Departament d Enginyeria i Ciència dels Computadors Práctica 8: Formato de sección y Documento B12. Informática I. Curso 2001/2002 Profesores: Julio Pacheco Juanjo Murgui Raul Montoliu Mª Carmen Ortiz Diciembre 2001 1
8.1 Conceptos básicos En Word se usan cuatro bloques que se organizan según la siguiente jerarquía: Documento, que se compone de una o más secciones. Sección, que se compone de uno o más párrafos. Párrafo, que se compone de uno o más caracteres. Carácter. DOCUMENTO: El documento es la entidad mayor a la que Word permite dar formato. Los atributos que se pueden dar al documento están relacionados con: Tamaño del papel. Orientación del papel. Formato físico de la página. SECCIÓN: Una sección es cualquier parte de un documento que presenta unas características de formato diferenciadas del resto del documento, por lo que se la considera diferenciada del resto. 8.2 Creación y eliminación de documentos. Los documentos en Word pueden crearse desde: La opción Nuevo del menú Archivo. Desde el icono Nuevo documento en blanco de la Barra de Herramientas Estándar. Para borrar un documento en Word, puede hacerse desde fuera de Word, tal y como se especificó en la práctica de Windows, o desde la opción Abrir del menú Archivo, para lo que se deberán seguir los siguientes pasos: Hacer un Clic con el botón primario del ratón sobre la opción Abrir del menú Archivo. Buscar el documento que se quiere borrar. Hacer un Clic con el botón secundario del ratón sobre el nombre del documento. Hacer un Clic con el botón primario del ratón sobre la opción Eliminar el Menú Contextual. Cerrar el Cuadro de Diálogo Abrir haciendo un Clic con el botón primario del ratón sobre el botón de comando Cancelar. 8.3 Creación y eliminación de secciones. Las secciones vienen delimitadas por una marca de principio de sección y otra de final de sección. Estas marcas pueden ponerse manual y automáticamente. 2
MANUALMENTE: INFORMÁTICA I B12 Se situará el punto de inserción donde quiere insertarse la nueva sección. Se hará un Clic con el botón primario del ratón sobre la opción Salto del menú Insertar. Se seleccionarán las opciones de la parte de Saltos de sección en el Cuadro de Diálogo Salto : Página siguiente : si se quiere que la nueva sección comience en la página siguiente. Continuo : si se quiere que la nueva sección comience en la siguiente línea de la misma página. Página par : si se quiere que la nueva sección comience en la siguiente página par. Página impar : si se quiere que la nueva sección comience en la siguiente página impar. Para ver las marcas de principio y fin de sección, se activará el icono Mostrar u ocultar todo. AUTOMÁTICAMENTE: Word crea automáticamente saltos de sección cuando se aplican determinados formatos de sección a una parte del documento, tales como: Márgenes, tamaño del papel, orientación, etc, que se aplican desde la opción Configurar página del menú Archivo. Distribución del texto en columnas desde la opción Columnas del menú Formato. Inserción de números de página desde la opción Números de página del menú Insertar. Inserción de números de línea desde la opción Configurar página del menú Archivo. Inserción de notas al pie de página o al final del documento desde la opción Notas del menú Insertar. Inserción de encabezados y pies de página desde la opción Encabezados y pie de página del menú Insertar. Los Cuadros de Diálogo de estas órdenes tienen las opciones: De aquí en adelante si se quiere crear una nueva sección a partir de donde se encuentra el punto de inserción en la que se aplicarán los cambios de formato. Todo el documento : si se quieren aplicar los cambios de formato a todas las secciones del documento. Esta sección : si se quieren aplicar los cambios de formato en la sección en la que se encuentra el punto de inserción. Para eliminar una sección, se colocará el punto de inserción sobre la línea que identifica el cambio de sección y se pulsará la tecla Supr. 3
