MANUAL DE USUARIO Sistema Integrador de Gestión Administrativa Para Serpetbol Perú S.A.C. 0 PARA DIFUSIÓN 03/012/2015 EB ALT JT A PARA APROBACION 03/12/2015 EB ALT JT REV. DESCRIPCION FECHA ELAB. REV. APRO. TITUL: MANUAL DE USUARIO DEL GESTOR WEB ESTE DOCUMENTO ES PROPIEDAD DE SERPETBOL, QUEDA PROHIBIDA SU REPRODUCCIÓN TOTAL O PARCIAL SIN LA AUTORIZACIÓN ESCRITA DE LA ORGANIZACIÓN. DOCUMENTO Nº: Revisión 0 REEMPLAZOS REEMPLAZA VERSIÓN A Página 1 de 17
Página: 2 de 17 TABLA DE CONTENIDO 1. INTRODUCCION. 3 2. ACCESO AL SISTEMA... 3 3. BARRA DE HERRAMIENTAS. 4 4. MÓDULO INTEGRADO 5 4.1. ACCESO AL MODULO S.G.I. (Ejemplo) 6 4.2. DESPLIEGUE DE OPCIONES DE LA BIBLIOTECA 6 4.3. OPCION: VISTA PREVIA (CONSULTA DE DOCUMENTOS)...7 4.4. OPCION: NUEVA CARPETA (CREACIÓN DE CARPETAS). 9 4.5. OPCION: SUBIR (AGREGAR DOCUMENTOS). 10 4.6. OPCION: RENOMBRAR (CAMBIAR NOMBRE DOCUMENTO) 12 4.7. OPCION: BORRAR (BORRAR DOCUMENTOS) 13 4.8. BOTON: PANELES (VISUALIZACION)...14 4.9. BOTON: ICONOS / DETALLE (VISUALIZACION). 15 4.10. INICIO / CERRAR SESION 16
Página: 3 de 17 1. INTRODUCCION El Módulo de Usuario, como componente del Sistema Integrado de Gestión Administrativa (GESTORWEB), es una herramienta de ayuda para los diferentes usuarios de la empresa, a través del cual pueden acceder a información ONLINE de nuestra base de datos y biblioteca de las áreas administrativas de SGI, DCA, SSMA y MANTENIMIENTO. El documento en su conjunto está orientado al uso funcional, de modo que los usuarios puedan identificar rápidamente las acciones que tiene que realizar para ejecutar las opciones del sistema. Cada opción del sistema viene acompañada de los pasos a seguir, de tal modo que orienten al usuario a un uso correcto del sistema y de este modo aproveche al máximo los recursos y bondades del mismo. Se debe considerar que dependiendo del perfil del usuario con el que ingrese, las opciones a habilitarse en el módulo de Usuario serán diferentes. 2. ACCESO AL SISTEMA Para ingresar a GESTORWEB se hará doble Clic en el siguiente link: http://www.spbgestor.com/gestor/ Se visualiza la siguiente pantalla para ingresar el usuario y contraseña de acceso al Sistema. Luego deberá registrar el Usuario y la Clave de acceso y, dar clic sobre el botón.
Página: 4 de 17 3. BARRA DE HERRAMIENTAS Se detalla la descripción de cada gráfico de la barra de herramientas a utilizar en el sistema GESTORWEB. Gráfico Descripción Crear Carpetas Subir Archivos Descargar Archivos Visualizar Archivos Eliminar Archivos y Carpetas Renombrar Archivos y Carpetas Configuración de Visualización Paneles Configuración de Visualización Iconos Configuración de Visualización Detalle El usuario podrá utilizar las funcionalidades de cada uno de ellas en todas las pantallas donde se visualice la barra de herramientas.
Página: 5 de 17 4. MÓDULO INTEGRADO El módulo Integrado permite a una persona de cualquier oficina de la empresa acceder a la información del área administrativa. El usuario tendrá acceso restringido al Menú del Módulo Integrado del sistema, dependiendo de su Rol o perfil asignado de acuerdo a la función que realiza dentro de la Empresa Como se puede apreciar en la ventana, el sistema reconoce al usuario que ingresa al sistema y le muestra el menú habilitado que le corresponde a su rol y las demás opciones no las mostrará. El manual de usuario del módulo integrado se ha sido dividido en las siguientes opciones SGI (Biblioteca de Sistema de Gestión Integrada), DCA (Biblioteca Asistente de Control Documentario), SSMA (Biblioteca de Seguridad, Salud y Medio Ambiente Exámenes Médicos ) y MANTENIMIENTO (Biblioteca de Manuales e Información de Equipos y Maquinaria Pesada)
Página: 6 de 17 4.1. ACCESO AL MODULO S.G.I. (Ejemplo) Esta Opción permite acceder a la biblioteca del S.G.I. que se desea operar. 4.2. DESPLIEGUE DE OPCIONES DE LA BIBLIOTECA Esta opción permite acceder a las diferentes carpetas del S.G.I como si estuviera en un explorador de Windows, ubicado en la parte izquierda de la ventana y pulsando sobre cualquier opción nos mostrará en la parte derecha su contenido.
