GUÍA PARA LA REALIZACIÓN DE KLEINE ALUMNI SEMINARE (KAS) Última actualización: NOVIEMBRE 2017 Esperamos que esta Guía les apoye en la realización de sus eventos y les dé una perspectiva sobre las responsabilidades y función que desempeña cada uno de los involucrados: Organizadores (se refiere al Exbecario responsable de la organización del evento y quien fungirá como Responsible contact person en el Formulario de solicitud*) Oficina del DAAD en México. Pasos a seguir para la realización de un KAS: 1. Entregar la solicitud oficial en tiempo y forma: a) Formulario de solicitud* b) Planeación presupuestal* c) Borrador de programa d) Justificación del proyecto e) Lista de posibles participantes* 2. Definir detalles del evento: a) Fecha b) Lugar c) Idioma oficial d) Número de participantes estimado e) Ponentes y programa preliminar. 3. Invitación y Evento a) Especificar las características de: Hospedaje, Viáticos, Comida, Material, Equipo técnico, etc. de acuerdo a los lineamientos del DAAD (ver Anexo 1). b) Invitar a los interesados c) Registrar y dar seguimiento a los participantes d) El día del evento 4. Entrega de documentos para reembolso y clausura a) Lista de comprobantes* b) Comprobantes Fiscales Digitales por Internet (CFDI) en formato pfd y xlm. c) Informe breve d) Listado de participantes firmado en original e) Lista de todos los DAAD Alumni participantes en el formato Excel del DAAD* f) Programa final del evento 1
Descripción detallada de los pasos a seguir: Pasos Descripción y detalles de las tareas Responsable (s) 1. Entregar la solicitud oficial en tiempo y forma Los siguientes documentos deberán ser entregados a la Oficina Regional del DAAD en original y escaneados, en idioma alemán o inglés: a) Antrag/Formulario de solicitud* completamente llenado y firmado (en PDF) b) Finanzkalkulation/Planeación presupuestal* c) Entwurf/Borrador del programa (en PDF) d) Motivation letter/justificación del proyecto breve y concisa (aproximadamente 2 páginas, en formato libre) (en PDF) e) Liste möglicher Teilnehmer/ Lista de posibles participantes: Alumni con correo electrónico, institución de trabajo y PKZ (Personalkennziffer) en el formato Excel del DAAD*. 2. Definir detalles del evento: a) Definir fecha del evento: La fecha debe estar entre el 15 de enero y el 15 de noviembre Acordar con los ponentes e instituciones involucradas. b) Elegir lugar del evento: Revisar que el lugar sede del evento (Universidad, Hotel) cuente con las instalaciones necesarias y adecuadas c) Definir idioma oficial del evento: Por ejemplo: español y ponencias de alemanes en inglés. No es posible solicitar fondos para un traductor. d) Estimar número de participantes El otorgamiento del apoyo financiero para un KAS se realiza con base en el número de participantes especificados en la solicitud que cuentan con PKZ. Los gastos, por tanto, deberán estar en sincronía con este dato. La Central del DAAD podría solicitarle la reintegración de los costos no justificables. IMPORTANTE: La Central del DAAD pide que mínimo 51% de los participantes sean DAAD-Alumni e) Definir los ponentes y elaborar un programa preliminar Para asegurar la participación de un representante del DAAD en la inauguración de su seminario, le pedimos mandar su invitación con antelación. 2
Pasos Descripción y detalles de las tareas Responsable (s) 3. Invitación y evento a) Especificar, de acuerdo a los lineamientos del DAAD (ver Anexo 1), las características de: HOSPEDAJE: Elegir un hotel de entre 3 y 4 estrellas que sea cercano al lugar del evento y de preferencia con desayuno incluido El DAAD no paga gastos adicionales del hotel (teléfono, internet, bebidas, desayunos no incluidos, etc.) VÍATICOS Y PARTICIPANTES: Importante definir y dar a conocer a los participantes el monto máximo de viáticos (de transporte principalmente) a financiar. La Oficina Regional del DAAD no recibirá comprobantes originales (pases de abordar, de autobús etc.) de los asistentes a seminarios de manera individual. Deberá ser el organizador quien recolecte dichos documentos para ordenarlos y enviarlos, con posterioridad, a la Coordinación de Programas para Alumni. Participantes del extranjero (Ponentes): Realizar la reservación de los vuelos de los ponentes. Les sugerimos hacerlo a través de una agencia de viaje para poder obtener un CFDI válido para la contabilidad mexicana. El DAAD puede cubrir los gastos por emisión de boleto, pero por ninguna causa reembolsará boletos de avión sin documento fiscal válido. Designar a una persona que reciba a los participantes extranjeros en el aeropuerto (si fuera necesario) Organizar transporte para ponentes (aeropuerto hotel - aeropuerto, hotel - lugar del evento-hotel). COMIDA: Se permiten un coffee break en la mañana y eventualmente un coffee break en la tarde y una o dos comidas (incluyendo bebidas) en el lugar del evento. Esto dependerá de la duración del seminario. En caso de que el DAAD financie dos comidas (comida y cena) el mismo día del evento, no se pagaran comidas adicionales a los DAAD-Alumni ni a los ponentes. Se recomienda el uso de servicio de banquetes o caterings. Es necesario que el CFDI especifique Servicio de Banquete en vez de consumo como se acostumbra. Así mismo, será necesario presentar copia de la lista de asistentes para respaldar el gasto. IMPORTANTE: En las comidas no se pagarán bebidas alcohólicas. MATERIAL Y EQUIPO TÉCNICO: Organizar y revisar equipo técnico: Laptops, proyector, pantalla, rotafolio, micrófonos para el pódium y micrófono *Los documentos señalados con asterisco se pueden descargar en la página web de la Oficina Regional del DAAD en México: https://www.daad.mx/es/servicios-para-alumni/seminarios-de-ex-becarios-2016/ NO SE ACEPTAN DOCUMENTOS EN OTRO FORMATO.
