIF. (3) El analista financiero de LCIF será el ayudante del tesorero de LCIF. a. Comité ejecutivo. El presidente de la fundación, el primer vicepresidente y el segundo vicepresidente de la Asociación Internacional de Clubes de Leones y otros ocho (8) Leones de los cuales dos (2) serán directores de segundo año y dos (2) directores de primer año de la asociación, dos (2) serán miembros nombrados del consejo de síndicos y seis (6) serán nombrados por el presidente de la asociación y dos (2) serán miembros del comité directivo de LCIF de los cuales uno (1) será el presidente del comité directivo y uno (1) será el vicepresidente de dicho comité, juntos compondrán el comité ejecutivo del consejo de síndicos, el cual por aprobación de dicho consejo de síndicos actuará en nombre de todo el consejo cuando todos los miembros no estén reunidos en el mismo lugar o asamblea. Ninguna acción del consejo de síndicos podrá ser alterada, enmendada o anulada por el comité ejecutivo. La presencia de seis (6) miembros de dicho comité constituirá el quórum en cualquier reunión. La acción de la mayoría de dichos miembros será la acción del comité. Dicho comité podrá manejar asuntos a través del tele conferencias cuando por lo menos seis (6) de sus miembros participen de tal conferencia y el voto de la mayoría de los miembros participantes será considerado la acción del comité. El comité ejecutivo se reunirá antes de cada reunión ordinaria o extraordinaria del consejo de Página 2
síndicos y durante otras reuniones cuando sea necesario preparar recomendaciones para consideración y resolución del consejo de síndicos. b. Comité directivo. Un comité directivo compuesto de trece (15) miembros proporcionará orientación y consejos al comité ejecutivo. Entre dichos miembros habrá un representante (1) por cada área estatutaria, uno (1) de África, uno (1) por cada uno de los países de la Asociación Internacional de Clubes de Leones que tienen las cifras más altas de socios según las estipulaciones de las normas del consejo de síndicos, uno (1) por cada uno de los países que donan más a la fundación según las normas del consejo de síndicos, otro miembro será el próximo pasado presidente de la fundación y dos miembros foráneos. Ninguna acción del consejo de síndicos podrá ser alterada, enmendada o anulada por el comité directivo. c. Comité de Auditoría. El Comité de Auditoría de la Fundación Lions Clubs International será como el que se describe en el Capítulo II, Párrafo A, Página II-1 del Manual de Normas: Comité de Auditoría de la Asociación Internacional de Clubes de Leones y de la Fundación Lions Clubs International. d. Comité de Finanzas. El vicepresidente, secretario, tesorero, el segundo vicepresidente de LCI y el presidente de la fundación, serán los miembros con voto del Comité de Finanzas de LCI. El vicepresidente de la fundación servirá como presidente de este comité, y un mínimo de dos miembros del Comité Directivo de LCIF, el director ejecutivo y el tesorero de la asociación serán miembros sin voto de este comité. e. Otros comités. El presidente de la fundación podría crear, con la aprobación del consejo de síndicos, otros comités que sean necesarios para atender los negocios de la fundación. 6. Coordinadores LCIF de distrito y de distrito múltiple a. Coordinadores de distrito múltiple Cada tres años, el representante de área estatutaria y miembro del Comité Directivo de LCIF, en consulta con el Consejo de Gobernadores y de ser posible con otros Leones líderes, como los directores internacionales en funciones, los ex presidente internacionales, ex directores, recomendará a los Leones para el cargo de Coordinador LCIF de Distrito Múltiple. El criterio de selección debe dar enfoque al interés, entendimiento, compromiso y liderato hacia LCIF que el León haya demostrado en el distrito múltiple, distrito y a escala de club. El presidente internacional y el presidente de LCIF en funciones darán aprobación a los nombramientos de los coordinadores, sujeto a que podrían ser remplazados si fuera necesario. b. Coordinadores distritales Cada tres años, los coordinadores LCIF de distrito múltiple, en consulta con los respectivos equipo de los gobernadores y vicegobernadores de distrito, recomendarán a los Leones para el cargo de Coordinador LCIF de Distrito. El criterio de selección debe concentrarse en el interés, comprensión, compromiso y liderato hacia LCIF que el León haya demostrado a escala de distrito y de club. El presidente de Página 3
