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TABLA CONTENIDO Antecedentes..... 2 Procedimiento..... 3 Etapa 1. Elaboración y envío de la solicitud. 3 Etapa 2. Seguimiento de la solicitud... 5 Etapa 3. Formalización y seguimiento de proyecto/estudio aprobado. 5 Etapa 4. Finalización formal del proyecto o estudio aprobado. 7 Principal nivel de competencias de las instancias universitarias. 9 (DIP) 9 Rectoría.... 9 Tesorería. 9 Contraloría.. 10 Investigador Responsable... 10 Director de División..... 10 Jefatura de Departamento.... 11 Academia y/o Cuerpo Académico.. 11 Diagramas de flujo. 12 1
A N T E C E D E N T E S El presente documento, tiene como principal objetivo establecer con carácter institucional, el procedimiento para mejorar el seguimiento y control de los proyectos de investigación y estudios por contrato apoyados por organismos financiadores externos (dependencias públicas y privadas), desarrollados dentro de la. Se describe en forma detallada el procedimiento a seguir para conformar y formalizar una solicitud de recursos para el desarrollo de un proyecto de investigación o estudio ante dependencias financiadoras externas, (organismo proponente de la convocatoria). De la misma forma se indica los pasos a seguir para la formalización, en caso de que el proyecto sea aprobado, así como los pasos para el seguimiento técnico (académico) y financiero dentro de la institución del proyecto en ejecución, con especial énfasis en el cumplimiento de la entrega de los informes correspondientes en ambos aspectos. Adicionalmente, se indica la forma en que se llevará a cabo la terminación formal del proyecto, con especial énfasis en la rendición de cuentas ante la instancia financiadora, tales como la entrega de informes finales, observancia en el cumplimento de objetivos y metas, así como productos entregables comprometidos con la aprobación del proyecto o estudio. Un proyecto se considera finiquitado en la institución con la emisión de un oficio por parte de la dirigida al responsable, una vez que verifica que los informes finales técnicos y financieros han sido aceptados por el organismo financiador externo sin asuntos pendientes por cumplir o comprobar. Finalmente, este documento define el nivel de competencia de las distintas instancias internas de la institución, en el seguimiento y control de los proyectos de investigación o estudios con apoyo externo. 2
SEGUIMIENTO Y CONTROL DE PROYECTOS DE INVESTIGACIÓN DE LA P R O C E D I M I E N T O Este procedimiento aplica para las solicitudes de apoyo a proyectos de investigación ante fuentes externas de financiamientos que requieran de un aval institucional en la presentación de la solicitud, o para el desarrollo de estudios en la Universidad de Sonora contratados por terceros. ETAPA 1. ELABORACIÓN Y ENVÍO DE LA SOLICITUD 1. El investigador toma la iniciativa de participar en concurso de financiamiento externo para el desarrollo de proyectos de investigación, consultando la información sobre las convocatorias disponibles para tal efecto, ya sea en forma personal o por medio de la (DIP) quien difunde dicha información por medio impreso o electrónico. 2. Los oficios de postulación solo serán emitidos a aquellas iniciativas de investigación que son avaladas en su pertinencia e importancia de realización por las instancias académicas (academia, jefatura de departamento, división, etc.) y únicamente para profesores con categoría de tiempo completo indeterminado, por los compromisos institucionales que se adquieren con la aprobación de un proyecto de investigación. En caso de que el profesor no cumpla con este último requisito, la academia, en su caso, propondrá a un responsable oficial del proyecto. 3. El profesor-investigador deberá solicitar exclusivamente ante la DIP la emisión del oficio de postulación institucional para su proyecto, 5 días hábiles previos al cierre de la convocatoria respectiva. Para ello deberá presentar la siguiente documentación: a) Impreso de la propuesta de investigación completa que se somete a evaluación. b) Formato DIP_01.doc: corresponde al apoyo institucional del Jefe de Departamento, donde se compromete a brindar todas las facilidades y la infraestructura existente para el buen desarrollo del proyecto en caso de ser aprobado. El investigador decide participar en la convocatoria de apoyo a proyectos Se postulan solamente las solicitudes con aval académico de profesores de tiempo completo indeterminado El oficio de postulación se solicita exclusivamente ante la DIP entregando la documentación 5 días hábiles al cierre de la convocatoria 3
