APLICACIÓN WEB ENTRADA Y SALIDA DE DOCUMENTACIÓN MESA DE ENTRADAS GENERAL -MANUAL DE USUARIO- COLEGIO DE ESCRIBANOS DE LA PROVINCIA DE BUENOS AIRES DIRECCIÓN DE INFORMÁTICA ORGANIZACIÓN Y MÉTODO AÑO 2015
CONTENIDO 1. - INGRESO EN LA APLICACIÓN... 3 2. - CARGA DE UN ÍTEM... 4 3. CONSULTA DE UN ÍTEM... 7 a) EDITAR UN ÍTEM ELIMINAR ÍTEM... 7 b) VER MOVIMIENTOS VISUALIZAR ÍTEMS... 9 4. GENERAR UN REMITO... 12 a) GENERACIÓN DEL REMITO... 12 b) EDITAR REMITO... 14 5. CONSULTAR UN REMITO... 18 a) EDITAR REMITO... 18 b) RECIBIR REMITO... 19 c) VISUALIZAR REMITO... 21 6. PARTICULARIDADES DE ENVÍOS A EXTERNOS... 22 2 Manual de Usuario Aplicación Web Entrada y Salida de documentación.
1. - INGRESO EN LA APLICACIÓN Ingresa en el sitio web http://www.colescba.org.ar/mesadeentrada con su usuario y contraseña, en cada caso será el mismo que utiliza para acceder a Windows. 3 Manual de Usuario Aplicación Web Entrada y Salida de documentación.
2. - CARGA DE UN ÍTEM Selecciona la opción Ítems, Cargar Ítems. Elige la Documentación, a medida que completa el campo, la aplicación sugiere distintos tipos de documentación y a continuación los posibles destinos. Para cambiar la documentación elegida, deberá borrar y volver a seleccionar una de las opciones, caso contrario, la lista desplegable sólo mostrará la documentación seleccionada inicialmente. Selecciona un Destino e ingresa en el campo Detalle una descripción o comentario, según corresponda. No podrá seleccionar un destino sin antes seleccionar la documentación. Estos tres campos son de tipo obligatorio. Opcionalmente, si quisiera generar un recibo para el remitente, carga los datos del mismo en la parte derecha de la pantalla. Selecciona un Tipo Documento, ingresa el Número y Nombre (Persona, Empresa, Ente). Cuando completa el campo Número la aplicación recupera el campo Nombre para los casos en que exista tal información. Tilda el casillero Imprimir recibo para obtener la impresión del recibo. La aplicación asigna números de recibos consecutivos. Tilda el casillero Prioridad Alta en caso de querer indicar dicha característica para el ítem en cuestión. Selecciona la opción Nuevo ítem para dar de alta el ítem en la aplicación y continuar con la carga, o la opción Limpiar para dejar sin efecto los datos ingresados. 4 Manual de Usuario Aplicación Web Entrada y Salida de documentación.
Cada vez que presione la opción Nuevo ítem, el ítem cargado aparecerá en la parte inferior de la pantalla y para cada caso se indicará Código de Ítem (Cód), Origen, Destino, Documentación, Detalle, Fecha Alta (fecha de carga) y Estado, en función de lo ingresado durante la carga. El estado del ítem será Pendiente Envío (por la Delegación/sector que haya realizado la carga), hasta tanto se incluya en un Remito. Para cada ítem la aplicación muestra en la última columna las opciones Editar, Eliminar e Imprimir. En la parte inferior derecha de la pantalla se indica el total de ítems dados de alta en estado Pendiente Envío. Cada una de las opciones de la última columna realiza lo siguiente: 1. Editar: puede modificar cualquiera de los datos cargados para ese ítem. Luego presiona Guardar o Salir en caso de no querer grabar los cambios. Siempre que se utilice la función de edición, se produce el cambio de origen de ese ítem que ha sufrido alguna modificación; es decir, automáticamente el origen es aquel que realice la edición. En caso de que el ítem se encuentre en estado Pendiente de envío, el mismo no sufrirá ninguna modificación en cuanto a su origen. 5 Manual de Usuario Aplicación Web Entrada y Salida de documentación.