LCIF en funciones dará aprobación a los nombramientos que estarán sujetos a que se reemplacen a los nombrados si fuera necesario. B. PROGRAMA DE SUBVENCIONES 1. Propósito y parámetros de las subvenciones a. El mandato y desafió que tiene la Fundación Internacional de Clubes de Leones es proveer servicios humanitarios de alto beneficio y rendimiento a través de la adjudicación eficaz de los fondos disponibles. Cualquier proyecto que requiera una subvención debe ser autorizado y deberá atender una necesidad humanitaria o social apremiante. b. Todos los programas de subvención de LCIF y las solicitudes de subvención deberán cumplir con uno o más de los objetivos mayores de LCIF - servicio humanitario, alivio de catástrofe mayor, y programas de capacitación vocacional. El desarrollo de las iniciativas de subvenciones de la fundación, incluyendo los criterios y parámetros, será dirigido y aprobado por el consejo de síndicos de LCIF. Todas las subvenciones de más de 10.000 dólares, salvo las subvenciones designadas y las subvenciones para alivio de catástrofes de hasta 250.000 dólares, requieren la aprobación de consejo de síndicos de LCIF o un comité(es) designado o del comité consultivo autorizado. 2. Monitores y evaluación de las subvenciones El personal autorizado de LCIF con la aprobación del presidente de la fundación, visitará los proyectos financiados con subvenciones para ver su progreso y verificar que los fondos se estén usando apropiadamente. Con la aprobación del presidente de LCIF se podrían delegar a otros miembros del consejo de síndico para las visitas de supervisar proyectos. Si lo estimara necesario, LCIF podría aprobar al personal, consultores y miembros del consejo de síndicos para hacer una evaluación a gran escala de los proyectos y subvenciones. El presupuesto anual para las visitas y la evaluación de las actividades será equivalente al máximo de dos (2) por ciento de los fondos del total de subvenciones otorgadas en el año fiscal anterior. 3. Política Financiera de las Subvenciones Humanitarias Definición Directrices por escrito que autorizan los fondos para los programas de subvenciones humanitarias, basada por año fiscal. IntenciónPropósito Maximizar las donaciones para cumplir con la financiación necesaria de los programas de subvenciones y los gastos de la Fundación, y a la vez mantener una dotación adecuada para poder atender las necesidades futuras de la fundación. Procedimiento El máximo anual de fondos disponibles para las subvenciones humanitarias será el equivalente a: Página 4
50% de las donaciones restringidas más recientes del año fiscal50% del balance de las donaciones de fondos restringidos, al 30 de junio del año previo en las categorías de alivio de catástrofe, necesidades humanitarias, programas de la vista y programas juveniles. Más 80% del valor promedio de las donaciones no restringidas en los últimos tres años. La política de gastos será revisada por lo menos cada tres años, por el Comité Ejecutivo de LCIF y el consejo de síndicos de LCIF.periódicamente por el Consejo de Síndicos de LCIF. La revisión podría incluir modificaciones a la política, incluyendo la de los fondos disponibles, para que reflejen los cambios en el mercado, condiciones económicas y las necesidades de los programas. Los gastos administrativos y recaudación de fondos serán revisados periódicamente para asegurar que la rentabilidad esperada sea suficiente para cubrir los gastos estimados para el año. LCIF mantendrá récords de las subvenciones aprobadas y los fondos disponibles. Esto se reportará en cada una de las reuniones del Comité Ejecutivo de LCIF y en otros intervalos de tiempo cuando sean requeridos. 4. Solicitudes de subvenciones para alivio de catástrofe De acuerdo a las estipulaciones del Párrafo A.2.F del Capítulo XV del Manual de Normas de la Junta Directiva Internacional, se autoriza al presidente internacional a recaudar fondos o cualquier tipo de ayuda de valor material o comercial, de todos los Leones y/o de los distritos, exclusivamente para aliviar una catástrofe específica que hubiera aprobado el presidente de LCIF. C. PROGRAMA LIONS QUEST 1. Visión general El Programa Lions Quest de LCIF de base escolar, facilita destrezas para la vida diaria a los estudiantes entre los grados de jardín de infancia y 12 de secundaria. Incluye la instrucción por medio de información que enseña las destrezas que se necesitan para la vida diaria tales como responsabilidad, comunicación eficaz, fijación de metas, buenas decisiones y evitar el uso ilegal de drogas y consumo de alcohol. Las escuelas participantes incorporan el Programa Lions Quest como un curso separado en su diario currículo. Los maestros que enseñarán el curso deben asistir a los talleres de capacitación del programa para familiarizarse adecuadamente con el currículo del programa y hacer recomendaciones para ponerlo en marcha. 2. Administración LCIF a través del Departamento Lions Quest será responsable de la administración y marcha de los programas Lions Quest. LCIF podría contratar a una tercera entidad para proveer servicios y materiales que soliciten los participantes del Programa Lions Quest. Página 5