SEGUIMIENTO Y CONTROL DE PROYECTOS DE INVESTIGACIÓN DE LA c) Formato DIP_02.doc firmado por el presidente de academia donde se avala la postulación del proyecto de investigación para su ejecución, toda vez que garantiza que éste corresponde a la línea de investigación del profesor proponente y que es acorde a los planes de desarrollo de la academia. Los formatos DIP_01.doc y DIP_02.doc se encuentran disponibles en la página electrónica de la DIP: http://investigacion.uson.mx/ en la sección de Convocatorias. 4. Una vez obtenida la documentación completa, la DIP corrobora el carácter indeterminado del académico proponente y revisa la propuesta de investigación, para ver que se cumplan con los términos de la convocatoria, asimismo verifica que se proporcionen correctamente los datos del responsable legal y administrativo. Si existen comentarios u observaciones se las comunica al responsable para modificaciones. 5. En caso de que exista en la propuesta la designación de fondos concurrentes (institucionales), se solicita al responsable de proyecto que especifique de donde provendrán dichos recursos, o bien, la DIP, Director de División o Jefatura del Departamento, asumirán el compromiso en caso de que se decida apoyar la iniciativa. 6. La DIP elabora el oficio de postulación de acuerdo los términos que marque la convocatoria y lo envía a rectoría para recabar la firma del representante legal (Rector), turnando copia para tesorería, archivo, expediente e interesado. 7. Una vez que el oficio es debidamente firmado por el representante legal, la DIP entrega el original al responsable, así como la copia del interesado y se resguarda la copia para archivo. 8. La DIP lleva un registro de los oficios de postulación emitidos y solo se hace responsable del seguimiento administrativo de los proyectos y contratos que son postulados bajo este mecanismo. 9. Una vez obtenido el oficio de postulación, el investigador responsable o la DIP, pueden proceder al envío de la solicitud ante la instancia financiadora, lo cual puede realizarse en forma impresa o mediante vía electrónica, según ésta lo requiera. En caso de generarse un acuse de envío, el investigador deberá enviar una copia del mismo a la DIP. La DIP revisa las solicitudes y en su caso, realiza las observaciones pertinentes En caso de existir fondos institucionales en la solicitud, deberá especificarse de donde provendrán La DIP elabora el oficio de postulación, recaba la firma del rector y entrega el original al responsable La DIP solo realizará el seguimiento de las solicitudes postuladas por este procedimiento Se procede al envío de la solicitud a la fuente financiadora por el investigador o la DIP 4
SEGUIMIENTO Y CONTROL DE PROYECTOS DE INVESTIGACIÓN DE LA ETAPA 2. SEGUIMIENTO DE LA SOLICITUD 1. El investigador dará seguimiento al proceso de evaluación de la solicitud y notificará a la DIP de los avances en el proceso. 2. La DIP también estará atenta al proceso de evaluación y notificará al investigador e instancias académicas de los resultados oficiales. 3. En caso de existir alguna inconformidad o de aclaración por parte del investigador en relación al dictamen de evaluación de su solicitud, ésta deberá ser canalizada a través de la DIP en su calidad de enlace institucional. 4. Los documentos oficiales de notificación de resultados emitidos por la instancia financiadora deberán ser enviados a la DIP, quien a su vez turnará copia al investigador, al responsable administrativo (Tesorero) y a la Contraloría de la Universidad. Adicionalmente se turnará copia al Director de División, Jefe de Departamento, Academia y Cuerpo Académico. El investigador y la DIP darán seguimiento a la evaluación y a los resultados La DIP será el enlace institucional para recibir y enviar notificaciones y la documentación oficial que se genere en relación al proyecto o estudio ETAPA 3. FORMALIZACIÓN Y SEGUIMIENTO DE APOYOS DE PROYECTOS APROBADOS 1. En caso de que el proyecto resulte aprobado, el investigador deberá realizar el trámite de registro ante la Comisión Divisional, Academia o instancia académica correspondiente y deberá turnar copia de dicho registro a la DIP. 2. Una vez aprobada la solicitud, el investigador deberá firmar ante la DIP un compromiso de cumplimiento en el calendario con fechas específicas para entrega de los informes y entrega de productos de la investigación. 3. La formalización de firmas de las autoridades universitarias, o la aprobación del Abogado General en convenios o contratos liberados de proyectos o estudios aprobados para la UNISON, se dará exclusivamente a través de la DIP, quien dará seguimiento a todo el proceso administrativo, desde la elaboración y liberación del documento, hasta su envío debidamente firmado ante la fuente financiadora, turnando copia a cada una de las instancias universitarias involucradas en el seguimiento técnico y financiero del proyecto. El investigador deberá realizar el registro oficial del proyecto o estudio aprobado El investigador firmará ante la DIP una carta para el cumplimiento de compromisos La formalización de los apoyos otorgados se hará exclusivamente a través de la DIP 5
