Inducción al SIGETIC
Nombre Puesto Departamento Expectativas del curso Qué estoy dispuesto a aportar
General: Proporcionar a los participantes el contexto general del Sistema de Gestión de Tecnologías de la Información y Comunicaciones (SIGETIC), mismo que será el marco rector normativo de las TIC s en el Instituto Federal Electoral Específicos: Conocer la ruta crítica de aprobación del SIGETIC Obtener un entendimiento general de los procesos contenidos en el Manual del SIGETIC. Conocer la ruta crítica de implementación de los procesos establecidos en el marco rector. Siguientes pasos
Módulo 1 Administración por procesos Importancia de la administración por procesos Módulo 2 - SIGETIC Ruta crítica de aprobación del sistema en la JGE Estrategia para la implementación del Sistema Acuerdo del Manual SIGETIC Manual del SIGETIC Marco rector de procesos Herramienta de publicación del SIGETIC Repositorio Dueños de proceso Módulo 3 Sesión de preguntas y evaluación
Administración por procesos Si el Instituto No adopta un enfoque de procesos Procesos erróneos o ineficientes Los procesos no interactúan armónicamente Desempeño deficiente El Instituto no logra sus objetivos Los servicios no tienen la calidad esperada El Instituto no es competitivo La ciudadanía está insatisfecha
Administración por procesos Permite entender que nuestro trabajo es importante para otros, independientemente de su naturaleza, ya que forma parte de una cadena en la cual aportamos todo lo mejor de nuestras capacidades y conocimientos a fin de entregar un producto o servicio de calidad a nuestro cliente (ciudadano). La gestión por procesos implica hacer las cosas de manera distinta, incorporando prácticas que permitan, monitorear, estabilizar y optimizar el proceso, a fin de mejorar la calidad, eficiencia y riesgo de éstos y sobre todo permite que el Instituto reconozca y ubique al centro a nuestro cliente (ciudadanía).
Administración por procesos Qué es un proceso? Conjunto de actividades mutuamente relacionadas que interactúan, las cuales transforman elementos de entrada en resultados Entrada PROCESO Salida Los procesos usan recursos Gente (Roles y responsabilidades) Procedimientos Materiales Infraestructura Tiempo Tiene un dueño de proceso Participan roles Necesita recursos para ejecutarse Puede ser definido (documentado), medido (cómo es su desempeño) y mejorado (simplificarlo, redefinirlo, innovarlo) Cruza verticalmente y horizontalmente la estructura del Instituto
El Sistema de Gestión de Tecnologías de la Información y Comunicaciones (SIGETIC) está basado en los siguientes documentos normativos: Estrategia para el establecimiento del SIGETIC Acuerdo JGE105/2011 SIGETIC Manual del SIGETIC Acuerdo JGE65/2013 Manual de normas y procedimientos de TIC Acuerdo por definir Diciembre 2013
El 30 de septiembre de 2011, se aprobó La estrategia para el establecimiento de un Sistema de Gestión de Tecnologías de la Información y Comunicaciones (SIGETIC) por la Junta General Ejecutiva (JGE105/2011). Acuerdos: PRIMERO El SIGETIC regirá el funcionamiento de las actividades de las áreas que gestionan TIC SEGUNDO Se designa a la UNICOM como líder responsable de coordinar las actividades necesarias para la adopción, uso, aplicación y aprobación del SIGETIC en el Instituto. TERCERO CUARTO Se deberán presentar informes periódicos a la Junta General respecto de los avances en la implementación de la estrategia. La aplicación de los procesos del SIGETIC, será de carácter obligatoria para el Instituto
Objetivo Estandarizar, homologar y regular de mejor forma la operación de las áreas de Tecnologías de Información y Comunicaciones del Instituto y contribuir a la transparencia y la rendición de cuentas. Alcance Desarrollar e implementar los procesos del SIGETIC en el Instituto Federal Electoral, tomando como referencia para su construcción la alineación a las buenas prácticas y normas internacionales tales como MAAGTIC, COBIT, ITIL, CMMI, ISO- IEC 20000, ISO-IEC 27001, entre otras.
