tucomunidad.com Introducción El 60% del tiempo que un administrador de fincas pasa en su despacho está dedicado a gestionar llamadas de propietarios y proveedores y a realizar tareas administrativas (contabilidad, conciliación de bancos, etc ). Para agilizar en un 70% estas labores, ha nacido tucomunidad.com, portal web desarrollado por IESA, empresa proveedora de soluciones tecnológicas con más de treinta años especializados en el sector de la administración de fincas Mediante el portal web y una serie de aplicaciones para smartphone permite optimizar la gestión de las incidencias generando órdenes de trabajo las 24 horas y mantener informados a los vecinos en tiempo real. También, facilita la domiciliación de las cuotas de la comunidad para reducir los impagos o automatizar el proceso de recepción y contabilización de todas las facturas sin importar el tamaño del proveedor. No hay que olvidar que es uno de los sectores que más datos confidenciales maneja. Tucomunidad.com es el siguiente paso en la revolución digital que está produciéndose en el sector de los administradores de fincas. La llegada de Internet y el correo electrónico supusieron importante descarga de trabajo burocrático para los profesionales del sector pero lo mejor está aún por llegar. En pocos años, se ha pasado de recibir las facturas de los proveedores por correo postal o pasar por cada casa para el cobro de las cuotas a tener toda la tecnología disponible para poder hacer una gestión 3.0. Este es sólo un ejemplo de lo que la tecnología ha supuesto para el administrador de fincas. La posibilidad de informar de los siniestros a través de la web de las aseguradoras, poder consultar las cuentas de un solo vistazo o presentar las declaraciones de impuestos a través de la página web de Hacienda es una ventaja innegable. Por otra parte, se estima que el 60% del tiempo de trabajo de cualquiera de los más de 15.000 administradores colegiados de nuestro país está dedicado a gestionar llamadas y a tareas de contabilidad. Los programas de gestión también han ayudado a mejorar la calidad de vida de los administradores de fincas. Gracias a los agregadores financieros, por ejemplo, es posible descargarse los movimientos de todas las comunidades sea cual sea su banco. Hasta hace no demasiado, el administrador tenía que entrar en la página web de cada banco e introducir una por una las credenciales de cada comunidad para acceder a las cuentas y lo
mismo ha ocurrido con los agregadores de facturas que permiten descargar y almacenar en el ordenador las facturas de los grandes proveedores. A la vista de estos datos, está claro que todos estos avances han revolucionado el trabajo y la vida de los administradores de fincas pero la tecnología avanza a pasos agigantados y todavía debe dar solución a nuevos problemas: integración automática con las compañías de seguros para resolver siniestros, juntas de vecinos transmitidas por video streaming, votaciones online, Con la llegada de tucomunidad.com se pone la primera piedra en el camino del administrador 3.0. Cómo se realiza la sincronización de datos con tucomunidad.com? El usuario configura la información que desea enviar, y el sistema automáticamente se conecta cada pocos minutos y sincroniza la información que haya variado en ambos lados. Dónde puedo obtener detalles del proceso de sincronización? En la siguiente pantalla la aplicación nos va a dar notificación de las incidencias encontradas en los procesos de sincronización, de los que necesitan nuestra atención, nuestra aprobación porque así lo hemos indicado en los parámetros de TuComunidad.com, etc. Como se puede ver en la pantalla tenemos 3 mensajes del sistema y 1 comunicación, tambien nos avisa de si hay que presentar algun modelo si así lo tenemos marcado en los parametros, o si existe algun contrato de inquilino de vertical que caduca o si se ha de realizar copia de seguridad de los datos.
En la pantalla de Mensajes, nos avisa de procesos realizados y si han terminado con éxito o no, si selecciona el proceso en la parte inferior le indica una breve explicación. En este caso, que tengo seleccionado el proceso de copias de seguridad, me indica que todo terminó de forma correcta. Dependiendo del proceso que seleccione, el detalle es distinto en la parte inferior, como se ve en la siguiente pantalla. El sistema autómatico intenta el envío de los paquetes de información fallidos hasta 5 veces. Una vez alcanzados este número, ya no lo volverá a intentar con lo que usted deberá lanzarlo de forma manual o ponerse en contacto con nuestro departamento de soporte para que le ayuden a realiza la sincronización. Si realizan algún cambio de domiciliación u otra operación verá ese proceso notificado en esta pantalla de Mensajes. La siguiente pantalla que nos describe como se encuentran los procesos de los paquetes de datos es la pantalla de Comunicaciones.
Si en los Configuración para TuComunidad.com marco que Requiere aprobación, se quedarán los paquetes de datos en la primera pestaña hasta que le seleccione y le pulse a la derecha de la ventana Aprobar. Sólo entonces se comenzará el proceso de sincronización de esta información. Los envíos se intenta cada 5 minutos para subir la información a TuComunidad.com, por ello puede ver los paquetes de datos en la pestaña de En Espera, si se produce algún problema se quedaría en Errores, en En Curso si justo en ese instante se esta procesando y para terminar en Procesados, si alguno lo rechaza usted se quedaría en Cancelados. Configuración Si está configurando su programa por primera vez para la conexión con internet, lo primero que debemos hacer es configurar nuestro usuario y contraseña de cliente de IESA en nuestra aplicación correspondiente, para el acceso a TuComunidad.com.