8.4 Formato de sección. INFORMÁTICA I B12 Al crear un documento nuevo, éste estará formado por una sola sección, de forma que antes de dividir el documento en secciones, es recomendable establecer las opciones de formato que se quieren aplicar a la mayoría de las secciones. CONFIGURAR PÁGINA: Márgenes: Son las zonas que existen entre el borde físico de la página y el límite de la zona en la que se escribirá el texto. Se configurarán desde la ficha Márgenes del Cuadro de Diálogo Configurar página. Superior: en este Cuadro Combinado se especifica la distancia que se dejará entre el borde superior de la página y la primera línea del texto. Inferior: en este Cuadro Combinado se especifica la distancia que se dejará entre el borde inferior de la página y la última línea del texto. Izquierdo: en este Cuadro Combinado se especifica la distancia que se dejará entre el borde izquierdo de la página y el comienzo del texto. Derecho: en este Cuadro Combinado se especifica la distancia que se dejará entre el borde derecho de la página y el final del texto. Encuadernación: esta opción se usa cuando se quiere añadir un espacio adicional al margen ya fijado para poder encuadernar las hojas. El espacio se añade en el margen izquierdo, a no ser que esté seleccionada la Casilla de Verificación Márgenes simétricos, en cuyo caso, el espacio se añadirá en los márgenes internos. Encabezado: en este Cuadro Combinado se especifica la distancia que se dejará entre el borde superior de la página y el área donde se colocarán los encabezados de las páginas. Pie de página: en este Cuadro Combinado se especifica la distancia que se dejará entre el borde inferior de la página y el área donde se colocarán los pies de las páginas. Aplicar a: en esta Caja de Lista se especificará si los formatos seleccionados se aplicarán a todo el documento o sólo a la sección en la que se encuentre el punto de inserción. 4
Tamaño del papel: El tamaño del papel en el que se imprimirá el documento se configurará desde la ficha Tamaño del papel del Cuadro de Diálogo Configurar página. Tamaño del papel: en esta Caja de Lista se encuentran una serie de tamaños predeterminados de Word. Para elegir uno de la lista, se hará un Clic con el botón primario del ratón sobre él. Ancho: este Cuadro Combinado nos permite personalizar el ancho del papel en el que se imprimirá el documento. Alto: este Cuadro Combinado nos permite personalizar el alto del papel en el que se imprimirá el documento. Orientación: en esta sección se especificará la orientación que se quiere dar al documento. Aplicar a: en esta Caja de Lista se especificará si los formatos seleccionados se aplicarán a todo el documento o sólo a la sección en la que se encuentre el punto de inserción. Fuente de papel: desde esta ficha del Cuadro de Diálogo Configurar página, se especificarán las bandejas de donde la impresora cogerá el papel para imprimir. Primera página: en esta Caja de Lista se especificará la bandeja de la impresora donde se encuentra el papel en el que se deberán imprimir las primeras páginas de cada sección. Otras páginas: en esta Caja de Lista se especificará la bandeja de la impresora donde se encuentra el papel en el que se deberán imprimir las páginas de cada sección a excepción de la primera. 5
Aplicar a: en esta Caja de Lista se especificará si los formatos seleccionados se aplicarán a todo el documento o sólo a la sección en la que se encuentre el punto de inserción. Diseño: desde esta ficha del Cuadro de Diálogo Configurar página, se especificará el diseño del documento y las secciones. Empezar sección: en esta Caja de lista se especificará donde comenzará la nueva sección. Encabezados y pies de página: Pares e impares diferentes: si se marca esta Casilla de Verificación los encabezados y pies de página de las páginas pares e impares serán diferentes. Primera página diferente: si se marca esta Casilla de Verificación los encabezados y pies de página de la primera página serán diferentes a los de las páginas restantes. Alineación vertical: en esta Caja de Lista se puede configurar la alineación vertical que Word dará al texto respecto a los márgenes superior e inferior. Números de línea: al hacer un Clic con el botón primario del ratón sobre este Botón de Comando, aparecerá el Cuadro de Diálogo Números de Línea que permite añadir y configurar los números de línea. Bordes: al hacer un Clic con el botón primario del ratón sobre el Botón de Comando Borde, aparecerá el Cuadro de Diálogo Bordes y sombreado, que nos permite poner y configurar un borde alrededor de las páginas. Aplicar a: en esta Caja de Lista se especificará si los formatos seleccionados se aplicarán a todo el documento o sólo a la sección en la que se encuentre el punto de inserción. 6