También se podrían ocupar los servicios de consultores de mercadotecnia, apoyo técnico o de servicios de desarrollo, a la discreción del gerente de la División y el presidente de LCIF. 3. Ingresos y gastos del programa A través del programa Lions Quest, LCIF recibirá ingresos derivados. Estos ingresos serán usados para pagar por los gastos administrativos del Programa Lions Quest que serán mantenidos por separado de los gastos de la fundación. 4. Presupuesto El presupuesto del Programa Lions Quest es aparte del presupuesto general de LCIF pero se le aplicarán el mismo procedimiento de aprobación, y mismas revisiones y revisiones. D. OPERACIONES 1. Administración Las operaciones administrativas de la fundación cumplirán con los Artículos de Incorporación, Reglamentos de LCIF y del Manual de Normas. 2. Recaudación de fondos y desarrollo a. De acuerdo con las estipulaciones del Párrafo A. 2. f. del Capítulo XV del Manual de Normas, la Junta Directiva Internacional autoriza a la Fundación Internacional de Clubes de Leones a recaudar fondos y solicitar bienes materiales o de valor comercial de cualquier o todos los clubes de Leones, socios y/o distritos (único, subdistrito y/o múltiple) b. Aunque se alienta a los Leones a recaudar fondos de corporaciones y fundaciones locales para llevar a cabo proyectos de servicio, es necesario que antes de hacerlo contacten el Departamento de Desarrollo de LCIF para asegurar la coordinación de esfuerzos y evitar cualquier acción que impida donaciones notables a LCIF. c. El personal de desarrollo de LCIF junto con el Consejo de Síndicos de LCIF deberán recaudar eficazmente fondos de las corporaciones, fundaciones, gobierno y el público en general. La fundación, sus síndicos y el personal tendrán la autoridad de establecer las políticas, estatutos y reglamentos y procedimientos para proteger el nombre y emblema de la fundación. 3. Campañas mayores de recaudación de fondos a. Con la aprobación del consejo de síndicos, la fundación podría en ocasiones llevar a cabo campañas mayores de recaudación de fondos para solicitar donaciones y promesas de donaciones de los Leones y otras entidades con el propósito de llevar a Página 6
cabo iniciativas mayores de servicio humanitario de LCIF según se definen en el Párrafo b de abajo. Los bienes y donaciones que resulten de tales campañas, incluyendo los dividendos de las inversiones de dichos fondos, serán usados exclusivamente para el propósito que estipuló la recaudación. b. Una campaña importante se define como una iniciativa de recaudación de fondos con el objetivo de recaudar al menos 10.000.000 de dólares en fondos restringidos. La fundación solo conducirá tales campañas para apoyar programas e iniciativas que (1) son consistentes con los servicios claves de LCIF, según se definen en el Artículo I de los Reglamentos de LCIF, o (2) apoyar un compromiso internacional mayor adquirido por la Fundación Internacional de Clubes de Leones. c. La aprobación del Consejo de Síndicos de LCIF es requerida para iniciar un campaña mayor de recaudación de fondos. El cuerpo principal responsable de la planificación de una campaña mayor de recaudación es el Comité Ejecutivo de LCIF o el comité asignado y autorizado. Antes de comenzar con los planes, el Comité Ejecutivo consultará con el Comité de Planes a Largo Plazo de LCI para asegurar que la campaña propuesta no se contraviene a los servicios e iniciativas a largo plazo de LCI. Considerando que los socios Leones también tienen responsabilidades financieras que cumplir con LCI y dado que una campaña podría causar mucha presión en las operaciones de la oficina internacional, hay que tomar en cuenta la situación financiera de LCI que podría impactar negativamente los resultados de tal campaña. d. El Consejo de Síndicos de LCIF deberá -autorizar los pasos de planificación de una campaña que deberá incluir actividades en este orden: 1) el personal o los consultores contratados realizarán un estudio a fondo para ver la viabilidad de la campaña, la opinión y receptividad de los Leones, la meta de la campaña propuesta y otros factores externos tales como las condiciones del mercado; 2) declarar la misión de la campaña (por ejemplo, escrito sobre el propósito y cómo se usarán los fondos recaudados y resultados esperados); y 3) el plan de acción y el presupuesto para cubrir todos los asuntos requeridos para el éxito de la campaña, incluyendo pero no limitándose a, contratación de personal, plazos para completar cada fase de la campaña, las estrategias y programa de premios que se usarán y la formación de los comités a cargo de la campaña. El Comité Ejecutivo de LCIF será responsable de la supervisión de los planes de acción y sus fases según lo autorice el consejo de síndicos. e. Por cuanto la fundación deberá continuar financiando sus programas regulares de subvenciones durante la campaña, será necesario mantener suficientes fondos en reserva para atender las subvenciones regulares durante el tiempo que dure la campaña de recaudación ya que está probado que durante una campaña disminuyen las cifras de donaciones sin restricciones. f. Dado la complejidad de una campaña mayor, será necesario contratar consultores independientes con vasta experiencia para manejar la magnitud de la campaña, en Página 7
