Elaboración del Programa de Trabajo de Control Interno de la Comisión Ejecutiva para la Reforma del Sistema de Justicia Penal Dirección de Órganos de Control Interno y Vigilancia
Objetivo Establecer un Programa de Trabajo de Control Interno (PTCI) de la Comisión Ejecutiva para la reforma del Sistema de Justicia Penal (SIJUPE) que permita disminuir las debilidades y deficiencias detectadas por la Auditoría Superior de la Federación (ASF), para proporcionar una seguridad razonable respecto al logro de los objetivos del subsidio y mejorar la eficiencia de los procesos de operación, administración y control.
Contenido Objetivo Introducción Sistema Único de Control Interno Componentes de Control Interno Programa de Trabajo de Control Interno (PTCI) 2017 Conclusiones
Introducción Mediante oficio No. OASF/0632/2017, el Auditor Superior de la Federación, comunicó al Titular del Poder Ejecutivo del Estado, las recomendaciones derivadas de la fiscalización del Otorgamiento de Subsidios para la Implementación de la Reforma al Sistema de Justicia Penal de la cuenta pública 2015, a fin de que se presente la información y consideraciones que se estimen pertinentes para la solventación o atención de las acciones promovidas. Fuente: Oficio No. OASF/0632/2017
Introducción El 22 de marzo, en reunión de trabajo entre personal de Control Interno de la Secretaría General de Gobierno (SGG), SIJUPE y la Contraloría y Transparencia Gubernamental (CyTG) se acordó realizar esta mesa de trabajo con la finalidad de atender las recomendaciones de la ASF.
Introducción Acción 15-A-19000-14-1135-01-001 Recomendación Para que el Gobierno del Estado de Nuevo León instruya a quien corresponda con objeto de que se implementen las acciones necesarias para disminuir las debilidades y deficiencias detectadas en el control interno, para proporcionar una seguridad razonable respecto del logro de las objetivos del subsidio y mejorar la eficacia de los procesos de operación, administración y control. Fuente: Oficio No. OASF/0632/2017
Introducción Informe de la ASE Gobierno del Estado de Nuevo León Otorgamiento de Subsidios para la implementación de la Reforma al Sistema de Justicia Penal Auditoría Financiera con Enfoque de Desempeño: 15-A-19000-14-1135 1135-GB-GF Informe Completo: http://informe.asf.gob.mx/
Alcance Introducción EGRESOS Miles de Pesos Universo Seleccionado 30,819.8 Muestra Auditada 27,307.3 Representatividad de la Muestra 88.6% La revisión comprendió la verificación de los recursos del Subsidio para la implementación de la Reforma al Sistema de Justicia Penal (SIRSJP) aportados por la Federación durante 2015 al estado de Nuevo Leon, por 30,819.8 miles de pesos. La muestra examinada fue de 27,307.3 miles de pesos, monto que represento el 88.6% de los recursos transferidos. Informe Completo: http://informe.asf.gob.mx/
Resultados Control interno Introducción 1. Se analiza el control interno instrumentado por los ejecutores de los recursos del Otorgamiento del Subsidio para la implementación de la Reforma del Sistema de Justicia Penal (SIRSJP) 2015, con base en el Marco Integrado de Control Interno (MICI)* emitido por la ASF: http://www.asf.gob.mx/publication/171_control_interno_riesgos_e_integridad
Para conocer lo que establece este documento, se recomienda ver y escuchar los videos preparados por la propia ASF, disponibles en la siguiente dirección electrónica Introducción http://www.asf.gob.mx/publication/171_control_interno_riesgos_e_integridad
Resultados Control interno Control Interno en SIJUPE Introducción Para ello, se aplicó un cuestionario de control interno y se evaluó la documentación comprobatoria con la finalidad de contribuir proactiva y constructivamente a la mejora continua de los sistemas de control interno implementados. Como resultado de las evaluaciones y con base en los parámetros establecidos por componente, se concluyó lo siguiente: Cuestionario disponible para consulta en: http://www.cytg2.nl.gob.mx/dociyv/descargas
