GESTION OPERATIVA La gestión deja de ser una tarea aislada para constituirse en una herramienta que sirve para ejecutar las acciones necesarias que permitan ordenar, disponer y organizar los recursos de un proyecto, utilizando procedimientos específicos y optimizando la relación entre recursos y resultados. Objetivos de la gestión: Conocer y hacer el mejor uso posible de los recursos disponibles para satisfacer de manera óptima los objetivos perseguidos, teniendo en cuenta las limitaciones que se puedan presentar. Niveles de gestión Las labores de gestión abarcan todos los ámbitos de un proyecto, incluyendo los administrativos e incluso financieros, el alcance y la trascendencia de las acciones que se ejecuten. En este ámbito se destacan los siguientes niveles: Gestión del alcance: Comprende las actividades orientadas a garantizar el cumplimiento de las tareas necesarias para lograr los objetivos del proyecto. Gestión técnica o de proceso: Incluye las actividades necesarias para garantizar que los resultados del proyecto satisfagan las necesidades y requerimientos de los gestores o inversionistas. Gestión del Tiempo: Comprende las actividades necesarias para asegurar que el proyecto se ejecute en el plazo estimado y que los resultados (producción de bienes o servicios) estén a disposición de los clientes o consumidores. Gestión de costos: Asegura que las tareas se lleven a cabo dentro de los rangos económicos impuestos (presupuesto del proyecto o recursos asignados para la actividad correspondiente). Gestión de calidad: Tiene que ver con las actividades que aseguran que el proyecto satisface los requisitos bajo los cuales deben generarse los resultados.
Gestión de los recursos: Para que una empresa cumpla su misión, logre sus objetivos y le entregue resultados favorables a los propietarios, es necesario que cuente con recursos suficientes para que contribuyan a una gestión adecuada incrementando la productividad de la empresa. Gestión de la comunicación: Permite garantizar que la información formal e informal, se genere, recopile, almacene y utilice de forma adecuada. Gestión de compras y adquisiciones: Cuando el proyecto es de cierta complejidad, se hace necesario definir algunos procedimientos que estén orientados a la correcta selección y obtención de bienes y servicios que deben ser llevados de fuera de la empresa o del proyecto. En el desarrollo de este módulo se prefundirá en los siguientes niveles de gestión: 1. Gestión del Alcance 2. Gestión del Tiempo 3. Gestión de los Recursos 4. Gestión de los Costos 1. GESTION DEL ALCANCE Comprende las actividades orientadas a garantizar el cumplimiento de las tareas necesarias para lograr los objetivos del proyecto. La gestión del alcance del proyecto se relaciona principalmente con la definición y el control de lo que está y no está incluido en el proyecto. En el contexto del proyecto, la palabra alcance puede referirse a lo siguiente: Alcance del producto. Las características y funciones que caracterizan a un producto, servicio o resultado. Alcance del proyecto. El trabajo que debe realizarse para entregar un producto, servicio o resultado con las funciones y características especificadas. PLANIFICACIÓN DEL ALCANCE El plan de gestión del alcance del proyecto es una herramienta de planificación que describe cómo el equipo definirá el alcance del proyecto, desarrollará el enunciado del alcance del proyecto detallado, definirá y desarrollará la
estructura de desglose del trabajo, verificará y controlará el alcance del proyecto. 1. Factores Ambientales de la Empresa 2. Activos de los Procesos de la Organización 3. Acta de Constitución del Proyecto 4. Enunciado del Alcance del Proyecto Preliminar 5. Plan de Gestión del Proyecto Juicio de Expertos para desarrollar el plan de gestión del alcance del proyecto. Plantillas, Formularios, Normas Plantillas de estructura de desglose del trabajo, plantillas de plan de gestión del alcance y formularios de control de cambios en el alcance del proyecto. Salidas Plan de Gestión del Alcance del Proyecto El plan de gestión del alcance del proyecto proporciona orientación sobre cómo el equipo de dirección del proyecto definirá, documentará, verificará, gestionará y controlará el alcance del proyecto. DEFINICIÓN DEL ALCANCE
La preparación de un enunciado del alcance del proyecto detallado es crítica para el éxito del proyecto y se construye sobre la base de los principales productos entregables, asunciones y restricciones que se documentan durante la iniciación del proyecto en el enunciado del alcance del proyecto preliminar. Durante la planificación, el alcance del proyecto se define y describe con mayor especificidad porque se conoce más información acerca del proyecto. 1. Activos de los Procesos de la Organización 2. Acta de Constitución del Proyecto 3. Enunciado del Alcance del Proyecto Preliminar 4. Plan de Gestión del Alcance del Proyecto 5. Solicitudes de Cambio Aprobadas 1. Análisis del Producto Técnicas como desglose del producto, análisis de sistemas, ingeniería de sistemas, ingeniería del valor, análisis del valor y análisis funcional. 2. Identificación de Alternativas Las más comunes son la tormenta de ideas y el pensamiento lateral. 3. Juicio de Expertos 4. Análisis de los Interesados Identifica la influencia y los intereses de los diversos interesados y documenta sus necesidades, deseos y expectativas.