ENCABEZADOS Y PIES DE PÁGINA: INFORMÁTICA I B12 Un Encabezado de página es cualquier información que aparece en la parte superior de la página de un documento. Un Pie de Página es cualquier información que aparece en la parte inferior de la página de un documento. Para configurarlos, se seguirán los siguientes pasos: 1. Hacer un Clic con el botón primario del ratón sobre la opción Encabezado y pie de página del menú Ver. 2. Aparecerá el cursor en el Encabezado del documento. El resto del documento aparecerá en color gris, lo que nos indicará que no se puede modificar en ese momento. 3. Aparecerá la Barra de Herramientas de Encabezado y pie de página, que es la que nos permite configurar los encabezados y pies de página. Icono Insertar número de página : Al hacer un Clic con el botón primario del ratón sobre él, se insertará en el punto de inserción el número de página del documento en la que se esté trabajando. Icono Insertar números de páginas : Al hacer un Clic con el botón primario del ratón sobre él, se insertará en el punto de inserción el número total de páginas del documento. Icono Formato del número de página : Al hacer un Clic con el botón primario del ratón sobre este icono, aparecerá el Cuadro de Diálogo Formato de los números de página, que nos permite establecer el formato que deberá seguir Word para numerar las páginas del documento. Formato de número: En esta Caja de Lista se especificará el formato en el que se presentarán los números de página. Incluir número de capítulo: Si se activa esta Casilla de Verificación, se añadirá al número de la página el número del capítulo en que se encuentre. Para numerar los capítulos: Se situará el punto de inserción donde se quiera poner el título del capítulo. Se activará la pestaña Esquema numerado del Cuadro de Diálogo Numeración y viñetas, que se visualizará desde la opción Numeración y viñetas del menú Formato o desde la opción Numeración y viñetas del Menú Contextual. 7
Icono Insertar fecha : Al hacer un Clic con el botón primario del ratón sobre él, Word insertará la fecha de creación del documento en el punto de inserción. La fecha que inserte, dependerá de la que tenga el Sistema, por lo que si no apareciese la fecha correcta, se deberá revisar la fecha que tiene el Sistema. Icono Insertar hora : Al hacer un Clic con el botón primario del ratón sobre él, Word insertará en el punto de inserción la hora de creación del documento. La hora que inserte, dependerá de la que tenga el Sistema, por lo que si no apareciese la hora correcta, se deberá revisar la hora que tiene el Sistema. Icono Configurar página : Al hacer un Clic con el botón primario del ratón sobre él, aparecerá el Cuadro de Diálogo Configurar página, que se vio anteriormente. Icono Igual que el anterior : Este icono se utiliza cuando el documento que se está creando tiene varias secciones. Si este icono aparece pulsado, se le está indicando a Word que se quiere establecer un encabezado y pie de página con las mismas características de la sección anterior. Icono Cambiar entre encabezado y pie : Al hacer un Clic con el botón primario del ratón sobre él, Word cambiará entre los paneles de Encabezado y Pie de página. Icono Mostrar el anterior : Este icono se utiliza cuando el documento tiene varias secciones. Al hacer un Clic con el botón primario del ratón sobre él, Word mostrará el encabezado que se haya definido en la sección anterior. Icono Mostrar el siguiente : Este icono se utiliza cuando el documento tiene varias secciones. Al hacer un Clic con el botón primario del ratón sobre él, Word mostrará el encabezado que se haya definido en la siguiente sección. Botón Cerrar : Al hacer un Clic con el botón primario del ratón sobre él se cerrará la Barra de Herramientas Encabezado y pie de página, se dejará de trabajar en la sección Encabezado y pie de página y se podrá trabajar sobre el documento. Esta acción es equivalente a hacer un doble Clic con el botón primario del ratón en cualquier zona del texto del documento. 8
Para insertar un texto en el encabezado o en el pie de página, se escribirá el texto tal y como se quiera que aparezca. Para eliminar un encabezado o pie de página, se activará la Barra de Herramientas Encabezado y pie de página, o bien se hará un doble Clic con el botón primario del ratón sobre él y se eliminará como si fuera un texto normal. NÚMEROS DE PÁGINA: Los números de página pueden insertarse tal y como se vio en el apartado anterior desde la Barra de Herramientas Encabezado y pie de página o desde la opción Números de página del menú Insertar. Si se utiliza esta opción, aparecerá el Cuadro de Diálogo Números de página, que nos permite dar formato a los números de página. Posición: en esta Caja de Lista se configurará la posición en la que aparecerán los números de las páginas. Alineación: en esta Caja de Lista se configurará la alineación de los números de página. Número en la primera página: si esta Casilla de Verificación está desactivada, no se pondrá el número de página en la primera