Página 1 de 40 EN LA CONTRALORÍA GENERAL DE LA CONTENIDO 1 OBJETIVO... 2 2 ÁMBITO DE APLICACIÓN... 2 3 COMPETENCIA TRAMITE INICIAL... 3 4 CLASIFICACIÓN Y CRITERIOS PARA DETERMINAR LA COMPETENCIA EN LA EVALUACIÓN DE PETICIONES Y OTRAS SOLICITUDES.... 3 4.1 ASUNTOS DE COMPETENCIA DE LA CONTRALORÍA GENERAL DE LA :... 3 4.1.1 Denuncia (D):... 3 4.1.2 Queja Ordinaria (QO):... 4 4.1.3 Queja Disciplinaria (QD).... 4 4.1.4 Solicitud de Control Fiscal Posterior Excepcional (CE)... 5 4.1.5 Derecho de Petición de Reconocimiento de un Derecho (RD).... 5 4.1.6 Derecho de Petición de tuación Jurídica (SJ).... 5 4.1.7 Derecho de Petición de Servicio (SE).... 5 4.1.8 Derecho de Petición de Información (IN).... 5 4.1.9 Derecho de Petición de Consulta (CO).... 6 4.1.10 Derecho de Petición de Copias (CP)... 6 4.1.11 Insumo (IS).... 6 4.1.12 Derecho de Petición entre Autoridades Públicas (PA).... 6 4.1.13 Reclamo (RE).... 6 4.1.14 Sugerencia (SG).... 6 4.2 ASUNTOS DE NO COMPETENCIA DE LA CONTRALORÍA GENERAL DE LA :... 7 4.3 TRÁMITE DE SOLICITUDES ANÓNIMAS... 7 4.4 TRÁMITE DE INFORMACIÓN PROVENIENTE DE MEDIOS DE COMUNICACIÓN... 7 4.5 SOLICITUDES DEL CONGRESO DE LA... 7 4.6 PROCEDE EL ARCHIVO EN LOS SIGUIENTES CASOS:... 7 4.7 CRITERIOS PARA NOTIFICAR LOS AUTOS DE ARCHIVO... 8 4.8 TERMINOS PARA EL TRÁMITE... 9 5 FLUJOS DE ACTIVIDADES... 11 5.1 Flujo 1: Actividades desarrolladas en la Contraloría Delegada para la Participación Ciudadana o en las Gerencias Departamentales Colegiadas en la atención de una SOLICITUD.... 11 5.2 Flujo. 2: Actividades desarrolladas por las dependencias responsables de la Contraloría General de la República en la atención de una DENUNCIA.... 16
Página 2 de 40 5.3 Flujo. 3: Actividades desarrolladas en el trámite de una Solicitud de Control Fiscal Posterior Excepcional... 20 5.4 Flujo. 4: Actividades desarrolladas por las dependencias responsables del proceso de Responsabilidad Fiscal.... 22 5.5 Flujo. 5: Actividades desarrolladas por las dependencias responsables de la Contraloría General de la República en la atención de otros derechos de petición: Reconocimiento de un Derecho, tuación Jurídica, Servicio, Información, Copias, Consulta.... 23 5.6 Flujo. 6. Actividades desarrolladas en el seguimiento al Proceso a través del Informe de Supervisión... 25 5.7 Flujo. 7. Actividades desarrolladas en el seguimiento al Proceso a través del Observatorio 27 5.8 Proyección de viáticos para la Atención de Denuncias:... 29 5.9 Conformación del Expediente documental... 29 6 DEFINICIONES... 29 7 FLUJOGRAMAS DEL PROCESO... 31 7.1 Flujograma 1: Actividades desarrolladas en la Contraloría Delegada para la Participación Ciudadana o en las Gerencias Departamentales Colegiadas en la atención de una SOLICITUD... 32 7.2 Flujograma. 2: Actividades desarrolladas por las dependencias responsables de la Contraloría General de la República en la atención de una DENUNCIA.... 34 7.1 Flujograma. 3: Actividades desarrolladas en el trámite de una Solicitud de Control Fiscal Posterior Excepcional... 35 7.2 Flujograma. 5: Actividades desarrolladas por las dependencias responsables de la Contraloría General de la República en la atención de otros derechos de petición: Reconocimiento de un Derecho, tuación Jurídica, Servicio, Información, Copias, Consulta.... 37 7.3 Flujograma. 6. Actividades desarrolladas en el seguimiento al Proceso a través del Informe de Supervisión... 38 7.4 Flujograma. 7. Actividades desarrolladas en el seguimiento al Proceso a través del Observatorio... 39 8 REFERENCIAS NORMATIVAS DEL PROCEDIMIENTO... 40 9 ANEXOS... 40 10 ENTRADA EN VIGENCIA... 40 1 OBJETIVO Atender los requerimientos que los solicitantes interponen ante la Entidad y dirigirlos hacia sus procesos ordinarios, cuando comprendan hechos relacionados con el control fiscal que ejerce la Contraloría General de la República, y hacia las demás entidades, en caso de no ser de su competencia. 2 ÁMBITO DE APLICACIÓN Se tramitarán los Derechos de petición que llenen los requisitos mínimos previstos en la Constitución Política Nacional y la normatividad que regule lo pertinente, y otras solicitudes que sean recibidas en la Contraloría General de la República.
