UNIVERSIDAD VERACRUZANA FACULTAD DE CONTADURÍA Y ADMINISTRACIÓN PROPUESTA PARA UN MANUAL GENERAL DE ORGANIZACION DE LA AGENCIA DE PUBLICIDAD EN MOVIMIENTO GD TESINA Para obtener el Título de: LICENCIADO EN ADMINISTRACIÓN Presenta: CARLOS BRICIO GONZÁLEZ RODRÍGUEZ Asesor: M.A. José Vicente Díaz Martínez Xalapa- Enríquez, Veracruz Agosto 2008
UNIVERSIDAD VERACRUZANA FACULTAD DE CONATDURÍA Y ADMINISTRACIÓN PROPUESTA PARA UN MANUAL GENERAL DE ORGANIZACION DE LA AGENCIA DE PUBLICIDADEN MOVIMIENTO GD TESINA Para obtener el Título de: LICENCIADO EN ADMINISTRACIÓN Presenta: CARLOS BRICIO GONZÁLEZ RODRÍGUEZ Asesor: M.A. José Vicente Díaz Martínez Xalapa- Enríquez, Veracruz Agosto 2008
DEDICATORIAS Y/O AGRADECIMIENTOS A mi padre Diego González Guzman Que a sido siempre un hombre admirable, que me ha brindado cuidados, amor y comprensión, quien con sus sabios consejos oriento mis pasos por el camino recto de la vida, convirtiéndose por sus virtudes en el mejor de mis amigos. Por eso mi padre merece hoy mañana y siempre todos mis honores, mi cariño y el respeto de su hijo A mi madre Judith Evelia Rodríguez Canto Recibe esta modesta dedicación como un homenaje a tu grandeza, que de niño me dieras cuidados y de hombre fortaleza. Hago votos para que hoy de dicha mis logros te colmen y mañana te llenen de orgullo. Ten presente que la gloria más grande que tengo es ser hijo tuyo A mis hermanos Diego José Manuel y Rodrigo Diego González Rodríguez quien con sus apoyos morales me ayudaron a no abandonarla batalla contra la adversidad en los días en que se me acumularon compromisos de estudio, trabajo y atención a la familia. A los maestros y todo personal docente de la Facultad de Administración así como a mis compañeros de generación por compartir conmigo sus conocimientos, experiencia y anécdotas en el salón de clase, logrando así un encuentro de fraternidad y superación continúa. A todos mi fraternal agradecimiento Carlos Bricio González Rodríguez IV
INDICE Pág. RESUMEN... 1 INTRODUCCION... 2 CAPITULO PRIMERO. ASPECTOS GENERALES DE ORGANIZACIÓN... 6 1.1. ADMINISTRACIÓN... 7 1.1.1. Concepto... 7 1.1.2. Por qué es importante administrar?... 8 1.1.3. Proceso administrativo... 9 1.1.3.1. Planeación... 11 1.1.3.2. Dirección... 13 1.1.3.3. Organización... 14 1.1.3.4. Control... 16 1.2. ORGANIZACIÓN... 16 1.2.1. Antecedentes... 16 1.2.2. Concepto... 17 1.2.3. Importancia... 18 1.2.4. Principios de la organización... 20 1.2.5. Proceso de la organización... 22 1.2.6. Tipos de organización... 28 1.2.7. Organización formal... 28 1.2.7.1. Organización militar o lineal... 28 1.2.7.2. Organización funcional, departamental o Taylor... 30 1.2.7.3. Organización lineo-funcional... 31 1.2.7.4. Organización staff... 32 1.2.7.5. Organización por comité... 33 1.2.8. Organización informal... 35 1.2.9. Técnicas de organización... 35 1.2.9.1. Análisis de puestos... 36 1.2.9.2. Organigramas... 39 1.2.9.3. Manuales administrativos... 47 V
CAPITULO SEGUNDO. GENERALIDADES DE LOS MANUALES ADMINISTRATIVOS... 48 2.1. MANUALES ADMINISTRATIVOS... 49 2.1.1. Concepto... 49 2.1.2. Objetivos... 51 2.1.2.1. Objetivo general... 51 2.1.2.2. Objetivo especifico... 51 2.1.3. Ventajas y desventajas... 52 2.1.4. Alcance y limitaciones... 54 2.1.5. Clasificación de los manuales... 55 2.1.5.1. Por su contenido... 55 2.1.5.2. Por su ámbito... 57 2.1.5.3. Por su naturaleza... 58 2.2. MANUAL DE ORGANIZACIÓN... 58 2.2.1. Objetivos... 58 2.2.2. Importancia... 59 2.2.3. Contenido... 59 2.2.4. Etapas para su elaboración... 61 2.2.4.1. Planeación de trabajo... 61 2.2.4.2. Aplicación de técnicas de investigación... 62 2.2.4.3. Análisis de la información... 64 2.2.4.4. Estructuración... 65 2.2.4.5. Validación de la información... 66 2.2.4.6. Autorización del manual... 66 2.2.4.7. Distribución... 67 CAPITULO TERCERO. PORPUESTA DE UN MANUAL GENERAL DE ORGANIZACIÓN PARA LA AGENCIA DE PUBLICIDAD EN MOVIMIENTO gd... 68 3.1. JUSTIFICACION... 69 3.2. CONTENIDO... 71 VI
3.2.1. Presentación... 72 3.2.2. Antecedentes... 73 3.2.3. Marco legal... 77 3.2.4. Misión, visión y objetivo... 78 3.2.5. Organigrama... 80 3.2.6. Descripción de puestos... 81 CONCLUSION... 136 FUENTES DE INFORMACION... 139 INDICE DE FIGURAS... 140 INDICE DE TABLAS... 141 VII
RESUMEN En el presente trabajo se abarcan temas relacionados con lo que es la administración, diferentes puntos de vista con que la definen varios autores relacionados con el termino así como también sus objetivos generales y específicos, generalmente nos hacemos las siguientes preguntas Porqué es importante administrar?, ya que lo empleamos en todo momento de nuestra vida Porqué siempre estamos determinando como vamos a ocupar nuestro tiempo, el dinero e incluso podemos llegar a elaborar un plan de vida?; de esta manera se tratara de explicar como es que se encuentra formado el proceso administrativo y tener una idea clara de los cuatro elementos importante para poder llevar a acabo la administración y más cuando se trata de llevarla a cabo dentro de una empresa o en este caso una agencia de publicidad. Por lo que en este trabajo nos enfocaremos a la organización vista desde la misma agencia. También se abarcaran temas relacionados con los manuales administrativos ya que se considera como un peldaño con el cual se puede empezar a visualizar nuestra agencia, ya que esto ayudara a facilitar el desarrollo de las funciones administrativas y operativas, culminando con uno de los temas centrales de esta investigación como son los manuales de organización, que es a través de estos como podemos describir las estructuras de las funciones y departamentos de una organización es lo que le da el cuerpo a nuestra agencia. Por ultimo, se propone un Manual General de Organización para la Agencia de Publicidad en Movimiento gd, que aplicados con eficacia y eficiencia en las actividades diarias de las organizaciones, serán un elemento indispensable para lograr el éxito y el nuevo cambio para el siglo XXI. 1
INTRODUCCIÓN 2
La historia de los manuales como herramientas de la administración es prácticamente reciente. Fue en el periodo de la Segunda Guerra Mundial cuando se desarrolló esta técnica. El empleo de los manuales se creó como auxiliar para obtener el control y comunicación deseada del personal de una organización. Así el trabajador puede obtener la orientación necesaria de manera sencilla, directa y uniforme., La tarea de elaborar manuales organizacionales se considera como una función para mantener informado al personal clave, de los deseos y cambios en las actitudes de la dirección superior; al delinear la estructura organizacional, poner las políticas y procedimientos de forma escrita y por lo tanto, permanente. Un manual correctamente redactado puede ser un valioso instrumento administrativo. En esencia, los manuales organizacionales representan un medio de comunicación de las decisiones administrativas, y por ello, tiene como propósito señalar en forma sistemática la información administrativa De manera general se puede decir que el manual de organización, es un instrumento de trabajo necesario para normar y precisar las funciones del personal que conforma la estructura organizativa, delimitando sus responsabilidades y logrando mediante su adecuada implementación la correspondencia funcional entre puestos y estructura. Las tareas obtenidas en los procesos administrativos y tecnológicos vienen a transformarse en rutinas que al paso del tiempo se van modificando en el desempeño mismo de las tareas, el creciente grado de especialización como consecuencia de la división del trabajo, hace necesario el uso de herramientas que establezcan los lineamientos en el desarrollo de cada actividad dentro de una estructura organizacional. 3
