Àrea de Presidència Rbla. Catalunya, 126 / 08008 Barcelona Direcció de Serveis de Suport a la Coordinació General Tel 934 049 082 / Fax 934 049 093 ds.suportcgap@diba.cat / www.diba.ca PLIEGOS DE PRESCRIPCIONES TÉCNICAS PARTICULARES APLICABLES AL ACUERDO MARCO PARA LA SELECCIÓN DE UN MÁXIMO DE TRES EMPRESAS, PARA LA PRESTACIÓN DE SERVICIOS DE AGENCIA DE VIAJES. 1. OBJETO DE LA CONTRATACIÓN El objeto del contrato será la actividad de mediación de agencias de viaje en la prestación a la Diputación de Barcelona (en adelante, la Diputación) i al Centro de Cultura Contemporánea de Barcelona (en adelante, el CCCB), de los siguientes servicios de gestión y asistencia en: - Servicios de transporte de personas que viajen por cuenta de la Diputación y del CCCB (billetes aéreos, marítimos y terrestres) - Alquiler de vehículos para personas que viajen por cuenta de la Diputación y del CCCB (con la emisión de la correspondiente documentación en España y el extranjero). - Alojamiento de personas que viajen por cuenta de la Diputación y del CCCB. - Servicios mixtos de transporte y alojamiento (reservas combinadas) para personas que viajen por cuenta de la Diputación y del CCCB) - Alquiler de salas de conferencias y reuniones y servicios complementarios cuando estén relacionados con viajes (recursos audiovisuales, catering, azafatas, etc.) - Realización de actividades relativas a la atención protocolaria o de representación cuando estén relacionadas con viajes. - y, en general, de cualquier servicio propio de las agencias de viajes. El servicio también incluirá la gestión de la reserva, emisión, modificación, anulación y, en su caso, entrega de billetes y en general cualquier otro servicio propio de las agencias de viajes. Estos servicios podrán tener destinación tanto en territorio nacional como internacional. 2. CARACTERÍSTICAS DE LA PRESTACIÓN 2.1. Personal encargado de la ejecución del contrato, en calidad de representantes de la empresa Las empresas que resulten seleccionadas tendrán que comunicar a la Diputación de Barcelona y al CCCB, un mínimo de dos personas, identificadas con nombre, apellidos,
cargo y dirección electrónica que actuarán como interlocutorios de las relaciones entre la Diputación o el CCCB y la empresa mediadora. Estos interlocutores, entre otras tarea, serán los encargados, de gestionar todas las peticiones de servicios concretos efectuados por la Diputación y por el CCCB, y atenderán y resolverán los problemas y las quejas que se les pueda plantear, y facilitarán la información que se solicite, responsabilizándose de la buena marcha de la relación comercial. En el supuesto que estas personas designadas no puedan hacerse cargo, tendrán que designar las personas que las sustituyan identificándolas con nombre, apellidos, cargo y dirección electrónica y comunicarlo a la Diputación y al CCCB con la debida antelación. Las empresas tendrán que facilitar un servicio gratuito de 24 horas los 365 días del año para atender emergencias derivadas del viaje. En caso que viaje la máxima representación de la Diputación de Barcelona tendrá una asistencia personalizada que consistirá en la comunicación previa al inicio del contrato, de una persona identificada con nombre, apellidos, número de móvil y correo electrónico, por parte de la/s empresa/s que resulte/n seleccionada/s que la atenderá en cualquier incidencia que pueda tener en el viaje que realice. Esta persona será diferente de los interlocutores que actuarán normalmente en las relaciones entre la Diputación o el CCCB y la empresa mediadora. La Diputación y el CCCB también tendrán que disponer de los datos del representante local de la agencia mediadora en el país o en los países donde se viaje. En caso que en estos países no haya ningún representante, la persona que viaje se tendrá que dirigir al teléfono de 24 horas, excepto que viaje la máxima representación de la Diputación de Barcelona, en cuyo caso se dispondrá de una asistencia personalizada, como se establece en el párrafo anterior. La Diputación y el CCCB no contraerán ningún vínculo de carácter laboral, jurídico, económico ni de cualquier otra clase con el personal de las empresas. Las empresas se harán responsables de sus tareas y de los daños que estas puedan ocasionar en la ejecución de este acuerdo marco o de los encargos que se puedan derivar. 2.2. Catálogos Las empresas proporcionaran a la Diputación y al CCCB los catálogos que tengan editados, por sí mismas o por tour operadoras, en las cuales se contenga información detallada sobre establecimientos hoteleros en relación con: - Denominación y categoría del establecimiento - Dirección y teléfonos - Servicios de los que dispone - Tarifas y períodos de vigencia de las mismas Se podrá optar también por establecimientos no incluidos en estos catálogos de acuerdo con la misma operativa aplicable a los que estén contenidos, previa consulta con la empresa seleccionada y confirmación por parte de ésta.