SEGUIMIENTO Y CONTROL DE PROYECTOS DE INVESTIGACIÓN DE LA 4. El investigador deberá llevar a cabo la ejecución del proyecto, respetando el cumplimiento de las fechas indicadas en el calendario de actividades establecidas en la propuesta y a la vez los compromisos adquiridos con la aprobación del proyecto. 5. A petición de la instancia financiadora externa, será la DIP la que solicite a la Tesorería o Contraloría la apertura de cuentas, así como partidas especiales para la administración de los recursos financieros de los proyectos. 6. El investigador deberá entregar oportunamente la documentación que solicite la Tesorería de la Universidad, con la finalidad de aperturar o dar de alta las cuentas presupuestales correspondientes para el depósito y ejercicio de los recursos otorgados al proyecto. 7. Una vez iniciado el ejercicio de los recursos, el investigador es responsable de la comprobación de recursos ejercidos, por lo que deberá custodiar los documentos con efecto fiscal que se deriven de los gastos del proyecto y entregarlos oportunamente a las instancias universitarias encargadas del seguimiento financiero del proyecto (Tesorería para proyectos mediante convenio o Contraloría para estudios mediante contrato). 8. La DIP será la instancia institucional que genere criterios en relación a la emisión de comprobantes fiscales por parte de la Universidad que sean solicitados por la instancia financiadora externa para la aportación de recursos financieros a los proyectos. 9. En caso de ser autorizada la adquisición de equipo científico en el proyecto y otros bienes adquiridos con el financiamiento del proyecto, éste será de uso institucional, quedando en comodato al responsable y a disposición del personal académico participante del proyecto o de otros profesores-investigadores o estudiantes que el responsable considere como calificados para utilizarlo. 10. Para hacer posible el ejercicio del apoyo otorgado para la formación de recursos humanos (becas) o pago de honorarios a participantes del proyecto o estudios por contrato, se deberán seguir los procedimientos ya establecidos por la Universidad ante las instancias correspondientes (Dirección de Recursos Humanos, Contraloría, Abogado General, etc). La ejecución del proyecto deberá ser de acuerdo a las fechas y compromisos adquiridos por el investigador La apertura de cuentas o partidas para depósito de recursos se hará solo a solicitud de la DIP El investigador deberá entregar oportunamente la documentación que se requiera para la apertura de cuentas El investigador guardará los comprobantes de los gastos del proyecto y los entregará oportunamente para su comprobación Únicamente la DIP será quien genere los criterios en relación a la emisión de comprobantes fiscales Los bienes y equipo del proyecto serán de uso institucional en comodato para el responsable Los gastos en becas o apoyo a participantes del proyecto se harán en apego a lo establecido en la institución 6
SEGUIMIENTO Y CONTROL DE PROYECTOS DE INVESTIGACIÓN DE LA 11. El investigador deberá entregar oportunamente a la instancia financiadora los informes técnicos parciales o finales que corresponda de acuerdo al formato que le asignen para tal efecto, turnando copia de los mismos a la DIP. Deberá apegarse al compromiso firmado ante la DIP de respetar las fechas previstas en el calendario para la entrega de dichos informes. Para el caso de informes finales, deberá anexarse al formato de informe la documentación comprobatoria. 12. Cualquier inquietud o duda del investigador en relación al trámite administrativo del ejercicio de recursos de su proyecto, deberá canalizarla ante la Tesorería o Contraloría, según el caso. Por otra parte, deberá dirigirse a la DIP para aclaraciones o gestiones de aspectos técnicos del proyecto ante la fuente financiadora. 