Para ello: Petición de claves de IESA: Este dato es facilitado por el departamento de administración de IESA o puede solicitarlo desde la Web www.iesa.es/claves En la pantalla de arriba solicitamos los datos con el paso 1, nos llegara un correo electrónico al facilitado en su momento a IESA, con una clave temporal que nos ayudara a configurar de forma definitiva la misma. Posteriormente, nos solicita nuestro usuario y contraseña de IESA para el acceso, confirmando las claves desde el paso 2. Ahora debemos configurar las claves de clientes de IESA para el acceso a la Web. Seleccionaremos en la pantalla de inicio del programa la opción de Configuración del programa que encontramos en el lado izquierdo inferior de la ventana.
Aquí entraremos en Parámetros Generales a nivel de la aplicación Configuración Internet, en la cual indicaremos los datos descritos anteriormente para poder acceder a la Web. Operaciones básicas Registro en TuComunidad.com Una vez realizado el paso anterior, nos registraremos en TuComunidad.com creando una cuenta de usuario, a través de www.tucomunidad.com y verá la pantalla que se muestra a continuación. Tendrá que pinchar sobre Crear una cuenta, se nos solicitará una cuenta de correo una contraseña para registrarnos, además de otros datos como se describe a continuación: Meteremos el usuario y contraseña Rellenaremos los datos personales. Selección del tipo de usuario, puede ser propietario/inquilino, administrador de fincas o como empresa (caso de profesionales). La primera cuenta a crear será la del administrador para poder actualizar los datos de las comunidades en internet y así, posteriormente, poder dar de alta los propietarios/inquilinos y poder sincronizar a partir de aquí la información. Al registrarse como administrador, cliente de Iesa, e le pedirán los datos que metió en los parámetros de su aplicación. Después le cargará, si todo es correcto, los datos que se
encuentran como cliente de IESA. Se le pedirán los datos de la clave que se encuentra en Propietarios (horizontal)/inquilinos (vertical) Otros datos. Si en cambio son datos de clientes a registrar como los propietarios de vertical, debe ir a Administración Clientes (propietarios de vertical) Datos Generales Datos Generales. Configuración por comunidad Debemos entrar en la opción indicaba abajo en pantalla para configurar la sincronización de nuestras entidades para TuComunidad.com, Configuración del programa Configuración para TuComunidad.com. Desde esta opción marcamos que entidades queremos sincronizar la información para la Web. Después en la siguiente pestaña de Configuración General, seleccionaremos qué tipo de datos y como sincronizaremos estos.
Terminado esto, ya nos permitirá sincronizar a la Web todos los datos de nuestras entidades para poder empezar a trabajar con ellos, tanto para crear las cuentas de los propietarios/inquilinos, como para subir informes, convocatorias, etc Información que se puede enviar y recibir Programa de Gesfincas: Podemos enviar datos desde la opción de: Informes: en este menú se encuentran agrupados todos los listados que se pueden sincronizar con TuComunidad.com. Recibos Impresión y diseño de facturas y recibos: En esta opción podemos subir a internet las facturaciones de nuestros propietarios e inquilinos, en el portal TuComunidad.com se pueden visualizar e imprimir en formato recibo.
Presupuestos y liquidaciones Informes: en este menú podemos sincronizar todos los informes de ingresos y gastos. Programa de Gesinedi: Podemos enviar datos desde la opción de: Incidencias Alta, Mantenimiento y consulta: Nos permite llevar a TuComunidad.com las incidencias creadas desde el programa. Alta de incidencias, llamadas y siniestros. Desde el menú Incidencias Alta, mantenimiento y consulta. Desde el menú Siniestros Alta y mantenimiento. Los datos que registremos en estas opciones se enviaran a Internet para que los visualicemos en TuComunidad.com. También se puede elegir si se desea que el vecino vea o no, todas las gestiones que realicemos y estas acciones se sincronizarán con la Web. Si desde nuestro portal de internet damos de alta alguna incidencia, siniestro, llamada o gestión, se nos actualizara toda esta información en nuestro programa de Gesinedi. Pólizas, contratos, compañías de seguros y proveedores: Estos datos se sincronizan constantemente para estar al día.
Programa de JuntasW: Convocatorias y Actas Agenda: Se sincronizan los datos de la agenda Visualización en TuComunidad.com de información de la comunidad Una vez realizado todo el trabajo en nuestras aplicaciones como Gesfincas o Gesinedi, nosotros como Administrador podemos visualizar los datos como se muestra en las siguientes pantallas. Visualización de las estructuras de nuestras comunidades/propietarios. A través de la siguiente imagen, nos encontramos con los diferentes menús que podemos visualizar y gestionar mediante este servicio. Una de las opciones más utilizadas, será la revisión de los documentos que se publican en la web, de tal forma que el administrador pueda revisar todos los informes que haya enviado a la plataforma como poderlos eliminar de la misma. Existen diferentes variantes de tipos de documentos para poder organizar de forma estructurada toda la documentación que se publique en la web. Para acceder a dicha opción, accedemos a Entidades, donde seleccionamos la entidad en cuestión, en la cual vemos las siguientes opciones:
Inicio: Nos muestras algunos datos generales de la comunidad seleccionado como son sus datos, su ubicación y eventos. Documentos: Se visualizan desde aquí todos aquellos informes de los que hemos hablado anteriormente, convocatorias, informes de ingresos y gastos, al igual que poderlos publicar directamente. Desde aquí se pueden publicar documentos con sus diferentes tipologías, además de los eventos y las noticias de las comunidades. Incidencias: Aquellas incidencias/siniestros/llamadas/gestiones relacionadas con la comunidad, que se hayan dado de alta ya sea desde Gesinedi o desde la tucomunidad.com vía web o app móvil por el administrador o los vecinos. Propiedades: Nos muestra los datos de nuestros propietarios/inquilinos que tengamos a través de Gesfincas. Vecinos: Se muestra información de vecinos que han decidido compartir información con el resto de vecinos a través del portal web. comunes: Nos permite gestionar y consultar los elementos comunes de las entidades correspondientes. Recibos: Nos permite consultar los recibos facturados de los vecinos y la situación en la que se encuentran, al igual que el poder realizar el pago de los mismos si tenemos activa dicha opción. Saldos: Nos muestra el saldo de los recibos de los propietarios que seleccionemos. Menú preferencias Reglas de notificación: Esta herramiento permite configurar a cada usuario las notificaciones que desea recibir en cuanto a una serie de eventos que podría configurar. Desde el portal web, se pueden definir dos tipos, uno a través de Notificación web que genera un aviso en el icono de la campana cuando sucediera dicho evento que hubiéramos activado. El segundo, es si se quiere recibir directamente la notificación a través del correo electrónico que definiéramos en este apartado aunque no pertenezca a un usuario de la plataforma. Mientras tanto, en la app móvil, existen un tercer tipo de notificaciones denominadas push, que generan aviso aunque no esté
abierta la app en ese momento, actuando en segundo plano. Reglas de negocio: Las reglas de negocio le permiten ejecutar acciones automáticas en TuComunidad.com, a nivel general de empresa, en base a eventos y parámetros configurables, de modo que la plataforma actúe de forma autónoma acorde a la regla creada. Configuración general: A través de esta opción el sistema nos permite cambiar el color del entorno del portal web para personalizarlo a gusto de cada despacho. Igualmente nos permite incoporar el logo a través de la plataforma y configurar la cuenta de correo electrónico que quiera utilizar como servidor de envío. Configuración para entidades: En esta herramienta podemos limitar los servicios que queremos ofrecer a las comunidades, de forma masiva o individual por comunidad respecto a cuatro apartados. En primer lugar, el poder definir qué opciones queremos que los usuarios vecinos
tengan acceso respecto a la información básica de la comunidad. A continuación si queremos darles permisos a éstos de que puedan registrar inicidencias y ocultar cierta información de las mismas. También podemos definir los permisos que se quiere facilitar al operador del servicio SAV respecto a las actuaciones a tener en cuenta durante el desarrollo del servicio. Por último si queremos darles visibilidad a los proveedores que emitan facturas respecto a los contratos que tenemos creados en el programa con ellos. Menú utilidades
Gestión de usuarios: Nos permite realizar el alta, la baja y la modificación de diferentes usuarios de la plataforma. A través de este alta, el administrador puede realizar el alta de los usuarios del despacho que quiera que tengan visibilidad con perfil AAFF, ya sea con todos los permisos con el rol Administrador o con limitación de éstos con rol Operador. Igualmente, desde esta opción le permite crear al portero o conserje o cualquier persona de la comunidad, que no sea propietaria, que actúe de forma análoga al portero. Invitación a vecinos: Para poder agilizar la inscripción de los usuarios con perfil vecino en tucomunidad.com, el sistema les permite enviar un enlace de inscripción, en el cual, va adherida la clave de propiedad. Este sistema se puede hacer de forma masiva o individual, teniendo en cuenta que se requiere poseer el correo electrónico del vecino para poderlo ejecutar. Importación ABCDario.com: Esta opción se creó para que pudiera recuperar los documentos y recibos que ya tenía publicados en ABCDario, pudiendo realizar la migración de esta información automáticamente. Migración de datos: Si ha empezado usando tucomunidad.com sincronizando con Gesfincas en versión Fox, éste es un proceso necesario cuando realice la migración a la nueva versión de Gesfincas.net. App móvil Al igual que estos procesos se pueden ejecutar por el portal web de tucomunidad.com desde cualquier ubicación teniendo acceso a internet en un ordenador, también podemos ejecutar las mismas funcionalidades a través de la App móvil que existe para sistema Ios (Iphone y Ipad) y sistema Android. Es una única aplicación móvil, que tendrá en cuenta el perfil que seamos (Administrador, vecino o empresa), teniendo en cuenta que sólo nos pedirá registro la primera vez, y a partir de ese momento quedará vinculado el dispositivo móvil a dicho usuario. Una de las diferencias respecto al portal web, como ya comentábamos anteriormente, es la posibilidad de configurar las notificaciones push que permiten actuar en segundo plano, notificando sin necesidad de tener la aplicación abierta. La siguiente diferencia se detecta rápidamente, puesto que la visibilidad a través de la app se enfoca evidentemente a un entorno táctil, hecho que hace que la funcionalidad sea sencilla y fluida. La aplicación permite por un lado consultar la información existente en el portal del mismo modo que pudiera hacer a través del portal web, y por otro, dar de alta registros directamente sin necesidad de acudir al portal web, facilitando la movilidad de los usuarios.
Pagos online A través de tucomunidad.com nos encontramos con la herramienta que permite a los vecinos realizar el pago de recibos y de otras cuestiones mediante un TPV virtual ( https://www.youtube.com/watch?v=2d5ye71z1ro). Esta pasarela de pago con tarjeta permite enviar el dinero del pago a la cuenta de la comunidad correspondiente sin la necesidad de utilizar cuentas intermedias. Lo primero que se debe realizar es configurar dicho servicio por entidad, para saber cómo debe actuar el sistema en cada una. Por un lado, podemos tener activa la posibilidad simple de que exclusivamente el despacho tenga acceso a dicha opción para cobrar pagos que hagan los vecinos a través de la tarjeta, facilitando dichos datos para el cargo. Por otro, se puede activar la opción de que el propio vecino, pueda, a través de tucomunidad.com realizar pagos online sin intervención del despacho, e incluso, vincular el pago a los recibos que tenga pendientes, generando un identificador único de cobro de recibo, que a través del Agregador Financiero, pueda identificar automáticamente.