particular durante las fases del estudio de viabilidad y el desarrollo del documento de declaración de propósito y metas. 4. Política en cuanto a donaciones aceptables El Departamento de Desarrollo de LCIF bajo la dirección del consejo de síndicos de LCIF mantendrá y revisará periódicamente la política en cuanto a donaciones de herencias, bienes, pensiones, valores y propiedades, y en cuanto a otros tipos de donaciones. 5. DIRECTRICES PARA LA FORMACIÓN DE COLABORACIONES Y ALIANZAS ENTRE LCIF Y ORGANIZACIONES CON FINES DE LUCRO a. Se considerará la posibilidad de formar alianzas de cooperación únicamente con organizaciones internacionales o locales cuyas actividades concuerden con la misión de la Fundación Internacional de Clubes de Leones. b. Al establecerse la alianza, se señalarán los objetivos de servicio mutuamente acordados, que habrán de alcanzarse en un período no mayor de tres años, a no ser que por decisión del Comité Ejecutivo de LCIF se prolongue dicho período. El período de cooperación caducará simultáneamente al cierre del año fiscal de LCIF. c. Las propuestas de colaboración, incluyendo un informe completo de los objetivos y sus posibles beneficios, serán presentadas al Comité Ejecutivo de LCIF. Las colaboraciones propuestas y demás documentación se presentarán a todos los miembros del Comité Ejecutivo de LCIF tres semanas antes de la reunión subsiguiente. d. El Comité Ejecutivo de LCIF revisará tales propuestas de colaboración por lo menos anualmente durante la reunión de octubre/noviembre. e. Como parte de la propuesta de colaboración, se incluirá un presupuesto detallando los gastos estimados por concepto de salarios y otros elementos requeridos. De aprobarse la colaboración, anualmente debe presentarse un informe de presupuesto durante la reunión de octubre/noviembre. f. Las propuestas de colaboración también deben incluir un plan de promoción pública de la posible colaboración y sus metas. g. No está permitido que las compañías colaboradoras contacten directamente a los clubes de Leones, distritos o distritos múltiples, sin la expresa autorización previa de LCIF. h. Todos los colaboradores deben promover la imagen internacional de LCIF y dar reconocimiento visible a LCIF (por ejemplo, desplegar públicamente el emblema de LCI). Página 8
i. Cuando proceda, se considerará la recuperación de los fondos originalmente desembolsados por la asociación. E. Política General de Rembolso 1. Reglas generales de reembolso Las siguientes reglas y regulaciones generales aplicarán a las cuentas de gastos relacionadas con los viajes autorizados por la fundación y los Leones nombrados al Comité Ejecutivo, Comité Directivo de LCIF, los coordinadores LCIF de Distrito y Distrito Múltiple, ciertos miembros del Comité Consultivo de SightFirst y el Comité Consultivo de Lions Quest y otros Leones líderes representantes autorizados de LCIF. Ningún otro gasto, aparte de los que se estipulan específicamente en estas reglas de reembolso, deben cargarse a nombre del individuo que viaja como representante de la asociación, ni se le debe cobrar a la asociación o ser pagado por la asociación. Es obligación de la persona que viaja, utilizar prudentemente los fondos, para evitar que excedan el presupuesto designado. Es la responsabilidad de la persona que viaja, reportar sus gastos de viaje conforme con las estipulaciones de estas reglas. a. La cuenta de gastos debe remitirse dentro los 90 días del representante de LCIF haber regresado de su viaje autorizado. Si la cuenta de gastos se recibe después del plazo de 90 días, junto con una razón justificante se necesitará la aprobación de uno de los dirigentes administrativos para tramitarla. Las cuentas que se reciban después de 120 días de haberse completado el viaje no serán tramitadas. (1) Para que la fundación reembolse los gastos relacionados con gastos de viaje, la persona que haya viajado debe remitir su cuenta de gastos a través del formulario oficial firmado debidamente. (2) Los recibos originales son imprescindibles para los gastos de 25 o más dólares, a menos que los reglamentos locales establezcan lo contrario. (3) El itinerario, los comprobantes de pago y otra documentación de la agencia de viajes, deben adjuntarse a la reclamación de gastos. 2. Leones nombrados al Comité Ejecutivo de LCIF Los gastos de viaje, hotel y gastos relacionados de los nombrados al Comité Ejecutivo de LCIF que también sean miembros de la Junta Directiva Internacional de LCI y su respectivo acompañante adulto serán auditados y se reembolsarán de la siguiente manera: a. Transportación: (1) Pasajes de avión A los miembros del Comité Ejecutivo y su respectivo acompañante adulto están autorizados a viajar por avión en clase económica. Se autorizará el viaje en clase ejecutiva cuando las horas totales de vuelo, ida y vuelta, excedan diez, sin incluir el tiempo de espera en los aeropuertos. Si Página 9