2. Eliminar: la aplicación solicita confirmación para realizar la eliminación del ítem. 3. Imprimir: la aplicación inicia la impresión del recibo. 6 Manual de Usuario Aplicación Web Entrada y Salida de documentación.
3. CONSULTA DE UN ÍTEM Selecciona la opción Ítems, Consultar Ítems. a) EDITAR UN ÍTEM ELIMINAR ÍTEM Selecciona Estado Pendiente de Envío, automáticamente la aplicación completa el campo Origen con la Delegación/sector en el que opera. Completa alguno de los siguientes campos si desea realizar una búsqueda con otros parámetros: Código de ítem, Documentación, Origen, Destino, Detalle, Fecha Alta, Estado, Tipo Documento, Número, Nombre (Persona/Empresa/Ente, Prioridad). Adicionalmente, el usuario que opere en Expedición podrá filtrar por el campo Enviado por para facilitar la búsqueda. Presiona la opción Buscar para que recupere información a partir de los datos cargados o Limpiar para iniciar una nueva búsqueda. Si la búsqueda arroja resultados, los mismos aparecen en la parte inferior de la pantalla y para cada caso se indicará Código de Ítem (Cód), Origen, Destino, Documentación, Detalle, Fecha Alta (fecha de carga) y Estado Actual, en función de lo ingresado en el paso anterior. En la última columna la aplicación muestra, para los ítems que aún no hayan sido incluidos en un Remito las opciones Editar, Eliminar, Imprimir y Ver Movimientos. En caso de que los mismos se encuentren incluidos en un Remito, las opciones son Visualizar Ítem y Ver movimientos (Ver en 3.- CONSULTA DE UN ÍTEM, b) VER MOVIMIENTOS VISUALIZAR ÍTEMS). 7 Manual de Usuario Aplicación Web Entrada y Salida de documentación.
En la parte inferior derecha de la pantalla se indica el total de ítems que cumplen con alguno de los parámetros de búsqueda ingresados. Adicionalmente podrán ser eliminados los ítems que se encuentren en estado Rechazado, siempre que se trate de ítems propios, deberá filtrar por dicho estado y verificar que el campo Origen se complete automáticamente con el sector en el que se encuentra operando. Esta opción puede ser utilizada para eliminar algún ítem cuya carga se encuentre duplicada o se haya realizado su envío por error. Editar: si presiona la opción Editar podrá modificar cualquiera de los datos cargados para ese ítem. Luego presiona Guardar para grabar los cambios, o Salir en caso de no querer guardar ninguna modificación. Siempre que se utilice la función de edición, se produce el cambio de origen de ese ítem que ha sufrido alguna modificación; es decir, automáticamente el origen es aquel que realice la edición. En caso de que el ítem se encuentre en estado Pendiente de envío, el mismo no sufrirá ninguna modificación en cuanto a su origen. 8 Manual de Usuario Aplicación Web Entrada y Salida de documentación.
Eliminar: si presiona la opción eliminar la aplicación solicita confirmación para realizar la operación. b) VER MOVIMIENTOS VISUALIZAR ÍTEMS Selecciona cualquiera de los estados (Enviado/Recepcionado/Rechazado/Eliminado), automáticamente la aplicación completa el campo Origen con la Delegación/sector en el que opera. Se sugiere para obtener mejores resultados en la búsqueda, para los usuarios del sector Expedición y Mesa de Entradas general sólo filtrar por estado sin completar el campo Origen 9 Manual de Usuario Aplicación Web Entrada y Salida de documentación.