Así pues, los manuales administrativos representan una alternativa para este problema, pues, son de gran utilidad en la reducción de errores, en la observación de políticas del organismo, facilitando la capacitación de nuevos empleados, mediante una mejor y más rápida inducción a empleos mejor remunerados en nuevas plazas de trabajo, entre otras posibilidades. La efectividad de los manuales administrativos radica en el análisis de cada proceso, actividad, función, tarea, etc. Por eso, para este la elaboración de este manual, se han seguido 3 etapas, las que, junto con una serie de actividades que se especifican fueron fundamentales en el logro de este objetivo. Estas etapas fueron: recabar información, análisis de la información recabada e integración del manual. Ya que éste permite una elaboración precisa de cada proceso e instrumentación administrativa, logrando con ello que el usuario encuentre una solución a sus problemas sin necesidades de consultar a los niveles superiores. Se debe obtener en cuenta que una de las estrategias para el desarrollo de un organismo social lo constituye la documentación de sus sistemas y en ese orden se hace evidente la necesidad de contar con un programa de revisión constante sobre los sistemas, métodos y procedimientos de la ejecución operativa, que permita descubrir, evaluar y corregir desviaciones de los planes originales. Es por lo anterior que se consideran necesarios los proyectos inmediatos que deben emprenderse en la empresa, organismo o institución, para la preparación de manuales de organización. Por tal razón, el objetivo de este trabajo es dar a conocer un instrumento que favorezca el desempeño personal, así como los servicios que brinda la 4
Agencia de Publicidad en Movimiento gd en la ciudad de Xalapa, Ver. a través de la presentación del Manual General de Organización (área directiva), que permitirá ubicar el quehacer diario de cada integrante de este organismo, logrando con ello los objetivos perseguidos por la institución Para llevar a cabo lo anterior, se realizó una investigación dentro de la dependencia, siguiendo la metodología adecuada se logró configurar esta propuesta que pretende proporcionar y facilitar elementos que contribuyan a la calidad del servicio. 5
CAPITULO PRIMERO. ASPECTOS GENERALES DE ORGANIZACION 6
1.1. ADMINISTRACIÓN 1.1.1. Concepto El concepto de administración que se maneja en esta tesina tiene que ver más con obtener mejores resultados a partir de la optimización de los recursos a la mano, que cualquier otra actividad donde los elementos disponibles puedan ser remplazados o simplemente desechados. Es un actividad inherente a cualquier grupo social. Es el esfuerzo coordinado de un grupo para obtener un fin con la eficiencia y el menor esfuerzo posible. (Münch, 1983, p.23) Es el proceso de diseñar y mantener un ambiente en que los individuos, trabajando en grupo de manera eficiente, alcancen objetivos seleccionados. (Harold, 2004, p. 35) La administración es una disciplina orientada a la gente. Es un campo dinámico interesado con los cambios que afectan a la gente en las organizaciones. (Fulmer, 1983, p. 29) Es la coordinación de todos los recursos a través del proceso de planeación, dirección y control, a fin de lograr los objetivos establecidos. 7
Es una ciencia social que persigue la satisfacción de los objetivos institucionales por medio de una estructura a través del esfuerzo coordinado. Münch et al. (1983) Consiste en lograr un objetivo predeterminado mediante esfuerzo ajeno. Henry Fayol (El padre de la Administración moderna), dice que Administrar es prever, organizar, mandar, coordinar y controlar. Como se puede apreciar, la opinión de diversos autores coincide en varios puntos con la propuesta anotada al inicio, por lo que en el presente trabajo el concepto de administración será: Administrar es utilizar los recursos con que se cuentan de manera óptima para el logro de los objetivos determinados. 1.1.2. Por qué es importante administrar? De épocas prehistóricas a la forma actual en la que vivimos, el ser humano ha tenido la necesidad de organizarse, de formar grupos para lograr metas que no podría lograr de manera individual, por eso, la Administración es fundamental para asegurar la coordinación de esfuerzos. En consecuencia, la administración se aplica lo mismo a organizaciones grandes o pequeñas, a empresas lucrativas y no lucrativas, y a las industrias manufactureras y de servicios. Aplicándose correctamente se contribuye al bienestar de la comunidad, pues, proporciona lineamientos para optimizar el aprovechamiento de los medios, para mejorar las relaciones humanas y generar empleos; esto es trascendental en las actividades del hombre. 8
1.1.3. Proceso administrativo El cuerpo administrativo de una empresa constantemente se ve ejerciendo ciertas actividades que conllevan responsabilidad directa, a dichas funciones se les denomina Funciones Administrativas o de la Administración, y han sido identificadas por H. Fayol, como planear, organizar, dirigir, coordinar y controlar; siendo estas la base para los autores clásicos y neoclásicos respecto a sus teorías del Proceso Administrativo. La opinión de Stoner y Freeman en su libro: Administración, nos dice que un proceso, es una forma sistemática de hacer las cosas, es un método sistemático para manejar actividades. El proceso administrativo, ha sido referido por los diversos autores, por lo que, a nuestro juicio, lo consideramos como muy significativo: Una serie de actividades independientes utilizadas por la administración de una organización para el desarrollo de las funciones de planificar, organizar, dirigir y controlar. (Sangabriel, Garizurieta y Sangabriel, 2006, p. 34) Es el conjunto de fases o etapas sucesivas a través de las cuales se efectúa la administración; mismas que se interrelacionan y forman un proceso integral. Para autores como Newman, el proceso administrativo queda integrado por: Planeación. Organización. Liderazgo. Control. 9
Cada una de las funciones administrativas supone un ejercicio en pro de la organización. Buscando no confundimos, para este trabajo se consideran parte del proceso administrativo los siguientes elementos: Planear. Organizar. Dirigir. Controlar. Las funciones del administrador pueden ser visualizadas como un proceso secuencial en la figura: Planeación Organización Dirección Control Figura 1.1: Funciones del Administrador El desempeño de las funciones, da origen al ciclo administrativo; tal como se presenta en la figura: Planeación Control Organización Dirección Figura 1.2: Ciclo Administrativo 10