SAV El Servicio de Atención al Vecino es un servicio de centralita telefónica con el valor añadido de que permite la integración de las soluciones informáticas de IESA para el registro y resolución de incidencias, mediante la intermediación telefónica de operadores de IESA, a través de una serie de protocolos de actuación tanto predefinidos como personalizables. La configuración de dicho servicio se realiza en tucomunidad.com tres apartados. El primero por el cual, configuramos los grupos de contactos a los que se pueden derivar llamadas telefónicas si así se ha establecido en algún protocolo. Creamos los diferentes grupos de contacto del despacho y la prioridad a la hora de derivarles la llamada, junto con sus horarios, calendarios vacacionales y posibles ausencias puntuales de modo que el operador, al derivar una llamada al despacho, sea lo más eficiente posible, teniendo en cuenta simplemente los contactos disponibles. Lo siguiente a configurar son los protocolos de actuación a definir, ya sea de forma masiva o independiente por cada entidad administrada. Una vez definidas las entidades a las que se
aplican, tendremos que seleccionar la acción a realizar, dependiendo de que sea de forma genérica o diferenciando entre Averías, Información contable, Información general o siniestros, y si la llamada es Normal o Urgente. Estas acciones a realizar pueden ser desde simplemente Registrar datos haciendo que el operador simplemente registre la comunicación recibida; solicitar Gestionar desde la web la cual haría que el operador gestionara directamente la comunicación en base a la información facilitada por el administrador a través de tucomunidad.com; Asignar proveedor permite directamente asignar la incidencia o avería comunicada al proveedor correspondiente; y por último, Derivar llamada para que el operador devuelva la llamada al despacho ya sea por su trascendencia o por otras cuestiones. El tercer apartado a configurar será establecer la equivalencia entre los tipos de persona que establece el sistema SAV y los tipos que nosotros tuviéramos configurados en el programa de Gesinedi. Así, las tipologías a seleccionar en este sistema, serán equivalentes a las que nosotros tuviéramos en las tablas personalizables de Gesinedi. Menú RGPD Introducción Los despachos de AAFF necesitan disponer de un lugar 100% accesible, donde puedan tener almacenada la documentación en materia de protección de datos así como que les permita poder resolver Incidencias, Consultas o Gestiones de una manera muy ágil. Con este propósito IESA pone a disposición de sus clientes este módulo. ( https://www.youtube.com/watch?v=vylr7g1dgx4) Con esta solución IESA pone a disposición de sus clientes el mejor servicio de adaptación RGPD para AAFF, 100% integrado con las herramientas de uso diario e interacción con las CCPP/Presidentes y con la disponibilidad 365 días al año para poder realizar consultas / adaptaciones con la mejor celeridad posible. Visión General Esta opción, sólo disponible en tucomunidad.com, y sólo para los clientes que tengan contratado este servicio de Adaptación a RGPD con IESA, permite tener organizada toda la documentación
relativa al Reglamento General de Protección de Datos (LOPD+RGPD), tanto de sus comunidades como de su despacho, así como interactuar con IESA para cualquier gestión, que en esta materia, se deba realizar: Este nuevo módulo permite: Tener disponible la documentación de las comunidades adaptadas al nuevo reglamento. Tener disponible la documentación de la adaptación de su despacho de acuerdo al nuevo reglamento. Tener disponible en cualquier momento el histórico de documentos que en esta materia se haya desarrollado para cualquier comunidad o despacho. Buscador ágil y sencillo para poder acceder de manera cómoda a la documentación de cualquier comunidad Poder comunicar, a su DPO, IESA, para su posterior gestión cualquiera de las siguientes Incidencias, Consultas o Gestiones,en adelante Tickets: 1. Comunicación de alta/baja de Personal laboral. 2. Comunicación de alta/baja de sistemas de Vídeo-Vigilancia. 3. Comunicación de brechas de seguridad. 4. Realizar cualquier consulta especializada en esta materia. 5. Cualquier otra consulta/incidencia no recogida en las anteriores. Contar con un panel de control donde pueda seguir por comunidad o despacho el estado y respuesta de cualquiera de las Tickets anteriores. Panel de control A través de este panel de control, podremos disponer a vista de pájaro de la situación de la documentación así como de la situación de las gestiones iniciadas a raíz de cualquier necesidad que hayamos tenido en materia de protección de datos. En la parte superior del interfaz tenemos
la información relativa a la situación del despacho. En la parte intermedia tendremos un buscador ágil para localizar de una manera muy rápida la comunidad deseada, tecleando parte del nombre, o del CIF. En la parte inferior de la pantalla tendremos la información de cada una de las comunidades adaptadas. La información, documentación y acceso al resto de opciones son estándar tanto para el despacho como para las comunidades. Documentación La documentación seguirá el siguiente código de colores: Verde El documento no ha caducado tiene validez. Rojo El documento ha caducado; podría no ser válido. Gris El documento no está disponible. Haciendo click en cada uno de los enlaces, nos abrirá el documento en formato pdf. En el encabezado de la ventana aparecen una serie de iconos que nos permitirán: Buscar cadenas de caracteres dentro del documento Situarnos en la página deseada indicando el número Maximizar el documento Descargar el documento Para las comunidades, el resumen de la documentación de estas se mostrará indicando por tipo de documento el número de estos que están a nuestra disposición de manera global. Por ejemplo, si tengo adaptadas 58 CCPP y todas disponen de sistema de video vigilancia, verá la siguiente información en el panel de control, justo debajo de la información del despacho. Acciones de usuario Por cada entidad, despacho o cualquiera de las comunidades, el usuario tendrá una serie de
opciones, que serán comunes a todas las entidades: Acceso al histórico de documentos de la entidad requerida Por cada entidad, despacho o cualquiera de las comunidades, el usuario podrá acceder a los documentos históricos, estos son aquello que han sido sustituidos por documentos más recientes. La pantalla a la que accederé será la siguiente: Si pinchamos en filtro, accederé a poder buscar documentos históricos por fecha. Igualmente pinchando en el icono podré acceder a visualizar el documento en formato pdf. Añadir una Incidencia o Ticket: Comunicar nuevo alta de personal laboral. Comunicar instalación de sistema de Vídeo-Vigilancia. Realizar cualquier consulta en materia de protección de datos. Comunicar brechas de seguridad. Cualquier otra, no tipificada anteriormente.
