Multicentro - Definición Qué es Multicentro? Multicentro es un software, estructurado sobre varios centros y alimentada por una única base de datos, es decir, desde una base de datos (fuera de los centros o dentro de uno de los centros) podremos llevar la gestión de todos los centros desde una única aplicación Estructuración Puede ser de 2 maneras: En este primer diagrama, el servidor esta fuera de las instalaciones de los centros y centraliza los datos de los demás
En este segundo caso, el servidor de datos está alojado en uno de los centros de la estructura, por lo que hace las funciones de servidor y de centro a la vez Primeros pasos El uso del Software se realizara de una manera normal, a excepción de la configuración previa que ha de llevar al tratarse de la versión Multicentro. Para ello deberemos de realizar una parametrización de acuerdo con los centros en los que esté instalado y el comportamiento de cada uno de ellos con respecto al software. Dicha configuración se aplicara en el primer acceso al programa, así, ya podremos configurar el resto de opciones por centro.
A configurar Configuraremos por orden los siguientes parámetros: 1. Centros. Daremos de alta los centros en los que trabajemos 2. Perfiles de Acceso. Crearemos los perfiles de acceso por centro. 3. Gestión de Colaboradores. Marcaremos que colaboradores trabajan en que centros. 4. Mutuas/Tarifas. Aplicaremos las tarifas o mutuas que correspondan a cada centro asociado, puede haber tarifa única o que cada centro tenga las suyas propias 5. Gestión de Emisores. Podremos crear un emisor único para todos los centros o por el contrario un emisor por centro de trabajo. 6. Comportamiento por Centro. Desde la configuración gestionaremos el comportamiento del software a la hora de buscar pacientes entre centros, la filiación, los datos, información económica, etc... 7. Agendas. Configuración de Agendas por centro, los calendarios serán comunes para todos los centros, pero los usuarios no
Multicentro Configuración de los Centros El primer paso para configurar la versión Multicentro es la creación de los propios centros. Accederemos desde la pestaña superior Sistema Gestión de Centros Una vez hemos accedido a la Gestión de Centros por defecto aparecerá un centro creado como Multicentro Centro predeterminado, podremos dejarlo tal cual esta, y a partir de ahí crear los demás centros. Para crear un nuevo centro seleccionamos la pestaña inferior Añadir e introducimos el código del centro, la descripción y el CIF.
Después, podremos acceder a la pestaña de Domicilio y rellenar la dirección del centro, con el cp., población, teléfonos, mail y web Una vez introducidos los datos necesarios, seleccionamos la pestaña inferior Guardar, y así iremos introduciendo uno a uno los centros en donde trabajemos con el software, repitiendo los mismos pasos anteriormente descritos.
Multicentro Perfiles de Acceso Una vez tenemos los centros ya creados, pasaremos a la creación de los accesos de usuarios por centro. Podremos crear perfiles iguales para cada centro (Doctores, Auxiliares, Administradores del Centro) y un Usuario con permisos para modificar o configurar todos los centros, por ejemplo. Si en los demás centros van a tener la misma estructura sobre los grupos (independientemente de los usuarios) podremos crearnos la estructura base de los centros en el Centro por Defecto y a partir de ahí copiar los grupos a los distintos centros. Centros creados desde Gestión de Centros Centro por defecto Usuarios del Grupo Haremos un ejemplo ce como crear una Jerarquía de Perfiles para todos los centros en Común.
Creamos los grupos desde el Centro por Defecto, así no afectará por el momento a ningún centro. Seleccionamos el Centro por defecto y pulsamos en la barra superior la opción Añadir Así iremos creando uno a uno los grupos necesarios. En este caso hemos creado un perfil para el personal Auxiliar, otro para Recepción, otro para Doctores, otro para Administración (contables) y otro como Administrador del Centro, es decir, el grupo en el cual se tendrá permiso para acceder con control total solo al centro asociado. Acto seguido, configuraremos según criterios los permisos en la parte derecha para cada grupo que hemos creado
Una vez configurados los permisos, tendremos 2 opciones para exportar estos perfiles a los demás centros: o creamos los mismos perfiles en cada centro y copiamos los permisos de uno a otro o hacemos copias de los perfiles y las movemos a cada uno de los centros. Para copiar los perfiles solo hay que crear los mismos grupos en cada centro
En este caso, hemos creado los mismos grupos en cada centro, así que ahora, una vez tengamos los grupos del Centro por Defecto configurados, seleccionaremos el grupo correspondiente y con el botón derecho del mouse marcaremos la opción Copiar permisos al Perfil.. Y de la ventana emergente que aparecerá seleccionamos el grupo o los grupos donde debamos aplicar la misma configuración en cuanto a permisos se refiere. Aceptamos la selección y de esta manera hemos copiado toda la configuración de un Grupo a los demás grupos elegidos de cada centro. La forma de aplicar los permisos en la versión Multicentro es la del software correspondiente.