Introducción Según el mismo cuestionario lo señala, la evaluación que hace la ASE se basa en el Marco Integrado de Control Interno para el Sector Público Federal (MICI), emitido en el 2014 por la ASE y la Secretaría de la Función Pública. En el Gobierno del Estado de Nuevo León el documento equivalente son las Disposiciones Normativas en Materia de Control Interno enviadas mediante oficio por la Contraloría y Transparencia Gubernamental a las Dependencias y Entidades el 3 de julio del 2013. Sin embargo las obligaciones establecidas en dichas disposiciones no son tan específicas como el MICI. Se está trabajando en la implementación del Modelo Estatal del Marco Integrado de Control Interno que es una adecuación del citado MICI a las entidades federativas, sin embargo aún está en proyecto. Disposiciones disponibles para descarga en: http://www.cytg2.nl.gob.mx/dociyv/descargas
Sistema Único de Control Interno Definición Antecedentes Marco Normativo Objetivo Propósitos Normas Generales de Control Interno
Conjunto de procesos, mecanismos y elementos organizados que se aplican en una institución en las etapas de planeación, organización, ejecución, dirección, información y seguimiento de sus procesos de gestión. Control Interno en SIJUPE Sistema Único de Control Interno Definición
Informe COSO versión en Inglés (1992) (Comittee of Sponsoring Organizations /Comité de Organizaciones Patrocinadoras) Se tradujo al Español y se denominó: Nuevos Conceptos de Control Interno. Informe COSO (1997) Marco Integrado de Control Interno para Latinoamérica (MICIL ), aprobado por Federación Latinoamericana de Auditoría Interna (FLAI) (octubre 2003) Se amplió el concepto de Control Interno (2004) Normas Generales de Control Interno (NGCI) emitidas por la Secretaría de la Función Pública (2006) Modelo de Marco Integrado de Control Interno (2014) Modelo Estatal del Marco Integrado de Control Interno (MEMICI) 2015 Control Interno en SIJUPE Antecedentes
Marco Normativo Plan Estatal de Desarrollo 2016-2021 Ley de Planeación Artículo 12 f)- Responsabilidad de establecer y operar instrumentos y mecanismos para auditoría y control. Ley Orgánica Artículo 33 Fracción I- I. Planear, organizar y coordinar los sistemas de control de la Administración Pública Estatal. Ley de Administración Financiera Capítulo VII Del Control Interno del ejercicio de las finanzas públicas Disposiciones Normativas de Control Interno Emitidas por la Contraloría y Transparencia Gubernamental (3-Julio-2013)
Objetivo Implementar mecanismos de Control Interno que coadyuven al cumplimiento de sus metas y objetivos Conducir a una seguridad razonable en el logro de objetivos (Prevenir riesgos) Fortalecer el cumplimiento del marco legal Generar una adecuada rendición de cuentas Transparentar el ejercicio de la función pública
Propósito Promover eficacia, eficiencia, economía y calidad en operaciones, programas y proyectos Medir eficacia en el logro de objetivos Mantener adecuado manejo de recursos públicos Generar información financiera, contable y presupuestal de acuerdo a la Ley Fortalecer procesos sustantivos
Establecen los criterios básicos y necesarios del Control Interno Supervisión y Mejora Se deben aplicar en los niveles Deberán ser aplicados a todos los aspectos del accionar gubernamental. Control Interno en SIJUPE Normas Generales de Control Interno Estratégico 1º y 2º nivel Directivo 3er nivel Operativo 4º y 5º nivel
Ambiente de Control Supervisión y Mejora Conjunto de circunstancias que marcan el accionar de una entidad desde la perspectiva del Control Interno. Aspectos necesarios para su establecimiento: Planeación estratégica Código de Ética Estructura Organizacional Clara definición de responsabilidades Delegación /desagregación de funciones Observancia normativa en Recursos (Humanos, Materiales, Tecnológicos y Financieros) y Sistemas de Contabilidad
Elementos Ambiente de Control Supervisión y Mejora o Sensibilización de Control Interno o Orientación a Visión y Misión o Diseño, establecimiento y operación de controles o Cumplimiento de funciones (Leyes, Reglamentos y Manuales) o Definición de autoridad y responsabilidad o Definición/actualización de perfiles de puesto o Evaluación de Clima Organizacional o Administración de los Recursos (Humanos, Materiales y Financieros) o Uso de las TIC para control más efectivo o Sistema de Información Integral
Ambiente Control de Control Interno en SIJUPE Debilidad o Deficiencia Detectada Resultado de la ASF Nivel Medio La institución carece de programas de capacitación formal que contribuyan a sensibilizar a los servidores públicos sobre la importancia de aplicar los códigos de conducta y ética institucional, Establecer formalmente un programa de Capacitación que contribuya a sensibilizar a los servidores públicos sobre la importancia de aplicar los códigos de Conducta y ética institucional. Acciones a Implementar
