Instituto Salvadoreño del Seguro Social TRÁMITES DE PROVEEDORES 02 DICIEMBRE 2015
Objetivo de la reunión OBJETIVO GENERAL: El objetivo es presentar a nuestros socios estratégicos (Proveedores) los requisitos, documentos y plazos de los trámite que deben realizar PREVIO, DURANTE, POSTERIOR AL PROCESO DE ADQUISICIÓN Y DURANTE LA EJECUCIÓN DEL CONTRATO. OBJETIVOS ESPECÍFICOS: 1. Informar los mecanismos adquisitorios conforme a la legislación vigente concomitantemente dar a conocer los procesos de modernización que la presente administración se lleva a cabo que permita simplificar los trámites para que los Oferentes compitan con reglas claras, fomentando la transparencia y competitividad. 2. Comprometernos la administración y los oferentes con el cumplimiento de los adquiridos con la población derechohabiente. 3. Dar a conocer los procedimientos de deben seguir para los procesos de adquisición de bienes o servicios en el ISSS. 4. Informarles que pueden notificar cualquier irregularidad durante los diferentes procesos de adquisición ante las instancias correspondientes.
2. DURANTE 3. POSTERIOR 4. EJECUCIÓN TRÁMITES ADMINISTRATIVOS CON PROVEEDORES Previos al proceso de Adquisición 1. PREVIOTrámites Trámites durante el proceso de Adquisición Trámites Posteriores a la Adjudicación Ejecución del Contrato y relación con el Administrador del mismo
1. TRÁMITES PREVIOS AL PROCESO DE ADQUISICIÓN BANCO DE PROVEEDORES DEL INSTITUTO Expediente Único del Proveedor 1.1 Inscripción de Proveedores UACI Para participar en procesos de Adquisición del ISSS. 1.2 Actualización de Expediente del Proveedor UACI Documentación legal, Financiera y administrativa Incumplimientos (tiempo, cantidad, etc.) Caducidad e inhabilitación 1.3 Calificación de medicamentos DACABI Productos nuevos Actualizaciones El banco de proveedores del ISSS se conforma, en cumplimiento del Art. 10 de LACAP, por las atribuciones del Jefe UACI: literal j). Además, artículos 27 y 28 de LACAP
1.1 Inscripción de Proveedores Presentación de documentos Análisis de documentos Registro de proveedor LUGAR DE PRESENTACIÓN: Sección de Registro y Actualización de Proveedores, ubicada en la Unidad de Adquisiciones y Contrataciones Institucional (UACI), en Boulevard Constitución, Complejo la Meta No. 340, Colonia Escalón San Salvador. PARA PODER SER SUMINISTRANTE DEL ISSS DEBE ESTAR INSCRITO YA QUE ES UN REQUSITO DE NUESTRO SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN FINANCIERA. Los requisitos se encuentran publicados en: http://www.isss.gob.sv/index.php?option=com_content&view=article&id=119:requisitos-para-laapertura-de-expediente-unico-persona-natural&catid=41:banco-de-contratistas&itemid=67
1.2 Actualización de Expediente del Proveedor Actualización de información legal Proveedor actualiza información legal, Administrativa y Financiera por iniciativa propia, por requerimiento de UACI - ISSS o por requerimiento anual. Calificación anual Financiera Convocatoria anual para evaluación anual Financiera de: 1. Estados financieros 2. Constancia de calificación de riesgo crediticio. Actualización de experiencia Incumplimientos Multas Fallas de calidad Caducidad Art. 15.- La UACI llevará un registro de todas las contrataciones realizadas en los últimos diez años, que permita la evaluación y fiscalización que deben realizar los organismos y autoridades competentes. Asimismo, llevará un registro de ofertantes y contratistas, a efecto de incorporar información relacionada con el incumplimiento y demás situaciones que fueren de interés para futuras contrataciones o exclusiones.