Multicentro Gestión de los Colaboradores En la versión Multicentro del software, podremos seleccionar en que centros trabajan cada colaborador una vez hayamos creado los colaboradores, así solo estarán disponibles los colaboradores que estén asociados a dichos centros. Lo primero de todo es crear los colaboradores en el centro que pertenezcan de la manera normal. Una vez creados, deberemos de seleccionar el colaborador y marcar la opción en la parte superior Modificar Al modificar el usuario, se abrirá la ventana donde podremos modificar los datos del usuario, y desde donde podremos asociar el colaborador del centro. Los colaboradores podremos darlos de alta antes desde Sistema Gestión de Colaboradores o desde la misma ventana de asociación a los centros.
En esta ventana seleccionaremos la pestaña inferior Colaboradores Seleccionaremos la pestaña inferior de Añadir y buscaremos el colaborador desde la ventana de Gestión de colaboradores
Al marcar esta opción, podremos seleccionar un colaborador ya creado o seleccionando la pestaña inferior Nuevo podremos crear a los colaboradores desde aquí. Una vez seleccionado, marcamos la pestaña inferior derecha Seleccionar Así, en la ventana del usuario, tendremos seleccionado este colaborador
EL cual, si lo asociamos por defecto, cuando entremos con este usuario en el programa todas las acciones (prestaciones, entradas medicas, pagos, anotaciones, listados) tendrán como colaborador por defecto el seleccionado. Una vez tengamos el colaborador asociado al usuario, desde la pestaña Centros/Perfiles podremos asociar al usuario/colaborador al resto de centros que pertenezca. Por defecto siempre aparecerá el centro desde el cual hemos modificado el usuario Para asociarlo a otros centros solo hay que marcar en la ventana Centros no Asociados el centro al cual pertenece y en la ventana Perfiles del Usuario del Centro asociar a que perfil del centro seleccionado pertenece
Una vez seleccionado el perfil, marcaremos la flecha azul en la ventana Centro/Perfil para relacionarlo con el usuario. Si quisiéramos desvincularlo de un centro, seleccionaríamos el centro correspondiente y marcaríamos la otra flecha azul La acción de asociar el centro en el usuario sirve para crear el mismo usuario en el perfil del centro al que hace referencia
Después de haber realizado estas acciones, es necesario vincular el colaborador al centro o los centros que pertenezcan, ya que la acción de vincular el colaborador con el usuario no implica que el colaborador esté disponible en otros centros. Para ello deberemos de acceder a Sistema Gestión de Centros
Seleccionamos el centro a vincular y pulsamos la pestaña Colaboradores En dicha pestaña, marcaremos la opción en la parte superior Añadir
En la ventana de Gestión de Colaboradores seleccionaremos el colaborador que haya que vincular en el centro seleccionado, y pulsaremos la pestaña inferior derecha Seleccionar. De esta manera, ya tenemos vinculado el colaborador en ambos centros. También podremos Quitar el colaborador del centro siempre y cuando no tenga datos relacionados con el centro (tratamientos antiguos, anotaciones, facturas, recibos, presupuestos, etc...) o Inactivar el colaborador del centro, con esta opción solo se inactivaría del centro seleccionado, si estuviera vinculado en otros centros este seguiría activo en el resto.