inalámbrico para el público, equipo de sonido, etc. OTROS: En caso de que haya que realizar algún pago por anticipado (hospedaje, servicio de coffee break, comida, reservación de salón, etc.), se deberá entregar el CFDI correspondiente o en su defecto la factura proforma del proveedor a la Oficina Regional del DAAD en México para poder hacer la transferencia. El organizador deberá conseguir el comprobante fiscal dentro de la semana posterior al depósito y éste deberá corresponder al mes en que el DAAD emitió el pago. Pasos Descripción y detalles de las tareas Responsable (s) 3. Invitación y evento b) Invitar a los interesados En la invitación se deberán incluir los datos de contacto del organizador, al cual los invitados deben mandar sus confirmaciones y dudas. La invitación deberá especificar: nombre, lugar, fecha, hora, y demás información relevante antes mencionada. En caso de que la invitación incluya el logotipo del DAAD, le pedimos usar única y exclusivamente el logotipo oficial del DAAD. Para ello, deberá solicitarlo al coordinador(a) de Alumni en la Oficina Regional del DAAD en México Adjuntar programa (preliminar) Invitar a: DAAD-Alumni, que son especialistas o interesados del área Instituciones de colaboración, a redes existentes en esta área, etc. (no necesariamente DAAD-Alumni) VIPs (en su caso): Representantes de instituciones mexicanas en las áreas de educación superior, economía y/o política (no necesariamente DAAD-Alumni) Publicar el evento en la página web del Alumniportal Deutschland (www.alumniportal-deutschland.org) La Oficina Regional del DAAD podrá distribuir la invitación y el programa del evento a través de su boletín informativo, siempre y cuando ésta se haga llegar con mínimo un mes de antelación. c) Registrar y dar seguimiento a los participantes Establecer una fecha límite para el registro d) Recomendación: Incluir una cuota de registro con la cual los organizadores estarían en la posibilidad de cubrir gastos por cancelación que se generen de participantes confirmados. En ningún caso pagará el DAAD los gastos por cancelaciones o no shows. e) El día del evento Tener a la mano: agua para el pódium, plumas, cuadernillos u hojas, diurex, tijeras, pegamento, engrapadora, clips, ligas, etc. Así como una lista de contactos importantes (número telefónico): ponentes, organizador, Oficina Regional del DAAD en México, taxis, emergencias, etc. Adornar con arreglos florales Registrar a los participantes en la lista de participantes en el 4
formato Excel del DAAD*, en donde cada participante debe firmar y anotar su correo electrónico. En el listado se debe especificar si el participante es DAAD Alumni, Deutschland- Alumni u otro. Entrega de gafetes, programa de mano, etc. Palabras de bienvenida (organizador, representante DAAD, instituciones patrocinadoras, etc.) Documentar el evento con fotos Poner material del DAAD (en su caso: mesa informativa, banner y poster DAAD). Solicitarlo previamente en la Oficina Regional del DAAD México. Oficina Regional del DAAD en México Pasos Descripción y detalles de las tareas Responsable (s) 4. Entrega de documentos para reembolso y clausura Entregar los siguientes documentos a más tardar hasta tres semanas después del evento: a) Lista de comprobantes* con justificación del gasto (en alemán o inglés). Los documentos fiscales deben ir numerados y categorizados en los rubros que se estipularon desde el inicio del seminario (ejemplo: Catering, Dinner, Accommodation, Transportation, Coffee Break, etc.) b) Listado de participantes* y su función dentro del evento, con firma y correo electrónico. En el listado se tiene que detallar si el participante es DAAD Alumni, Deutschland- Alumni u Otro. c) Lista de todos los DAAD Alumni participantes en el formato Excel del DAAD* con sus datos de contacto (correo electrónico y dirección postal) actualizados. d) Informe breve del evento en el cual se debe especificar las actividades previstas en el futuro y las conclusiones (en alemán o inglés). e) Programa final del evento f) Los Anexos (Anlage) 3-4 deben ser llenados una vez que se concluyeron los pagos y éstos fueron capturados en el sistema de la contabilidad por el responsable del DAAD México. Publicar los resultados y las fotos del evento en la página del Alumniportal Deutschland (www.alumniportal-deutschland.org) *Los documentos señalados con asterisco se pueden descargar en la página web de la Oficina Regional del DAAD en México: https://www.daad.mx/es/servicios-para-alumni/seminarios-de-ex-becarios-2016/ NO SE ACEPTAN DOCUMENTOS EN OTRO FORMATO.