Salidas 1. Enunciado del Alcance del Proyecto El enunciado del alcance del proyecto describe, en detalle, los productos entregables del proyecto y el trabajo necesario para crear tales productos entregables. 2. Cambios Solicitados 3. Plan de Gestión del Alcance del Proyecto (Actualizaciones) VERIFICACIÓN DEL ALCANCE Si el proyecto se termina antes de lo previsto, el proceso de verificación del alcance del proyecto debería establecer y documentar el nivel y alcance de lo completado. La verificación del alcance es el proceso de obtener la aceptación formal por parte de los interesados del alcance del proyecto completado y los productos entregables relacionados. Verificar el alcance del proyecto incluye revisar los productos entregables para asegurarse de que cada uno se complete satisfactoriamente 1. Enunciado del Alcance del Proyecto 2. Plan de Gestión del Alcance del Proyecto 3. Productos Entregables Los productos entregables son aquellos que se han completado total o parcialmente, y constituyen una salida del proceso Dirigir y Gestionar la Ejecución del Proyecto 1. Inspección Medir, examinar y verificar, a fin de determinar si el trabajo y los productos entregables cumplen con los requisitos y los criterios de aceptación del producto. 2. Las inspecciones pueden denominarse revisiones, revisiones de productos, auditorías y revisiones generales.
Salidas 1. Productos Entregables Aceptados 2. Cambios Solicitados 3. Acciones Correctivas Recomendadas 4. CONTROL DEL ALCANCE El control del alcance del proyecto se encarga de influir sobre los factores que crean cambios en el alcance del proyecto y de controlar el impacto de dichos cambios. El control del alcance del proyecto también se usa para gestionar los cambios reales cuando se producen, y está integrado con los demás procesos de control. Los cambios no controlados a menudo se denominan corrupción del alcance del proyecto. Los cambios son inevitables, con lo cual se impone algún tipo de proceso de control de cambios. 1. Enunciado del Alcance del Proyecto 2. Estructura de Desglose del Trabajo 3. Plan de Gestión del Alcance del Proyecto 4. Informes de Rendimiento Los informes de rendimiento proporcionan información sobre el rendimiento del trabajo del proyecto, como por ejemplo los productos entregables intermedios que se han completado.
5. Solicitudes de Cambio Aprobadas 6. Información sobre el Rendimiento del Trabajo 1. Sistema de Control de Cambios Define los procedimientos por los cuales pueden modificarse el alcance del proyecto y el alcance del producto. 2. Análisis de Variación Las mediciones del rendimiento del proyecto se usan para evaluar la magnitud de la variación. 3. Replanificación Con las solicitudes de cambio aprobadas que afecten al alcance del proyecto 4. Sistema de Gestión de la Configuración Proporciona procedimientos para el estado de situación de los productos entregables Salidas 1. Enunciado del Alcance del Proyecto (Actualizaciones) 2. Estructura de Desglose del Trabajo (Actualizaciones) 3. Línea Base del Alcance (Actualizaciones) 4. Cambios Solicitados 5. Acciones Correctivas Recomendadas 6. Activos de los Procesos de la Organización (Actualizaciones) 7. Plan de Gestión del Proyecto (Actualizaciones)