Multicentro Gestión de Mutuas/Tarifas De la misma manera que asociábamos en el software los colaboradores y/o usuarios a los centros, en la versión Multicentro del Software podremos asociar las tarifas y/o mutuas con las que trabajan los centros. En primer lugar deberemos crear las tarifas desde Sistema Gestión de Mutuas y Tarifas de la manera tradicional. Una vez tengamos las tarificaciones creadas accederemos a Sistema Gestión de Centros Desde Gestión de Centros seleccionaremos el centro al que queremos aplicar o asociar una tarifa y marcamos la pestaña Mutuas Desde esta ventana podremos asociar en el centro seleccionado que mutuas/tarifas tienen disponibles. Seleccionamos la pestaña Añadir, marcamos la tarifa/mutua a asociar
Una vez seleccionada la tarifa marcaremos la opción seleccionar De esta manera, asociamos la tarifa únicamente al centro seleccionado. Podríamos crear una tarifa única para todos los centros y después, en cada centro, las tarifas o mutuas que fueran necesarias, así cuando se cambien los precios de la tarifa en común, cambiarían para todos los centros. O por el contrario, creamos una tarifa diferente por centro, pero a la hora de actualizar precios, actualizaríamos tarifa por tarifa.
Multicentro Gestión de Emisores En la versión Multicentro del software, podremos crear un único emisor para todos los centros, o por el contrario, un emisor distinto por centro de trabajo. Para ello, accedemos desde Sistema Gestión de Emisores y creamos el emisor del centro, eso sí, seleccionando primero el centro. Rellenaremos los datos necesarios y guardaremos la información
En caso de crear el mismo emisor para todos los centros, tendremos que crear el emisor centro por centro y en las series de facturación podremos distinguir los centros creando series distintas para cada centro pero con el mismo emisor. Una vez creados los emisores, deberemos acceder a Sistema Configuración para indicar en cada centro el emisor predeterminado. Cuando accedemos a la configuración, deberemos acceder como un centro en concreto, pudiéndolo cambiar desde la pestaña superior de la configuración Una vez hemos accedido como el centro conveniente, seleccionamos en la pestaña Docs. Admin. Y escogemos el emisor por defecto que ha de tener dicho centro
Así, cuando lo tengamos seleccionado, aceptamos para guardar los cambios y quedaría de la siguiente manera: De esta manera, podremos disponer de un único emisor para todos los centros, diferenciando el tema de la facturación por series o que cada centro disponga de un emisor distinto.
Multicentro Comportamiento por Centro En la configuración del sistema del software, dispondremos de una opción para el comportamiento del software entre los centros a la hora de buscar pacientes o acceder a su información. Desde Sistema Configuración Configuración accederemos a la pestaña Multicentro Seleccionaremos primero de todo el centro a aplicar dicho comportamiento
Una vez seleccionado el centro empezaremos con la configuración. Existen 2 áreas de configuración: Selecciona de paciente y Acceso a la información del paciente. Selección de Paciente Encontraremos 3 partes de configuración: Verificar existencia de un NUEVO paciente Para cuando creamos un nuevo paciente, el programa nos avise que ya existe en la base de datos, podremos seleccionar entre 3 parámetros: Únicamente en el Centro ACTIVO, que el programa nos avise si el paciente ya existe en el centro desde el que lo damos de alta, independientemente que exista en cualquier otro centro En todos los centros Asociados, únicamente nos avisara si el paciente existe en cualquiera de los centros que el usuario que lo está dando de alta tenga asociados. En todos los Centros, independientemente de si el usuario tiene o no más centros asociados, el programa avisara que existe el paciente si esta creado en cualquiera de los centros Búsqueda del Paciente Cuando realizamos la búsqueda de un paciente, podremos activar uno de los siguientes criterios de búsqueda para el centro correspondiente
En el centro ACTIVO, independientemente de los centros que el usuario realiza la búsqueda tenga asociados, solo podremos buscar pacientes del centro en el que estamos realizando la búsqueda, En todos los centros ASOCIADOS, búsqueda de los pacientes en los centros que el usuario tenga asociados en su configuración En TODOS los centros OCULTANDO información En TODOS los centros MOSTRANDO información Selección del Paciente Una vez buscado el paciente, seleccionaremos el criterio para poder seleccionarlo y abrir su ficha. Del centro ACTIVO, únicamente podremos seleccionar los pacientes que pertenezcan al centro desde el que lo buscamos, aunque nuestro usuario este asociado a mas centros. De algún centro ASOCIADO, seleccionaremos los pacientes siempre y cuando pertenezcan a alguno de los centros que tenemos asociados a nuestro usuario. Sie mpre, independientemente del centro Acceso a la Información del Paciente Existen 3 opciones a configurar Acceso a Filiación del Paciente