Las funciones de la administración al interactuar constituyen, el proceso administrativo ya que son ejercidas en forma coincidente y continua al interior de las empresas. El proceso administrativo se vale de enlaces y de la retroalimentación. Por ejemplo, la planificación debe preceder a la actividad de organizar, y el controlar debe seguir a las demás funciones. Estas funciones, vistas de manera individual (planeación, organización, dirección y control) son solo funciones administrativas, no así cuando se unen para el logro de objetivos, pues ya conforman el proceso administrativo. Las funciones administrativas se encuentran relacionadas entre si, sin embargo, es importante aclarar que el orden secuencial podría variar según sea su manejo de la empresa. En este estudio, brevemente mencionaremos estas partes integradoras, dejando al final la etapa de Organización, por ser el tema central de este trabajo. 1.1.3.1. Planeación La planeación establece las bases para reducir el grado de riesgo en las operaciones de carácter comercial, así como social, su importancia reside en su trascendencia al influenciar en las otras etapas administrativas. La planeación consiste en fijar el curso concreto de acción que ha de seguirse, estableciendo los principios que habrán de orientarlo, la secuencia de las operaciones para realizarlo y determinación de tiempos, necesarios para su realización. (Reyes, 1984, p. 56) 11
Es importante pues reduce los niveles reincertidumbre; promueve la eficiencia, reduce la improvisación; asimismo, proporciona elementos para llevar a cabo el control. (Sangabriel et al. 2006) Existen diversos principios de la etapa de planeación, a continuación se mencionan algunos de ellos. Principio de Factibilidad. Lo que se planee debe ser realizable, es decir, cumplir con la normatividad vigente; que existe coherencia entre los recursos o la posibilidad de conseguirlos y los requerimientos a satisfacer; todo esto debe llevarse a cabo preferentemente bajo estudios de mercado. Principio de Flexibilidad. Es conveniente establecer márgenes de holgura por situaciones imprevistas, por ejemplo, obtener un margen de utilidad del 10% + 2: contratar personal con experiencia mínima (3 o más años). Principio de Unidad. Todos los planes deben integrarse y dirigirse al logro de propósitos y objetivos generales. La planeación se clasifica en términos generales en tres periodos: Corto plazo. Es aquel periodo menor o igual a un año. Mediano plazo. Es el periodo de uno o tres años. Largo plazo. Es el periodo mayor de tres años. Hay que tomar en consideración las características de la empresa u organización ya que existen factores como el giro, la disponibilidad de recursos, el conocimiento que puedan afectar dichos periodos, por ejemplo, una naviera, un banco comercial, un colegio, etc. 12
1.1.3.2. Dirección Es el proceso para destinar las actividades de los miembros de un grupo con respecto a una tarea, e implica mandar, influir y motivar a los empleados para que realicen tareas esenciales. La dirección es importante porque pone en marcha todos los rasgos establecidos durante la planeación y la organización, cuando es eficiente, influye en la moral del personal tanto de los niveles de mando como en los empleados y por consecuencia en su productividad; a través de ella, se establece la comunicación para que al organización funciones. (Sangabriel et al. 2006) Se encuentra integrada por cinco etapas fundamentales. Toma de decisiones. Integración. Motivación. Comunicación. Supervisión. La toma de decisiones, es la elección de un curso de acción entre varias alternativas, en un ámbito de incertidumbre. La integración, comprende la función a través de la cual el administrador elige y se allega de los elementos disponibles para poner en marcha las decisiones previamente establecidas; para ejecutar los planes. Mediante la integración, la empresa busca el personal para el mejor desempeño de sus actividades. La obtención del personal idóneo consta de cuatro componentes: reclutamiento y selección, inducción o introducción y, capacitación y desarrollo. 13
La motivación, es por muchos motivos, el trabajo más importante de la dirección, pues a través de ella se logra la ejecución del trabajo con mejor calidad; cumpliéndose así los objetivos deseados. La comunicación, es el proceso a través del cual se transmite y recibe información en un grupo social, es decir, hay una verdadera retroalimentación. Puede ser formal o informal, entendiéndose por la primera aquella que se planea y se estructura de forma adecuada; claro ejemplo de ella serían los oficios, reglamentos, instructivos; y por comunicación informal aquella que emerge de manera espontánea en la organización, no se originan en planes y se basa en la afinidad entre los integrantes de la empresa, normalmente se conocen como chismes y rumores. La supervisión, consiste en vigilar y guiar a los subordinados de tal forma que las actividades se realicen adecuadamente, esta debe ser apropiada, pues, el exceso de vigilancia puede causar malestar entre el personal, y la poca o ausencia de ella puede podría llevar a situaciones adversas a la empresa, ya sea que el personal abuse de la confianza en forma consiente o que sin tener una intención en contra de la empresa no se realicen las actividades pertinentes. La auto supervisión se ha vuelto una herramienta administrativa muy favorecida cuando se trabaja concientemente y en equipo debido a que los integrantes del mismo se autoevalúan y son sancionados (+) por sus mismo compañeros. 1.1.3.3. Organización La organización de empresas es un factor clave para la capacidad de competir. Así lo ha demostrado la historia, en la actualidad lo es aún más si consideramos la 14
globalización en todas las áreas de la productividad. especialmente a finales del siglo XX y principios del siglo XXI. En los últimos años, el buen manejo de las organizaciones se ha convertido en un factor estratégico, clave en el progreso, competencia y rentabilidad; tanto, que ha conquistado el status de asignatura fundamental y se ha constituido en parte de la oferta de formación de postgrado y de educación continúa. Ineludiblemente abierto el entorno, el mundo empresarial experimenta incesantes cambios de tal magnitud, que muchas de las teorías, prácticas y estrategias solventes hasta hace unos años han ido quedando obsoletas e inválidas. El feroz aumento de las competencias de los mercados, la globalización del comercio, el protagonismo del cliente y su atención personalizada, el peso de la calidad en la satisfacción de la demanda, el poder del talento como primera materia prima, la generalización de los intangibles como factor critico de la gestión y el advenimiento de las tecnologías de la información y la comunicación, están suscitado revolucionarias herramientas organizadoras, que han inducido una profunda mutación en las estructuras organizativas formales, cuyos resultados configuran un panorama si no revolucionario, si muy diferente en las formas de organizar la producción y el gobierno de las empresas. Bien puede afirmarse, fundado en los motivos anteriormente esgrimidos, que con este nuevo siglo, asistimos a un nuevo tipo de empresa cuya orientación estratégica y estructura organizativa se perfila abierta a la innovación en el sentido más amplio del concepto. Es conveniente aclarar que dado el tema central de nuestro trabajo de investigación, se retomará el tema posteriormente, pues, requiere de un mayor análisis. 15