(ingresar la opción seleccione ) ya que ambos usuarios resultan intermediarios entre Delegaciones y sectores en la mayoría de los casos, y no origen o destino. Completa alguno de los siguientes campos si desea realizar una búsqueda con otros parámetros: Código de ítem, Documentación, Destino, Detalle, Fecha Alta, Estado, Tipo Documento, Número, Nombre (Persona/Empresa/Ente, Prioridad). Presiona la opción Buscar para que recupere información a partir de los datos cargados o Limpiar para iniciar una nueva búsqueda. Si la búsqueda arroja resultados, los mismos aparecen en la parte inferior de la pantalla y para cada caso se indicará Código de Ítem (Cód), Origen, Destino, Documentación, Detalle, Fecha Alta (fecha de carga) y Estado Actual, en función de lo ingresado en el paso anterior. En función del estado por el que se aplique el filtro, surge lo siguiente: Estado Enviado y Eliminado: en la última columna la aplicación muestra las opciones Visualizar Ítem y Ver Movimientos. Estado Recepcionado y Rechazado: se adiciona la opción Editar siempre que la columna Estado Actual indique Recepcionado/Rechazado en la Delegación/sector en el que opera, según corresponda. (Ver detalle en inciso 3.- CONSULTAR DE UN ÍTEM, a) EDITAR UN ÍTEM ELIMINAR UN ÍTEM). 10 Manual de Usuario Aplicación Web Entrada y Salida de documentación.
Ver Movimientos: si selecciona la opción correspondiente, la aplicación indica Estado, Fecha, Origen, Destino, Usuario, Observación, Remito y Vigente (Si/No). Visualizar ítem: si presiona la opción visualizar ítem la aplicación indica los datos del ítem cargado; Código, Estado, Fecha Alta, Documentación, Origen, Destino, Detalle, Tipo Documento, Número, Nombre (Persona/Empresa/Ente). 11 Manual de Usuario Aplicación Web Entrada y Salida de documentación.
4. GENERAR UN REMITO Selecciona la opción Remitos, Generar Remitos. a) GENERACIÓN DEL REMITO En pantalla se muestran los datos que cumplen con la selección que trae por defecto la aplicación (el estado Todos incluye el total de ítems que pueden ser incluidos en un Remito por la Delegación/sector en el que opera). Completa alguno de los siguientes campos si desea realizar una búsqueda con otros parámetros: Código de ítem, Documentación, Origen, Destino, Detalle, Fecha Alta, Estado, Tipo Documento, Número, Nombre (Persona/Empresa/Ente, Prioridad). En esta instancia es de gran utilidad utilizar el filtro Destino para incluir en un Remito todo aquello que corresponda remitir al mismo. Presiona la opción Buscar para que recupere la información que coincide con los datos cargados o Limpiar para iniciar una nueva búsqueda. 12 Manual de Usuario Aplicación Web Entrada y Salida de documentación.
Si la búsqueda arroja resultados, los mismos aparecen en la parte inferior de la pantalla y para cada caso se indicará Código de Ítem (Cód), Origen, Destino, Documentación, Detalle, Fecha Alta (fecha de carga) y Estado. Tilda todos aquellos ítems que quiera incluir en un Remito y presiona el botón Generar Remito. La aplicación confirma que la operación se realizó con éxito. En caso de que los ítems seleccionados no puedan formar parte de un mismo Remito, la aplicación solicita que verifique el destino de aquellos ítems seleccionados. Presiona la opción Salir. 13 Manual de Usuario Aplicación Web Entrada y Salida de documentación.
b) EDITAR REMITO En la pantalla Editar Remito, la aplicación muestra el Nº de Remito asignado, el estado del Remito a editar y la fecha de alta. Selecciona una de las opciones del campo Enviado Por (medio por el cual efectúa el envío), ingresa el Código de Referencia (Nº de bolsín, Nº de correo postal) y Observaciones según corresponda. Define un Destino y tilda la opción Imprimir Remito en caso de que desee obtener copia en papel. Nota: las impresiones deben realizarse sólo en casos de excepción, ya que el sistema permite hacer las consultas necesarias en cualquier momento. Selecciona una de las opciones que aparecen en la parte inferior de la pantalla: Agregar/Eliminar Ítem, Anular, Enviar y Salir. 14 Manual de Usuario Aplicación Web Entrada y Salida de documentación.