Página 3 de 40 3 TRAMITE INICIAL Todo derecho de petición deberá ser remitido de manera inmediata a la Contraloría Delegada para la Participación Ciudadana o los Grupos de Participación Ciudadana de las Gerencias Departamentales Colegiadas, quienes tienen la exclusividad en el trámite inicial de peticiones, y otras solicitudes; en aquellos casos en que sean recibidas por una dependencia distinta a estás, deberán ser enviadas en forma inmediata a las dependencias antes mencionadas. En el Nivel Central debe ser remitido de forma inmediata a la Dirección de Atención Ciudadana, para su registro en el stema de Participación Ciudadana. En las Gerencias Departamentales, debe ser remitido de forma inmediata al Grupo de Participación Ciudadana, para su registro en el stema de Participación Ciudadana. Excepciones: 1. Peticiones relacionadas con indagaciones preliminares, procesos de responsabilidad fiscal, procesos de acción de cobro coactivo y procesos administrativos sancionatorios, las cuales deben ser remitidas directamente a las dependencias competentes de la Contraloría General de la República. 2. Peticiones y comunicaciones provenientes de entidades sujetos de control relacionadas con el proceso auditor. 3. Solicitudes cuyo asunto corresponda a quejas disciplinarias por la acción u omisión de los servidores públicos de la Contraloría General de la República, recibidas en forma personal, por escrito, por correo electrónico, salvo las registradas directamente por la ciudadanía a través del stema de Información que opere al interior de la Entidad para la atención de peticiones. 4. Los oficios informativos de embargo de recursos del tesoro nacional. 4 CLASIFICACIÓN Y CRITERIOS PARA DETERMINAR LA COMPETENCIA EN LA EVALUACIÓN DE PETICIONES Y OTRAS SOLICITUDES. Facúltese a los funcionarios del Nivel Directivo del nivel Central y del Nivel Desconcentrado para dar respuesta a los derechos de petición que se dirijan a la entidad o a su representante legal conforme a los asuntos propios de su dependencia. 4.1 ASUNTOS DE COMPETENCIA DE LA CONTRALORÍA GENERAL DE LA : Este Procedimiento reglamenta el desarrollo de las actividades correspondientes a la estrategia de Atención al Ciudadano en la Contraloría General de la República, en relación con las siguientes modalidades de derecho de petición: 4.1.1 Denuncia (D): Es la acción ciudadana mediante la cual cualquier persona comunica, informa o da aviso, en forma verbal o escrita a la Contraloría General de la República o el actuar oficioso de esta Entidad para avocar el conocimiento de hechos o conductas con las que se pueda estar configurando un posible manejo irregular que implique un eventual detrimento de los bienes o fondos de la Nación por una indebida gestión fiscal, bien sea por parte de un servidor público o de un particular que administre dichos fondos o bienes.
Página 4 de 40 Gestión fiscal. La Ley 610 de 2000, Artículo 3o. Para los efectos de la presente ley, se entiende por gestión fiscal el conjunto de actividades económicas, jurídicas y tecnológicas, que realizan los servidores públicos y las personas de derecho privado que manejen o administren recursos o fondos públicos, tendientes a la adecuada y correcta adquisición, planeación, conservación, administración, custodia, explotación, enajenación, consumo, adjudicación, gasto, inversión y disposición de los bienes públicos, así como a la recaudación, manejo e inversión de sus rentas en orden a cumplir los fines esenciales del Estado, con sujeción a los principios de legalidad, eficiencia, economía, eficacia, equidad, imparcialidad, moralidad, transparencia, publicidad y valoración de los costos ambientales. Daño patrimonial al Estado. Ley 610 de 2000, Artículo 6o. Para efectos de esta ley se entiende por daño patrimonial al Estado la lesión del patrimonio público, representada en el menoscabo, disminución, perjuicio, detrimento, pérdida, uso indebido o deterioro de los bienes o recursos públicos, o a los intereses patrimoniales del Estado, producida por una gestión fiscal antieconómica, ineficaz, ineficiente, inequitativa e inoportuna, que en términos generales, no se aplique al cumplimiento de los cometidos y de los fines esenciales del Estado, particularizados por el objetivo funcional y organizacional, programa o proyecto de los sujetos de vigilancia y control de las contralorías. Dicho daño podrá ocasionarse por acción u omisión de los servidores públicos o por la persona natural o jurídica de derecho privado, que en forma dolosa o culposa produzcan directamente o contribuyan al detrimento al patrimonio público. 4.1.2 Queja Ordinaria (QO): Es la acción ciudadana, que da a conocer a la Contraloría General de la República una situación posiblemente irregular en relación con los planes, métodos, principios, normas, procedimientos y mecanismos de verificación y evaluación adoptados por la entidad. LEY 87 DE 1993, ARTÍCULO 1o. DEFINICIÓN DEL CONTROL INTERNO. Se entiende por control interno el sistema integrado por el esquema de organización y el conjunto de los planes, métodos, principios, normas, procedimientos y mecanismos de verificación y evaluación adoptados por una entidad, con el fin de procurar que todas las actividades, operaciones y actuaciones, así como la administración de la información y los recursos, se realicen de acuerdo con las normas constitucionales y legales vigentes dentro de las políticas trazadas por la dirección y en atención a las metas u objetivos previstos. El ejercicio del control interno debe consultar los principios de igualdad, moralidad, eficiencia, economía, celeridad, imparcialidad, publicidad y valoración de costos ambientales. En consecuencia, deberá concebirse y organizarse de tal manera que su ejercicio sea intrínseco al desarrollo de las funciones de todos los cargos existentes en la entidad, y en particular de las asignadas a aquellos que tengan responsabilidad del mando. 4.1.3 Queja Disciplinaria (QD). En todos aquellos casos en que la conducta del servidor público que es puesta en conocimiento de la Contraloría General de la República, pueda configurar una falta de carácter disciplinario, será recepcionada y tramitada por la Oficina de Control Disciplinario de la Contraloría General de la República, de conformidad con el artículo 6 de la Ley 734 de 2002. La queja disciplinaria únicamente será evaluada por funcionarios encargados del trámite en Participación Ciudadana cuando ingrese directamente a la página web de la Contraloría General de la República. Falta Disciplinaria. Ley 734 de 2002, Artículo 23. Constituye falta disciplinaria, y por lo tanto da lugar a la acción e imposición de la sanción correspondiente, la incursión en cualquiera de las conductas o comportamientos previstos en este código que conlleve