1.1.3.4. Control Proceso por el cual aseguramos que las actividades reales se ajusten a las actividades planificadas. Su importancia radica en establecer medidas para corregir los desvíos de tales actividades, de forma que se alcancen los planes exitosamente; reduce costos y ahorra tiempo al evitar errores; proporciona información de la ejecución de los planes. (Sangabriel et al. 2006) Sus etapas son: Establecer estándares de desempeño. Medir resultados y compararlos con las normas establecidas. Tomar medidas correctivas. 1.2. ORGANIZACIÓN 1.2.1. Antecedentes La organización ha penetrado en muchas de las formas de la actividad humana, por que la mutua dependencia de los individuos y la protección contra amenazas, han fomentado una intensa actividad organizativa en la humanidad a través del tiempo. Los gobiernos, los ejércitos y las instituciones han estudiado la organización, con el fin de mejorarla ó de utilizarla de manera más eficaz. La organización ha sido estudiada y son muchas sus aportaciones en el área administrativa. 16
1.2.2. Concepto La organización expresa fundamentalmente ordenamientos para ejecutar en forma eficiente determinado proyecto o trabajo, de tal modo que debe haber la disposición necesaria, una estructura adecuada a tal fin y la normatividad correspondiente. Algunas definiciones que expresan diversos autores, sirviendo de referencia: Agustín Reyes Ponce. Es la estructuración de las relaciones que deben de existir entre las funciones como niveles y actividades de los elementos materiales y humanos de un organismo social, con el fin de lograr máxima eficiencia de los planes y objetivos señalados. Guillermo Gómez Ceja. La organización es un proceso encaminados a obtener un fin que fue previamente definido por medio de la planeación. Organizar consiste en efectuar una serie de actividades humanas, y luego coordinarlas de tal forma que el conjunto de las mismas actué como una sola, para lograr un propósito común. H. Koontz y C. O. Donnel. Es el agrupamiento de las actividades necesarias para lograr objetivos, la asignación de cada grupo a un administrador con autoridad para supervisarlo y el establecimiento de las medidas necesarias para establecer una coordinación horizontal y vertical en la estructura de la empresa. Isaac Guzmán Valdivia. Es la coordinación de las actividades de todos los individuos que integran una empresa con el propósito de obtener el máximo de aprovechamiento posible de los elementos materiales, técnicos y humanos, en la realización de los fines que la propia empresa persigue. 17
Münch y García. La define como: el establecimiento de la estructura necesaria para la sistematización racional de los recursos, mediante la determinación de jerarquías, disposición, correlación y agrupación de actividades, con el fin de poder realizar y simplificar las funciones del grupo social. Con base en estas definiciones, obtenemos la siguiente definición: Es la función de la administración encargada de obtener las actividades que son necesarias para lograr los objetivos de una empresa. 1.2.3. Importancia Qué tan importante es que una empresa esté bien o mal organizada? La pregunta parece ociosa, sin embargo, el fracaso de muchas empresas depende precisamente de eso y lo curioso es que se buscan las causas fuera de la empresa cuando es al interior de las mismas donde está el problema. Si la estructura de la organización es una armazón, una integración particular, especial y armónica de unidades orgánicas, las cuales mantienen una disposición de interdependencia y estas caminan en la dirección correcta, entonces estaremos hablando más del crecimiento que del fracaso o estancamiento de la misma. La estructura de la organización se crea para realizar las funciones, las actividades y para cumplir los deberes y las responsabilidades de los componentes sociales de ésta. A través de esa estructura se delega la autoridad, se establecen las responsabilidades y, en función de éstas los distintos niveles jerárquicos. La estructura organizacional es un instrumento de gran importancia para realizar los procesos de dirección y control. Actualmente es de relevante importancia organizar a las empresas para su óptimo desempeño y cumplimiento 18
de sus objetivos y metas. Por tanto, esta plenamente justificada la necesidad de diseñar e implementar una adecuada estructura organizacional y de sistematizar teóricamente las interrelaciones de sus partes componentes. La falta de una adecuada estructura organizacional crea dificultades a la dirección superior por que no se puede desenvolver con verdadera racionalidad a causa de esa deficiencia, creándose problemas y dificultades como: conflictos de autoridad, duplicidad de mando, falta de orden, indisciplina, improductividad del trabajo, conflictos de jerarquía, duplicidad de funciones, superposición de autoridad y responsabilidad entre otras. La definición que nos aporta el siguiente autor con respecto a lo anterior es: Adalberto Chiavenato. Las organizaciones son unidades sociales (constituidas por personas que trabajan juntas) que existen para alcanzar determinados objetivos. Los objetivos pueden ser de lucro, transacciones comerciales, la prestación de servicios públicos, un pasatiempo, etc. La organización implica dar un orden al trabajo. Es la función administrativa a través de la cual el administrador prepara, establece y actualiza la estructural formal de la organización. A continuación se mencionan los fundamentos básicos que demuestran la importancia de la organización: Es de carácter continuo; jamás se puede decir que ha terminado, dado que la empresa y sus recursos están sujetos a cambios constantes. Es un medio a través del cual se establece la mejor manera de lograr los objetivos del grupo social. Suministra los métodos para que se puedan desempeñar las actividades eficientemente, con un mínimo de esfuerzo. 19