Anexo 1. Lineamientos por parte del DAAD: Financiamiento de hospedaje y viáticos ponentes Se permite 1 ponente alemán/extranjero cuando se alcanza la participación mínima de 51% de DAAD-Alumni Se permiten 2 ponentes mexicanos cuando se alcanza una cantidad mínima de 10 DAAD-Alumni A los ponentes se les pagará el transporte (aéreo, autobús y/o peaje) El DAAD paga máximo 3 noches de hospedaje por ponente foráneo a la ciudad en donde se lleva a cabo el evento. Se recomienda a los organizadores considerar el uso de una agencia de viaje para el pago de los viajes internacionales o pagarlos a través de páginas web mexicanas que puedan expedir CFDI. De no ser así, el DAAD no podrá reembolsar los gastos. Financiamiento de hospedaje y viáticos DAAD-Alumni (si aplica) DAAD-Alumni: El DAAD paga máximo 1 noche de hospedaje por DAAD-Alumni foráneo a la ciudad en donde se lleva a cabo el evento. En ningún caso es posible reembolsar noches adicionales. NOTA: La mayoría de los DAAD- Alumni (participantes) deben proceder del lugar del evento y/o de los alrededores. A los DAAD-Alumni procedentes del interior de la República se les pagará el transporte, sea aéreo o autobús. En ningún caso se podrá pagar el costo de gasolina. No se pagarán viáticos para personas que viven en el lugar sede del evento, ni personas que pueden realizar su llegada y partida el mismo día del evento Liquidación de costos de parte del DAAD Todos los gastos del evento deberán ser comprobados con un CFDI (ver Anexo 2) a nombre de: Servicio Alemán de Intercambio Académico, A.C. RFC: SAI010104RT5 Dirección: Calle Kepler No. 157 Col. Anzures Del. Miguel Hidalgo 11590 México, D.F. A partir del año 2014, todos los establecimientos están obligados a generar CFDI, por lo que para obtenerla, algunos solicitarán que el propio usuario la genere en su página web. Es responsabilidad del organizador solicitar que esto sea hecho por los participantes o hacerlo él/ella mismo. El CFDI deberá ser enviada por correo electrónico, en formato PDF, junto con su correspondiente archivo XML, al Coordinador(a) de Alumni en la Oficina Regional del DAAD El pago de los gastos realizados se liquidará en cuanto la Oficina Regional del DAAD en México tenga el CFDI correspondiente. IMPORTANTE: Por regla general, el CFDI solo puede generarse en el mismo mes en el que se hizo el gasto. Sin importar el monto, no se pueden liquidar gastos sin CFDI, eso incluye taxis, tarifas de estacionamiento y casetas. Los pagos por montos mayores (por ejemplo: a hoteles, agencias de viajes, imprentas, etc.) que se deben realizar por parte del DAAD se tienen que anunciar por lo menos dos semanas antes de la fecha de pago, anexando los datos bancarios del proveedor. Para las transferencias bancarias, se deberá entregar a la Oficina Regional del DAAD en México, el Formato de datos bancarios para reembolso*. Datos incompletos retrasan el trámite en el portal bancario. Es obligación del organizador revisar que estén completos antes de solicitar una transferencia. Eventos a finales del año: Se pide tomar en cuenta que la Oficina Regional del DAAD en México solo podrá liquidar los pagos que se presenten antes del 15 de noviembre. IMPORTANTE: En ningún caso se depositará a las cuentas privadas de los organizadores el total de la suma autorizada por el DAAD. La liquidación se realizará sin excepción después de la comprobación de gastos. 6
Anexo 2. Ejemplo de CFDI válido: Los datos deben estar correctos (sobretodo el RFC), de lo contrario, no se pagará. Puede aparecer como FOLIO FISCAL *Los documentos señalados con asterisco se pueden descargar en la página web de la Oficina Regional del DAAD en México: https://www.daad.mx/es/servicios-para-alumni/seminarios-de-ex-becarios-2016/ NO SE ACEPTAN DOCUMENTOS EN OTRO FORMATO.