Página 5 de 40 incumplimiento de deberes, extralimitación en el ejercicio de derechos y funciones, prohibiciones y violación del régimen de inhabilidades, incompatibilidades, impedimentos y conflicto de intereses, sin estar amparado por cualquiera de las causales de exclusión de responsabilidad contempladas en el artículo 28 del presente ordenamiento. 4.1.4 Solicitud de Control Fiscal Posterior Excepcional (CE). Es la facultad constitucional y legal otorgada a la Contraloría General de la República para ejercer control fiscal en cualquiera de sus modalidades y acciones sobre las cuentas de cualquier entidad territorial, cuya competencia natural recae en el ente de control fiscal territorial, relevando a este de su competencia sobre los asuntos materia del mismo; previo cumplimiento de los requisitos previstos por la Ley, la Jurisprudencia y la resolución orgánica interna que la regule. Solo están facultados para requerir dicha intervención: De conformidad con lo establecido en el artículo 26 de la Ley 42 de 1993: - El gobierno Departamental, Municipal o Distrital. - Las Corporaciones públicas territoriales: Asambleas Departamentales, Concejos distritales o municipales. - Personerías Distritales o Municipales. De conformidad con lo establecido en la Ley 850 de 2003, las Veedurías ciudadanas. De acuerdo con el artículo 122 de la Ley 1474 de 2011, las Comisiones Constitucionales permanentes del Congreso de la República, con el cumplimiento de los siguientes requisitos: 1. Presentación de un informe previo y detallado, para sustentar la solicitud. 2. La solicitud debe ser aprobada por la mayoría absoluta de dicha comisión. 4.1.5 Derecho de Petición de Reconocimiento de un Derecho (RD). Es la solicitud que realiza un ciudadano con la finalidad de hacer efectivos el o los derechos que las disposiciones legales le reconocen jurídicamente. En derecho de petición corresponde a las peticiones de reconocimiento de un derecho fundamental de conformidad con las competencias constitucionales y legales de la CGR cuando deban ser resueltas para evitar un perjuicio irremediable al peticionario, quien deberá probar sumariamente la titularidad del derecho y el riesgo de perjuicio invocados. 4.1.6 Derecho de Petición de tuación Jurídica (SJ). Es la solicitud ciudadana o informes de otras autoridades, que buscan la defensa de un derecho ante posibles amenazas, vulneraciones u omisiones por parte de la Contraloría General de la República, en el ámbito de sus competencias. 4.1.7 Derecho de Petición de Servicio (SE). - Cuando el ciudadano solicita el desarrollo de actividades de orientación, formación, capacitación, control fiscal micro, control fiscal macro, expedición de certificados y publicaciones, por parte de la CGR. 4.1.8 Derecho de Petición de Información (IN). - Es la solicitud ciudadana que se formula ante las autoridades para que éstas den a conocer como han actuado en un caso concreto o permiten el examen de documentos que tienen en su poder.
Página 6 de 40 4.1.9 Derecho de Petición de Consulta (CO). - Es la solicitud ciudadana que se presenta en forma verbal o escrita ante las autoridades, para que estas manifiesten su parecer o emitan concepto sobre materias o asuntos relacionados con sus atribuciones o funciones o respecto de determinado punto de hecho o de derecho, siempre y cuando no verse sobre una situación jurídica particular o caso concreto. 4.1.10 Derecho de Petición de Copias (CP). - Cuando el ciudadano solicita tener acceso a consultar y obtener copia de los documentos que reposen en los archivos o en la biblioteca de la Contraloría General de la República, siempre y cuando no se encuentren sujetos a reserva de carácter constitucional o legal, o se afecte el derecho a la intimidad personal y familiar, honra y buen nombre de las personas, los cuales deben ser garantizados por la Contraloría General de la República. En ningún caso se entregará copia de las denuncias o peticiones en el que los solicitantes insta por la reserva de su identidad. 4.1.11 Insumo (IS). - Comunicación que informa a la Contraloría General de la República, aspectos relacionados con la gestión fiscal entendida ésta como el conjunto de actividades económicas, jurídicas y tecnológicas, que realizan los servidores públicos y las personas de derecho privado que manejen o administren recursos o fondos públicos, tendientes a la adecuada y correcta adquisición, planeación, conservación, administración, custodia, explotación, enajenación, consumo, adjudicación, gasto, inversión y disposición de los bienes públicos, así como a la recaudación, manejo e inversión de sus rentas en orden a cumplir los fines esenciales del Estado, con sujeción a los principios de legalidad, eficiencia, economía, eficacia, equidad, imparcialidad, moralidad, transparencia, publicidad y valoración de los costos ambientales. Este insumo procede cuando no medie una petición concreta de actuación de la Contraloría General de la República, ni guarde relación con hechos que puedan originar una denuncia. 4.1.12 Derecho de Petición entre Autoridades Públicas (PA). - Petición de información formulada por una autoridad a otra Entidad. 4.1.13 Reclamo (RE). - Es el derecho que tiene toda persona de exigir, reivindicar o demandar una solución, ya sea por motivo general o particular, referente a la prestación indebida de un servicio o a la falta de atención de una solicitud. 4.1.14 Sugerencia (SG). - Es la manifestación de una idea o propuesta para mejorar el servicio o la gestión de la entidad.