Evita la lentitud e ineficiencia de las actividades, reduciendo los costos e incrementado la productividad. Reduce o elimina la duplicidad de esfuerzos, al delimitar funciones y responsabilidades. 1.2.4. Principios de la organización El propósito de la organización es ayudar a lograr que los objetivos tengan significado y contribuyan a la eficiencia organizacional, contando siempre con principios. Sólo se describirán los que se consideran más importantes. Principio de Objetivo. Todas las actividades que se llevan a cabo en una organización deberán relacionarse con los objetivos y propósitos de la empresa, buscando un mejor desempeño de las personas. Una organización es eficiente en la medida que permita que cada uno de los puestos que la integran contribuya a la obtención de los objetivos de la empresa. Principio de la Especialización. Cuanto más se divide el trabajo, dedicando a cada empleado a una actividad más limitada y concreta, se obtiene mayor eficiencia, precisión y destreza. La división del trabajo no es sino el medio para obtener una mayor especialización y con ella mayor precisión. Principio de la Jerarquía. Debe establecerse una línea de autoridad (de arriba hacia abajo) a través de los diversos niveles que abarque desde la gerencia general hasta llegar a cada uno de los subordinados, determinando la responsabilidad de cada empleado ante un solo superior inmediato y buscando la eficiencia en la comunicación. Esto permite ubicar a las unidades administrativas en relación con las que le son subordinadas en el proceso de la autoridad. La estructura de toda institución debe estar integrad por diversos niveles relacionados entre si; es decir, las unidades administrativas deben ubicarse en una escala que permita su atención, control y supervisión, puesto que a 20
la función asignada corresponde una autoridad y responsabilidad determinada. Principio de la Responsabilidad. Es la exigencia que tiene todo individuo u órgano administrativo de dar cumplimiento a las acciones encomendadas y de rendir cuentas de su ejecución a la autoridad correspondiente. La responsabilidad indica que toda unidad administrativa y sus miembros deben responder por los defectos y resultados derivados del ejercicio de la autoridad; se dice que a determinado grado de autoridad corresponde en proporción la misma responsabilidad; la necesaria adecuación, equilibrio, y correspondencia entre estos factores es primordial; no puede ejercerse ninguna autoridad sin responsabilidad y viceversa. Principio de Unidad de Mando. Se refiere al establecimiento de un jefe por cada grupo se subordinados, ello evita que dos unidades tengan autoridad sobre una misma área pues debe existir una sola autoridad formal que dé las ordenes, tome decisiones y reciba los informes acerca del cumplimiento de los deberes, evitando confusiones en la instrucción y aumentando la responsabilidad del subordinado en los resultados. Principio de Difusión. Las obligaciones de cada puesto que cubren a la autoridad y responsabilidad, deben publicarse y ponerse por escrito a disposición de los miembros relacionados de la empresa, para poder maximizar las ventajas de la organización. Principio de la Amplitud o Tramo de Control. Este vocablo indica el número de funcionarios o unidades administrativas que pueden depender directamente de un órgano superior, ya que la capacidad para dirigir cierta cantidad de subordinados es limitada y su aplicación está condicionada por las posibilidades reales de atención, supervisión, dirección, control y corrección de las actividades encomendadas a cada órgano bajo su cargo. Si el trabajo es complejo, el conjunto de unidades o subordinados que informen directamente a un superior debe ser reducido. Cuando se trate de actividades más sencillas o rutinarias, el número puede ser mayor. 21
Principio de la Coordinación. Explica que las unidades de una organización deberán mantenerse en equilibrio, todas las funciones deben apoyarse y combinarse, para lograr un objetivo común. Principio de Continuidad. Se deben establecer dispositivos y técnicas en la organización, para anticipar y reaccionar ante los cambios de manera que se ajuste siempre a las condiciones del medio en que actúa. Cuando es establecida la estructura organizacional de una empresa, se requiere mejorarse y ajustarse a las condiciones del medio ambiente, por lo cual debe existir la responsabilidad de observar la estructura para sugerir los ajustes y las modificaciones necesarias. 1.2.5. Proceso de organización El proceso de organización se compone de dos elementos: 1. División del trabajo. 2. Coordinación. División del trabajo. Se establecen dos etapas: Jerarquización. Disposición de las funciones de una organización por rango, orden, categoría o importancia de nivel. Se deben de considerar el menor número de niveles jerárquicos posibles además de definirse el tipo de autoridad respectivo. Departamentalización. Cuando una empresa es pequeña y esta constituida por pocas personas, no es necesaria una distribución formal para definir y agrupar las actividades. Las pequeñas empresas no requieren diferenciación ni especialización para diferenciar el trabajo de una persona o unidad. No obstante, a medida que las empresas crecen y diversifican las actividades, se ven obligadas a dividir las principales tareas empresariales para transformarlas en responsabilidades departamentales o de división. 22
El concepto de departamento designa un área, una división o un segmento de una empresa sobre el que un administrador (sea director, gerente, jefe, supervisor, etc.) tiene autoridad para desempeñar actividades especificas. El diseño departamental es consecuencia de la diferenciación de actividades en la empresa. A medida que ocurre la especialización en el trabajo y que aparecen funciones especializadas, la empresa necesita coordinar diversas actividades agrupándolas en unidades mayores. De ahí se deriva el principio de homogeneidad: las funciones deben asignarse a unidades organizacionales teniendo en cuenta la homogeneidad de contenido para lograr operaciones más eficientes y económicas, las funciones son homogéneas en la medida en que su contenido presente semejanzas entre si. La mayor parte de las bases de departamentalización puede clasificarse en dos categorías, que March y Simón llaman departamentalización por propósito y por proceso. Departamentalización por propósito: Hay tres maneras de departamentalizar el trabajo por propósito: Por producto. Por cliente. Por situación geográfica. La departamentalización por propósito presenta las siguientes ventajas y desventajas. 23
Ventajas: Los departamentos tienden a ser relativamente autónomos y fáciles de coordinar internamente. Reúnen bajo un solo jefe todo el trabajo de un proyecto o de un propósito. Se presta atención continua al producto, al cliente o a la localidad. El departamento tiende a adaptarse más fácilmente a las necesidades de su propósito. La autonomía que se le da al jefe, junto con el reconocimiento más claro de normas de ejecución, puede motivarlo a un desempeño mejor. Desventajas: La autonomía implícita lleva a una actitud de independencia que puede dar como resultado el que una subunidad se aparte de las metas globales de la organización. Con frecuencia hay duplicidad de esfuerzos. Por Producto La estructura por productos y servicios es muy común en empresas de gran escala que tiene varias líneas de productos o servicios. En general al comienzo, las empresas que adoptan esta estructura se organizan por áreas funcionales. Al crecer la empresa los gerentes de departamentos enfrentan problemas de tamaño, la tarea gerencial se vuelve muy compleja y l amplitud de control limita la capacidad de aumentar el numero de gerentes subordinados directamente. En la estructura pro productos y servicios, la empresa se diferencia por los resultados, lo cual facilita el empleo de la tecnología, las maquinas y los equipos, el conocimiento, etc.; y permite intensificar los esfuerzos y la coordinación. 24