Ambiente Control de Control Interno en SIJUPE Debilidad o Deficiencia Detectada Resultado de la ASF Nivel Medio No se han establecido procedimientos para medir el conocimiento y apropiación de los documentos por parte de los servidores públicos ni los mecanismos implementados para captar e investigar actos contrarios a la ética y conducta; Que la totalidad del personal de SIJUPE suscriba la Carta Compromiso y conozca el portal http://codigodeetica.nl.gob.mx/ mecanismo a través del cual se captará e investigarán actos contrarios a la ética y conducta. Acciones a Implementar
Carta Compromiso del Código de Ética Control Interno en SIJUPE
Ambiente Control de Control Interno en SIJUPE Resultado de la ASF Nivel Medio Debilidad o Deficiencia Detectada Las instancias que dan seguimiento y resolución a los mismos no están formalizadas. Confirmar la formalización del Comité de Ética y difundir entre el personal sobre las funciones y facultades del mismo. Acciones a Implementar
Ambiente Control de Control Interno en SIJUPE Debilidad o Deficiencia Detectada Resultado de la ASF Nivel Medio Sobre la competencia del personal la institución está en proceso de establecer medios para formar y mantener a los servidores públicos competentes, lo que permitirá consolidar un desempeño efectivo y eficiente que coadyuve al logro de los objetivos y metas de la entidad. Establecer medios para formar y mantener a los servidores públicos competentes, lo que permitirá consolidar un desempeño efectivo y eficiente que coadyuve al logro de los objetivos y metas de la entidad Acciones a Implementar
Supervisión y Mejora Definición Elementos Evaluación de Riesgos Probabilidad de que un evento o acción adversa y su impacto, afecten el logro de los objetivos y metas institucionales en la ejecución de: o Proyectos Estratégicos o Programas Sectoriales o Programas Especiales o Programas Operativos Anuales. o Conocer objetivos, metas y avances o Administrar riesgos o Definir estrategias para disminuir riesgos
Administración Control de Interno Riesgos en SIJUPE Resultado de la ASF Nivel Bajo Es necesario formular un plan estratégico institucional que dirija de manera ordenada y coherente los esfuerzos hacia la consecución de los objetivos y metas relativas a su mandato, y que se encuentre alineado con los demás instrumentos normativos aplicables; Formular un plan estratégico institucional que dirija de manera ordenada y coherente los esfuerzos hacia la consecución de los objetivos y metas relativas a su mandato, y que se encuentre alineado con los demás instrumentos normativos aplicables;
Administración Control de Interno Riesgos en SIJUPE Resultado de la ASF Nivel Bajo Establecer una metodología específica para el proceso general de administración de riesgos, que permita identificar, evaluar y priorizar estrategias de mitigación y seguimiento, y los procedimientos mediante los cuales se informe al Titular de la institución y demás personal responsable sobre la existencia o surgimiento de riesgos de fuentes internas o externas, incluidos los riesgos de fraude y posibles actos de corrupción.
Supervisión y Mejora o Indicadores de desempeño Actividades de Control Acciones, políticas y procedimientos para asegurar el cumplimiento de directrices estratégicas y disminución de riesgos. Elementos (1 de 2) o Revisión y comunicación periódica de avances o Autorización y ejecución de operaciones y actividades conforme a normatividad o No centralización de autorizaciones y actividades de control en una sola persona o Salvaguarda de bienes con espacios y medios adecuados
Actividades de Control Supervisión y Mejora Elementos (2 de 2) o Registro oportuno de bienes (inventarios periódicos) o Controles en materia de TIC o Protección y resguardo de información o Mecanismos de control presupuestal, financiero y contable o Controles en materia de personal o Soporte documental pertinente y suficiente de las operaciones
Actividades de Control Control Interno en SIJUPE Resultado de la ASF Nivel Bajo La institución debe considerar diseñar, actualizar y garantizar la suficiencia e idoneidad de las actividades de control que contribuyan a mitigar y dar respuesta a los riesgos que dificultan el logro de los objetivos sustantivos y adjetivos de la institución. Evaluar las Actividades de Control y en su caso diseñar, actualizar y garantizar su suficiencia e idoneidad.