Para poder acceder a la filiación completa del paciente dependiendo de la configuración marcada en este campo, independientemente, solo se podrá modificar la filiación si el paciente pertenece al centro activo desde el que modifiquemos los datos. Únicamente del centro ACTIVO. Solo podremos visualizar la filiación de los pacientes pertenecientes al centro abierto por el usuario. De los centros ASOCIADOS. Si el paciente pertenece a alguno de los centros asociados al usuario podremos acceder a su filiación. De TODOS los centros. Da igual a que centro pertenezca, visualizaremos de todas maneras la filiación del paciente Acceso a la información Medica Acceso a la información médica del paciente, no económica Solo del centro ACTIVO. Solo visualizaremos la información médica si el paciente pertenece al centro seleccionado. De los Centros Asociados. Podremos visualizar la información médica si el paciente pertenece al centro en el que el usuario del software este asociado. Completa del Paciente. No importa a que centro pertenezca el paciente, siempre visualizaremos su información médica. Acceso a la información Económica Acceso a los pagos, cobros e información económica del paciente
Solo del Centro ACTIVO. Solo podremos visualizar la información económica del paciente si pertenece al centro que este activado en esos momentos De los centros ASOCIADOS. Visualizaremos la información económica si el paciente pertenece a alguno de los centros que el usuario del software tenga asociados. Completa del Paciente. Tendremos acceso a toda la información económica del paciente sea del centro que sea Una vez dispongamos de la configuración óptima de las características de Multicentro para nuestro software, seleccionaremos la opción Guardar para guardar los datos de configuración del centro que hemos seleccionado. También podremos exportar la configuración de un centro a otro, desde la flecha de la opción Guardar
Multicentro - Agenda En la Agenda de Multicentro, también podremos controlar los distintos centros por la Agenda. Si nuestro usuario, con el que iniciamos el software, tiene predeterminado un centro por defecto, aparecerá siempre la agenda por defecto de dicho centro. Si nuestro usuario del software además, tiene permisos para acceder a cualquiera de los demás centros, podremos seleccionar las agendas de los distintos centros. Centro actual seleccionado Agendas de los centros disponibles En la configuración previa de la agenda de nuestro software podremos configurar los usuarios dentro de los centros correspondientes. A la hora de configurar los usuarios, nos aparecerá en la parte superior de la ventana los centros disponibles para dar de alta a los distintos usuarios de la Agenda
Elegiremos primero el centro sobre el cual queremos crear el usuario de la agenda, una vez seleccionado, seguimos con el procedimiento de nuestro software para la creación del usuario en Agenda. Cuando vayamos a dar una cita, dependerá de los permisos que tengamos asociados para nuestros usuarios. Si tenemos permiso para visualizar los pacientes de todos los centros, aparecerá de esta manera la ventana de búsqueda de pacientes en Agenda
En este caso, como tenemos acceso a los datos de los pacientes independientemente del centro que sean y/o tenemos todos los centros asociados a nuestro usuario podremos buscarlos desde agenda sea cual sea el centro al que pertenezca. Seguirá el criterio administrado desde Sistema Configuración Configuración Multicentro.
Multicentro - Informes Desde la versión Multicentro de nuestro software, podremos realizar cualquier listado filtrado por el centro activo en el que nos encontramos o, los usuarios que tengan asociados demás centros, por todos o una selección de centros disponibles. Aquí vemos varios ejemplos: - Listado de Pacientes - Listado de Pendientes - Listado de Recalls
- Hoja de Cobros - Producción Colaboradores
- Listado de Ingresos (Facturas / Recibos) - Gastos - Listado de Citas Cualquier listado se podrá sacar tanto por el centro activo en el que estamos como de todos los centros o de una selección de ellos, siempre que tengamos asociados los respectivos centros a nuestros usuarios del software.