Página 7 de 40 4.2 ASUNTOS DE NO COMPETENCIA DE LA CONTRALORÍA GENERAL DE LA : Presunto daño patrimonial al estado en entidades que no son sujeto de control de la Contraloría General de la República, de acuerdo con la resolución de sectorización establecida en la normatividad vigente. Presunta falta disciplinaria de servidores públicos y contratistas distintos a los de la Contraloría General de la República. Presunta conducta penal de servidores públicos distintos a los de la Contraloría General de la República. Solicitudes diferentes a la administración de bienes o fondos de la Nación, en las cuales se encuentren involucrados particulares y/o entidades públicas. 4.3 TRÁMITE DE SOLICITUDES ANÓNIMAS Se consideran anónimos las solicitudes presentadas ante la CGR que carecen de todos los elementos: nombre, dirección, correo electrónico y teléfono. En este sentido, no se tramitarán por parte de la CGR, a excepción que el contenido del escrito precise circunstancias de modo, tiempo y lugar o que suministren los elementos suficientes para iniciar investigación, evento en el cual se tramitarán DE OFICIO por parte de la Entidad. se consideran anónimos, los derechos de petición que contengan o nombre, o dirección o correo electrónico o teléfono, evento en el cual, se tramitarán de acuerdo al presente procedimiento. En el evento en que en el derecho de petición, sólo se conozca el nombre o el teléfono del peticionario, la respuesta será notificada por aviso, de conformidad con lo establecido en el art 69 de la ley 1437 de 2011, con copia íntegra de la respuesta en la página electrónica y en todo caso en un lugar de acceso público de la Dirección de Atención Ciudadana y la Gerencia Departamental, por el término de 5 días con la advertencia de que la notificación se considerará surtida al finalizar el día siguiente al retiro del aviso. 4.4 TRÁMITE DE INFORMACIÓN PROVENIENTE DE MEDIOS DE COMUNICACIÓN Cuando los hechos son difundidos a través de los medios de comunicación, la Contraloría General de la República avoca en forma oficiosa su conocimiento y trámite. Se tramitarán siempre y cuando comporten circunstancias de modo, tiempo y lugar y se evidencie una denuncia que sea de competencia de la CGR. 4.5 SOLICITUDES DEL CONGRESO DE LA Son los requerimientos provenientes del Congreso de la República, que son clasificados así: Solicitudes de Información, Quejas Denuncias y Derechos de Petición, Solicitudes de Control Fiscal Posterior Excepcional, Invitaciones y/o citaciones a sesiones en comisiones, plenarias, foros y audiencias, Conceptos técnicos sobre proyectos de ley o actos legislativo; los cuales ingresan por la Unidad de Apoyo Técnico al Congreso UATC, y son remitidos a las dependencias competentes encargadas de suministrar la información en el término de tres días, para ser consolidada por la Unidad y remitirla al destinatario. 4.6 PROCEDE EL ARCHIVO EN LOS SIGUIENTES CASOS: a. En aplicación de los principios constitucionales de economía y eficiencia, las peticiones remitidas a la Contraloría General de la República, que no son de su competencia y ya han sido dirigidas al competente, no es pertinente dar aplicación al artículo 21º del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.
Página 8 de 40 b. Cuando no se comprenda su finalidad u objeto, se devolverá al solicitante para que la corrija o aclare dentro de los diez (10) días siguientes. En caso de no corregirse o aclararse, se archivará la petición c. Cuando sea irrespetuosa se le devolverá al ciudadano para que la presente de manera respetuosa de acuerdo con lo consagrado en el artículo 23 de la Constitución Política. d. Las peticiones de las que no se cuenta con la información completa para determinar el trámite, y el ciudadano se abstenga de complementar, aclarar o precisar. e. Las peticiones clasificadas como insumo, en las cuales sólo se informa a la Contraloría General de la República, aspectos relacionados con la gestión fiscal que no pueda originar una denuncia. 4.7 CRITERIOS PARA NOTIFICAR LOS AUTOS DE ARCHIVO Los autos de archivo proceden cuando se realicen solicitudes de complementación, corrección o aclaración a los peticionarios, y éstos no las realicen en el término de un mes, caso en el cual se entenderá desistida la petición y se procederá a su archivo, de conformidad con el artículo 17 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo. Para tal efecto las formas de notificación de los respectivos actos administrativos son las siguientes: tificación personal. Las decisiones que pongan término a una actuación administrativa se notificarán personalmente al interesado, a su representante o apoderado, o a la persona debidamente autorizada por el interesado para notificarse. En la diligencia de notificación se entregará al interesado copia íntegra, auténtica y gratuita del acto administrativo, con anotación de la fecha y la hora, que legalmente proceden, las autoridades ante quienes deben interponerse y los plazos para hacerlo. La notificación personal para dar cumplimiento a todas las diligencias previstas también podrá efectuarse mediante: 1. Por medio electrónico. Procederá siempre y cuando el interesado acepte ser notificado de esta manera. Citaciones para notificación personal. no hay otro medio más eficaz de informar al interesado, se le enviará una citación a la dirección, al número de fax o al correo electrónico que figuren en el expediente o puedan obtenerse del registro mercantil, para que comparezca a la diligencia de notificación personal. El envío de la citación se hará dentro de los cinco (5) días siguientes a la expedición del acto, y de dicha diligencia se dejará constancia en el expediente. Cuando se desconozca la información sobre el destinatario, la citación se publicará en la página electrónica o en un lugar de acceso al público de la respectiva entidad por el término de cinco (5) días. tificación por aviso. no pudiere hacerse la notificación personal al cabo de los cinco (5) días del envío de la citación, esta se hará por medio de aviso que se remitirá a la dirección, al número de fax o al correo electrónico que figuren en el expediente o puedan obtenerse del registro mercantil, acompañado de copia íntegra del acto administrativo. El aviso deberá indicar la fecha y la del acto que se notifica, la autoridad que lo expidió, los recursos que legalmente proceden, las autoridades ante quienes deben interponerse, los plazos respectivos y la advertencia de que la notificación se considerará surtida al finalizar el día siguiente al de la entrega del aviso en el lugar de destino. Cuando se desconozca la información sobre el destinatario, el aviso, con copia íntegra del acto administrativo, se publicará en la página electrónica y en todo caso en un lugar de acceso al público de la respectiva entidad por el término de cinco (5) días, con la advertencia de que la notificación se considerará surtida al finalizar el día siguiente al retiro del aviso.
Página 9 de 40 En el expediente se dejará constancia de la remisión o publicación del aviso y de la fecha en que por este medio quedará surtida la notificación personal. 4.8 TERMINOS PARA EL TRÁMITE En la CGR se dispone de los siguientes términos para el trámite de las peticiones ciudadanas MODALIDAD DE PETICION Denuncia (D): Queja Ordinaria (QO): TÉRMINO 90 días para su actuación de fondo De conformidad a lo previsto en la Oficina de Control Interno Queja Disciplinaria (QD). 5 años desde la ocurrencia de los hechos (Ley 734/02) Solicitud de Control Fiscal Posterior Excepcional (CE) Derecho de petición de Reconocimiento de un Derecho (RD) Derecho de petición de tuación Jurídica (SJ) Derecho de petición de Servicio (SE) Derecho de Petición de Información (IN) Derecho de petición de Consulta (CO) Derecho de petición de Copias (CP) Derecho de petición Entre Autoridades Públicas (PA) Reclamo Solicitudes de Origen Congreso de la República Término previsto por el Despacho de la Contralora Términos previstos en el art 34 y ss para el Procedimiento administrativo común y principal. Términos previstos en el art 34 y ss para el Procedimiento administrativo común y principal. 15 días 15 días 30 días 10 días 10 días 30 días 5 días por Artículo 258 de la Ley 5 de 1992 PARÁGRAFO 1 : Los anteriores términos podrán ser prorrogables por un término igual al establecido, de acuerdo con la complejidad del asunto; caso en el cual debe notificarse al ciudadano sobre la fecha de respuesta y la justificación del caso. PARÁGRAFO 2 : Las sugerencias y solicitudes de insumo no tienen término de trámite, ya que con la respuesta dada al ciudadano acusando su recibo, procede el archivo, sin perjuicio de la obligación de cada dependencia de informar lo indicado en el literal d) del numeral 4.6, una vez se defina el trámite, actuación o proceso en que se incluirá. PARAGRAFO 3. Las dependencias responsables del Flujo. 1 contarán máximo con un término de ocho (08) días para realizar los traslados internos correspondientes a partir de su recibo en participación ciudadana, exceptuando las del Congreso y la Defensoría para el cual se dispone hasta de dos (02) días.