3. OPERATIVA DE TRAMITACIÓN DE LOS ENCARGOS 3.1 Petición de servicios Las relaciones entre las empresas y la Diputación o el CCCB relativas a la petición de encargos concretos, se instrumentarán a través de correo electrónico, de acuerdo con el siguiente procedimiento: 3.2 Delimitación del concepto de encargo A los efectos de lo previsto en estos pliegos, se entenderá por encargo la petición formulada (sea referida a una o a varias personas) por un mismo Servicio o análogo, relativa al transporte y alojamiento para toda persona que viaje y/o se aloje por cuenta de la Diputación o el CCCB, para la asistencia a un mismo acto o evento, con independencia que se tramiten individualizada o colectivamente. Con tal de seleccionar el procedimiento adecuado, el importe del encargo será el correspondiente al importe global de las diferentes peticiones en que concurran las condiciones anteriores. Excepcionalmente, en el supuesto que para la asistencia a un mismo acto o evento se contraten viajes de personas provenientes de diferentes orígenes, el importe del encargo será el correspondiente al importe global de las diferentes peticiones que provengan del mismo origen. 3.3 Encargos de servicios Cuando aparezca la necesidad de efectuar alguno de los servicios objeto del presente contrato, el peticionario del servicio enviará por correo electrónico a todas las empresas contratistas, el Documento de petición de oferta estandarizado que se adjunta como anexo al presente pliego para comunicar los datos y características del viaje. Cuando las empresas reciban una petición, estudiarán las opciones posibles y las comunicarán al peticionario, por correo electrónico, indicando todos los datos siguientes: billetes y hoteles, especificando condiciones, tipos de tarifa, tasas, los gastos que, en su caso, se deriven de posibles anulaciones, plazo a partir del cual se generen los gastos, cargos de emisión y anulación, etc. En el apartado de condiciones de reserva, deberá hacerse constar el plazo máximo en que la Diputación o el CCCB podrán confirmar la reserva o especificar qué es una reserva sujeta a cambios. Si no se cumplimenta debidamente el Documento estandarizado de petición de oferta, no se podrá iniciar el trámite para encargar los servicios objeto del presente contrato. Los presupuestos presentados tendrán que estar elaborados con las ofertas económicas y de servicio más ventajosas para la Diputación o el CCCB.
Si durante la vigencia del acuerdo marco se pudieran conseguir mejores condiciones, éstas prevaldrán. El peticionario del servicio analizará las ofertas, determinara si le conviene el servicio, comunicará el encargo concreto a la empresa por correo electrónico que tendrá que entregar los documentos necesarios con antelación suficiente a la fecha de inicio del viaje, en el lugar que se le especifique en el documento estandarizado de petición de oferta. En casos excepcionales en que la destinación que quiera el servicio peticionario no pueda ser ofrecida por la empresa de viajes, los usuarios podrán contratar directamente el viaje y el alojamiento. 3.4 Operativa del servicio Las empresas deben responder a los encargos del servicio en un mínimo de 4 horas y tienen que ofrecer, siempre que sea posible, alternativas tanto para billetes de los medios de transporte como para alojamiento. El plazo de 4 horas podrá ampliarse en los supuestos de viaje para grupos dada la complejidad que estos viajes conllevan, y también en especiales circunstancias debidamente motivadas por el contratista y solamente se podrán producir cambios por fuerza mayor. 3.5 Entrega de billetes La empresa proporcionará los billetes solicitados por esta, para las fechas y los destinos solicitados. En el supuesto de no existir plazas para los destinos, fechas y clases solicitadas, la empresa tendrá que proponer a la Diputación y al CCCB soluciones alternativas que procuren igualar al máximo lo que se les ha solicitado. En el supuesto que, una vez realizada la salida, el mediador compruebe que no se puede subministrar una parte de los servicios previstos, adoptará las soluciones adecuadas para que el viaje pueda continuar, sin ninguna clase de suplemento de precio. Los billetes, reservas u otros documentos necesarios para los usuarios, se librarán con antelación suficiente y debidamente cumplimentados de acuerdo con lo convenido, a las dependencias del servicio, área u organismo público solicitante, o bien en el lugar que se le indique y siempre dentro del ámbito de la provincia de Barcelona, y los gastos que se deriven serán a cargo de la empresa. A petición del interesado y en caso de ser posible, la empresa emitirá de forma electrónica tarjetas de embarco y emisión de billetes electrónicos por parte de las compañías que dispongan de este servicio. 3.6 Anulaciones En el supuesto de cancelaciones, cambios de fecha o clase, es atenderá a aquello que cada compañía haya establecido en función tanto de los plazos de cancelación o variación de