Los estados por los que una Ticket podrá pasar son: Abierto - Será el estado de partida. En Curso - Cuando se inicie el seguimiento por parte de IESA de dicho Ticket. Cerrado El Ticket se da por resuelto. Cancelado Se cancela dicho Ticket por cualquier motivo. Los estados los pondrá IESA en base a la situación del Ticket. Lo primero que he de hacer es seleccionar el subtipo de incidencia, Consulta o Gestión que deseo realizar. A continuación describiré brevemente dicha incidencia, en el apartado DESCRIPCIÓN. Si lo necesito podré anexar ficheros, pulsando en el siguiente icono (Una vez guardada la incidencia, consulta o gestión, los documentos aquí anexados no podrán ser eliminados). Podré añadir cuantas gestiones sean necesarias para dicho Ticket. Estas se registrarán en el espacio gestiones y una vez salvada esta no podrá ser eliminada; podré añadir cuantas gestiones estime oportunas. En este mismo espacio aparecerán, igualmente, todas las gestiones realizadas desde IESA para dichas entidades, como respuesta a las solicitudes recibidas. Visualizar los Tickets de una entidad Todos los Tickets, podrán ser monitorizadas desde dos lugares:
En el Icono Pulsando el icono de la pantalla anterior en el panel de control. Este icono nos muestra el número de gestiones abiertas para dicha entidad y que alguna ha sufrido cambios desde la última visualización. De cualquier manera, haciendo click en cualquiera de ellos accederé a una ventana informativa donde podré ordenar por tipo, descripción o estado haciendo click simplemente en los títulos de las columnas. Si hacemos clik en el icono Filtros me aparecerá una búsqueda que podré realizar, bien por estado, bien por texto en la descripción.. Si hacemos clik en el icono que aparece en cada línea de los Tickets podré editar dicho Ticket y volver a realizar gestiones en ella. Menú Cuadro de Mandos Introducción Una de las grandes necesidades de los despachos de AAFF es poner en valor su trabajo ante sus clientes, los propietarios de una comunidad. Para ello una buena oportunidad es la Junta Anual de la Comunidad. Sin embargo, existen dos debilidades en este planteamiento, la primera es la
poca asistencia de propietarios a dicha reunión, la segunda es que el acta de la Junta, si tiene demasiado texto, es poco consumible para un porcentaje alto de los propietarios. Por ello, hemos creado la nueva funcionalidad de cuadro de mandos, que permite a los AAFF: Tener una visión global de las CCPP que gestiona Tener una visión individual de cada una de las CCPP Compartir, si lo desea, con los propietarios aquellos gráficos que ponga en valor su trabajo de una forma sencilla y fácilmente consumible Qué es un cuadro de mandos? Es una herramienta de elaboración de gráficos de distintos conceptos que permite al AAFF establecer un análisis de la situación de distintos parámetros de las comunidades de propietarios que gestiona definiendo umbrales superiores e inferiores para poder visualizar cuando se superan. Conceptos básicos Cuadro de mandos: un cuadro de mandos lo componen un número de gráficas referentes a una comunidad de propietarios o a todas las comunidades de propietarios gestionadas por el despacho simultáneamente de forma que se pueda tener una visión global del negocio. Gráfico: es una representación de datos según un modelo definido. Hay distintos tipos de gráficos (lineal, de barras horizontales, de barras verticales, de tarta, etc ) Lineal: es la representación de los datos relacionados entre sí por sucesión de puntos (valores) en un sistema cartesiano (eje horizontal, eje de las X o eje de abscisas y eje vertical, ejes de las Y o eje de ordenadas). Un ejemplo: el número de incidencias abierto en una comunidad por cada mes del año (en el eje X el mes y en el Eje Y la cuenta de las incidencias). Barras verticales o barras simples: el concepto es igual al lineal pero en lugar de que cada par de valores estén representados por un punto son representados por una barra en un sistema cartesiano (eje horizontal, eje de las X o eje de abscisas y eje vertical, ejes de las Y o eje de ordenadas).
Barras horizontales: el concepto es igual al de las barras simples pero en este caso se invierte la representación girando los ejes del sistema cartesiano 90º a la derecha. Tarta: es la representación de los datos repartidos en porciones donde la suma de todos es la tarta completa y cada porción representa la parte proporcional de sus datos. Campo de disociación: A la hora de definir un cuadro de mandos podemos hacer que los gráficos representen al conjunto de todas las comunidades de propietarios que tenemos activas (es decir sin disociar) o bien que en cada gráfico se muestren los datos de una única comunidad de propietarios que vamos seleccionando de todo nuestro listado de comunidades de propietarios (disociando cada gráfico/comunidad de propietarios). Matriz de datos: Como hemos visto los gráficos representan datos. El conjunto de datos general sobre los que se pueden generar distintos gráficos constituyen la matriz de datos. Las matrices de datos disponibles en el cuadro de mandos son: Datos económicos Datos de incidencias Datos de uso de tucomunidad.com Serie: Al conjunto específico de datos que se representa en un gráfico se le denomina serie. Por ejemplo, si tenemos el listado del número de incidencias que se abren y se cierran en cada uno de los meses de un año, la serie sería el estado de la incidencia y el gráfico sería como el de la imagen.