Cada una de las opciones en pantalla realiza lo siguiente: 1. Agregar/Eliminar Ítem: muestra en pantalla, sin tilde, todos los ítems que se encuentran en condiciones de ser agregados (Estado: Todos) y con tilde los que ya han sido incluidos en el paso a) GENERACIÓN DEL REMITO. Al destildar un ítem el mismo queda fuera del Remito y toma su estado anterior. En la parte superior de la pantalla puede aplicar los filtros que considere necesarios para localizar un ítem que desea incorporar en el Remito. Luego presiona la opción Buscar para obtener todos aquellos ítems que coincidan con los parámetros de búsqueda establecidos o Limpiar para iniciar una nueva búsqueda. El resultado de la búsqueda se muestra en la parte inferior con la casilla de verificación habilitada para tildar. Los ítems tildados anteriormente no dejan de ser parte del Remito por más que la búsqueda actual no los muestre en pantalla. Presiona la opción Guardar una vez que finalice para regresar a la pantalla Editar Remito. 15 Manual de Usuario Aplicación Web Entrada y Salida de documentación.
2. Anular: la aplicación solicita confirmación para anular el Remito; si presiona Aceptar los ítems toman su estado anterior (Pendientes de envío Rechazados Recepcionados) quedando nuevamente disponibles para incluir en un Remito. 3. Enviar: la aplicación confirma el envío y asigna automáticamente a cada Remito e ítem que lo compone el estado Enviado y un número de Remito consecutivo. A partir de este momento, el mismo no puede modificarse como así tampoco ninguno de los ítems que lo componen y queda disponible para ser recepcionado por el destino definido. Cuando el destino del Remito sea un Organismo externo y no corresponda recibir acuse de recibo por parte del remitente, los ítems y el Recibo pasan automáticamente de Enviado a Recepcionado. 16 Manual de Usuario Aplicación Web Entrada y Salida de documentación.
4. Salir: el Remito queda en estado Pendiente de envío y la aplicación regresa a la pantalla anterior. Para visualizarlo nuevamente en pantalla y acceder a cualquiera de las opciones anteriores, deberá consultar el Remito como se indica en 5. CONSULTAR UN REMITO. 17 Manual de Usuario Aplicación Web Entrada y Salida de documentación.
5. CONSULTAR UN REMITO Selecciona la opción Remitos, Consultar Remitos. a) EDITAR REMITO Selecciona Estado Pendiente de Envío, automáticamente la aplicación completa el campo Origen con la Delegación/sector en el que opera. Completa alguno de los siguientes campos si desea realizar una búsqueda con otros parámetros: Código Remito, Enviado Por, Código Referencia (Nº de bolsín, Nº de envío postal), Estado, Fecha Alta, Origen, Destino. Adicionalmente puede tildar la opción Buscar por Código de Ítem. Presiona la opción Buscar para que recupere información a partir de los datos cargados o Limpiar para iniciar una nueva búsqueda. Si la búsqueda arroja resultados, los mismos aparecen en la parte inferior de la pantalla y para cada caso se indicará Código Remito, Estado, Fecha, Origen, Destino, Enviado Por, Código de Referencia (Nº de bolsín, Nº de correo postal). En la última columna aparece para cada Remito la opción Editar Remito. Ver 4.- GENERAR REMITO, b) EDITAR REMITO. 18 Manual de Usuario Aplicación Web Entrada y Salida de documentación.
b) RECIBIR REMITO Selecciona Estado Enviado, automáticamente la aplicación completa el campo Destino con la Delegación/sector en el que opera. Dicho estado permite recibir o visualizar un Remito. Completa alguno de los siguientes campos si desea realizar una búsqueda con otros parámetros: Código Remito, Enviado Por, Código Referencia (Nº de bolsín, Nº de envío postal), Estado, Fecha Alta, Origen. Adicionalmente puede tildar la opción Buscar por Código de Ítem. Presiona la opción Buscar para que recupere información a partir de los datos cargados o Limpiar para iniciar una nueva búsqueda. Si la búsqueda arroja resultados, los mismos aparecen en la parte inferior de la pantalla y para cada caso se indicará Código Remito, Estado, Fecha, Origen, Destino, Enviado Por, Código de Referencia (Nº de bolsín, Nº de correo postal). En la última columna aparece para cada Remito las opciones Visualizar Remito y Recepcionar. 19 Manual de Usuario Aplicación Web Entrada y Salida de documentación.