1.3 Calificación de medicamentos Proceso público mediante el cual el ISSS, califica a los proveedores de Medicamentos a través de requisitos técnicos establecidos en las Fichas Técnicas de Medicamentos (FTM) e Instructivo de Calificación, a fin de contar con un Banco de Datos de Proveedores Calificados que sirva de insumo en los procesos de Compra. A PARTIR DEL AÑO 2015 PARA PODER SER SUJETO DE RECOMEDACIÓN EN LOS PROCESOS DE COMPRA DE MEDICAMENTOS DEL ISSS LOS PRODUCTOS DEBEN ESTAR CALIFICADOS. VIGENCIA: depende de la vigencia de los certificados de los productos DNM, buenas prácticas, calidad etc. TIEMPO DE ATENCIÓN: Producto Nuevo: 3 semanas Actualización de calificación: 1 a 3 días La información sobre el proceso y fichas técnicas se encuentra en: http://www.isss.gob.sv/index.php?option=com_docestandar&view=docestandar&cate goria=46&showview=0&itemid=260
2. TRÁMITES DURANTE EL PROCESO DE ADQUISICIÓN OFERTAS: CONSULTAS, PRESENTACIÓN Y APERTURA, SUBSANACIÓN 2.1 Consulta a Bases, Aspectos Generales o Términos de Referencia 2.2 Presentación de ofertas 2.3 Apertura de ofertas El plazo de respuesta a consultas se encuentra en las bases Las ofertas deben ser presentadas en los formatos indicados en las bases. Presentación de las ofertas en las fechas y horas exactas estipulada en las bases. Garantía de mantenimiento de oferta
3. POSTERIOR A LA ADJUDICACIÓN RECURSO DE REVISIÓN FIRMA DE CONTRATO PRESENTACIÓN DE GARANTÍAS 3.1 Recurso de Revisión 3.2 Firma de Contrato 3.3 Presentación de Garantías El recurso de revisión deberá interponerse por escrito ante el funcionario que dictó el acto del que se recurre, dentro del término de cinco días hábiles contados a partir del día siguiente al de la notificación La formalización u otorgamiento del contrato, deberá efectuarse en un plazo máximo de 5 días hábiles para las LICITACIONES PÚBLICAS posteriores a declarar en firme, salvo caso fortuito o fuerza mayor. Por el valor definido en contrato para garantía de cumplimiento de contrato. Devolución de garantías.
3.3 Presentación de garantías Cumplimiento de contrato Asegurar que el contratista cumpla con todas las cláusulas establecidas en el contrato, así como la entrega bien en el tiempo y la calidad acordada. Buen servicio, funcionamiento o calidad de bienes Asegurar que el contratista responderá ante los incumplimiento en la calidad y funcionamiento de los bienes contratados, durante el período que se establezca en el contrato. El plazo de vigencia de la garantía puede ser diferente para cada contrato, por lo cual es necesario leer detenidamente el requisito en la cláusula respectiva para cada contrato. Art. 36.- Al contratista que incumpla alguna de las especificaciones consignadas en el contrato sin causa justificada, se le hará efectiva la garantía de cumplimiento de contrato, sin perjuicio de las responsabilidades en que incurra por el incumplimiento.
Devolución de Garantías TIPO DE FIANZA Mantenimiento de oferta Cumplimiento de Contrato Buen servicio, funcionamiento o calidad de bienes TIEMPO DE DEVOLUCIÓN 10 días posterior a la solicitud de devolución por parte del oferente. 20 días hábiles después de haber vencido su plazo (art. 31 inciso penúltimo LACAP) o; 20 días después de que el administrador del contrato informe y remita el acta de recepción final en donde no haya incumplimientos (art. 82 BIS letra f LACAP). 20 días posterior a la fecha de vencimiento de la garantía. Los tiempos estipulados son de aquellos casos en que la ejecución del contrato no ha tenido inconvenientes o incumplimientos, y no existen entregas pendientes.