Etapa: Definición (oct 2011-dic 2012) Construcción del marco rector de procesos del Manual de procesos del SIGETIC Transición para la implementación (preparación) Nov 2012 jun 2013 Diseño del plan de logística para la implementación, difusión y comunicación interna así como capacitación al personal de las diversas áreas de TIC del IFE Implementación (feb 2013 dic 2013) Ejecutar el plan de logística, celebración de sesiones de capacitación y transferencia de conocimiento, preparación y/o adecuación de herramientas informáticas Aprobación del Manual de normas y procedimientos ante la JGE (septiembre 2013)
El Acuerdo del Manual considera los siguientes acuerdos principales: PRIMERO SEGUNDO TERCERO El Manual SIGETIC regirá el funcionamiento de las actividades de las áreas que gestionan TIC. La aplicación de los procesos que integran el Manual del SIGETIC, será de carácter obligatoria para las áreas que gestionan TIC en el Instituto al momento de que se apruebe y/o actualice el Manual de normas y procedimientos en la materia. Se designa a la UNICOM como responsable de las acciones para la definición de los procedimientos específicos del Manual de normas y procedimientos CUARTO La UNICOM es el responsable de presentar para su aprobación ante la Junta General Ejecutiva y a más tardar en el mes de septiembre de 2013; el Manual de normas y procedimientos.
Ejercicio práctico 1
Objetivo : Integrar y difundir el marco rector de procesos del Sistema. Contenido: Objetivo del proceso Actividades principales Entregables (salidas) del proceso Métricas esperadas www.normateca.ife.org.mx
El Marco rector está integrado por 28 procesos agrupados en 8 series, los cuales atienden las principales atribuciones conferidas a las áreas de informática del Instituto.
Objetivo: Establecer un modelo de gobierno en materia de TIC Asegurar la alineación de las iniciativas a los objetivos estratégicos Establecer la arquitectura tecnológica que responda a los cambios de las necesidades del Instituto Establecer acciones de mejora en los procesos Establecer indicadores de los procesos
Objetivo: Establecer y vigilar los mecanismos que permitan la administración de la Seguridad de la Información del Instituto, así como disminuir el impacto de eventos adversos que potencialmente podrían afectar el logro de los objetivos del Instituto.
Objetivo: Elaborar planes tácticos/operativos que aseguren que las actividades del día a día se realicen en sustento de la estrategia. Obtener los resultados esperados de los proyectos de TIC, mediante una administración efectiva y una correcta aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas, técnicas y recursos, en el desarrollo de las actividades de los proyectos, con el fin de cumplir las necesidades y objetivos de las iniciativas detic.
Objetivo: Entregar consistentemente servicios de TIC que cumplan con los niveles de servicio acordados Desarrollar soluciones tecnológicas alineadas a la dirección tecnológica que generen activos de arquitectura Desarrollar soluciones tecnológicas de calidad, efectivas y eficientes Procurar la utilización integral de la arquitectura tecnológica definida. Aprovechar los componentes y productos ya existentes. Procurar la revisión puntual de la calidad de los desarrollos. Contar con los mecanismos para un monitoreo e identificación y corrección de desviaciones en el desarrollo.
Objetivo: Integrar el ambiente para las liberaciones de las soluciones tecnológicas o servicios de TIC y efectuar las pruebas para asegurar que cumplen con los requerimientos técnicos establecidos Establecer los programas que contengan las acciones que permitan ejecutar, monitorear y controlar la transición a la operación de las soluciones tecnológicas o componentes de TIC Lograr la integración eficiente, segura y oportuna de los cambios que modifican el ambiente operativo de las áreas del IFE que gestionan TIC, mediante la definición y el establecimiento de criterios técnicos y mecanismos éstos Establecer y actualizar un repositorio de configuraciones, en el que se integren las soluciones tecnológicas y sus componentes, así como la información funcional y técnica de los mismos y la relativa a los diversos ambientes y arquitecturas tecnológicas
Objetivo: Establecer programas que integren los bienes y servicios de TIC Evitar retrasos en la ejecución de los compromisos contractuales Identificar desviaciones, corrección y mejora del proveedor, en relación con los compromisos asumidos en los contratos.
Objetivo: Dirigir, supervisar y controlar la operación Informar integralmente el desempeño Generar la capacidad para el uso adecuado y el aprovechamiento de los recursos de tecnologías de información y comunicaciones Asegurar que se cuenta con los recursos necesarios para soportar adecuadamente el desarrollo de soluciones tecnológicas y la provisión de los servicios actuales y en previsión a los planes y estrategia
Objetivo: Implementar arquitecturas tecnológicas efectivas para cada una de las agrupaciones lógicas denominadas dominios. Mejorar la eficiencia y la calidad de las decisiones que se adoptan, reduciendo la necesidad de redescubrir el conocimiento y garantizando que aquellos a quien corresponde tomar las decisiones disponen de información segura y confiable. Identificar las necesidades de capacitación del personal de las áreas que gestionan Tecnologías de la Información y Comunicaciones y establecer el plan que permita que dicho personal actualice sus conocimientos y fortalezca sus habilidades.