fechas y clase como, en caso de penalización, el importe de la misma. Cuando la compañía envíe su oferta, tendrá que informar de estas condiciones. 3.7 Alojamiento en caso de asistir a eventos en que la entidad organizadora diferente de la Diputación de Barcelona o el CCCB haya reservado hoteles para los asistentes Se excepcionará la aplicación del acuerdo marco en los supuestos en que se contrate el alojamiento de asistentes a eventos, la entidad organizadora de los cuales haya escogido los hoteles donde los alojará. 4. CONTROL DE PRECIOS APLICADOS La Diputación de Barcelona, podrá efectuar de forma aleatoria auditorías de precios aplicados. En estos casos, se solicitará a las empresas la documentación de un encargo concreto y éstas deberán entregar copia del pedido, copia de la factura presentada a la Diputación de Barcelona y copia de la factura presentada por el prestador del servicio (compañía aérea, hotel, etc) a las empresas o cualquier otro sistema donde se acredite el importe pagado por las empresas, por el servicio objeto de auditoría. El importe facturado por el prestador del servicio a las empresas y el importe facturado por las empresas a la Diputación de Barcelona deberán ser coincidentes. 5. SEGUIMIENTO DEL SERVICIO La Dirección de Servicios de Apoyo a la Coordinación General velará por la correcta ejecución del acuerdo marco y será la interlocutora con las agencias de viajes y los peticionarios de los servicios por parte de la Diputación de Barcelona en aquellas cuestiones de interpretación de pliegos, pero en la gestión diaria de los viajes, cada uno de los centros gestores será el interlocutor con las agencias. Por tanto, aquellos centros gestores que sean peticionarios de servicios de viajes tendrán que conservar todos los documentos que se generen de cada una de las peticiones. A efectos de una buena ejecución del contrato, se mantendrán las reuniones que sean necesarias con los diferentes interlocutores de las agencias. Las empresas tendrán que facilitar trimestralmente una relación detallada de los servicios contratados, a efectos estadísticos y de control. La comunicación contendrá detalle de la siguiente información: fecha de encargo, fecha de servicio, tipo de servicio, importe del servicio, número de plazas, número de factura presentada, fecha de presentación de factura, fecha de cobro de factura, abonos y factures rectificativas si las hay. La Diputación de Barcelona comunicará a las empresas la persona que hará de interlocutora con las agencias. 6. SERVICIOS DEFECTUOSOS Aquellas prestaciones definidas en el contrato y que hayan supuesto problemas importantes a los que hayan realizado los desplazamientos, tales como:
No atender servicio de 24 h para atención de emergencias del viaje. No haber adoptado las soluciones adecuadas para que el viaje pueda continuar sin ningún suplemento de precio. En el caso que el mediador compruebe que no puede suministrar una parte de los servicios previstos. 7. RESPONSABILIDADES La agencia de viajes será en todo momento responsable que las condiciones de los viajes, establecimientos hoteleros o vehículos alquilados se correspondan con las contratadas. Si se ocasionan daños y perjuicios a los usuarios por parte de la empresa prestadora del servicio (transportes, hoteles, etc.), la agencia de viajes será responsable de que las indemnizaciones a efectuar es lleven a cabo correcta y puntualmente por la correspondiente empresa prestadora de los servicios.
ANEXO AL PLIEGO DE PRESCRIPCIONES TÉCNICAS PARTICULARES DEL ACUERDO MARCO PARA LA PRESTACIÓN DE SERVICIOS DE AGENCIA DE VIAJES, CONSISTENTE EN LA PETICIÓN DE OFERTA DE VIAJE
Metadades del document Núm. expedient 2017/0008380 Tipologia Tipus documental Plec de clàusules o condicions Títol Pliego de prescripciones técnicas acuerdo marc viajes Data document 02/03/2018 Codi classificació D0506SE01 - Serveis obert Signatures Signatari Acte Data acte CPISR-1 C Nicolasa Perez Sanchez Responsable directiu Servei Signa 02/03/2018 09:54 Promotor Validació Electrònica del document Codi (CSV) Adreça de validació 327b808ac8fac8006f78 https://seuelectronica.diba.cat QR