4. EJECUCIÓN DEL CONTRATO Y RELACIÓN CON EL ADMINISTRADOR DEL MISMO 4.1 Recepción de bienes y administración de contratos 4.2 Evaluación de Calidad del Medicamento o bien 4.3 Incumpliendo en las entregas Los medicamentos e Insumos medico quirúrgicos serán recepcionados en los Almacenes del ISSS de acuerdo a calendario establecido. Cuando el Instituto compruebe defectos de calidad en los productos entregados, el contratista dispondrá de un plazo que no podrá ser superior a 10 días hábiles a partir de la notificación, para la sustitución. Cálculo provisional de multas Cálculos de multa no pagados/no aceptados Publicación en medio escrito por desabastecimiento a causa de incumplimiento de entregas
Tiempos de proceso de recepción PROCESO Almacenes centrales Administrador del Contrato: Los Jefes de los Almacenes, donde se reciben los productos contratados serán los responsables de administrar el contrato. Revisión documental y Física de los bienes Revisión de documentos e Inspección de Calidad RESPONSABLE Encargado de recepción Tecnico ACABI TIEMPO OPERACIÓN 15 min 30 min TIEMPO PERCIBIDO 1 a 2 horas Revisión y conteo de bienes Encargado de estantería 1 a 3 horas 1 a 3 horas Ingreso de documentos al sistema Digitador 5 min Revisión de documentos del sistema Encargado de recepción 5 min Trámite de firmas Secretaria de recepción 4 a 8 horas 1 a 2 días
Aspectos importantes entregas Reprogramaciones: El ISSS podrá designar otro lugar, fecha o cantidad para la entrega del producto contratado o suspender las entregas temporalmente hasta nuevo aviso. La contratista se obliga a realizar la entrega conforme a lo requerido. Esta solicitud debe hacerse al menos 30 días calendario previo a la fecha de entrega establecida. Anticipos: el ISSS para garantizar el abastecimiento podrá solicitar anticipos a las entregas programadas, a partir de la fecha de suscripción del contrato y de común acuerdo con el contratista Deberá entregar el producto en optimas condiciones, garantizando el almacenaje y manejo. Productos de cadena de frío, deben traer monitores de temperatura por empaque y proporcionar la lectura.
Evaluación de Calidad de bienes de existencia 1. Los criterios para el envío de producto a pruebas control de calidad son: Historial de rechazos Nuevos productos o marcas Cambios de lote 2. Cuando un producto se encuentre en investigación por DACABI, no se entregará Acta de recepción solo un comprobante de recibido, hasta la finalización de la investigación. 3. Los tiempos en obtener los resultados de las pruebas dependen de sus especificaciones, ejemplo: Pruebas Físico Químicas: 3 a 5 días Pruebas Microbiológicas 8 a 17 días Perfil de Disolución 21 días.
4.3 Incumplimiento en las entregas Otros aspectos relacionados 1. Publicación en medio escrito por desabastecimiento a causa de incumplimiento de entregas. 2. Reintegros por parte del Contratista: cuando el ISSS deba realizar compras o reintegrar costos al derechohabiente por causa de incumplimiento, el contratista deberá pagar el monto de lo adquirido. 3. El Pago de Almacenamiento procede: A partir de la finalización del plazo que estableció el administrador del contrato para la sustitución del producto rechazado. En caso que la contratista no cambie el producto vencido amparado en Acta Notarial en un plazo de 4 semanas. 4. El valor es calculado en base al número de tarimas, por el precio de almacenaje por día.
5. OTROS SERVICIOS: Emisión de constancias La Sección de Monitoreo de Contratos de la UACI podrá emitir constancia a solicitud de los contratistas sobre: Cumplimiento de Plazos de Entrega, de Experiencia de Calidad, Fallas Terapéuticas y Cumplimiento de Condiciones Contractuales. Recepción de requerimiento especifico de constancia Si la constancia solicitada se refiere únicamente al cumplimiento de plazo de entrega, en uno o varios Almacenes Locales de los Centros de Atención, la solicitud debe ser requerida al Administrador de Contrato. En este caso la UACI no efectúa ninguna diligencias. TIEMPO PROMEDIO PARA EMISIÓN DE CONSTANCIAS POR UACI: MINIMO: 2 SEMANAS MAXIMO: 3 SEMANAS UACI solicita a una o varias dependencias la información requerida por el contratista Emisión de constancia
6. TRÁMITE DE PAGOS Emisión de Quedan Almacén Tiempo promedio para emitir quedan: 1.5 horas Operaciones Financieras Emitir Acta de recepción Centro de Atención Acta de recepción Proveedor Presenta Facturas conforme al acta de recepción Factura Trámite de Pago Revisión de Documentos Documentos Revisados Tramitar fondos y pago a proveedor Abono a cuenta Emitir Acta de recepción Quedan Proveedor Recepcionar documentos y pago No se reciben documentos para pago si el acta registra entrega EXTEMPORANEA y no ha pagado la multa, o si no presenta copia de última recibo de cotizaciones.
6. Trámite de pagos Abono Electrónico El proceso se desarrolla en dos etapas: Registro de la información en SAFISSS Emisión y autorización de pago en banca electrónica (Tesorería y refrendarios). El 95% de los pagos no es mayor a 30 días calendario, contados a partir de la emisión del quedan. La liberación de los pagos depende de la disponibilidad diaria de los fondos del ISSS en los diferentes bancos. No se efectúa ningún trámite de descuento en los pagos a proveedores.
Gracias por su atención