no hubiera clase de negocios disponible, el rembolso se calculará en base al precio en clase económica. Los ex presidentes internacionales y su respectivo acompañante adulto están autorizados a viajar en clase ejecutiva. Se autorizará el pasaje en primera clase cuando las horas actuales de vuelo de ida y vuelta excedan de diez, sin contar el tiempo de espera en los aeropuertos. Se pagará la diferencia entre el pasaje en clase ejecutiva más barato en existencia y el pasaje en primera clase, sujeto a impuestos y otros cargos. Los dirigentes ejecutivos están autorizados a viajar en primera clase, puesto que viajan extensamente. Los pasajes deben tramitarse a través de la agencia de viajes preferida de la asociación. En caso de que la asociación no tenga una agencia de viajes local, el viajero debe obtener la aprobación del Departamento de Viajes antes de sacar pasajes que cuesten más de 1.000 dólares. Los pasajes que cuesten menos de 1.000 dólares se deben comprar por el precio más económico en existencia o precio de descuento de ser posible y en la clase autorizada y por la ruta más directa. (2) Viaje en automóvil: El rembolso estándar por milla es a razón de US$.41 por milla (US$.25 por kilómetro)us$0,50 por milla (US$0,31 por kilómetro), incluido los gastos de viaje en automóvil tales como gasolina, reparaciones mecánicas, llantas, depreciación, seguro, etc. [Los cambios señalados entran en vigencia el 1 de julio de 2015] El dirigente podría viajar en su coche cuando sea el medio más conveniente y barato disponible. Los gastos de comidas, hotel, estacionamiento, peajes, taxis, transbordadores y otro transporte local que se incurra durante el viaje autorizado, se reembolsará siempre y cuando el total no exceda el precio de un pasaje en la clase autorizada. Debe obtenerse la autorización previa de la asociación, para asegurar que se reembolsarán los gastos. (3) Automóvil alquilado: Se podrá alquilar un automóvil para viajar cuando resulte más económico para la fundación que otros medios de transportación comercial, incluyendo el taxi. Cuando sea posible se debe tramitar la reserva con anticipación del automóvil más barato disponible. El dirigente es responsable de obtener el mejor precio disponible de acuerdo al itinerario de viaje aprobado. El alquiler de un automóvil en Estados Unidos, requiere que el viajero compre una póliza de seguro contra daños por accidentes. Tales costos incluidos no deben exceder el precio de un pasaje aéreo ida y vuelta en la clase autorizada. (4) Otros medios de transporte: Los viajes por ferrocarril o autobús se permitirán cuando sea el medio disponible más conveniente y menos costoso. Debe obtenerse la autorización previa de la asociación, para asegurar que se reembolsarán los gastos. Se rembolsará el gasto actual del viaje en taxi, incluyendo la propina. Página 10
b. Hotel: Los designados presidenciales y su respectivo acompañante adulto pueden reservar una habitación doble. Los gastos razonables de tintorería, planchado y propinas podrían ser reembolsados. c. Comidas: El reembolso se efectuará por la cantidad real gastada por el designado y su acompañante adulto, excluidas las bebidas alcohólicas. Los gastos de comida deben ser reclamados a través del formulario oficial de la asociación. Se requiere la factura desglosada para cada gasto de comidas que reclame. d. Gastos personales: Si la fundación pagara por gastos personales de cualquier miembro nombrado al Comité Ejecutivo de LCIF o su acompañante adulto, facturará al miembro lo que hubiera pagado en su nombre. El pago se descontará de las cuentas de reembolso que estén pendientes. En caso de que el dirigente no tenga cuentas de reembolso pendientes, tendrá que remitir el pago al recibo de la factura. e. Reglas y condiciones generales para el reembolso de gastos elegibles (1) Gastos durante el término del nombramiento: A los miembros del Comité Ejecutivo de LCIF se les rembolsará todos los gastos de viaje ida y vuelta a la Convención, los gastos se rembolsarán de acuerdo a la Política General de Rembolso de Gastos, hasta que hayan terminado sus gestiones. (2) Fechas de las reuniones: Los gastos de los nombrados al Comité Ejecutivo de LCIF serán reembolsados por concepto de pasajes, hoteles y comidas, comenzando el día antes de la reunión y terminando un día después de la reunión para que tengan tiempo de estar presentes durante el informe final del presidente de LCIF a la Junta Directiva Internacional. Se sobreentiende que los gastos