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Página 11 de 40 5 FLUJOS DE ACTIVIDADES 5.1 Flujo 1: Actividades desarrolladas en la Contraloría Delegada para la Participación Ciudadana o en las Gerencias Departamentales Colegiadas en la atención de una SOLICITUD. ITEM ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE REGISTRO Recibir y registrar en el stema de Correspondencia de la Entidad las peticiones y otras solicitudes que sean presentadas, a través de los siguientes medios: 1 Recepción - Personal - Telefónico - Escrito: Correo postal o electrónico, Fax - En el desarrollo de una actividad de promoción - A través de Información publicada en los diferentes medios de comunicaciones nacionales o regionales, que sea enviada por un funcionario o de dependencia, las cuales quedaran radicadas como actuación de oficio por la CGR. Radicador de Correspondencia Radicado de la petición Una vez efectuado el registro, se entrega al funcionario responsable de la asignación, teniendo en cuenta el numeral 3 relacionado con la Competencia en el trámite inicial. Registrar la solicitud o derecho de petición en el stema de Información de Participación Ciudadana de la Contraloría General de la República, el cual suministra en forma automática el Código Único Nacional. 2 Registro en el stema de Información En el momento del registro de la solicitud, deben adjuntarse los archivos electrónicos de los documentos escaneados suministrados por el solicitante. Cuando más de diez (10) solicitantes formulen peticiones de información análogas, se registrará con un número único nacional y se anexarán todos los documentos recibidos de los diferentes solicitantes. Radicador/Orienta dor Registro en el stema Las solicitudes interpuestas de forma personal, telefónica o por correo electrónico, que a través de la orientación son resueltos o direccionados a la Entidad competente, se registran en el sistema de
Página 12 de 40 información y se procede a su archivo debido a que no requiere trámite adicional. 3 Asignación ta: Los ciudadanos también pueden registrar sus solicitudes directamente a través del enlace dispuesto en la Página Web de la Contraloría General de la República. Analizar la petición y asignarla a través del stema de Información de Participación Ciudadana al funcionario evaluador responsable de su trámite. Las solicitudes registradas vía web por el ciudadano, deben radicarse antes de la asignación en el sistema de Correspondencia oficial. De acuerdo con la clasificación y criterios para determinar la competencia establecidos en el numeral 1.2. del presente procedimiento, es evaluada la solicitud, determinando la clasificación, los hechos relevantes o asunto del requerimiento e indicando alguno de los siguientes tipo de trámite: Asignador del Nivel Central/ Presidente de la Colegiatura/ Evaluador/ Profesional que Sustancia, tifica y Resuelve Recurso Reposición Asignación a funcionario evaluador Registro en el sistema de la evaluación, Proyectos de oficios: de traslado al competente / de trámite al ciudadano/ Auto de Archivo tificación y Proyecto de auto que resuelve el recurso de reposición 4 Evaluación Tipos de trámite: Competencia de la Contraloría General de la República: Se traslada a la(s) dependencia (s) competente (s). competencia de la Contraloría General de la República. Se traslada a la entidad (es) externa (s) y se procede al archivo de la solicitud. Competencia Mixta: cuando la competencia radica en una dependencia de la CGR y en una entidad externa. Acumulación. Cuando el derecho de petición, se refiera a las mismas o similares circunstancias de modo, tiempo o lugar de una solicitud anteriormente recibida que se encuentra en trámite en la Entidad, sea esta presentada por el mismo o diferente solicitante. de la misma se evidencian, nuevos hechos, debe tramitarse de forma independiente.