Presidente Producto X Producto Y Producto Z Figura 1.3: Departamentalización por Producto Por Cliente Las características de los clientes (edad, nivel socioeconómico, hábitos de compras, etc.) constituyen la base de esta estrategia totalmente centrada en el cliente, que refleja el énfasis en el consumidor del producto o servicio ofrecido por la empresa y es recomendada cuando la empresa trata con diferentes tipos de clientes que presentan características y necesidades diferentes. La departamentalización por cliente divide las unidades organizacionales de modo que puedan servir a un diferente tipo de cliente cuando diferentes clientes requieren diferentes métodos y características de ventas. Presidente Ventas industriales Ventas a consumidores Figura 1.4: Departamentalización por Cliente Por Situación Geográfica La organización basada en la situación geográfica requiere diferenciación y agrupación de las actividades de acuerdo a la localización del sitio donde se desempeña el trabajo, o el área de mercado servida por la empresa. 25
La departamentalización por situación geográfica la utilizan las empresas que cubren grandes áreas geográficas y mercados extensos. Es especialmente atractiva para empresas de gran escala cuyas actividades están dispersas físicas o geográficamente. Las empresas multinacionales utilizan esta estrategia para operar fuera del país donde tiene la sede. Es más indicada para las áreas de producción y de ventas y es poco utilizada en el área financiera, que no siempre permite descentralización. Presidente Vicepresidente Ejecutivo Distrito Norte Distrito Sur Distrito Oriente Personal Ventas Figura 1.5: Departamentalización por Situación Geográfica Departamentalización por proceso. Proceso es una secuencia de actividades estructuradas, destinadas a la elaboración de un producto o servicio especifico para determinado cliente, sea este interno o externo. El enfoque por proceso debe corresponder a la adopción del punto de vista del cliente interno o externo, lo cual origina una cadena de valor: cada empleado se orienta hacia el cliente (el siguiente empleado de la cadena) hasta que por fin el proceso llegue al cliente externo, el mayor beneficiado en este enfoque. Esta forma de división del trabajo se clasifica en dos grupos: 26
Por funciones de negocios. Por funciones gerenciales. La departamentalización por procesos presenta las siguientes ventajas y desventajas: Ventajas: Al hacer gran énfasis en una tarea o función, lleva a aumentar la destreza y la competencia técnica y por tanto a mejorar la eficiencia. Facilita un control centralizado, puesto que los jefes de funciones especializadas dependen de más de una unidad central que coordine su trabajo. Desventajas: Los empleados de cada departamento llegan a interesarse más en su propia especialidad que en el propósito final de la organización. Un empleado que ha ascendido por la jerarquía en su propio departamento especializado, no esta preparado para sumir una posición gerencial que tenga que ver con toda la empresa. Coordinación Es la otra etapa del proceso de organización en la que se conjuntan los esfuerzos de los distintos departamentos de la empresa para que se integren con el fin de alcanzar los objetivos generales de la manera más eficiente posible, armonizando el uso de recursos y métodos de trabajo y evitando así las fricciones o duplicidades. 27
1.2.6. Tipos de Organización Básicamente, para su análisis, la organización se divide en organización formal y organización informal. 1.2.7. Organización Formal Parte administrativa que busca agrupar e identificar los trabajos y las tareas que se desarrollan dentro de una empresa, mediante la delegación adecuada de autoridades y responsabilidad, estableciendo una cadena de mando y apropiados canales de comunicación, considerando la estructura de la empresa y los objetivos. Los objetivos de la organización formal son: Permitir la realización de los objetivos esenciales, con el mínimo de esfuerzo, mediante la creación de un grupo de trabajo y una buena dirección. Asignar la responsabilidad y la autoridad adecuada, permitiendo así la ejecución de las tareas fijadas, estableciendo claramente las líneas de autoridad. Eliminar la duplicidad del trabajo. Algunos tipos de organización formal son: Militar o lineal, Funcional departamental o Taylor, de Staff y por Comité. Las cuales abarcaremos más adelante. 1.2.7.1. Organización Militar o Lineal El sistema de organización lineal es aquel en el que la autoridad y responsabilidad se transmite íntegramente por una sola línea para cada persona, cada individuo 28
obedece a un solo jefe para todos los aspectos. Este tipo de organización, en donde la actividad decisional se concentra en una sola persona, ya sea gerente o director quien toma todas las decisiones y funciones así como tiene la responsabilidad básica del mando, proyecta y distribuye el trabajo y los subalternos deben ejecutarlo siguiendo estrictamente las instrucciones establecidas. Ventajas: Es sencillo y claro. No hay conflictos de autoridad ni fuga de responsabilidades. Se facilita la rapidez de acción. Se crea una firme disciplina. Es más fácil y útil en la pequeña empresa. Desventajas: Propicia la arbitrariedad del jefe. Carece de especialización. No hay flexibilidad para futuras expansiones. Es difícil capacitar a un jefe para supervisar a todos los aspectos que deben coordinar. El jefe adsorbe toda la responsabilidad y autoridad. Gerente Vendedores Cajera Contador Figura 1.6: Organización Lineal o Militar 29
1.2.7.2. Organización Funcional, Departamental o de Taylor Se organiza específicamente por dividir por departamentos o secciones, y aprovecha la preparación y la amplitud profesional de los individuos, para buscar un mejor rendimiento, cada uno de los elementos superiores tiene una participación proporcional en el mando. Que consiste en dividir el trabajo y establecer la especialización de manera que cada hombre, desde el gerente hasta el obrero, ejecute el menor número de funciones posibles. Ventajas: Aumenta la capacidad y eficiencia de los jefes por la especialización. Permite separar las actividades en sus elementos más simples. Existe la posibilidad de rápida adaptación en casos de cambios de procesos. Desventajas: Dificultad en definir la autoridad y responsabilidad de cada jefe en los aspectos que no son comunes. Se duplica el mando y genera las fugas de responsabilidad. Se reduce la iniciativa para acciones comunes. Existen quebramientos de disciplina y numerosos conflictos. 30