13. Cualquier solicitud o inquietud que la instancia financiadora tenga en relación al seguimiento técnico y financiero o ejecución de proyectos aprobados a la UNISON, deberá ser canalizada a través de la DIP en su carácter de enlace institucional, quien a su vez le dará trámite correspondiente ante la instancia que corresponda. El investigador deberá entregar oportunamente los informes técnicos parciales o finales turnando copia a la DIP. La Tesorería y/o Contraloría de la UNISON resolverán las dudas de trámites administrativos y la DIP canalizará las dudas de carácter técnico. La DIP será el enlace institucional para canalizar internamente las observaciones técnicas o financieras del organismo financiador ETAPA 4. FINALIZACIÓN FORMAL DE PROYECTOS APROBADOS 1. Una vez concluido el proceso de ejecución del proyecto y se haya realizado el envío del informe técnico y financiero final a la instancia financiadora, el investigador deberá, según el caso, esperar el dictamen de evaluación de los informes técnico y financiero realizado por la fuente financiadora, mismo que deberá ser enviado a la DIP. 2. Una vez que la DIP verifique la aprobación de la instancia externa en la terminación del proyecto, emitirá un oficio al investigador responsable indicando la terminación oficial del proyecto en la institución y estableciendo el cumplimiento de la entrega de los informes y compromisos adquiridos en el proyecto, turnando copia a otras instancias internas. 3. La DIP solicitará a la Contraloría de la Universidad un informe financiero parcial y/o final sobre el ejercicio de los recursos de cada proyecto externo en ejecución. Los dictámenes de evaluación de informes técnicos/financieros deberán ser enviados a la DIP por el organismo financiador La terminación oficial del proyecto ocurre con la emisión de un oficio por parte de la DIP al responsable La DIP será quien solicite a la Contraloría la elaboración de los informes financieros del proyecto 7
SEGUIMIENTO Y CONTROL DE PROYECTOS DE INVESTIGACIÓN DE LA 4. Será solo a través de la DIP que se canalice el envío de los informes financieros de los proyectos a las instancias financiadoras. 5. El investigador tiene el compromiso de informar a la DIP, sobre cualquier actividad realizada posterior a la finalización del proyecto, como son: obtención de productos adicionales, publicaciones, nuevas oportunidades de financiamiento, patentes, interés de aplicación de productos generados, etc. La DIP será quien envíe los informes financieros El investigador deberá informar a la DIP de actividades posteriores a la culminación del proyecto 8
P R I N C I P A L N I V E L D E C O M P E T E N C I A D E L A S I N S T A N C I A S U N I V E R S I T A R I A S (DIP) 1. Dependencia enlace y responsable del seguimiento y control de los proyectos de investigación o estudios por contrato con financiamiento externo en la. 2. Responsable a nivel institucional de dar respuesta a las demandas de las instancias financiadoras (públicas y privadas de carácter nacional o internacional) que aporten financiamiento para la realización de dichos proyectos o estudios; así como de canalizar las demandas, inquietudes o comentarios del investigador responsable, o de cualquier instancia interna que se genere sobre el proyecto. 3. Dependencia coordinadora de las diversas instancias universitarias que están involucradas en el proceso de seguimiento y control de proyectos de investigación con financiamiento externo. Rectoría 1. Dependencia responsable de postular ante la instancia externa, las solicitudes de apoyo de financiamiento para el desarrollo de proyectos de investigación o estudios previamente avalados por las instancias académicas, así como de otorgar el aval legal a los convenios o contratos correspondientes a los proyectos aprobados. Todo ello a solicitud expresa de la DIP, como instancia coordinadora del seguimiento y control de proyectos con financiamiento externo de la UNISON. Tesorería 1. Dependencia responsable del seguimiento y control financiero del apoyo económico otorgado a las solicitudes aprobadas. 2. Dependencia encargada de avalar la parte financiera de la solicitud y de formalizar los convenios o contratos liberados a proyectos aprobados en su carácter de responsable administrativo, previa petición de la DIP. 3. Recibir, resguardar y liberar los recursos financieros para la ejecución de los proyectos, previa solicitud de la DIP. 4. Informar a la DIP sobre el ejercicio financiero de los proyectos en ejecución. 9
Contraloría 1. Dependencia encargada de vigilar el adecuado ejercicio financiero de los proyectos, de acuerdo a las políticas internas y externas establecidas para tal efecto. 2. Elaborar los informes financieros finales y parciales sobre el ejercicio presupuestal de los proyectos, a solicitud de la DIP. Investigador Responsable 1. Responsable técnico-académico de la realización del proyecto. 2. Elaborar la solicitud de acuerdo a los términos de la convocatoria o los requerimientos de la instancia financiadora, cumpliendo con los lineamientos internos establecidos en este procedimiento. 3. Desarrollar el proyecto cumpliendo con el calendario de actividades establecido para el cumplimiento de los objetivos y metas, así como de los productos entregables y compromisos adquiridos con la aprobación del proyecto. 4. Comprobar oportunamente los gastos que se generen en la ejecución de proyecto o estudio ante la instancia universitaria correspondiente (Tesorería, Contraloría). 