Página 13 de 40 Aclaración de la Solicitud. Cuando no se comprenda su finalidad u objeto, se devolverá al solicitante para que la corrija o aclare dentro de los diez (10) días siguientes. En caso de no corregirse o aclararse, se archivará la petición. Responder a ciudadano y Archivo de la solicitud Procede el archivo en Participación Ciudadana, previa comunicación al solicitante en los siguientes casos: o Acuso de Recibo. Cuando el solicitante remite a la CGR copia de la comunicación enviada al competente, se informa al ciudadano el recibo de la solicitud. o Insumo: Se informa al ciudadano el recibo de la solicitud y se remite a la dependencia relacionada. o Cuando sea irrespetuosa se le devolverá al ciudadano para que la presente de manera respetuosa de acuerdo con lo consagrado en el artículo 23 de la Constitución Política o Cuando la información o trámite requerido por el solicitante sea competencia directa de la Dirección de Atención Ciudadana o del Grupo de Participación de la Gerencia Departamental Colegiada Respecto de peticiones reiterativas ya resueltas, la autoridad podrá remitirse a las respuestas anteriores. Otras actuaciones: En los demás eventos, que no se cuente con información clara de los hechos, que permita determinar su certeza, el origen de los recursos, el punto de control o el porcentaje de participación de la nación en la asignación de los recursos, con lo cual se pueda determinar la competencia, la Contraloría Delegada para la Participación Ciudadana o los grupos de participación ciudadana de las Gerencias Departamentales Colegiadas, pueden: o o Requerir información a la Entidad. Requerir a la entidad relacionada con el asunto de la solicitud, para que dentro de los diez (10) días siguientes al recibo del requerimiento por parte de la CGR, suministre la información necesaria para determinar la competencia y trámite de la solicitud ciudadana, al cabo del cual se deberá tomar una decisión sobre su trámite. Requerir ampliación al solicitante. En caso en que se advierta que la solicitud está incompleta, requerirá ampliación dentro de los diez (10) días siguientes a la fecha de radicación, para que la complete dentro de un (1) mes, prorrogable por un término igual. En consecuencia, se suspenderán los términos de brindar respuesta al peticionario, los cuales se reanudan una vez sea recibida la ampliación del solicitante. Archivo. Una vez vencidos los términos, sin actuación del solicitante, se decreta el desistimiento y archivo por auto motivado, notificado personalmente. 5 Autorización Contra el mismo, procede recurso de reposición. Verificar la congruencia y coherencia del trámite definido en la evaluación con el asunto de la petición y autorizar la decisión adoptada, y además, suscribir Autorizador Participación Decisión de autorización
Página 14 de 40 los autos de archivo de la petición, los oficios de trámite o fondo para el solicitante y de traslado respectivos. Ciudadana / Presidente de la Colegiatura Observación 1: En La Dirección de Atención Ciudadana la revisión será apoyada por el funcionario a cargo de la Coordinación en la Dependencia. Observación 2: En el evento de presentarse controversia entre el evaluador y el autorizador, por la decisión adoptada en la evaluación, será dirimida en Sala por los directivos de la Gerencia Departamental Colegiada. Con el registro de la autorización en el SISTEMA se remitirá notificación al correo electrónico de los Jefes de Dependencia respectiva y al funcionario enlace designado. Enviar oficio al solicitante informando sobre el trámite efectuado al requerimiento por parte de los funcionarios de Participación Ciudadana, con su respectivo número de radicado del stema de Gestión Documental, y se ingresa escaneado al stema de Información de Participación Ciudadana. 6 a).radicado de salida y envío al ciudadano En el evento en que la solicitud sea anónima, y no se tenga dirección de correspondencia u otro dato de contacto, se procede a notificar la respuesta por aviso de conformidad con lo establecido en el art 69 de la Ley 1437 de 2011, además, debe publicarse copia íntegra de la misma en la página web y en lugar visible de la CGR por un término de 5 días, con la advertencia que la notificación se considera surtida al finalizar el día siguiente al retiro del aviso. Asistente o Evaluador Oficio de respuesta al ciudadano / Constancias secretariales Para las solicitudes análogas presentadas por más de 10 solicitantes, se debe publicar la respuesta en la página Web de la CGR, para conocimiento general de los ciudadanos. Una vez ejecutoriado el auto de archivo, se escanea e ingresa al stema de Información con sus respectivas constancias secretariales (notificación personal, o fijación y desfijación y constancia de ejecutoria).
Página 15 de 40 b). Traslado al competente 7 Archivo Envío de comunicación con los respectivos anexos de la solicitud a la dependencia o Entidad competente, determinada en la evaluación; la cual debe tener su respectivo número de radicado del stema de Gestión Documental. Los oficios de traslado, deben ingresarse escaneados al stema de Información de Participación Ciudadana. Realizar el archivo del antecedente (Cuando no fue trasladado al competente), oficios de trámite o fondo, auto de archivo y constancias de notificación y ejecutoría, de acuerdo con las tablas de retención documental de la Dependencia. Asistente o Evaluador Asistente o Evaluador Oficio de traslado Registro en el stema de Información
Página 16 de 40 5.2 Flujo. 2: Actividades desarrolladas por las dependencias responsables de la Contraloría General de la República en la atención de una DENUNCIA. ITEM ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE REGISTRO A partir de la notificación recibida al correo electrónico del traslado de la denuncia y con base en los documentos digitalizados Decisión del Definición del dispuestos en el sistema de información, se trámite y 1 trámite Directivo Superior debe analizar y definir el trámite pertinente registro en el por la dependencia responsable, haciendo el sistema respectivo registro en los stemas de Información que lo requieran.
Página 17 de 40 DEFINICIÓN DEL TRÁMITE: Este trámite se efectúa en un término de dos (2) días hábiles a partir del recibo de la denuncia, con el respectivo registro en los sistemas de información pertinentes. Cambio de Clasificación: En caso de que del análisis efectuado se determine que la solicitud debe ser reclasificada, se debe efectuar de manera inmediata antes de su trámite con el fin de evitar dilación en los términos. Traslado por competencia: En el caso que la dependencia no tenga la competencia para atender el asunto de la denuncia debe efectuar de manera inmediata el traslado a la dependencia o entidad respectiva. Una vez definido que la clasificación es denuncia y es competencia de la dependencia se pueden tomar las siguientes decisiones: 1. Tramitar en alguna de las siguientes modalidades dispuestas en el stema de Información de Auditorías: Incorporar a Proceso Auditor en curso Incorporar a Auditoría no planificada en curso Incorporar a Actuación Especial ACES, en curso Incorporar a Atención de Denuncia ADE, en curso Tramitar como nueva auditoría no planificada Tramitar como nueva Actuación Especial ACES Tramitar como nueva Atención de Denuncia ADE Una vez definido el trámite, la Unidad ejecutora lo desarrollará de acuerdo con el manual y herramientas establecidas en stema Integrado para el Control de Auditorías. PARÁGRAFO TRANSITORIO: Las actuaciones arriba relacionadas, para la fecha de entrada en vigencia del actual procedimiento, se registrarán en el stema de Información de Participación Ciudadana y en el stema Integrado para el Control de Auditorías. Una vez se integren los dos sistemas, el registro de las actuaciones se hará únicamente en el stema Integrado para el Control de Auditorías. Traslado adicional: En caso que de manera simultánea otra dependencia o Entidad deba adelantar trámite a la denuncia y no fue efectuado el traslado desde Participación Ciudadana, debe realizarse el traslado de las copias del documento, y registrarse en el stema de Información de Participación Ciudadana.