Actividades de Control Control Interno en SIJUPE Resultado de la ASF Nivel Bajo Además, de desarrollar las políticas y Lineamientos que permitan implementar, dar soporte y continuidad a los sistemas de información de las actividades sustantivas, financieras y administrativas. Evaluar e identificar las áreas o procesos de las actividades sustantivas, financieras y administrativas de la entidad que requieren de políticas o lineamientos para dar mayor soporte y continuidad a los sistemas de información.
Información y Comunicación Supervisión y Mejora Establecer canales de comunicación de información clara, confiable, oportuna, suficiente y relevante. Elementos (1 de 2) o Establecimiento de mecanismos de información que cumplan con disposiciones legales y administrativas o Registro de operaciones o Generación de información programática, presupuestal, económica y contable.
Información y Comunicación Supervisión y Mejora Elementos (2 de 2) o Definición de canales de comunicación para reportes trimestrales de avances, logros y dificultades en el cumplimiento de objetivos o Mecanismos de seguimiento de acuerdos de la alta dirección o Información sobre la gestión al personal de la entidad
Información y Comunicación Control Interno en SIJUPE Resultado de la ASF Nivel Bajo Es importante establecer políticas, mecanismos y medios adecuados para obtener, procesar, generar, clasificar, validar y comunicar de manera eficaz, eficiente y económica, la información financiera, presupuestaria, administrativa, operacional y de otro tipo requerida en el desarrollo de sus procesos, transacciones y actividades, que permita al personal comprender sus funciones, las responsabilidades y su importancia para el logro de los objetivos institucionales de manera eficiente y eficaz
Información y Comunicación Control Interno en SIJUPE Resultado de la ASF Nivel Bajo Salvaguardar los documentos e información que se deben conservar en virtud de su importancia
Lineamientos para la Organización y Conservación de los Archivos * Obligación Descripción Plazo establecido Establecer el Programa anual de Desarrollo Archivístico para el Ejercicio 2017 Designar responsables de áreas, instancias y unidades del Sistema Institucional de Archivos Cuarto XXXV. Programa anual de desarrollo archivístico: El instrumento de planeación orientado a establecer la administración de los archivos de los sujetos obligados, en el que se definen las prioridades institucionales en materia de archivos; Noveno. El Sistema Institucional de Archivos operará a través de las unidades e instancias siguientes: I. Normativa: a) Área coordinadora de archivos, y b) Comité de transparencia. II. Operativas: a) Correspondencia u oficialía de partes; b) Responsable del Archivo de trámite; c) Responsable del Archivo de concentración, y d) A partir de la entrada en vigor 30 días hábiles posteriores a la entrada en vigor Fecha Límite 05-may-16 17-jun-16 Fundamento Sexto Transitorio Cuarto Transitorio
Supervisión y Mejora Supervisión y Mejora La supervisión debe llevarse a cabo durante el curso de todas las actividades y deben ser atendidas las debilidades o deficiencias detectadas. Elementos o Verificación y evaluación del Control Interno o Ejecución de actividades de control, supervisión permanente y mejora continua o Solución a causas raíz de las debilidades en Control Interno
Actividades de Control Control Interno en SIJUPE Resultado de la ASF Nivel Bajo Se deben formalizar e implementar procedimientos que permitan realizar una adecuada supervisión del control interno institucional; así como, mecanismos de reportes, comunicación y seguimiento de las evaluaciones de los procesos internos. Formalizar e implementar procedimientos que permitan realizar una adecuada supervisión del control interno institucional; así como, mecanismos de reportes, comunicación y seguimiento de las evaluaciones de los procesos internos..
Una vez analizadas las evidencias documentales proporcionadas por la entidad fiscalizada, relativas a cada respuesta del Cuestionario de Control interno y aplicado el instrumento de valoración determinado para la revisión, se obtuvo un promedio general de 41 puntos de un total de 100 en la evaluación practicada por componente, lo que ubica a la Comisión Ejecutiva para la Reforma del Sistema de Justicia Penal del Estado de Nuevo Leon en un nivel bajo.
Programa de Trabajo de Control Interno Se deberá completar y firmar por el personal responsable de la entidad.
Para atender la Recomendación sobre el Control Interno emitida por la ASF, es necesario involucrar a todo el personal de la entidad en la implementación de un Programa de Trabajo que permita disminuir las deficiencias detectadas y proporcione una seguridad razonable al cumplimiento de metas y objetivos. Conclusiones
Gracias por su atención C.P. Abdeel Martínez Andrade Coordinador de Órganos de Control Interno Contraloría y Transparencia Gubernamental abdeel.martinez@nuevoleon.gob.mx Tel 20-33-17-15