Cada una de las opciones realiza lo siguiente: 1. Recepcionar Remito: en la parte superior de la pantalla se muestran los datos del Remito y en la inferior los ítems que lo conforman. Tilda para cada ítem la opción Si (Recepcionado) o No (Rechazado) y consigna una observación. Cuando seleccione la opción No, la observación será de carácter obligatorio. En caso de que rechace la totalidad de ítems de un Remito, el mismo queda en estado Rechazado. Si presiona la opción Confirmar Recepción la aplicación confirma la recepción del Remito y el Remito toma el estado Recepcionado. En caso de haber rechazado todos los ítems que componen un Remito, este último toma el estado Rechazado. Presiona la opción Confirmar Recepción (la aplicación confirma la recepción del Remito) o Salir para volver a la pantalla de Consultar Remito. 20 Manual de Usuario Aplicación Web Entrada y Salida de documentación.
c) VISUALIZAR REMITO Selecciona cualquiera de los siguientes estados; Enviado/Recepcionado/Rechazado/Anulado, automáticamente la aplicación completa el campo Destino con la Delegación/sector en el que opera. Completa alguno de los siguientes campos si desea realizar una búsqueda con otros parámetros: Código Remito, Enviado Por, Código Referencia (Nº de bolsín, Nº de envío postal), Estado, Fecha Alta. Adicionalmente puede tildar la opción Buscar por Código de Ítem. Presiona la opción Buscar para que recupere información a partir de los datos cargados o Limpiar para iniciar una nueva búsqueda. Si la búsqueda arroja resultados, los mismos aparecen en la parte inferior de la pantalla y para cada caso se indicará Código Remito, Estado, Fecha, Origen, Destino, Enviado Por, Código de Referencia (Nº de bolsín, Nº de correo postal). En la última columna aparece para cada Remito la opción Visualizar Remito (muestran los datos del Remito y de cada uno de los ítems que lo componen. 21 Manual de Usuario Aplicación Web Entrada y Salida de documentación.
Visualizar Remito: si selecciona dicha opción, en pantalla se muestran los datos del Remito y de cada uno de los ítems que lo componen. Presiona Salir para volver a la pantalla de Consultar Remito. 6. PARTICULARIDADES DE ENVÍOS A EXTERNOS 22 Manual de Usuario Aplicación Web Entrada y Salida de documentación.
Recibe un Remito firmado por un Organismo externo que no posee acceso a la aplicación (Registro de La Propiedad, Ministerios, Juzgados, etc.). Observa el número de uno de los ítems contenidos en el Remito e ingresa en Reportes, Ítems. Completa el campo Código de ítem y presiona Buscar. A continuación la aplicación mostrará información del ítem. Ingresa en el ícono de Movimientos. Verifica el Nº de Remito en el que fue incluido oportunamente. 23 Manual de Usuario Aplicación Web Entrada y Salida de documentación.
Ingresa en la opción Remitos, Consultar Remitos, completa el campo Código Remito con el Nº correspondiente, selecciona Estado Enviado y Origen Expedición. Presiona la opción Buscar. A continuación la aplicación muestra la información del Remito. Ingresa en el botón Recepcionar. Marca la opción Si en la columna Recepcionado Si/No y completa en la columna de Observaciones con un comentario referido a la recepción (por ej. Recibido en fecha DD/MM/AAAA por XXXXX ). 24 Manual de Usuario Aplicación Web Entrada y Salida de documentación.
Presiona el botón Confirmar Recepción. 25 Manual de Usuario Aplicación Web Entrada y Salida de documentación.