5. Elaborar informes técnicos (parciales y finales) de acuerdo a las fechas comprometidas para tal efecto, así como mantener informada a la DIP y a las instancias académicas correspondientes (División, Departamento, Academia, Cuerpo Académico, etc). 6. Atender oportunamente las solicitudes de la DIP (como instancia de enlace) sobre los requerimientos internos y externos que se generen en la ejecución del proyecto. Director de División 1. Participa en la aprobación inicial de la propuesta de investigación o estudio. 2. Dependencia encargada de postular la realización el proyecto. 3. Instancia que realiza el registro oficial de los proyectos o estudios aprobados, a través de sus comisiones del H. Consejo Divisional. 4. Apoya a la DIP en el seguimiento técnico/académico del proyecto. 10
Jefatura de Departamento 1. Dependencia encargada de apoyar la realización del proyecto y de poner a disposición del responsable la infraestructura y apoyo disponible para la realización del proyecto o estudio. 2. Participa en la aprobación inicial de la propuesta de investigación o estudio. 3. Instancia que realiza el registro oficial de los proyectos o estudios aprobados y de mantener una base de datos de los mismos. 4. Apoya a la DIP en el seguimiento técnico/académico del proyecto. Academia y/o Cuerpo Académico 1. Dependencia encargada del apoyo inicial de la solicitud, avala su postulación del proyecto, toda vez que garantiza que éste corresponde a la línea de investigación del profesor proponente y que es acorde a los planes de desarrollo de la academia. 2. Responsable de realizar de primera instancia el registro oficial de los proyectos y estudios aprobados, así como de mantener una base de datos de los mismos. 3. Apoya a la DIP en el seguimiento técnico/académico del proyecto. 11
D I A G R A M A S D E F L U J O ETAPA 1. ELABORACIÓN Y ENVÍO DE LA SOLICITUD OFE/IR Emisión de la convocatoria o demanda de estudio por el Organismo Financiador Externo (OFE) IR/IAC Elaboración de la propuesta de investigación o estudio por el investigador y envío para aval de las instancias académicas (IAC) IR/DIP/REC Envío de solicitud AVALADA por las IAC a la DIP para revisión y emisión de oficio de postulación IR Envío de la solicitud con POSTULACIÓN INSTITUCIONAL al OFE ETAPA 2. SEGUIMIENTO DE LA SOLICITUD OFE Evaluación de la solicitud por el OFE IR/DIP/OFE Seguimiento del proceso de evaluación y notificación de avances y resultados oficiales Solicitud Aprobada Solicitud No Aprobada DIP Notificación oficial a las Instancias Universitarias DIP Canalización de recomendaciones, dictámenes Aclaraciones o comentarios a quien corresponda 12
ETAPA 3. FORMALIZACIÓN Y SEGUIMIENTO DE PROYECTO/ESTUDIO APROBADO Proyecto o estudio aprobado por el Organismo Financiador Externo Registro del proyecto/estudio aprobado Envío por la DIP de convenio o Firma del responsable por el responsable ante las instancias contrato liberado para trámite de compromiso de cumplir académicas de firmas con calendario y compromisos IR/IAC DIP/REC/TES/IR/AG/CON IR/DIP Envío de documento debidamente Firmado al organismo externo Trámite administrativo para depósito y apertura de cuentas DIP DIP/TES/CON/OFE/IR Ejecución del proyecto o estudio aprobado Ejecución técnica-financiera del proyecto Seguimiento financiero y control Seguimiento técnico y por el investigador en base a políticas del gasto realizado en el proyecto académico del proyecto o de ejecución y compromisos adquiridos estudio aprobado IR DIP/TES/CON IR/DIP /IAC Resguardo de comprobantes fiscales y envío oportuno para comprobación de gasto Rendición oportuna de informes técnicos y financieros parciales/finales al OFE IR CON Envío de informes por la DIP al Organismo Financiador Externo DIP 13
ETAPA 4. FINALIZACIÓN FORMAL DEL PROYECTO O ESTUDIO APROBADO OFE Evaluación de los informes financieros/técnicos parciales/finales Dictamen de aprobación de informe final Técnico/financiero por el OFE y envío a la DIP Dictamen condicionado o con observaciones por el OFE y envío a la DIP OFE OFE Emisión de oficio institucional de terminación del proyecto/estudio y notificación interna Canalización de observaciones y comentarios de dictámenes ante las instancias internas correspondientes DIP DIP Integración de las observaciones recomendaciones al informe técnico/financiero y envío al OFE DIP/IR/TES/CON Conclusión formal del Proyecto Emisión de oficio de terminación DIP 14
NOMENCLATURA DE ABREVIACIONES IR: Investigador Responsable OFE: Organismo Financiador Externo IAC: Instancias Académicas: Director de División, Jefe de Departamento, Academia, Cuerpo Académico DIP: TES: Tesorería CON: Contraloría REC: Rectoría AG: Abogado General 15