Gerente Depto. De Producción Preparado Labrado Horneado Acabado Depto. De Contabilidad Facturación Cuentas por pagar Cuentas por cobrar Depto. De Personal Administración de recursos humanos Nominas Contrataciones Figura 1.7: Organización Funcional 1.2.7.3. Organización Líneo Funcional Es la combinación de los sistemas antes mencionado, la organización lineal y funcional, aprovechando las ventajas y evitando las desventajas inherentes a cada una. Conservando de la organización lineal la autoridad y responsabilidad que se transmite a través de un solo jefe por cada función en especial y de la organización funcional la especialización de cada actividad en una función. Ventajas: Está basado en la especialización planeada. Proporciona la dirección y a los jefes conocimientos especializados. Mayor oportunidad de ascenso para el personal capaz, pues hay necesidad de puestos de responsabilidad. Permite la especialización de los cuerpos asesores. 31
Desventajas: Puede haber confusión en función y posiciones de los asesores en relación a los supervisores de línea. Los asesores pueden ser poco o nada efectivos por falta de autoridad al realizar su labor en la aplicación de sus recomendaciones. La incapacidad de comprender los puntos de vista respectivos puede causar roces entre jefes de línea y asesores. 1.2.7.4. Organización Staff Aparece junto con las grandes empresas y con el avance tecnológico lo cual implica una compleja administración en la que los especialistas con experiencia se hacen necesarios para asesorar a los departamentos de línea. Ventajas: Se cuenta con mayor experiencia y conocimiento en la toma de decisiones. No daña el principio de la responsabilidad y autoridad indivisible. Desventajas: Si no se delimitan los alcances de la asesoría se pueden presentar confusiones en las organizaciones. Se requiere de elementos muy maduros para estar al frente de los departamentos de línea y que no impongan obstáculos personales o sin fundamento a la asesoría. 32
Gerente General Director General Área de Staff Gerente de Organización Gerente de personal Gerente de ventas Gerente de producción Gerente comercial Gerente de finanzas Figura 1.8: Organización Staff 1.2.7.5. Organización por Comité Consiste en reunir a un grupo de personas para que analicen y decidan sobre algún problema o asunto que se presente en la empresa. No tiene autoridades de línea o poder de impones decisiones, surge como consecuencia de la grandes empresas y del avance de la tecnología, proporciona información experta y de asesoría. Existen diversos tipos de comités entre los cuales los más importantes son: Directivo: representa a los accionistas de una empresa, se encargan de los problemas que se presentan. Ejecutivo: ejecuta los acuerdos del comité directivo, además de ser nombrado por el mismo. De vigilancia: personal de confianza que se encarga de supervisar las actividades del personal de la empresa. 33
Consultivo: integrado por especialistas que vierten opiniones sobre situaciones que se les consultan. Ventajas: Se conjuntan criterios por los que las soluciones son más complejas. La responsabilidad se comparte. Se presentan numerosas ideas, las cuales se analizan al máximo, siendo mínimas el desaprovechamiento de las mismas. Desventajas: Las decisiones son tomadas en mayor tiempo. Los comités no son tan fáciles de disolverlos. Los jefes o directores se desentienden de la responsabilidad sobre sus funciones. Director General Comité de Contabilidad Comité de Producción Personal Producción Mercadotecnia Finanzas Contabilidad Presupuestos Figura 1.9: Organización por Comités 34
1.2.8. Organización Informal Es aquella que se da con relación a grupos de personas con similitudes laborales, por afinidad de caracteres, de inquietudes o simplemente por amistad entre ellas; no es contemplada en la organización formal. 1.2.9. Técnicas de Organización Las técnicas de organización, se peden conceptuar como un conjunto de herramientas que se utilizan para determinar la estructura de una empresa con el fin de optimizar recursos. Proporcionan la información necesaria para poder implantar diversos planes dentro de la empresa: reajustes de personal, cambios de políticas, cambios de estructura, programas de crecimiento. Algunas de éstas técnicas pueden ser: Análisis de puestos. Los organigramas. Los manuales administrativos. Manual de organización. Manual de procedimientos. Manual de políticas. Las técnicas de organización tienen los siguientes objetivos Permitir la realización de un análisis de la organización con el propósito de medir la efectividad de sus funciones operativas y administrativas de los diferentes departamentos. 35
Organizar la empresa de tal modo que con el apoyo de las técnicas de organización se eliminen los conflictos existentes. Contribuir en forma general al desarrollo de los planes organizacionales de la organización. Buscar la eficiencia del trabajo a través de la comunicación. Influir como medio de control para la solución inmediata de los problemas que se presentan en las actividades administrativas de la empresa. Denotar de una manera más clara la estructura de la empresa e identificar las unidades de trabajo. A continuación, se hace referencia a cada uno de estos puntos: 1.2.9.1. Análisis de Puestos Para comprender mejor éste termino, algunos autores lo describen de la siguiente forma: Agustín Reyes Ponce. Analizar significa separar y ordenar. La técnica del análisis de puestos consiste, por lo tanto en reglas que se dan para separar los elementos del puesto y ordenarlos adecuadamente, con la ayuda de las normas de la lógica y la gramática. El análisis de puestos es la técnica que sirve para delimitar la objetividad del trabajo y las características que debe satisfacer el individuo que vaya a realizarlo. (Rivera, 1998, p. 35) Es una técnica en la que se clasifican las labores que se desempeña en una unidad de trabajo, así como las características, conocimientos y aptitudes, que debe poseer el personal que lo desempeña. 36
El análisis de puestos consiste de definir el puesto y descubrir lo que el puesto requiere en cuanto comportamiento de los empleados. (Dunnette, p. 99) En conclusión, el análisis de puestos es una técnica para organizar de manera eficaz los trabajos de una empresa; por lo cual es indispensable determinar de manera detallada lo que cada trabajador debe hacer y lo que se requiere para hacerlo bien. Esta técnica responde a una necesidad que tienen las empresas para organizar sus trabajos de manera eficaz, ya que es fundamental conocer las actividades de cada trabajador y las aptitudes que necesita para realizarlo correctamente. Se aplica principalmente en aquellas empresas con numerosos puestos, buscando especificar la función de cada uno; el análisis de puestos es una etapa importante dentro de la organización. La información debe ser debidamente plasmada en documentos diseñados Ad hoc para cada empresa, facilitando así el conocimiento de las actividades a realizar por cada empleado. Dichas técnicas se aplican en tres aspectos: Como obtener los datos de los que constituye el puesto. Como ordenar dichos datos. Como consignar los mismos. Es la técnica de organización que permite estudiar las unidades de trabajo de una empresa con el fin de determinar su contenido, especificar sus requisitos de desempeño y establecer las condiciones físico-ambientales necesarias. 37