Ejercicio práctico 2
Todos los procesos relativos al SIGETIC se encuentran publicados en la siguiente dirección: http://qprbpa.ife.org.mx/qpr2012/portal/qpr.isapi.dll Adicionalmente contiene: Buzón de mejora TIC Tiene la finalidad de recibir sus comentarios, sugerencias y mejoras relativo a los procesos. Temas del SIGETIC Contiene información relevante al SIGETIC Fundamentos normativos en materia de TIC Información de mejores prácticas y estándares Glosario
MAR ABR MAY JUN JUL AGO SEP OCT NOV DIC Aprobación del manual Elaboración de normas y procedimientos Preparar capacitación Capacitación Adecuar infraestructura y herramientas Aprobación del Manual de normas y procedimientos
Siguientes pasos: Identificar al personal de TIC de las Direcciones Ejecutivas que fungirán como Enlace a fin de participar en las mesas de trabajo con los Dueños de proceso. Capacitación específica en cada uno de los procesos, orientada al personal con el perfil necesario y que cubra las actividades que están relacionadas con el proceso. Desarrollar el Manual de normas y procedimientos
Sesión de preguntas
Cualquier duda o sugerencia de mejora puede ser canalizada al buzón: mejoras.tic@ife.org.mx
Gracias por su atención
Dueños de proceso Acrónimo Proceso Dueño de proceso EMG Establecimiento del modelo de gobernabilidad Coordinador General de la Unidad de Servicios de Informática PE Planeación estratégica de TIC Coordinador General de la Unidad de Servicios de Informática DDT Determinación de la dirección tecnológica Coordinador General de la Unidad de Servicios de Informática Operación del sistema de gestión y mejora de los OSGP procesos de TIC Coordinador de Control de procesos (CCP) AE Administración de la evaluación de TIC Coordinador de Control de procesos (CCP) ASI Administración de la seguridad de la información Jefe de Departamento de Seguridad APS Administración del portafolio de servicios Coordinador de Control de procesos (CCP) DSTI Diseño de servicios Jefe de Departamento de Análisis y Diseño de Sistemas DST Desarrollo de soluciones tecnológicas Jefe de Departamento de Desarrollo de Sistemas CST Calidad de soluciones tecnológicas Jefe de Departamento de Calidad de Sistemas OMS Operación de la mesa de servicios Coordinador del Centro de Atención a Usuarios (CAU) ANS Administración de niveles de servicio Coordinador de Control de procesos (CCP) APP Administración del portafolio de proyectos Coordinador de Control de procesos (CCP) APTI Administración de proyectos Coordinador de Control de procesos (CCP) LE Liberación y entrega Subdirector de Administración de Sistemas (SAS) THO Transición y habilitación de la operación Coordinador del Centro de Atención a Usuarios (CAU)
Acrónimo Proceso Dueño de proceso ACMB Administración de cambios Subdirector de Tecnología y Seguridad Informática (STSI) ACNF Administración de la configuración Subdirector de Administración de Sistemas (SAS) APT Administración del Presupuesto de TIC Enlace administrativo (EA) ADTI Administración para las contrataciones de TIC Enlace administrativo (EA) Apoyo Técnico para la Contratación de Soluciones ATC Tecnológicas Secretaría Particular (SP) APBS Administración de Proveedores de Bienes y Servicios Enlace administrativo (EA) AO Administración de la operación Subdirector de Comunicaciones (SC) AAF Administración del ambiente físico Subdirector de Sopote y Administración de Activos Informáticos (SSAAI) MI Mantenimiento de Infraestructura Subdirector de Sopote y Administración de Activos Informáticos (SSAAI) ADT Administración de dominios tecnológicos Jefa de Departamento de Tecnología ACNC Administración del Conocimiento Secretaría Particular (SP) APC Apoyo a la capacitación Jefe de Departamento de Medios Educativos
Compartidos Definición de Alcance Administración del portafolio de servicios Administración del portafolio de proyectos Diseño de servicios Calidad de soluciones tecnológicas Liberación y entrega Administración de cambios Transición y habilitación de la operación Gobierno Gobierno Demanda Ejecución y entrega Transición Operaciones Administración de la operación Iniciativas Desarrollo de soluciones Administración del ambiente físico Mantenimiento de infraestructura Solicitudes de Mantenimiento Operación de Sistemas Mesa de servicios Apoyo técnico para la contratación de soluciones tecnológicas Operación de la Mesa de Servicios Administración de niveles de servicio Administración de activos Administración de dominios tecnológicos Administración del conocimiento Apoyo a la capacitación Seguridad de la información Administración de proyectos Administración del presupuesto de TIC Administración de proveedores de bienes y servicios Administración para las contrataciones Administración de la configuración