Umbrales: Suele ser muy útil definir límites tanto superiores como inferiores de forma que si alguna de las gráficas (datos de la gráfica) supera dicho límite el cuadro de mandos me presente un indicador de aviso (por ejemplo comunicando que un límite se ha superado). Dichos límites se denominan umbrales. En el ejemplo anterior podríamos definir un umbral superior en 10 incidencias para estar atentos en aquellos momentos que el volumen de incidencias de una comunidad en un mes es muy elevado. Filtros: Suele ser muy útil y bastante habitual hacer un filtro de datos para seleccionar aquellos casos que son de interés. Por ejemplo, en una gráfica definir los valores de un solo año (el actual por ejemplo). Para poder tener dicha flexibilidad se han incluido los filtros. Operaciones: Las operaciones nos permiten establecer cálculos sobre los datos que se van a representar. Por ejemplo, en el caso de las incidencias una operación adecuada podría ser la de contar el número de incidencias, sin embargo en el caso de los recibos(facturas) emitidos por la comunidad de propietarios nos podría ser de interés contar el número de recibos pero también sumar el importe de dichos recibos. Para poder tener dicha flexibilidad se han incluido las operaciones. Las operaciones disponibles en el cuadro de mandos en la actualidad son: Cuenta: El valor presentado en la gráfica será el número de veces que se repite la variable en la serie evaluada. Máximo: El valor presentado en la gráfica será el valor máximo de la variable en la serie evaluada. Mínimo: El valor presentado en la gráfica será el valor mínimo de la variable en la serie evaluada. Promedio: El valor presentado en la gráfica será el valor medio de todos los valores de la variable en la serie evaluada. Suma: El valor presentado en la gráfica será la suma de todos los valores de la variable en la
serie evaluada. Acceder al cuadro de mandos Para acceder a la funcionalidad de cuadro de mandos debemos acceder al menú de Cuadro Mandos a través del menú lateral. Al entrar en dicha opción el sistema nos presentará los cuadros de mandos habilitados en este momento en tucomunidad.com los gráficos individuales de comunidades y los gráficos acumulados. Al acceder al cuadro de mandos global del despacho el sistema nos presentará los gráficos disponibles en dicho cuadro de mandos. En la actualidad son: Incidencias: Presenta las incidencias agrupadas por su estado y su evolución en número (cuenta) a lo largo de los doce últimos meses de la agrupación de todas las comunidades gestionadas por el despacho Uso de tucomunidad.com: Presenta los datos de uso de tucomunidad.com agrupados por su tipología y su evolución en número (cuenta) a lo largo de los doce últimos meses de la agrupación de todas las comunidades gestionadas por el despacho Financiero. Al acceder al cuadro de mandos de las comunidades el sistema nos presentará los gráficos disponibles en dicho cuadro de mandos seleccionables para cada comunidad de propietarios. Antes de avanzar el sistema nos pedirá que seleccionemos la comunidad para la que queremos analizar la información. Una vez seleccionada la comunidad de propietarios el sistema nos presentará los gráficos disponibles en dicho cuadro de mandos para esa comunidad de propietarios. En la actualidad son: Incidencias: Presenta las incidencias agrupadas por su estado y su evolución en número (cuenta) a lo largo de los doce últimos meses de la comunidad seleccionada Uso de tucomunidad.com: Presenta los datos de uso de tucomunidad.com agrupados por su tipología y su evolución en número (cuenta) a lo largo de los doce últimos meses de la comunidad seleccionada Financiero.
Opciones de un gráfico En la actualidad dentro de un gráfico podemos realizar las siguientes operaciones: Descarga del gráfico: Nos permite crear un fichero.png con el gráfico para que podamos incluirlo en nuestros informes. Actualización del gráfico: Nos permite actualizar el gráfico con los últimos datos disponibles en cada momento. Operaciones avanzadas Menú Empresas Una vez configurada y personalizada la plataforma por parte de los usuarios del despacho vamos a proceder a conocer las funcionalidades avanzadas que nos permite la misma. Antes de tratar sus opciones, es imprescindible conocer que para poder intercambiar información con los proveedores, debemos tenerlos vinculados a través de lo que se denomina una relación establecida, por lo tanto, es fundamental realizar la invitación a los mismos para que puedan aceptar dicha vinculación y así automatizar el intercambio de la información de las incidencias y facturas y así poder automatizar el registro de las mismas. Mantenimiento de empresas: Con el objetivo básico de generar movilidad y facilidad de acceso a los administradores a través de la plataforma, aquí accederemos a la información de tanto las entidades que administramos, como otro tipo de clientes, además de los proveedores que
tengamos registrados a través del programa, pudiendo acceder a sus datos principales. Mantenimiento de licencias: Es la herramienta que nos permite vincular, si fuera el caso varias licencias que gestiona un mismo usuario de la plataforma. Invitación a proveedores: De forma análoga a la invitación a los vecinos, el sistema nos permite enviar, mediante correo electrónico a los proveedores con los que trabajemos, una comunicación de invitación a que se registren a través de la plataforma mediante un enlace si no estuvieran registrados todavía en tucomunidad.com, y tanto si lo están como si no, reciben una invitación para que cuando accedan a su usuario poder aceptar o rechazar para crear ese vínculo denominado Relación establecida. Invitación a clientes: Opción semejante a la anterior, simplemente para invitar a otro tipo de clientes que pueda tener el administrador y quiera intercambiar información a través del sistema. Mis relaciones: Aquí podremos consultar la situación en la que se encuentran las invitaciones que hayamos ejecutado, al igual que las relaciones que ya tengamos establecidas con las empresas. Incidencias El intercambio de incidencias a través de tucomunidad.com permite tener un control absoluto de la situación de cada comunidad por parte del administrador, a la vez que potenciar la movilidad