de los miembros del Comité Ejecutivo de LCIF por concepto de una reunión que se llevará a cabo durante la convención internacional, se tomarán en cuenta a partir del día antes de la reunión del Comité Ejecutivo de LCIF y un día después del cierre de dicha convención. (3) Recibos de pago del pasaje y del hotel: El reembolso de gastos de transporte (excepto por automóvil) y hotel no se reembolsarán salvo que incluyan los recibos originales correspondientes con la cuenta de gastos oficial (cheque cancelado, recibo de tarjeta de crédito o efectivo). (4) Moneda del rembolso: El reembolso se hará en la moneda oficial del país de residencia del miembro del Comité Ejecutivo de LCIF, salvo que el reembolso en otra moneda sea más beneficioso para la fundación. (5) Póliza de seguro Cada uno de los miembros del Comité Ejecutivo de LCIF que no sean miembros de la Junta Directiva Internacional tendrá una póliza de seguro de 100.000 dólares que cubrirá la muerte accidental y desmembramiento. Página 11
(6) Países donde los fondos de la Asociación están restringidos: Con excepción de estipulaciones contrarias de aquí en adelante, si los fondos de la asociación en algunos países no pudieran ser transferidos fuera de dichos países por más de un año, los gastos de los miembros del Comité Ejecutivo de LCIF que residen en dichos países se reembolsarán de los fondos en dichas cuentas. 3. Comité Directivo de LCIF, Coordinadores LCIF de Distrito y Distrito Múltiple, miembros del Comité Consultivo SightFirst, miembros del Comité Consultivo de Lions Quest y otros líderes Leones que viajen en representación de LCIF: Las mismas Reglas de Auditoría que aplican a los Leones miembros del Comité Ejecutivo (, Párrafo E del Manual de Normas) se aplicarán al Comité Directivo de LCI, a los coordinadores de LCIF de distrito y distrito múltiple, a los miembros del Comité Consultivo SightFirst y a los miembros del Comité Consultivo de Lions Quest y a otros líderes que viajen en representación de LCIF, con las siguientes excepciones: a. Gastos de viaje del acompañante adulto: Los gastos de viaje del respectivo acompañante adulto de los miembros del Comité Directivo de LCIF, los Coordinadores LCIF de Distrito y Distrito Múltiple, el Comité Consultivo SightFirst, el Comité Consultivo Lions Quest y otros líderes que viajan en representación de LCIF no serán reembolsados. b. Póliza de seguro El seguro de responsabilidad civil que se indica en el párrafo 2. e (5) no aplica a los miembros del Comité Directivo de LCIF, a los Coordinadores de LCIF de Distrito y Distrito Múltiple, al Comité Consultivo de SightFirst, al Comité Consultivo de Lions Quest ni a otros líderes que viajen en representación de LCIF. 4. Autorización de viaje: El presidente de LCIF podría autorizar los viajes de los que viajan en represención de LCIF y sus propios viajes, siempre y cuando sean consistentes con las Reglas de Auditoría y el gasto esté cubierto por el presupuesto de LCIF. El presidente de LCIF coordinará sus viajes de manera que no sean conflictivos con los viajes del presidente de la Asociación Internacional de Clubes de Leones. F. FONDOS DE DOTACIONES 1. El Consejo de Síndicos de la Fundación Internacional de Clubes de Leones autoriza la aceptación de dotaciones con restricción del uso de sus fondos. Estos fondos podrían ser usados solo para actividades normales de la Asociación Internacional de Clubes de Leones o de la Fundación Internacional de Clubes de Leones. Dichas actividades podrían incluir las de la lista que se da en el Capítulo I, Actividades de la Asociación, del Manual de Normas. 2. El principal de los fondos de dotaciones se mantendrá en un fondo de por vida o hasta la fecha que determine o acuerde el donante con la fundación al momento que hace la donación. Página 12
3. Los dividendos derivados del principal de fondos de dotaciones serán usados para propósitos no restringidos de la fundación, salvo que se especificara lo contrario al momento de recibirse la donación, que se consideren actividades normales y generalmente aceptadas de la fundación. 4. Las restricciones y los procedimientos para la aceptación de bienes no efectivos para el propósito de financiar el fondo dotal de la fundación serán los mismos que aplican a las donaciones sin restricciones de bienes no en efectivo. 5. Para el propósito de las inversiones, los fondos de las dotaciones podrían mezclarse con otros fondos restringidos, pero no con los fondos generales, bajo las directrices de las políticas de inversiones y prácticas de la fundación. 