Página 18 de 40 2. Acumulación de Denuncia por el mismo hecho: en el momento del recibo de la denuncia, se está dando trámite a otra denuncia con los mismos hechos denunciados, procede la acumulación del trámite. el denunciante es diferentes debe proyectarse respuesta de fondo a cada uno de forma independiente. 3. Responder y archivar: En caso que la denuncia no requiera trámite y pueda ser respondida de fondo, se envía comunicación al denunciante y se procede al archivo que cierra el trámite de la misma (incluidos los casos de apertura de indagación preliminar o proceso de responsabilidad fiscal). 4. Requerimiento de información al ciudadano: Requerir al denunciante para complementar la comunicación en el plazo de Un mes, siendo suspendido los términos para resolver, y reanudados con la contestación del denunciante. (Esta actuación se diferencia de la solicitud de ampliación de la denuncia realizada en la Dirección de Atención Ciudadana y/o Grupos de Participación Ciudadana en las Gerencias Departamentales Colegiadas, de acuerdo con lo establecido en el inciso 2 del artículo 17 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo). El término para resolver de fondo una denuncia corresponde a noventa (90) días hábiles, prorrogable por un término igual, de acuerdo con la complejidad del asunto, caso en el cual debe notificarse al ciudadano sobre la fecha de respuesta y la justificación del caso y hacer el registro en el sistema de información. OBSERVACION: Cuando los hechos descritos en la petición hayan ocurrido con una antelación superior a tres (3) años, y versen sobre un posible detrimento patrimonial, el estructurador alertará del riesgo de caducidad al Jefe de la Dependencia para que le otorgue prioridad en el trámite. Registrar en el sistema de información correspondiente las actuaciones de trámite adelantadas, teniendo en cuenta los siguientes requisitos: 2 Registro de Actuaciones Describir de forma clara y concreta las actuaciones realizadas. Indicar si se determinaron hallazgos, en el caso de los hallazgos de tipo fiscal, registrar la cuantía y la información del traslado del mismo a la dependencia competente; para los de tipo penal y disciplinario registrar la información del traslado a las entidades competentes. Indicar si se determinaron beneficios tales como: insumos para otras auditorías o para las DES, función de advertencia, y otros. Supervisor Registro en el stema de Información
Página 19 de 40 3 Envío de respuesta de fondo al denunciante Ingresar la respuesta de fondo en el sistema de correspondencia y remitirla a la Oficina de Archivo y Correspondencia para su envío al denunciante. Funcionario Asistencial Oficio con número de radicado en el stema de Correspondencia 4 Registro de respuesta de fondo y Archivo. Se debe garantizar que se encuentre escaneada la respuesta de fondo y esté registrada en los stemas de Información pertinentes. Con el cierre de la AT archiva la denuncia. Directivo /Supervisor Registro de actuación de fondo en el sistema de información Parágrafo Transitorio. Las denuncias que se encuentren en trámite y estructuradas en SIPAR, antes de la entrada en vigencia del presente procedimiento, se aplica lo establecido en el procedimiento 4.0 en lo que respecto al numeral 3.2 Flujo. 2 hasta su finalización.
Página 20 de 40 5.3 Flujo. 3: Actividades desarrolladas en el trámite de una Solicitud de Control Fiscal Posterior Excepcional ITEM ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE REGISTRO A partir de la notificación recibida al correo electrónico del traslado de la denuncia y con base en los documentos digitalizados Definición de Autorizador dispuestos en el sistema de información se trámite en la Dependencia debe definir dentro de los términos dependencia previstos el trámite pertinente para la solicitud de control fiscal posterior excepcional. 1 Definición del trámite por la dependencia designada Cambio de Clasificación: En caso de que del análisis efectuado se determine que la solicitud debe ser reclasificada, se debe efectuar de manera inmediata antes de su trámite con el fin de evitar dilación en los términos. Traslado por competencia: En el caso que la dependencia no tenga la competencia para atender el asunto de la solicitud debe efectuar de manera inmediata el traslado a la dependencia o entidad respectiva. se determina que la comunicación corresponde a una solicitud de Control Fiscal posterior Excepcional, la dependencia puede adoptar las siguientes decisiones: 1. Aceptar la solicitud de control fiscal posterior excepcional y trasladarla a la dependencia competente del asunto. 2. Rechazar la solicitud de control fiscal posterior excepcional por no cumplir con los requisitos previstos. 3. Solicitar la complementación por parte del solicitante del control fiscal posterior excepcional. 2 Registro de Oficios en el sistema de corresponden cia y remisión Registrar en el stema de Correspondencia la respuesta al solicitante y remitirla a la dirección de contacto, y remitir a la dependencia competente los documentos para trámite si fue del caso. Escanear la respuesta al ciudadano y registrar la decisión del trámite en el stema de información de Participación Ciudadana. Funcionario Asistencial Registro de envío de la Respuesta de la Solicitud 3 Registro de la estructuración del trámite. En el caso de aceptación del control excepcional, debe registrarse en el sistema de información de Participación Ciudadana el traslado a la dependencia competente. la decisión fue la solicitud de ampliación al denunciante, esta continua en trámite en la dependencia, hasta recibir la complementación por parte del solicitante dentro de los términos establecidos y la toma de la decisión del caso. Funcionarios Enlace Nivel Central / Coordinadores de Gestión en Gerencias Departamental es Registro de decisión de trámite en el sistema, con oficio de respuesta y traslado si fue del caso la decisión fue la no aceptación de la solicitud, esta queda en estado archivado y finaliza el trámite para la CGR.