Página: 7 de 17 4.3. OPCION: VISTA PREVIA (CONSULTA DE DOCUMENTOS) En la parte derecha de la ventana se muestran todos los documentos contenidos en la carpeta u opción con el focus, para realizar la consulta de alguno de ellos solo hay que seleccionarlo y pulsar el botón inmediatamente se abrirá una ventana de Vista Previa como la siguiente:
Página: 8 de 17 Como se habrá visto en la vista previa de documentos en la parte inferior aparece un submenú de opciones de manejo del archivo en consulta Estas opciones se detallan a continuación: Gráfico Descripción Visualización documento a página completa Visualización documento por defecto 100% Zoom de ampliación de visualización Zoom de reducción de visualización Guardar documento como Imprimir documento Estas opciones nos permiten tener portabilidad sobre los documentos almacenados en los diferentes formatos de almacenamiento
Página: 9 de 17 Para los casos de hojas Excel, Word, Imágenes, etc. se descargará por defecto en nuestro computador y desde podrá visualizarlo. 4.4. OPCION: NUEVA CARPETA (CREACIÓN DE CARPETAS) Este icono nos permite crear una nueva carpeta de almacenamiento en la biblioteca que tenemos por defecto, para la creación de alguno debemos seleccionar primero la carpeta padre en el lado izquierdo de la ventana, inmediatamente pulsamos el botón despues del cual emergerá una ventana Crear Carpeta en donde nos pide que ingresemos el nombre de la nueva carpeta para finalmente confirmar su creación.
Página: 10 de 17 La creación de carpetas se encuentra restringido por los roles de usuario, en este caso solo los usuarios administradores podrán crear carpetas de almacenamiento los demás usuarios podrán hacer solo consulta de la información: 4.5. OPCION: SUBIR (AGREGAR DOCUMENTOS) En esta opción los usuarios autorizados podrán agregar documentos en las carpetas seleccionadas utilizando el botón y nos mostrará la siguiete ventana. Se muestra un botón Elegir Archivos el cual al presionar nos abre la ventana explorer de Windows y nos pide que seleccionemos el archivo a Subir.
Página: 11 de 17 Seleccionado el archivo pulsamos el botón Abrir del explorer y nos mostrará una ventana de confirmación de Subir Archivos en donde nos muestra el nombre del archivos que vamos a adjuntar a nuestra base de datos. Para confirmar pulsamos Subir Aparecerá entonces la siguiente ventana con nuestro archivo ingresado:
Página: 12 de 17 4.6. OPCION: RENOMBRAR (CAMBIAR NOMBRE DOCUMENTO) En esta opción el usuario podrá cambiar el nombre del archivo que tiene seleccionado, igualmente esta opción solo la realizan los usuarios administradores. Sobrescribiendo el nombre del recuadro y pulsando el botón Cambiar Se muestra a continuación la ventana con el cambio realizado.
Página: 13 de 17 4.7. OPCION: BORRAR (BORRAR DOCUMENTOS) En esta opción el usuario administrador podrá eliminar Documentos seleccionando el archivo a eliminar y pulsando el botón, aparecerá entonces la siguiente ventana. Para eliminar bastará solo con pulsar el botón Borrar y listo, se elimina el archivo. De manera similar ocurre con las carpetas de trabajo.
Página: 14 de 17 4.8. BOTON: PANELES (VISUALIZACION) En esta opción el usuario podrá regenerar las opciones como en el estado inicial, es decir en el panel del lado izquierdo se contraerá en las opciones principales. Pulsamos el boton y entonces se reconfigurará al estado inicial:
Página: 15 de 17 4.9. BOTON: ICONOS / DETALLE (VISUALIZACION) En esta opción los usuarios pueden configurar la presentación de los archivos mostrados:. Pulsando el botón se muestra los documentos en forma de iconos. Pulsando el boton se muestra los documentos en forma de lista.
Página: 16 de 17 4.10. INICIO / CERRAR SESION Pulsando la opción Inicio de la barra de menú, regresamos a la pantalla inicial Pulsando la opción Cerrar Sesion de la barra de menu, salimos de la sesión del sistema.
Página: 17 de 17 1 Historial de Revisiones REVISIÓN DESCRIPCIÓN DE LAS MODIFICACIONES FECHA DE LA REVISIÓN A 03/12/2015 0 03/12/2015 2 Nombre y Ubicación del documento: Biblioteca SGI/ Preparado por: FIRMADO Eduardo Bernal Coordinador de Sistemas Revisado por: FIRMADO Aníbal La Torre Gerente de Administración y Logística Aprobado por: FIRMADO Jorge Taborga Gerente General