6. Si un donante individual especificara al momento de hacer la dotación de 100.000 dólares o mayor, que es para un uso restringido, se mantendrá como una "cuenta con nombre". a. Un donante que desee dar una donación de legado de uso restringido para un programa o propósito específico podría incluir una cláusula que permita al consejo de síndicos usar esos fondos en caso de que el programa o propósito para el cual se donó, cese de existir. b. Las dotaciones, cuyos fondos están restringidos solo para uso de los programas actuales de las subvenciones de la fundación, sin una cláusula para redirigir, podrían ser aceptados por el administrador ejecutivo de LCI, la administradora ejecutiva de LCIF y el gerente del departamento de desarrollo, si todos en conjunto opinan que el monto de la dotación y la probable duración del programa justifica tal acción. a. Los fondos en una "cuenta específica" que fueron donados para un programa específico de la fundación y/o de la asociación, que en la actualidad se ha descontinuado, podrán utilizarse para otros programas con una resolución y autorización de la Junta Directiva Internacional. b. Todas las "cuenta específica" que restringen el uso de sus fondos para un propósito específico aparte de los fondos legados que la Junta Directiva Internacional decide cómo usarlos, estarán "activas" por diez años de haberse depositado en las mismas la respectiva donación final en la cuenta. Luego de ese plazo, el principal de la cuenta podría transferirse al fondo general de la fundación y el ingreso que devenguen sus fondos podría ser usado para propósitos en general y no necesariamente para el propósito específico original. 7. Todas las cuentas de "cuenta específica" permanecerán en las partidas de fondos del informe anual de la fundación salvo que se hubiera cerrado al caducar su plazo de vencimiento o que el donante original estuviera de acuerdo en terminarla. 8. Una donación de 10.000 o más dólares podrá depositarse en una "cuenta de nombre específico" si el donante restringe su uso al momento de dar la donación. Página 13
9. Una donación combinada de 100.000 dólares o más proveniente de un individuo y no de los clubes, distritos o distritos múltiples podrá designarse como "cuenta de nombre específico" y restringirse su uso. Dos o más individuos podrán donar en conjunto y pedir que se depositen los fondos en una "cuenta de nombre específico", aunque el donativo de cada uno fuese menor de 100.000 dólares. 10. Una donación de legado de menos de 100.000 dólares, independientemente de la cantidad, si el donante decide que no se depositen en una "cuenta de nombre específico" podrá depositarse en el fondo general pero para la actividad que decidiera el donante. 11. Se alienta a los donantes al programa de legados de la fundación a que decidan que sus donaciones sean usadas para actividades específicas que hubiera aprobado la Junta Directiva Internacional. 12. Un donante que desee aportar una dotación para uso restringido de un programa o propósito específico podría incluir una cláusula que permita al consejo de síndicos usar esos fondos en caso de que el programa o propósito para el cual se donó, cese de existir. 13. Las dotaciones, cuyos fondos están restringidos solo para uso de los programas actuales de las subvenciones de la fundación, sin una cláusula para redirigir, podrían ser aceptados por el administrador ejecutivo de LCI, la administradora ejecutiva de LCIF, y el gerente de desarrollo, si en su conjunto opinan que la cuantía de la dotación en lo que se refiere a la duración del programa, justifica tal acción. 12. Las dotaciones que el donante restringe su uso para un propósito específico diferente a los propósitos de actividades de la fundación y/o la asociación, podrían ser aceptadas por medio una resolución oficial del Consejo de Síndicos. 13. Las dotaciones, no necesariamente solo las que se donen a la fundación, podrían recibirse en forma de dinero, traspaso de propiedades, herencias, con la ayuda de un consultor profesional de asuntos de inmuebles, testamentos, patrimonio, herencias pólizas de seguro. 14. El propósito de estos fondos es fortalecer las reservas financieras de la fundación para asegurar la continuidad de los servicios que provee la fundación. Las aportaciones de dotaciones como formas de apoyar las operaciones administrativas de los programas se desalientan enfáticamente. 15. Sujeto a los criterios arriba estipulados, las dotaciones podrían ser aceptadas en nombre de la fundación por cualquiera de dos de estos: el administrador ejecutivo de LCI y la administradora ejecutiva de LCIF, o por el gerente de desarrollo y el administrador ejecutivo de LCI, o la administradora ejecutiva de LCIF, o el gerente de desarrollo junto con los miembros del Consejo de Síndicos. Página 14