Página 21 de 40 Analizar y definir el trámite pertinente por la dependencia responsable, haciendo el respectivo registro en los stemas de Información que lo requieran. Directivo Superior Decisión del trámite y registro en el sistema 4 Definición del trámite en la Dependencia comisionada DEFINICIÓN DEL TRÁMITE: Para el trámite del Control Excepcional se pueden tomar las siguientes decisiones: 1. Tramitar en alguna de las siguiente modalidades dispuestas en el stema de Información de Auditorías: Tramitar como nueva auditoría no planificada Tramitar como nueva Actuación Especial ACES 2. Acumulación de Solicitud de CE por el mismo hecho: en el momento del recibo de la Solicitud, se está dando trámite a otra Solicitud de CE con los mismos hechos denunciados, procede la acumulación del trámite. el solicitante es diferentes debe proyectarse respuesta de fondo a cada uno de forma independiente. Una vez definido el trámite, la Unidad ejecutora lo desarrollará de acuerdo con el manual y herramientas establecidas en stema Integrado para el Control de Auditorías. PARÁGRAFO TRANSITORIO: Las actuaciones arriba relacionadas, para la fecha de entrada en vigencia del actual procedimiento, se registrarán en el stema de Información de Participación Ciudadana y en el stema Integrado para el Control de Auditorías. Una vez se integren los dos sistemas, el registro de las actuaciones se hará únicamente en el stema Integrado para el Control de Auditorías. OBSERVACION: Cuando los hechos descritos en la petición hayan ocurrido con una antelación superior a tres (3) años, y versen sobre un posible detrimento patrimonial, el estructurador alertará del riesgo de caducidad al Jefe de la Dependencia para que le otorgue prioridad en el trámite. Registrar en el sistema las actuaciones de trámite adelantadas, teniendo en cuenta los siguientes requisitos: 5 Registro de Actuaciones Describir de forma clara y concreta las actuaciones realizadas. Indicar si se determinaron hallazgos, en el caso de los hallazgos de tipo fiscal, registrar la cuantía y la información del traslado del mismo a la dependencia competente; para los de tipo penal y disciplinario registrar la información del traslado a las entidades competentes. Indicar si se determinaron beneficios tales como: insumos para otras auditorías o para las DES, función de advertencia, y otros. Supervisor Registro en el stema de Información
Página 22 de 40 6 Envío de respuesta de fondo al denunciante Ingresar la respuesta de fondo en el sistema de correspondencia y remitirla a la Oficina de Archivo y Correspondencia para su envío al solicitante. Funcionario Asistencial Oficio con número de radicado en el stema de Correspondencia 7 Registro de respuesta de fondo y Archivo. Se debe garantizar que se encuentre escaneada la respuesta de fondo y esté registrada en los stemas de Información pertinentes. Con el cierre de la AT archiva la denuncia. Directivo /Supervisor Registro de actuación de fondo en el sistema de información 5.4 Flujo. 4: Actividades desarrolladas por las dependencias responsables del proceso de Responsabilidad Fiscal. Para las denuncias que contengan los elementos de la responsabilidad fiscal previstos en el artículo 5 de la Ley 610 de 2000, o que como resultado del control fiscal generaron hallazgo fiscal, debe efectuarse el registro de las decisiones y actuaciones en el stema de Información del Proceso de Responsabilidad Fiscal, para garantizar la trazabilidad del trámite de la denuncia en la Contraloría General de la República. En caso de determinarse la devolución del antecedente, debe comunicarse al ciudadano, teniendo en cuenta que la denuncia se reactiva para nuevo trámite. Las denuncias que a la fecha de expedición del presente procedimiento, se encuentren en trámite en las dependencias responsables de adelantar el Proceso de Responsabilidad Fiscal, se procederá a su archivo en el SIPAR teniendo en cuenta el stema de Información en que se encuentren activas: están pendientes de registro en SIPAR, debe registrarse actuación de fondo, indicando la decisión adoptada sobre el antecedente, con lo cual se puede proceder al archivo de la denuncia. En caso de haberse decidido devolver el antecedente, se registrará en el SIPAR el traslado a la dependencia que fue devuelto, caso en el cual no se archivará la denuncia. están pendientes de trámite en SIREF, debe registrarse en este sistema la decisión del análisis del antecedente, puede procederse al archivo de la denuncia, siempre y cuando esta no haya sido devuelta a la dependencia que lo trasladó, caso en el cual la denuncia debe continuar activa. Para hacer efectivo el registro en el sistema, el Directivo Responsable de la Dependencia donde se adelanta el trámite, remitirá a la Dirección de Atención Ciudadana la relación de las denuncias a archivar, una vez se haya efectuado el respectivo registro en el stema correspondiente.
Página 23 de 40 5.5 Flujo. 5: Actividades desarrolladas por las dependencias responsables de la Contraloría General de la República en la atención de otros derechos de petición: Reconocimiento de un Derecho, tuación Jurídica, Servicio, Información, Copias, Consulta. ITEM ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE REGISTRO A partir de la notificación recibida al correo electrónico del traslado de la denuncia y con base en los documentos digitalizados dispuestos en el sistema de información se debe definir el trámite pertinente para la petición el cual se debe efectuar dentro de los términos previstos y registrar en el stema de Información de Participación Ciudadana. 1 Definición del trámite En caso de que se requiera aclaración de la solicitud, se puede requerir al denunciante para complementar la comunicación en el plazo de Un mes, siendo suspendidos los términos para resolver, y reanudados con la contestación del denunciante. Cambio de Clasificación: En caso de que del análisis efectuado se determine que la solicitud debe ser reclasificada, se debe efectuar de manera inmediata antes de su trámite con el fin de evitar dilación en los términos. Autorizador Dependencia / Presidente de la Colegiatura Definición de trámite en la dependencia / Traslado a la Dependencia Traslado por competencia: En el caso que la dependencia no tenga la competencia para atender el asunto de la denuncia debe efectuar de manera inmediata el traslado a la dependencia o entidad respectiva. 2 3 4 Asignación de petición a funcionario responsable del trámite Registro Actuación de Elaboración Proyecto de respuesta de fondo y entrega para aprobación Asignar al funcionario responsable el trámite para que se resuelva dentro de los términos establecidos en la normatividad vigente. Registrar en el stema de Información las actuaciones que se adelanten, de conformidad con el trámite definido, y que deban o puedan ser de conocimiento de Participación Ciudadana y del solicitante. Proyectar la respuesta de fondo al solicitante en forma inmediata y remitir el proyecto al directivo responsable para su aprobación. Autorizador Dependencia/ Presidente de la Colegiatura Funcionarios Enlace Nivel Central / Coordinadores de Gestión en Gerencias Departamentales / Directivo Colegiado asignado Funcionario asignado para el tramite Nivel Central / Coordinadores de Gestión en Gerencias Asignación a funcionario responsable del trámite Registro en el sistema de información Proyecto Oficio de