Los análisis de puestos tienen los siguientes objetivos: Fundamentar programas de entrenamiento. Evitar fugas de responsabilidad y autoridad. Delimitar funciones y responsabilidades. Retribuir adecuadamente al personal. Mejorar la selección de personal. El análisis de puestos contiene: La descripción del puesto, es decir, lo que el trabajador debe hacer. Encabezado o identificación. Descripción genérica. Descripción especifica. El encabezado o identificación comprende: Nombre del puesto. Clave de identificación del puesto. Ubicación física. Nivel jerárquico. Subordinados. Jefe inmediato. La descripción genérica: consiste en una definición breve y precisa del puesto, dando una idea general de lo que se hace en el puesto. La descripción específica: consiste en detallar las actividades que se realizan en un puesto determinado. 38
La especificación del puesto, es decir, lo que el trabajador requiere para desempeñarlo con eficiencia. Se incluyen las habilidades, el esfuerzo, la responsabilidad y las condiciones de trabajo; éstos a su vez, se dividen en conocimientos, experiencia, esfuerzo físico y mental, responsabilidad en bienes, equipo y el riesgo. Escolaridad y conocimientos. Requisitos físicos, mentales y de responsabilidad. Esfuerzo. Responsabilidad. Condiciones de trabajo. La especificación del puesto, nos permite conocer el perfil idóneo con el que debe contar el trabajador para desempeñar eficientemente las funciones inherentes al puesto. 1.2.9.2. Organigrama Es la técnica de organización en la que se representa gráficamente la estructura administrativa de una empresa, nos ayuda a visualizar cada uno de los puestos, así como las líneas de autoridad y responsabilidad que existen. Los organigramas son instrumentos útiles de la organización que nos revelan la siguiente información: Los tramos de control. La división de funciones. Los niveles de jerarquía. Los canales formales de comunicación. Las líneas de autoridad y responsabilidad. 39
Munich Galindo García Martínez. Conocidos también como graficas de organización o cartas de organización, los organigramas son representaciones graficas de la estructura formal de una organización, que muestran las interrelaciones, las funciones, los niveles jerárquicos, las obligaciones y la autoridad existente dentro de ella. Stoner James. Un diagrama de la estructura de una organización, en el que se muestran las funciones, departamentos o posiciones dentro de la organización y cómo se relacionan. Agustín Reyes Ponce. Organigrama consiste en hojas y cartulinas en las que cada puesto de un jefe se presentan por un cuadro que encierra el nombre de ese puesto (y en ocasiones de quien la ocupa) representándose por la unión de los cuadros mediante líneas, los canales de autoridad y responsabilidad. Joaquín Rodríguez Valencia. Un organigrama consisten una forma grafica que muestra las funciones principales, la relación básica entre ellas, los canales de autoridad formal quien tiene autoridad sobre quien. Guillermo Gómez Ceja. Un organigrama es la representación grafica de la estructura orgánica interna de la organización formal de una empresa, sus relaciones, sus niveles de jerarquía y las principales funciones que se desarrollen en las que se muestran las relaciones que guardan entre sí los órganos que la componen. Esta técnica de organización deberá contener los siguientes requisitos: Deben presentar la estructura actual de la empresa. Deben contener los nombres de los puestos y no el de las personas que los desempeñan. 40
Deben ser claros y sencillos, es decir que no contengan un número excesivo de cuadros y de puestos. Deben comprender los niveles jerárquicos y departamentales. El organigrama debe contener los siguientes datos: Nombre de la empresa. Nombre de la persona responsable que lo formulo. Fecha de formulación. Titulo o nombre de los puestos, representados en cada cuadro. Especificación de los niveles jerárquicos, líneas de autoridad y responsabilidad. Notas técnicas y simbología utilizada. Clasificación de los organigramas Los organigramas, se clasifican de la siguiente manera: Por su objeto: Funcionales: Indica en el cuerpo de la grafica además de las unidades y sus relaciones, las principales funciones de los departamentos. 41
Dirección General Cumplir acuerdos de la junta administrativa. Coordinar las direcciones. Vigilar el cumplimiento de los programas Dirección Técnica Evaluar y controlar la aplicación y desarrollo de los programas. Formular el programa anual de las actividades. Dirección Financiera Obtener los resultados necesarios. Formular el programa anual de financiamiento. Figura 1.10: Funcionales Estructurales: Tiene por objeto la representación de los órganos que la integran, el organismo social. Dirección General Gerencia Gerencia Dirección Dirección Dirección Dirección Figura 1.11: Estructurales De puestos, plazas y unidades: Señalan en cada órgano, los diferentes puestos establecidos así como el número de puestos existentes y establecidos. 42
Director General 4 4 Director 1 1 Auxiliar 1 1 Analistas 2 2 Dirección A 3 3 Director 1 1 Analistas 2 2 Secretarias 2 2 Dirección B 3 2 Director 1 1 Analistas 2 4 Secretarias 2 2 Figura 1.12: De puestos, plazas y unidades Por su contenido: Esquemático: contiene solamente los órganos principales, se elaboran para el público en general y no están detalladas. Analíticos: son detallados y técnicos. Por su ámbito de aplicación: Generales: Representa únicamente los órganos principales de las empresas y sus interrelaciones. Dirección General Gerencia Gerencia Dirección Dirección Dirección Dirección 43
Figura 1.13: Por su ámbito de aplicación Específicos: Ofrecen mayor detalle sobre determinados aspectos de la organización de una unidad o área de la empresa. Dirección General Dirección A Dirección B Departamento Departamento Departamento Departamento Figura 1.14: Específicos Por su Presentación: Verticales: Es el que muestra la jerarquía orgánica en sus diferentes niveles desde el más alto al más inferior. Figura 1.15: Por su presentación Horizontales: Se aprecia y se interpreta de izquierda a derecha más bien que de arriba hacia abajo. 44
Figura 1.16: Horizontal Mixtos: Se representa la estructura de una empresa utilizando combinaciones verticales y horizontales. Figura 1.17: Mixtos De bloque: Tienen la particularidad de representar un mayor número de unidades en espacios reducidos. 45
Figura 1.18: De bloque Circulares: Es el órgano que sitúa al ejecutivo en el centro de un circulo con líneas horizontales de la gráfica vertical formando una serie de círculos concéntricos alrededor del ejecutivo jefe. Figura 1.19: Circular 46