de tratar esta información sin necesidad de estar en el despacho. El alta de incidencias puede venir dado tanto por el vecino, ya sea por el portal web, como por la app, y también mediante el alta de cualquier usuario del despacho, los cuales pueden registrarlo desde el portal web, desde la app o desde Gesinedi directamente, teniendo en cuenta que la sincronización entre todos los sistemas es completa, pudiendo adjuntar documentos o imágenes directamente. Una vez registrada, son los usuarios del despacho, los que pueden cambiar el estado de cada incidencia. Éstas pueden encontrarse en los siguientes estados: simplemente Abierta (Pendiente de asignar), Asignada al proveedor (Tanto desde tucomunidad.com vía web o app como desde el programa), Aceptada/rechazada por el proveedor, Trabajo finalizado (Estos dos estados mantienen el color verde de asignación que facilita Gesinedi ya que es el que tiene potestad de cambiar la situación de la misma puesto que la aceptación, rechazo o finalización lo comunica el proveedor correspondiente a través de tucomunidad.com) y Cancelada/concluida (Momento en el que el usuario del despacho confirma la conclusión o cancelación de la incidencia. Como a través de tucomunidad.com existen estos 5 estados, pero en Gesinedi se generan sólo tres colores, el sistema crea gestiones automáticas en cada cambio de estado y así estar informado de todo el proceso. Respecto a las gestiones, al igual que las automáticas, también se pueden crear gestiones manuales por parte del proveedor o de usuario del despacho, teniendo éstos últimos la potestad de cambiar la visibilidad de las incidencias y las gestiones en todo momento.
Facturas Respecto a las facturas, existen diferentes formas de envío de facturas por parte del proveedor, ya sea mediante descarga automática con el agregador de consumo (La configuración de las credenciales de acceso a las web de estos proveedores se encuentra en IesaGDoc, opción Sin asociar, icono Conf. Descarga ), envío mediante integración sistema a sistema, envío por lotes mediante configuración de plantillas en OCR o envío manual. En cuanto al administrador, le da lo mismo la forma de envío, puesto que la recepción en todos los casos es equivalente. Las recibe en tucomunidad.com para poderlas visualizar e incluso crear una conversación vinculada a la factura. Una vez revisada puede aceptar o rechazar su aceptación y una vez hecho esto, puede autorizarla directamente, rechazarla o enviársela a un vecino para su autorización, acciones que puede automatizar mediante las reglas de negocio que comentábamos anteriormente. Esta información se actualiza automáticamente en la visibilidad del proveedor, para poder actuar en consecuencia, y una vez que se encuentre autorizada, la factura (Tanto el documento en pdf como los metadatos de la factura) estará disponibles para su descarga y su contabilización automática a través del IesaGDoc, opción que encontramos dentro de Sin asociar, icono Desc. Fact. TC. A través de esta opción puede suceder que reconozca todos los campos de la factura y así se encuentre para registrar automáticamente al Diario de Operaciones, puede suceder que falte algún campo y nos permita en este momento completarla o puede ocurrir que detecte algún error para que podamos subsanarlo a continuación.
(https://www.youtube.com/watch?v=c8zwi7sosea) Comunicaciones En la actualidad, a través del módulo de comunicaciones se pueden utilizar los siguientes canales, teniendo en cuenta que irá incorporando los canales de comunicación más usados: Email: envío de contenido a través del email a las direcciones de los destinatarios. SMS: envío de contenido a través de SMS a los números de móvil de los destinatarios. Notificaciones App: envío de contenido a través de la App a los usuarios de la misma seleccionados como destinatarios. Comunicaciones certificadas: es una comunicación con validez legal en la que, una tercera parte, ajena a la comunicación, da fe de que se ha producido esa comunicación. Al enviarlo y/o recibirlo, se genera un certificado de la comunicación que incluye los datos de emisor y destinatario, el contenido del mensaje, la fecha y hora de envío, la firma digital de IESA, actuando como tercero de confianza, y un sello de tiempo de una entidad certificadora. En el caso de tucomunidad.com se produce una comunicación por doble vía, un email con el enlace a la comunicación realizada y un SMS con un PIN para poder acceder a dicha comunicación. La comunicación certificada no necesita que el destinatario esté registrado en tucomunidad.com. Para hacer uso de la funcionalidad de enviar comunicaciones debemos acceder al menú de Mensajes a través del menú lateral donde nos encontramos con dos posibilidades Mensajes y Comunicaciones certificadas Mensajes: En la pantalla inicial nos encontramos con el listado de todos los mensajes enviados a través de tucomunidad.com. Si pulsamos en Enviar mensaje vemos que nos permite seleccionar:
- El/los destinatarios de la comunicación. Se desplegará un componente desde el que se puede seleccionar la lista de contactos desde la que seleccionar los destinatarios (Listado de proveedores, vecinos, otros clientes del despacho o bien un nuevo contacto para incorporar en este momento). - El canal/es por el/los que queremos enviar la comunicación. El sistema permite realizar dos vías simultáneas de envío para que, en caso de que un canal no sea viable, se pueda utilizar una segunda vía. - El contenido de la comunicación. Se deberán rellenar los datos de la comunicación para cada canal, teniendo en cuenta que en el email disponemos de Asunto, Cuerpo del mensaje y Documentos adjuntos; en el SMS rellenaremos el texto del SMS y en la Notificación ncorporamos el texto de dicha notificación. Para el éxito de la comunicación son necesarios los datos de email y número de móvil de los destinatarios a los que se desee enviar la comunicación y que en el caso de las notificaciones por App, los destinatarios estén registrados en tucomunidad.com y se hayan descargado la App. En caso de que alguno de los canales de comunicación que vayamos a utilizar tenga coste (p.e: SMS), el sistema nos avisará de la cantidad de créditos que va a consumir la operación actual y el remanente de créditos.