página del documento ni de las secciones. Formato: al hacer un Clic con el botón primario del ratón sobre este Botón de Comando aparecerá el Cuadro de Diálogo Formato de los números de página para poder dar el formato a los números de página que se van a insertar. COLUMNAS: Word nos permite incluir columnas de tipo periodístico en un documento. Si se configura un texto con el formato Columnas, cuando el cursor llegue al final de la columna, subirá para situarse al principio de la siguiente columna. Puede aplicarse el formato Columnas a todo el documento o sólo a una parte del mismo. Para aplicar el formato Columnas a un texto, puede hacerse: Escribiendo primero el texto y después de seleccionarlo darle el formato Columnas. En este caso, Word creará automáticamente una sección que incluirá el texto seleccionado. Creando primero las columnas y escribiendo luego el texto. En este caso, habrá que especificarle el fin de las columnas mediante un salto de sección. Las columnas pueden crearse: Haciendo un Clic con el botón primario del ratón sobre el icono Columnas, y arrastrando a continuación el puntero del ratón para seleccionar el número de columnas en que se quiere distribuir el texto. Si se elige esta opción, no 9
se podrá configurar ni el ancho de las columnas ni el espacio que se quiere dejar entre ellas. Desde el Cuadro de Diálogo Columnas, que se activará haciendo un Clic con el botón primario del ratón sobre la opción Columnas del Menú Formato. En la sección Preestablecidas : Una: es la opción predeterminada. Si se selecciona esta opción, Word distribuirá el texto en una única columna, es decir como un texto normal. Dos: si se selecciona esta opción, se crearán dos columnas con el mismo ancho. Tres: si se selecciona esta opción, se crearán tres columnas con el mismo ancho. Izquierda: si se selecciona esta opción se crearán dos columnas, pero el ancho de la columna de la izquierda será la mitad del de la derecha. Derecha: si se selecciona esta opción se crearán dos columnas, pero el ancho de la columna de la derecha será la mitad del de la izquierda. Si se quieren poner más de tres columnas, habrá que indicárselo en el Cuadro Combinado Número de columnas. En la sección Ancho y espacio se puede personalizar el ancho de cada columna, así como el espacio que se debe dejar entre ellas. En la Caja de Lista Aplicar a se especificará si el formato Columnas deberá aplicarse a todo el documento o a partir del punto de inserción. Si se activa la Casilla de Verificación Empezar columna, el texto situado a continuación del punto de inserción se desplazará al principio de la columna siguiente. 10
Si se quiere forzar un salto de columna en una posición determinada, se marcará la Casilla de Verificación Salto de columna en el Cuadro de Diálogo Salto. NOTAS AL PIE Y AL FINAL DEL DOCUMENTO: Este tipo de notas se usan para explicar, comentar o aportar referencias en un documento. Para insertar una nota, se activará el Cuadro de Diálogo Notas al pie y notas al final haciendo un Clic con el botón primario del ratón sobre la opción Insertar nota al pie del menú Insertar. Marcaremos la Casilla de Verificación Nota al pie para añadir una nota al final de la página. Marcaremos la Casilla de Verificación Nota al final para añadir una nota al final del documento. Marcaremos la Casilla de Verificación Autonumeración si queremos que Word vaya asignando automáticamente números sucesivos a las notas. Marcaremos la Casilla de Verificación Marca personal si queremos personalizar la numeración de las notas, en cuyo caso, deberemos escribir la marca personal en el Cuadro de Texto adyacente o seleccionaremos un símbolo haciendo un Clic con el botón primario del ratón sobre el Botón de Comando Símbolo. Al hacer un Clic con el botón primario del ratón sobre el botón Opciones, aparecerá el cuadro de Diálogo Opciones de notas, que nos permitirá personalizar las notas. En la Caja de Lista Colocar en le indicaremos si las notas deben aparecer en el margen inferior izquierdo o justo debajo de la última línea del texto. En la Caja de Lista Formato de número nos permite personalizar la autonumeración de las notas. Si se marca la Casilla de Verificación Continua, Word irá numerando las notas desde el principio del documento hasta el final. 11
Si se marca la Casilla de Verificación Reiniciar en cada sección, Word reiniciará la numeración de las notas cada vez que empiece una nueva sección. Si se marca la Casilla de Verificación Reiniciar en cada página, Word reiniciará la numeración de las notas cada vez que empiece una nueva página. 12