G. POLÍTICA ANTIDISCRIMINATORIA 1. Política antidiscriminatoria - Empleos La Fundación Internacional de Clubes de Leones ofrece igualdad de oportunidad de empleo. Se prohíbe la discriminación por raza, religión, color, edad, nacionalidad, discapacidad, estado civil, grupo étnico, veterano u otra condición protegida bajo la ley. 2. Política antidiscriminatoria - Programas La Fundación Internacional de Clubes de Leones afirma una política antidiscriminatoria en todos sus programas, sin importar la raza, religión, credo, color, sexo, edad, nacionalidad, origen o discapacidad de los beneficiados. La Junta Directiva Internacional está comprometida con esta política antidiscriminatoria y alienta a todos los clubes de Leones a observar el Código de Ética y objetivos del Leonismo y realizar sus programas y actividades dentro de un marco de amistad y servicio humanitario sin discriminación H. ASUNTOS BANCARIOS 1. Cuentas bancarias RESUÉLVASE QUE, cualesquiera dos de los signatarios autorizados que se indican más abajo, tendrán la autoridad y la potestad de designar en los países que tienen clubes de Leones y en nombre de la Fundación Internacional de Clubes de Leones lo siguiente: a. Abrir y cerrar cuentas bancarias, firmar los contratos que facilitarán los depósitos de dineros y otros servicios. b. Firmar y autorizar el pago de cheques, giros, retiro de dinero y otras transferencias de dineros ya sea por escrito o medios electrónicos u otros medios. c. Ejecutar los acuerdos de banca en línea en nombre de la asociación. 2. Signatarios autorizados Los nombres y firmas auténticas, de puño y letra o facsímil de las siguientes personas autorizadas: Maryellen Skerik, Tesorera Mark Koerlin, Gerente del Departamento de Contabilidad Janet Bianchetta, Gerente del Departamento de Normativa Contable y Fiscal Christine Hasting, Analista Financiera de LCIF I. INVERSIONES 1. Donación de anualidad Página 15
RESUÉLVASE QUE El custodio de las Donaciones Caritativas Anuales (CGAs) de la Fundación serán la compañía Northern Trust Company. RESUÉLVASE ADEMAS QUE El administrador ejecutivo de LCI, la administradora ejecutiva de LCIF, la tesorera de LCI o el analista financiero de LCIF, quedan aquí autorizados para que, de vez en cuando y por acuerdo, en nombre de la Fundación, ejecuten de la manera que fuera necesario la intención y términos del acuerdo. RESUÉLVASE ADEMAS QUE Cualquiera de dichos dos dirigentes de esta Fundación podrían delegar por escrito la autoridad, estipulada en el párrafo anterior, a otros dirigentes u empleados de esta Fundación, cuando de vez en cuando y a su absoluta discreción, lo determinen aconsejable. RESUÉLVASE ADEMAS QUE, La compañía Northern Trust Company estará en todo su derecho de concluir y asumir que los dirigentes de la Fundación continuarán teniendo autoridad hasta tanto el o la secretario de la Fundación le hubiera notificado lo contrario por escrito. RESUÉLVASE ADEMAS QUE, Esta resolución estará en vigencia y efecto y será vinculante para esta Fundación hasta que se hubiera descartado, y la notificación de haberse descartado se hubiera notificado y recibido por escrito en la compañía Northern Trust Company en su oficina de la Ciudad de Chicago, Illinois. 2. Las decisiones sobre las inversiones de la Fundación, se harán en base a la política de inversiones aprobada para el Fondo General. Las inversiones de la Fundación se harán en base al fondo general de donaciones, los fondos de SightFirst II y los fondos de donaciones planificadas. Esta política de inversiones deberá cumplir con los formatos convencionales que se usan en la industria y deberá cumplir con los Estatutos y Reglamentos de la Fundación (Artículo XI) en todo momento. La política de inversiones estará a cargo del Gerente de la División de LCIF y será revisada y enmendada por el Comité Ejecutivos cuando sea necesario. Las aprobaciones requeridas para hacer las decisiones sobre inversiones, salvo las que se estipulan en las normas de inversiones, serán las siguientes: a. El Consejo de Síndicos aprobará los cambios a las normas de inversiones, incluyendo la distribución de bienes. b. El Consejo de Síndicos aprobará los cambios de los inversionistas/consultores. c. El traspaso de fondos de/y a las cuentas de fondos operativos de/y a cuentas de inversiones será ejecutado cuando sea necesario, con la aprobación de la administradora ejecutiva de LCIF, el gerente de la División de LCIF y la tesorera de LCI. Página 16
J. PROCEDIMIENTOS CONTABLES 1. Sistema contable Los registros contables de la Fundación Internacional de Clubes de Leones, serán mantenidos de conformidad con las Normas y Prácticas Generalmente Aceptadas (GAAP) y de acuerdo con las leyes estatales y federales. La preparación de estados financieros de conformidad con las normas establecidas por las prácticas y normas generalmente aceptadas, exige que la gerencia haga cálculos y previsiones financieras para reportar las cifras en los estados financieros de los activos y pasivos que se requieren en un determinado periodo fiscal. Los resultados actuales podrían diferir de los estimados. Todas las cifras se reportan en dólares de los Estados Unidos. K. AGENTES FISCALES País Nombre Fecha de su nombramiento India Neville Mehta 06/29/06 Página 17