Una comunicación enviada a través del servicio de tucomunidad.com puede estar en los siguientes estados: 1. Pendiente.- El sistema no ha podido realizar la comunicación (porque no hay conexión o por caída del sistema) o el/los destinatarios todavía no la han recibido. 2. Completada con errores.- El sistema ha realizado la comunicación con éxito parcial (en el caso de múltiples destinatarios hay alguno/s destinatario/s a los que no se ha podido realizar la entrega). 3. Completada.- El sistema ha realizado la comunicación con éxito. En cualquiera de los estados se puede acceder a un informe más completo de información pulsando en el Ver mensaje para ver el detalle de la información, mientras que en Destinatarios vemos los datos de los destinatarios y la información de su recepción o no de cada uno de ellos. Comunicaciones certificadas: IESA y la plataforma tucomunidad.com están homologadas por el MINETUR (Ministerio de Energía, Turismo y Agenda Digital) como plataforma tercero de confianza. Un tercero de confianza es una entidad pública o privada encargada de la emisión de certificados digitales que atestigüen la autenticidad de la identidad de los propietarios de los mismos o de las acciones que se realizan en un entorno acotado por la plataforma tercero de confianza. En base a esta homologación, tucomunidad.com ofrece a sus usuarios el servicio CERTIGES, el cual permite al administrador de fincas contar con la validez legal de las transacciones que ocurren dentro del portal. Estas se resumen en: 1. Custodia certificada de documentos: Garantiza la inalterabilidad de la información y registra la fecha de entrada de la misma. 2. Comunicación certificada: Da validez legal sobre la información concerniente a los mensajes enviados (apertura, aceptación, envío, lectura, etc.) 3. Operación certificada: se guardan evidencias electrónicas válidas de acciones realizadas en la plataforma como pruebas jurídicas. Esta funcionalidad permite la autorización de documentos en la plataforma, con varios objetivos: Garantizar la identidad de quien está autorizando.
Garantizar que la persona es consciente (prestación del consentimiento informado) de la operación que está realizando. Guardar un registro de la operación que podrá ser consultado en el futuro con las garantías de que no ha sido manipulado. Determinar de forma fehaciente el momento en que lo realizó. La forma de crear una comunicación certificada se realiza a través de Envío certificado donde los destinatarios, el cuerpo del correo y el adjuntar documentos se realiza de forma equivalente a como hemos visto anteriormente. La diferencia respecto a los mensajes ordinarios ya vistos, es que utiliza un sistema de doble envío de seguridad, envía un enlace por email donde se encuentra el mensaje y un SMS al móvil con la clave para poder abrir dicho mensaje, por lo que es imprescindible poseer tanto el email como el teléfono de los destinatarios. Una vez introducido el código pin o clave recibida por SMS, el receptor puede aceptar la comunicación avisando al receptor de que va a realizar una aceptación del mensaje (operación certificada) que quedará registrada en la plataforma, puede rechazarlo generando un aviso equivalente al anterior del rechazo, o puede salir de la comunicación, en cuyo caso quedara registro de su recepción y lectura sin aceptación ni rechazo.
Para revisar el estado de las comunicaciones realizadas por esta vía, debemos tener en cuenta que estas comunicaciones pueden estar en los siguientes estados: 1. Pendiente.- El sistema no ha podido realizar la comunicación (porque no hay conexión o por caída del sistema) o el/los destinatarios todavía no la han recibido. 2. Completada con errores.- El sistema ha realizado la comunicación con éxito parcial (en el caso de múltiples destinatarios hay alguno/s destinatario/s a los que no se ha podido realizar la entrega). 3. Completada.- El sistema ha realizado la comunicación con éxito 4. Aceptada.- La comunicación se ha realizado con éxito y el destinatario ha aceptado dicha comunicación 5. Rechazada.- La comunicación se ha realizado con éxito y el destinatario ha rechazado dicha comunicación En cualquiera de los estados se puede acceder a un informe más completo de información pulsando en Ver mensaje accediendo al detalle de la comunicación. En cambio, en Destinatarios no sólo tenemos la información por destinatario, sino que tendremos el documento cifrado en el que se han registrado todas las operaciones realizadas sobre dicha comunicación.
Custodia de documentos y operaciones certificadas Respecto a la actuación como tercero de confianza, hay que destacar que la plataforma de tucomunidad.com realiza una custodia certificada de los documentos, garantizando la inalterabilidad de la información que contienen. En cuanto a las operaciones, nos encontramos con todas las operaciones certificadas que se vayan generando en el sistema. Esto significa, que cada vez que se autorice una factura por parte del presidente o por parte nuestra, se cree una regla respecto a dicha autorización, cambios de domiciliación y otro tipo de actuaciones que se vayan incorporando, el sistema genera un aviso para aceptar ya sí crearse certificarse dicha operación.
Lecturas Automáticas Buzon 060 y RED (Seguridad Social) y Certificados Digitales (https://www.youtube.com/watch?v=1dvsl_svrwi) Creado el hace 9 meses por IESA Actualizado el hace 9 meses por IESA